Nouveautés liées à l évaluation des stages

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1 Nouveautés liées à l évaluation des stages Plusieurs étapes sont à passer avant d utiliser l évaluation des stages : I/ Configurer les droits d accès Il faut tout d abord choisir qui accèdera à quoi via les nouveaux droits d accès : Les SuperAdmins de l application auront systématiquement accès à tout (comme pour le reste de l application). L (es) administrateur(s) du centre de gestion devra(ont) configurer les fiches d évaluations en choisissant quelles questions seront utilisées parmi celles proposées et éventuellement en en ajoutant de nouvelles (voir II/). Le rattachement d un personnel à un centre comporte désormais l ajout de droits d accès sur les 3 types d évaluation : Il pourra ainsi : - Éditer/consulter/imprimer les évaluations saisies - Envoyer les mails d avertissement/rappel en masse - Exporter les données au format Excel (voir partie III/) pour les conventions du centre en question. Les tuteurs pédagogiques, ne figurant pas dans la liste des personnels rattachés à un centre de gestion, n auront accès qu aux questionnaires des stagiaires qu ils suivent.

2 Chaque centre peut également décider si oui ou non ses étudiants peuvent voir le questionnaire complété par le tuteur professionnel : II/ Configurer les modèles de fiche d évaluation Chaque centre de gestion dispose de ses propres modèles de fiche d évaluation des stages pour les étudiants, tuteur pédagogiques, et tuteurs professionnels. Pour un centre donné, les SuperAdmin ou les personnels à qui les droits ont été donné (voir point précédent) doivent accéder à l onglet Fiche d évaluation du centre, compléter chaque fiche comme bon leur semble, et enregistrer.

3 Onglet fiche évaluation avec tous les droits donnés (etu/tuteur pedago/tuteur pro) : Exemple pour la fiche tuteur pédagogique (après clique sur Fiche Enseignant ci-dessus) :

4 Exemple avec pop-up d ajout d une question : Remarque : 3 types de réponses sont possibles : Champs de texte libre, Notation (on donne le choix entre Excellent, Très bien, Bien, Satisfaisant, Insuffisant), et Oui/Non. Vous pouvez ensuite modifier ou supprimer les questions ajoutées :

5 III/ Recherche/Consultation des fiches Une fois les 2 points précédents réalisés, la partie évaluation des stages est mise en place et fonctionnelle, chaque individu peut chercher et consulter l état de ses évaluations en cours. Remarque : L évaluation n est disponible qu une fois la convention validée administrativement. Chaque évaluation est rattachée à une convention et est consultable via l onglet suivant : Pour trouver une fiche en particulier, on peut donc passer par la recherche de convention. Mais nous avons également ajouté un nouveau menu Evaluation des stages qui permet aux étudiants et enseignants tuteurs de Visualiser leurs évaluations en cours avec l état de leurs fiches :

6 Et pour les superadmin et les gestionnaires ayant droits, une recherche par centre, code etape et année est également disponible : Une fois la recherche effectuée, les superadmins et gestionnaires ayant droits ont, en plus de l état des fiches d évaluation, la possibilité d envoyer des mails en masse pour avertir/rappeler aux individus que leur fiche est disponible à la saisie, ainsi que d effectuer une extraction excel des fiches saisies (on a ici tous les droits donc les 3 colonnes sont affichées dans la liste) :

7 Pop-up de l envoi de mail en masse : Remarque : Les envois de mail ne se feront que sur les évaluations pour lesquels la saisie n a pas été faite. 2 types sont disponibles : o 1 er envoi enverra en masse aux évaluations dont le mail n a pas déjà été envoyé. o Rappel enverra en masse aux évaluations qui ont déjà reçu un mai l. A noter que les mails ont pour seul but d être des alertes/rappels et sont donc rédigés succinctement, mais rien de vous empêche d en modifier le contenu en surchargeant leurs clés de message via le fichier Custom_fr.properties (Pour les premiers envois : clés commençant par CONVENTION.ETAPE13.MAIL.CONTENU_*. Pour les rappels : clés commençant par CONVENTION.ETAPE13.MAIL.RAPPEL.CONTENU_*) IV/ Saisie des fiches La gestion d une fiche se fait donc à partir de l onglet Evaluation d une convention vu sur la première impression écran du point précédent. Prenons pour exemple ici le cadre étudiant (la présentation reste la même pour les 2 autres).

8 Si le modèle n a pas été saisi pour le centre gérant la convention, on obtient ce type de message : Avant toute saisie, un gestionnaire verra l écran suivant qui lui permettra d envoyer individuellement un mail à l étudiant lui avertissant qu il peut remplir sa fiche :

9 De son côté, l étudiant disposera via le bouton Compléter la fiche (lui ne verra pas le cadre mail), d un enchainement d écran basé sur le modèle configuré par le centre pour effectuer sa saisie : Remarques : Chaque page des formulaires dispose d un bouton Enregistrer qui permet de sauvegarder la fiche en l état pour revenir la compléter plus tard. Une fois le formulaire entièrement rempli et Terminé, la fiche pourra être imprimée. /! \ La saisie par les tuteurs pro est particulière, le processus doit s effectuer de la sorte : - Les SuperAdmins ou gestionnaires ayant les droits sur la partie tuteur professionnel procèdent à l envoi de mail (en masse ou individuel) au(x) tuteur(s) professionnel(s). - Le tuteur reçoit ce modèle de mail :

10 - Comme vous pouvez le constater, ce mail contient un lien chiffré pointant vers une «branche» de Pstage non casifiée. En accédant à ce lien, le tuteur pro accèdera aux deux écrans suivants lui permettant de renseigner sa convention : Ecran 1 : Ecran 2 (enchainement d écran de saisie avec Enregistrer/suivant etc..) :

11 Remarque : Lorsqu un tuteur pro choisi de Terminer sa saisie, il est averti qu il ne pourra plus modifier sa fiche à moins d en faire la demande via un bouton automatique. Voici l écran dont il dispose une fois la fiche validée : Le mail auto sera envoyé au mail renseigné dans la propriété smtp.mailinglistpstage de config.properties et avertira la personne qu il faut envoyer un mail de rappel au tuteur professionnel ayant fait la demande (ce qui invalidera automatiquement sa fiche et la «débloquera»).