CIRCULAIRE ADMINISTRATIVE

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1 CIRCULAIRE ADMINISTRATIVE RÉ-AFFILIATION La ré-affiliation d un club est le premier acte administratif de la saison. Elle est préalable à toute autre demande telle que licence, mutation, engagement sportif. Chaque club affilié la saison précédente sollicite lui-même sa ré-affiliation. Elle doit être effectuée entre le 1 er juin et le 15 juillet (elle ne peut être acceptée qu après apurement des dettes éventuelles auprès des diverses instances fédérales). Pour cela, il appartient au club : 1 De renseigner l imprimé de renouvellement d affiliation en le téléchargeant. Comment procéder sur Gest hand? Menu «administratif», «mon club», onglet «affiliation». Télécharger le bordereau de ré-affiliation vierge en cliquant sur la loupe : Ou sur documents utiles : En vous rendant dans «administratif», «mon club», «affiliation» ou en cliquant sur le lien ci-dessous, vous pouvez suivre pas à pas le guide conçu pour vous aider : Circulaire administrative saison V2

2 2 De mettre à jour si besoin la composition de votre bureau, onglet organes président, trésorier, secrétaire général. 3 De mettre à jour les correspondants et correspondants d urgence, dans la rubrique «contact» (et pas dans «correspondance» la rubrique «correspondance» indique l adresse postale du club). Le correspondant renseigné dans «contact» figurera dans le nouveau modèle de conclusion de match. Il faut impérativement saisir le SIRET et le RIB du club. Circulaire administrative saison V2

3 Simultanément à la demande de renouvellement de l affiliation : - le club doit renouveler trois licences (Président, Secrétaire Général et Trésorier) - le club doit adresser à la Ligue par courrier, le règlement correspondant à la réaffiliation, ainsi que la fiche de renseignements club. Le formulaire de cotisations et la fiche de renseignements sont disponibles sur le site internet de la Ligue. A réception du dossier complet (avec le règlement), l affiliation devient effective et les demandes de licence saisies peuvent être qualifiées par la ligue. 1- LA GESTION DES LICENCES INFORMATISEES Renouvellement de licence : Les photos et pièces d'identité sont reprises de saison en saison et ont une validité de 3 ans. En cliquant sur ce lien, vous trouverez toutes les informations utiles : Création de licences : En cliquant sur ce lien, vous trouverez toutes les informations utiles : ard Précisions sur les pièces obligatoires : La photo doit être du type «identité» (cadrée sur le visage). Elle doit être «plein cadre» (Ne pas scanner une photo taille identité sur une feuille A4!). Toute photo non valable entrainera la mise en attente de la qualification. La pièce d identité doit permettre d attester : le nom prénom date et lieu de naissance et préciser la nationalité du licencié (passeport, carte identité, permis de conduire, ou livret de famille pour les mineurs). L autorisation parentale : elle est nécessaire pour tout mineur à la date de la prise de la licence, peu importe que le jeune évolue en championnat +16, c est son âge qui compte. Chaque club peut fournir une autorisation parentale de son choix. Un modèle d autorisation parentale est disponible sur le site internet de la Ligue. Le certificat médical doit reprendre les termes suivants «ne présente pas de contreindications à la pratique du handball en compétition ou en loisir» : En référence au code du sport, l obtention, ou le renouvellement, d'une licence permettant la participation aux activités compétitives ou de loisir est subordonnée à la présentation d'un certificat médical datant de moins d'un an et attestant l'absence de contre-indication à la pratique du handball en compétition ou en loisir. Il est valable depuis sa date d établissement jusqu au renouvellement de la licence la saison suivante, ou au plus tard, et dans tous les cas, jusqu au 15 septembre de la saison suivante. Circulaire administrative saison V2

4 L original du certificat médical est conservé par le club qui initialise la demande de création, de renouvellement de licence ou de mutation. Le certificat doit être conservé pendant une durée de 10 ans. Lorsque le club valide la licence, il prend la responsabilité de valider un certificat médical qui n est pas falsifié. Un modèle de certificat médical est disponible sur le site internet de la Ligue. Le club d'accueil : vérifie et valide les renseignements (un message s ouvre pour que le club puisse valider la licence). La Ligue contrôle et qualifie la demande. La date de qualification est déterminée automatiquement : date de validation de la demande par le club (transmission du dossier complet par voie informatique) + 1 jour. Aucun dossier incomplet ne pouvant être transmis à la Ligue, aucune date de qualification ne pourra être antérieure à la date de transmission par le club à la Ligue. Attention au devoir d information des futurs licenciés sur les assurances obligatoires et facultatives lors de leur inscription (cf Chapitre 4). La délivrance d une licence «pratiquant», nécessite la production d un certificat médical attestant l absence de contre-indication à la pratique du Handball en COMPÉTITION. L original du certificat médical est conservé par le club qui initialise la demande de création, de renouvellement de licence ou de mutation. Le certificat doit être conservé pendant une durée de 10 ans. Lorsque le club valide la licence, il prend la responsabilité de valider un certificat médical qui n est pas falsifié. Rappel : pour les arbitres, il est OBLIGATOIRE de renseigner une adresse mail lors de la saisie de la demande de licence. Si la demande n est pas conforme, la Ligue renseigne la raison du retour. Le club reçoit alors une alerte dans l almanach (licence à relancer). Délais de qualification C est la date de validation par le club de la demande complète et conforme qui détermine la date de qualification : Création - renouvellement : J + 1 Conversion : J + 1 Circulaire administrative saison V2

5 Si la demande est conforme, le licencié reçoit sa licence par mail et le club peut la télécharger sous Gest hand. Tarifs des licences : cf. Guide financier de votre Comité. Circulaire administrative saison V2

6 2- LE TRAITEMENT DES MUTATIONS La mutation est l opération qui consiste à changer de club : cette opération doit s effectuer sous Gest hand comme pour les créations et renouvellements de licences. Si l individu apparait, il faut cliquer sur le bouton : «demander la mutation». Les pièces complémentaires doivent être téléchargées sous Gest hand lors de la création de la licence. Les nouvelles procédures informatiques permettent de suivre l historique d un licencié, il est donc inutile de de joindre un justificatif en cas de mutation dite «de retour au club quitté». Certaines mutations permettent l obtention de la gratuité. Le règlement des mutations est disponible sur le site internet de la Ligue. Si vous pensez bénéficier de l un de ces dispositifs, cochez «mutations gratuites». Vous devez alors indiquer la raison et télécharger les justificatifs. ATTENTION : Il n y aura aucune possibilité de modification après validation par la Ligue. Les mutations des licenciés de moins de 13 ans doivent faire l objet d une procédure informatique de mutation, sans que celle-ci ne donne lieu à l établissement d un dossier de mutation. Délai de qualification mutation J + 1 C est la date de validation par le club de la demande complète et conforme qui détermine la date de qualification. 3 périodes de mutations : La période officielle : 1 er juin 31 juillet inclus (principalement type de licence B mais possibilité licence A selon les dispositions spécifiques dans les textes FFHB) Hors période : 1 er aout 31 décembre inclus (type de licence idem ci-dessus) Hors période : 1 er janvier - 31 mai = licence type C dans tous les cas Une seule mutation dans la période officielle et une seule mutation hors période sont autorisées par saison et par licencié. Tarifs des mutations : cf. Guide financier de votre Comité. Mutations des athlètes inscrits sur la liste de haut niveau et inscrits en pôle espoir. - Droit de formation : si le club d origine en fait la demande, des droits de formation seront réclamés au club d accueil (Voir Article 64 des Règlements Généraux de la FFHB). - Répartition : Club 50 % - Ligue 30 % - Comité 20% Le formulaire de demande de droit de formation est disponible sur le site internet de la Ligue. Circulaire administrative saison V2

7 3- LES ENGAGEMENTS DES EQUIPES ADULTES - JEUNES (MAS FEM) AU NIVEAU REGIONAL Afin de confirmer votre participation aux championnats régionaux, vous trouverez sur le site internet de la ligue les bulletins d engagement. - Engagements adultes : à régler à la ligue au 1 er juillet Engagements excellence jeunes : à régler à votre comité d appartenance au 1 er juillet LES ASSURANCES Attention au devoir d information des futurs licenciés sur les assurances obligatoires et facultatives lors de leur inscription. La souscription de la responsabilité civile (RC) est obligatoire alors que la garantie individuelle accident est une souscription facultative. La RC est assurée en global par le contrat fédéral (clubs, comités, ligue). IMPORTANT : afin de sécuriser juridiquement le refus de l assurance IA, la saisie sur gest hand est modifiée. La garantie RC (obligatoire) est déjà cochée. La garantie IA (optionnelle) est déjà cochée : en cas de refus de l IA, le licencié doit remplir le document de refus à télécharger sur le site de la Ligue. Seule la Ligue pourra décocher la case IA après réception du dossier. Le formulaire de refus de l IA est disponible sur le site internet de la Ligue. La garantie individuelle (assurance facultative) est FORTEMENT conseillée : - pour les jeunes des pôles, les jeunes sélectionnés de la ligue et des comités (qui participent aux stages et compétitions) - les salariés des structures (clubs, comités et ligue) Le licencié qui souhaite améliorer sa couverture peut souscrire séparément et individuellement une des options complémentaires proposées par la MMA, comprenant notamment la garantie du versement d une indemnité journalière en cas d incapacité de travail, garantie non comprise dans la formule de base, suivant 3 options : «Coût annuel» Option 1 : 59 - Option 2 : 99 - Option 3 : 159 L obtention de ces garanties complémentaires se fait par souscription à l aide d un bulletin que vous trouverez dans le guide MMA de la saison (disponible à partir du 01/07/16). Circulaire administrative saison V2

8 5- COMPÉTITIONS Votre club peut être engagé d office par la structure dans une compétition (ex : nationale) ou invité par la structure à s engager dans une compétition (ex : compétitions jeunes en comité). L alerte dans l almanach court jusqu à la date limite d engagement dans cette compétition. Pour vous engager ou vérifier que vous êtes bien engagés, cliquez sur «compétition», «recherche engagements». Colonne «équipe» = nombre d équipe(s) engagé(s). Conclusion de match : elles sont accessibles dans l agenda des rencontres. Vous référez au règlement sportif de la Ligue pour les modalités de saisies, reports, inversions. Recherche d équipes : compléter les entraîneurs et correspondant d équipe. Vous devez également saisir la couleur des maillots de vos équipes, pour cela, il faut aller dans le menu «Compétitions» puis «Recherche équipes». La liste de vos équipes engagées dans une compétition s affichera. En cliquant sur «Ouvrir» sur la ligne de l équipe qui vous intéresse, vous aurez accès à la fiche de celle-ci. Vous pourrez saisir l entraîneur, le correspondant et la couleur des maillots. Une fois la fiche validée, les informations apparaîtrons dans les conclusions. «Cette manipulation est à faire pour chacune de vos équipes avant de saisir les conclusions». 6- AUTRES DOCUMENTS (à télécharger sur le site internet de la ligue) : - Formulaire de comptabilisation pour une licence blanche. - Demande d autorisation de jouer en licence blanche. - Prise en compte CMCD des arbitrages suite à une mutation. - Listing des licences compétitives N-1 pour le règlement de la cotisation technique. Circulaire administrative saison V2