La pause de midi :... 8

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1 Le guide du pointage UMONS Sommaire 1. La cellule gestion de temps Le répondeur 065/ La pointeuse... 3 La pointeuse présente 3 compteurs :... 3 Pointage à l entrée:... 4 Pointage à la sortie:... 4 Lecture de soldes sans pointage:... 4 Départ en mission:... 4 Retour de mission: Le logiciel Uniwebtime... 4 L aide en ligne :... 4 Les possibilités pour l agent :... 4 Les codes utilisés :... 5 Les points rouges :... 5 Le listing des pointages de la veille : La procédure de vérification des pointages ère étape : le listing ème étape : le Chef de service ème étape : la correction... 6 En résumé Les compteurs... 6 Les compteurs d heures sont au nombre de 2 :... 6 Des exemples de transfert d heures pour un temps plein : Les plages de pointage... 7 Les plages variables :... 7 Les plages fixes :... 7 La pause de midi :... 7 La prestation journalière maximum : Les temps partiels Les missions... 7 Les missions sur le temps de midi :... 7 Les missions d un jour sans passer par le lieu de travail :... 7 Les missions de plusieurs jours :... 8 La pause de midi :

2 Une mission se comptabilise : Demande d absence :... 8 Une demi-journée d absence au matin :... 8 Une demi-journée d absence après-midi : Le nombre de jour de congés légaux... 8 Exemples :

3 1. La cellule gestion de temps Cette cellule fait partie du Département des Ressources Humaines. Elle est composée de Nicole Gilliot (temps plein) et Laurence Massart (mi-temps). 2. Le répondeur 065/ Le répondeur est à votre disposition 24 heures sur 24 afin de signaler toutes informations nécessaires. Pour une meilleure compréhension du message, il est demandé de citer son nom, son prénom, son numéro de matricule et son numéro de téléphone. Toutes absences (telles maladies, jour de circonstance, congé d urgence) ainsi que la durée de celles-ci doivent être signalées au plus tard pour 9 heures du matin. Il est demandé de recontacter le répondeur dès le passage du médecin afin de préciser la durée de l absence. Les messages du jour seront traités dans les meilleurs délais. Pour toutes anomalies de pointage signalées sur le répondeur et après vérification, l agent sera contacté par la cellule gestion de temps si nécessaire. 3. La pointeuse La pointeuse présente 3 compteurs : le solde des heures journalières du mois en cours [les deux premiers chiffres à gauche de l écran], le solde du compteur des 72 heures composé de l addition des 12 heures mensuelles maximum accumulées sur une période de 6 mois pour un temps plein. Attention ces compteurs sont calculés au prorata du régime horaire pour un temps partiel (exemple : pour un mi-temps, le compteur passe à 6 heures maximum par mois et 36 heures sur une période de 6 mois) [Les deux chiffres au milieu de l écran], le solde des demi-journées de congés calculé la veille au soir [Les deux derniers chiffres à droite de l écran]. 3

4 Pointage à l entrée: - La carte doit être présentée devant le lecteur en haut du côté droit à plus ou moins 2 cm Votre numéro de badge apparaît à l écran - Appuyer sur le bouton avec la flèche entrant dans le cercle vert [Les soldes des heures du mois, du compteur des 72 heures et des demi-journées de congés calculées la veille au soir apparaissent pendant 10 secondes] - Appuyer sur la touche de droite avec la flèche verte Vos données disparaissent de l écran Pointage à la sortie: - La carte doit être présentée devant le lecteur en haut du côté droit à plus ou moins 2 cm Votre numéro de badge apparaît à l écran - Appuyer sur le bouton avec la flèche sortant du cercle rouge [Les soldes des heures du mois, du compteur des 72 heures et des demi-journées de congés calculées la veille au soir apparaissent pendant 10 secondes] - Appuyer sur la touche de droite avec la flèche verte Vos données disparaissent de l écran Lecture de soldes sans pointage: - La carte doit être présentée devant le lecteur en haut du côté droit à plus ou moins 2 cm Votre numéro de badge apparaît à l écran - Appuyer sur la touche «4» en chiffre puis le bouton avec la flèche orange [Les soldes des heures du mois, du compteur des 72 heures et des demi-journées de congés calculées la veille au soir apparaissent pendant 10 secondes] Départ en mission: - La carte doit être présentée devant le lecteur en haut du côté droit à plus ou moins 2 cm Votre numéro de badge apparaît à l écran - Appuyer sur la touche «1» en chiffre puis le bouton avec la flèche sortant du cercle rouge Retour de mission: - La carte doit être présentée devant le lecteur en haut du côté droit à plus ou moins 2 cm Votre numéro de badge apparaît à l écran - Appuyer sur la touche «1» en chiffre puis le bouton avec la flèche entrant dans le cercle vert 4. Le logiciel Uniwebtime L aide en ligne : Ce logiciel est paramétré en fonction des règles de pointage et permet de signaler, entre autres, des prestations hors normes, des doubles pointages, des absences de pointage ou des pointages en dehors de plages prévues. Vous trouverez l aide en ligne uniwebtime en annexe. Les possibilités pour l agent : une consultation en directe de ses pointages et absences une introduction de demande d absence une introduction de pointage en cas d oubli 4

5 Les codes utilisés : Code 1 : mission Code 3 : 1er jour maladie sans certificat (Patrimoine) Code 4 : 1er jour maladie avec certificat (Patrimoine) Code 5 : Accident de travail Code 6 : Accident sur le chemin du travail Code 7 : Maternité, parentaux, allaitement Code 9 : Congé payé, demandé par demi-jour minimum Code 12 : Congé pour force majeur Code 13 : Congé pour petit chômage Code 15 : Convenance personnelle, demandées par demi-jour minimum [Uniquement en cas de demande préalable introduite et accordée par le CA] Code 16 : Motifs impérieux, demandées par demi-jour minimum [Uniquement en cas de demande préalable introduite et accordée par le CA] Code 20 : Don de sang ou plasma Code 26 : congé syndical Code 32 : Visite Médecine du travail Code 35 : Récupérations accumulées pendant 6 mois, demandées par demi-jour minimum Code 36 : Retour chez soi pour maladie Code 40 : Jour de maladie (Fonctionnement) Code 42 : Crédit d heures (= congé éducation payé), demandées par demi-jour minimum [Uniquement en cas de demande préalable introduite et accordée par M. l Administrateur] Code 56 : Récupérations sur compteur du jour, demandées par demi-jour minimum Les points rouges : Les points rouges signalent, par exemple, un pointage dans les plages fixes, une journée de moins de 7h36, une journée supérieure à 9 heures, une mission sur la plage de midi, un double pointage, un pointage en dehors de plages fixes, Ces points rouges n ont aucune incidence négative sur le calcul de vos prestations. Le listing des pointages de la veille : Chaque jour, un listing des pointages de la veille de tous les agents est imprimé. La cellule gestion de temps examine ce listing et amène les corrections nécessaires aux erreurs de pointage. L agent peut d ailleurs être contacté si nécessaire. 5. La procédure de vérification des pointages 1 ère étape : le listing Le listing est composé de plusieurs colonnes (voir document en annexe) : - DATE : La date - HOR : le numéro d horaire > aucune incidence sur le pointage - POINTAGES : les pointages effectués en cours de journée - DU : la prestation à effectuer chaque jour, en décomptant l heure de table - EFF : la prestation réellement effectuée chaque jour, en décomptant l heure de table - BONI : le temps effectué en sus de la prestation à effectuer, le dépassement d heure - SOLDE : la somme des bonis accumulés en cours du mois - ABS : le code d absence (voir ci-dessus l intitulé de ces codes) - ANO : les codes d anomalies utilisées par la cellule gestion de temps - HS DISP, CH, TRT, REP, HS et CPT sont des colonnes non utilisées 5

6 2 ème étape : le Chef de service En début de mois, un listing concernant les prestations du mois précédent est envoyé au Chef de service. Le Chef de service doit les distribuer aux agents concernés. Ceux-ci indiquent les corrections éventuelles à y apporter. Le listing corrigé est signé pour accord par le Chef de service et est renvoyé au DRH par retour du courrier. 3 ème étape : la correction La cellule gestion de temps amène les corrections en fonction du listing dans le courant du mois. Si une correction est hors norme pour une prestation non soumise préalablement à l accord de M. l Administrateur (exemple : excédent d heure trop important, des départs ou retours de mission exagérés, des prestations du week-end), alors elle sera soumise à l accord de M. l Administrateur avant toute modification du temps presté. Si M. l Administrateur émet une objection à la modification, la cellule gestion de temps contacte l agent concerné pour lui donner la justification (exemple : un refus, un accord sous condition, ). Même si l agent envoie à la cellule gestion de temps un courrier pour signaler une prestation hors norme, celle-ci ne sera validée qu à la réception du courrier du chef de service. Le seul et unique courrier pris en compte signalant une prestation hors norme est celui portant le visa pour accord du Chef de service. Le Chef de service peut établir un courrier avec toutes les prestations hors norme qui seront effectuées sur l année par l agent. En résumé : Pour une prestation hors norme, la cellule gestion de temps amènera cette modification sur base : - du courrier du Chef de service ; - de l accord de M. l Administrateur ; - des corrections amenées au listing. 6. Les compteurs Les compteurs d heures sont au nombre de 2 : - Un compteur jour, évoluant en fonction de vos prestations du mois en cours. Ce compteur ne peut dépasser 12 heures en fin de mois (calculé au prorata du régime horaire). - Un compteur récupération, évoluant en fonction de vos prestations des 6 mois précédents. Ce compteur ne peut dépasser 72 heures (calculé au prorata du régime horaire). Des exemples de transfert d heures pour un temps plein : Le dernier jour du mois Compteur jour : 7 heures Compteur 72 heures : 20 heures >> Le 1 er jour du mois suivant Compteur jour : 0 heures Compteur 72 heures : 27 heures 6

7 Le dernier jour du mois Compteur jour : 15 heures Compteur 72 heures : 20 heures >> Le 1 er jour du mois suivant Compteur jour : 0 heures Compteur 72 heures : 32 heures Le dernier jour du mois Compteur jour : -3 heures Compteur 72 heures : 20 heures >> Le 1 er jour du mois suivant Compteur jour : -3 heures (sera apuré le deuxième mois si le compteur n est pas revenu en positif à ce momentlà ; sauf si vous le demandez expressément via un mail à la cellule gestion de temps) Compteur 72 heures : 20 heures 7. Les plages de pointage Les plages variables : - de 7 heures 30 à 9 heures - de 16 heures à 18 heures Les plages fixes : - de 9 heures à 11 heures 30 - de 13 heures 30 à 16 heures Tant que le compteur de l agent n est pas en négatif et avec l accord oral du Chef service, il peut occasionnellement arriver après 9 heures et partir avant 16 heures. La pause de midi : Elle est de 30 minutes minimum et de 2 heures maximum. La pause doit être prise entre 11 heures 30 et 13 heures 30. La prestation journalière maximum : Il est comptabilisé un maximum de 9 heures par jour. 8. Les temps partiels Les temps partiels sont distribués sur 5 jours quelque soit l horaire réellement presté. La prestation journalière maximum est de 9 heures par jour. Les jours d absences sont égaux au régime horaire divisé par 5 (exemple : un mi temps disposera de jour de congé de 3 heures 48 ; un 4/5 ème temps disposera de jour de congé de 6 heures 05) 9. Les missions Les missions sur le temps de midi : Elles ne sont pas autorisées sauf accord du Chef de service. Voir procédure de vérification des pointages. Les missions d un jour sans passer par le lieu de travail : Le temps comptabilisé est celui de la réunion, de la formation. Les trajets ne sont pas comptabilisés. 7

8 Les missions de plusieurs jours : Le temps est comptabilisé à raison de 7 heures 36 par jour sauf accord préalable de M. l Administrateur. Une copie de l ordre de mission et un courrier du Chef de service devra donc être préalablement transmis à M l Administrateur. La pause de midi : Elle est décomptée lors d une mission Une mission se comptabilise : correctement à partir de 7 heures 45 : si une mission devait commencer plus tôt, une modification serait apportée manuellement à votre pointage pour régularisation de la situation. 10. Demande d absence : Une demi-journée d absence au matin : n est prise en compte que si l agent arrive à partir de 11 heures 30. Dans ce cas, la pause de midi est décomptée de 11 heures 30 à 12 heures. Une demi-journée d absence après-midi : n est prise en compte que si l agent sort avant 13 heures 30. Dans ce cas, la pause de midi sera décomptée de 13 heures à 13 heures Le nombre de jour de congés légaux L agent de moins de 45 ans dispose de 27 jours de congés légaux quelque soit le temps presté. La notion des jours de congé varie en fonction du régime horaire presté. Exemples : Un agent de moins de 45 ans et travaillant en régime temps plein disposera de 27 jours de congés légaux à 7 heures 36. Le compteur des congés sur la pointeuse signalera 54 demi-jours de congés à 3 heures 48. Un agent de moins de 45 ans et travaillant en régime mi-temps disposera de 27 jours de congés légaux à 3 heures 48. Le compteur des congés sur la pointeuse signalera 54 demi-jours de congés à 1 heure 54. Un agent de moins de 45 ans et travaillant en régime 4/5ème disposera de 27 jours de congés légaux à 6 heures 05. Le compteur des congés sur la pointeuse signalera 54 demi-jours de congés à 3 heures 02. 8

9 Comment réaliser une demande de congé? Avec un navigateur récent, rendez-vous sur le site Uniwebtime Gestion du temps. 1. Authentifiez-vous sur le serveur en introduisant votre matricule (présent sur le badge) et votre mot de passe (qui contient 15 caractères minimum). Un congé correspond à une demande d'absence. 2. Cliquez sur Ou via le menu supérieur, suivre le chemin : ABSENCE / Nouvelle demande / Absence. UMONS: Gestion du temps Mode d'emploi 1

10 3. Choisissez le type de l'absence : il s'agit du compteur sur lequel sera prélevé les jours de congé ("congés annuels", "récupération des 72 heures",...). 4. Précisez le type (Jour, Matin ou Après-midi) et la période d'absence. Afin de faciliter la saisie des dates, un calendrier vous sera proposé en cliquant sur les icônes situées à droite des dates. Une remarque éventuelle peut toujours être adressée au responsable en remplissant le champ prévu à cet effet. Un courriel de demande de congé vous sera envoyé ainsi qu'à votre responsable. Dès que ce dernier l'aura traité, un courriel de confirmation vous sera également adressé. UMONS: Gestion du temps Mode d'emploi 2

11 Comment réaliser une demande de régularisation de pointage? Comme pour la réalisation d'une demande de congé, rendez-vous sur le site Uniwebtime Gestion du temps et authentifiez-vous sur le serveur en introduisant votre matricule (présent sur le badge) et votre mot de passe (qui contient 15 caractères minimum). 1. Via le menu supérieur, suivre le chemin : PRESTATIONS / Pointages / Temps. L'écran suivant s'affiche : 2. Indiquez la date et l'heure (afin de faciliter la saisie des dates, un calendrier vous sera proposé en cliquant sur l'icône située à droite des dates) Choisissez un lecteur de badge dans la liste. Dans clavier : précisez entrée ou sortie et/ou mission ou mission longue (étranger) Une remarque éventuelle peut toujours être adressée au responsable en remplissant le champ prévu à cet effet. UMONS: Gestion du temps Mode d'emploi 3

12 Comment valider une demande de congé ou une demande de régularisation de pointage? (responsable) Rendez-vous sur le site Uniwebtime Gestion du temps et authentifiez-vous sur le serveur en introduisant votre matricule (présent sur le badge) et votre mot de passe (qui contient 15 caractères minimum). 1. Via le menu supérieur, suivre le chemin : SUPERVISEUR / Validation / Absences ou Pointages. Puis cliquez sur le bouton UMONS: Gestion du temps Mode d'emploi 4

13 Ou plus simplement cliquez sur Nombre d'absences à traiter ou Nombre de pointages à traiter à partir de l'écran d'accueil. 2. Pour valider la demande, cochez la case verte et cliquez sur le bouton Pour refuser la demande, cochez la case rouge et cliquez sur le bouton Pour mettre en attente la demande, cochez la case bleue et cliquez sur le bouton Une remarque peut éventuellement être précisée. L'agent ayant introduit la demande, recevra un courriel de confirmation. UMONS: Gestion du temps Mode d'emploi 5

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