MODULE 6 : Anticiper et piloter l activité

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1 MODULE 6 : Anticiper et piloter l activité

2 LE BILAN Anticiper et piloter l'activité 2

3 PLAN DE FINANCEMENT INITIAL BESOINS PERMANENTS Immobilisations incorporelles 70 Fonds de commerce ou droit au bail 70 RESSOURCES DURABLES Apports personnels ou capital social* 50 Comptes courants d'associés * 15 Immobilisations corporelles 25 Subvention, prime Travaux / aménagements 25 Véhicule Prêt bancaire 105 Immobilisations financières Caution sur loyer Garanties professionnelles Stock de marchandises 40 Trésorerie 35 (ou fonds de caisse) TOTAL 170 TOTAL 170 ACTIF Actif Immobilisé Immobilisations incorporelles 70 Fonds de commerce ou droit au bail 70 PASSIF Capitaux Propres Apports personnels ou capital social* 50 Comptes courants d'associés * 15 Immobilisations corporelles 25 Subvention, prime Travaux / aménagements 25 Véhicule Immobilisations financières Dettes Caution sur loyer Prêt bancaire 105 Garanties professionnelles Actif Circulant BILAN Stock de marchandises 40 Disponibilités 35 TOTAL 170 TOTAL 170 Anticiper et piloter l'activité 3

4 ACTIF PASSIF - Le patrimoine de l entreprise - «ce qu elle possède» - Les ressources de l entreprise - «ce qu elle doit» Comment l entreprise a financé son patrimoine Anticiper et piloter l'activité 4

5 L'actif du bilan peut être présenté comme une liste de ce que détient l'entreprise. L actif représente l'ensemble du patrimoine de l entreprise, ce qu elle possède. Les éléments de l'actif sont présentés dans un ordre déterminé, qui correspond à leur degré de «liquidité» ( soit leur aptitude à être transformés en argent). L'actif se situe dans la colonne gauche du bilan. L'actif se compose comme suit : Actif immobilisé : Ce sont des biens durables (réutilisables) dont l'entreprise est propriétaire et qui sont nécessaires à l'exercice de son activité ; immobilisations incorporelles (frais d établissement, frais de R&D, brevets-licences-marques-droits et valeurs similaires, fonds de commerce) corporelles (terrain, matériel, machines, mobilier, véhicules, ordinateurs, construction, agencements, installations ) et financières (ex : participations dans une société) Actif circulant : Il regroupe les éléments du patrimoine qui ne restent pas durablement dans l'entreprise et/ou qui sont transformés ; stocks (produits finis ou marchandises) créances clients et trésorerie Anticiper et piloter l'activité 5

6 Bilan comptable Anticiper et piloter l'activité 6

7 Liasse fiscale Anticiper et piloter l'activité 7

8 Focus sur les immobilisations et les amortissements comptables Une immobilisation est un élément identifiable du patrimoine, qui sert l'activité de façon durable et ne se consomme pas par le premier usage. Le Fisc tolère la comptabilisation des immobilisations de moins de 500 en charges. La plupart des immobilisations apparaissant à l actif du bilan vont faire l objet «d amortissements». Un amortissement correspond à une constatation de perte de valeur d un bien, du fait de son usage (usure physique), de l évolution technique (obsolescence de l actif) ou bien tout simplement du temps. La comptabilisation d amortissement est obligatoire à la clôture de chaque exercice comptable, même si le résultat comptable d un exercice se traduit par une perte. Anticiper et piloter l'activité 8

9 En principe, toutes les immobilisations corporelles sont «amortissables» (à l exception des terrains et des œuvres d art), Sont donc amortissables : les constructions, installations générales, agencements, les matériels et outillages industriels, les matériels de transport, matériels de bureau et informatique, le mobilier. Certaines immobilisations incorporelles sont amortissables. C est notamment le cas pour : les brevets d inventions, les licences, les logiciels et coûts de développement, En revanche, certaines immobilisations incorporelles ne sont pas amortissables (le fonds de commerce par exemple). Les immobilisations financières ne sont pas amortissables. Anticiper et piloter l'activité 9

10 La durée d amortissement d une immobilisation doit correspondre à la durée réelle d utilisation du bien par l entreprise. La comptabilité générale accepte des durées moyennes pour chaque type d immobilisations. Exemples : matériel entre 6 et 10 ans, matériel informatique 3 ans Valeur nette comptable Au bilan, apparaitra donc la valeur nette comptable de l immobilisation, soit après déduction de cet amortissement : Valeur d origine Somme des amortissements enregistrés à la date du bilan Anticiper et piloter l'activité 10

11 Incidence sur le compte de résultat : L annuité d amortissement constitue une charge d exploitation (dotation aux amortissements). La constatation de cette charge vient diminuer le résultat comptable. Au niveau fiscal, elle constitue une réduction de l impôt sur les bénéfices si la société y est soumis. Incidence sur la trésorerie : Les amortissements qui sont pratiqués sur les immobilisations n ont aucune incidence sur la trésorerie car il n engendre aucun décaissement : il s agit d une charge calculée. Anticiper et piloter l'activité 11

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13 Le passif du bilan regroupe l'ensemble des ressources à la disposition de l'entreprise. Le passif du bilan est la partie du bilan qui regroupe les dettes de l'entreprise mais également ses capitaux propres. Les éléments du passif sont classés dans un ordre déterminé, selon leur degré d'exigibilité (soit plus simplement selon la durée de la dette ou la nécessité qu il y a à la rembourser rapidement ou non). Le passif se compose comme suit : Les capitaux propres, qui correspondent aux ressources stables de l'entreprise. Ils se composent : du capital social (apports des créateurs) des réserves des l'entreprise (il s'agit de la partie des bénéfices non distribués à l'entreprise ou au créateur) du résultat net Les provisions pour risques et charges : ce sont des provisions enregistrées pour anticiper un risque prévisible pour l entreprise Ex provisions pour risques : clients douteux qui ne régleront pas leurs créances Les dettes : qui constituent les ressources de l entreprises. On distingue : les dettes d'exploitation (dettes fournisseurs, TVA, salaires...) dettes à court terme (moins d'un an) ou encore les dettes à moyen long terme (emprunts bancaires). Anticiper et piloter l'activité 13

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15 Anticiper et piloter l'activité 15

16 Le plan de financement et le bilan : deux outils en lien l un avec l autre une image du patrimoine de l entreprise et de la façon dont elle l a financé, à un instant T, Le bilan est un outil particulièrement important, pour le dirigeant d entreprise et ses partenaires. Il donne des indications essentielles sur la situation de l entreprise, et sur sa capacité à faire face à l avenir. Par exemple, si vous sollicitez votre banquier quelques années après votre création, c est le premier document qu il consultera pour confirmer votre capacité à contracter un nouvel emprunt. Anticiper et piloter l'activité 16

17 FONDS DE ROULEMENT ET BESOINS EN FONDS DE ROULEMENT Anticiper et piloter l'activité 17

18 Le fonds de roulement (FR) Le fonds de roulement se calcule par le haut du bilan (long terme). ACTIF Actif Immobilisé Stocks Créances Disponibilités Capitaux propres Dettes long terme PASSIF Dettes exploitation Dettes hors exploitation Dettes financières court terme Eléments du FR Le fonds de roulement correspond à la différence entre les capitaux permanents et les actifs immobilisés. Il permet de vérifier que les actifs immobilisés sont financés par des ressources de long terme. Quand il est positif, il constitue un excédent de ressources permettant de financer une partie de l'activité court terme de l'entreprise. Négatif, il peut révéler un déséquilibre financier préjudiciable, notamment si l'entreprise est en phase de croissance. Anticiper et piloter l'activité 18

19 Les Besoins en fonds de roulement (BFR) ACTIF Actif Immobilisé Stocks Créances Disponibilités Capitaux propres Dettes long terme PASSIF Dettes exploitation Dettes hors exploitation Dettes financières court terme Eléments du BFR Le Besoin en fonds de roulement représente un besoin ou une ressource de l entreprise provenant des décalages entre les encaissements et les décaissements issus de l activité quotidienne de l entreprise - BFR = Stocks + Créances (clients et autres)} [ Dettes non financières (fournisseurs + fiscales et sociales immo + autres dettes] Anticiper et piloter l'activité 19

20 Si BFR > 0 L entreprise doit trouver des fonds pour compenser le décalage de trésorerie Exemple de décalage : une entreprise qui paye ses fournisseurs à 30 jours alors que ses Clients le payent à 60 jours Si BFR < 0 On parle de ressource en fonds de roulement c est-à-dire que l entreprise encaisse avant de décaisser Anticiper et piloter l'activité 20

21 Trésorerie Le FR est le matelas de sécurité qui doit permettre de couvrir le BFR afin d avoir une trésorerie positive Trésorerie = FR-BFR Si FR > BFR alors T > 0 Si FR < BFR alors T< 0 Anticiper et piloter l'activité 21

22 Pour comprendre la signification et les enjeux du BFR, prenons le cas simple de l'entreprise à ses débuts. Pour pouvoir fonctionner, l'entreprise se constitue un stock minimum de Ce stock lui permet de répondre rapidement aux commandes clients et lui évite des ruptures de stock: => naissance d'un stock de matière de Une partie de ce stock est réglée à crédit car le fournisseur a accordé un délai de paiement : => naissance d'une dette fournisseur pour Anticiper et piloter l'activité 22

23 L'entreprise reçoit une commande d'un client qu'elle livre en lui accordant également un délai de paiement : => naissance d'une créance client de L'actif augmente de = Le passif augmente de On obtient donc un excédent d'actif sur passif de qu'il conviendra de financer... Certes, à l'expiration des délais, les positions vont se solder. Mais le maintien d'un stock minimum, les ventes et achats à crédit sont des opérations qui se répètent quotidiennement. Dès lors, il est possible d'évaluer un montant moyen de stock, de créances clients et de dettes fournisseurs. On dit que les stocks, créances clients et dettes fournisseurs roulent de jour en jour, les extinctions de créances et de dettes étant couvertes par des nouvelles... Cet excédent d'actif court terme sur passif court terme constitue donc un fonds qui roule quotidiennement et qu'il convient de financer : d'où le terme de besoin en fonds de roulement. Anticiper et piloter l'activité 23

24 Mise en application Annexe 2 Entreprise SARL BILLES ARTS Anticiper et piloter l'activité 24

25 PLAN DE TRESORERIE Anticiper et piloter l'activité 25

26 Qu'est-ce qu'un plan de trésorerie? C'est un tableau sur lequel sont portés tous les encaissements et décaissements prévus au cours de la première année, en les ventilant mois par mois. Chaque entrée ou sortie de fonds (en TTC pour les opérations assujetties à la TVA) est portée dans la colonne du mois où elle doit normalement se produire : par exemple, un achat effectué en janvier et payable en mars, est imputé dans la colonne des décaissements de mars. Devant l importance de l estimation du niveau de trésorerie, le suivi doit être effectué de manière mensuelle. Anticiper et piloter l'activité 26

27 A quoi sert-il? Grâce à ce tableau, on connaît instantanément : le solde de trésorerie du mois le solde cumulé d'un mois sur l'autre. Il permet aussi de vérifier si les factures pourront être payées sans problème grâce aux disponibilités du moment. En effet si le tableau fait apparaître un solde négatif à un moment, il va falloir trouver une solution pour combler le déficit avant le démarrage de l'entreprise car il ne faut pas commencer son activité en sachant par avance qu'on risque d'avoir une grave crise de trésorerie dans les tous prochains mois. D'ailleurs la plupart des disparitions d'entreprises qui interviennent pendant la première année sont le fait de problèmes de trésorerie. Anticiper et piloter l'activité 27

28 Comment anticiper un solde négatif? Les moyens à prévoir pour conserver une trésorerie saine consistent à : revoir le plan de financement initial et prévoir d'autres sources de financement augmenter les fonds propres négocier l'utilisation de "crédits bancaires de fonctionnement" (comme l'escompte de papier commercial, la mobilisation de créances professionnelles dans le cadre de la loi DAILLY, le découvert, etc.) et tenir compte, alors, de leur coût dans le compte de résultat. Augmenter les délais fournisseurs Diminuer les délais Clients Diminuer le niveau des stocks Anticiper et piloter l'activité 28

29 PLAN DE TRESORERIE 1 er mois 2 e mois 3 e mois 4 e mois 5 e mois 6 e mois 7 e mois 8 e mois 9 e mois 10 e mois 11 e mois 12 e mois 1. SOLDE EN DEBUT DE MOIS 0 2. ENCAISSEMENTS D'exploitation Ventes TTC Autres encaissements Total encaissements d'exploitation 0 Hors exploitation Apports en capital Apports en comptes courants d'associés Subventions Emprunts à moyen et long terme Autres encaissements Total encaissements hors exploitation 0 A. TOTAL ENCAISSEMENTS Anticiper et piloter l'activité 29

30 3. DECAISSEMENTS D'exploitation Achats de marchandises TTC Sous-traitance Eau Electricité Fournitures d'entretien Fournitures administratives Fournitures diverses Loyers de crédit bail Loyers et charges locatives Assurances Entretien (locaux, matériel) Documentation Honoraires Frais d'acte et de contentieux Affranchissements Téléphone Internet Publicité Frais de transport Emballages et conditionnement Voyages et déplacements Divers Impôts et taxes (hors IS ou IR) Rémunération du dirigeant Cotisations sociales su dirigeant Salaires brut des salariés Cotisations sociales salariés Commissions versées Agios et intérêts payés Autres Total décaissements d'exploitation 0 1 er mois 2 e mois 3e mois 4 e mois 5 e mois 6 e mois 7 e mois 8 e mois 9 e mois 10 e mois 11 e mois 12 e mois Anticiper et piloter l'activité

31 3. DECAISSEMENTS Hors exploitation Frais d'établissement Achat terrain construction Brevet Création site internet Logiciels Travaux / aménagements Véhicule Mobilier Matériel informatique Garanties sur loyers Garanties professionnelles Remboursement d'emprunts Total décaissements hors exploitation 0 B. TOTAL DECAISSEMENTS 0 4. SOLDE DU MOIS (A - B) 0 5. SOLDE DE FIN DE MOIS (1 + 4) 0 1 er mois 2 e mois 3e mois 4 e mois 5 e mois 6 e mois 7 e mois 8 e mois 9 e mois 10 e mois 11 e mois 12 e mois Anticiper et piloter l'activité 31

32 LES TABLEAUX DE BORD DE L ENTREPRISE Anticiper et piloter l'activité 32

33 Un tableau de bord doit être GLOBAL et pas seulement financier Anticiper et piloter l'activité 33

34 Exercice d élaboration d un indicateur Le champ de la mesure Sur quoi veut-on faire porter la mesure? Ex : le traitement des commandes Les objectifs Que cherche t-on à atteindre? Ex: Livrer les commandes dans les délais Le critère Qu est-ce qui permet de faire le point par rapport à l objectif? Le nombre de commandes livrées dans les délais L indicateur Comment le transcrire en données chiffrées? Nbre de cdes livrées dans les délais / nbre de cdes traitées Anticiper et piloter l'activité 34

35 Partir du métier de l entreprise Détailler son activité, son process pour voir où se jouent sa rentabilité son avantage concurrentiel son BFR sa stratégie Anticiper et piloter l'activité 35

36 Pour choisir les indicateurs, je définis précisément le modèle économique de mon entreprise : comment est réalisé le chiffre d affaires? Sur quels segments de clients? Avec quels moyens (humains, financiers.)? quelles sont les activités clés? Quelles sont les ressources clés de l entreprise (internes et externes)? Fournisseurs clés? quels sont les facteurs différenciants, les avantages concurrentiels? Je détaille également le process de production et la stratégie poursuivie. Anticiper et piloter l'activité 36

37 Des indicateurs fiables, et obtenus rapidement. Privilégier la rapidité de l information à la précision. Faire participer le personnel pour le choix des indicateurs. Types d indicateurs possibles : Indicateurs financiers, physiques Unités exprimées :, heures, km, m², litres. Calcul : quantités, nombres, ratios, %, indices de progression par rapport au mois précédent, à l année précédente., cumulé, non cumulé. Anticiper et piloter l'activité 37

38 Partir des informations présentes dans l entreprise Anticiper et piloter l'activité 38

39 Sources d information : La comptabilité, si elle est à jour (tenue mensuelle) Des documents fiscaux, sociaux : déclaration TVA, déclarations sociales Des documents extra-comptables : fiches de temps, frais de déplacement, fiche de suivi, devis. Des logiciels techniques : lignes de production Outlook, Lotus notes, agenda, planning de visite, de production, Budgets faits sur Excel, Eléments de benchmark ( ratio sectoriels, cours des matières premières, devises ) sites institutionnels. Anticiper et piloter l'activité 39

40 Application 1 Identifiez pour chaque activité les indicateurs les plus pertinents, à partir du tableau fourni Anticiper et piloter l'activité 40

41 Dans votre cas Trouver quatre indicateurs révélateurs de la bonne santé de votre (future) entreprise Anticiper et piloter l'activité 41

42 EXEMPLES D INDICATEURS Commerce Bâtiment Services Restauration Industrie Exemples d indicateurs d activité Chiffre d affaires Nombre de clients (par jour ; semaine ; mois) Chiffre d affaires journalier Nombre de couverts Panier moyen Vente par catégories de produits Nombre de pièces vendues Exemples d indicateurs de rentabilité Marge commerciale Production Charges personnel sur CA Anticiper et piloter l'activité 42

43 EXEMPLES D INDICATEURS Commerce Bâtiment Services Restauration Industrie Exemples d indicateurs commerciaux Nombre de nouveaux clients Commandes en cours Nombre de devis réalisé Taux de retour devis Volumes de commandes Nombre de clients perdus (pour quelle raison?) Nombre de clients entrant dans le point de vente Publicité effectuée Nombre de clients Nombre de contrats Temps (météo) Anticiper et piloter l'activité 43

44 EXEMPLES D INDICATEURS Commerce Bâtiment Services Restauration Industrie Exemples d indicateurs de trésorerie Commandes réglées par les clients sur la période Nombre d impayés Montant d impayés Délais de paiement clients Délais de règlement fournisseurs Exemples d indicateurs de production Taux de rebut Taux de casse Nombre de pièces produites Délais d approvisionnement Anticiper et piloter l'activité 44