ADMISSION POST-BAC 2017 NOTE TECHNIQUE AUX ETABLISSEMENTS

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1 ADMISSION POST-BAC 2017 NOTE TECHNIQUE AUX ETABLISSEMENTS SAIO - Novembre 2016 LE SITE «ADMISSION POSTBAC» EST ACCESSIBLE : Aux élèves à l adresse (site candidats) pour consulter l information sur les formations et se porter candidat ; Aux établissements d origine et d accueil à l adresse (site établissements), avec un identifiant (n UAI de l établissement) et un mot de passe. Si le mot de passe n a pas été conservé, contacter le SAIO. L administrateur du site établissement gère les opérations à réaliser dans APB et crée les comptes des utilisateurs. Les professeurs et les chefs d établissement disposent d un accès en tant qu utilisateurs avec un identifiant et un mot de passe spécifiques communiqués par l administrateur. Ils assurent le suivi des classes ainsi que la saisie des notes et des appréciations en ligne (AEL). UN SITE DE TEST EST PROPOSE : Aux établissements : rubrique «informations générales», «version de test du site public 2016» Pour tout public : Remarque : dans le module de recherche de l établissement de scolarisation, il faut sélectionner «lycée de test» dans le champ «nom» puis votre département. GUIDES ET INFORMATIONS Les guides d utilisation : pour chaque étape de la procédure ; accessibles rubrique «informations», onglets «guide» et «informations générales». L onglet «Fil info» : rappels effectués par le service central d APB ; l administrateur peut cocher les utilisateurs destinataires de ces informations dans la rubrique «comptes» et «gestion des utilisateurs». Les guides académiques du candidat et du professeur principal : transmis par le SAIO ; également consultables sur le site de l académie rubrique orientation / les grandes étapes de l orientation. Les fiches «établissement» ou «professeur principaux» : rappel effectués par le SAIO à chaque étape importante de la procédure. RAPPEL CONCERNANT LA CHARTE APB : La charte est accessible dans la rubrique «informations», «charte». Elle précise notamment que les établissements d accueil s engagent à ne pas procéder à des admissions parallèles dans les formations qui recrutent par la procédure APB. CONTACTER LE SAIO : Messagerie interne APB accessible par la rubrique «nous contacter/mes messages» Tél : Murielle ASTIER : Laurence DELMAS : Sébastien DOLL : /7

2 DETAIL DES OPERATIONS Candidat Etablissement d origine Etablissement d accueil OCTOBRE ET NOVEMBRE DU 09 AU 25 NOVEMBRE DU 09 AU 25 NOVEMBRE Information conseil sur les formations après le baccalauréat auprès du conseiller d orientationpsychologue, du professeur principal, du CIO. A PARTIR DU 1 er DECEMBRE Mise à jour du paramétrage de l établissement : administrateur, coordonnées de l établissement, option de remontée automatisée des notes, Organisation de séances d Information sur les formations, les parcours possibles dans les voies de l enseignement supérieur, l insertion professionnelle DE DEBUT DECEMBRE AU 13 JANVIER Mise à jour du paramétrage de l établissement : administrateur, coordonnées de l établissement, site internet Mise à jour du paramétrage des formations et validation du récapitulatif (une formation ne pourra apparaître aux candidats sur le module de recherche que lorsque la validation du paramétrage aura été effectuée) Accès à l information sur le site admission post-bac : - information sur la procédure : consultation du «guide du candidat» en ligne - recherche dynamique de formations (selon différents critères) - information sur les formations et les établissements Consultation du «guide du candidat» du SAIO en ligne sur le site de l académie (rubrique orientation). - Remontée des données SIECLE des élèves de terminale. Attention : les élèves ne pourront pas s inscrire sur APB si la remontée n a pas été effectuée. - Constitution manuelle des classes pour les établissements ne figurant pas dans la BEA (base élèves académique). - Vérification de la saisie du numéro OCEAN des élèves. - Mise à jour des comptes des utilisateurs de l établissement (professeurs, conseillers d orientation psychologues, destinataires du fil info, ) - Saisie des noms des professeurs par matière et par classe de terminale. APRES LE CONSEIL DE CLASSE DE TERMINALE ET AVANT LE 20 FEVRIER Remontée des notes et appréciations du premier trimestre ou semestre de terminale 2/7

3 COURANT DECEMBRE - Organisation de réunions d information pour les élèves (premières, terminales) et les enseignants - Aide à la construction du projet de l élève par les membres de l équipe éducative (professeur principal, COP, CPE ) - Distribution à chaque élève de terminale du guide après-bac 2017 de l ONISEP Grenoble - Mise en ligne par le SAIO des guides APB 2017 du candidat et du professeur principal - Mise à disposition d ordinateurs avec connexion Internet pour les élèves de terminale. DU 20 JANVIER AU 20 MARS 18h00 DU 20 JANVIER AU 20 MARS DU 20 JANVIER AU 20 MARS Le candidat constitue son dossier en vérifiant et complétant les rubriques sur son identité, ses coordonnées, sa scolarité actuelle. Il sélectionne ses candidatures (24 maximum) (L1, BTS, DUT, CPGE.) à partir des menus déroulants. Il classe ses candidatures selon sa préférence (il pourra modifier l ordre de ses vœux jusqu au 31 mai). Il commence à confirmer ses candidatures (il pourra le faire jusqu au 2 avril). Rappel : - Un vœu confirmé ne peut plus être retiré de la liste. Il peut ne pas être classé mais il continue à compter dans le nombre de vœux autorisés. - La confirmation n interdit pas la modification de certains éléments du dossier (CV, lettre de motivation ) jusqu au 2 avril. Début de la phase d orientation active pour les vœux L1. Suivi et accompagnement des élèves de Terminale dans leurs démarches d inscription par le professeur principal et le COP. Le professeur principal dispose d un accès spécifique au site qui lui permet de visualiser en temps réel, pour les élèves de la classe dont il a la charge, la progression de leurs démarches. Il peut ainsi vérifier si les élèves : - ont constitué un dossier d inscription, - ont sélectionné des candidatures, - ont complété leurs dossiers et confirmé leurs candidatures Il n a pas connaissance des demandes exactes (seulement les types de formations demandées) ni de l ordre des vœux retenu par l élève. L établissement d origine accède aux mêmes fonctionnalités que le professeur principal mais pour l ensemble des classes de terminale de son établissement. AVANT LE 25 MARS Remontée des notes et appréciations du 2 ème trimestre et mise à disposition des bulletins aux élèves. 20 janvier : début de la phase d orientation active pour les vœux L1 (avis de l université à formuler de préférence avant le 20 mars). Suivi statistique des inscriptions L établissement peut suivre la progression du nombre de candidatures pour ses formations. Il dispose également de données l informant sur la progression des inscriptions sur l ensemble des établissements qui proposent la même formation. Saisie des contrats d apprentissage A partir du 20 mars jusqu à la fin de la procédure, les établissements ayant des formations en apprentissage peuvent saisir les contrats d apprentissage des candidats au fil de l eau. 3/7

4 DU 1 ER MARS AU 1er AVRIL (recommandé après le 21 mars) L établissement complète la fiche pédagogique LE 21 MARS Récupération des coordonnées des candidats pour les formations devant établir des convocations. JUSQU AU 02 AVRIL Le candidat complète son dossier : saisie des notes, CV, lettre de motivation Il est recommandé de commencer cette saisie à partir du 21 mars car les élèves peuvent ajouter des candidatures jusqu au 20 mars. - Saisie des AEL (appréciations en ligne) par les professeurs pour les candidatures des élèves Le professeur principal peut suivre sur le site l avancement de la saisie des notes et appréciations par les enseignants de la classe dont il a la charge Il confirme ses candidatures Il peut imprimer ses fiches de candidature - Saisie de l avis du chef d établissement sur les candidatures des élèves Les appréciations sont modulables en fonction du type de formation. 3 AVRIL Du 3 AVRIL AU 29 AVRIL Confirmation automatique des candidatures complètes. Saisie des capacités d accueil Pour les STS, ce chiffre officiel est transmis par le SAIO. LE 07 AVRIL Récupération des listes des candidats pour les commissions d admission. Les établissements ont accès aux fichiers Excel candidats (un par formation). 3 MAI Date limite du traitement des dérogations de secteur par le SAIO Pour chaque candidat, le fichier mentionne des renseignements sur la scolarité actuelle, la fiche pédagogique comportant les notes et avis saisis par les professeurs (pour les élèves de terminale), le bac d origine et la mention (pour les candidats déjà bacheliers),. Ces fichiers permettent aux établissements de faire des tris informatiques pour préparer le travail des commissions d admission. Remarque : L ordre des vœux n est pas communiqué. 4/7

5 DU 16 AU 27 MAI Saisie des données d appel - nombre de places à pourvoir (c est-à-dire la capacité d accueil moins le nombre de redoublants) - nombre de candidats à appeler en tenant compte d une éventuelle sur-affectation et en gardant si nécessaire des places pour les «meilleurs bacheliers». Ce chiffre est modifiable jusqu à la troisième phase d admission pendant les périodes de simulation. JUSQU AU 27 MAI Suivi et accompagnement des élèves dans leurs démarches par le professeur principal et le conseiller d orientation-psychologue - Organisation des commissions d admission pour les formations sélectives - Classement des dossiers - Saisie des classements arrêtés par les commissions d admission : un numéro d ordre ou la mention NC (Non Classé) doit être attribué à chaque candidature JUSQU AU 31 MAI Le candidat classe ses vœux A PARTIR DU 1 ER JUIN Le candidat peut consulter sa fiche pédagogique. 5/7

6 DU 08 JUIN AU 19 JUILLET A PARTIR DU 8 JUIN DU 2 JUIN AU 19 JUILLET Propositions d admission en trois phases successives : A chaque phase, au mieux, une seule proposition est faite au candidat, la meilleure possible par rapport à sa liste de vœux. En cas de proposition, les vœux moins bien classés s annulent automatiquement. Le candidat se connecte pour savoir si une proposition d admission lui est faite. Si tel est le cas, il doit y répondre dans un délai de 5 jours. Si le candidat ne répond pas à la proposition d admission, il est considéré comme démissionnaire. 1 ère phase : du 8 juin 14h au 13 juin 14h 2 ème phase : du 26 juin 14h au 1 er juillet 14h 3 ème phase : du 14 juillet 14h au 19 juillet 14h Quatre réponses sont possibles : OUI définitif : le candidat accepte la proposition et aucune autre proposition ne lui sera faite. OUI MAIS : le candidat accepte pour l instant mais il maintient sa candidature pour ses vœux mieux classés. Il doit alors participer à la phase suivante. Si, lors de la phase suivante, il souhaite rester en OUI MAIS, il doit impérativement confirmer cette réponse sous peine d être considéré comme démissionnaire. Si une formation mieux placée lui est proposée ultérieurement, il perdra automatiquement ses droits sur la proposition actuelle. NON MAIS : le candidat refuse la proposition mais maintient sa candidature pour ses vœux mieux classés. Il n est pas sûr d avoir une autre proposition et il ne pourra plus être admis dans la formation qu il refuse ni dans les formations moins bien classées. DEMISSION Générale : l élève ne se porte plus candidat pour les formations gérées dans l application. Il convient de s assurer qu il a bien d autres projets. Suivi et accompagnement des élèves : - Le professeur principal dispose d un accès spécifique au site qui lui permet de visualiser en temps réel, pour les élèves de la classe dont il a la charge, la progression de leurs réponses aux propositions d admission qu ils reçoivent. - Certains candidats omettent de se connecter pour répondre. Dans ce cas apparaît la mention «en attente de réponse». Si le candidat ne répond pas à la proposition d admission, il est considéré comme démissionnaire. DU 15 MAI JUSQU A FIN SEPTEMBRE Préparation de la session Remontée SIECLE des élèves de première - Remontée des notes et appréciations des trois trimestres ou des deux semestres de première (après le dernier conseil de classe de première) (il ne sera pas possible en décembre 2016 de remonter les notes de première en même temps que les notes de terminale). Phases de simulation (avant chaque phase de proposition) : L établissement prend connaissance des données disponibles sur le site afin de réajuster si nécessaire le nombre de candidats à appeler. Phases de proposition d admission : Suivi statistique des admissions (rubrique : suivi admission mode réel) 1 ère phase : - Simulation : du 2 juin au 6 juin (2 simulations par jour les 2,3 et 6 juin) - Admission : le 8 juin 14h - Réponse des candidats avant : le 13 juin 14h - Démission automatique des candidats sans réponse : le 15 juin 14h 2 ème phase : - Simulation : du 17 juin au 23 juin - Admission : le 26 juin 14h - Réponse des candidats avant : le 1 ER juillet 14h - Démission automatique des candidats sans réponse : le 3 juillet 14h Avant le 8 juillet : Modifier éventuellement le nombre de candidats à appeler en ajoutant les places gardées pour les bacheliers méritants 3 ème phase : - Simulation : du 8 juillet au 12 juillet - Admission : le 14 juillet 14h - Réponse des candidats avant le : 19 juillet 14h - Démission automatique des candidats sans réponse : le 21 juillet 14h 6/7

7 DU 27 JUIN AU 29 SEPTEMBRE A PARTIR DU 27 JUIN DU 27 JUIN AU 29 SEPTEMBRE Procédure d admission complémentaire Cette procédure s adresse à tous les candidats, notamment ceux qui n ont pas eu de proposition d admission ou qui n avaient pas fait acte de candidature dans les délais en procédure normale. Cette procédure est entièrement informatisée. S il ne l avait pas fait, le candidat constitue un dossier APB dans l application et saisit en ligne ses bulletins. Puis il se porte candidat jusqu au 25 septembre sur les formations déclarant disposer de places vacantes. L affichage des propositions et de la gestion des listes d attente se termine le 29 septembre minuit. Le candidat consulte régulièrement son dossier afin de savoir si une proposition d admission lui est faite. Si tel est le cas, il doit répondre dans le délai imparti faute de quoi la place pourra être proposée à un autre candidat. Ce délai est de : 1 semaine jusqu au 20 août 72 heures du 20 au 31 août 24 heures à partir du 1 er septembre Suivi et accompagnement des élèves sans solution pour la procédure d admission complémentaire. Enregistrer éventuellement les statistiques de la session en cours avant sa fermeture. Procédure d admission complémentaire Les établissements qui disposent de places vacantes après avoir épuisé leurs listes de candidats classés s inscrivent à la procédure complémentaire. Dès qu un candidat postule pour l une de ces formations, l établissement examine le dossier électronique et décide ou non de faire une proposition d admission. DU 08 JUIN A FIN SEPTEMBRE DU 08 JUIN A FIN SEPTEMBRE Inscription dans l établissement : après avoir répondu «oui définitif» ou «oui mais» à une proposition d admission, le candidat se conforme aux instructions qui lui sont données sur le site par l établissement pour effectuer son inscription administrative. Saisie des inscriptions administratives dans APB lors de l inscription administrative des élèves. DANS LA SEMAINE SUIVANT LA RENTREE Saisie des présents dans APB. Enregistrer éventuellement les statistiques de la session en cours avant sa fermeture. 7/7