GUIDE DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL

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1 GUIDE DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL POUR L AGENT Avril 2009 DRH - Université de La Rochelle 1

2 SOMMAIRE 1. Les principes de l entretien p.3 a. Les enjeux b. Les objectifs c. Les acteurs 2. La préparation de l entretien p.8 a. La préparation individuelle b. Les conditions de réussite 3. Le déroulement de l entretien p L utilisation du support d entretien p Les suites de l entretien p.22 DRH - Université de La Rochelle 2

3 1. LES PRINCIPES DE L ENTRETIEN DRH - Université de La Rochelle 3

4 a. Les enjeux Appliquer le décret du 17 septembre 2007 (n ) stipulant : «Art. 2. Le fonctionnaire bénéficie chaque année d un entretien professionnel qui donne lieu à un compte rendu.» «Art. 3. L entretien professionnel est conduit par le supérieur hiérarchique direct du fonctionnaire. Il porte principalement sur : - les résultats professionnels obtenus par le fonctionnaire eu égard aux objectifs qui lui ont été assignés et aux conditions d organisation et de fonctionnement du service dont il relève ; - les objectifs assignés au fonctionnaire pour l année à venir et les perspectives d amélioration de ses résultats professionnels [ ] ; - la manière de servir du fonctionnaire ; - les acquis de son expérience professionnelle ; - les besoins de formation du fonctionnaire eu égard, notamment, aux missions qui lui sont imparties, aux compétences qu il doit acquérir et aux formations dont il a bénéficié ; - ses perspectives d évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité.» «Art. 4. Le compte rendu de l entretien professionnel est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct du fonctionnaire. Il est communiqué au fonctionnaire qui le signe après l avoir, le cas échéant, complété par ses observations sur la conduite de l entretien ou les différents sujets sur lesquels il porte, puis le retourne à son supérieur hiérarchique qui le verse à son dossier.» «Art. 6. Le supérieur hiérarchique direct peut être saisi par le fonctionnaire d une demande de révision du compte rendu de l entretien professionnel. Ce recours gracieux est exercé dans un délai de dix jours francs suivant la communication à l agent du compte rendu de l entretien. Le supérieur hiérarchique direct notifie sa réponse dans un délais de dix jours après la demande de révision de l entretien professionnel.» «Art. 7. Au vu de leur valeur professionnelle appréciée [ ], il est attribué aux fonctionnaire, dans chaque corps, un ou plusieurs mois de réduction par rapport à l ancienneté moyenne exigée par le statut du corps pour accéder d un échelon à un échelon supérieur. «Art. 9. Des majorations de la durée de service requise pour accéder d un échelon à un échelon supérieur peuvent, après avis de la commission administrative paritaire compétente, être appliqués aux fonctionnaires dont la valeur professionnelle est insuffisante, par décision du chef de service.» «Art. 12. Pour l établissement du tableau d avancement, il doit être procédé à un examen approfondi de la valeur professionnelle de l agent compte tenu notamment : 1 des comptes rendus d entretiens professionnels 2 des propositions motivées formulées par les chefs de service» «Art. 13. Lorsque des régimes indemnitaires prévoient une modulation en fonction de la manière de servir, celle-ci est appréciée par le chef de service au vu du compte rendu de l entretien professionnel». DRH - Université de La Rochelle 4

5 Répondre aux objectifs fixés dans le contrat quadriennal : Extraits du contrat quadriennal de développement : «L établissement souhaite renforcer la gestion des ressources humaines au service du projet d établissement afin d avoir la meilleure adéquation besoins/compétences et de consolider une gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences mise en place sur le précédent contrat. Les objectifs contractuels ne pourront être atteints sans la valorisation de la principale richesse de l université, ses ressources humaines. Une véritable politique de gestion des ressources humaines, tant pour les enseignantschercheurs que pour les IATOS, intégrant simultanément la gestion des emplois, des personnes et des compétences et s appuyant sur les grands axes de la politique scientifique et pédagogique sera mise en œuvre. Les leviers au service de cette politique sont notamment : - la poursuite des actions concernant les personnels IATOS autour des entretiens professionnels (projet de service, définition fonctionnelle des postes, management par objectifs, mobilité, ).» DRH - Université de La Rochelle 5

6 b. Les objectifs Tout au long de l année, vous avez l occasion, avec votre supérieur hiérarchique, de régler les problèmes quotidiens liés à vos activités. L entretien professionnel s inscrit dans cette suite de contacts mais il permet de structurer et de formaliser un dialogue dont l objectif est de faire le point et de préparer l avenir. C est un moment de connaissance et de reconnaissance de votre travail qui a pour fonctions : l amélioration de la qualité du service rendu le développement de la communication interne la facilitation des relations professionnelles Il doit vous permettre en tant que titulaire du poste de : - Situer vos missions et responsabilités au sein de l établissement. - Mesurer votre contribution à l efficacité de l organisation (évaluation des résultats et appréciation des compétences mises en œuvre). - Faire connaitre votre travail dans sa réalité et son quotidien, vos réussites, vos difficultés rencontrées, vos efforts réalisés, les aides attendues. - S engager sur vos objectifs futurs. - Exprimer vos souhaits (projet professionnel, formation, évolution de carrière, mutation,...). Tous les personnels titulaires et contractuels de l université sont concernés par l entretien professionnel qui se déroulera, chaque année, avant l été. DRH - Université de La Rochelle 6

7 c. Les acteurs L Agent : Vous êtes au cœur de l entretien, qui n a de sens que si c est vous qui vous exprimez principalement. Vous donnez toutes les informations nécessaires à la bonne étude de votre situation de travail. Vous pouvez formuler des propositions d amélioration des outils, du fonctionnement de votre service, des relations avec d autres services ou composantes. L évaluateur : C est votre responsable direct qui assure la conduite de l entretien. Il joue le rôle de pilote. Il a donc la responsabilité de l organisation de l entretien (prise de rendez-vous) et s assure que l ensemble des éléments nécessaires à son bon déroulement soient réunis. En introduction ou au cours de l échange, il rappelle vos objectifs en lien avec le projet de l établissement et les objectifs du service ou de la composante. La direction de composante : C est la direction de composante qui fixe les objectifs collectifs d où découlent vos objectifs individuels. Elle doit être, à l issue de l entretien, destinataire des conclusions de l entretien. La DRH : La Direction des Ressources Humaines assure la mise en œuvre de la collecte des informations, du suivi du processus, de l analyse et de l exploitation des données recueillies. La Direction de l établissement : Elle fixe les objectifs et axes de progrès et est responsable des actions à mettre en œuvre. DRH - Université de La Rochelle 7

8 2. LA PREPARATION DE L ENTRETIEN DRH - Université de La Rochelle 8

9 a. La préparation individuelle Avant l'entretien et pour qu il y ait un réel dialogue, chacun prépare l'entretien de son côté. C'est une phase indispensable de part et d'autre car elle détermine la qualité de l'échange. En effet, l entretien porte sur des faits concrets et argumentés, d où l importance de la préparation. Vous devez vous préparer en tant qu agent : En faisant un bilan sur la tenue du poste actuel. Qu est-ce qui a caractérisé mon action au cours de cette année? Ce qui a changé dans mon travail et à quoi j ai dû m adapter. En comparant vos activités aux missions confiées et identifiées sur votre fiche de poste. Les activités de mon poste sont-elles claires et suffisamment décrites, ainsi que mes missions? Les activités de ma fiche de poste ont-elles évoluées? Sont-elles susceptibles d évoluer? En examinant les indicateurs de réalisation, l utilisation des moyens mis à votre disposition et le suivi des plans d actions. Quelles sont mes réussites? Pourquoi? Ai-je rencontré des difficultés? Lesquelles? Quelles propositions pour les résoudre puis-je faire? En vous interrogeant sur la pertinence des informations transmises à votre responsable à l occasion des mises au point relatives aux missions qui vous ont été confiées. En proposant des axes de progrès pour l année à venir. Quels sont mes points forts et mes points faibles à améliorer? Quels types d objectifs sont envisageables pour la période à venir? Le travail me parait-il varié, répétitif, intéressant?y a-t-il des moyens de le rendre plus satisfaisant? En recensant enfin vos souhaits personnels (formation, évolution de carrière, mobilité ). Mes conditions de travail me permettent-elles de répondre aux résultats attendus? Ai-je besoin de renforcer mes compétences dans tel ou tel domaine? Ai-je une expérience suffisamment large de ce poste pour envisager une autre fonction? Quels sont mes projets d évolution professionnelle? DRH - Université de La Rochelle 9

10 Éléments nécessaires à votre préparation en tant qu agent : Vos objectifs de la période écoulée Votre fiche de poste. Les documents écrits pouvant être utiles à l entretien. Le compte rendu de votre précédent entretien professionnel (s'il existe). Vos formations suivies. Un support vierge d entretien peut vous servir pour mettre par écrit cette préanalyse. Il pourra ainsi vous servir au cours de l entretien. Vous pouvez l imprimer via l application FEVE dans la partie «mes évaluations compte rendu vierge». b. Les conditions de réussite Nous vous conseillons : de faire le bilan des suites de votre entretien précédent : bilan des actions mises en œuvre depuis le dernier entretien professionnel. de vous posez les questions suivantes sur les postes que vous occupez depuis le dernier entretien professionnel : - Quelles sont vos tâches au quotidien? - Avez-vous eu d autres missions? de faire la liste des formations que vous avez suivies. Pensez à préciser ce que chaque formation vous a apporté. de réfléchir à vos souhaits d évolution et aux actions envisagées pour y parvenir, par exemple : formations, accompagnement, tutorat, de prendre du recul par rapport à votre activité quotidienne et à ses difficultés, mais aussi de présenter vos points forts, vos atouts et vos réussites. DRH - Université de La Rochelle 10

11 3. LE DEROULEMENT DE L ENTRETIEN DRH - Université de La Rochelle 11

12 L entretien est conduit par votre responsable hiérarchique direct, c est-à-dire celui qui organise et contrôle votre travail. Dans tous les cas, il sera conduit par une personne désignée, avant l entretien, par le chef de service ou de l établissement et que vous connaissez. Les entretiens sont structurés par un document intitulé «Compte rendu de l entretien professionnel». Le support d entretien permet tout à la fois de montrer les étapes de l entretien et de formaliser les décisions et remarques. Le formalisme de rédaction demandé par le support est une des conditions qui permet par la suite d en assurer la bonne exploitation. Les Cinq temps forts de votre entretien professionnel : L accueil et l introduction : Votre responsable hiérarchique direct rappelle le cadre de l'entretien et ses finalités. Le bilan factuel de la période écoulée, d'abord de votre point de vue en tant qu agent évalué, puis à l occasion d un échange avec votre responsable : - Faire le point sur votre activité professionnelle écoulée. - Faire le point sur le contenu de votre mission. - Mettre à jour votre fiche de poste. - Dresser le bilan de vos réalisations de l année (les points forts les points faibles, les satisfactions - les difficultés). - Préciser vos attentes vis-à-vis de votre supérieur hiérarchique, de l organisation du travail, de votre équipe de travail, des conditions de travail. La préparation des objectifs de la période suivante et de la façon de les réaliser (moyens, délais, ). Cette phase s'effectue à partir des propositions d'objectifs de votre responsable et de votre part, en fonction des objectifs généraux de l établissement. - Déterminer les pistes de progrès et d amélioration. - Fixer vos objectifs en fonction des objectifs qui ont été définis pour votre service et pour votre responsable hiérarchique. - Clarifier la délégation. L échange sur les perspectives de déroulement de votre carrière. La conclusion. DRH - Université de La Rochelle 12

13 Chaque étape de l entretien est importante. Voici quelques éléments d aide : L entretien doit être un dialogue constructif entre votre responsable et vousmême (questions ouvertes qui vous laissent la possibilité de vous exprimer, reformulation afin de s assurer qu il n y a pas d erreur d interprétation, ) L objectif recherché est d arriver, avec votre responsable hiérarchique direct, à améliorer le fonctionnement du service dans lequel vous travaillez et les résultats atteints. L entretien doit être mené par votre responsable avec un grand souci d écoute vis à vis de ses agents. De votre côté, vous devez mettre à profit ce moment privilégié d écoute pour faire remonter objectivement les informations qui aideront votre responsable à mesurer la justesse de son appréciation. L entretien n est qu un des éléments de suivi de votre activité et de l activité de votre service. Ce suivi doit être complété par des points échelonnés entre deux entretiens. Validation de l entretien : Vous disposez d un espace vous permettant d apporter un commentaire sur des points qui n auraient pas été abordés précédemment ou que vous souhaitez reformuler en fin d entretien. Vous devez signer le document, ainsi que votre responsable, afin de formaliser la fin de l entretien et votre accord sur son contenu. Les signatures sont là pour garantir que le compte-rendu d entretien est conforme à ce qui s est déroulé. DRH - Université de La Rochelle 13

14 5. L UTILISATION DU SUPPORT D ENTRETIEN DRH - Université de La Rochelle 14

15 A. Revue du programme d objectifs de la période écoulée : Le bilan de votre contribution à la réalisation des objectifs du service et de vos objectifs personnels Cette rubrique se construit sur le rappel des objectifs collectifs, quand ils existent, et individuels de la période écoulée. Votre responsable doit y noter : vos résultats obtenus. vos observations ainsi que les siennes sur vos résultats en tenant compte des circonstances dans lesquelles ils ont été atteints. l analyse des écarts entre vos objectifs préalablement fixés et vos résultats obtenus. La compréhension de ces écarts constituant l objectif premier de l entretien. Ainsi, autant le commentaire peut susciter un débat, autant les résultats doivent être indiscutables (d après les indicateurs qui ont été définis au moment de la fixation et du partage des objectifs). DRH - Université de La Rochelle 15

16 B. Revue du programme d objectifs de la période à venir : La fixation de nouveaux objectifs pour la prochaine période Les objectifs indiquent les priorités d action liées au poste. A la différence des missions qui sont structurelles, les objectifs sont conjoncturels et expriment votre contribution, attendue en tant qu agent, à un moment donné, dans le cadre de vos attributions et des orientations collectives de votre service. Les objectifs sont réalistes et en nombre limité (de l ordre de 2 ou 3). Exemples d objectifs : Réduire de moitié les délais de traitement des notes administratives. Mettre à jour dans l année la brochure des règles de sécurité. Accélérer la mise en paiement des factures. Remplacer la moitié du matériel défaillant d ici à un an. Apprendre à conduire une réunion. Organiser sur le plan logistique l ouverture des nouvelles filières. Effectuer la refonte de l intranet de l université. Se former au logiciel Powerpoint. Proposer des améliorations pour alléger le contenu du dossier administratif des vacataires. Réduire de 20 % les coûts des prestataires externes. Développer des tableaux de bord des moyens. Multiplier la fréquence des contrôles en matière de respect des normes de sécurité et d hygiène. Préparer l actualisation des nomenclatures liée à la mise en place de la LOLF... DRH - Université de La Rochelle 16

17 C. Situations d activités Il s'agit de retenir 3 ou 4 situations d activité qui caractérisent vos activités réalisées et significatives pour la période écoulée. Leur description constitue le point de départ de l échange que vous devez avoir avec votre responsable. Elles vont permettre à votre responsable de porter une appréciation sur la maîtrise des compétences attendues sur votre poste en s appuyant sur la réalité. A noter que sur le plan relationnel, aborder l'entretien par cette rubrique est un bon moyen pour créer un climat de confiance. Elle vous donne l'occasion de vous exprimer sur votre vision des choses. DRH - Université de La Rochelle 17

18 D. Positionnement des compétences et aptitudes Les compétences à évaluer sont, en partie, issues de votre fiche de poste. D autres sont identiques pour l ensemble des agents de l établissement. Le positionnement est apprécié et non pas noté. Compétences = ensemble des connaissances (savoirs théoriques et procéduraux), habiletés (savoir-faire et savoirs pratiques) et qualités personnelles (savoirs être) nécessaires à l'exercice d'un métier. Aptitudes = dispositions naturelles ou acquises. Si vous-même vous encadrez des agents, vos compétences et aptitudes propres au management et à la conduite de projets sont à évaluer. DRH - Université de La Rochelle 18

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20 E. Evolutions Évolution sur le poste actuel Votre responsable doit connaître : votre situation administrative (corps-grade en cours et, notamment, promouvabilité de corps, de grade, d échelon, temps partiel ou mi-temps thérapeutique, etc.), vos conditions de travail (matérielles, horaires,...), l'organisation du travail dans la structure (délégation et répartition des tâches, responsabilisation, accessibilité et circulation de l'information, latitude d'initiatives..), les relations inter-services, l'enrichissement des tâches dans le poste actuel. L analyse des écarts constatés doit lui permettre de déterminer les actions à entreprendre. Évolution au-delà du poste actuel (évolution de carrière) L'entretien est l'occasion pour votre responsable de recueillir des informations sur vos potentialités, potentialités qui, pour certaines, ne sont pas exploitées dans votre poste actuel. Quelles sont vos aspirations et orientations souhaitées à court, moyen ou long terme? Quelles sont vos évolutions de carrière envisageables? Quels sont les parcours pour y parvenir, quelles sont les conditions à remplir, quelles sont les étapes et les formations nécessaires, etc.? Votre responsable note vos souhaits, apporte des conseils, donne son avis, aide à bâtir un projet. Cette rubrique vous permet d aborder ensemble les évolutions envisageables de votre fonction, de formuler vos souhaits de mobilité géographique et/ou professionnelle, et enfin d envisager les conditions d application et de faisabilité. DRH - Université de La Rochelle 20

21 Formation suivies et souhaitées Cette partie doit vous permettre de faire le point sur les formations que vous avez suivies pendant la période écoulée : - Les objectifs de formation ont-ils été atteints? - Les compétences acquises ont-elles pu être mises en œuvre sur votre poste de travail? Puis, les besoins de formation émanant de votre part et/ou de votre responsable (liés aux objectifs individuels fixés au préalable, aux objectifs de service, aux évolutions technologiques, aux évolutions de matériels, ) sont discutés et indiqués sur le compte rendu d entretien. DRH - Université de La Rochelle 21

22 5. LES SUITES DE L ENTRETIEN DRH - Université de La Rochelle 22

23 Qui conserve quels documents? Une fois l entretien terminé, le support d entretien sert essentiellement de mémoire aux différents acteurs. L'ensemble des éléments qui a fait l'objet de la discussion est notifié sur le document dont une copie doit être conservée par votre responsable hiérarchique direct et par vous-même. Un autre exemplaire est transmis à votre responsable de composante ou de service, ce qui lui permettra d apprécier la déclinaison des objectifs au sein de son périmètre. Les documents originaux (compte rendu d entretien professionnel et fiches de poste modifiées) seront adressés à la Direction des Ressources Humaines. Personne à contacter : Amélie BOUCHAUD Responsable gestion des compétences, formation et concours amelie.bouchaud@univ-lr.fr DRH - Université de La Rochelle 23