PRODUCTIVITÉ DES PROCESSUS PAIE & RH

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1 PRODUCTIVITÉ DES PROCESSUS PAIE & RH LES 10 FACTEURS CLÉS POUR GAGNER DU TEMPS ET DE L ARGENT

2 LA GESTION DE VOTRE PAIE EST-ELLE PERFORMANTE? TOUS NOS CLIENTS ONT GAGNÉ EN PRODUCTIVITÉ, POURQUOI PAS VOUS? Gagner en productivité est aujourd hui un enjeu majeur pour toutes les entreprises qui sont engagées dans l optimisation de leurs processus et dans la modernisation de leur système d information. COMMENT? Les entreprises sont exposées à l accélération des réformes et des évolutions légales avec des con séquences directes sur les paramétrages de leur réglementaire de paie. Ces modifications fréquentes et complexes requièrent une expertise que les entreprises maîtrisent mal, mobilisent des ressources non disponibles et des investissements non budgétés (mises à jour logiciel, paramétrages, formations...). Le succès grandissant du modèle Cloud libère les entreprises de la gestion des infrastructures informatiques pour leur permettre de se concentrer sur l amélioration de leur processus métier. QUELLE MÉTHODE? Fort de ses 1000 clients, Nibelis a mené une étude à grande échelle pour mesurer précisément les bénéfices de productivité obtenus auprès d un panel d une centaine d entreprises de tailles et d activités diverses. Dans cette brochure, le leader français du SIRH en Cloud, se livre à un exercice inédit : il détaille toutes les étapes du processus de paie et identifie, pour chacun d entre eux, les sources d économies et de pro ductivité à portée de clic. À travers l exemple d une société modèle, représentative de ses clients, Nibelis démontre de façon détaillée et chiffrée tout l intérêt de confier à un prestataire expert la tâche à la fois cruciale, minutieuse, chronophage et incontournable de production de la Paie. QUELS RÉSULTATS CHIFFRÉS? À une époque exigeante où chaque entreprise, quelle que soit sa taille, s interroge sur les moyens de gagner en productivité, Nibelis dévoile des gisements de productivité souvent inexploités pour produire la Paie au sein des Directions de Ressources Humaines. Découvrez ainsi comment une entreprise qui gérait auparavant la Paie en interne sur un logiciel du marché, réalise avec la Solution Cloud et les services Nibelis une économie s élevant à plus de 1 % de sa masse salariale. Pour une société de 150 salariés totalisant une masse salariale annuelle de 8 millions d euros, cela représente une économie annuelle de et un gain de 5 jours par mois. À travers les témoignages de nos clients, nous vous invitons à découvrir comment la DRH du 1 er réseau de franchises Alain Afflelou (750 salariés, 800 magasins en France) a gagné 10 jours par mois et réalisé 20 % d économie sur le coût complet de la fonction Paie, le DAF de Tractebel Engineering France (400 salariés dans l industrie, filiale de GDF Suez) a pu doubler l effectif de son entreprise sans modifier son organisation RH, la DRH de la société Acrelec (450 salariés dans l industrie) a divisé par 2 le temps consacré à la Paie. Nos équipes d experts se tiennent à votre disposition pour vous aider à mener une étude similaire au sein de votre entreprise. Nibelis, c est une autre façon d envisager la relation à la Paie, comme en témoigne l un de nos clients, Vanessa Mauree, DRH du Groupe Alain Afflelou : Je recherchais avant tout un prestataire «expert en paie» pour permettre à mon équipe de se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée comme l étude et l analyse des indicateurs RH. Les DRH doivent s orienter davantage sur la mission de «contrôleur de gestion sociale» afin d être plus efficaces. Nous avons par ailleurs réalisé 20 % d économie sur le coût complet de la fonction paie et gagné 10 jours par mois par l automatisation des reportings. 2

3 LA SOLUTION CLOUD & L EXPERTISE NIBELIS DES GAINS DE TEMPS ET D ARGENT TANGIBLES GAINS FINANCIERS 1% DE LA MASSE SALARIALE GAINS DE TEMPS 5 JOURS PAR MOIS CONFORMITÉ & FIABILITÉ GAIN DE VEILLE LÉGALE GAIN DE 0,5 JOUR ORGANISATION INTERNE GAIN DE AUTOMATISMES GAIN DE 0,5 JOUR OUTILS COLLABORATIFS GAIN DE DÉCLARATIONS GAIN DE 1 JOUR MAINTENANCE INFORMATIQUE GAIN DE GESTION DU PERSONNEL GAIN DE 2 JOURS PRESTATIONS ANNEXES GAIN DE SAISIE ET CONTRÔLE GAIN DE 1 JOUR Étude Nibelis 2016 réalisée sur un panel de 100 clients 3

4 GAIN FINANCIERS DÉCOUVREZ LES 5 CENTRES DE COÛTS MAJEURS SUR LESQUELS NIBELIS PERMET DE VOUS FAIRE GAGNER DE L ARGENT Outre le facteur temps, le gain financier sur les coûts directs et les coûts cachés est le second outil de mesure de la productivité d une entreprise. Les coûts directs d une li - cence et de la maintenance d un logiciel de paie sont les plus visibles. Mais ils sont loin de représenter les seuls coûts réels associés à la gestion de la Paie. Beaucoup de coûts indirects sont noyés dans les charges de l entreprise et pèsent pourtant considérablement sur ses finances. Pour mesurer les économies possibles, prenons l exemple d une entreprise modèle s interrogeant sur l opportunité de recruter un gestionnaire de paie ou d externaliser la mission. Comment cette entreprise peut-elle concrètement réaliser des économies?

5 CONFORMITÉ & FIABILITÉ DU PLAN DE PAIE GAINS FINANCIERS /AN La Paie est une fonction complexe. Selon le ministère du travail, 40 % des bulletins de salaire comportent des erreurs. Les sources de ces erreurs peuvent être classées en 3 grandes catégories : 1 les compteurs, 2 les éléments du brut, 3 les taxes et allègement Fillon. Quatre exemples illustrent ces coûts cachés : Compteurs faux en faveur du salarié : on constate en général 5 % d écart. Lorsque l on fait le solde de tout compte, l écart (entre 2 à 4 jours) sera payé en trop sur l indemnité congés payés. Erreur dans l assiette de calcul du brut des congés payés : la prime d ancienneté est souvent entrée à tort dans le calcul. Notre entreprise modèle a de cette façon économisé par an en rectifiant le calcul de son brut CP. Versement de la taxe transport : au sein de notre entreprise modèle, une taxe transport était versée à tort pour ses vingt commerciaux. Lors de l audit avant la mise en place de la Solution Nibelis, l erreur a été identifiée et une démarche auprès de l URSSAF a été engagée afin de récupérer le trop versé depuis 3 ans, soit Calcul de l allègement Fillon : cette réduction sur les cotisations sociales URSSAF sur les bas salaires demande à être correctement calculée pour ne pas avoir à payer de pénalités en cas de trop perçu ou de subir un manque à gagner dans le cas contraire. 220 salariés CAMILLE ANTON Responsable Ressources Humaines Les mises à jour de rubriques, les modifications de valeurs, de plafonds ou de taux (plafonds de la Sécurité sociale, valeur du SMIC, base de la GMP ), les évolutions sur des règles de calcul (loi Fillon, base CSG, CICE ) ou de cotisations sont effectuées en temps réel dans la solution, nous permettant de produire des paies justes, conformes et dans les temps. ORGANISATION INTERNE DU SERVICE DE PAIE GAINS FINANCIERS /AN En confiant à Nibelis ses tâches administratives, notre entreprise modèle réalise un important gain de temps. Elle peut ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que la gestion des talents et la gestion de la formation. Le service de gestion de la Paie gagne en performance et se concentre sur son métier. Pour une entreprise de 150 salariés, la production de la Paie repose sur une personne : l entreprise est dépendante de sa présence. Le risque de rupture de compétences est élevé. En réponse à cette rupture de compétence, notre entreprise modèle a dû s organiser en faisant appel à de l intérim pour pallier un congé maternité. Le coût de cet intérim a représenté salariés THIERRY PATIN Directeur Administratif Financier Aujourd hui comme il y a 8 ans, un seul collaborateur gère la paie. Si le passage du seuil des 200 salariés nécessite souvent l embauche d un gestionnaire supplémentaire, la productivité apportée par Nibelis a permis d absorber cette croissance sans devoir doubler le poste paie. Le budget alloué est resté proportionnellement stable, sur un excellent ratio. 5

6 OUTILS COLLABORATIFS GAINS FINANCIERS /AN De nombreux processus RH impactent le service de paie mais également les managers et les salariés. Les outils collaboratifs permettent de gagner en fiabilité et en efficacité. Nibelis propose une gamme complète d applications RH pour répondre à l ensemble de ces enjeux : absences, présences, notes de frais, portail salarié, portail manager Par exemple, notre application Absences permet de fiabiliser les compteurs et le calcul des indemnités de congés, de gagner du temps par le biais de processus fluides et dématérialisés. Dans le cas de notre entreprise modèle, le calcul des indemnités de congés en cas de départ était surévalué de par an. 65 salariés MARINA DAUVISIS Responsable Ressources Humaines Auparavant, je devais extraire les données d un logiciel interne. Les données étaient souvent fausses, ce qui m obligeait à contrôler manuellement, une par une, les demandes de congés de mes salariés. Grâce à l application Absences de Nibelis, je bascule automatiquement les congés en paie sans avoir à les ressaisir, en cliquant sur un bouton. Cela ne prend que quelques secondes. INFRASTRUCTURE INFORMATIQUE GAINS FINANCIERS /AN Avec la Solution Cloud de Nibelis, les services de gestion de la Paie s affranchissent du coût de l infrastructure informatique qui leur incombait et comprenait : L acquisition du logiciel, La maintenance annuelle, Les mises à jour lors d évolutions majeures, Les serveurs, back-up, sauvegardes, ligne internet sécurisée, etc. Notre entreprise modèle consacrait à cette maintenance technique. 6

7 PRESTATIONS ANNEXES GAINS FINANCIERS /AN Des prestations annexes sont généralement facturées par des intégrateurs, des prescripteurs, des juristes ou des experts comptables. Ces prestations, souvent coûteuses, impactent le coût global de la Paie : Les mises à jour du plan de paie : 1 à 2 jours (800 /jour) Les coûts de formation : a minima 1 à 2 jours de formation par an Le conseil dans les évolutions légales (cabinet spécialisé, cabinet d audit, expert-comptable) Le support en droit social : chaque mois le service RH est confronté à au moins une question délicate sur laquelle un conseil va intervenir. Notre entreprise modèle consacrait à ces prestations annexes. 260 salariés ALINE EKOBO Responsable Comptable Je trouve certaines fonctionnalités remarquables, même si elles ne sont utilisées qu occasionnellement. Par exemple, nous pouvons facilement communiquer à l organisme chargé de la gestion de l intéressement un fichier spécifique concernant tous les salariés, et générer en un clic la production des courriers liés à la participation avec les informations attendues. Nibelis nous permet d effectuer cette gestion de manière autonome, avec un réel gain de temps et d argent. 7

8 GAIN DE TEMPS DÉCOUVREZ QUELS SONT LES GAINS DE TEMPS OFFERTS PAR L APPLICATION NIBELIS TOUT AU LONG DU CYCLE DE PAIE Dans un contexte économique et social exigeant, où les fonctions RH sont exposées à de nombreux challenges et à un élargissement du périmètre de leur mission, gagner du temps est devenu un enjeu prépondérant. La vocation de Nibelis consiste à décharger les collaborateurs des tâches administratives de plus en plus complexes, récurrentes et chronophages, afin qu ils puissent allouer davantage de temps à des missions à plus forte valeur ajoutée comme la gestion des talents.

9 VEILLE LÉGALE, PARAMÉTRAGE ET MISE À JOUR DU RÉGLEMENTAIRE GAINS DE TEMPS 0,5 JOUR/MOIS Dans un environnement juridique en perpétuelle évolution, une veille légale rigoureuse est indispensable pour toute entreprise afin de réduire au maximum les risques liés à l oubli ou à la mauvaise interprétation des nombreuses réglementations. Le département juridique de Nibelis prend en charge cette mission : il assure l intégralité de la veille, depuis la compréhension des textes, leur bonne interprétation, le suivi de la jurisprudence jusqu au contrôle du paramétrage de ces évolutions au sein de la Solution Nibelis. Au cours des trois dernières années, des réformes majeures ont été mises en place comme la réduction des taux des allocations familiales, la modification du calcul de la réduction Fillon, la simplification du bulletin de salaire, la mise en place du versement santé et l harmonisation des seuils d effectifs. De plus, tout au long de l année, des nouveautés ponctuelles s ajoutent aux grandes évolutions et demandent une prise en compte immédiate : Nouveaux taux (taux AT, taux de transport, etc), Nouvelles cotisations (par exemple la cotisation pénibilité «de base»), Mise à jour du plafond de la Sécurité sociale, Mise à jour et paramétrage du plan de paie. Au-delà de ces obligations légales et réglementaires, la fonction paie doit également prendre en compte les évolutions liées à la croissance de l entreprise. Ainsi, le dépassement d un seuil d effectif impliquera une mise à jour des paramétrages de la Paie et déclenchera de nouvelles cotisations et taxes. 200 salariés DENIS VANZETTO Directeur Administratif et Financier Grâce à Nibelis, nous avons gagné en productivité. Nous sommes désormais libérés des très nombreuses contraintes liées aux évolutions réglementaires. J ai pu recentrer les équipes sur leur cœur de métier, et arrêter de perdre du temps à vérifier le bon paramétrage d une cotisation, d un calcul ou d une base. AUTOMATISMES DE CALCULS & PRODUCTION DE JUSTIFICATIFS GAINS DE TEMPS 0,5 JOUR/MOIS Nibelis est organisée autour d une base de données unique, avec des rubriques modélisées et communes à l ensemble des clients. Les gains de temps offerts aux 1000 clients de Nibelis résultent des automatismes de calculs, des états de contrôles de ces calculs et de leur traçabilité. Prenons l exemple du solde de tout compte. Pour les CDI, Nibelis génère le solde de tout compte en 30 minutes au lieu de 2 heures en moyenne. Dans les entreprises où le nombre de CDD est très important, l application génère en masse les documents de fin de contrat : bulletins de paie, attestations. Nibelis intègre également une traçabilité de tous les calculs et génère systématiquement un rapport détaillé, ce qui réduit le temps consacré à l explication et à la justification des calculs auprès des salariés, mais également, par exemple, lors de contrôles URSSAF. 9

10 PRODUCTION DES DÉCLARATIONS GAINS DE TEMPS 1 JOUR/MOIS La génération des déclaratifs et des états post-paie est une tâche récurrente pour le gestionnaire de paie. Un temps important est nécessaire à la production et à la transmission de ces déclaratifs nombreux et variés. Même si la généralisation de la DSN doit à terme simplifier cette tâche, la production des déclaratifs reste pour l heure une préoccupation au quotidien. Avec la Solution Nibelis, le gain de temps est considérable : la génération des déclaratifs et des états de contrôle, ainsi que leur télétransmission sont automatiques. De même, le gestionnaire de paie peut produire en quelques minutes les tableaux de bord à destination de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction Financière. GESTION DU PERSONNEL GAINS DE TEMPS 2 JOURS/MOIS La gestion du personnel nécessite la prise en charge d un ensemble de tâches chronophages et récurrentes de saisie, d import, d édition des bulletins et attestations, de production d états et de reportings. Nibelis optimise la gestion administrative du personnel, en offrant : Des bulletins modèles préétablis selon le statut du salarié et appliquant automatiquement les cotisations dues ; La dématérialisation des attestations de type DUE et des bulletins de paie ; L automatisation d alertes pour les visites médicales, les fins de périodes d essai, les fins de contrat CDD La production des attestations tout au long de la vie du salarié : maladie, congé maternité, etc., via la DSN événementielle. L historique des salariés sans limite de temps, même après qu ils ont quitté l entreprise : suivi des carrières, réalisation rétroactive de bulletins prud homaux En terme d analyse, la Solution fournit des tableaux de suivi sur les absences, les primes, les heures supplémentaires et permet de produire en temps réel des états, tels que le registre du personnel, le bilan social ou la BDES. 100 salariés VÉRONIQUE BIORET Directrice Administrative et Financière Les données sociales sont disponibles instantanément, où que je sois! Avec Nibelis, je trouve immédiatement les éléments dont j ai besoin et je gagne beaucoup de temps. C est un réel plaisir que de se connecter à une solution aussi conviviale et simple d utilisation. 10

11 SAISIE ET CONTRÔLE DES VARIABLES DE PAIE GAINS DE TEMPS 1 JOUR/MOIS Le processus de paie suit un cycle mensuel qui consiste à prendre en compte chaque mois pour l ensemble des salariés tous les éléments variables de paie : les primes, les absences, les heures supplémentaires. Avec Nibelis, le calcul des bulletins de paie peut être effectué à tout moment et autant de fois que nécessaire. Ainsi, 100 % des événements du mois sont pris en compte sur le mois en cours pour un cycle de paie raccourci. Plus de reports ni de régularisations! Explications : L application Nibelis permet de combiner plusieurs modes de saisie et d import des variables, tels que la saisie par salarié, la saisie par rubrique (primes, absences.), par lot (par exemple : prévoir et anticiper l affectation de primes pour un département sur une période à venir), l import dynamique de tableurs. La solution intègre des contrôles automatiques afin de pouvoir alerter le gestionnaire de paie sur des incohérences et lui faire gagner un temps précieux dans l identification des sources d erreurs. Grâce à l interface entre l application congés et la Paie, le processus est continu et dématérialisé entre la demande du salarié, sa validation et son intégration en paie. Le calcul des rubriques d absences et des indemnités afférentes est automatique. De la même façon, l interface avec l ensemble des systèmes de gestion des temps (pointages et absences) permet de déverser automatiquement dans la Paie l ensemble des variables de temps, sans aucune ressaisie. 450 salariés SARAH EBÈNE Responsable Ressources Humaines J utilise Nibelis pour la saisie des éléments variables, primes et tickets restaurant, gestion des absences et des congés payés, réalisation des soldes de tout compte et des états déclaratifs. C est une solution de gestion performante qui s avère vraiment simple d utilisation même pour des novices en paie comme moi. 11

12 UNE SUITE SIRH MODULAIRE ADAPTÉE À VOS BESOINS Véritables compléments à la Solution Paie, les différentes applications proposées par Nibelis constituent un SIRH performant et fonctionnel couvrant tous les domaines de la gestion du personnel et des Ressources Humaines. Ces applications relient salariés, managers et gestionnaires de paie au travers de systèmes de workflows collaboratifs. Elles sont regroupées en quatre grandes familles : Talents Planning RH Pilotage Portail RH Talents Planning RH Paie Pilotage Portail RH Formation Compétences & Évaluations Recrutement Absences Présence Activité Administration du personnel Paie Déclaratifs Rapports légaux Simulation budgétaire Décisionnel Gestion Administrative Manager Données personnelles Notes de frais VOTRE SIRH CLOUD suivez-nous sur : Siège Social 157, rue Anatole France Levallois-Perret Tel Agence Nord 6, rue Jean Roisin Lille Tel Agence Sud-Est 40, avenue Pompidou Lyon Tel Agence Ouest 11, allée Duquesne Nantes Tel Agence Sud-Ouest 298, Allée du Lac Labège Tel