Notice explicative de l encodage des factures sur ADISA on Web

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1 Notice explicative de l encodage des factures sur ADISA on Web Version 1.0 du 9/03/2017 Code du document : : / interne / confidentiel / secret Liste de diffusion : Tout le personnel de la DGO3, ainsi que les consultants et les agriculteurs Attention! Seul le portail documentaire DocQual garantit la dernière version applicable. Les éditions sous format papier et électronique doivent être contrôlées avant utilisation.

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3 1.0 9/03/ sur 14 TABLE DES MATIÈRES 1 OBJET ET DOMAINE D APPLICATION REFERENCES LEXIQUE DESCRIPTION SE CONNECTER À L APPLICATION SE CONNECTER : ENCODAGE DES FACTURES EXPORTER LA LETTRE DE FACTURE PIÈCES JOINTES FACTURES POINTS D ATTENTION ENVOYER UN FORMULAIRE... 14

4 1.0 9/03/ sur 14 1 OBJET ET DOMAINE D APPLICATION Ce document est une notice explicative de l encodage des accessible via le Portail PAConWeb : Il décrit en détail les étapes à réaliser pour l encodage des factures. 2 REFERENCES Les références législatives sont données à titre informatif. Seuls les textes publiés dans le Journal Officiel des Communautés européennes et dans le Moniteur belge ont valeur officielle. Arrêté du Gouvernement wallon du 10 septembre 2015 relatif aux aides au développement et à l investissement dans le secteur agricole et leurs arrêtés modificatifs. Arrêté ministériel du 10 septembre 2015 exécutant l AGW du 10 septembre 2015 relatif aux aides au développement et à l investissement dans le secteur agricole et leurs arrêtés modificatifs. 3 LEXIQUE LISTE DES ABRÉVIATIONS ABR Signification AGW Arrêté du Gouvernement wallon

5 1.0 9/03/ sur 14 4 DESCRIPTION 4.1 Se connecter à l application Se connecter : Comme pour l introduction des formulaires, vous devez vous connecter au portail «PAC on Web». Pour ce faire vous allez à l adresse suivante : et vous cliquez sur «Se connecter». Lorsque vous entrez dans l application, vous arrivez sur la page d accueil. Vous devez alors, choisir le dossier pour lequel vous voulez ajouter les factures. Vous pouvez retrouverr le dossier soit dans les «dernières mises à jour» si celui-ci est un des derniers à avoir été modifiés, soit à l aide du bouton qui reprend toutes les demandes. Il vous est alors possible de retrouverr votre dossier à l aide de la «recherche». A l aide de la liste déroulante vous pouvez choisir sur quel type de formulaire le tri doit se faire. Vous pouvez encoder le numéro portail du dossier afin d obtenir le dossier voulu. Vous pouvez encoder le nom dossier afin d obtenir tous les dossiers reprenant ce nom là.

6 1.0 9/03/ sur 14 Ce bouton vous permet de faire un tri en fonction de la date de création des dossiers. En cliquant dessus un pop-upp s ouvre Vous pouvez choisir «avant» ou «après» une date donnée ou une «période». Vous encoder et cliquez sur. Le bouton, efface la demande. Ce bouton vous permet de faire un tri en fonctionn de la date d envoi des dossiers. En cliquant dessus un pop-up s ouvre Vous pouvez choisir «avant» ou «après» une date donnée ou une «période». Vous encoder et cliquez sur. Le bouton, efface la demande. Ce bouton vous permet de faire un tri en fonction du statut des dossiers. En cliquant dessus un pop-up s ouvre Vous pouvez choisir le(s) statut(s) sur le(s)quel(s) vous voulez que le tri se fasse vous cliquez ensuite sur. Le bouton, efface la demande. Le bouton «réinitialiser» efface tous les filtres présents. Le bouton «tout» permet de revenir à l état initial avec tous les dossiers Vous devez cliquer sur ce bouton afin d appliquer le( (s) filtre(s) choisi(s) ou la réinitialisation. Aucune action ne se fera si on ne clique pas sur le bouton «OK».

7 1.0 9/03/ sur Encodage des factures Pour encoder une facture, vous devez entrer dans votre dossier et choisir la «rubrique» factures. La page qui s ouvre reprend le tableau des factures à compléter.. Un Pop-up s ouvre dans laquelle Pour encoder une facture, vous devez cliquer sur le bouton vous encodez les données de la facture.

8 1.0 9/03/ sur 14 Les données à compléter dans ce tableau sont reprises ci-dessous : Num : reprend le numéro d ordre de la facture ; Investissement : reprend la description de l investissement demandé ; Firme : o Pour une reprise : indiquer le nom des cédants ; o Pour une création : indiquer le nom de la société ou de la personne physique reprise sur la facture. - Pour les modèles I : indiquer le nom de la société reprise sur la facture. N Facture : o Pour une reprise : indiquer «néant» ; o Pour une création : indiquer la référence de la facture reprise sur le document. - Pour les modèles I : indiquer la référence de la facture reprise sur le document ; Date facture : o Pour une reprise : indiquer la date de la signature de la convention de reprise ; o Pour une création : indiquer la date à laquelle la facture a été éditée. - Pour les modèles I : indiquer la date à laquelle la facture a été éditée. N facturier : o Pour une reprise : ne rien indiquer ; o Pour une création : indiquer, le cas échéant, le numéro de votre facturier pour cette facture.

9 1.0 9/03/ sur 14 - Pour les modèles I : indiquer, le cas échéant, le numéro de votre facturier pour cette facture. Objet : o Pour une reprise : indiquer le type de reprise (totale, partielle, ) ; o Pour une création : indiquer la nature de l achat repris dans la facture. - Pour les modèles I : indiquer la nature de l achat repris dans la description de la facture. TVA(%) : o Pour une reprise : indiquer 0% ; o Pour une création : indiquer le taux de TVA appliqué sur la facture, en cas d auto liquidation le taux est de 0%. - Pour les modèles I : indiquer le taux de TVA appliqué sur la facture, en cas d auto liquidation le taux est de 0%, ainsi que pour l intra-communautaire sauf quand le taux du pays s applique. Montant HTVA ( ) : o Pour une reprise : indiquer le montant de la reprise ; o Pour une création : indiquer le montant de la facture encodée. - Pour les modèles I : indiquer le montant de la facture encodée. Montant TVA( ) : calcule le montan de la TVA. Montant TVAC( ) : calcule le montant de la facture avec la TVA comprise. Type preuve de paiement : o Pour une reprise : choisir dans la liste le type de preuve de paiement utilisée pour le paiement de la reprise ; o Pour une création : choisir dans la liste le type de preuve de paiement utilisée pour cette facture. - Pour les modèles I : choisir dans la liste le type de preuve de paiement utilisée pour cette facture. Réf. Preuve paiement : indiquer, le cas échéant, la référence du paiement repris sur la preuve de paiement. Lorsque vous avez terminé, vous cliquez sur les données obligatoires est alors affichée dans le tableau, ou sur changement. pour enregistrer vos données. La ligne reprenant pour revenir sur la page sans Vous trouverez dans la partie facture et dans le tableau différents boutons dont la signification est reprise ci-dessous :

10 1.0 9/03/ sur 14 permet d inscrire un commentaire qui vous semble utile pour la bonne compréhension des données encodées. Le mémo est spécifique à une rubrique. signifie que toutes les données sont complètes. signifie qu auu moins une des données est incomplète. «Modifier» si vous cliquez dessus, le Pop-up d encodage s ouvre et vous pouvez faire vos modifications. «Supprimerr» si vous cliquez dessus, un nouveau Pop-up de confirmationn s ouvre : 4.3 Exporter la lettre de facture Si vous cliquez «Supprimer», la ligne sera supprimée, si vous cliquez sur «Annuler» vous revenez sur la page inchangée. Lorsque le relevé des factures est terminé, vous devez exporter la lettre de factures. L export des factures peut se faire de 2 manières différentes : Soit, lorsque vous êtes dans le dossier, vous pouvez utiliser le bouton, Soit, lorsque vous êtes dans le tableau des demandes, vous pouvez utiliser le bouton «Exporter».

11 1.0 9/03/ sur 14 Ces 2 boutons vous permettent de télécharger la lettre des factures. Si le tableau des factures n est pas complet, le message suivant apparaît : Par contre, s il est complet, le Pop-upp suivante apparaît : Vous choisissez de générer la lettree des factures et la langue dans laquellee vous voulez générer le document. Lorsque le choix est fait, vous cliquez sur. Cette lettre doit être signée par les demandeurs qui se trouvent sur la carte CTI par le biais du site internet ou avec le module de signature disponible sur demande à l adresse suivante : sign.dgo31103@spw.wallonie.be. 4.4 Pièces jointes factures Afin de compléter votre dossier, il vous est demandé d ajouter les pièces jointes. Pour ce faire, vous allez dans la rubrique «pièces jointes» et allez dans la partie inférieure spécifique pour les factures.

12 1.0 9/03/ sur 14 Vous devez joindre un justificatif pour chaque ligne visible. Tous les documents à joindre sont à annexer au format «pdf». Les fichiers devront être scannés avec une qualité maximale de 300dpi en noir et blanc ou en niveau de gris. N hésitez pas à vérifier la lisibilité et l orientation des documents scannés. De plus, vérifier toujours que les pièces jointes permettent d identifier clairement le lien avec le dossier (Ex. : mettre l AER avec la page reprenant le nom des personness à qui est destiné cet AER ) La lettre des factures doit être générée comme expliqué plus haut et ajoutée dans la rubrique «Pièces jointes» sous la lettre de demande. Cette lettre doit être signée par les demandeurs qui se trouvent sur la carte CTI par le biais du site internet ou avec le module de signature disponible sur demande à l adresse suivante : sign.dgo31103@spw.wallonie.be. Pour ajouter une pièce jointe, vous devez cliquer sur le bouton jointe demandée. Une Pop-up s ouvre qui se trouve à droite de la pièce Appuyez sur le bouton pour rechercher le fichier à joindre. Vous pouvez également ajouter une description à votre pièce jointe. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur et la pièce jointe sera associée. Le fichier est bien sauvé quand le est remplacé par.

13 1.0 9/03/ sur 14 Si vous voulez joindre un document complémentaire à votre demande, appuyez sur le bouton, le Pop-up suivant apparaît et vous choisissez dans «type» la pièce jointe que vous voulez ajouter et puis vous faites comme pour une pièce jointe normale : Attention, lorsque vous ajoutez une pièce jointe, veuillez à choisir le bon intitulé et à n utiliser la pièce jointe «divers» que si la pièce jointe voulue n existe pas. Les différentes pièces jointes se trouvent derrière le situé au niveau de la ligne «investissement (facture web)[type investissement] [description investissement]» 4.5 Points d attention Les pièces jointes à ajouter sont celles reprises dans la déclaration d investissement et dont les lignes sont présentes dans la rubrique «pièces jointes». Cependant, il vous est demandé de faire attention à la remarque de la notification qui pourrait vous demander des documents supplémentaires. Lorsque vous avez contracté un crédit pour votre investissement, dans tous les cas, vous devez ajouter les documents de crédit dans les pièces jointes, à savoir le contrat ou la convention de crédit daté et signé. Il en va de même pour les factures et les preuves de paiement.

14 1.0 9/03/ sur Envoyer les factures Lorsque votre dossier est complet, il vous est possible de l envoyer soit directement lorsque vous êtes dans le dossier, soit lorsque vous êtes dans la page d accueil. Avant d envoyer le formulaire, n oubliez pas de joindre la lettree des factures signée électroniquement dans les pièces jointes. Vous pourrez constater que le statut de votre dossier passera à «Envoyé». Il vous sera donc impossible de modifier ce dernier tant que l administration n aura pas traité votre demande. Aussi une relecture attentive s impose!