Régie Démarrage exercice 2013

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1 HIS Stratège Régie Démarrage exercice 2013 Agfa HealthCare Enterprise Solutions - S.A. au capital de ,70 euros - Siret N R.C.S. Bordeaux B APE 6202B Siège Social : 4 avenue de l'église Romane ARTIGUES PRES-BORDEAUX Tél : Fax: Siège administratif : Cap de Seine boulevard Paul Vaillant-Couturier Ivry-sur-Seine Cedex - Tél. : Fax :

2 Démarrage exercice Etablissements publics et PSPH L ouverture pourra s effectuer courant décembre, en même temps que les autres modules. Menu : Structures et nomenclatures Démarrage exercice Démarrage GAP Régie recopie N vers N+1 La création d un nouvel exercice consiste en la recopie des paramètres d un exercice sur un autre. Sont concernés : Les opérations comptables Les comptes Les journaux comptables Saisir l exercice à démarrer (2013) et l exercice à reprendre (2012) A la fin de la recopie, par le zoom on obtient la liste des tables recopiées : Compte rendu traitement exercice 2013 HRXOP Nb recopie = HRXEXT Nb recopie = HXETAGEOJ Nb recopie = HRXCC Nb recopie = HXPCG Nb recopie = Ne pas tenir compte du message concernant HRXCORUF qui peut apparaître en bas de l écran. R e m a r q u e Le nombre d enregistrements est variable d un établissement à l autre D autre part cette transaction peut être lancée plusieurs fois sans problème A t t e n t i o n Nous vous conseillons de vérifier que toutes les caisses seront bien ouvertes au Régie - Démarrage Exercice 2013.doc p. 2 / 6

3 01/01/2013 par le Paramétrage GAP Régie Caisse Saisie caisses auxiliaires et centrales. Si vous créez de nouvelles caisses, nous vous conseillons de ne pas mettre de date de fermeture sauf si elle est connue Etablissements publics Saisie de la date de clôture à la Trésorerie Menu : Paramétrage GAP Régie Données de base Paramètres de gestion la date de clôture de l exercice est renseignée comme indiqué ci-dessous : Les encaissements, pour 2012, effectués après le 31/12/2012 seront imputés sur les comptes sur exercice antérieur. Les versements de fonds seront faits avec une date de valeur 2013 (au 01/01/2013 pour les distinguer) Régie - Démarrage Exercice 2013.doc p. 3 / 6

4 Pour le receveur, on effectuera un arrêté de caisse spécifique : Ne pas oublier de mettre la date d imputation sur 2013 afin que les pièces de recettes diverses soient correctement crées. Le message affiché vous demande de confirmer l année d imputation. Ceci afin d éviter une erreur de saisie en cours d année Particularités Certains paramétrages ne dépendent pas de l exercice et ne pourront être modifiés qu après le 01/01/2013 voire plus tard Les tickets repas Un code ticket correspond à un tarif et à une opération comptable. Cette opération comptable est rattachée à des Ufs et à un compte. Cas 1 : Changement de tarif au 01/01/2013 Si la représentation physique du ticket ne change pas, on pourra garder le même code à condition de suivre la procédure ci-dessous : Régie - Démarrage Exercice 2013.doc p. 4 / 6

5 Solution 1 Menu : Paramétrage GAP Régie Données de base Saisie/Modif tickets repas Une nouvelle ligne est créée pour le nouveau tarif comme le montre l image ci-dessus pour le ticket «TRA» qui passe à 7 au 01/01/2013 (l ancien tarif étant valable jusqu au 31/12/2012) Dés le 01 janvier, le nouveau tarif sera appliqué sur les tickets en stock. Solution 2 Une autre solution consiste à créer de nouveaux codes tickets qui seront rattachés au nouveau tarif. Ce système permet de solder les anciens tickets et de vendre les nouveaux au bon tarif. Toutefois cela demande à l utilisateur de connaitre les nouveaux codes. Cas 2 : Changement de compte au 01/01/13 Les comptes sont paramétrés par exercice. Si le changement de compte affecte tous les tickets rattachés à l opération concernée, il suffira de modifier le compte par le menu Paramétrage GAP Régie Comptabilité Saisie des catégories de compte. Si le changement de compte n affecte pas tous les tickets rattachés à l opération, il faudra créer une nouvelle opération par le menu Paramétrage GAP Régie Comptabilité Gestion des opérations comptables. Pour cela il suffit de s inspirer des opérations existantes. Il faudra ensuite donner, aux caisses concernées, le droit d utiliser cette nouvelle opération par le menu Paramétrage GAP Régie Caisse Saisie caisses auxiliaires et centrales Les consultations externes Les comptes des natures de recettes seront éventuellement modifiés, lorsque la facturation de 2012 sera terminée, pour renseigner les comptes Les encaissements effectués pendant cette période seront imputés sur les comptes de Pendant cette période transitoire, l utilisateur pourra, avant de valider les pièces de recettes diverses, modifier le compte receveur et le compte ordonnateur, par le menu Régie-Tiers Comptabilité Arrêté des caisses Consultation pièces arrêté. Pour cela il faut se positionner sur l écriture concernée puis appuyer sur le bouton à droite de la ligne. Le détail de la pièce de recettes diverses est alors affiché et les comptes 2012 peuvent être remplacés par les comptes Régie - Démarrage Exercice 2013.doc p. 5 / 6

6 Les Numéros de quittance Ils seront automatiquement préfixés par l exercice de la date d encaissement lors du premier encaissement sur Régie - Démarrage Exercice 2013.doc p. 6 / 6