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1 apgis Institution de prévoyance 12 rue Massue Vincennes cedex Site Professionnel Opticiens : QUELQUES EXPLICATIONS Institution de Prévoyance agréée par le Ministère chargé de la Sécurité sociale sous le n 930, régie par les articles L et suivants du Code de la Sécurité sociale - SIREN n

2 SOMMAIRE INSCRIPTION AU SERVICE.. 3 Accès au formulaire de demande d inscription... 3 Renseignement des coordonnées du tiers GESTION DU COMPTE... 4 Accès à la modification du compte Changement de mot de passe Demande de renvoi du mot de passe DEMANDE DE DEVIS - PRISE EN CHARGE.. 5 Accès au formulaire de saisie de devis et prise en charge. 5 Saisie des demandes : principes généraux Demandes avec résultat différé Modalités détaillées de saisie des montures. 10 Modalités détaillées de saisie des verres Modalités détaillées de saisie des suppléments pris en charge Modalités détaillées de saisie des équipements lentilles RECHERCHE DE DEVIS - PRISE EN CHARGE. 14 2

3 INSCRIPTION AU SERVICE 3. Accès au formulaire de demande d inscription Validation d inscription 1. Cliquer sur Faire ma demande d inscription dans le domaine Opticien Aller Validation dans le de menu la charte «Référentiel de confidentialité -> Tiers -> Inscription Tiers» ou par la commande «Tiers_inscript» pour accéder à la liste de contrôle des inscription de tiers (fig.1). Cette liste correspond à toutes les demandes d inscription des professionnels de Santé du domaine hospitalier, optique et dentaire. 2. La validation peut s effectuer de deux manières : a) Globalement : En cochant dans la case A valider (encadré 1) dans la liste des inscriptions et en cliquant sur le bouton Valider b) Unitairement : En double cliquant sur la ligne du tiers (encadré 2), pour accéder à la fiche des coordonnées du tiers. Le formulaire (fig.2) se présente en deux parties distinctes : les données transmis par l opticien et les informations de la base tiers Solapgis. Le gestionnaire doit vérifier l exactitude des informations avant de valider l inscription. A noter : La liste de contrôle des inscriptions doit être rafraichie après chaque validation unitaire. 3. Dès la validation de l inscription globale ou unitaire, un mail est automatiquement transmis au professionnel de Santé Renseignement des coordonnées du tiers 1. Enregistrer toutes les informations. Les zones suffixées (*) sont obligatoires. Le cas échéant un message d alerte apparaît indiquant les zones incomplètes. 2. Une fois les informations enregistrées, cliquer sur Valider pour transmettre la demande d inscription à l Apgis. 3. Vos identifiants de connexion vous seront communiqués par mail. 3

4 GESTION DU COMPTE 3. Accès à la modification du compte 1. Dès la connexion, la page d accueil affiche vos coordonnées. La modification des données postales ou modification du mot de passe s effectue en actionnant le bouton Coordonnées établissement (fig.1). 2. La page des coordonnées s affiche, permettant la modification des zones (fig.2). 3. Une fois les modifications effectuées, la page se réinitialise sur les nouvelles coordonnées avec un message Mise à jour effectuée 4. Changement de mot de passe Pour accéder au formulaire de modification, cliquer sur Modification du mot de passe sur la page des coordonnées (fig.2). Vous accédez ainsi à la page de gestion du mot de passe. Procédure de saisie : Saisir l ancien mot de passe et cliquer sur valider. Le système vous demande ensuite de saisir le nouveau mot de passe et de le confirmer. 5. Demande de renvoi du mot de passe Pour recevoir son mot de passe en cas de perte de celui-ci, renseigner l identifiant Finess dans la barre de connexion au site puis cliquer sur Mot de passe oublié? 5 4

5 1 DEMANDE DE DEVIS - PRISE EN CHARGE 6. Accès au formulaire de saisie de devis et prise en charge Demande de prise en charge 1. Après s être connecté au site en saisissant ses identifiants, les demandes s effectuent en cliquant sur La gestion le bouton n intervient Demande que de très prise peu en charge dans la (fig.1). libération d une prise en charge. Elle 2. peut Le consulter formulaire les de prises saisie des en charge informations dans générales la liste des du prises dossier en s affiche charges (fig.2). délivrées Saisir (fig.1). les zones Sur obligatoires la fiche de : l assuré, onglet PEC Date de ou prescription directement datant sur le de tiers moins de 3 ans. Nature d assurance à renseigner en fonction du taux de remboursement du régime obligatoire dont bénéficiera l assuré. Type de renouvellement à renseigner obligatoirement avec les valeurs Nouvelle ordonnance si première ordonnance ou A l identique ou Avec Adaptation si l ordonnance date de plus d un an. Informations bénéficiaire - indiquer soit le N INSEE (la saisie de la clé est facultative), soit le triplet nom + prénom + date de naissance tels que figurant sur la carte tiers payant. Puis cliquer sur Valider pour afficher la liste des bénéficiaires couverts en fonction des informations saisies 3. Affichage des bénéficiaires couverts par l APGIS selon les informations saisies (fig.3). Sélectionner dans la liste le bénéficiaire de l équipement optique en cochant le bouton correspondant situé dans la colonne Choisir. 4. Dès la sélection du bénéficiaire, le tiers accède aux différents formulaires de saisie de l équipement optique (fig.4) 2 5

6 DEMANDE DE DEVIS - PRISE EN CHARGE 7. Saisie des demandes : Principes généraux 1. Les caractéristiques et prix des éléments composant l équipement doivent être saisis sur les onglets correspondants (fig.1). Pour plus de précisions sur la saisie des différents onglets, voir cf $MODALITES DETAILLEES DE SAISIE. Pour chaque élément (Verre, monture, supplément ou lentille), cliquer sur Ajouter afin d enregistrer la saisie dans le panier de prestations. Celui-ci stocke tous les éléments qui feront l objet du calcul de prestations.(fig.2) Tout élément saisi mais non ajouté dans le panier de prestations ne sera pas pris en compte dans le calcul des garanties. 1 Lunettes Lentilles Il est impossible de saisir des équipements lunettes ET lentilles dans un même dossier. => Deux dossiers distincts doivent être enregistrés. Vide les données de l onglet en cours de saisie. Lance le calcul des garanties pour le panier de prestation enregistré. Enregistre dans le panier de prestation l élément saisi Permet de modifier les caractéristiques de la ligne saisie. - A l activation de ce bouton, les données de la ligne sont affichées sur l onglet de saisie, le bouton Ajouter prend le libellé Modifier. - Les codes LPP ne sont pas modifiables - Après avoir modifié les données, ne pas oublier de cliquer sur le bouton Modifier pour enregistrer et mettre à jour les données dans le panier de prestations Supprime la ligne du panier de prestation. Si la ligne sélectionnée est un verre, alors les traitements et suppléments pris en charge correspondants sont également supprimés. 6

7 DEMANDE DE DEVIS - PRISE EN CHARGE 2. Lorsque le panier de prestation est intégralement renseigné, lancer le calcul des garanties complémentaires APGIS en activant le bouton Simuler (fig.1). 3. Les montants de prestations garantis par l APGIS pour l équipement saisi sont alors affichés (fig.2). Pour que les montants complémentaires calculés et affichés puissent donner lieu à un règlement, il est nécessaire que : La correction saisie sur le site soit conforme à la prescription médicale La facture corresponde strictement aux éléments saisis lors de la demande (correction visuelle, description des verres, ) Toute information erronée ou non justifiée entraînera le non-paiement. Dans la majorité des cas, le résultat du calcul des montants complémentaires est affiché instantanément. Toutefois, nous nous réservons le droit d intervenir sur certains dossiers ayant des critères qui doivent être soumis à un Expert de l Apgis. (cf $ DEMANDES AVEC RESULTAT DIFFERE) 4. Sur la page de résultat de la simulation, les différentes actions possibles sont les suivantes : - Enregistrer sans engagement ce résultat en cliquant sur Devis (fig.3) Un document pdf correspondant au devis pourra alors être édité et transmis à l assuré. - Nous transmettre l accord de prise en charge avec tiers payant (fig.4) Un document pdf d accord de prise en charge devra alors être imprimé, signé par l assuré et retourné à nos services accompagné des pièces justificatives (indiquées sur le document) afin de déclencher le paiement. Un accord de prise en charge avec Tiers Payant ne peut être annulé via ce site. Cette opération peut être effectuée en contactant directement nos services. - Saisir un nouveau dossier pour le même bénéficiaire sans enregistrer le résultat de la première demande de calcul, en cliquant sur Nouvelle simulation. Les données du premier dossier saisi sont alors perdues. 7

8 DEMANDE DE DEVIS - PRISE EN CHARGE 4 3 A tout moment sur un Devis, il est possible de donner l accord de prise en charge avec Tiers Payant en cliquant sur Accord Tiers Payant. Prise en charge avec accord Tiers Payant : La demande de règlement ne pourra s effectuer qu en présence des pièces suivantes : Facture et copie de l ordonnance, conformes aux données saisies sur le site Copie de l accord de prise en charge édité depuis ce site DEVIS ET PRISES EN CHARGE VALABLES 6 MOIS A COMPTER DE LA DATE DE LA DEMANDE 8

9 DEMANDE DE DEVIS - PRISE EN CHARGE 8. Demandes avec résultat différé Dans la majorité des cas, le résultat du calcul des montants complémentaires est affiché instantanément. Toutefois, nous nous réservons le droit d intervenir sur certains dossiers ayant des critères qui doivent être soumis à un Expert de l Apgis. Exemples de contextes dans lesquels le dossier devra être analysé par nos services : Prix des verres au-delà de certains montants, ceux-ci étant soumis à un contrôle selon un barème interne. Contrats avec garanties particulières nécessitant une validation des montants par nos experts 1. Dans ces cas, lors du lancement de la simulation, les montants RC ne seront pas présentés, le dossier optique porte alors le statut Non applicable car il ne peut faire l objet d une réponse immédiate (fig.1). Pour nous transmettre la demande afin que celle-ci soit analysée et validée par nos services, vous devrez cliquer sur Devis. 2. Nous réceptionnons alors la demande de cotation. Celle-ci sera traitée dans les 48heures suivant l envoi du dossier (fig.2). 3. Dès que nos équipes auront finalisé le traitement de votre demande, un mail informatif vous sera adressé (fig.3). 4. Vous pourrez alors vous connecter à votre espace afin de connaître les montants de remboursements complémentaires calculés par nos services, et éventuellement donner votre accord pour une prise en charge avec tiers payant (fig.4). (cf $ RECHERCHE DE DEVIS - PRISE EN CHARGE) Rechercher le devis 4 Donner l accord de prise en charge avec Tiers Payant 9

10 9. Modalités détaillées de saisie des montures DEMANDE DE DEVIS - PRISE EN CHARGE 1. Sélectionner le code lpp de la monture, indiquer ses caractéristiques (montage et matière) parmi les valeurs proposées dans les listes déroulantes. Renseigner le prix facturé au client. Enfin, cliquer sur Ajouter pour enregistrer les données dans le panier de prestations (fig.1) Il n est pas possible de saisir plusieurs montures dans un même dossier 2. Les données saisies apparaissent alors dans le panier de prestation, à partir duquel le calcul des garanties complémentaires sera effectué. (fig.2) 10. Modalités détaillées de saisie des verres 1. Sélectionner l œil concerné (droit ou gauche) et le code lpp du verre. (fig.1) Il n est pas possible de saisir plusieurs verre pour un même œil dans un même dossier optique. Certaines prestations ne peuvent faire l objet d une demande en ligne. Merci de prendre contact avec nos services de prises en charge pour les prestations suivantes : Verres avec sphère > 14 dioptries ou < -14 dioptries Verres teintés solaires Verres iséiconiques Tout matériel de basse vision, en particulier matériel pour amblyopie 2. Préciser les caractéristiques du verre (fig.2). Les différentes valeurs proposées dans les listes déroulantes varient selon le code lpp sélectionné. Type de vision : loin, près, multifocale (inclus progressif), microscopique Type de verre : afocal, unifocal, bifocal, trifocal, progressif, mi-distance Matériau : minéral, organique, polycarbonate, trivex ou composite Surface : Asphérique, sphérique, standard, torique Diamètre, Indice Correction visuelle : Le code lpp choisi détermine les éléments de correction visuelle à renseigner. Certaines zones de la correction visuelle peuvent ainsi être désactivées, tandis que les valeurs proposées dans les zones à renseigner varieront selon le code lpp. Les valeurs au plus large proposées sur le site sont les suivantes : Sphère : de -14 à +14 dioptries Cylindre : exprimé en notation cylindre plus, de 0 à +12 Axe : de 0 à 180 Addition : de 0 à 6 Prix : montant facturé au client, hors suppléments pris en charge par la Sécurité sociale (ceux-ci seront renseignés sur un onglet spécifique) 3. Indiquer les éventuels traitements appliqués au verre : Activer le bouton traitements (fig.2) Cocher les traitements appliqués sur le verre en cours de saisie puis enregistrer (fig.3) La fenêtre Traitements se ferme. 4. Cliquer sur Ajouter pour valoriser le panier de prestation avec les données saisies. Le verre et les traitements correspondants apparaissent alors dans ce panier. (fig.4) 10

11 DEMANDE DE DEVIS - PRISE EN CHARGE Enregistre le verre et les traitements correspondants dans le panier de prestation Supprimer la ligne du panier de prestation. Permet notamment de supprimer un traitement indiqué par erreur sur un verre. Modifier le verre et ses traitements - Remarques générales : - Les codes LPP ne sont pas modifiables. En cas d erreur, le verre doit être supprimé et ressaisi. - A l activation de ce bouton, les données de la ligne sont affichées sur l onglet de saisie, le bouton se transforme en. - Après avoir modifié les données, ne pas oublier de cliquer sur pour que les nouvelles données saisies soient prises en compte dans le panier de prestations. - Remarques concernant les traitements : - Le bouton n est pas disponible pour les traitements, qui peuvent seulement être supprimés. - Pour ajouter des traitements à un verre, cliquer sur le bouton du verre, puis sur le bouton - Ajouter les nouveaux traitements en cochant les cases correspondantes, cliquer sur pour mémoriser les informations saisies et revenir à la fenêtre de saisie du verre. - Enfin, mettre à jour le panier de prestations avec l ensemble des modifications concernant les traitements en cliquant sur. Les traitements indiqués dans le panier de prestations n apparaîtront pas sur la page de résultat affichant les montants de garanties Apgis. 11

12 DEMANDE DE DEVIS - PRISE EN CHARGE 11. Modalités détaillées de saisie des suppléments pris en charge par le régime obligatoire Certains suppléments pris en charge ne peuvent faire l objet d une demande en ligne. Merci de prendre contact avec nos services de prises en charge pour les prestations suivantes : Systèmes Antiptosis Supplément pour Sphères > 20 Dioptries Supplément pour monture de lunettes à coque, < 6 ans 1. Prérequis : La saisie d un supplément nécessite que le verre correspondant ait été préalablement saisi et enregistré dans le panier de prestations. Il n est pas possible d enregistrer un supplément seul, c est-à-dire non rattaché à un verre. 2. Commencer par sélectionner dans la liste déroulante l œil concerné par le supplément. Seuls les yeux pour lesquels un verre est enregistré dans le panier de prestation seront proposés. 3. Indiquer ensuite le code lpp du supplément et le prix facturé au client. Enfin, cliquer sur Ajouter pour enregistrer les données dans le panier de prestations (fig.1) 4. Les données saisies apparaissent alors dans le panier de prestation, à partir duquel le calcul des garanties complémentaires sera effectué. (fig.2) La suppression d un verre via le bouton entraîne automatiquement la suppression du supplément associé au verre supprimé. 12

13 12. Modalités détaillées de saisie des équipements lentilles DEMANDE DE DEVIS - PRISE EN CHARGE Les lentilles acceptées peuvent faire l objet d une prise en charge du tiers payant si la prescription est conforme aux indications thérapeutiques prévues au titre II chapitre 2 du TIPS. Les lentilles refusées par le régime obligatoire ne peuvent faire l objet d une demande en ligne. Merci de prendre contact avec nos services de prises en charge pour connaître les garanties sur ce type de prestations. De même, les autres accessoires (tels que les étuis, les produits d entretien, les cordons ) ne peuvent faire l objet d une demande en ligne. 1. Sélectionner l œil concerné (droit ou gauche) et le code lpp, puis préciser les caractéristiques de la lentille (fig.1). Famille de lentilles : souple ou rigide Fréquence de renouvellement : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, traditionnelle Surface : sphérique, torique, multifocal/progressif Correction visuelle / sphère : supérieure à 8,25 ou inférieure à Prix : montant facturé au client. 2. Cliquer sur Ajouter pour valoriser le panier de prestation avec les données saisies. La ligne saisie apparait alors dans ce panier. (fig.2) 13

14 13. Recherche de devis et prises en charge RECHERCHE DE DEVIS - PRISE EN CHARGE Intérêt de cette fonctionnalité : Réimprimer un courrier de devis ou prise en charge Consulter les garanties complémentaires APGIS dans le cadre des dossiers dont le résultat a été communiqué en différé. Transmettre l accord de prise en charge avec tiers payant pour un devis déjà saisi. 1. Cliquer sur Rechercher une prise en charge (fig.1). 2. Renseigner au moins un critère de recherche parmi les suivants : Type de demande : Cotation (appelée aussi Devis ) ou Prise en charge. N INSEE : La saisie de la clé est facultative N de dossier Une fois les critères de recherche saisis, cliquer sur Valider. (fig.2) 3. La liste des dossiers correspondants aux critères de sélection saisis est affichée. Pour visualiser le détail d un dossier, cliquer sur son numéro (affiché en bleu dans la colonne N Dossier ). (fig.3) 4. Le dossier s affiche. Sur cette page, il est possible d imprimer le résultat du dossier. Sur les dossiers de type devis (ou cotation), activer le bouton Accord Tiers Payant pour nous transmettre l accord de prise en charge avec tiers payant. (fig.3) Permet de supprimer une demande en cours de traitement par nos services 14