HOTEL SACACOMIE. D e s c r i p t i o n d e t â c h e s

Dimension: px

Commencer à balayer dès la page:

Download "HOTEL SACACOMIE. D e s c r i p t i o n d e t â c h e s"

Philippe Monette
il y a 6 ans
Total affichages :

1 HOTEL SACACOMIE D e s c r i p t i o n d e t â c h e s Titre de la fonction : Coordonnateur (trice) des ventes Supérieur immédiat : Directrice des ventes Secteur / Unité : Ventes Date de rédaction : 16 octobre 2006 I. Sommaire de la fonction Le(a) coordonnateur (trice) des ventes a pour responsabilité principale de voir à la préparation, à l organisation et à la réalisation de réunions, congrès, voyages de motivation conformément aux ententes préalablement établies entre les clients et l Hôtel Sacacomie (via le vendeur) PRINCIPALES TÂCHES Ouvre les dossiers opérationnels des nouveaux clients groupes signés. Comprend bien les paramètres de la rencontre, reconnaît les attentes et les besoins (niveau d importance de la rencontre, nombre de personnes attendues, durée, budget alloué, profil des participants, etc..) Proposer des sîtes sur le territoire de L Hôtel Sacacomie pour des animations ou activités para réunion, trouver des fournisseurs potentiels. Établir les menus avec les clients, selon les choix proposés par le département de la restauration en conformité avec les budgets des clients, établir avec le client les besoins d audio visuel, l aménagement désiré, etc

2 2 Négocier les tarifs et les arrangements nécessaires avec les fournisseurs concernés et majorer la tarification selon la politique en vigueur à L Hôtel Sacacomie Participe à l élaboration du programme du congrès ou de la réunion et en assure la mise en œuvre par la rédaction de plan de séjour qu il (elle) distribue lors de la réunion de fonction (habituellement 10 jours et plus avant l arrivée du groupe) Voir à mettre en place les services et les activités complémentaires à la tenue de l activité (hébergement et transport des participants, divertissement, services de restauration, etc ) Rencontre des clients lors de visite d inspection lorsque le contrat est déjà signé afin de débuter ses suivis d événements. Accueille les clients à l arrivée de ceux-ci et s assure de réviser le programme avec les personnes concernées et voit aux modifications de dernières minutes et s assure de faire le suivi rapidement avec les départements impliqués. Vérifie la satisfaction des clients tout au long de l événement et au départ; Organise et uniformise la transmission des informations par la conception et l'implantation de formulaires d'utilisation courante avec ses collègues; Collabore afin de maintenir une bonne communication entre le service des ventes et les autres services de L Hôtel Sacacomie; Favorise un climat de travail conforme au style de gestion privilégié par la direction de l'établissement; Rédige et communique tout rapport et/ou compte-rendu exigé par son supérieur immédiat; Exécute toutes autres tâches requises par la nature de sa fonction.

3 III. Principales relations au travail SUPERVISION Aucune COLLABORATION Clients / Fournisseurs / Directeur de la réception / Directeur des activités / Directeur de la restauration / Directeur de l entretien ménager / Directrice financière / Contrôleur adjoint IV. Attentes spécifiques et objectifs de rendement S assurer de l utilisation optimal de toutes les installations et voir à en maximiser la rentabilité S assurer de bon déroulement des activités de l arrivée au départ des participants Assurer la pleine satisfaction du client de manière à favorise son retour éventuel Travail à horaire variable s effectuant généralement sur un quart de travail de jour, mais pouvant impliquer de longues heures de travail en période de pointe. Fonction impliquant d être présent lors de la prestation des services vendus aux clients (jour, soir, fin de semaine ou jour férié) Travail qui peut s effectuer sous pression V. Profil requis pour le poste FORMATION Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en gestion hôtelière et avoir une excellente connaissance de la langue française et anglaise parlée et écrite. EXPÉRIENCE Expérience pertinente de deux (2) ans dans le service hôtelier, de préférence dans un hôtel de villégiature.

4 QUALITÉS PERSONNELLES Posséder une forte capacité créative, de l'autodiscipline, de la disponibilité et de l organisation personnelle. Faire preuve d'un bon sens de relations publiques, de planification, de vente, de négociation. Aptitude pour le service à la clientèle Connaissance du français, de l anglais et autre langue est un atout Capacité à effectuer des transactions monétaires Excellentes aptitudes pour la logistique et les communications Habiletés pour la communication écrite et verbale Leadership et capacité de prise de décision Tolérance au stress

5 Tâches spécifique (au départ) - Mise à jour journalière de la bible - Rapports de ventes mensuels - Classer les contrats - Monter les pochettes de ventes - Mettre à jour les listes de prix, fournisseurs, les cartables - Mettre à jour les grilles d activités - Faire les calendriers des groupes - Faire les horaires du département - Coordonner les petits groupes et les clients F.I.T. VIP - Adjointe administrative de la dirctrice des ventes

Documents pareils

POLITIQUE RELATIVE AUX FRAIS DE DÉPLACEMENT,

POLITIQUE RELATIVE AUX FRAIS DE DÉPLACEMENT, D HÉBERGEMENT ET DE SUBSISTANCE 1.0 BUT, CHAMP D APPLICATION ET PRINCIPES 1.1 La présente politique a pour but d informer les membres des normes à respecter