Outlook Web Access. Notice d utilisation Outlook Web Access

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1 Outlook Web Access Notice d utilisation Outlook Web Access Service T.I.C. Communauté de Communes de la Côte d Albâtre 28/05/2008

2 Sommaire Avant-propos... 3 Etymologie : Courriel / Mail / Accès au courriel... 4 Message relatif au certificat de sécurité... 5 Page d authentification... 6 Boîte de réception... 7 Les dossiers... 8 La barre d'outils... 9 Liste des messages Volet de lecture Créer un nouveau message Carnets d adresses Insérer une pièce jointe Les options Gestionnaire d absence du bureau Options de la messagerie Options du volet de lecture Options du vérificateur d orthographe Sécurité de la messagerie Confidentialité et protection contre le courrier indésirable Apparence Format de date et d heure Options du calendrier Options de rappel Options des contacts Changer le mot de passe Récupérer les éléments supprimés Service T.IC. 2

3 Avant-propos Etymologie : Courriel / Mail / Évolution des termes employés par les utilisateurs Le vocabulaire français sur le courrier électronique reste instable, et l usage hésite encore parmi de nombreux termes. Le mot (ou ), prononcé /imɛl/ ou (plus rarement) /imel/, est très utilisé (le nouveau Petit Robert possède une entrée pour ). Il s agit de l abréviation de l expression anglaise electronic mail, soit courrier électronique, l abréviation en « » étant le fait des anglophones. On emploie également le mot mail /mɛl/, voire le néologisme mèl /mɛl/, surtout dans la langue parlée. Il s agit d un «faux ami» si on l emploie dans ce sens en anglais : mail se traduit en français par courrier, c est-à-dire un envoi postal. Quoique l usage du courrier électronique s est tellement répandu que les anglophones précisent parfois «snail mail» pour dire sans ambiguïté qu ils parlent d un courrier postal ((en)snail signifiant escargot). La boîte aux lettres dans laquelle le facteur dépose le courrier est la mailbox. Le mot (ou ), prononcé /ˈiˌmèl/, correspond à un courrier électronique. Ces termes n ont bien sûr rien à voir avec le mot français «mail» /maj/, qui désigne une allée bordée d arbres semblable à celles utilisées autrefois dans le «jeu de mail», et encore moins avec l émail (des dents notamment). En France, l appellation courriel, d origine québécoise, a été rendue obligatoire pour les textes officiels depuis le 20 juin 2003 par la Délégation générale à la langue française et aux langues de France pour toutes les administrations et services publics français qui ont désormais l obligation d utiliser ce terme de préférence à tout autre. L emploi du terme courriel est un équivalent des termes admis message électronique et courrier électronique lorsqu il s agit du document transféré par une messagerie électronique. Ce terme se répand aujourd hui de plus en plus, et a donné lieu au dérivé pourriel, terme qui s est imposé pour désigner le spam (courriels nonsollicités). La fausse abréviation mél. (pour messagerie électronique) a été proposée en 1997 par la Délégation générale à la langue française et aux langues de France pour préfixer une adresse électronique sur une carte de visite ou un en-tête de lettre, comme on utilise tél. pour indiquer un numéro de téléphone. Mél. ne doit en aucun cas être employé comme substantif. Ceci dit, ce mot ne s est pas implanté en France, ni dans aucun autre pays francophone. On remarque aussi l'apparition du verbe mailer pour envoyer un courrier électronique. Le verbe courrieller n'est pratiquement pas utilisé. [Source : ] Service T.IC. 3

4 Accès au courriel Pour consulter la messagerie, l adresse du site est la suivante : Remarque Attention, l accès à la messagerie passe par une connexion sécurisée (protocole http sécurisé), il faut donc saisir «https» pour que la connexion aboutisse. Le présent guide indique la marche à suivre depuis Internet Explorer 7. Remarque Outlook Web Access est optimisé pour Internet Explorer. L accès est possible depuis d autres navigateurs tels que Firefox ou Opéra, mais une partie des fonctionnalités est alors indisponible, et l organisation des différentes sections peut varier. Service T.IC. 4

5 Message relatif au certificat de sécurité Si le message suivant s affiche (selon le navigateur), le certificat nécessaire à l établissement de la connexion sécurisée n est pas installé. La consultation de la messagerie est tout de même possible, mais non recommandée. Message sous Internet Explorer 7 Cliquez sur «Poursuivre avec ce site Web» Message sous Internet Explorer 6 Cliquez sur «Oui» Le navigateur indique alors une erreur de certificat. Service T.IC. 5

6 Remarque Si vous consulter régulièrement cette messagerie, il est préférable d installer le certificat. Pour cela, reportez-vous à la notice dédiée. Page d authentification Saisissez l identifiant (généralement de type : «prenom.nom») et le mot de passe qui vous ont été fournis par le service informatique de la Communauté de Communes de la Côte d'albâtre. Service T.IC. 6

7 Boîte de réception La messagerie se présente sous forme de trois sections : Dossiers Liste des messages Volet de lecture Remarque Une aide complète sur l utilisation du client de messagerie est disponible en cliquant sur le bouton Service T.IC. 7

8 Les dossiers Boîte de réception : contient tous les courriels reçus. Vous pouvez créer ici des sous-dossiers (clic droit-> «nouveau dossier») afin d organiser les messages. Boîte d'envoi : contient temporairement tous les messages en cours d envoi Brouillons : contient tous les messages écrits mais non encore envoyés. Calendrier : affiche l agenda électronique. Contacts: contient les contacts personnels Courrier indésirable : contient tous les courriels détectés en tant que Spam par l antivirus. Eléments envoyés : contient tous les courriels envoyés Eléments supprimés : contient les messages supprimés (tout comme avec la «corbeille Windows», vous pouvez récupérer un courriel supprimé tant que le dossier n a pas été vidé). Journal : fonction avancée de journalisation des tâches et des rendezvous. Notes : contient les éléments de type «post-it». Problèmes de synchronisation : contient les rapports de synchronisation entre Outlook et un PDA, si un tel partenariat existe. Tâches : contient tous les éléments de type «tâches». Volet de navigation : Dossiers publics : Messages et fichiers publiés depuis la messagerie (non utilisé à la CCCA) Règles : Permet de trier les messages à leur arrivée : Exemple : tous les messages dont l objet contient «finances» sont classés dans le dossier «Boîte de réception\ finance» Options : Permet de configurer et/ou personnaliser sa messagerie. Service T.IC. 8

9 La barre d'outils Création d'un nouveau message. En cliquant sur la flèche, il est possible de créer un nouvel élément de type : Rendez-vous, Contact, Liste de distribution, Tâche, ou Dossier Déplace ou copie la sélection de messages en cours Supprime la sélection de messages en cours (déplace la sélection de messages dans le dossier «Eléments supprimés» Répondre à l'expéditeur du message sélectionné «Répondre à tous» (réponse à l'expéditeur ainsi que tous les destinataires du message en copie) Transférer le message sélectionné à un ou plusieurs autres destinataires Option d affichage de la fenêtre «Volet de lecture», à droite, en bas ou inactive. Vérifier les nouveaux messages. Le client de messagerie interroge le serveur automatiquement à intervalles réguliers. Ce bouton permet d interroger le serveur manuellement au moment souhaité. Recherche de messages (par mot clé dans le champ objet, par expéditeur ou par destinataire. Le carnet d'adresses. Il permet de faire des recherches dans la liste d adresses globale (toutes les ou dans les contacts personnels Activation de l'aide en ligne Service T.IC. 9

10 Liste des messages Les messages non lus apparaissent en gras. Pour chaque message dans la liste : les informations suivantes apparaissent : L expéditeur (dans l exemple ci-dessus «Delphine Marie» La date de réception (14 Mai 2008) L objet («TR: Envoi d'un message : STATION NAUTIQUE» et «Essai de message» L importance du message ( ) Le cas échéant, un trombone ( ) signale la présence d une pièce jointe Un indicateur (drapeau de couleur ) permet de classer les messages par catégories. En cliquant sur le bouton adéquat, la liste de messages peut être triée par : Date de réception (Reçu) Expéditeur (De) Objet (Objet) Importance (! ) Présence d une pièce jointe (trombone) Courrier classé (drapeau) Service T.IC. 10

11 Volet de lecture Le contenu du message, texte et pièce(s) jointe(s) le cas échéant, s affiche en «aperçu» dans la fenêtre. Exemple : Remarque Un ou plusieurs messages d'avertissements peuvent apparaitre, afin de rappeler : Le danger potentiel (virus) que peut apporter le téléchargement de pièce(s) jointe(s) venant d expéditeurs inconnus ou non fiables. Le téléchargement des pièces jointes peut également être interdit par certains clients de messagerie ou ordinateurs, en fonction de la rigueur des paramètres de sécurité choisie. Néanmoins, le serveur de messagerie de la Communauté de Communes dispose d un antivirus qui analyse l ensemble des pièces jointes. Si l une d elles est infectée, la pièce jointe ne sera pas affichée. Service T.IC. 11

12 Créer un nouveau message Cliquez sur Dans la fenêtre de nouveau message, il faut saisir au moins un destinataire : Permet d indiquer le ou les destinataires «principaux». Par convention, ceux sont les destinataires dont vous attendez éventuellement une réponse. Permet d indiquer le ou les destinataires en «Copie Carbone». Par convention, ceux sont les destinataires qui reçoivent le message «pour information». Permet d indiquer le ou les destinataires en «Copie Carbone Invisible». Les destinataires placés en «A» et «Cc» sont dans l impossibilité de voir que le message a été envoyé aux destinataires placés en «Cci». Permet d insérer une ou plusieurs pièces jointes. Intitulé du message. L objet est facultatif mais, par convention, il est vivement recommandé de le renseigner. Service T.IC. 12

13 Saisissez ensuite le corps de votre message, en utilisant si besoin la barre d outils de mise en forme du texte. Une fois le message terminé, il est possible d effectuer différentes actions : envoyer le message, l imprimer, l enregistrer dans les brouillons (il ne sera donc pas envoyé), vérifier l orthographe etc. L ensemble de ses actions sont accessibles par la barre d outils : Envoie le message Enregistre le message (dans le dossier «Brouillons») Imprime le message Insérer une signature préenregistrée en bas du message Vérifie l'orthographe dans le message Ajoute une pièce jointe au message Vérifie que les noms des destinataires existent les carnets d adresses ou si la forme est correcte (xxxx@yyy.zz) Indique le message comme «important» Indique le message comme «peu important» Options telles que la demande de confirmation de réception et/ou la demande de confirmation de lecture. Accéder à l'aide Service T.IC. 13

14 Carnets d adresses Il est possible de rechercher les destinataires enregistrés dans la liste d adresse globale (répertoire commun à tous les utilisateurs de la messagerie) ou dans les contacts personnels, en cliquant sur les boutons «A», «Cc», ou «Cci» Saisissez le nom et/ou le prénom Cliquez sur «rechercher» Sélectionnez le destinataire souhaité Cliquez sur le bouton «A», «Cc» ou «Cci» afin d insérer le destinataire dans la catégorie souhaitée Remarque Une adresse électronique est composée d'un nom de boite séparé du nom du fournisseur de messagerie par (Alt Gr + 0), exemple : @cote-albatre.com Attention : n'est pas une adresse électronique mais une adresse de site internet. Service T.IC. 14

15 Insérer une pièce jointe Cliquez sur ou sur Cliquez sur le bouton "parcourir..." Sélectionnez le fichier à joindre Cliquez sur le bouton "Joindre" Répétez l'opération pour insérer d'autres fichiers Cliquez sur fermer Remarque La taille maximale autorisée pour les pièces jointes est de 6 Mo. Si la taille de l ensemble des pièces jointes dépasse cette limite, un message d avertissement s affiche : Service T.IC. 15

16 Les options Dès lors qu une option est modifiée, cliquez sur le bouton page afin de valider la modification. situé en haut de la Gestionnaire d absence du bureau Le Gestionnaire d'absence du bureau répond automatiquement aux messages électroniques que vous recevez lorsque vous êtes absent. Chaque fois que vous l'activez, Outlook Web Access envoie une réponse automatique à la personne la première fois qu'elle vous envoie un message. Options de la messagerie Pour changer le nombre d'éléments affichés par page dans votre boîte de réception ou d'autres dossiers Sous Options de messagerie, dans la liste affichée à côté de Nombre d'éléments par page, sélectionnez un nombre. Plus le nombre est élevé, plus cela prendra de temps pour actualiser chaque page. Pour indiquer quel élément afficher après avoir déplacé ou supprimé un élément, Sous Options de messagerie, dans la liste affichée à côté de Après déplacement ou suppression d'un élément, sélectionnez une action. Outlook Web Access peut ouvrir l'élément suivant de la liste (action par défaut), ouvrir l'élément précédent ou retourner dans la fenêtre à partir de laquelle vous avez déplacé ou supprimé l'élément et sélectionner (sans ouvrir) l'élément suivant de la liste. Pour activer des notifications sur votre ordinateur lorsque vous recevez de nouveaux messages électroniques, Sous Options de messagerie, activez la case à cocher À l'arrivée de nouveaux messages, afficher un message d'avertissement. Pour faire retentir un signal sonore à l'arrivée d'un nouveau message, Activez la case à cocher À l'arrivée de nouveaux messages, émettre un signal sonore. Service T.IC. 16

17 Pour ajouter une signature personnalisée à chaque message que vous envoyez, 1. Cliquez sur Modifier la signature. 2. Dans la boîte de dialogue Signature, tapez la signature que vous voulez utiliser, mettez-la en forme, puis cliquez sur Enregistrer et fermer. 3. Activez la case à cocher Insérer automatiquement ma signature dans les messages sortants. Pour définir la police que vous voulez utiliser pour les messages que vous créez, que vous transférez et auxquels vous répondez, 1. Cliquez sur Police. 2. Dans la boîte de dialogue Police, sélectionnez une police, ainsi qu'un style et une taille, puis cliquez sur OK. Options du volet de lecture Marquer des éléments en aperçu comme lus ou non lus Utilisez les options suivantes pour déterminer si les éléments affichés dans le volet de lecture vont être marqués comme lus ou rester non lus. Même si vous visualisez un élément dans le volet de lecture, vous pouvez le laisser marqué comme non lu afin de vous rappeler que vous devez y retourner ultérieurement. Pour marquer des éléments que vous visualisez dans le volet de lecture comme lus, 1. Sous Options du volet de lecture, activez la case à cocher Marquer l'élément affiché dans le volet de lecture comme lu. 2. Pour définir un délai d'attente avant de marquer un élément comme lu, tapez une valeur dans la zone de texte Attendre [n] secondes avant de marquer l'élément comme lu. Le délai par défaut est de 5 secondes. Pour marquer des éléments affichés dans le volet de lecture comme lus après avoir sélectionné un autre élément dans la liste, Sous Options du volet de lecture, activez la case à cocher Marquer l'élément comme lu lors du changement de sélection. Cette option est activée par défaut. Pour laisser des éléments que vous visualisez dans le volet de lecture marqués comme non lus, Sous Options du volet de lecture, activez la case à cocher Ne pas automatiquement marquer les éléments comme lus. Service T.IC. 17

18 Options du vérificateur d orthographe Configurer le vérificateur d'orthographe Suivez les procédures ci-après pour personnaliser les options de vérification de l'orthographe. Pour empêcher que le vérificateur d'orthographe vérifie les mots en MAJUSCULE, Sous Options du vérificateur d'orthographe, activez la case à cocher Ignorer les mots en MAJUSCULES. Pour empêcher que le vérificateur d'orthographe vérifie les mots contenant des chiffres, Sous Options du vérificateur d'orthographe, activez la case à cocher Ignorer les mots avec chiffres. Pour vérifier automatiquement l'orthographe d'un message avant de l'envoyer, Sous Options du vérificateur d'orthographe, activez la case à cocher Toujours vérifier l'orthographe avant l'envoi. Outlook Web Access permet de vérifier l'orthographe des messages dans plusieurs langues en utilisant des dictionnaires propres à chacune d'elles. Pour sélectionner un dictionnaire, Sous Options du vérificateur d'orthographe, sélectionnez une langue dans la liste déroulante. Sécurité de la messagerie Vous pouvez mieux sécuriser vos messages électroniques à l'aide d'un protocole de cryptage de message appelé S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extension). Ce protocole permet d'apposer une signature numérique à vos messages afin d'empêcher qu'ils soient falsifiés pendant leur transfert. La signature numérique garantit également au destinataire que vous êtes bien l'expéditeur du message. Vous pouvez également crypter le contenu du message pour empêcher les destinataires non autorisés de le lire. Pour utiliser le protocole S/MIME avec Outlook Web Access, les spécifications suivantes sont requises : Microsoft Windows XP ou Windows 2000 ; Service T.IC. 18

19 Microsoft Internet Explorer version 6 ou ultérieure ; ordinateur permettant le téléchargement et l'installation du protocole S/MIME ; certificats numériques valides pour l'envoi de messages électroniques comportant une signature numérique ou la réception de messages cryptés. Pour installer la dernière version du contrôle S/MIME sur votre ordinateur, sous Sécurité de la messagerie, cliquez sur Télécharger. Si une version antérieure du contrôle est déjà installée sur votre ordinateur, il vous faudra peut-être cliquer sur Réinstaller pour la mettre à jour. Lorsque le contrôle est installé sur votre ordinateur, la barre d'outils du formulaire de création de message contient les boutons suivants : Permet d'apposer une signature numérique au message. Permet de crypter le contenu du message, y compris les pièces jointes. Pour supprimer le contrôle S/MIME, 1. Dans le Panneau de configuration, sélectionnez Ajout/Suppression de programmes. 2. Dans la liste des programmes installés, sélectionnez Microsoft Exchange Outlook Web Access S/MIME, puis cliquez sur Modifier/Supprimer. Confidentialité et protection contre le courrier indésirable Outlook Web Access vous aide à éliminer les messages non souhaités («Courrier indésirable») et à bloquer des liens vers du contenu externe qui font de vous la cible de ces messages. Activer le filtre de courrier indésirable 1. Sous Confidentialité et protection contre le courrier indésirable, activez la case à cocher Filtrer le courrier indésirable. 2. Pour ajouter ou modifier des adresses de messagerie ou des domaines dans vos listes de courrier indésirable, reportez-vous à la rubrique Gérer le courrier indésirable. Bloquer le contenu externe dans les messages HTML Les messages HTML que vous recevez peuvent inclure des liens vers du contenu externe comme des images ou des données audio. Il ne s'agit pas de liens hypertexte soulignés sur lesquels vous pouvez cliquer, mais plutôt de références dans le code source HTML à un emplacement externe sur Internet, tel qu'un site Web. Lorsque vous ouvrez le message ou que Service T.IC. 19

20 vous en affichez un aperçu, l'ordinateur télécharge le contenu externe de sorte que l'image puisse être affichée ou les données audio lues. Ceci est effectué par des expéditeurs légitimes pour éviter d'envoyer des messages volumineux. Toutefois, des expéditeurs proscrits utilisent les téléchargements de contenu externe par votre ordinateur pour vérifier que votre adresse de messagerie est active. Lorsqu'ils savent qu'une personne réelle est associée à cette adresse, vous devenez la cible de courrier indésirable. Le contenu externe utilisé pour vous identifier de cette façon est appelé balise Web. Pour empêcher Outlook Web Access de télécharger des balises Web, sous Confidentialité et protection contre le courrier indésirable, activez la case à cocher Bloquer le contenu externe dans les messages HTML. Indiquer comment répondre aux confirmations de lecture En plus de demander une confirmation de lecture pour les messages électroniques que vous envoyez, vous pouvez décider, en tant que destinataire, si vous voulez envoyer une confirmation chaque fois qu'une personne vous en demande une. Pour envoyer automatiquement une confirmation de lecture chaque fois qu'une personne vous en demande une, sélectionnez Toujours envoyer une réponse. Pour ne jamais envoyer de confirmation de lecture, sélectionnez Ne pas envoyer automatiquement de réponse. Apparence Vous pouvez personnaliser l'affichage de Microsoft Outlook Web Access en sélectionnant un modèle de couleurs correspondant au thème ou au modèle de couleurs Windows actif. Pour changer le modèle de couleurs, 1. Sous Apparence, sélectionnez une couleur dans le menu déroulant. 2. Cliquez sur Enregistrer et fermer. Format de date et d heure Pour définir les formats de date et d'heure utilisés dans vos dossiers de messagerie et dans les éléments du calendrier, utilisez les listes déroulantes afin de choisir votre format préféré pour les différents styles. Remarque Les options de mise en forme de la date et de l'heure varient en fonction de la langue configurée pour Internet Explorer. Outlook Web Access utilise la langue définie pour le navigateur afin de fournir les paramètres régionaux appropriés. Service T.IC. 20

21 Options du calendrier Vous pouvez personnaliser votre calendrier à l'aide des options du calendrier. Pour définir le premier jour de la semaine, sélectionnez le jour voulu dans la liste Premier jour de la semaine. Pour définir le début et la fin des jours ouvrables, sélectionnez les heures appropriées dans les listes Début de la journée et Fin de la journée. Utilisez la liste Première semaine de l'année pour choisir à quel moment Outlook Web Access va commencer à numéroter les semaines de l'année en cours. Les numéros de semaine sont affichés dans la fenêtre du sélecteur de date du calendrier. Si vous ne voulez pas numéroter les semaines, sélectionnez Ne pas afficher le numéro des semaines. Options de rappel 1. Pour recevoir des rappels avant vos rendez-vous et réunions, activez la case à cocher Activer les rappels pour les éléments du calendrier. 2. Pour recevoir des rappels pour les tâches échues, activez la case à cocher Activer les rappels pour les éléments Tâche. 3. Pour accompagner le rappel d'un signal sonore, activez la case à cocher Émettre un signal sonore à l'échéance du rappel. 4. Dans la liste Rappel par défaut, sélectionnez combien de temps avant l'événement, vous voulez recevoir un rappel. Options des contacts Vous pouvez indiquer quel carnet d'adresses vous voulez que le programme utilise en premier pour vérifier le nom d'un contact. Pour qu'il utilise le carnet d'adresses de votre organisation en premier, sélectionnez Liste d'adresses globale. Pour qu'il utilise votre liste de contacts personnels en premier, sélectionnez Contacts. Service T.IC. 21

22 Changer le mot de passe Cliquez sur le bouton Si une fenêtre d authentification s affiche, saisissez votre identifiant et mot de passe actuel Saisissez ensuite : (Inutile de renseigner le domaine) Votre identifiant L ancien mot de passe Le nouveau mot de passe Confirmez le nouveau mot de passe Cliquez sur «ok» Service T.IC. 22

23 Récupérer les éléments supprimés Lorsque vous supprimez un élément du dossier Éléments supprimés, il disparaît définitivement. Toutefois, si vous changez d'avis, vous pouvez le récupérer. Important Vous ne pouvez récupérer un élément supprimé que pendant une certaine durée définie sur l'ordinateur exécutant Microsoft Exchange Server. Pour plus d'informations, contactez un administrateur système de votre organisation. 1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Options. 2. Sous Récupérer les éléments supprimés, cliquez sur Afficher les éléments. Conseil Vous pouvez également ouvrir cette fenêtre en sélectionnant le dossier Éléments supprimés dans le volet de navigation et en cliquant sur Récupérer les éléments supprimés d'outils. dans la barre 3. Dans la boîte de dialogue Récupérer les éléments supprimés, sélectionnez l'élément que vous voulez récupérer. Maintenez la touche CTRL ou MAJ enfoncée pour sélectionner plusieurs éléments. Remarque Si vous ne voyez pas l'élément que vous voulez récupérer, le délai de récupération de cet élément a expiré. 4. Pour remettre les éléments sélectionnés dans le dossier Éléments supprimés, cliquez sur Récupérer dans la barre d'outils ou cliquez sur Supprimer définitivement pour détruire définitivement ces éléments. Service T.IC. 23

24 En cas de problème, contactez le service Informatique par courriel : support.tic@cote-albatre.com Ou par téléphone : Service T.IC. 24