TYPES ET OBJECTIFS DES OPERATIONS DOCUMENTAIRES EN FRANCE ET A L'ETRANGER

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1 BUREAU DE RECHERCHES GÉOLOGIQUES ET MINIÈRES SERVICE GÉOLOGIQUE NATIONAL BP Orléans Cedex - Tél.: (38) TYPES ET OBJECTIFS DES OPERATIONS DOCUMENTAIRES EN FRANCE ET A L'ETRANGER L. X> L Département documentation B.P Orléans Cedex - Tél.: (38)

2 INTRODUCTION De par sa vocation de service public, le département Documentation a mis sur pied un centre de documentation sciences de la Terre qui a largement profité de l'apport de l'informatique. La méthodologie acquise depuis de nombreuses années permet maintenant d'intervenir dans différentes opérations documentaires de types et d'objectifs variés, tant en France qu'à l'étranger. Ces interventions peuvent être spécifiques à l'information géologique, mais elles peuvent constituer un volet d'une opération beaucoup plus importante.

3 -2- I - NIVEAUX D'INTERVENTION Tout centre documentaire a trois missions essentielles à assurer : - récupération des données bibliographiques - traitement de ces données - mise à la disposition des usagers, conservation des documents. L'ensemble de ces missions ou chacune d'entre elles, peuvent correspondre à des niveaux d'intervention différents. 1. Transferts importants de technologie et de savoir faire C'est en fait la création d'un service de documentation, depuis la définition de l'objectif, les moyens jusqu'à la réalisation pratique d'un service, y compris le choix des locaux et du matériel. 2. Assistance technique C'est un niveau intermédiaire qui correspond généralement à une des phases définies précédemment : - Automatisation d'un fichier documentaire existant - Documentation spécialisée dans un domaine spécifique (hydrogéologie, économie minière] - Création d'une bibliothèque - Création d'un thésaurus spécialisé. 3. Fournitures de services II s'agit généralement des outils documentaires déjà créés par le B.R.G.M. et mis à la disposition de tiers ou de prestations de service à des sociétés : - Diffusion sélective de l'information - Recherches rétrospectives - Cession de documentation sur bandes magnétiques - Bibliographies spécialisées. Ces niveaux techniques d'intervention correspondent à des niveaux de décision et de responsabilités différents. a] La création d'un centre de documentation relève de la compétence d'une administration publique centrale car il ne peut être établi qu'à un niveau national (ministère des Mines par exemple). Cependant, des organismes parapublics importants, peuvent détenir des fichiers documentaires nationaux et avoir compétence pour jouer un rôle de service public à l'échelle nationale. Enfin, dans bien des cas, ces opérations documentaires peuvent être financées par des organismes internationaux (PNUD, UNESCO).

4 -3- bj Le rôle d'assistance technique défini précédemment peut s'exercer au bénéfice d'organismes publics ou parapublics possédant des données de base et en nombre important [sociétés minières d'etat ou internationales, services spécialisés]. c) Les fournitures de services ou les prestations s'adresseront à des entreprises, à des organismes d'etat pour un sujet précis, voire à des particuliers. II - REPERTOIRE DE FOURNITURES DE SERVICES OU PRESTATIONS Les fournitures de services correspondent aux outils documentaires mis au point depuis un certain temps déjà par le B.R.G.M. 1. Cahiers bibliographiques "Bulletin signalétique-bibliographie des sciences de la Terre" réalisés en commun avec le C.N.R.S. Ils paraissent sous la forme de huit fascicules mensuels couvrant l'ensemble des sciences de la Terre et se rapportant à la littérature géologique mondiale, soit documents par an. Leur exploitation est facilitée par la présence d'index auteurs, matières, géographiques. Chaque année paraissent des cumulatifs annuels pour chaque thème. 2. Revue de presse en Economie minière Réalisée conjointement par le Bureau de Documentation Minière et le B.R.G.M., cette documentation hebdomadaire permet d'être renseigné immédiatement sur les problèmes miniers : cours des métaux, commercialisation, vie des sociétés minières, découvertes minières, etc.. 3. Diffusion sélective de l'information Le principe consiste à répondre chaque mois, directement par ordinateur, à une question spécifique voire personnalisée. Par lecture d'un "listing", l'ingénieur est ainsi rapidement au courant de ce qui se publie dans le monde sur son problème. 4. Recherches rétrospectives Avant de commencer une étude, un ingénieur a besoin de savoir ce qui a été fait et publié depuis 5, 10 ans ou plus. La question posée en ordinateur lui fournit les références correspondantes sur un stock documentaire important. 5. Cession de bandes magnétiques Bibliographie des sciences de la Terre est réalisée sur bandes magnétiques qui, sous certaines conditions, peuvent être vendues pour exploitation informatique [diffusion sélective de l'information, recherches retrospectives). Le B.R.G.M. peut fournir des prestations à des tiers dans le domaine documentaire. 6. Traitements documentaires automatisés Toute documentation, géologique ou non, réalisée à partir d'un thésaurus de mots-clés, peut être prise en charge afin d'être automatisée. Il peut être fait, à la demande : la perforation des bordereaux, le traitement en ordinateur, la confection d'index analogues à ceux des cahiers bibliographiques.

5 -4-7. Réalisation d'index ou de cumulatifs annuels pour périodiques Après indexation des différents articles d'un périodique "sciences de la Terre", il est possible de fournir sur listing des répertoires ou index annuels. III - REPERTOIRE DE SUJETS D'OFFRE POUR UNE ASSISTANCE TECHNIQUE 1. Création d'un thésaurus pour une documentation fonctionnelle Grâce à la méthodologie acquise, le B.R.G.M. peut apporter son concours pour la réalisation d'un thésaurus nouveau, en liaison étroite avec les spécialistes. Le rôle du Bureau sera essentiellement de structurer ce thésaurus et de le rendre opérationnel (Rôle de_conseil, éventuellement_formation_de_documentalistes). 2. Automatisation d'un fichier documentaire Un service public ou parapublic peut avoir un fichier qu'il désire automatiser en vue d'une meilleure exploitation. Ce peut être le cas pour un service géologique, une direction des mines, un groupe minier qui possèdent de nombreux rapports de prospection, de métallogénie, etc.. Le B.R.G.M. peut intervenir en proposant une méthodologie pour traiter en ordinateur une telle documentation et pouvoir l'exploiter sous forme de Diffusion sélective de l'information ou de recherches rétrospectives. A noter enfin que la mise à jour d'un fichier automatisé est très facile 3. Exploitation rationnelle d'une documentation nationale II arrive que certains pays ont une bibliographie nationale de type traditionnel mais exhaustive, réalisée sous la forme d'index auteurs. Il est souvent très difficile de l'exploiter car les index matières et géographiques sont rudimentaires, car réalisés manuellement. Par indexation des documents, réalisation d'index en ordinateur ou exploitation directe sur mémoire magnétique, le B.R.G.M. peut contribuer à l'exploitation rationnelle d'une telle bibliographie. 4. Création d'une bibliothèque, cartothèque ou d'un service d'archives techniques i Le B.R.G.M. peut assurer la réalisation, la création du fonds documentaire, le fonctionnement et la gestion d'une bibliothèque ou d'un service d'archives techniques, depuis la conception jusqu'au conseil sur le choix des matériels. dy_matériel). IV - CONSTITUTION, ORGANISATION ET DEVELOPPEMENT D'UN SERVICE DE DOCUMENTATION La création d'un centre de documentation national comprend deux volets principaux - Réalisation d'une bibliographie nationale à partir des documents propres au pays ou à un ensemble d'organismes publics ou parapublics - Mise à la disposition des moyens et techniques permettant d'exploiter au mieux les services de documentation existant de par le monde.

6 -5- Pour une bibliographie nationale, il est nécessaire tout d'abord de faire l'inventaire des documents existant, de les indexer, les traiter et les mettre à la disposition des usagers sous une forme accessible. Il y a généralement création d'un thésaurus dans la langue du pays, formation de documentalistes sur place et au cours de stages en France. Le traitement automatique (éventuel) de cette documentation peut être pris en charge par les informaticiens du Bureau mais, dans certains cas, une partie peut être réalisée sur place. Le rôle du B.R.G.M. dans le deuxième volet consiste à proposer au pays les meilleures sources documentaires mondiales et de savoir les exploiter. Ce n'est pas évident à priori et nos collaborations internationales peuvent être d'un très grand secours. Enfin, si le service créé est rapidement opérationnel avec une certaine ampleur, le B.R.G.M. peut l'associer au réseau international qu'il a créé au sein de l'i.u.g.s. (Conseil_et formation de documentalistes, conseil et qhoix_de matériel documentaire!

7 -6- EXEMPLES DE TYPES D'OPERATIONS DOCUMENTAIRES REALISES PAR LE DEPARTEMENT DOCUMENTATION Traitements documentaires automatisés Perforation et traitement sur ordinateur depuis plusieurs années d'une "Bibliographie des corps gras" pour l'institut des corps gras à Paris. Réalisation de cumulatifs annuels pour périodiques Chaque année, des cumulatifs sont réalisés pour les bulletins du B.R.G.M. et un répertoire des résumés scientifiques du Service géologique national. Création d'un thésaurus Réalisation pour la Délégation aux économies de matières premières d'un thésaurus sous forme de schémas fléchés. Création d'un centre documentaire au ministère des Mines et de la Métallurgie de Bolivie Bibliographie nationale Création d'une bibliothèque - cartothèque Service des archives techniques