Réunion technique de lancement

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1 PREFET DE LA REGION ILE DE FRANCE Direction Régionale et Interdépartementale de l'hébergement et du Logement Réunion technique de lancement SPLS - Suivi et Programmation des Logements Sociaux 16 juin

2 Ordre du jour Horaires Séquences 14h30 14h45 14h45 15h15 15h15 16h00 16h00 16h30 16h30 17h00 17h00 17h15 Introduction 2

3 Horaires Séquences 14h30 14h45 14h45 15h15 15h15 16h00 16h00 16h30 16h30 17h00 17h00 17h15 Introduction 3

4 Historique aux services Habitat des départements : 1 er trimestre 2014 aux bailleurs interdépartementaux : 7 février 2014 Signature de l accord francilien de mise en œuvre du pacte USH / Etat : 14 février 2014 Réunion nationale de lancement : 25 avril 2014 Présentation à la Ville de Paris : 27 mai 2014 COPIL de lancement régional, dans le cadre de l accord francilien du pacte USH / Etat : 2 juin 2014 Réunion technique de lancement régionale : 16 juin

5 Les objectifs de SPLS Pour rappel, les principaux objectifs du du portail SPLS (suivi et programmation des logements sociaux) sont les suivants : Disposer de l information la plus complète sur la vie d une opération, depuis sa conception jusqu à la livraison ; Assurer un suivi des dossiers optimisé ; Simplifier et uniformiser le partage des informations entre acteurs locaux ; Enrichir et permettre une meilleure connaissance des besoins en financement ; Constituer le socle de dématérialisation de l instruction des dossiers de financement à horizon Les enjeux pour les s de 2014 : Assurer la saisie de la programmation 2015 dans SPLS ; Initialiser la dématérialisation de l instruction des dossiers de financement. 5

6 Les territoires pilotes et les territoires à déployer en 2014 Nord- Pas-de- Calais Haute- Normandie Ile-de-France Lorraine Bretagne Pays de la Loire Centre Bourgogne Poitou- Charentes Limousin Régions utilisant le portail SPLS (régions pilotes) Régions à déployer en 2014 Provence- Alpes-Côte- D'azur 6

7 Horaires Séquences 14h30 14h45 14h45 15h15 15h15 16h00 16h00 16h30 16h30 17h00 17h00 17h15 Introduction 7

8 1 Une démarche en 4 temps avec des étapes itératives Préparation du 2 Lancement du 3 Déploiement de l'outil 4 Ajustement éventuel de l organisation et des pratiques Etapes clés Resp. Etapes clés Resp. Etapes clés Resp. Resp. Réunion technique de lancement DRIHL / AORIF Campagne d ouverture des droits sur le portail et création des habilitations AORIF / DRIHL/ DHUP Diagnostic sur les habitudes de programmation et la maturité d utilisation du SI existant (enquête en ligne) DRIHL / AORIF COPIL de lancement DRIHL / AORIF Validation de la stratégie de Formation des correspondants régionaux Formations complémentaires SISAL et GALION pour les instructeurs AORIF / DRIHL / DHUP DDT / UT DRIHL Analyse des résultats du diagnostic DRIHL / AORIF Réunion du comité technique sur le processus d ouverture des droits Réunions du comité technique sur le processus de programmation et sur l intégration du portail dans ce processus DRIHL / AORIF DRIHL / AORIF COPIL intermédiaire (à mi-parcours) : validation des ajustements de l organisation et des pratiques et besoins fonctionnels DRIHL / AORIF Prise en main de l application par les MO AORIF / DRIHL / DHUP Validation des règles de gestion Consolidation progressive des données DRIHL / AORIF COPIL final DRIHL / AORIF 8 Validation partenariale de la capacité des bailleurs du panel à saisir la programmation 2015 dans SPLS

9 Activité Introduction Le calendrier indicatif du Mai Juin Juil Août Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Fév. Mars 1 Préparation du Réunion de lancement régionale Diagnostic sur les habitudes de programmation et la maturité d utilisation du SI existant (enquête en ligne) Analyse des résultats du diagnostic 16/06 2 Lancement du 3-4 Campagne d ouverture des droits COPIL de lancement Déploiement de l'outil et organisation Formation des correspondants régionaux DREAL et ARHLM Formations complémentaires SISAL et GALION pour les instructeurs COTECH sur le processus d ouverture des droits COTECH sur le processus de programmation et sur l intégration du portail dans ce processus Prise en main de l application par les MO COPIL n 2 : validation des ajustements de l organisation et des pratiques et besoins fonctionnels Réunion d information intermédiaire Consolidation progressive des données COPIL final : validation de la capacité à collecter la programmation des bailleurs du panel pour 2015 Pilotage national du projet DREAL Bretagne - SPLS 02/06 19/06 01/07 10/06 24/06 10/07 21/05 04/07 17/07 04/09 18/09 11/09 08/09 9

10 Les référents nationaux L équipe projet nationale accompagne le de SPLS des 8 régions à déployer dans le courant de l année Plus particulièrement, elle : Anime le réseau des chefs de projet régionaux au niveau national ; Met à leur disposition une boîte à outils ; Appuie les instances locales lors de leurs rencontres ou dans le cadre des initiatives mises en œuvre pour répondre à des spécificités du territoire. C est le cabinet EY qui assistera la DHUP dans le en Ile-de-France. Organisme DHUP Référents nationaux pour la région Ile-de-France PRZYBYLSKI Mathieu COUTANT Véronique Bretagne Haute- Normandie Ile-de- France Bourgogne Lorraine SCHVARTZ Agathe Poitou- Charentes Limousin EY MOUAWAD Samar GRANGER Caroline Régions accompagnées par le cabinet EY Provence- Alpes-Côte- D'azur ZORODDU Marion Régions accompagnées par le CEREMA Les accompagnements pour

11 L accompagnement offert par la DHUP et par les consultants EY Assistance et appui tout au long du Mise à disposition d une boîte à outils ; Mise à disposition d une enquête en ligne pour la réalisation du diagnostic ; Aide à la définition de la stratégie de ; Participation aux COPIL régionaux et réunions de lancement, si souhaité ; Assistance au lancement de la campagne des droits et à la création des habilitations ; Participation à l animation des réunions du comité technique sur le processus de programmation et sur l intégration du portail dans ce processus ; Aide à la prise en main de l application par les maîtres d ouvrage ; Assistance à la consolidation des données. 11

12 Horaires Séquences 14h30 14h45 14h45 15h15 15h15 16h00 16h00 16h30 16h30 17h00 17h00 17h15 Introduction 12

13 Niveau local Niveau régional Introduction La cartographie des acteurs Etat Maîtrise d ouvrage Délégataires des aides à la pierre Autres acteurs DRIHL AORIF Caisse des dépôts et consignations Collecteurs Action Logement Conseil régional Communes Conseils généraux DDT/UT Organismes de logement social Ville de Paris CA Melun Val de Seine CA Cergy- Pontoise 13

14 Les chefs de projet régionaux (1/2) Les chefs de projet régionaux sont issus d un partenariat entre la DRIHL et l AORIF. Ils assurent : Le pilotage et le suivi de l avancement du projet ; Le lien entre le local et le national (remontée des besoins identifiés, etc.) ; L animation du réseau ; La mobilisation et la coordination des acteurs ; L accompagnement des étapes du (préparation, animation et restitution des réunions, ateliers de travail et rencontres). 14

15 Les chefs de projet régionaux (2/2) L équipe projet nationale propose aux chefs de projet régionaux : Une formation à l application ; Un accès à la base école ; L accès à un site internet dédié avec une FAQ et un espace collaboratif à accès restreint ( ; Des conférence téléphoniques mensuelles, auxquelles participent l ensemble des chefs de projet régionaux des territoires déployant SPLS ; La mise à disposition de supports de formation, documentation utilisateurs, etc. Les chefs de projet en Ile-de-France : DRIHL : Christine Domecq et Béatrice Prévost AORIF : Jean-Yves Boisseleau et Lucie Menigoz 15

16 Les instances de pilotage régionales Composition : Membres du comité de suivi de l accord francilien Rôles : Validation des ajustements de l organisation et des pratiques et besoins fonctionnels Validation partenariale de la capacité des bailleurs du panel de l expérimentation à saisir la programmation 2015 dans SPLS Evaluation du et validation partenariale de l extension de l utilisation de SPLS pour 2016 Dates fixées : COPIL COPIL de lancement : Lundi 2 juin 2014 COPIL n 2 : Fin septembre 2014 COPIL final : Décembre 2014 Composition : DDT/UT Délégataires Bailleurs AORIF DRIHL Rôles : Réflexion sur la gestion des droits Réflexion sur le processus de programmation et sur l intégration du portail dans ce processus Dates fixées : COTECH COTECH sur le processus d ouverture des droits : Mardi 1 er juillet 2014 COTECH sur le processus de programmation et sur l intégration du portail dans ce processus : Jeudi 4 et jeudi 18 septembre

17 Les maîtres d ouvrage pressentis dans l expérimentation Opievoy Arcade Paris Habitat Groupe logement français Terralia Essia Valophis ICF Plaine Commune Habitat Hauts-de-Seine Habitat OPH de Gennevilliers IDF habitat RIVP Osica SNI Efidis I3F Logirep Batigère France habitation Vilogia HLM de la Plaine de France Seine Ouest Val d'oise habitat Trois Moulins Habitat 17

18 Horaires Séquences 14h30 14h45 14h45 15h15 15h15 16h00 16h00 16h30 16h30 17h00 17h00 17h15 Introduction 18

19 l application SPLS Les grandes fonctionnalités de l application Création d une demande par saisie manuelle ou import de fichiers. Pré-programmation et programmation annuelle ou pluriannuelle des demandes. Notification et alertes pour le suivi d avancement. Sécurisation des accès et visualisation des demandes : Chaque maître d ouvrage ne peut visualiser que ses demandes ; Chaque gestionnaire ne visualise que les demandes de son territoire pour l ensemble des maîtres d ouvrage et ce, de la validation au solde de la demande. Consultation, visualisation et mise à jour des informations tout au long du cycle de vie de la demande. Consultation de tableaux de bord adaptés au périmètre de chaque acteur. Historisation des demandes et des paiements. Demande supplémentaire de l Ile-de-France : visualisation du foncier ou des projets sociaux en attente de MO LLS. 19

20 l application SPLS Les statuts d avancement du dossier dans l application En cours Validée Préprogrammée Programmée Constituée Instruite Financée Lancée Livrée Soldée Rejetée Annulée MO = Maître d Ouvrage G = Gestionnaire (Responsable de programmation) I = Instructeur 20

21 A titre général : Tous les maîtres d ouvrage accèdent-ils à l application : communes, associations agréées,? Quel est le calendrier des étapes d un opération offre nouvelle (notamment, il y a-t-il une date limite pour la saisie des demandes pour chaque territoire)? Comment SPLS s intègre-t-il dans les processus de programmation existants? Comment varient les processus selon les territoires (PLH, hors PLH notamment) ou les types d opérations (VEFA par exemple)? Pour les gestionnaires : Quelle sont les étapes préalables d une opération avant son inscription à la programmation? Pour les maîtres d ouvrage : l application SPLS Quels sont les critères de priorité appliqués et le calendrier de la programmation? 21 L enjeu central du : des règles du jeu locales à définir A titre d exemple : Les principes d utilisation du portail SPLS devront être définis dans le cadre de la création d une charte de gestion territoriale

22 Démonstration de M.Przybylski, DHUP. l application SPLS 22

23 Horaires Séquences 14h30 14h45 14h45 15h15 15h15 16h00 16h00 16h30 16h30 17h00 17h00 17h15 Introduction 23

24 Prochaines étapes Etapes Responsable Echéance Lancement de la campagne d ouverture des droits DRIHL / AORIF / DHUP Mi-juin à novembre 2014 Réalisation des diagnostics sur les pratiques de programmation DRIHL / AORIF / DHUP Mi-juin à mi-juillet 2014 Formation des chefs de projet régionaux COTECH sur le processus d ouverture des droits COTECH sur le processus de programmation et sur l intégration du portail dans ce processus COPIL intermédiaire #2 DRIHL / AORIF / DHUP DRIHL / AORIF / DHUP DRIHL / AORIF / DHUP DRIHL / AORIF / DHUP juin er juillet et 18 septembre 2014 Fin septembre 2014

25 Prochaines étapes Zoom sur : Le diagnostic (1/2) Objectifs du diagnostic : Dresser un état des lieux et formaliser les pratiques de programmation en vigueur sur les territoires et dans les organismes Evaluer le niveau d appropriation par les services gestionnaires des SI GALION / SISAL afin d identifier d éventuels besoins de formation Recenser les attentes de maitres d ouvrage Public visé : Gestionnaires (DDT / UT et délégataires) Maîtres d ouvrage Modalités de réalisation : Deux questionnaires d enquête, l un pour les gestionnaires, l autre pour les organismes Échéances : Ajustements et validation de la version définitive des questionnaires par les chefs de projets régionaux Saisie du questionnaire en ligne et envoi des invitations par l équipe nationale Réponse des gestionnaires et maitres d ouvrage pour mi-juillet

26 Prochaines étapes Zoom sur : Le diagnostic (2/2) Analyse : Les réponses aux enquêtes seront mises à disposition des chefs de projets régionaux qui procéderont à leur analyse et restitution s principaux items des questionnaires : Gestionnaires Modalités actuelles de construction de la programmation : Recensement projets / temporalité Partenaires / Circuits Utilisation actuelle de Galion et Sisal Profil Maîtres d ouvrage Identification Construction de la programmation au niveau de l organisme : Recensement des projets Processus interne Attentes / propositions sur des évolutions 26

27 Prochaines étapes Zoom sur : La campagne d ouverture des droits - Les principaux profils Rôles Acteurs Maître d ouvrage Organismes HLM, Associations agréées Gestionnaire (responsable programmation) DDT Délégataires Outils Habilitations + Saisir et valider SPLS Administrateur MO Gestionnaire Principal MO Profils SPLS via GALION Administrateur Local État et Délégataire Instructeur Responsable Chorus Instructeur avec MAD peut valider la programmation Saisir Gestionnaire Délégué MO Instructeur Etat ou délégataire - Lire Lecteur MO Lecteur État ou Délégataire La DDT mise à disposition dans le cadre d une délégation de compétences a également accès à ce jour à l ensemble des données de programmation du délégataire, dans le cadre de ses accès pour l instruction des dossiers. Jeudi 19 mai

28 Prochaines étapes Zoom sur : La campagne d ouverture des droits la démarche La campagne d ouverture des droits sera lancée suite à la réunion du comité technique sur le processus d ouverture des droits, fin août Ce comité définira la procédure de création des habilitations pour la phase de. La campagne d ouverture des droits doit être anticipée dès à présent par les maîtres d ouvrage : Identification d un référent par organisme, dont le nom doit être transmis au chef de projet de l AORIF ; Création d une boîte mél générique par organisme ; Lancement de la réflexion autour de la liste des agents à habiliter : tableau de déclaration d habilitation des utilisations MO au portail SPLS à compléter ; Définition des besoins spécifiques, le cas échéant : l organisme est-il mandataire d un autre organisme? 28

29 Prochaines étapes Zoom sur : La charte de gestion L utilisation du portail SPLS nécessite la définition de principes d utilisation, via la création d une charte de gestion. Cette charte de gestion pourra être composée d un socle régional puis d une déclinaison par territoire de gestion en fonction des variations locales des processus de programmation (concernant le calendrier de la programmation notamment). La réflexion sur les processus de programmation se décompose en deux étapes principales : Un travail préalable sur les processus existants sera réalisé dans le cadre du diagnostic lancé auprès des gestionnaires et des maîtres d ouvrage (mi-juin à mi-juillet 2014). L analyse des réponses aux questionnaires constituera la première étape de la réflexion autour des processus de la région. Les réunions du comité technique sur le processus de programmation et sur l intégration du portail dans ce processus (4 et 18 septembre 2014) ont pour objectif d aboutir de façon partenariale à la création d une charte de gestion, définissant les principes d utilisation du portail SPLS. Les gestionnaires et les maîtres d ouvrage d ores et déjà intéressés pour participer aux réunions du comité technique sur le processus de programmation et sur l intégration du portail dans ce processus devront se faire connaître auprès des chefs de projet régionaux. 29

30 Horaires Séquences 14h30 14h45 14h45 15h15 15h15 16h00 16h00 16h30 16h30 17h00 17h00 17h15 Introduction 30

31 Tour de table des participants Acteurs du projet l application SPLS Prochaines étapes Merci pour votre attention! 31