UNIVERSITE PARIS DIDEROT PROPOSITION DE FORMATION PRISE DE NOTES ET REDACTION DE COMPTES RENDUS

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1 UNIVERSITE PARIS DIDEROT PROPOSITION DE FORMATION PRISE DE NOTES ET REDACTION DE COMPTES RENDUS

2 SOMMAIRE I-A- Objectifs de la formation... 3 I-B- Eléments de contenu... 3 I-C- Méthodes pédagogiques... 6 I-D- Durée... 7 I-E- Suivi de la formation... 7 I-F- Documentation pédagogique... 7 I-G- Evaluation de la formation... 7 Université Paris Diderot 2

3 I- OBJECTIFS DE LA FORMATION - Acquérir des méthodes de préparation en vue de prendre des notes. - Acquérir différentes méthodes de prise de notes, - Développer sa capacité d écoute, - Savoir s adapter aux différentes situations : quoi noter? Comment dégager l essentiel? Les points clés? - Comment retranscrire l esprit d une réunion, distinguer le fond et la forme. - Acquérir des outils pour exploiter les notes afin de rédiger un compte rendu, un relevé de décisions ou une note claire concise et structurée. II- ELÉMENTS DE CONTENU Dans le cadre d une pédagogie active, la participation des stagiaires est sollicitée à chaque étape et des exercices pratiques sont proposés après chaque partie théorique. II-A- La préparation de la réunion - L importance de la préparation, son opportunité. - L identification du T.O.P : Thèmes, Objectifs, Plan. - L ordre du jour, interventions prévues. - Anticiper en prenant connaissance des dossiers avant la réunion - Connaître les participants : combien, qui, pourquoi eux, leurs rôles et statut. Anticiper leurs attentes et réactions prévisibles. Se renseigner sur leur position dans le projet, stratégique ou non, le poids de leur influence. II-B- LA PRISE DE NOTES La prise de notes est un élément essentiel préalable à la rédaction de compte rendu. Le plus souvent l agent qui rédige le compte rendu a aussi pris les notes. La qualité du compte rendu dépend en grande partie de la qualité des notes. - Les finalités de la prise de notes - Comprendre l intérêt des lecteurs afin d identifier quoi noter à qui est destiné le compte rendu. - Quels sont les utilités d un compte rendu. - La synthèse des informations. - La mémorisation de ces informations. - La hiérarchisation des informations. Université Paris Diderot 3

4 - La participation à la réunion elle-même : Sélection des informations : écoute active et sélective et reformulation, Filtrer l information : messages essentiels et secondaires, éliminer le superflu. Eviter les interprétations et déformations. - Les différentes méthodes de prise de notes - Présentation des techniques de prise de notes. structurée,. normée,. systémique,. heuristique,. les notes linéaires,. les notes en colonnes,. la combinaison notes verticales / notes horizontales - Le choix de la technique de prise de notes en fonction de la situation - Le choix des informations nécessaires à la rédaction Méthodes pédagogiques Des mises en situation, permettront aux participants de mettre en œuvre en temps réel les techniques de prise de notes développées lors de courts exposés théoriques. - Comment accélérer sa prise de notes. Utilisation des abréviations. Savoir-faire pour abréger. Se constituer un système personnel d abréviations. Utiliser des signes et symboles logiques. Noter les relations logiques entre les informations.. Utilisation de l écriture phonétique.. Utilisation des symboles.. Trucs et astuces pour une prise de notes efficace. II-C- Exploiter sa prise de notes - Relire et structurer ses notes immédiatement. - Regrouper, classer rapidement et hiérarchiser ses idées. - Distinguer l essentiel de l accessoire, le redondant de la valeur ajoutée. - Utiliser les couleurs pour relier des idées similaires. - Les synthétiser verbalement et par écrit. - Exploiter sa prise de notes suite à une réunion Université Paris Diderot 4

5 II-D- Structurer son compte rendu et le formaliser selon le type de compte rendu à produire - La finalité du compte rendu, comment la déterminer et en tirer les conséquences sur la rédaction. Qui seront les destinataires du compte rendu, et pour quelle utilisation. - plan : chronologique en suivant le déroulé de l ordre du jour, - plan : synthétique ou thématique par thèmes abordés, - présentation synoptique : sous forme de tableau, - le rédiger utilement, - élaboration d une grille de critères caractérisant ce qu est «un bon compte rendu», - la synthèse des informations, - l objectivité du rédacteur, son importance, les pièges du langage, - le style, la lisibilité, la mise en relief de l intérêt du sujet, - l importance, le choix et la place des citations, - le vocabulaire et les formules usuelles. - Comment assurer la traçabilité de la réunion au travers du compte rendu. II-E- LA REDACTION - La lisibilité des écrits. - Les obstacles à la lisibilité : - longueur des phrases : faire des phrases simples, courtes et claires. - enchâssements, - locutions verbales - Les outils d amélioration de la lisibilité - les mots de liaison, - le choix des mots. II-F- LA PRESENTATION DU COMPTE RENDU - Le plan : chronologique, thématique. - La forme et les mentions obligatoires. - La lisibilité : présentation et style. - Le rapport et le procès verbal: point commun et différence avec le compte rendu, quand les utiliser? - Université Paris Diderot 5

6 II-G- LE PROCES VERBAL - Quand faire un PV et quand faire un compte rendu, - Rédaction d un PV - Présentation d un PV - Par qui faire signer un PV Méthodes pédagogiques A partir des notes prises lors des mises en situation, les participants rédigeront des comptes rendus. La mise en commun des travaux individuels permettra aux stagiaires d'apprécier la qualité et l objectivité de leur retranscription. De plus des comptes rendus provenant d autres administrations (mais ayant été anonymés) seront lus, critiqués et réécrits afin de les améliorer. III- MÉTHODES PÉDAGOGIQUES Les apports didactiques alterneront avec des exercices de prises de notes dans différentes situations : mise en situation de réunion avec thème imposé. Nous commencerons par un exercice de prise de notes à partir d une réunion entièrement retranscrite. A partir de ce document les stagiaires prendront des notes. Les notes seront mises en commun afin de comparer les différentes prises de notes et compléter si nécessaire les notes des uns ou des autres. A partir de cette mise en commun un premier compte rendu sera fait. Quand les techniques de prise de notes seront acquises et que chacun saura distinguer l essentiel de l accessoire nous proposerons des thèmes de réunions qui seront menées en formation et au cours desquelles les stagiaires devront prendre des notes. Chaque situation de prise de notes donnera lieu à une mise en commun afin de relever les difficultés rencontrées et si besoin de compléter ses notes. De même, chaque situation de prise de notes donnera lieu à la rédaction d un compte rendu, d un relevé de décisions ou une courte synthèse (dans les cas de lecture de documents). Les stagiaires élaboreront et écriront des comptes rendus de réunion et de procès verbaux à partir des mises en situations. Nous souhaitons que les stagiaires nous renvoient le questionnaire préalable à la formation, 8 jours avant le début de celle-ci. De même nous souhaitons recevoir avant la formation des comptes rendus, PV et rapports rédigés par les stagiaires. Ainsi nous pourrons travailler sur des cas pratiques rencontrés par les participants. Université Paris Diderot 6

7 IV- DURÉE ET DATES 2 jours 26 et 27 juin 2017 Formatrice : Marie-France GUEREL V- SUIVI DE LA FORMATION Dans un délai d un mois, les stagiaires pourront envoyer un compte rendu à l intervenant. Ce dernier l annotera et renverra ses commentaires et propositions d amélioration aux stagiaires. VI- DOCUMENTATION PÉDAGOGIQUE Un document pédagogique d une quarantaine de pages, synthétisant l ensemble des points abordés lors de la formation, sera remis à chaque participant. VII- EVALUATION DE LA FORMATION Une évaluation écrite sera effectuée par le bureau de la formation auprès des stagiaires à l issue de la préparation. Elle pourra être doublée par une évaluation orale effectuée par le bureau de la formation, hors présence du titulaire, auprès des stagiaires. Université Paris Diderot 7