ELECTION CNRS GUIDE "INTRANET EXPERTS"

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1 UPS2299 Organisation des élections ELECTION CNRS GUIDE "INTRANET EXPERTS" Version : 1.3 Date : Février 2010 De : Charline AURIAULT Marie-Pierre KMIHI Philippe WILLOQUET 1/5

2 SOMMAIRE : Présentation de l outil 1. Se connecter 2. Effectuer une recherche sur un nom 3. Effectuer une recherche sur un collège (A1, B1, A2, B2 ou C) 4. Effectuer une recherche sur une section, délégation, unité 5. Problème de résultat à l affichage 6. Imprimer une liste 7. Extraire une population 8. Signaler des erreurs ou oublis Présentation de l outil L'accès en ligne à la liste électorale est destiné à tous les électeurs et leur permet une consultation sur le nom. L'Intranet expert a lui pour objectif de permettre à des personnes habilitées d'avoir une vision plus globale de la population électorale au moment d'une élection. Il peut ainsi permettre : une consultation pour contrôle une extraction de données en csv une impression pour affichage d'une liste électorale en pdf Il existe différents profils d experts ayant accès à l outil : directeur d unité, délégué régional, organisation syndicale, expert de commission électorale. Chaque profil a des possibilités de recherche adaptées à ses besoins. Avertissement : La visibilité peut être limitée selon le profil de l expert (ex : unité, délégation) Les données sont généralement issues de Labintel et/ou de SIRHUS, l'extraction étant réalisée en début d élection 1. Je veux me connecter Comment trouver le site des élections? A l'adresse Ou à partir du site du CNRS ( Cliquez sur Allez jusqu à la lettre «E» et cliquez sur «Elections». (en haut à droite). Accéder à la liste électorale Une fois sur le site Web des élections, cliquez sur (dans le bandeau à gauche). Puis cliquez sur Il faut au préalable avoir été habilité en tant qu "expert" par l'ups2299 Organisation des élections : cela est fait implicitement si vous êtes directeur d'unité (adresse électronique récupérée de Labintel). cela peut être fait spécifiquement pour les membres des commissions électorales ou pour certaines habilitations particulières. 2/5

3 Consultation tout public de la liste électorale (nom par nom) Consultation de la liste électorale sous forme de liste (avec identifiants) Pour se connecter : Si vous êtes enregistré dans le LDAP SESAME du CNRS : identifiez-vous avec l adresse électronique et le mot de passe correspondant que vous utilisez déjà pour Labintel ou pour CRAC en cas d'oubli de ce mot de passe, vous pouvez le redéfinir en cliquant sur "Connexion au gestionnaire de mots de passe" et en suivant les instructions Si vous n'êtes pas enregistré dans SESAME : identifiez-vous avec l adresse électronique et le mot de passe fournis par l'ups2299 en cas d'oubli de ce mot de passe, vous pourrez le récupérer par courriel en entrant votre adresse électronique et en cliquant sur "Valider" La connexion peut échouer, cela peut être du : soit à un couple adresse/mot de passe erroné détecté par SESAME ou par l'ups2299. Vous avez alors la possibilité de rectifier le mot de passe associé à votre adresse électronique (cf. ci-dessus) soit au fait que vous ne figurez pas dans les habilitations de l'ups2299. Contactez nous, ce peut être un oubli 3/5

4 Selon vos habilitations vous aurez éventuellement plusieurs choix possibles de consultation : DU de plusieurs unités DR et DU Avec le profil DU, la consultation sera limitée à la seule population de l'unité. Avec le profil DR, la consultation sera limitée à la seule population de la délégation. En tant que DU, si vous souhaitez qu'une personne de confiance accède aux données électorales de votre unité à votre place, contactez-nous! Nous créerons l'habilitation nécessaire pour que cette personne utilise son accès SESAME et puisse se connecter. 2. Je veux effectuer une recherche sur un nom Votre recherche peut se faire à partir d un nom ou prénom en remplissant tout ou partie de ces champs. Ex : Recherche sur les noms : Dupond ou Dup ou D Ex : Recherche sur les prénoms : Caroline ou Caro ou C Attention aux apostrophes, tirets et espaces pouvant être utilisés dans ces champs. Ex : Jean-Paul ou Jean Paul, L amour ou L amour 3. Je veux effectuer une recherche sur un collège Si vous souhaitez affiner votre recherche sur les collèges, attention au fait que ces derniers ne sont pas toujours identifiés de la même manière d'une élection à l'autre. Ils peuvent donc être source d erreur, soit en ne correspondant pas à votre vision d une population, soit dans le cas d'élections concomitantes. Ex : élection choisie CA et collège choisi A vous n aurez aucun résultat pour votre recherche dans la mesure où seuls les collèges CH et ITA existent pour le CA. CA CS CAP CSD CN Collèges selon l élection Chercheurs (CH) et ITA CNRS-1, CNRS-2, CNRS-3, CNRS-4, CNRS-5, CNRS-6, CNRS-7, CNRS-8, INP-01, INP-02 et INP Je veux effectuer une recherche sur une section, délégation, unité La recherche peut être affinée sur une section, une délégation ou une unité. Si plusieurs élections sont en cours, vous pouvez aussi lancer votre recherche sur plus d'une élection, mais nous vous recommandons cependant de l'éviter. Pour le profil OS le choix d'une seule élection est obligatoire et seuls les agents considérés comme électeurs (valeur OUI) seront visibles. 5. J ai un problème de résultat à l affichage La recherche peut s'avérer infructueuse : o soit il y a 0 réponse: cela peut être lié à l'utilisation d'un critère inadapté pour l'élection en cours o soit le nombre de résultats dépasse la limite des Il faudra alors utiliser un critère de tri supplémentaire pour réduire le nombre de résultats 4/5

5 6. Je veux imprimer une liste Vous avez la possibilité d imprimer (format pdf) la liste des personnels sélectionnés, en cliquant sur le bouton en bas de l écran. 7. Je veux extraire une population Après avoir sélectionné et affiché une population, vous avez la possibilité de la récupérer au format csv, en cliquant sur le bouton en bas de l écran. 8. Je veux signaler des erreurs ou oublis Vous pouvez contacter l équipe des élections par courriel à elections@cnrs-dir.fr ou télécharger une liste de personnel (format csv/excel). Cette extraction peut permettre de nous renvoyer les corrections à effectuer sur la liste électorale (ex : personnel parti, absent de la liste ) en les notant directement dans le tableau Excel et nous renvoyant le ficher par courriel ou fax. 5/5