Guide utilisateur Tiers Payant Optique Section Réunion V6 25/03/2013

Transcription

1 Guide utilisateur Tiers Payant Optique Section Réunion V6 25/03/2013 Section Gestion pour compte de tiers Réunion 1

2 SOMMAIRE PERIMETRE FONCTIONNEL DE CE SERVICE Pg3 Écran d accueil «Mon activité RC» pg5 FONCTIONALITE DE L OUTIL N 1.. pg6 Consultation des devis optique - Ecran «Mes devis optique» pg7 - Règle de gestion complémentaire. pg8 - La validité des devis établis avec engagement.. pg9 - Exemple d une édition d un devis pg10 FONCTIONALITE DE L OUTIL N 2 Saisie des devis optique pg12 - Ecran «Saisie des devis optique» pg13 - Identification du bénéficiaire pg14 SAISIE DES PARAMETRES DU DEVIS OPTIQUE pg15 -Type de prescription.....pg16 - Choix de l équipement pg17 - Choix lentilles.. pg18 - Choix lunetterie......pg19 CALCUL DE LA PRISE EN CHARGE pg21 - Ecran «Impossibilité de calculer le devis»......pg23 - Envoi mail pg24 - Mail et devis réceptionnés..pg25 - Ecran «devis calculé» pg26 I. Exemple d un devis pour un équipement lunetterie ou lentilles acceptées......pg27 II. Exemple d un devis pour un équipement lentilles refusées.... pg28 Section Gestion pour compte de tiers Réunion 2

3 Périmètre fonctionnel de ce service Préambule Ce service «Mon compte en ligne» permet également aux Professionnels de santé Opticiens de l Île de la Réunion, l accès à un télé-service de devis optique permettant de déterminer le niveau de prise en charge sur lequel l organisme d assurance complémentaire de l assuré peut s engager. Ce télé-service de devis optique, uniquement destiné aux Opticiens de l Ile de la Réunion, est mis en place suite à l arrêt du tiers délégué optique au 31 décembre 2011, pour permettre la continuité du service de tiers payant rendu aux assurés et à leurs ayants droit, titulaires d une garantie complémentaire auprès d un organisme ayant confié sa gestion à Apria R.S.A. En acceptant les conditions générales d utilisation du service «Mon compte en ligne», l Opticien de l île de la Réunion certifie avoir pris connaissance des nouvelles conditions d exercice de la dispense d avance de frais induites auprès du Syndicat des Opticiens de la Réunion, ou, en cas d adhésion individuelle, directement auprès des services de gestion locaux d Apria R.S.A. / RAM-GAMEX, et s engage à les respecter. Section Gestion pour compte de tiers Réunion 3

4 Périmètre fonctionnel de ce service Le télé-service de devis en ligne permet à un opticien de la Réunion : de consulter les devis avec engagement réalisés par la plateforme de gestion ou lui même pour un client donné et de les gérer, de saisir des demandes de devis optique, d obtenir une réponse en ligne, d enregistrer le devis ainsi calculé et l imprimer, d annuler les devis avec engagement qu il a effectué dans le cas où le bénéficiaire ne donne pas suite à sa demande. Certaines garanties enfin, sont à ce jour exclues de ce circuit car elles nécessitent une évolution non encore disponible, (verres dit de «proximité», non distingués par leur code LPP, ou bien garanties offrant en plus d un % du PMSS un bonus annuel lié au niveau de correction. Elles sont pour le moment gérées en mode dégradé avec message d information et possibilité pour l opticien d éditer le devis et le faxer ou l adresser via mail à la plateforme de gestion. Ce fonctionnement est décrit dans les pages suivantes. Après connexion à votre compte «Mon activité RO» l accès à cet applicatif se fait par l écran «Mon activité RC» (à gauche de l écran) ensuite le Module «Mes devis optique». Section Gestion pour compte de tiers Réunion 4

5 Ecran d accueil «Mon activité RC» Section Gestion pour compte de tiers Réunion 5

6 Fonctionnalités de l outil en mode consultation Consultation des devis optique : Mes devis optique Règles de gestion complémentaires Exemple d une édition d un devis Saisie des devis optique Identification du bénéficiaire Saisie des paramètres du devis optique Simulation de la prise en charge Section Gestion pour compte de tiers Réunion 6

7 Consultation des devis optique Ecran «Mes devis optique» (1/4) Section Gestion pour compte de tiers Réunion 7

8 Consultation des devis optique : Mes devis optique (2/4) L écran restitue les devis avec engagement effectués par l opticien ou la plateforme de gestion d Apria RSA. Le PS a la possibilité d éditer ou d annuler ses devis via cet écran. Il s agit d un n de devis commençant par OPWEB+10 chiffres. Les devis réalisés par la plateforme commencent par OPAIA+10 chiffres et ne peuvent être annulés que par celle-ci. Règles de gestion Règles de gestion complémentaires complémentaires Si aucun devis avec engagement pour le PS n est trouvé, le message Si aucun devis avec engagement pour le PS n est trouvé, le message suivant est retourné «Vous n avez aucun devis avec engagement». suivant est retourné «Vous n avez aucun devis avec engagement». Tous les devis renvoyés par le WebService AIA «consultation des devis» Tous les devis renvoyés par le WebService AIA «consultation des devis» sont affichés en résultat. sont affichés en résultat. L état du devis est affiché il peut prendre les valeurs : «En cours», L état du devis est affiché il peut prendre les valeurs : «En cours», «périmé», «facturé», «annulé». «périmé», «facturé», «annulé». Les liens «imprimer» et «annuler» ne sont présents pour un devis que si Les liens «imprimer» et «annuler» ne sont présents pour un devis que si l état de celui-ci est «en cours». l état de celui-ci est «en cours». Section Gestion pour compte de tiers Réunion 8

9 Consultation des devis optique : Mes devis optique (3/4) La validité des devis établis avec engagement. 4 mois à partir de la date de création du devis et non à la date d édition. Règles de gestion Règles de gestion complémentaires complémentaires Les devis passent en état «périmé» au bout de 4 mois. En cas de Les devis passent en état «périmé» au bout de 4 mois. En cas de facturation au-delà du mois civil de la demande initiale de devis, et facturation au-delà du mois civil de la demande initiale de devis, et particulièrement sur la période de décembre/janvier, il faut actualiser les particulièrement sur la période de décembre/janvier, il faut actualiser les devis au jour de facturation (jour de délivrance de l équipement) afin de devis au jour de facturation (jour de délivrance de l équipement) afin de s assurer de la validité des montants RC. s assurer de la validité des montants RC. Pour cela, il faut annuler le précédent devis (non encore périmé) et en Pour cela, il faut annuler le précédent devis (non encore périmé) et en saisir un nouveau. saisir un nouveau. Si le retour du WebService «annulation devis» est Ko, le message Si le retour du WebService «annulation devis» est Ko, le message d erreur suivant s affiche : «Votre demande d annulation n'a pas été prise d erreur suivant s affiche : «Votre demande d annulation n'a pas été prise en compte». Prendre contacte par téléphone au ou par en compte». Prendre contacte par téléphone au ou par adresse mail à : reunion@ramgamex.tm.fr, indiquer dans l objet: TP adresse mail à : reunion@ramgamex.tm.fr, indiquer dans l objet: TP optique, anomalie annule PEC. optique, anomalie annule PEC. Section Gestion pour compte de tiers Réunion 9

10 Consultation des devis optique : Mes devis optique (4/4) Exemple d une édition d un devis Section Gestion pour compte de tiers Réunion 10

11 Fonctionnalités de l outil en mode de saisie Consultation des devis optique : Mes devis optique Règles de gestion complémentaires Exemple d une édition d un devis Saisie des devis optique Identification du bénéficiaire Saisie des paramètres du devis optique Simulation de la prise en charge Section Gestion pour compte de tiers Réunion 11

12 Saisie des devis optique (1/14) Section Gestion pour compte de tiers Réunion 12

13 Saisie des devis optique (2/14) Ecran «saisie devis optique» Ce module permet à l opticien d établir un devis optique pour un assuré. Pour cela, il convient d identifier le bénéficiaire des soins, puis de saisir les paramètres de la prestation. Le calcul du devis doit être demandé, à réception du résultat, l opticien peut enregistrer ce devis, puis l éditer. Lorsque le devis est enregistré, il devient consultable dans l écran «Mes devis optique» décrit précédemment. Ecran «identification du bénéficiaire» Ecran «identification du bénéficiaire» Identification du Identification du bénéficiaire bénéficiaire Cet écran permet la recherche d un bénéficiaire, pour lequel l opticien souhaite Cet écran permet la recherche d un bénéficiaire, pour lequel l opticien souhaite établir un devis optique. établir un devis optique. La saisie du numéro INSEE de l assuré social est obligatoire (sur 13 caractères La saisie du numéro INSEE de l assuré social est obligatoire (sur 13 caractères sans la clef). Cette saisie peut être complétée des noms ; prénoms date de sans la clef). Cette saisie peut être complétée des noms ; prénoms date de naissance. Après cette saisie il convient de cliquer sur «rechercher» naissance. Après cette saisie il convient de cliquer sur «rechercher» Si recherche satisfaisante, le tableau résultat des bénéficiaires de l assuré Si recherche satisfaisante, le tableau résultat des bénéficiaires de l assuré correspondant aux critères saisis s affiche, il convient de sélectionner celui correspondant aux critères saisis s affiche, il convient de sélectionner celui concerné par la prestation, l écran «saisie des paramètres du devis optique» concerné par la prestation, l écran «saisie des paramètres du devis optique» s affiche alors s affiche alors Si aucun bénéficiaire n est trouvé, on affiche le message suivant : «Nous ne Si aucun bénéficiaire n est trouvé, on affiche le message suivant : «Nous ne trouvons aucun assuré disposant d un contrat RC en cours de validité chez nous - trouvons aucun assuré disposant d un contrat RC en cours de validité chez nous - Veuillez vérifier ou élargir vos critères et assurez-vous de la validité du contrat Veuillez vérifier ou élargir vos critères et assurez-vous de la validité du contrat d assurance complémentaire de l assuré. Vous pouvez contacter un gestionnaire d assurance complémentaire de l assuré. Vous pouvez contacter un gestionnaire RC au » vous pouvez aussi contacter la plateforme par mail à RC au » vous pouvez aussi contacter la plateforme par mail à l adresse reunion@ramgamex.tm.fr en indiquant en objet TP Optique identification l adresse reunion@ramgamex.tm.fr en indiquant en objet TP Optique identification Section Gestion pour compte de tiers Réunion 13

14 Saisie des devis optique (3/14) Ecran «Identification bénéficiaire» Sélectionnez le bénéficiaire des soins en cliquant sur le pictogramme Dans la colonne «Accès au devis» X A z XB 12 z XC 13 z Section Gestion pour compte de tiers Réunion 14

15 Saisie des devis optique (4/14) Ecran Ecran ««saisie saisie des des paramètres paramètres du du devis devis optique optique»» Après avoir sélectionné le bénéficiaire des soins. Après avoir sélectionné le bénéficiaire des soins. Cet écran permet de saisir les paramètres de la prestation et de calculer ensuite le Cet écran permet de saisir les paramètres de la prestation et de calculer ensuite le montant restant à charge de l assuré, pour ce faire après la saisie il convient de montant restant à charge de l assuré, pour ce faire après la saisie il convient de cliquer sur le bouton «calculer». cliquer sur le bouton «calculer». Ce même écran permet de saisir au choix (sélection par radio-bouton), soit les Ce même écran permet de saisir au choix (sélection par radio-bouton), soit les paramètres lunetterie soit les paramètres lentilles. paramètres lunetterie soit les paramètres lentilles. Les tarifs exprimés doivent tenir compte des remises commerciales. Les tarifs exprimés doivent tenir compte des remises commerciales. Ecran d identification Saisie des Saisie des paramètres du devis paramètres du devis optique optique x 11 z Section Gestion pour compte de tiers Réunion 15

16 Saisie des devis optique (5/14) Zone «saisie des prestations» Zone «saisie des prestations» indiquez la date de prescription ophtalmologiste. indiquez la date de prescription ophtalmologiste. Indiquez si la prise en charge du régime obligatoire est à 100%. Indiquez si la prise en charge du régime obligatoire est à 100%. Type de prescription SPHERE: à renseigner obligatoirement pour chaque œil. CYLINDRE, AXE et ADDITION à renseigner également identique à la prescription. Saisie des Saisie des paramètres du devis paramètres du devis optique optique Section Gestion pour compte de tiers Réunion 16

17 Saisie des devis optique (6/14) Choix de l équipement lunettes ou lentilles. Choix de l équipement lunettes ou lentilles. Un menu déroulant permet de sélectionner le type de verre prescrit et le Un menu déroulant permet de sélectionner le type de verre prescrit et le type de verre choisi. type de verre choisi. VL pour vision de loin, VP pour vision de prés, VL/VP pour des verres VL pour vision de loin, VP pour vision de prés, VL/VP pour des verres progressifs. progressifs. Saisie des Saisie des paramètres du devis paramètres du devis optique optique Section Gestion pour compte de tiers Réunion 17

18 Saisie des devis optique (7/14) Ecran choix lentilles Choix Choix lentilles lentilles Devis Devis avec avec engagement engagement àà effectuer effectuer seulement seulement pour pour les les lentilles lentilles acceptées. acceptées. Saisie des Saisie des paramètres du devis paramètres du devis optique optique Section Gestion pour compte de tiers Réunion 18

19 Saisie des devis optique (8/14) Saisie des paramètres «version lunetterie» Choix lunetterie Lors de l appel de la fonction de calcul il est réalisé un contrôle sur Lors de l appel de la fonction de calcul il est réalisé un contrôle sur les champs saisis, afin de s assurer de leur complétude. les champs saisis, afin de s assurer de leur complétude. Sélectionnez dans le menu déroulant le code LPP du verre de Sélectionnez dans le menu déroulant le code LPP du verre de chaque œil et la monture, et indiquez le montant correspondant. chaque œil et la monture, et indiquez le montant correspondant. Saisie des Saisie des paramètres du devis paramètres du devis optique optique Section Gestion pour compte de tiers Réunion 19

20 Saisie des devis optique (9/14) Saisie des paramètres «version lunetterie» Choix lunetterie Le montant total de l équipement se fera automatiquement. Le montant total de l équipement se fera automatiquement. Le paramètre «Traitement» est indiqué à titre facultatif. Il n est pas Le indispensable paramètre «Traitement de renseigner» est ces indiqué zones. à titre facultatif. Il n est pas indispensable de renseigner ces zones. Cliquez sur «calculer» pour activer le calcul. Cliquez sur «calculer» pour activer le calcul. Saisie des Saisie des paramètres du devis paramètres du devis optique optique Section Gestion pour compte de tiers Réunion 20

21 Saisie des devis optique (10/14) Ecran «calcul de la prise en charge» x 11 z Saisie des paramètres Saisie des paramètres du devis optique du devis optique Section Gestion pour compte de tiers Réunion 21

22 Saisie des devis optique (11/14) Simulation de la prise Simulation de la prise en charge en charge Cet écran «calcul de la prise en charge» est affiché à l issue du calcul lorsque Cet écran «calcul de la prise en charge» est affiché à l issue du calcul lorsque le devis a pu être effectué. Ce calcul peut fournir un montant valorisé ou à zéro le devis a pu être effectué. Ce calcul peut fournir un montant valorisé ou à zéro dans le cas d une limite qui serait atteinte ou d une prestation non garantie. dans le cas d une limite qui serait atteinte ou d une prestation non garantie. Le fait «d Enregistrer» ce calcul entraîne la réservation des sommes Le fait «d Enregistrer» ce calcul entraîne la réservation des sommes allouées (en cas de limitation, ces sommes ne seront plus disponibles pour allouées (en cas de limitation, ces sommes ne seront plus disponibles pour un nouveau calcul de devis), la possibilité d éditer ce devis, rend ce devis un nouveau calcul de devis), la possibilité d éditer ce devis, rend ce devis visible dans l écran «Mes devis optique» décrit au point 1. visible dans l écran «Mes devis optique» décrit au point 1. Lorsque le calcul du devis ne peut être réalisé du fait d un manque de Lorsque le calcul du devis ne peut être réalisé du fait d un manque de renseignements nécessaires pour la valorisation d une garantie complexe, renseignements nécessaires pour la valorisation d une garantie complexe, ou en cas de problème technique un message apparaît «Le calcul de la ou en cas de problème technique un message apparaît «Le calcul de la plus en charge n est pas possible au travers du service». L opticien a la plus en charge n est pas possible au travers du service». L opticien a la possibilité d envoyer le devis saisi par mail automatiquement en cliquant sur possibilité d envoyer le devis saisi par mail automatiquement en cliquant sur le bouton ENVOI MAIL ou en contactant par téléphone un gestionnaire RC le bouton ENVOI MAIL ou en contactant par téléphone un gestionnaire RC au au Section Gestion pour compte de tiers Réunion 22

23 Ecran «Impossibilité de calculer le devis» Le message en rouge s affiche comme indiqué sur la copie écran x 11 z Section Gestion pour compte de tiers Réunion 23

24 Après avoir cliqué sur ENVOI MAIL Un message vous indique que votre demande de devis a bien été envoyée par x 11 z Section Gestion pour compte de tiers Réunion 24

25 Mail et devis réceptionnés dans la boîte mail de la plateforme de gestion. x x x x Section Gestion pour compte de tiers Réunion 25

26 ...Ecran.Ecran devis devis calculé. calculé. Saisie des devis optique (12/14) Le Le résultat résultat après après enregistrement enregistrement lorsque lorsque le le devis devis a a été été réalisé. réalisé x 11 z Simulation de la prise Simulation de la prise en charge en charge Section Gestion pour compte de tiers Réunion 26

27 Saisie des devis optique (13/14) Exemple pour un équipement monture + verres ou lentilles acceptées x x Section Gestion pour compte de tiers Réunion 27

28 Saisie des devis optique (14/14) Exemple pour un équipement lentilles refusées. x Il s agit d un devis sans engagement. Pas de calcul de prise en charge. x Votre demande sera transmis automatiquement par mail en cliquant le bouton ENVOI MAIL et sera traité sous 48h ouvré. Section Gestion pour compte de tiers Réunion 28