AEROGEST-CLUB V3.2 GUIDE DU PILOTE

Transcription

1 AEROGEST-CLUB V3.2 GUIDE DU PILOTE Version v0.1 Juillet 2013 Version Beta Les informations présentées sont susceptibles d avoir évolué depuis la création de ce document CAP LOGICIELS Tous droits réservés 1/13 Juillet 2013

2 TABLE DES MATIERES 1 Présentation Rappel sur le logiciel de gestion Objectif Procédures d utilisation pour les pilotes Connexion au système Procédure de connexion au système Ecran principal PILOTE Déclaration de départ en vol Saisie du vol Visualisation du compte pilote Versement sur le compte pilote Visualisation du carnet de vol Visualisation des conditions de prorogation des licences Gestion des données du pilote Changement de mot de passe ANNEXES Glossaire CAP LOGICIELS Tous droits réservés 2/13 Juillet 2013

3 1 PRESENTATION 1.1 Rappel sur le logiciel de gestion AEROGEST est constitué de deux modules principaux : - AEROGEST-CLUB : gestion des membres, des ressources (avions, salles, instructeurs), des opérations financières et de la comptabilité analytique. - AEROGEST-RESA : gestion des réservations offre à tous les membres de l association, les fonctionnalités suivantes : Il vous informe de l autorisation de départ en vol avec l avion que vous avez réservé Il vous permet de saisir vos vols (vol du jour ou pour une date antérieure) Vous pouvez visualiser votre compte pilote Vus pouvez enregistrer un versement sur votre compte pilote Vous pouvez consulter un carnet de vol électronique Vous êtes informé des conditions de prorogation des licences Vous pouvez modifier vos mails, téléphone, identifiant et mot de passe. Les membres ont accès à AEROGEST-CLUB depuis les ordinateurs du club et à AEROGEST-RESA depuis tout ordinateur connecté à Internet. 1.2 Objectif Ce guide indique comment utiliser le logiciel pour les pilotes. Les membres se reporteront au règlement intérieur et aux consignes d Exploitation, seuls documents de référence concernant les procédures, règles et bonnes pratiques à mettre en œuvre. Si la réservation est possible à distance, les opérations suivantes doivent s effectuer dans les locaux du Club : Signaler son départ en vol (Menu «Départ : retrait de la clé avion») Ceci permet aux autres adhérents de savoir qui a pris l avion et son heure de retour. C est l automatisation du Tableau Blanc de la salle de Briefing. Saisir son ou ses vols en retour de vol ou de voyages Tous les vols du membre identifié peuvent être saisis, y compris les vols dans le passé (voyages sur plusieurs jours par exemple), les vols spéciaux (baptêmes, BIA, vol de convoyage, etc.) pour les pilotes autorisés Consulter son carnet de vol électronique Une impression partielle ou totale est permise Consulter son compte pilote (possible également sur Internet) Alimenter son compte pilote A ce jour, seul les chèques sont acceptés. S adresser au secrétariat en cas de versement en espèces ou par virement Etre informé sur les conditions de prolongation de licences Changer certaines données personnelles et ses identifiants CAP LOGICIELS Tous droits réservés 3/13 Juillet 2013

4 2 PROCEDURES D UTILISATION POUR LES PILOTES 2.1 Connexion au système Ouvrez l application en cliquant sur l icône «Aerogest-Club» Les mêmes données sont partagées entre tous les postes. Sur le menu d accueil, apparaissent les éléments suivants : La liste des aérodromes connus du système [Bouton en haut à droite] La consultation des dernières actions de maintenance sur les avions [Carré en haut à droite] Sélectionner un avion et apparait les dernières visites effectuées La consultation des potentiels Avion [Bouton en bas à gauche] Equivalent du tableau blanc. Permet de connaitre le potentiel de l avion à prendre. La liste des vols du jour [Bouton en bas à gauche] Pour connaitre les vols enregistrés dans la journée. La liste des départs du jour et des vols en cours [Bouton en bas à gauche] Pour être informé des vols en cours de la journée. Un bouton «STOP» en bas à droite permet de quitter le logiciel CAP LOGICIELS Tous droits réservés 4/13 Juillet 2013

5 2.1.1 Procédure de connexion au système Au centre de la fenêtre d accueil, saisissez vos identifiants (code utilisateur et mot de passe). ils sont identiques dans le module AEROGEST-CLUB et dans celui AEROGEST-RESA (réservation), vous pouvez les modifier depuis cette application Vous entrez dans le menu PILOTE. Les données de licences et de visite médicale s affichent pour que chacun puisse les vérifier. Seuls les personnes habilitées (secrétariat, administrateur, instructeur «référent») peuvent les modifier. 2.2 Ecran principal PILOTE Voici les principales fonctions. L écran présente : 1- Les validités des licences 2- La position de votre compte : solde, derniers vols, nombre d heures effectué dans la dernière année 3- La liste synthétique de vos derniers vols Il est possible sur les boutons du haut : De consulter le cahier de signalement d un avion (équivalent informatique du cahier de maintenance) De signaler un incident sur un appareils (remplace un éventuel cahier d incident papier). Les autres fonctions sont décrites dans les chapitres qui suivent CAP LOGICIELS Tous droits réservés 5/13 Juillet 2013

6 2.3 Déclaration de départ en vol Cette procédure peut être obligatoire avant tout vol en fonction de votre paramétrage. But Déclarer un départ en vol et valider que les conditions de vol sont remplies sur le plan administratif. Procédure Sur le "Menu pilote", cliquez «Départ : Retrait de la clé avion «(Le menu parle de clé, mais le club n utilise pas ce système) L écran qui s ouvre présente les avions et leurs potentiels restants. Lorsqu il ne reste plus de potentiel, la case est en rouge et l avion n est plus réservable. Vous ne pouvez réserver que les avions sur lesquels vous êtes lâché. Cliquez sur l avion que vous souhaitez piloter Sur l écran «d intention de vol», saisissez les données de vol : Heure de départ (qui est l heure de prise en compte de l avion), Heure prévue de retour (qui est l heure à laquelle vous rendrez l avion) La destination de votre vol (obligatoire pour les voyages) Validez et le vol apparaîtra au cahier. Vous pouvez aussi sortir sans rien enregistrer en appuyant sur le bouton «Annuler» -S il manque une condition minimale pour voler (dette, pas de vol depuis plus de deux mois etc.), l accès à ce menu vous sera refusé. -Si vous estimez que vous remplissez les conditions pour partir, soit vous contactez le chef Pilote ou un Instructeur, soit vous prenez vos responsabilités. Astuces Indiquer aussi dans la destination tout renseignement utile pour le pilote En cas de problème suivant (retour tardif par exemple) S adresser au Chef Pilote ou à un instructeur qui décidera en fonction de l erreur, s il vous autorise à faire le vol ou non. En effet, un problème de mise à jour informatique pourrait refuser le départ en vol, alors que les conditions de vols sont correctement remplies CAP LOGICIELS Tous droits réservés 6/13 Juillet 2013

7 2.4 Saisie du vol Au retour de votre vol, enregistrez-le dans le système avant de quitter le club. Il est important de saisir le vol avec les mêmes données que le carnet de route de l avion. Il est donc recommandé de remplir le carnet de route, puis de saisir dans AEROGEST-CLUB. Sur le "Menu pilote", cliquez sur d enregistrement de vol. «Retour : enregistrez votre vol». Voici un exemple d écran CAP LOGICIELS Tous droits réservés 7/13 Juillet 2013

8 Objectif Procédure Enregistrer un vol au retour. - Eviter d utiliser la souris, la saisie au clavier est plus rapide - Toujours saisir les index tel que lus sur la machine Remplir les rubriques dans l ordre suivant : Date du vol : modifiable la première fois, puis si besoin en cliquant par la suite sur le petit crayon Heure de départ Avion utilisé Code pilote Il est pré positionné selon votre code utilisateur, ll induit la fonction à bord Pour un pilote, le défaut sera «Commandant de bord» Pour un élève, le défaut sera «Double commande» Dans tous les cas, le défaut peut être changé Régime du vol : VFR JOUR, VFR NUIT ou IFR Type de vol : Indiquer les tours de piste (TDP) pour les statistiques FFA Un vol LOCAL est un vol dont le départ et la destination s effectue sur un même aérodrome, à une distance de moins de 30 Kms. Les autres vols sont des vols de NAVIGATION. Nombre d atterrissages (important pour les statistiques) index de départ Il est pré positionné au dernier index connu. Il peut être modifié si besoin. Les index sont contrôlés par le Club. index doit être saisi tel que relevé sur l appareil. Le séparateur est une virgule. Le système sait automatiquement en fonction de l avion si ce sont des minutes ou des centièmes d heure index d arrivée Pour cet index également, saisir les valeurs lues dans l avion. Codes OACI des terrains de départ, intermédiaires et d arrivée. Inscrire tous les terrains intermédiaires où vous avez effectué un «Touché/décollé». Ceci permet de faciliter les recherches d affectation des taxes d atterrissages. Quantités avitaillées avant et après le vol Si l avitaillement a lieu sur votre terrain de base, une décote de 3 minutes est automatiquement effectuée par le système sur le coût de l avion en fonction du paramétrage de chaque appareil. Huile éventuellement ajoutée Temps de chauffe moteur Veuillez marquer le temps de 5 minutes pour le premier vol de la journée quand il fait froid. Ce temps est déduit seulement du coût de l avion (selon le paramétrage) CAP LOGICIELS Tous droits réservés 8/13 Juillet 2013

9 Fin Astuces Cliquer sur CALCULER, ce qui affiche le coût du vol dans le carré à droite. Vérifier les données. Quand tout est correct, enregistrez votre vol en cliquant sur : «Valider l'enregistrement». Un récapitulatif apparaît. Après avoir confirmé, vous recevez un numéro de vol que vous pouvez noter. Puis vous revenez sur le menu PILOTE. Vous pouvez enchaîner autant de vols que souhaitez. Les vols sont comptabilisés dans les comptes pilotes une à deux fois par semaine. Ils sont visibles alors dans AEROGEST-RESA sur Internet. Utilisons le clavier, c'est plus rapide. Avec le clavier, il est aidé de passer d un champ à l autre par la touche «TAB» (tabulation) ou «ENTREE». La sélection dans les listes déroulantes s effectue avec les flèches HAUT et BAS. Signalement d un dysfonctionnement mineur avion Il existe désormais l équivalent du petit carnet au niveau informatique Si vous constatez un dysfonctionnement concernant la machine, cliquez sur le bouton rouge «Signalement avion» Signaler l anomalie (exemple : phare cassé, horamètre en panne, instrument défectueux, etc. Les équipes de maintenance de la flotte seront ainsi informé rapidement. Signalement d une anomalie pendant le vol Si vous devez signaler au Secrétariat ou au Chef Pilote, un incident ou une information concernant le vol, une zone «Observations» est à votre disposition en bas de l écran. Si vous saisissez quelque chose dans la zone, un le signalement au Club Cela permet éventuellement de demander une correction par la suite (exemple : l horamètre tourne alors que le pilote n arrive pas à démarrer l avion). Les corrections seront si besoin apportées par la suite. En cas de problème S adresser à un instructeur ou au Chef pilote. REGLE FONDAMENTALE 1. Le pilote effectue le vol 2. Il saisit dans le logiciel les informations 3. ENSUITE, il recopie les informations affichées par AeroGest sur le carnet de route C est dans ce cas que les infos seront donc identiques entre logiciel et carnet de route CAP LOGICIELS Tous droits réservés 9/13 Juillet 2013

10 2.5 Visualisation du compte pilote Objectif Consulter les éléments de son compte pilote Procédure Cliquez sur le bouton «Consultez votre compte» Dans le cadre blanc figurent les vols et les paiements validés par le Club. En bas figurent en bleu les saisies qui restent à valider (elles ne sont pas détaillées). Le solde de toutes ces écritures apparaît en bleu en bas et à droite. Pour sortir de cet écran, cliquez sur le pictogramme de sortie (en haut à droite) Astuces Cette procédure permet d ajuster le montant éventuel à régler au Club. 2.6 Versement sur le compte pilote Objectif Procédure Alimenter son compte pilote Etablir un chèque au dos duquel vous inscrirez votre numéro d adhérent (identifiant AEROGEST) du bénéficiaire, ou à défaut, ses noms et prénoms Déposez le chèque dans la boite aux lettres de votre Club. Cliquez sur le bouton «Versement sur votre compte» 1. Remplissez toutes les rubriques Le type de règlement (seul le type «Chèque» est disponible) Nom de l émetteur si différent du bénéficiaire La banque (liste déroulante) Numéro de chèque Montant 2. Terminez en cliquant sur «Enregistrer le règlement» Le compte sera crédité une fois le chèque encaissé. Cependant le système tient un solde minute du disponible. Les types de versements possibles sont paramétré par le Club. Pour les paiements en espèces, il est recommandé de s adresser directement au secrétariat CAP LOGICIELS Tous droits réservés 10/13 Juillet 2013

11 2.7 Visualisation du carnet de vol Objectif Visualiser son carnet le vol Procédure Cliquer sur le bouton «Carnet de vol» Le carnet de vol se présente comme un état de plusieurs pages Passer d une page à l autre avec le navigateur en bas à droite de la page Le carnet de vol présente seulement les vols effectués dans votre structure Sortir de cet écran en cliquant sur la croix en haut à droite. Le carnet de vol est présenté de manière bien plus complète que celui d AEROGEST-RESA 2.8 Visualisation des conditions de prorogation des licences Objectif Vérifier, si applicable, les conditions de prorogation de votre qualification SEP Procédure Cliquez sur le bouton «Condition de prorogation (PPL)» La fenêtre qui suit indique les heures effectuées en solo et en double sur la période des douze mois qui précèdent la fin de validité de votre qualification SEP Sortir de cet écran en cliquant sur la petite croix en haut et à droite. Astuces Les données sont celles enregistrées dans votre structure. Si vous volez dans un autre club, les données sont bien entendu, cumulatives. Vérifiez fréquemment et n attendez pas le dernier moment pour demander le vol en double nécessaire avec l instructeur CAP LOGICIELS Tous droits réservés 11/13 Juillet 2013

12 2.9 Gestion des données du pilote Objectif Modifier ses propres données personnelles Procédure Cliquez sur le bouton «Modification de vos téléphones et mails» Modifiez les données que vous souhaitez Choisissez les options de confidentialité que vous souhaitez Validez le tout en cliquant sur «Valider l adresse mail» Sortir de cet écran en cliquant le bouton SORTIE en haut en droite si vous ne modifiez rien. Astuces Si vous souhaitez modifier des données non présentées dans cet écran, contactez votre instructeur référent qui pourra faire le nécessaire Changement de mot de passe Objectif Procédure Modifier ses identifiants (code utilisateur et/ou mot de passe) Cliquez sur le bouton «Changement du mot de passe» Pour changer son mot de passe (à gauche) Saisissez votre mot de passe actuel Saisissez deux fois le nouveau mot de passe Validez la modification en cliquant sur «Valider Pass» Pour changer son code utilisateur aussi appelé login (à droite) Saisissez votre code utilisateur actuel Saisissez deux fois le nouveau code utilisateur Choisissez les options de confidentialité que vous souhaitez Sortir de cet écran en cliquant le bouton ANNULER en haut en droite de l écran si vous ne modifiez rien. Astuces Le mot de passe ne peut excéder 8 caractères Les changements ne sont propagés vers AEROGEST RESA que la nuit suivante. Utilisez des lettres en minuscules, en majuscules et des chiffres Changer votre mot de passe uniquement sur cet écran au Club. Si vous le changez sur Internet dans AEROGEST-RESA, il sera perdu le lendemain CAP LOGICIELS Tous droits réservés 12/13 Juillet 2013

13 3 ANNEXES 3.1 Glossaire Se reporter au Guide d installation et de démarrage pour le glossaire. FIN DE DOCUMENT CAP LOGICIELS Tous droits réservés 13/13 Juillet 2013