Les principes des Systèmes d information en gestion de la logistique (SIGL) Lisa Hare Vice-présidente du Groupe de travail sur les SIGL Mai 2014

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Jacqueline André
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1 Les principes des Systèmes d information en gestion de la logistique (SIGL) Lisa Hare Vice-présidente du Groupe de travail sur les SIGL Mai 2014

2 Qu est-ce qu un SIGL? Un système de registres et de rapports utilisé pour collecter, organiser et présenter des données à partir de tous les niveaux du système et qui permet aux utilisateurs de prendre les décisions du système logistique 2

3 Source: John Snow, Inc. Les bailleurs de fonds et les gouvernements apportent les financements Les fournisseurs apportent les matières premières Les fabricants produisent les produits de santé Les responsables des programmes et les décideurs politiques au niveau central sélectionnent, quantifient et achètent les produits de santé Le SIGL dans la chaîne d approvisionnement Le SIGL représente le lien entre les différents niveaux du système par le biais d'informations Il fournit les informations dont chacun a besoin pour effecteur les tâches nécessaires dans la chaîne d'approvisionnement Les entrepôts centraux stockent et distribuent les produits de santé Les magasins régionaux et locaux stockent et distribuent les produits de santé Les établissements de santé stockent et distribuent les produits médicaux aux clients 3

4 Principaux segments du SIGL Correspond à, et soutient les fonctions essentielles de la chaîne d approvisionnement 4

5 Le SIGL est un système N importe quel système efficace nécessite: Une bonne structure pour le soutenir (site d organisation) Politiques et procédures bien claires La bonne quantité de ressources humaines avec les bonnes compétences (les gens) Les outils appropriés: En forme papier ou éléctronique (formulaires, régistres, bases de données) 5

6 Données nécessaires à la prise de décision logistique Stock disponible : Les quantités de stock disponible utilisable Consommation : La quantité de stock distribuée aux utilisateurs ou utilisée au cours d'une période donnée Pertes et ajustements : Toute quantité de stock qui quitte le circuit pour des raisons autres que la distribution aux utilisateurs, comme par exemple les transferts de stock d'un établissement à un autre au même niveau, l'expiration de la date d utilisation, le vol ou les dommages Ruptures de stock : le nombre de jours de rupture de stock durant la période couverte par le rapport. 6

7 Données supplémentaires à collecter Données de Service : Nombre de cas de paludisme par échelle de poids, patients sous traitement antirétroviraux, cas de tuberculose Résultats du test de diagnostic : Enregistrer le nombre de résultats positifs et négatifs des tests, ainsi que la quantité de tests utilisée. Numéros de lot, données financières 7

inventaire, registres papier) Les registres de la consommation recueillent les

8 Registres et rapports Les registres de tenue de stocks recueillent les informations relatives aux produits entreposés (fiches de stock, fiches d inventaire, registres papier) Les registres de la consommation recueillent les données sur les produits utilisés ou distribués (journaux d'utilisation ou registres de distribution) 8

9 Registres et rapports Le relevé d'opérations recueille des données sur les mouvements des stocks d'un point à l'autre (c est-à-dire, les bons de commande et de sortie, les bordereaux d expédition, les bons de livraison) Les rapports : le mécanisme par lequel les informations logistiques sont communiquées d'un niveau du système à un autre Les registres et rapports peuvent être sous forme papier ou électronique, 9

Les rapports du SIGL aident à répondre aux questions Les rapports des formations sanitaires Combien la formation sanitaire a besoin de commander ou doit-elle être réapprovisionnée?

10 Les rapports du SIGL aident à répondre aux questions Les rapports des formations sanitaires Combien la formation sanitaire a besoin de commander ou doit-elle être réapprovisionnée? Quels sont les niveaux des stocks? Trop de stocks pourrait poser le risque d expiration avant utilisation. Un stock insuffisant pourrait entraîner des ruptures. Les rapports nationaux Quelle est la consommation nationale globale? Quelle est la tendance de la consommation? Combien y a-t-il de stocks, à quels niveaux Combien de temps va durer ce stock? (en mois de stocks) Quelles expéditions arrivent, et quand? 10

11 Les défis communs Mauvaise tenue des registres : les registres des stocks et les relevés de consommation sont incomplets ou ne sont pas actualisés Insuffisance dans le rapportage : retard, incomplet et faible qualité Les données ne circulent pas à tous les niveaux du système : les formations sanitaires ne font pas remonter leurs données aux districts, les districts n envoient pas leurs rapports au niveau central, le niveau central ne fait pas la retro-information aux districts et aux formations sanitaires. Les données ne sont pas utilisées aux fins de prise de décisions 11

12 Solutions possibles Identifier des opportunités pour la remontée des données (c està-dire, soumission des rapports le jour de la paie, modems USB cellulaires ) Transfert des tâches : disposer d'un personnel spécifique pour l'entretien, la collecte et l'analyse des données Utiliser l'automatisation, l'informatisation : SIGL sur le web, formulaires informatisés, technologies mobiles Fournir la rétro-information, améliorer la supervision 12

13 Résumé Le SIGL : est le lien essentiel entre chaque niveau de la chaîne d'approvisionnement fournit des informations pour répondre aux questions opérationnelles et stratégiques sur la consommation, les niveaux de stock, les dates de péremption est un système qui nécessite des gens, des procédures, l organisation, et des outils Renforcer le SIGL nécessite une attention à tous ces domaines. 13

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