HOPITECH BORDEAUX. L'informatisation de la fonction restauration pour une meilleure gestion

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1 L'informatisation de la fonction restauration pour une meilleure gestion PEDRON Denis Référent Restauration Département de la Politique Logistique Secretariat Général

2 PLAN de L INTERVENTION Historique du système d information restauration à l AP-HP Le Nouveau Système d Information de l AP-HP : PGI SAP Impacts du NSI sur la structure du progiciel métier Impacts pour les sites hospitaliers 2

3 Historique D un logiciel de prise de commande repas vers un progiciel métier dédié à la Restauration 1ère informatisation de la prise de commande des repas auprès des patients dès 1990 En 1995, stratégie d ouverture à la concurrence et d évolution des logiciels de Restauration : Appel d Offres «Progiciel de Restauration» 2 progiciels : «SRD Concept» (SRD Informatique) et WINREST (FSI) En 2007, nouvelle stratégie dans le cadre du NSI : 1 seul progiciel métier par besoin, interfacé au Nouveau Système d Information (NSI) Le progiciel ORBIS Restauration d AGFA HealthCare est retenu comme système unique en juin

4 Les acteurs Maîtrise d Ouvrage : Département de la Politique Logistique, Secrétariat Général de l AP-HP Maîtrise d Œuvre : Secteur Restauration du Domaine Logistique au CCDG L ENSEMBLE DES SITES HOSPITALIERS 4

5 Le périmètre fonctionnel Un progiciel métier composé de plusieurs logiciels 9 modules logiciels pour la gestion des repas (de la prise des commandes individuelles ou collectives des repas, à la distribution dans les services de soins) équipes diététiques, soignantes et de restauration 3 modules logiciels pour gérer les unités de production culinaire (fabrication, conditionnement, traçabilité) équipes de restauration 3 interfaces : GILDA STRUCTURES référentiel WEBACHA 2 modules logiciels pour la gestion nutritionnelle et la gestion des biberonneries équipes diététiques et soignantes 7 modules logiciels pour administrer, paramétrer la base de données, gérer les habilitations, produire des statistiques, gérer des éditions automatiques et de secours SIL et utilisateurs référents 5

6 Le périmètre fonctionnel avant NSI Alertes WEB Messagerie utilisateurs POCKET PC Recueil au chevet du patient PCR WEB Recueil WEB au chevet du patient ORBIS RESTAURATION GESTION DES REPAS Gestion des consommateurs Gestion des fiches techniques Gestion des menus Gestion des commandes individuelles Gestion des commandes collectives Mise à disposition des récapitulatifs Édition des cartes plateaux Édition des listes de distribution Gestion des droits utilisateurs Gestion de la structure de site COCINA - PRODUCTION Gestion de la fabrication COCINA - STOCKS Gestion des stocks COCINA - REAPPRO Réapprovisionnement fournisseurs TRACABILITE Gestion de la traçabilité 6

7 La volumétrie Environ 6000 utilisateurs Gestion des commandes de repas : ORBIS-RESTAURATION (PCR) Gestion des cuisines : ORBIS-RESTAURATION (COCINA) Gestion Nutritionnelle : ORBIS RESTAURATION (DIAETA) Sites Cdes Cuis. Nut. Taux d'utilisation Modules Utilisation A équiper Concédé 7

8 Un contexte en évolution Le Nouveau Système d Information (NSI) de l AP-HP: Progiciel de Gestion Intégré SAP La centralisation des applications à l agence technique informatique de l AP-HP 8

9 Contexte institutionnel: Projet NSI 1 seul outil métier PROJET Nouveau Système d Information NSI PATIENT (AGFA Cap Gemini Hewlett Packard Oracle ) NSI GESTION Identité unique Système d information clinique Finances Logistique Ressources humaines 2 PROGICIELS METIER «Gestion des repas» - ORBIS RESTAURATION - WINREST PCR NUTRITION GPAO BIBERONNERIE Un logiciel unique pour l AP-HP: ORBIS-Restauration Une couverture globale de l ensemble des commandes repas patient/personnel 9

10 Un périmètre fonctionnel modifié Alertes WEB Messagerie utilisateurs POCKET PC Recueil au chevet du patient PCR WEB Recueil WEB au chevet du patient ORBIS RESTAURATION GESTION DES REPAS Gestion des consommateurs Gestion des fiches techniques Gestion des menus Gestion des commandes individuelles Gestion des commandes collectives Mise à disposition des récapitulatifs Édition des cartes plateaux Édition des listes de distribution Gestion des droits utilisateurs Gestion de la structure de site COCINA - PRODUCTION Gestion de la fabrication COCINA - STOCKS Gestion des stocks COCINA - REAPPRO Réapprovisionnement fournisseurs TRACABILITE Gestion de la traçabilité SAP 10

11 Interfaces COCINA EIFEL/SAP EIFEL Référentiel Article ETL SD405B Besoins Prévisionnels COCINA Validation Atelier 1 Atelier 2 Atelier x Confirmation Livraison EAI SD537 EIFEL No lot Date péremption Traçabilité EAI SD446 EAI Gestion du Stock, du Réapprovisionnement et du budget EIFEL 11

12 Restauration: cible FOURNISSEUR SAP Commande d achat Demande d achat Réception Contrôle qualité Référentiel article MAGASIN ALIMENTAIRE Réservation de stock Consommation de stock COCINA Interface référentiel Référentiel article Prise des commande s de repas Recette Calcul du besoin en matière première Interface réservation de stock Entrée en stock de matière première Interface consommation de stock + traçabilité Fabrication plateaux repas 12

13 13

14 ORBIS Restauration : fournisseur d informations à SAP NSI Gestion : données économiques et logistiques ORBIS Restauration module COCINA : Gestion du calcul des besoins bruts en denrées alimentaires Gestion de production Exhaustivité des demandes alimentaires ORBIS Restauration module PCR Gestion des prestations alimentaires pour tous types de clients Identification globale des besoins par type de clients Exhaustivité des Clients potentiels de chaque établissement 14

15 Les impacts pour chaque établissement 1. Identification totale de tous les clients demandeurs d une prestation alimentaire 2. Informatisation de chaque prestation et chaque client dans ORBIS Restauration : module PCR et module Biberonnerie 3. Informatisation de l ensemble de la production (produits fabriqués et non fabriqués) : Mise en place du module Cocina et du Module Biberonnerie Utilisation complète du module Cocina 4. Mise en place du module traçabilité ( Repas + Biberons) 5. Mise en place du choix du repas (Direct et/ou aversion) 15

16 Actions sites WINREST sont migrés sous ORBIS Poursuite du déploiement des modules logiciels PCR WEB et DIAETA Qualification / Recette de la nouvelle version ORBIS V9 (évolutions COCINA et interface EIFEL-SAP) : en cours sur 2 sites pilotes Etude et mise en œuvre du déploiement de COCINA V9, en fonction des GH et mutualisations de cuisines : janvier 2012 Etude et mise en œuvre de la Gestion de la TRACABILITE : mi sur 3 sites pilotes Informatisation des BIBERONNERIES : fin 2012 Etude et mise en œuvre des interfaces avec ORBIS Clinique (Identité/Localisation/Prescription) : fin 2013 Création de Clubs Utilisateurs : effectué 16

17 CLUB UTILISATEURS Objectifs: Analyse des problématiques rencontrées et des demandes spécifiques / aux projets institutionnels ou locaux (principe de non régression) Formalisation des demandes d évolution et/ou de nouvelles fonctionnalités cahier des charges pour AGFA Validation des évolutions proposées par AGFA pour une nouvelle version (principe de non régression) 3 Clubs utilisateurs: Club utilisateur PCR, PCR WEB, DIATEA et Interfaces PATIENT : Diététiciens et Soignants Club utilisateur COCINA, Traçabilité et Interfaces EIFEL : Personnels de restauration Club utilisateur BIBERONNERIE : Diététiciens 17

18 PERENNITE DU SYSTEME D INFORMATION Implication des directions concernées : Direction des services économiques et logistique Direction des soins infirmiers, de rééducation et médico-technique Direction informatique Direction qualité Fonctionnement des Clubs Utilisateurs Maintien des compétences : Diététiciens (PCR et PCR Web, Nutrition, Biberonnerie, Traçabilité) Personnels de restauration (Cocina, Traçabilité) Personnels des services de soins (PCR) Maintien du lien fort entre la MOE et la MOA 18

19 19

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