Expérience de l utilisation du logiciel SAARI au Togo pour la dispensation, la gestion des stocks et l approvisionnement des ARVs

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1 Expérience de l utilisation du logiciel SAARI au Togo pour la dispensation, la gestion des stocks et l approvisionnement des ARVs Dr BABALEY Magali, Pharmacien Assistant technique PNUD/Togo Dakar, 6-9 mars 2006

2 Le TOGO - Superficie : Km2 longueur : 600 km largeur : 50 à 150 km Indicateurs de santé 2003 : - Nombre d habitant : RNB/habitant US$ : Espérance de vie à la naissance : 50 ans - Mortalité infantile : 140/ Estimation du nombre de PVVIH : Séroprévalence VIH dans la population de 15 à 49 ans: 6%

3 Le logiciel SAARI C est un logiciel de la compagnie SAGE Sylvain Huibant, tél : (33) Utilisation de 2 logiciels : GESCOM (achat, gestion stock, vente) ligne 100 (la plus adaptée) COMPTA (comptabilité) ligne 100 (la plus adaptée) Utilisé dans la plupart des Centrales d Achat francophones (Burkina, Bénin, Cameroun, Guinée Conakry, Congo Brazzaville, Tchad, Centrafrique, Sénégal ) Paramétrage spécifique pour la dispensation, la gestion des stocks et l approvisionnement des ARVs

4 Conditions requises pour une informatisation réussie Bases de données définies (protocoles de traitement, liste des ARVs, fichier patients, fichier fournisseurs, plan comptable, clés d analyse statistique ) Systèmes de codification définis (produits, patients, fournisseurs) Mode de distribution défini (nominatif ou global) Mode de gestion des stocks défini (1er entrée-1er sortie, par date de péremption, par lot ) Mode d approvisionnement défini (mini-maxi, QEC, périodique ) Formats documentaires définis (bon de collecte, bon de commande, facture, supports de gestion )

5 Conditions requises pour une informatisation réussie Besoins d automatisation définis (suivi des consos, suivi des péremptions, ré-approvisionnement ) Organisation des services et liens opérationnels définis Procédures organisationnelles définies et écrites Procédures informatiques définies et écrites Détermination claire des postes informatiques requis et des autorisations d accès Gestion et maintenance du système Formation continue

6 Système d informatisation au Togo Fichier produits : ARVs + protocoles : 1ère ligne : 2ème ligne : Pédiatrie : AZT + 3TC + EFV ou D4T + 3TC + NVP D4T + DDI + Indinavir AZT + 3TC + Abacavir Fichier patient (3 lettres du nom et prénom, structure qui suit le patient, ville, sexe, âge, poids, nom du prescripteur, tarif ) Fichier fournisseur (identification, prix d achat, incoterm, mode de paiement, mode d expédition, délai livraison ) Codifications (1TRAI001 pour traitement 1ère ligne LMA0000X pour patient de la région Lomé commune, KRA0000X pour patients de la région Kara )

7 Système d informatisation au Togo (suite) Mode de distribution : - Dispensation par la Centrale d Achat (CAMEG-Togo) et ses 4 dépôts régionaux, - Dispensation nominative informatisée sous le contrôle d un pharmacien : - Analyse de la conformité des prescriptions avec les protocoles nationaux - Conseil aux patients sur le bon usage des ARVs - Suivi de la dispensation - Dispensation directement aux Patients ou aux Associations mais toujours nominativement (accessibilité géographique)

8 Système d informatisation au Togo (suite) Mode de distribution (suite): - sur présentation de l ordonnance et vendu à prix coûtant pour les patients hors Fonds Mondial ( à FCFA suivant le protocole) - sur présentation d un carnet numéroté + ordonnance et vendu à FCFA ou gratuit pour les patients Fonds Mondial - facturation informatisée (code patient, traitement délivré, ARVs délivrés, quantités, total à payer.) Paiement : - reçu informatisé (code patient, date de paiement, mode de paiement, n facture payée, montant payé )

9 Système d informatisation au Togo (suite) Mode de gestion des stocks : par lot, par date de péremption, 1er entrée-1er sortie Mode de ré-approvisionnement : mixte : mini-maxi + périodique Qui commande les ARVs? : -la CAMEG-Togo pour les ARVS hors Fonds Mondial (Bon de commande et suivi de commande sur SAARI) -le PNUD pour les ARVS Fonds Mondial (Bon de commande et suivi de commande sur Excel) Formats documentaires définis

10 Système d informatisation au Togo (suite) Besoins d automatisation : - facturation et suivi des patients - reçu de paiement, support de contrôle de la trésorerie et suivi - consommations et palmarès des ARVs et des traitements, - suivi des péremptions, - inventaires, - ré-approvisionnement et suivi des commandes - réceptions et quarantaine - écritures comptables etc

11 Système d informatisation au Togo (suite) Procédures organisationnelles écrites Procédures informatiques écrites Création d un service informatique : gestion du réseau, des codes d accès, de la maintenance et du développement des logiciels Saari, des sauvegardes Formation continue régulière des personnels aux procédures organisationnelles et informatiques

12 Conclusion L utilisation du logiciel SAARI et le choix d une dispensation nominative informatisée des ARVs au Togo à travers la CAMEG-Togo et ses dépôts régionaux permet : - une disponibilité en temps réel des données statistiques (nombre de patients sous ARVs, nombre de décès, de perdus de vue, nombre de traitement dispensés/mois et disponibles ) - l optimisation de la dispensation et du suivi des patients - l optimisation de la gestion des stocks (prévention des ruptures de stock, des sur-stocks, des péremptions ) - l optimisation des approvisionnements (planification )