Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat

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1 WHO/PSM/PAR/ Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat (Recommandations relatives aux systèmes d assurance qualité axées sur la présélection des produits et des producteurs, les achats, l entreposage et la distribution de produits pharmaceutiques) Organisation mondiale de la Santé Fonds des Nations Unies pour l enfance Fonds des Nations Unies pour la population Banque mondiale Programme des Nations Unies pour le développement

2 Organisation mondiale de la Santé 2007 Tous droits réservés. Les appellations employées dans la présente publication et la présentation des données qui y figurent n impliquent de la part de l Organisation mondiale de la Santé aucune prise de position quant au statut juridique des pays, territoires, villes ou zones, ou de leurs autorités, ni quant au tracé de leurs frontières ou limites. Les lignes en pointillé sur les cartes représentent des frontières approximatives dont le tracé peut ne pas avoir fait l'objet d'un accord définitif. La mention de firmes et de produits commerciaux ne signifie pas que ces firmes et ces produits commerciaux sont agréés ou recommandés par l Organisation mondiale de la Santé, de préférence à d autres de nature analogue. Sauf erreur ou omission, une majuscule initiale indique qu il s agit d un nom déposé. L Organisation mondiale de la Santé a pris toutes les précautions raisonnables pour vérifier les informations contenues dans la présente publication. Toutefois, le matériel publié est diffusé sans aucune garantie, expresse ou implicite. La responsabilité de l'interprétation et de l'utilisation dudit matériel incombe au lecteur. En aucun cas, l'organisation mondiale de la Santé ne saurait être tenue responsable des préjudices subis du fait de son utilisation.

3 Table des matières Introduction... 1 Glossaire... 5 Module I: Equipement de base nécessaire à une centrale d achat Introduction I.1 Ressources matérielles I.1.1 Les locaux I.1.2 Equipement I.1.3 Matériel et consommables I.1.4 Systèmes financiers I.1.5 Ressources humaines I.2 Documents relatifs aux politiques et aux normes I.2.1 Manuel de la qualité I.2.2 Procédures opératoires normalisées I.2.3 Mesures concernant le suivi des modifications I.2.4 Code de conduite I.2.5 Lignes directrices concernant les conflits d intérêts I.2.6 Liste des produits et des fabricants présélectionnés I.2.7 Tenue des registres Module II: Présélection Introduction II.1 Principes de présélection II.1.1 Liste modèle OMS des médicaments essentiels II.2 Normes de présélection II.3 Responsables et responsabilités II.3.1 Personnel responsable de la présélection II.3.2 Personnel chargé d évaluer l information sur les produits II.3.3 Personnel responsable de l inspection des centres de production II.4 Principales étapes de la présélection II.4.1 Etape 1: solliciter et recevoir des déclarations d intérêts II.4.2 Etape 2: recevoir l information sur les produits II.4.3 Etape 3: examiner l information sur le produit II.4.4 Etape 4: évaluer l information sur le produit II.4.5 Etape 5: planifier, préparer et exécuter les inspections II.4.6 Etape 6: terminer l évaluation et mettre à jour la liste des fabricants et produits présélectionnés II.5 Requalification et suivi II.6 Suivi des plaintes II.7 Récupération des dépenses... 37

4 Module III: Les achats Introduction III.1 Stratégies conseillées en ce qui concerne les systèmes de santé III.2 Méthodes d achat III.2.1 Appel d offres restreint III.2.2 Mise en concurrence simplifiée III.2.3 Achats directs III.2.4 Appel d offres ouvert III.3 Assurance de la qualité des produits achetés III.4 Les principales étapes de l achat III.4.1 Sélection et spécification des produits III.4.2 Quantification III.4.3 Sélection des fournisseurs III.4.4 Adjudication III.5 Organisation et responsabilités III.5.1 Structure de la centrale d achat III.5.2 Responsabilités III.6 Surveillance de l exécution des travaux des fabricants présélectionnés III.7 Brevets III.8 Donations Module IV: Réception et stockage des produits achetés Introduction IV.1 Contrôle de la qualité avant expédition IV.2 Réception des marchandises IV.3 Contrôle de la qualité après l achat IV.3.1 Echantillonnage IV.3.2 Rebuts IV.4 Entreposage des matières et des produits IV.4.1 Personnel IV.4.2 Zones de stockage IV.4.3 Conditions de stockage IV.4.4 Etiquetage et contenants IV.4.5 Matières diverses et dangereuses IV.4.6 Gestion des stocks IV.4.7 Documentation: instructions et registres écrits Module V: Distribution Introduction V.1 Conditions de transport V.2 Chaîne du froid V.3 Surveillance et relevés de la température V.4 Bons de livraison V.5 Procédures et mesures à respecter pour les expéditions V.6 Contenants des expéditions V.7 Enregistrement des expéditions V.8 Traçabilité V.9 Port d entrée V.10 Emballage des produits et des matières... 57

5 Module VI: Réévaluation Introduction VI.1 Réévaluation des fabricants VI.2 Réévaluation des produits VI.3 Surveillance des services sous traités VI.3.1 Stockage et distribution VI.3.2 Laboratoires de contrôle de la qualité VI.3.3 Organismes de recherche sous contrat Conclusion Références APPENDICES Appendice 1 Exemple d un Code de Conduite Appendice 2 Exemple de lignes directrices concernant la confidentialité Appendice 3 Exemple de lignes directrices sur le conflit d intérêts Appendice 4 Exemple d une procédure opérationnelle normalisée (PON) pour la rédaction d une PON Appendice 5 Exemple d invitation à présenter une déclaration d intérêt Appendice 6 Questionnaire sur le produit pharmaceutique Appendice 7 Exemple de procédure opérationnelle normalisée pour vérifier et évaluer l information sur un produit Appendice 8 Questionnaire technique concernant les fabricants de médicaments Appendice 9 Exemple de procédure opérationnelle normalisée pour planifier les inspections Appendice 10 Exemple de procédure opérationnelle normalisée pour préparer une inspection Appendice 11 Exemple de procédure opérationnelle normalisée pour l exécution d une inspection Appendice 12 Exemple de liste établie pour l inspection des bonnes pratiques de fabrication Appendice 13 Lignes directrices concernant les bonnes pratiques de fabrication : rapport d inspection Appendice 14 Bonnes pratiques de stockage Appendice 15 Bonnes pratiques de commerce et de distribution Appendice 16 Recommandations relatives aux systèmes de qualité à l intention des inspectorats de produits pharmaceutiques

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7 Introduction Introduction L Organisation mondiale de la Santé (OMS), le Fonds des Nations Unies pour l Enfance (UNICEF) et de nombreuses autres organisations sont concernées par l achat de produits pharmaceutiques. En particulier, l achat de médicaments utilisés dans le traitement du virus de l immunodéficience humaine/syndrome d immunodéficience acquise (VIH/SIDA), du paludisme et de la tuberculose, est aujourd hui une préoccupation majeure aux plans international et national. La Commission Européenne et les pays du G8, entre autres, ont pris des engagements qui offrent les moyens d accroître considérablement le financement de la lutte contre les maladies transmissibles. C est avec des médicaments peu chers mais de qualité que cette lutte a le plus de chances d avoir un effet maximal. Nécessaire mise en place d un système d assurance qualité type Les efforts faits pour accélérer l accès aux médicaments utilisés dans le traitement du VIH/SIDA grâce à la négociation et à la concurrence des produits génériques ont mis en évidence l importance de l assurance qualité dans l achat de produits pharmaceutiques et diagnostiques. Des sommes considérables sont investies pour l approvisionnement en produits pharmaceutiques auprès de divers fabricants de différents pays, mais souvent les données sur les spécificités des produits et l information sur leur qualité ne sont pas évaluées, et les centres de production ne sont pas inspectés avec régularité et méthode. Actuellement, certaines organisations chargées de l approvisionnement ont bien un système de qualité pour les différentes activités en place, mais ces systèmes varient considérablement d une organisation à l autre. Pour obtenir l information sur les produits afin de les évaluer, certaines centrales d achat demandent aux fabricants de leur présenter une liste ou de répondre à un questionnaire. D autres négligent de faire figurer sur ces listes certains éléments qui devraient être évalués lors de la présélection. D autres encore fondent leur évaluation sur des questionnaires détaillés ou demandent des dossiers de produits. Certaines sous traitent l inspection du centre de production, mais ce type d inspection peut être plus ou moins approfondi et de qualité plus ou moins grande selon les ressources disponibles. De plus, dans ce cas, la reconnaissance mutuelle et la coordination sont l exception plutôt que la règle. Sans système d assurance de la qualité, ces organisations risquent d acheter des produits de qualité inférieure, de contrefaçon, ou contaminés, ce qui entraîne des plaintes et des rappels, du gaspillage et de graves risques pour la santé des patients. Ces problèmes nuisent à la crédibilité des centrales d achat, provoquent des pertes financières et mettent la sécurité des patients en danger. Historique Une étude préparatoire conduite par une équipe d experts a souligné les différences marquantes entre la présélection des vaccins et celle des médicaments. Un projet pilote d étude de faisabilité concernant la présélection des fabricants de médicaments essentiels pour traiter les maladies prioritaires a été recommandé. 1

8 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Mettant leur expérience en commun, des experts de l UNICEF, du Fonds des Nations Unies pour la Population (FNUAP), de l OMS et de la Banque mondiale ont déterminé les éléments nécessaires à des procédures d achat appropriées. L OMS a alors entrepris en partenariat avec ces institutions des Nations Unies un projet qui a été soutenu en principe par la Banque mondiale. Il avait pour objet la présélection de produits et de fabricants de produits concernant le VIH/SIDA, et l élaboration d un système modèle d assurance qualité (dénommé ci après le Modèle). Le Modèle a pour but d accompagner les organismes ci après dénommés centrales d achat qui achètent les médicaments, vaccins ou autres articles utiles dans le secteur sanitaire, ou qui participent d une autre manière à la présélection, à l achat, au stockage et à la distribution de ces produits, afin que les médicaments soient sûrs, efficaces et de bonne qualité. Buts et objectifs A long terme, ces recommandations visent la conception et la mise en œuvre d un système uniforme et harmonisé d acquisition de produits pharmaceutiques d une qualité définie. Ce système est basé sur un processus mutuellement reconnu de présélection des produits et des fabricants, sur l évaluation de dossiers de produit et sur l inspection des centres de production. Ce processus, défini dans le glossaire et décrit dans le Module II, sera ci après appelé présélection. Etablir, harmoniser et appliquer un système d assurance qualité pour la présélection, l achat, l entreposage et la distribution des médicaments est une tâche de grande ampleur qui doit être accomplie étape par étape. Les objectifs suivants ont été définis: créer un système type d assurance qualité (model quality assurance system MQAS) à adopter et mettre en œuvre par les centrales d achat; établir des directives pour harmoniser l évaluation des données et des informations sur les produits dans le cadre de la procédure de présélection; créer des normes unifiées d inspection des fabricants et des fournisseurs afin d évaluer le respect des bonnes pratiques de fabrication (BPF). Assurance qualité des achats L assurance qualité est un vaste concept englobant tous les facteurs qui, individuellement ou collectivement, influent sur la qualité d un produit. C est l ensemble des mesures prises pour que les produits pharmaceutiques soient de la qualité requise pour leur utilisation prévue. L assurance qualité dépend donc de plusieurs facteurs et fait partie intégrante de toutes les activités essentielles qui entourent l achat. Un système d assurance qualité appliqué aux achats comporte des modalités de présélection, d entreposage et de distribution qui peuvent se répercuter sur les coûts, mais ses avantages l emportent sur les coûts d investissement parce qu il réduit les risques de perte causés par l achat et la fourniture de produits de qualité inférieure. 2

9 Introduction La présélection de produits et de fabricants, l achat, l entreposage et la distribution, sont des processus complexes dans lesquels peuvent intervenir de nombreux bureaux, organismes, sections ou départements chargés des achats et des décisions administratives, financières et techniques à plusieurs niveaux. Les produits pharmaceutiques ne sont pas des marchandises ordinaires et exigent une attention spéciale. L appui des services responsables de l assurance qualité est crucial. L efficacité des procédures dépend en grande partie du recours systématique à des méthodes qui ont fait leurs preuves. Une approche normalisée garantira la cohérence de toutes les activités et aboutira à l achat de produits pharmaceutiques de qualité acceptable et définie. Le présent Modèle est axé sur les quatre activités principales suivantes des centrales: présélection de produits pharmaceutiques et de fabricants; achat de produits pharmaceutiques; entreposage de produits pharmaceutiques; distribution de produits pharmaceutiques. En fin de compte, les centrales d achat sont responsables des résultats de ces quatre grandes activités. Dans certains cas, une ou plusieurs d entre elles peuvent être sous traitées et les deux parties conviennent alors de se lier par un contrat qui décrit leurs responsabilités respectives. Le donneur d ordre reste responsable de veiller à ce que le sous traitant respecte les normes et les règles énoncées dans ce modèle. Recommandations Il est recommandé aux centrales qui participent à l une ou l autre des activités clés du processus d achat d élaborer et d appliquer leur propre système d assurance qualité en se basant sur ce modèle, y compris les éléments décrits et les détails techniques spécifiés, et en veillant à ce qu il soit adapté aux différentes activités de chacune, à ce qu il porte sur tous les aspects de ces activités et à ce qu il soit assez général pour que les activités interdépendantes qui influent sur la qualité des produits pharmaceutiques soient liées. Les lignes directrices exposées dans le présent document s adressent aux centrales d achat des Nations Unies mais elles peuvent aussi servir à d autres centrales pour l établissement de leur propre système d assurance qualité. Elles ont pour but l achat de produits pharmaceutiques mais peuvent aussi servir à l achat de trousses de diagnostic ou d appareils médicaux. Présentation générale Le présent document est divisé en six modules. Le Module I traite des conditions générales requises pour l installation du système d assurance qualité qui doit être en place dans toute centrale d achat, quel que soit le nombre de ses activités clés. Le Module II énonce des recommandations à suivre par les centrales d achat lorsqu elles évaluent leurs besoins, les produits qui leur sont offerts et les modes de fabrication et d approvisionnement que leur proposent les fabricants. Le Module III décrit les principes à suivre pour l achat de produits 3

10 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat pharmaceutiques. Le Module IV contient des recommandations sur les modalités de réception et de stockage des produits achetés. Dans le Module V sont décrites les bonnes pratiques de distribution, et le Module VI traite de la surveillance et de la réévaluation des produits et des activités sous traitées. On trouvera aussi des exemples de documentation sur les éléments du présent Modèle ainsi que les directives pertinentes de l OMS en vigueur. Tout au long de cet ouvrage, référence sera faite aux normes, règles, directives et textes de l OMS en vigueur. Un effort a été accompli pour éviter les répétitions chaque fois que possible. Il est fait référence à des documents portant sur des sujets connexes, lorsque cela présente un intérêt. Le texte devenu classique Managing Drug Supply (Organisation de l approvisionnement en médicaments) (1) offre un tableau complet et détaillé des aspects techniques de la gestion d un stock de médicaments, y compris toutes les principales activités qui entourent l achat. 4

11 Glossaire Glossaire Accessibilité économique Achat Mesure dans laquelle les gens qui ont besoin d un produit pharmaceutique le trouvent à un prix qu ils peuvent payer. Le fait de se procurer, en les achetant ou autrement, les produits pharmaceutiques, vaccins ou nutraceutiques à usage humain. Dans le présent document, achat s entend de la présélection des produits et des fabricants par une procédure de qualification, y compris la présélection et une surveillance continue par la suite, l achat des produits présélectionnés à des fabricants présélectionnés (en ce qui concerne le produit spécifique) selon des mécanismes d achat, d entreposage et de distribution définis. Appel d offres Procédure d achat de produits pharmaceutiques mettant en concurrence un certain nombre de fournisseurs. L achat tient compte des offres de prix soumises par les fournisseurs en réponse à une annonce publique. Assurance de la qualité L assurance de la qualité est un concept de vaste portée couvrant tous les domaines qui, séparément ou collectivement, influencent la qualité d un produit. C est l ensemble des opérations conduites dans le but d assurer que les produits pharmaceutiques sont de la qualité requise pour leur utilisation prévue. Autorisation de mise sur le marché Document juridique établi par l autorité de contrôle des médicaments compétente pour la mise sur le marché ou en libre distribution d un produit dont l innocuité, l efficacité et la qualité ont été évaluées. Ce document doit préciser, entre autres, le nom du produit, sa forme galénique, sa composition quantitative (y compris les excipients) par dose (en utilisant les DCI ou les noms génériques nationaux lorsqu ils existent), la durée de conservation et les conditions de stockage, enfin les caractéristiques du conditionnement. Il spécifie l information sur laquelle est fondée l autorisation (il précise, par exemple, que le produit considéré doit être conforme à tous les détails fournis dans la demande et tel que modifié dans la correspondance ultérieure). Il contient aussi l information approuvée pour les professionnels de la santé et le public, le type de vente (sur ordonnance ou libre), le nom et l adresse du titulaire de l autorisation, et la durée de validité de l autorisation. Lorsque l autorisation de mise sur le marché d un produit a été donnée, celui ci est inscrit sur une liste de produits autorisés et il est souvent dit «homologué». On appelle aussi parfois «licence» l autorisation de mise sur le marché. 5

12 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Autorité de contrôle des médicaments Organisme national qui administre, conformément à la législation pharmaceutique nationale, tout le spectre des activités de règlementation des médicaments, y compris, au minimum, toutes les fonctions suivantes: o o o o o o o autoriser la mise sur le marché de produits nouveaux et de dérivés des produits existants; contrôler la qualité par des tests en laboratoire; surveiller les réactions indésirables aux médicaments; fournir des informations sur les médicaments et encourager leur utilisation rationnelle; inspecter l activité des fabricants, grossistes et réseaux de distribution au regard des bonnes pratiques de fabrication (BPF) et les autoriser à exercer; prendre des mesures pour assurer l application de la réglementation; surveiller l utilisation des médicaments. Biodisponibilité La vitesse et l intensité avec lesquelles le principe actif ou la fraction thérapeutique d une forme pharmaceutique sont absorbés et disponibles in situ. Bioéquivalence Deux médicaments sont bioéquivalents si ce sont des produits pharmaceutiques équivalents ou alternatifs et si leur biodisponibilité, exprimée en pic (Cmax et Tmax) et leur exposition totale (aire sous la courbe AUC) après administration dans la même dose molaire et dans les mêmes conditions, sont à tel point similaires, que l on peut escompter que leurs effets sont essentiellement les mêmes. Bonne pratique de fabrication (BPF) Facteur de l assurance qualité qui garantit que les médicaments sont toujours produits et contrôlés dans le respect des normes de qualité appropriées à leur destination et conformément aux conditions de l autorisation de mise sur le marché. Centrale d achat Tout organisme qui acquiert, en l achetant ou autrement, un produit pharmaceutique, un vaccin ou un nutraceutique à usage humain. Au sens des présentes lignes directrices, il s agira normalement d un organisme à but non lucratif, d une organisation non gouvernementale (ONG) ou d une institution des Nations Unies. Une centrale d achat est un organisme, quel qu il soit, qui achète des produits pharmaceutiques, des vaccins ou d autres articles à usage sanitaire, ou qui participe à leur présélection (voir infra), leur achat, leur entreposage et leur distribution. Certificat type de l OMS Certificat de produit pharmaceutique du type défini dans le Système OMS de certification de la qualité des substances pharmaceutiques qui se trouvent dans le commerce international. 1 6

13 Glossaire Contrôle de la qualité Le contrôle de la qualité concerne l échantillonnage, les spécifications et les essais. Il concerne aussi la documentation et les procédures d acceptation/rejet par la centrale d achat, qui garantissent que les tests nécessaires et pertinents sont réellement effectués et que l utilisation, la vente ou la fourniture des matières premières, des produits intermédiaires et des produits finis ne sont pas autorisées avant que leur qualité ait été jugée satisfaisante. 1 Organisation mondiale de la Santé. Système OMS de certification de la qualité des substances pharmaceutiques qui se trouvent dans le commerce international. Genève, Organisation mondiale de la Santé, WHO/EDM/QSM/ ( rtifschemes. html). Dénomination commune internationale Efficacité Efficience Fabrication Fiabilité Indicateur Nom scientifique abrégé tiré du principe actif. L OMS est responsable de l attribution des DCI aux substances pharmaceutiques. Capacité des activités de produire les effets prévus. Relation entre les résultats des activités et l effort correspondant exprimée en argent, en ressources et en temps. Toute activité touchant à l achat de matières et de produits, à la production, au contrôle de la qualité, à l autorisation de sortie, à l entreposage et à la distribution de produits finis ainsi qu aux contrôles correspondants. La fiabilité indique jusqu à quel point une mesure prise par différentes personnes à différents moments et dans différentes circonstances produit les mêmes résultats (voir aussi validité). Critère qui permet de mesurer les changements, directement ou indirectement, et d évaluer dans quelle mesure les buts ou objectifs d un programme ou projet sont atteints. Les indicateurs doivent obéir aux critères suivants: être clairs, mesurables, fiables, valides (voir ci après) et acceptés par les principales parties prenantes. Informations concernant les produits Aux fins du présent document, les informations sur les produits sont celles que les fabricants ou les fournisseurs présentent sur les produits pharmaceutiques sous la forme spécifiée dans les directives de la centrale d achat (les dossiers de produits, questionnaires sur les produits, ou autres) afin d obtenir la présélection des produits. Interchangeabilité Un médicament interchangeable est un médicament qui est l équivalent thérapeutique d un produit de référence. 7

14 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Législation Premier état du processus législatif, au cours duquel l organe législatif adopte les lois relatives à un domaine, par exemple le contrôle des médicaments. Les lois définissent les rôles, droits et obligations de toutes les parties qui interviennent dans ce domaine d une manière générale (voir aussi réglementation ci après). Législation pharmaceutique Dispositions juridiques relatives aux activités pharmaceutiques (voir aussi législation ci dessus). Liste nationale des médicaments essentiels Liste des médicaments essentiels (voir infra) définie, adoptée et publiée par le pays. Elle est normalement utilisée par tous les établissements de santé, y compris les principaux hôpitaux. Médicament Toute substance ou tout produit pharmaceutique destiné à l homme ou à l animal, qui vise à modifier ou explorer un système physiologique ou un état pathologique dans l intérêt du patient. Dans le présent document, les termes médicament et produit pharmaceutique (voir ci après) sont interchangeables. Médicaments essentiels Médicaments qui satisfont les besoins de soins de santé de la majorité de la population. Le Comité OMS d Experts de la Sélection et de l Utilisation des médicaments essentiels met à jour tous les deux ans la Liste modèle OMS des médicaments essentiels. Tous les pays peuvent utiliser ce modèle pour établir leur propre liste de médicaments essentiels. Personne autorisée Personne (parmi les cadres d un centre de production) responsable de la mise en vente de lots de produits finis. Dans certains guides de bonnes pratiques de fabrication (BPF) et textes juridiques les termes personne qualifiée décrivent des personnes ayant des fonctions analogues. Présélection Les activités entreprises pour définir le besoin d un produit ou d un service, pour solliciter les déclarations d intérêt d entreprises désireuses de fournir le service ou le produit en question, et pour examiner le produit ou le service offert par rapport aux spécifications techniques et l établissement où le produit ou le service est préparé par référence aux normes courantes des bonnes pratiques de fabrication (BPF). Ce sont des inspecteurs formés et qualifiés qui examinent le produit ou le service et l établissement de fabrication au regard des normes courantes. Une fois que le produit est approuvé et que l établissement a l autorisation de délivrer le produit ou le service en question, les autres centrales d achat sont informées de cette décision. La présélection est requise pour tous les médicaments, quels que soient leur composition et leur centre de production/homologation, mais le nombre et le type d informations que le fournisseur doit donner à la centrale d achat aux fins d évaluation peuvent être différents. 8

15 Glossaire Principe actif Substance ou composé destiné à la fabrication d un produit pharmaceutique en tant que composé thérapeutiquement actif (ingrédient). Produits génériques L expression produit générique n a pas tout à fait le même sens dans toutes les juridictions. On évite donc de l utiliser autant que possible et on préfère employer médicament multisources (voir ci dessus). Les médicaments génériques peuvent être commercialisés sous la dénomination commune approuvée ou sous un nom de marque (déposée). Ils peuvent différés des produits innovants (voir ci après) par la forme galénique et le dosage. La dénomination médicament générique s applique à un médicament par lequel on souhaite généralement remplacer le médicament innovant et qui est souvent fabriqué sans autorisation du laboratoire créateur et mis sur le marché après expiration du brevet ou des droits d exclusivité. Il ne doit pas être confondu avec les noms génériques des principes actifs. Produit pharmaceutique Voir médicament. Produit pharmaceutique innovant En général, le médicament qui a reçu le premier l autorisation de mise sur le marché (normalement en tant que médicament breveté) sur la base d une documentation prouvant son efficacité, son innocuité et sa qualité au regard des critères exigés à l époque de l autorisation. Lorsqu une substance est disponible depuis de nombreuses années, il n est pas toujours possible d identifier un produit pharmaceutique innovant. Produits pharmaceutiques multisources (génériques) Substances équivalentes ou alternatives sur le plan pharmaceutique qui peuvent être équivalentes, ou non, sur le plan thérapeutique. Les produits pharmaceutiques multisources qui sont équivalents sur le plan thérapeutique sont interchangeables. Qualification La qualification consiste à prouver, documents à l appui, que les locaux, systèmes et matériels sont tous correctement installés et/ou fonctionnent correctement et que leur utilisation aboutit aux résultats attendus. La qualification est souvent une étape (c est la première) de la validation, mais une étape ne valide pas le processus à elle seule. Dans le contexte que décrit le présent document, c est le travail fait pour prouver que le système d approvisionnement livrera toujours des produits de la qualité requise et spécifiée qui répondent à toutes les conditions de qualité exigibles. Quantification fiable des besoins en médicaments Evaluation faite avec soin des quantités nécessaires de chaque médicament. Elle est fondée soit sur l adaptation de la consommation passée, soit sur l anticipation des types de maladies et de leur traitement standard, et l on peut escompter qu elle correspondra raisonnablement bien aux besoins réels. 9

16 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Réglementation Deuxième étape du processus législatif (la première étant la législation, voir plus haut). La réglementation vise spécifiquement à fournir le dispositif juridique permettant de parvenir aux objectifs administratifs et techniques de la législation. Responsabilité Obligation de rendre compte de sa conduite et de ses actions, généralement à un individu ou à un groupe, mais en dernière instance, au public. Individus et organisations peuvent les uns comme les autres être responsables. La responsabilité et la transparence se recoupent à certains égards (voir ci après). Substitution par un générique Pratique qui consiste à substituer à un produit, vendu sous un nom de marque ou un nom générique, par un produit équivalent, en général moins cher, qui contient le(s) même(s) principe(s) actif(s). Système d autorisation Dispositions juridiques nationales relatives aux entités chargées de la fabrication, l importation, ou la fourniture de produits pharmaceutiques, et à celles qui sont chargées de les délivrer et de les vendre. Transparence Le terme transparence s applique à: o o la définition par écrit des politiques et procédures et la publication de la documentation écrite; la communication au public des raisons des décisions (voir aussi responsabilité plus haut). Validation Validité La validation consiste à apporter, conformément aux principes des bonnes pratiques de fabrication, les preuves qu une certaine procédure, un certain processus ou une certaine méthode aboutissent effectivement et systématiquement aux résultats attendus et à consigner cette démarche (voir aussi qualification plus haut). La validité indique jusqu à quel point une mesure prise donne effectivement la mesure de la caractéristique que l enquêteur souhaite mesurer (voir aussi fiabilité plus haut). 10

17 Module I: Equipment de base nécessaire à une centrale d achat Module I: Equipement de base nécessaire à une centrale d achat Introduction Une centrale d achat n a souvent que de maigres ressources pour acheter et fournir des substances pharmaceutiques. Dans bien des cas, la qualité d un produit est compromise lorsqu il provient de sources sans qualification. Les centrales d achat ont affaire à divers types de fournisseurs et de clients, aux autorités de contrôle des médicaments, aux fabricants, aux laboratoires de contrôle de la qualité, aux fabricants sous traitants, aux laboratoires sous traitants, aux commerçants, aux intermédiaires, aux distributeurs et aux pharmacies. Le système d assurance qualité aidera à garantir que les transactions avec ces partenaires aboutiront à l achat de produits pharmaceutiques de la meilleure qualité possible. Le module I porte sur l équipement de base requis pour ce type de système, qui comprend des ressources physiques comme les locaux, le matériel et le personnel, et aussi sur les mesures, normes et procédures spécifiées par écrit qui sont nécessaires à la cohésion de toutes les activités d approvisionnement clés. L équipement de base décrit dans ce module est donc valable pour toutes les activités qui font l objet des modules suivants. I.1 Ressources matérielles I.1.1 Les locaux Les bureaux La centrale d achat doit avoir assez d espace à usage de bureaux pour le personnel requis et ses activités. Entreposage La centrale d achat doit avoir assez d espace pour entreposer et conserver la documentation sur les produits, les échantillons de produits, les stocks, les rapports, les dossiers et autres registres concernant toutes les principales activités d approvisionnement. Les échantillons et les produits sont entreposés dans de bonnes conditions, qui sont spécifiées, par exemple les conditions de température, d humidité ou de protection contre la lumière. Les conditions de stockage sont données en détail dans le Module IV. Afin d assurer une distribution satisfaisante, il doit y avoir assez d espace pour l entreposage du matériel, des fournitures de bureau et des matières. Les conditions requises pour la distribution figurent dans le Module V. 11

18 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat I.1.2 Equipement Ordinateurs L ordinateur peut contribuer à l efficacité des procédures d approvisionnement, mais ne peut pas les remplacer. Correctement utilisée, l informatisation servira à accélérer les tâches complexes, à travailler avec plus d exactitude et à automatiser les tâches répétitives. Le personnel doit être convenablement formé à l utilisation des systèmes informatisés. L informatisation convient à l approvisionnement à beaucoup d égard, notamment à la planification des besoins, à la gestion du budget, à l analyse financière, à l élaboration des documents et rapports et au contrôle des stocks. Des copies papier sont tirées selon les besoins pour fournir les pièces justificatives des activités accomplies. Si l on ne dispose pas d ordinateur, les activités sont enregistrées à la main. Le logiciel Le logiciel choisi doit convenir à l usage prévu. Les programmes peuvent offrir de façon fiable et exacte l information requise sur la qualité et la gestion. Ils sont faciles à utiliser et le personnel est convenablement formé à cette utilisation. Lorsque l on utilise différents programmes, ils sont compatibles, si possible, afin que les données puissent être transférées directement de l un à l autre. Des programmes appropriés sont mis en place partout où les centrales d achat et le(s) fabricant(s) échangent des informations par voie électronique. Des systèmes de sécurité appropriés pour empêcher que des personnes non autorisées aient accès aux registres et rapports informatiques, ou y apportent des modifications, et aussi des systèmes de sauvegarde pour prévenir les pertes de données. Un programme antivirus et un pare feu de bonne qualité sont installés, configurés, utilisés et mis à jour régulièrement pour empêcher l accès non autorisé aux données, et leur perte. Un appui technique est assuré pour que le logiciel et les systèmes de sécurité restent fonctionnels et à jour. Matériel Le matériel choisi doit permettre de travailler efficacement avec le logiciel voulu. Ce système a la capacité et la mémoire nécessaires à l utilisation prévue ainsi que les périphériques d entrée et de sortie adéquats, y compris des imprimantes de bonne qualité. L accès à Internet et si possible à un réseau local (LAN) est assuré pour faciliter l échange d informations. Un plan d entretien et d amélioration est prévu pour que le système puisse fonctionner en permanence. Télécommunications L accès au téléphone et à un télécopieur est assuré pour une communication immédiate. Dans la mesure du possible, il faut pouvoir communiquer par courrier électronique (courriel). 12

19 Module I: Equipment de base nécessaire à une centrale d achat Mobilier Mobilier de bureau bien adapté, à savoir bureaux, sièges, rayonnages, placards, classeurs et autres articles nécessaires. Matériel de bureau Ce matériel se compose de photocopieuses, agrafeuses et poinçonneuses, entre autres. I.1.3 Matériel et consommables Papeterie et consommables La centrale d achat fournit la papeterie nécessaire, à savoir le papier, les feuilles à en tête, les cartes de visite et les formulaires pré imprimés, selon les besoins. Les consommables informatiques à fournir sont les périphériques amovibles (disquettes, CD et/ou clés USB), les cartouches d imprimante, le papier pour imprimante, ainsi que toutes les pièces de remplacement non couvertes par un contrat d entretien. Véhicules et transport Le transport en voiture officielle ou le remboursement des coûts de transport sont prévus pour les déplacements à l occasion de réunions, visites, inspections et autres tâches officielles. Lorsque la centrale d achat est responsable du transport local et de la distribution des produits, un moyen de transport approprié à la protection de la qualité des produits est disponible. I.1.4 Systèmes financiers La centrale d achat doit peut effectuer les transactions financières nationales et internationales nécessaires. Elle dispose de fonds pour assurer la continuité des activités, qu il existe ou non des mécanismes de remboursement pour les activités clés, par exemple la présélection. La centrale doit pouvoir recourir aux services bancaires adéquats. Elle nomme un ou plusieurs signataires des comptes en banque pour assurer le contrôle d une part, et la continuité des opérations en l absence du personnel clé de l autre. Il faut mettre en place un système de comptabilité, avec audits réguliers. Si la centrale d achat fait partie d une organisation assez importante, elle est autonome et/ou communique assez facilement avec le département financier de l organisation mère pour pouvoir conduire toutes ses transactions financières sans délai. 13

20 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat I.1.5 Ressources humaines Personnel Un personnel en nombre suffisant, convenablement formé, éduqué et expérimenté, est chargé des activités clés. Le nombre de membres du personnel nécessaire au département responsable de ces activités dépendra du volume et de la valeur des produits achetés et des produits à fournir. Un personnel suffisant est chargé des tâches de secrétariat, d organisation et de comptabilité, et un soutien juridique est assuré également. Le personnel clé comprend les responsables de la présélection, des achats, de l entreposage et de la distribution. La personne à qui incombe la présélection peut aussi être chargée de l assurance qualité. La législation nationale est respectée s agissant, par exemple, de dispositions exigeant qu une personne soit responsable des achats, de l entreposage et de la distribution des produits pharmaceutiques. La personne responsable de la présélection et la personne responsable des achats doivent être indépendantes l une de l autre et de rang hiérarchique égal. Les responsabilités du personnel chargé des différentes activités clés sont décrites dans les Modules II à V. Qualifications et expérience Les responsables de la présélection, des achats, de l entreposage et de la distribution doivent avoir les qualifications, les connaissances et l expérience voulues dans leurs domaines respectifs (voir Modules II à V). Code de conduite Tout membre du personnel respecte un code de conduite relatif à ses activités professionnelles. On trouvera à la section I.2.4 la description plus détaillée d un code de conduite, et à l Appendice 1 un exemple de code de conduite. Confidentialité Il est essentiel de traiter comme confidentielle toute information obtenue par une personne qui travaille pour la centrale d achat. Presque toute l information donnée par les entreprises et les fabricants est spécifique d un produit, peut être brevetée et restera secrète, compte tenu de son intérêt commercial. Les évaluateurs et inspecteurs doivent traiter comme strictement confidentielle et propre à la partie qui collabore avec la centrale d achat toute information soumise ou observée au cours de l évaluation des dossiers de produits et de l inspection des centres de production, ou touchant d une autre manière l accomplissement de leur tâche dans le cadre du projet susmentionné. Les évaluateurs et les inspecteurs signent un accord de confidentialité. On trouvera un exemple de ce type d accord à l Appendice 2, et un supplément d information à l Appendice 3 (exemple de lignes directrices sur les conflits d intérêts). 14

21 Module I: Equipment de base nécessaire à une centrale d achat Conflit d intérêts Avant de rien entreprendre, les évaluateurs et inspecteurs (y compris le personnel contractuel) signent une déclaration d intérêt. Si, sur la base de cette déclaration, on estime approprié qu ils entreprennent le travail objet du contrat, ils conviennent de s acquitter de leurs fonctions dans l intérêt de la centrale exclusivement. Ils doivent confirmer que l information qu ils ont donnée dans la déclaration d intérêt est correcte, qu à leur connaissance, il n existe pas de conflit d intérêts réel, potentiel ou apparent et qu ils n ont aucun intérêt, financier ou autre, dans l affaire, et/ou de relations avec une personne ou une entité qui: peut avoir un intérêt commercial à obtenir la révélation d une information confidentielle au cours des activités d évaluation décrites dans la déclaration; et/ou peut avoir un intérêt au résultat de l évaluation, y compris, entre autres, un fabricant dont les produits sont soumis à évaluation ou un fabricant de produits concurrents. Si cette situation change, les membres du personnel s engagent à en aviser rapidement la centrale d achat, par exemple si un problème se pose, qui conduit à un conflit d intérêts au cours de leurs activités avec la centrale. Descriptions de poste Tous les membres du personnel ont une description de poste, avec définition des responsabilités. Organigramme La centrale d achat a un organigramme indiquant les postes, les noms des responsables et les rapports hiérarchiques. Il y a concordance entre les responsabilités et les rapports hiérarchiques tels qu indiqués dans l organigramme et que décrits dans les descriptions de poste. I.2 Documents relatifs aux politiques et aux normes La documentation est un élément critique d un système d assurance qualité. La centrale d achat possède une vaste documentation relative à ses politiques, lignes directrices, normes et règles, et composée de manuels, procédures, registres et autres documents connexes. Dans chaque section ou département, chaque activité est accomplie et enregistrée dans les règles, conformément à des procédures écrites approuvées. Les principaux éléments de la documentation correspondant au présent Modèle sont décrits ci après. I.2.1 Manuel de la qualité La centrale d achat a un manuel de la qualité qui expose la politique de la qualité que la direction a établie pour ses différentes activités. Son travail et ses objectifs sont gouvernés 15

22 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat par des notes de politique générale et par un souci de la qualité. De plus, des documents décrivent la stratégie à suivre par chaque section ou département dans toutes leurs activités touchant la présélection puis les achats, l entreposage et la distribution. Une fois cette politique de la qualité définie, la centrale d achat la met en œuvre, en surveille l application, la révise et l amende si nécessaire à intervalles réguliers. I.2.2 Procédures opératoires normalisées Toutes les activités propres à la centrale d achat sont conformes à des procédures opératoires normalisées (PON) écrites, claires et détaillées. Chacune de ces procédures, en particulier celles qui décrivent minutieusement le déroulement des activités et la présentation approuvée des registres et des rapports (voir les addenda ci après), doit correspondre aux opérations de la centrale d achat considérée. Les PON sont rédigées par la personne responsable de la procédure envisagée. Il faut suivre une PON pour rédiger une PON afin d assurer la cohérence dans la conception, la structure et la présentation. On trouvera une PON pour la rédaction d une PON à l Appendice 4. Style et présentation Une PON est rédigée selon le modèle approuvé par la centrale d achat et par la ou les personne(s) autorisée(s), qui la signent et la datent en bonne et due forme. La PON est écrite dans un langage clair et sans ambigüité. Le nom et/ou logo de la centrale d achat doit figurer sur la première page de chaque PON. Eléments des procédures opératoires standardisées Une PON contient au moins les éléments suivants. Titre et numéro Objectif Portée Politique Chaque PON a un titre. Le titre donne une indication claire de l activité décrite. Un système de numérotation facilite l identification de l activité ou du département qui est l objet de la PON. Cette section décrit ce qui doit être accompli et/ou atteint en suivant la PON. Cette section décrit le niveau, la profondeur ou le champ d application de la PON. Cette section indique la politique de la centrale d achat s agissant de l activité considérée. Responsabilité Cette section indique la personne ou donne la liste des personnes responsable(s) de l exécution des activités énumérées dans la procédure. Il peut être utile de mentionner le poste plutôt que le nom des personnes. 16

23 Module I: Equipment de base nécessaire à une centrale d achat Action Cette section décrit les étapes à suivre du début à la fin du processus pour mener l activité à bien. Les étapes sont indiquées à l impératif et numérotées. Il est conseillé de préciser qui est responsable de chaque étape. Pour ce faire, on peut indiquer le poste (titre de la fonction) de la personne responsable à côté de chaque étape, ou le numéro des différentes étapes à côté des postes énumérés sous le titre «Responsabilité». Lorsqu une étape conduit à une autre procédure à suivre, la PON applicable doit être indiquée à cette étape. Distribution et récupération Révisions Additifs La documentation est distribuée avec soin. Il ne doit plus rester aucune PON annulée ou obsolète là où elle a été utilisée. Les sections et/ou les personnes (postes) responsables auxquelles la PON a été distribuée figurent sur une liste. Chaque fois que la PON est révisée ou amendée, les versions annulées sont retirées de tous les lieux d utilisation qui figurent sur la liste et remplacées par la version à jour; ce retrait est enregistré. Dans une section qui pourrait être intitulée «Historique», la date de chaque changement apporté à la PON, la personne responsable de la révision, la modification elle même et la raison de cette modification sont enregistrées. Cette section donnera à la centrale d achat l historique des amendements apportés à la PON. La présentation de tous les registres à remplir ou à tenir à jour dans le cadre de l activité est normalisée. Il est utile de déterminer et d approuver cette présentation à l avance. La présentation normalisée approuvée fait partie de la PON et peut y être jointe en tant qu additif. Activités à exécuter selon des procédures opératoires normalisées La liste qui suit est une liste d exemples d activités qui peuvent faire l objet de PON: rédiger une procédure opératoire normalisée (voir Appendice 4); rédiger un contrat ou un accord; amender un contrat ou un accord; identifier et signaler les produits de contrefaçon; signaler les écarts; nommer les évaluateurs de l information sur le produit; nommer les inspecteurs contractuels; tenir à jour une liste de l ensemble des documents; recevoir et examiner une offre; évaluer les offres reçues; 17

24 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat commander un ou des produits à un fournisseur ou un fabricant; publier les spécifications des produits aux fins d approvisionnement; envoyer des questionnaires aux fournisseurs, recevoir et évaluer les réponses; s occuper des rappels; politique concernant la réinspection régulière; suivi systématique des inspections; correction des erreurs d inspection; présentation normalisée des rapports sur les inspections. I.2.3 Mesures concernant le suivi des modifications La centrale d achat a prévu des mesures pour suivre les modifications. Ces mesures portent sur la gestion des modifications apportées aux procédures et à la documentation de la centrale elle même, ainsi que sur les modifications apportées aux données et informations concernant les médicaments à présélectionner. Il est essentiel qu une procédure soit en place pour suivre les modifications qui touchent les principes actifs, la formulation, les processus de fabrication, les méthodes de test pour l analyse, ou l emballage des produits présélectionnés. Cette procédure doit permettre de garantir que les modifications sont signalées à la centrale d achat avant la fabrication des nouveaux lots, ou avant leur livraison et leur mise en distribution. On trouvera dans le Module VI de plus amples informations sur les modifications apportées aux produits. I.2.4 Code de conduite La centrale d achat conçoit, autorise et applique un code de conduite écrit. Le code de conduite décrit la politique de la centrale concernant la conduite professionnelle du personnel. Il est appliqué par tous les membres du personnel. Le code de conduite donne des directives aux membres du personnel sur la conduite à tenir dans diverses situations. Il peut traiter les points suivants: introduction et objectifs; responsabilités clés; responsabilités personnelles; sécurité; compétence professionnelle; qualifications and expérience; conduite; intégrité et attitude; tenue vestimentaire, santé et hygiène; 18

25 Module I: Equipment de base nécessaire à une centrale d achat relations avec la direction; PON; déplacements/voyages et logement; confidentialité et conflits d intérêts; documentation et registres; contrats et attributions; dossiers de produit, évaluation et inspection; échantillons; rapports d évaluation et d inspection; communication d informations et de conseils. I.2.5 Lignes directrices concernant les conflits d intérêts La centrale d achat a une politique en matière de conflit d intérêts que tout le personnel doit suivre. On trouvera un exemple de directives sur ce sujet à l Appendice 3. Le document doit traiter les points suivants au minimum: introduction et objectifs; définitions et principes; responsabilités; confidentialité; impartialité. I.2.6 Liste des produits et des fabricants présélectionnés La centrale d achat élabore et met à jour selon sa propre procédure une liste de produits et fabricants présélectionnés après avoir évalué les données et informations sur les produits et inspecté les centres de production. Ces produits et ces centres sont spécifiques, cʹest à dire que les centres sont présélectionnés pour un ou plusieurs produits spécifiques et que les produits sont présélectionnés tels que fabriqués dans des centres spécifiques. La personne sur qui repose la responsabilité de la présélection est également responsable de l ajout ou de la suppression d éléments de la liste. Lorsque la centrale d achat a terminé l évaluation d un dossier de produit et a procédé à l inspection voulue pour apprécier le respect des bonnes pratiques de fabrication, des bonnes pratiques d entreposage et des bonnes pratiques de distribution, elle établit une liste sur la base de la place qu elle accorde aux produits et fabricants présélectionnés. 19

26 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Cette liste contient au minimum l information suivante: nom de la centrale d achat; nom des personnes qui ont la signature; numéro de référence et version de la liste; date d établissement de la liste; nom et adresse physique du fabricant, y compris ceux des centres de production correspondant à chaque produit; adresse postale, numéro de téléphone, numéro de télécopie et adresse courriel du fabricant et du fournisseur; nom de marque, DCI, forme galénique, dosage et taille du conditionnement; date de la présélection d origine; date d expiration de la présélection; date limite de validité de la liste. I.2.7 Tenue des registres Les registres de toutes les opérations sont tenus et conservés de façon organisée. Des aires assez grandes sont prévues pour l entreposage des registres, notamment ceux qui contiennent l information sur les produits, l information sur les fabricants, et les rapports d inspection. L accès à ces aires est réservé au seul personnel autorisé, car des informations confidentielles peuvent y être archivées, notamment des dossiers sur la fabrication, les essais et/ou l entreposage. Les dossiers sont tenus pendant une période déterminée, conformément à la législation nationale. En général, ils sont gardés au moins un an au delà de la date d expiration du produit fini. Des recommandations supplémentaires sur la tenue des dossiers dans les systèmes d assurance de la qualité figurent dans la publication de l OMS intitulée Assurance de la qualité des médicaments (2,3). 20

27 Module II: Présélection Module II: Présélection Introduction La présélection est un des éléments clés de l achat et de la fourniture de médicaments de qualité acceptable garantie. On peut distinguer deux parties dans ce processus: l évaluation du produit et l évaluation du fabricant. L évaluation relative au produit est le moyen de s assurer que le produit correct est spécifié par la centrale d achat. Celle ci juge alors si le fabricant offre un produit qui répond aux normes et règles de sécurité, de qualité et d efficacité prédéterminées. L évaluation du fabricant permet de s assurer qu il est capable de fabriquer le produit comme spécifié dans les informations le concernant et conformément aux bonnes pratiques de fabrication (BPF), comme le recommande l OMS. Le fabricant doit être en mesure de respecter sans faille les normes spécifiées pour assurer l homogénéité de tous les lots du produit. L évaluation des services contractuels assurés par des agents de stockage et de distribution, par exemple, des organismes de recherche sous contrat (ORC) ou des laboratoires de contrôle de la qualité qui vérifient si les BPF, les bonnes pratiques cliniques (BPC) et les bonnes pratiques de laboratoires (GBPL) sont respectées est encore un moyen de renforcer le processus de présélection. Il incombe à la centrale d achat de veiller à ce que toutes les étapes de la présélection soient menées à bien conformément au présent modèle. Ainsi, les fabricants fourniront des produits qui seront conformes aux spécifications et à toutes les normes et règles, les centrales feront le meilleur usage possible des ressources et l on évitera que différentes centrales fassent la même présélection. De plus, le risque que les centrales d achat acquièrent et fournissent des produits de qualité inférieure sera réduit au minimum. Ce module énonce des recommandations que les centrales d achat devraient appliquer lorsqu elles calculent leurs besoins en produits et lorsqu elles évaluent les produits et les arrangements proposés par les fabricants sur leur fabrication et leur fourniture. II.1 Principes de présélection Les procédures de présélection se fondent sur les principes suivants: confiance dans l information donnée par l autorité nationale de réglementation pharmaceutique; évaluation des données et informations présentées par les fabricants sur les produits y compris leur formulation, leur fabrication, les tests et leurs résultats; compréhension d ensemble des activités de production et de contrôle de la qualité des fabricants et fournisseurs et de leur respect des principes des BPF; 21

28 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat évaluation de la continuité dans la production et le contrôle de la qualité due au respect des BPF décrites dans la publication de l OMS intitulée Assurance de la qualité des médicaments, volumes 1 et 2 (2, 3) et des directives supplémentaires de l OMS sur les BPF; existence de systèmes de qualité appropriés et de PON; échantillonnage aléatoire et tests des produits pharmaceutiques fournis; mécanismes d achat adéquats (voir Module III); bonnes pratiques d entreposage (voir Module IV); bonnes pratiques de distribution (voir Module V); suivi des plaintes émanant de centrales d achat et de pays; traitement adéquat des plaintes et des rappels; surveillance continue et requalification. Un document de la centrale d achat décrit la politique et les procédures de présélection, y compris l évaluation de l information sur les produits et du respect des normes par les fabricants. II.1.1 Liste modèle OMS des médicaments essentiels Les centrales d achat peuvent se rendre compte que de nombreux produits dont elles ont besoin sont sur la Liste modèle OMS des médicaments essentiels, liste de médicaments d innocuité et d efficacité prouvées mise à jour périodiquement (4). Elles s efforcent de se procurer des médicaments qui figurent sur la Liste modèle. Celle ci sera pour elles une référence utile pour établir les spécifications des médicaments qu elles recherchent. II.2 Normes de présélection La procédure de présélection se fonde sur la Procédure d évaluation de l acceptabilité de principe des produits pharmaceutiques achetés par les institutions des Nations Unes (5). En principe, ces produits sont au moins conformes aux recommandations faites par l OMS dans le document intitulé Marketing authorization of pharmaceutical products(6). Au minimum, les fabricants se plient aux BPF de l OMS (3). II.3 Responsables et responsabilités II.3.1 Personnel responsable de la présélection La personne responsable de la présélection est indépendante de celle qui est responsable des achats. Les responsabilités clés de la personne chargée de la présélection sont les suivantes: établir les spécifications des produits; publier les appels de déclarations d intérêt; 22

29 Module II: Présélection établir un questionnaire pour recueillir des données et informations sur un produit et/ou des directives sur cette activité; évaluer les données et informations sur les produits pour vérifier s ils sont conformes aux normes et règles; évaluer les centres de production en les inspectant pour vérifier s ils se conforment aux BPF de l OMS; établir la liste des produits et fabricants présélectionnés. II.3.2 Personnel chargé d évaluer l information sur les produits La personne chargée d évaluer l information sur les produits est indépendante de celle qui évalue le centre de production. Aucune des deux n a à faire rapport à l autre sur ses décisions. Les responsabilités clés de la personne qui évalue l information sur les produits sont les suivantes: établir et appliquer les PON et les directives sur l évaluation des informations sur les produits; recevoir les informations sur les produits; examiner les informations sur les produits; évaluer les informations sur les produits; informer les fabricants du résultat de l évaluation des informations sur les produits; communiquer avec la personne responsable de l inspection des centres de production. La personne chargée d évaluer l information sur les produits peut être membre du personnel en place ou affectée à cette tâche. Les personnes chargées d évaluer les informations sur les produits doivent avoir les qualifications et l expérience requises, notamment des connaissances en pharmacie, chimie pharmaceutique et pharmacologie. Dans l idéal, elles auront rempli des fonctions de réglementation ou acquis une expérience dans ce domaine. II.3.3 Personnel responsable de l inspection des centres de production Les principales responsabilités de la personne chargée de l inspection des centres de production sont les suivantes: établir et mettre en œuvre les directives et les PON; coordonner les inspections prévues; si nécessaire, recruter ou nommer des inspecteurs ayant les qualifications et l expérience appropriées; former les inspecteurs; 23

30 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat organiser les inspections; mettre la dernière main aux rapports d inspection; informer les fabricants des résultats de l inspection. Au minimum, les responsables de l inspection des centres de production ont les qualifications et l expérience voulues en matière de fabrication de médicaments, d assurance qualité, de BPF, d inspection et d audit, de chimie et de contrôle de la qualité. Dans l idéal, ayant travaillé avec une autorité de réglementation, ils sont familiarisés avec l inspection. La décision est prise en toute indépendance mais la personne chargée d évaluer les informations sur les produits et celle qui est chargée d inspecter des centres de production communiquent, car il peut être nécessaire de vérifier certaines informations sur le produit pendant l inspection du centre de production. II.4 Principales étapes de la présélection Les principales étapes de la présélection sont résumées dans la figure 1. On trouvera ci après la description détaillée des différentes étapes. Les étapes préparatoires à l élaboration d un système de documentation, comprenant accords de confidentialité, déclaration de conflit d intérêts, PON et directives, sont décrites dans le Module I. II.4.1 Etape 1: solliciter et recevoir des déclarations d intérêts Elaborer le cahier des charges du ou des produits aux fins de présélection La personne responsable des achats contribue à l élaboration du cahier des charges du ou des produits à présélectionner afin que ceux ci remplissent les conditions exigées. Le cahier des charges doit être détaillé, clair et sans ambiguïté, afin d éviter qu une documentation qui ne correspond pas aux produits à acheter ne soit inutilement soumise et traitée. Le cahier des charges précise au moins: le nom du (des) principe(s) actif(s); la pharmacopée de référence, par exemple pharmacopée européenne, pharmacopée japonaise, pharmacopée des Etats Unis ou pharmacopée internationale; le dosage et la forme galénique; la forme galénique (voie d administration); la taille de l emballage; le matériel d emballage; l étiquetage prescrit. Le cahier des charges peut être publié dans le cadre de l appel de déclaration d intérêt. 24

31 Module II: Présélection Figure 1 Principales étapes de la présélection Etape 1: solliciter et recevoir des déclarations d intérêt Elaborer le système de documentation, les accords de confidentialité, la déclaration de conflit d intérêts, les PON et les directives Elaborer le cahier des charges du produit et solliciter les déclarations d intérêt Publier l appel de déclarations d intérêt Recevoir les déclarations d intérêt Envoyer aux fabricants les directives concernant la soumission d informations sur le(s) produit(s) Rédiger le formulaire d examen, les directives concernant l évaluation, indiquer la présentation du rapport d évaluation sur le(s) produit(s) Etape 2: recevoir l information sur le(s) produit(s) Etape 3: examiner l information sur le(s) produit(s) Etape 4: évaluer l information sur le(s) produit(s) Evaluer l information sur le(s) produit(s) Rédiger les rapports Communiquer les résultats aux fournisseurs en demandant des renseignements supplémentaires si nécessaire Etape 5: planifier une inspection, la préparer et l effectuer Rassembler les informations pour planifier l inspection Rédiger la documentation, les directives et les PON pour l inspection Planifier l inspection Prendre les mesures administratives voulues pour le transport, le logement, etc. Procéder à l inspection Rédiger les rapports En communiquer la teneur au fabricant, en demandant des informations supplémentaires si nécessaire Examiner l information supplémentaire demandée Informer le fabricant du résultat Etape 6: terminer le processus d évaluation et mettre à jour la liste de présélection Prendre une décision sur la présélection Mettre au point la liste des fabricants et des produits présélectionnés Informer les intéressés de toute modification de la liste Publier la liste révisée périodiquement 25

32 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Rédiger et publier un appel de déclarations d intérêt Lorsque le cahier des charges est mis au point, un appel de déclarations d intérêt est publié largement pour atteindre tout fabricant intéressé par la fourniture d un ou de plusieurs produits. L invitation faite à tous les fabricants intéressés de déclarer leur d intérêt pour la fabrication de produits pharmaceutiques figurant sur la liste doit être ouvert et transparent. Les appels de déclarations d intérêt peuvent concerner des groupes de produits et être répétés chaque fois que nécessaire. L appel de déclarations d intérêt doit être détaillé et comporte au minimum: la finalité de l appel; l objectif de l appel; la liste des produits, avec les spécifications de chaque produit; l information sur les quantités requises (si disponible); le détail des informations à soumettre; les lignes directrices concernant la soumission, y compris les informations sur les détails à soumettre dans le cadre de la déclaration d intérêt, sur le point focal auquel adresser la soumission et sur la présentation de cette soumission; les renseignements sur le destinataire de la déclaration d intérêt (nom, adresse, n de téléphone, n de télécopie, adresse électronique et adresse postale); la date de clôture de réception des déclarations d intérêt par la centrale d achat. On trouvera à l Appendice 5 un exemple de demande de déclarations d intérêt. Les fabricants soumettent leur déclaration d intérêt accompagnée de l information demandée sur le(s) produit(s) et le(s) fabricant(s) avant la date spécifiée par la centrale d achat. Recevoir les déclarations d intérêt La centrale d achat assure l infrastructure voulue pour la réception et le traitement des déclarations d intérêt tout au long des étapes de la présélection qui suivent. Elle a une politique claire quant à l acceptation de ces déclarations après la date de clôture. Normalement, le traitement des déclarations reçues en retard n est pas autorisé. Celles ci ne sont prises en compte que dans des circonstances exceptionnelles, par exemple lorsqu un fabricant est le seul à déclarer son intérêt pour la fourniture d un produit spécifique. Il convient d exprimer ses regrets lorsque la déclaration d intérêt arrive avec retard, et les fabricants donnent les raisons de ce retard. Un registre de toutes les déclarations d intérêt est tenu. 26

33 Module II: Présélection Envoyer aux fabricants des directives concernant la présentation des informations sur les produits Les fabricants qui ont envoyé une déclaration d intérêt avant la date de clôture spécifiée dans l appel reçoivent des directives concernant la collecte et la soumission des informations sur les produits et les fabricants. Ces directives sont accessibles au public. Dans les cas où cela n est pas fait, les raisons de cette décision sont données, documents à l appui. Les directives sont écrites en langage clair, sans ambiguïté. Elles donnent au minimum les indications suivantes: contenu et forme de la soumission, notamment le type et la présentation de l information (par exemple la procédure de soumission de l information sur un produit homologué dans un pays reconnu comme organisme de réglementation des médicaments efficace, et des instructions sur la vérification de la conformité d un dossier existant par référence croisée avec la présentation prescrite pour la soumission); modalités de soumission, y compris l adresse à laquelle la documentation doit être envoyée et éventuellement une facture correspondant à la récupération des dépenses. Contenu et présentation de la soumission Pour chaque produit soumis à présélection, le fabricant intéressé est prié de présenter des informations sur le produit, ainsi qu un échantillon assez important pour que l on puisse l analyser en fonction du cahier des charges de son produit fini tel qu il figure dans les informations données, une lettre d accompagnement (comme recommandé pour la déclaration d intérêt), et une liste des informations fournies. Selon les principes actifs, le pays de fabrication et d homologation des produits à présélectionner, la présentation sera différente. L information sera plus détaillée pour les produits dont la biodisponibilité peut être altérée par la chiralité, l isomérisme, la formulation à libération contrôlée, le polymorphisme ou d autres propriétés qui peuvent affecter le résultat thérapeutique. Dans le présent document, les termes «informations sur le produit» désignent l une ou l autre des quatre formes suivantes de soumission: 1. Un dossier de produit, qui doit être soumis pour les produits multisources (génériques), pour les produits innovants qui sont sur le marché depuis moins de cinq ans et pour les produits contenant des substances ayant des propriétés spécifiques susceptibles de modifier leur innocuité, leur efficacité ou leur qualité. Le formulaire type concernant les demandes d «autorisation de nouvelle mise sur le marché, les examens et les variations périodiques, avec notes à l intention du candidat»(7) peut aussi être une aide pour ce type de soumission. 2. Un dossier de produit standard tel qu établi pour une autorité nationale de réglementation pharmaceutique peut être soumis, à condition qu il contienne l information appropriée demandée dans les présentes directives. Dans ce cas, le 27

34 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat fournisseur envoie une lettre d accompagnement indiquant où dans le dossier se trouve l information requise. 3. Pour les produits fabriqués et homologués dans des pays où la réglementation s inspire des règlements internationaux sur l évaluation de l innocuité, de l efficacité et de la qualité, il convient de soumettre les informations suivantes: o o o un certificat de produit pharmaceutique (CPP) de type OMS (8) délivré par l une des autorités de réglementation d une région de la Conférence internationale sur l harmonisation (ICH) (Union Européenne, Japon ou Etats Unis), ainsi qu un résumé des caractéristiques du produit (RCP); un rapport d évaluation délivré par l autorité de réglementation; un certificat de lot de type OMS émanant du fabricant; Si le conditionnement du produit est différent de celui qui a été approuvé par l autorité de réglementation d une région de l ICH, les données résultant des tests de stabilité doivent être soumises. Si la formulation, le dosage ou d autres spécifications ne sont pas les mêmes que pour le produit pour lequel le certificat de produit (CPP) de type OMS a été délivré, il faut présenter des arguments et /ou des données justifiant l applicabilité du certificat malgré ces différences. 4. Il faut soumettre un questionnaire dûment rempli présentant une information limitée sur le produit lorsque celui ci ne contient que des substances qui n ont aucune propriété spécifique susceptible d affecter de façon notable son innocuité, son efficacité ou sa qualité. On trouvera un exemple de questionnaire sur les produits pharmaceutiques à l Appendice 6. Plus tard, des renseignements sur les centres de production de chaque produit seront demandés. Sur les lignes directrices concernant la présentation de l information sur les centres de production, voir «planifier et préparer les inspections». Les fournisseurs qui n assurent pas l approvisionnement de bout en bout doivent suivre la même procédure, en particulier lorsqu un fabricant présélectionné fournit un produit par une filière nouvelle de distribution. Par exemple, une centrale d achat peut souhaiter expédier un produit déjà présélectionné à un nouveau pays par l intermédiaire de nouveaux négociants, intermédiaires ou distributeurs. Les organismes de cette nouvelle filière devront être présélectionnés comme il convient. Selon la nature du système d approvisionnement, les informations à fournir sur les produits et le processus d inspection des BPF peuvent être modifiés. Le processus de soumission Les fournisseurs disposent d au moins 60 jours pour rassembler et soumettre les informations sur les produits. 28

35 Module II: Présélection Ils sont priés de présenter une lettre d accompagnement dans laquelle la personne responsable déclare sans ambiguïté que l information soumise est véridique et correcte. La centrale d achat se réserve le droit de mettre un terme à la procédure de présélection d un produit et d un fabricant si celui ci ne fournit pas l information requise dans le délai spécifié, ou si l information donnée ne permet pas d aller jusqu au terme de la présélection. II.4.2 Etape 2: recevoir l information sur les produits La centrale d achat doit avoir l infrastructure voulue pour recevoir et traiter l information sur les produits soumise par les fabricants. Il faudra du personnel pour traiter cette documentation, des consignes écrites pour recevoir et identifier les marchandises, et pour marquer les classeurs, les récipients et les échantillons, et enfin l espace nécessaire pour déballer et stocker les marchandises. Les chemises contenant l information sur les produits sont reçues à l adresse spécifiée avant la date fixée par la centrale d achat. Ces chemises sont ouvertes en présence d au moins deux personnes dont les noms, ainsi que le contenu des chemises sont enregistrés. Chaque produit est affecté d un numéro de référence unique afin d assurer la traçabilité de l information le concernant. II.4.3 Etape 3: examiner l information sur le produit Il faut examiner de près l information sur le produit envoyée par le fabricant pour vérifier si elle est complète. Cet examen doit être fait conformément à une procédure écrite. Si l information donnée sur le produit ne remplit pas les conditions requises, le produit est exclu de l évaluation et de l inspection. Pour que cet examen soit méthodique, il est fait selon un formulaire. L examen de chaque colis est enregistré par écrit. L information à consigner est la suivante: date de réception; nom du ou des fabricant(s) intéressé(s); adresse du fabricant; nom du produit; pays de fabrication; numéro du produit; résultat de l examen. Un exemple de PON pour l examen et l évaluation de l information sur les produits y compris une fiche concernant l examen d un échantillon, figure à l Appendice 7. 29

36 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Une information incomplète n est pas conservée aux fins d évaluation. Le fabricant est informé qu une information incomplète a été reçue et prié d envoyer l information manquante dans un délai spécifié. Si cette demande reste lettre morte, la candidature est rejetée pour manque de données. Les chemises d informations sur les produits qui sont conformes à la procédure d examen sont conservées pour évaluation complète. Il est établi pour chaque chemise d informations sur le produit un résumé indiquant le numéro de référence donné au produit par la centrale d achat, la DCI, le dosage, la forme galénique et la taille du conditionnement du produit, le nom du fournisseur, le nom et l adresse du centre de production, la présence éventuelle d un échantillon, et si tel est le cas, la taille de l échantillon. II.4.4 Etape 4: évaluer l information sur le produit Evaluateurs L évaluation est faite par des personnes ayant les qualifications voulues et l expérience de l évaluation des données et de l information sur le produit. Des évaluateurs externes ayant les qualifications voulues peuvent être retenus. Le recrutement d évaluateurs externes est subordonné au respect de la politique de la centrale d achat en ce qui concerne, entre autres, la confidentialité, les conflits d intérêts et les ressources financières. L examen des conflits d intérêts potentiels et des questions de confidentialité ne s arrête pas à la signature d une déclaration par l évaluateur potentiel. Il faut aussi vérifier ses références. Un accord en bonne et due forme concernant l exécution des tâches et le mandat des évaluateurs sous contrat doit avoir été signé avant le début de l activité. Une liste des noms, adresses, dates de recrutement, qualifications et expérience des évaluateurs est tenue à jour. Des copies des accords signés sont conservées avec le plus grand soin. Evaluation L évaluation de l information sur les produits se fait dans un délai fixé qui ne dépasse pas 21 jours après la date limite de présentation de la soumission. Elle est effectuée selon une procédure écrite. On trouvera un exemple de PON pour l examen et l évaluation de l information à l Appendice 7. La personne responsable de l évaluation en suit le déroulement pour s assurer que chaque chemise d information est évaluée conformément aux normes prescrites. On s informera pour savoir si le produit est breveté pour éviter de contrevenir aux droits de propriété intellectuelle (voir aussi Section III.10). Les organismes de recherche sous contrat sont inspectés dans le cadre de l évaluation pour garantir que les études de bioéquivalence ont été faites conformément aux BPC et aux BPL, et 30

37 Module II: Présélection que les tableaux de données présentés pour prouver la bioéquivalence correspondent exactement aux données brutes obtenues. Rapports d évaluation Chaque évaluateur établit pour chaque produit un rapport d évaluation dans les formes, qui comprend une recommandation concernant son acceptation ou son rejet. Ce rapport est communiqué au fabricant dans les 14 jours qui suivent l évaluation. Le fabricant est invité à donner une réponse dans les cas où les données et les informations se révèlent incomplètes ou non conformes aux directives. Un délai d au moins 60 jours lui est accordé pour la communication de données et d informations supplémentaires. Cette information supplémentaire est évaluée et le résultat final communiqué au fabricant. Le rapport d évaluation est classé avec la documentation sur l évaluation des produits aux fins de référence et de suivi le cas échéant. Analyse des échantillons Les échantillons accompagnant les chemises d information sur les produits sont analysés conformément aux spécifications du produit fini. Les certificats d analyse des produits finis communiqués par le fabricant sont mis à la disposition de la centrale d achat si elle le demande. La centrale d achat a accès à un laboratoire de contrôle de la qualité pour ses analyses. Le guide OMS intitulé WHO Guide for a quality systems manual in a control laboratory (9) vise à établir une base pratique pour le manuel sur ce sujet que chaque pays peut adopter et adapter pour son propre manuel, plus détaillé, afin d atteindre le niveau de spécificité et de complexité requis. Un laboratoire peut être sous traité pour les analyses. Dans ce cas, la centrale d achat veille à ce qu il observe les BPF et les bonnes pratiques d un laboratoire de contrôle (10). Il est donc recommandé de s adresser à un laboratoire accrédité. La centrale vérifie l accréditation. Elle est liée au laboratoire par un contrat ou un accord écrits. Le libellé du contrat doit être clair et spécifier les responsabilités de chacune des parties. C est à la centrale d achat qu il revient de veiller à l accès aux données brutes. Si un laboratoire communique des résultats qui ne correspondent pas aux spécifications, elle enquête et signale la chose selon sa propre procédure. Si un échantillon n est pas conforme aux spécifications, elle étudie le problème et communique sa conclusion au fabricant. II.4.5 Etape 5: planifier, préparer et exécuter les inspections Chaque lot de chaque produit acheté par la centrale d achat est fabriqué selon les BPF pour assurer l homogénéité de tous les lots. L endroit où le produit est effectivement fabriqué est connu et spécifié. Il arrive qu un fabricant sous contrat fabrique le produit pour le compte d un fournisseur ou d un agent. Chaque centre de production spécifié dans l information sur le produit est inspecté pour vérifier le respect des BPF de l OMS. 31

38 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Les fabricants des principes actifs utilisés sont inspectés dans le cadre de la procédure d évaluation, pour que l on ait la certitude que ces principes ont été fabriqués conformément aux BPF. Les certifications en vigueur La certification ISO ne garantit pas le respect des BPF ni ne remplace la vérification du respect des BPF. De même, un CPP n est pas une garantie de respect des BPF. La participation au système de certification de l OMS (8) est volontaire et il n existe pas d évaluation officielle des autorités de réglementation pharmaceutique qui adhèrent au système. Il n est donc pas recommandé dans certains cas de se fier au seul CPP. Le système de certification est un outil administratif et n est fiable que là où l autorité nationale de réglementation pharmaceutique compétente à un système établi connu pour être conforme aux normes acceptables d évaluation et d homologation/autorisation des produits et des fabricants, y compris les produits destinés à l exportation. Outre le CPP, des informations peuvent être exigées, comme par exemple une copie du rapport d inspection et les mesures correctives prévues par le fabricant. S ajoutant à d autres, ces documents peuvent être jugés utiles pour le processus de présélection et les évaluations de suivi ultérieures. La centrale d achat vérifie tout de même le respect des BPF de l OMS lors de la présélection et envisage dans chaque cas une inspection du centre de production. Inspecteurs Un inspecteur ou une équipe d inspecteurs ayant les qualifications, la formation requise et l expérience des inspections en pays étranger sont chargés des inspections. Ils ont une bonne connaissance de l assurance qualité et des BPF en matière de production pharmaceutique et de contrôle de la qualité. Un nombre suffisant d inspecteurs est désigné pour procéder aux inspections dans des délais déterminés. Si possible, un représentant de la centrale d achat (la personne responsable de la présélection et connaissant les BPF) fait partie de l équipe d inspecteurs. Exceptionnellement, des consultants du secteur privé sont chargés des inspections, à condition qu il n existe aucun conflit d intérêts et que tous les engagements de confidentialité soient l objet d un accord et soient respectés jusqu à la fin des opérations. C est pourquoi on estime généralement que les personnes qui travaillent dans une entreprise de production de médicaments ne conviennent pas. Les inspecteurs extérieurs intéressés soumettent leur déclaration d intérêt et leur curriculum vitae à la centrale d achat qui examine ces documents avant toute décision sur la désignation des inspecteurs. Un accord en bonne et due forme concernant l exécution des tâches et les attributions est signé avant le début des activités des inspecteurs sous contrat. Il est établi une liste sommaire où figurent le nom, l adresse, la date de la mission, les qualifications et l expérience des inspecteurs. 32

39 Module II: Présélection Planification et préparation des inspections Pour préparer l inspection, la centrale d achat s assure que la liste des fabricants qui ont soumis leur déclaration d intérêt concernant la fourniture de produits est enregistrée. Pour faciliter la planification et réduire les coûts, les fabricants sont regroupés par pays. Dans certains pays, il arrive qu un fabricant ait plusieurs centres de production à côté de celui dont l adresse est communiquée au siège. Les fabricants sont informés des dates approximatives des inspections, et priés de donner des informations sur chacun des établissements qu il est prévu d inspecter. Cette information figure généralement dans un dossier maitre site (DMS). On trouvera à l Appendice 8 un exemple de questionnaire technique destiné aux fabricants de médicaments. Cette information servira pendant la préparation de l inspection et pendant l inspection elle même pour vérifier l information donnée par le fabricant à la centrale d achat. On trouvera à l Appendice 9 un exemple de procédure opératoire normalisée pour la planification d une inspection. Comme le fabricant sera inspecté dans le cadre de la présélection de produits spécifiques destinés à la centrale d achat, les inspecteurs étudient l information fournie pour préparer leur inspection. On trouvera à l Appendice 10 un exemple de PON de préparation d une inspection. Dans certains cas, il est approprié de visiter le centre de production avant de décider s il y a lieu d y inspecter l application des BPF. Cette visite est facultative et n a pas pour conséquence d annuler l obligation d inspection. L inspection proprement dite Une inspection est organisée conformément à une procédure écrite. Elle doit toucher à tous les aspects des BPF. On trouvera à l Appendice 11 un exemple de PON d exécution d une inspection. L inspection porte aussi sur l information concernant la fourniture de principes actifs, la formulation du produit, le mode de fabrication et les données sur la stabilité. Elle a également trait à l évaluation de la documentation, des locaux, du matériel, des services essentiels et des fournitures, à la vérification de données comme les résultats, les registres de lots, le respect des PON et l information présentée sur la méthode de fabrication, le matériel et certains points comme la validation du processus de fabrication, la validation des services essentiels et des systèmes d appui et la validation du matériel. Si l on se sert de listes, celles ci sont établies et adoptées en vue de leur utilisation par des centrales d achat collaboratrices qui appliquent le présent Modèle. On trouvera un exemple de liste élaborée pour vérifier la conformité aux BPF à l Appendice

40 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Annulation des inspections La centrale peut annuler une inspection lorsqu elle dispose d un rapport d inspecteurs représentant les autorités nationales de réglementation pharmaceutique qui porte sur le centre de production à inspecter, et notamment sur les activités concernant le(s) produit(s) en voie de présélection, si elle est assurée que: tous les aspects des BPF concernant le(s) produit(s) ont été vérifiés; le rapport date de 24 mois au plus; le fabricant a déclaré qu aucune modification majeure n a été apportée aux locaux, au matériel et au personnel clé depuis l inspection par l autorité de réglementation pharmaceutique; les rapports de l autorité nationale de règlementation pharmaceutique démontrent que le fabricant s est toujours conformé aux BPF; et si la conclusion du rapport d inspection est favorable. Rapport d inspection Chaque inspecteur ou équipe d inspection (lorsque les inspections sont faites par des équipes) rédige un rapport d inspection dans les formes sur chaque centre inspecté. L inspecteur ou l équipe d inspection fait une recommandation sur l application des BPF par le fabricant. En fonction de ses constatations, cette recommandation peut être l une des suivantes: Selon nos constatations, la pratique du fabricant est raisonnablement conforme aux BPF de l OMS, une inspection de suivi est recommandée avant sa participation à un appel d offres, pour vérifier la mise en œuvre et l acceptabilité des mesures correctives. Selon nos constatations, le fabricant respecte les BPF de l OMS de façon acceptable. Selon nos constatations, la pratique du fabricant n a pas un niveau acceptable de conformité aux BPF de l OMS. L inspecteur ou l équipe (les équipes) d inspection rédigeront un rapport dans la forme recommandée. Le Guide OMS des normes relatives aux bonnes pratiques de fabrication (BPF): rapport d inspection (11) (voir Appendice 13) donne des indications sur la rédaction d un rapport d inspection. Un exemplaire du rapport d inspection doit être classé dans un dossier central propre à ce fabricant. Le rapport d inspection est communiqué au fabricant. Lorsqu il comporte une observation de défaut d application, des mesures correctives sont suggérées, ainsi que leur délai d application. Le fabricant est invité à envoyer une réponse en y joignant les documents voulus. 34

41 Module II: Présélection Si des informations supplémentaires ou des mesures correctives sont nécessaires, une recommandation finale concernant l acceptabilité du produit et du fabricant n est faite qu après évaluation de ces informations, ou après vérification des corrections non apportées. En cas de désaccord, il faut suivre une procédure normalisée pour examiner le problème et le résoudre. La centrale d achat est propriétaire du rapport car elle est responsable de la présélection. II.4.6 Etape 6: terminer l évaluation et mettre à jour la liste des fabricants et produits présélectionnés Prise de décision concernant l acceptation ou le rejet d un fabricant La centrale d achat suit une procédure écrite pour rassembler les résultats de l évaluation de l information sur le produit, de l analyse en laboratoire des échantillons et des rapports d inspection. La PON prévoit aussi la désignation des personnes chargées de décider si un produit ou un fabricant est accepté ou rejeté, et de donner les raisons de leur décision. Il peut être préférable de se référer au poste de la personne plutôt qu à son nom. La centrale d achat informe le fabricant par écrit du résultat de la présélection de chaque produit fabriqué dans chaque centre de production spécifié. Enregistrement des résultats La personne responsable de la présélection en enregistre les résultats sur une liste de produits et de fabricants présélectionnés. Cette liste ne comporte que les produits évalués qui ont été indiqués par le fabricant et qui figurent dans sa déclaration d intérêt. Elle doit se référer spécifiquement aux produits et aux centres de fabrication. La liste est publiée et tombe dans le domaine public; elle donne au minimum les informations suivantes: Informations générales normes et règles suivies; référence à la procédure générale de présélection; mention indiquant que la liste ne donne pas la totalité des médicaments pour telle ou telle catégorie de maladies, mais ne comporte que les produits proposés par des candidats fournisseurs présélectionnés par la centrale d achat; mention indiquant que l acheteur de produits figurant sur la liste doit s assurer que seuls les produits présélectionnés (cʹest à dire même formule, mêmes méthodes de fabrication, même centre de fabrication etc. que dans l information soumise sur les produits) seront fournis, au titre d un accord contractuel entre l acheteur et le fournisseur; mention spécifiant que le fait de figurer sur la liste ne garantit aux fournisseurs ni contrat ni vente; 35

42 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat mention selon laquelle les fournisseurs ne doivent pas utiliser la liste aux fins de commercialisation génératrice d échanges fructueux; date de publication; période de validité. Information sur les produits Les produits et leurs centres de production où produits et fabricants répondent aux normes fixées pour la présélection, y compris les spécifications suivantes: DCI du ou des principe(s) actif(s) Dosage forme galénique dimensions de l emballage durée de conservation conditions de stockage nom du fournisseur nom du fabricant et du ou des centre(s) de production. La centrale d achat dispose d un système lui permettant de communiquer ses informations aux autres centrales. La centrale d achat est liée au fournisseur par un accord garantissant que les principes de présélection sont respectés et que les produits fournis sont les mêmes que ceux qui ont été présélectionnés (cʹest à dire qu ils sont fabriqués au même endroit et selon les mêmes procédures). La liste doit être révisée et mise à jour régulièrement, au moins une fois par an. Les fabricants y sont inscrits à mesure qu ils sont présélectionnés et ceux qui sont refusés en sont exclus immédiatement. Dans la mesure du possible, plus d un fournisseur d un produit est inscrit sur la liste afin que les procédures d achat par la mise en concurrence soient ouvertes et transparentes. (voir Module III). II.5 Requalification et suivi La qualification est régulièrement renouvelée. Les fabricants sont réinspectés systématiquement au moins une fois tous les trois ans, de même que les informations ou les questionnaires sur les produits sont réévalués tous les trois ans. Il est procédé à une réévaluation et /ou inspection non prévue si nécessaire, par exemple lorsque le fabricant modifie la formule, la méthode de fabrication ou le centre de production, lorsqu un produit fourni est jugé non conforme à la spécification convenue, ou lorsqu une plainte grave a été reçue. Pour de plus amples détails sur la réévaluation voir le Module VI. 36

43 Module II: Présélection Dans le cadre du programme de surveillance continue, des échantillons aléatoires de lots du ou des produit(s) pharmaceutique(s) fourni(s) par les fabricants présélectionnés sont soumis à des tests indépendants destinés à vérifier qu ils sont conformes aux spécifications du produit final. II.6 Suivi des plaintes Les plaintes sont traitées conformément à une procédure écrite. La centrale d achat a accès au rapport écrit concernant la plainte, l enquête, les mesures recommandées si nécessaire et le résultat de ces démarches. Toute plainte concernant un produit pharmaceutique ou un lot de produits fournis par le fabricant est l objet d une enquête approfondie. La nature de la plainte est communiquée au fabricant. II.7 Récupération des dépenses Il est recommandé que les coûts de la présélection soient à la charge de la centrale d achat. S ils doivent être récupérés, des procédures claires et transparentes sont établies et les fabricants en sont avisés à l avance. La récupération des coûts doit être fondée sur la formule de la rémunération à l acte. 37

44 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat 38

45 Module III: Les achats Module III: Les achats Introduction Les produits pharmaceutiques sont achetés dans le but d acquérir des médicaments efficaces et de bonne qualité au prix le plus bas possible. La présélection des produits et des fabricants telle qu elle est décrite dans le Module II contribue à assurer à l avance que les fabricants et les fournisseurs sont en mesure de livrer des produits de qualité de façon continue. Le Module III passe en revue les stratégies et méthodes utilisées pour l achat de médicaments, ce terme achat s appliquant ici exclusivement à l achat auprès de fabricants ou de fournisseurs d articles destinés aux soins. Il décrit ensuite les principales activités d achat ainsi que la structure recommandée pour les centrales. III.1 Stratégies conseillées en ce qui concerne les systèmes de santé De nombreux systèmes de santé se décentralisent, mais à certains égards, une gestion centralisée est souvent plus efficace. L approbation d une liste de médicaments essentiels et l homologation des produits pharmaceutiques ou l autorisation de les mettre sur le marché sont normalement la responsabilité de l autorité compétente au niveau national. L achat centralisé de médicaments permet d accroître la quantité obtenue au titre de chaque contrat d achat et réduit généralement le coût des produits. Les responsables des programmes devraient donc envisager de réunir les procédures d assurance qualité en une seule, de niveau national, et de rassembler les demandes de produits pharmaceutiques sur un contrat commun. N importe quel système d approvisionnement du secteur public, qu il soit géré par le secteur public, le secteur privé ou une combinaison des deux, peut acheter les médicaments de façon satisfaisante en poursuivant les quatre objectifs stratégiques suivants (12): sélection de fournisseurs de produits de qualité fiable; achat de la juste quantité des produits pharmaceutiques ayant le meilleur rapport coût/efficacité; livraison en temps voulu; coût total le moins élevé possible. Ces objectifs sont atteints grâce à une gestion efficace et transparente qui se traduit par une division adéquate des différentes activités et responsabilités; la normalisation, la sélection, la spécification et la quantification appropriées des produits pharmaceutiques; le recours à de bonnes procédures de gestion financière et à des méthodes d achat compétitives; enfin, un système de qualité qui comporte la sélection et la surveillance de fournisseurs qualifiés et de leurs produits. 39

46 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Il est recommandé d établir une procédure normalisée pour faciliter le calcul du coût total le plus bas possible. Ainsi, les coûts sont calculés de façon rationnelle, et chacun des facteurs considérés a un poids rationnel. Pour être efficace un bureau d achat s assure que les principes suivants sont appliqués. Chaque fois que possible, les produits présélectionnés sont achetés auprès de fabricants approuvés. Les procédures d acquisition et d achat sont transparentes. Du début à la fin, les activités sont conformes à des procédures officielles écrites, notamment à des critères explicites de passation des contrats. Les achats se font par la mise en concurrence, sauf s il s agit de commandes de toutes petites quantités ou urgentes. Les membres des groupes d achat achètent tous les articles objets d un marché auprès des fournisseurs titulaires du marché. Dans les documents relatifs aux achats et aux appels d offres, tous les produits pharmaceutiques de la liste sont désignés par leur DCI ou leur nom générique. La sélection et la surveillance des fournisseurs tient compte de la qualité de leurs produits, de la fiabilité de leurs services, de leurs délais de livraison et de leur viabilité financière. Les droits de propriété intellectuelle sont respectés conformément aux meilleures pratiques et au droit international. La Banque mondiale a élaboré avec la plus grande attention des mesures et procédures appropriées à l achat d articles de santé (médicaments, vaccins et préservatifs). Les documents de référence sont les documents standards d appel d offres (13) et la note technique qui les accompagne (14). Ces documents sont conçus de façon à ce que les exigences spécifiques de la Banque mondiale soient respectées, ils comportent des conseils précieux à l intention de quiconque participe aux opérations d achat d articles de santé. III.2 Méthodes d achat Il existe différentes méthodes d achat mais elles impliquent toutes plusieurs activités préalables: établir les spécifications techniques, quantifier les besoins, lancer un appel d offres d une sorte ou d une autre et sélectionner le(s) produit(s) et le(s) fabricant(s), après présélection de préférence. Les réponses aux appels d offre sont examinées pour vérifier que les offres ont été reçues de fournisseurs invités et qu elles répondent, pour l essentiel, aux conditions posées dans l appel. Les marchés sont conclus avec le fabricant qui a soumis l offre acceptable la moins coûteuse et qui remplit les conditions de l appel. La disqualification d enchérisseurs peu chers doit s appuyer sur les documents voulus et être consignée dans le registre des appels d offre. Après examen de l adjudication par un panel indépendant, les entreprises sont informées du résultat de l appel d offres, et un contrat est accordé à l entreprise retenue. Ce contrat doit reprendre l essentiel des conditions exposées en détail dans l appel d offres. 40

47 Module III: Les achats On trouvera ci après une brève description des différentes méthodes d achat. III.2.1 Appel d offres restreint Dans un appel d offres restreint, aussi appelé «enchère sélective» ou «appel d offres sélectif», les fournisseurs intéressés, sont approuvés à l avance par le biais d une présélection. Cette procédure est souvent appelée «avis limité d appel d offres international» (LIB limited international bidding) qui est une «invitation à participer à un système d adjudication» (ICB invitation to competitive bids) au moyen d une invitation directe à tous les fournisseurs présélectionnés. Chaque fois que possible, la centrale d achat a recours à l appel d offres restreint qui s adresse directement à tous les fournisseurs présélectionnés pour tous les biens et services touchant le secteur de la santé. III.2.2 Mise en concurrence simplifiée Cette méthode est également appelée «marché international/national». Elle est fondée sur la comparaison entre les prix proposés par plusieurs fournisseurs locaux ou étrangers. En général, trois fournisseurs au minimum sont invités à proposer leur prix, afin qu il s agisse d une véritable concurrence. Cette méthode convient à l achat de petites quantités de produits immédiatement disponibles. Cependant, elle doit être justifiée explicitement et approuvée par la direction. Il n est fait appel qu à des fournisseurs présélectionnés. III.2.3 Achats directs Dans ce cas, les produits proviennent directement d une seule source sans appel d offres ou comparaison des prix proposés. Normalement, l achat direct n est pas recommandé, mais on peut y avoir recours lorsque le produit ne peut provenir que d une seule source présélectionnée. Pour négocier le prix avec le fournisseur, on se reporte aux prix «raisonnables» pratiqués précédemment pour le produit en question. III.2.4 Appel d offres ouvert Un appel d offres ouvert est la procédure conventionnelle par laquelle tous les fabricants, nationaux et internationaux, sont invités à soumissionner la vente de marchandises. L expression «système d adjudication international» (ICB international competitive bidding), qui désigne un appel d offres ouvert à tous les fabricants, est souvent utilisé. L appel d offres ouvert n est pas approprié pour le secteur de la santé, car il peut être difficile d établir avant passation d un marché si des soumissionnaires inconnus seront capables de fournir des produits de la qualité voulue, en quantité voulue et de façon continue. III.3 Assurance de la qualité des produits achetés Pour l acquisition de biens et de services destinés au secteur de la santé, la centrale d achat se fonde sur une documentation solide qui a pour objet d assurer que les produits 41

48 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat pharmaceutiques sont de la qualité voulue pour l utilisation qui doit en être faite. L assurance de la qualité repose donc sur la BPF et d autres facteurs dont certains, comme la conception et la mise au point des produits, sortent du champ du présent guide. III.4 Les principales étapes de l achat III.4.1 Sélection et spécification des produits Il est recommandé de sélectionner les produits pharmaceutiques sur la base d un formulaire national ou de la liste des médicaments essentiels. Le Formulaire modèle de l OMS (15) et la Liste OMS modèle des médicaments essentiels (4) indiquent les produits pharmaceutiques les plus efficaces et abordables pour le traitement des problèmes de santé les plus courants. Ils sont régulièrement mis à jour et peuvent être adaptés librement par les pays. Les systèmes de santé de nombreux pays, industriels et en développement, appliquent depuis des décennies le concept des médicaments essentiels pour utiliser efficacement leurs ressources en place; comme ils réduisent ainsi le nombre de produits utilisés, ils allègent la gestion de leur approvisionnement et les coûts de contrôle de leur stock. Il est bon que les secteurs public et privé de santé puissent recourir à des mécanismes d achat de produits pharmaceutiques non essentiels. Ces acquisitions doivent être justifiées explicitement et approuvées par les responsables autorisés. Une liste des produits pharmaceutiques, identifiés par leur DCI ou leur nom générique national figure dans les documents relatifs à leur acquisition et aux appels d offres. Chaque produit sélectionné est présenté dans une forme galénique offrant une sécurité, une efficacité et une qualité acceptables, y compris une stabilité et une durée de conservation répondant aux conditions d entreposage recommandées. S il apparaît que deux produits pharmaceutiques ou davantage sont les mêmes au regard de ces critères, le choix dépend d une évaluation attentive de leurs avantages ou inconvénients relatifs quant à l efficacité, la sécurité, la qualité, le coût, les délais de livraison depuis les centres de production présélectionnés. Quand on compare les coûts des médicaments, il faut tenir compte du coût du traitement dans sa durée, et non pas du seul coût de l unité. Le choix peut aussi dépendre d autres facteurs comme le prix du transport, les exigences de l entreposage et la durée de conservation. III.4.2 Quantification Les quantités de produits et les dates de livraison requises sont précisées dans toutes les commandes. Il est essentiel de quantifier les besoins avec exactitude pour éviter un manque ou un excès de stock. S il y a manque, les patients risquent de ne pas être traités ou de ne pas l être convenablement. Un stock excédentaire peut entraîner des coûts d entreposage supplémentaires et la date de péremption des produits risque d être atteinte avant leur utilisation. La quantification des produits peut être faite selon diverses méthodes: la consommation, la morbidité et l ajustement ou l extrapolation de la consommation. 42

49 Module III: Les achats La méthode de la consommation repose sur la consommation passée des divers produits pharmaceutiques telle qu elle a été enregistrée. La méthode de la morbidité repose sur une estimation des besoins de médicaments spécifiques en fonction de l incidence des maladies courantes, du nombre de patients qui fréquentent les établissements de soins et du type de traitement appliqué aux maladies traitées. Le type de traitement sera d autant plus prévisible que les directives concernant les normes applicables aux traitements seront respectées. La méthode de la consommation adaptée ou extrapolée repose sur les données relatives à l incidence des maladies et à la consommation de médicaments prélevés sur un système d approvisionnement standard, et extrapole le taux d utilisation au système d approvisionnement considéré. La méthode de la consommation est la plus fiable à condition que celle ci ait été enregistrée avec exactitude, que la filière d approvisionnement ait été constamment pourvue et que l on ne prévoie aucune modification majeure dans un avenir proche. Si tel n est pas le cas, il faut recourir à l une des autres méthodes pour quantifier les provisions nécessaires avec plus d exactitude. Si l on dispose des données suffisantes, la méthode de la morbidité peut servir à détecter des anomalies dans les modes de consommation passés, ce qui pourrait indiquer un usage irrationnel ou des vols de médicaments. III.4.3 Sélection des fournisseurs La présélection est la procédure selon laquelle les produits, fabricants et fournisseurs sont évalués avant que des offres de produits spécifiques ne soient sollicitées. La présélection des produits pharmaceutiques telle que mise au point par l OMS est fondée sur les principes développés dans les Modules I et II. La présélection demande du temps, mais une fois établie la liste des produits et des fabricants présélectionnés, l adjudication et la passation des marchés peuvent être rapidement menées. La postsélection est le processus d évaluation des produits et des fabricants qui intervient après réception des offres. C est un processus qui peut provoquer des retards, car si plusieurs offres émanent de fournisseurs inconnus, il sera nécessaire de valider leur capacité de fournir les produits de la qualité et de la quantité requises avant toute passation de marché. La postsélection n est donc pas recommandée pour l acquisition de produits pharmaceutiques. Les centrales d achat ne devraient adresser leurs appels d offres qu à des fabricants présélectionnés comme indiqué au Module II, pour des produits présélectionnés, des offres de ceux qui ont été présélectionnés comme décrit ou sous traiter les services d une centrale d achat répondant aux normes et règles recommandées pour une présélection. 43

50 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat III.4.4 Adjudication L adjudication est une étape importante de l achat. Cette procédure, y compris la prise de décision, doit être transparente et vérifiable. Les décisions prises doivent garantir à la centrale d achat tant la qualité appropriée que le coût le moins élevé. Après un appel d offres, le marché est attribué au fournisseur le moins disant pour une offre répondant pleinement aux exigences. Lorsqu elle examine l information concernant les aspects de l assurance de la qualité, la centrale d achat demande conseil à un expert pour déterminer si l offre est parfaitement satisfaisante. Lors d une adjudication, il ne faut pas accorder plus d attention à la stabilité financière du fabricant qu aux mesures prises pour assurer la qualité des produits. III.5 Organisation et responsabilités Les principales étapes de l achat de médicaments (choix, spécifications, quantification des produits, présélection et adjudication) sont assurées par différentes personnes, sections ou départements ayant les compétences et les ressources appropriées pour remplir ces différentes fonctions. III.5.1 Structure de la centrale d achat La section ou le département de la centrale d achat qui est responsable de l achat des médicaments a un organigramme indiquant le poste et le nom des personnes responsables des activités essentielles ainsi que la structure hiérarchique. Bureau des achats Au bureau des achats, le personnel a les compétences voulues pour préparer et lancer les appels d offres et pour attribuer les contrats, les administrer et les suivre. De plus, il est capable de veiller à ce que l information concernant la sélection des produits, leurs spécifications, leur quantification, la présélection du fournisseur et le financement soient correctement consignés. Ce bureau travaille aussi selon des procédures écrites et transparentes du début à la fin du processus d achat et décide en fonction de critères explicites à qui accorder un contrat. Chaque membre du personnel du groupe des achats signe un accord de confidentialité et une déclaration de conflit d intérêts. Bureau de la sélection des produits Un comité est chargé de choisir sur la liste des médicaments essentiels ou sur le formulaire national les produits qu il faut acheter. En l absence d un tel comité, on peut réunir un comité ad hoc à cette fin. Chaque produit retenu a des spécification normalisées, notamment la forme galénique, la taille du conditionnement, la durée de conservation acceptable et toute autre information nécessaire (par exemple les conditions de stockage). 44

51 Module III: Les achats Bureau de la quantification Ce bureau veille à ce que: Les quantités commandées soient basées sur une estimation fiable des besoins réels. Des contrats à long terme soient envisagés pour faire des économies d échelle et réduire les tâches de présélection. Cette approche vaut pour les systèmes centralisés comme décentralisés. Il soit tenu compte des avantages potentiels d une mise en commun des besoins à satisfaire avec d autres centrales d achat. Les produits soient délivrés aux dates de livraison voulues. Bureau des finances Des dispositifs sont mis en place pour assurer le financement fiable des acquisitions. Le respect de bonnes procédures de gestion financière garantit que les ressources financières sont utilisées avec l efficience maximale. Les fonds sont prévus avant le lancement de l appel d offres et débloqués conformément au contrat d achat. Bureau de la qualité Les procédures de présélection donnent l assurance que les produits pharmaceutiques achetés sont de qualité acceptable et conformes aux normes internationales applicables décrites dans le Module II. Le bureau de la qualité dispose de services de laboratoire pour tester les produits pharmaceutiques indépendamment, dans le respect des spécifications et les normes. Il est procédé à des échantillonnages et des tests aléatoires avant et après l achat. La centrale d achat (qui accorde le marché) peut décider de sous traiter les services d un organisme (sous traitant) ayant compétence pour procéder à l évaluation technique des données et informations concernant un produit et/ou inspecter les centres de production, mais elle reste responsable de la mise en œuvre et de la surveillance de ces activités. Surveillance de la gestion L approvisionnement doit être convenablement planifié, et exécuté sous surveillance régulière. Un comité indépendant examine les marchés adjugés. Les membres de ce comité sont compétents et expérimentés en matière de finances, de droit et de planification des programmes. III.5.2 Responsabilités La description de poste de chaque membre du personnel chargé des achats ou y contribuant énonce clairement ses tâches et responsabilités. Tout le personnel doit avoir signé un accord de confidentialité et une déclaration de conflit d intérêts avant d être chargé d une quelconque tâche relative à l achat de médicaments. 45

52 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat La responsabilité qui incombe à chacun ne doit pas dépasser ses forces. Il n y a ni hiatus dans les domaines de responsabilité, ni chevauchement entre eux. III.6 Surveillance de l exécution des travaux des fabricants présélectionnés Une procédure assure la surveillance continue des produits et fabricants présélectionnés, que les fabricants fournissent de(s) produit(s) ou non. S il est décidé de retirer un produit ou un fabricant de la liste de présélection, ce fabricant en est informé, ainsi que toutes les personnes qui ont reçu la liste. L exécution des travaux des fabricants et la conformité des produits sont contrôlées. Les contrôles comportent au minimum les activités suivantes: échantillonnage et analyse des échantillons pour en contrôler la qualité; vérification que les lots de produits fournis ont été fabriqués conformément aux normes et spécifications admises dans l information sur le produit; pharmacovigilance; suivi des plaintes; réinspection des centres de production; réévaluation de l information sur les produits; suivi des coûts directs et indirects des produits; suivi du respect des délais de livraison. Le processus de contrôle consiste, entre autres, en un contrôle commercial continu, avec repérage des délais et vérification de la conformité à toutes les clauses et conditions du contrat. De plus, la qualité des médicaments fournis est vérifiée, ce qui signifie l échantillonnage et l étude indépendante des produits commandés et délivrés. Ces tests comportent au minimum un examen visuel, porte sur la durée de conservation, la conformité aux instructions concernant l étiquetage, le conditionnement et l expédition, et se fondent sur une analyse en laboratoire si besoin est (identification ou test, par exemple). Un système informatique conserve la trace de la valeur des marchés passés, de la valeur du total des achats auprès de chaque fournisseur chaque année, et de l exécution de chaque soumission (par exemple rapidité de la livraison et respect des spécifications). La section ou le département de la centrale d achat responsable de la présélection des produits et des fabricants prévoit une requalification de routine à intervalles prédéterminés, comme indiqué dans le Module VI. 46

53 Module III: Les achats III.7 Brevets Lors de l évaluation de l information sur un produit et pendant la présélection et l appel d offres, la centrale d achat s informe pour savoir si le produit est breveté ou non. Aucune centrale d achat, des Nations Unies ou autre, ne contrefait un brevet. Une personne qui travaille au sein de la centrale d achat est chargée de vérifier si tel produit ou telle formule est breveté(e), et de recommander les mesures à prendre pour protéger les droits de propriété intellectuelle liés à ce produit. Ce responsable est souvent membre du département juridique de la centrale. III.8 Donations Toute centrale d achat qui reçoit des dons s occupe de ces médicaments conformément à une procédure écrite afin que les patients bénéficient de produits de qualité appropriée reconnue. Les principes directeurs de l OMS pour les dons de médicaments (16) exposent les principaux problèmes. Les principes énoncés dans cet ouvrage doivent être suivis. 47

54 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat 48

55 Module IV: Réception et stockage des produits achetés Module IV: Réception et stockage des produits achetés Introduction La centrale d achat veille à ce que les produits pharmaceutiques achetés soient reçus et entreposés correctement, conformément à la législation et à la réglementation applicable. Ils sont réceptionnés et stockés de façon que leur qualité et leur intégrité soient préservées, que la traçabilité des lots soit permanente et que la rotation du stock soit possible. Le présent module a trait à l assurance et au contrôle de la qualité lors de la réception et du stockage des produits. Le contrôle de la qualité concerne l échantillonnage, le cahier des charges et les tests ainsi que l organisation, la documentation et les modalités de sortie des médicaments. Ce contrôle garantit qu il est procédé aux tests voulus, et que les fournitures ou les produits ne sont pas délivrés tant que leur qualité n a pas été jugée satisfaisante pour l usage prévu. Chaque centrale d achat a accès à un département du contrôle de la qualité répondant aux conditions exigées quant aux installations, aux politiques et procédures, aux compétences, à l expérience et à la formation du personnel spécifiées au Module I, ainsi qu aux conditions exposées dans la section «Analyse des échantillons» du Module II. Le département du contrôle de la qualité doit pouvoir entreprendre toute la gamme des tests requis, ou s occuper correctement de toute sous traitance de ce travail à des tierces parties tout en restant responsable de la qualité du travail fourni. Les principes directeurs de l OMS pour une bonne pratique de stockage (17) (voir appendice 14) doivent être respectés à toutes les étapes décrites dans ce module. IV.1 Contrôle de la qualité avant expédition Chaque lot de produit fini est testé en laboratoire avant d être envoyé, pour vérifier sa conformité aux spécifications du produit fini. La centrale d achat peut accepter un certificat d analyse du fournisseur au lieu de procéder elle même aux tests, à condition d établir la fiabilité de l analyse du fournisseur par la validation périodique appropriée des résultats de ses tests et des audits internes de ses capacités. Les produits qui ne sont pas conformes aux spécifications établies ou à un autre critère de qualité pertinent sont rejetés. IV.2 Réception des marchandises Dans les espaces de réception et d expédition les matières et les produits sont protégés contre les intempéries. Les zones de réception sont conçues et équipées de manière que l on puisse, si nécessaire, nettoyer les contenants des arrivages de matières avant le stockage. 49

56 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Tous les arrivages de matières et de produits finis sont isolés immédiatement après réception et ne sortent que pour être utilisés ou distribués. Les produits pharmaceutiques importés sont isolés jusqu à ce que les résultats des tests confirment qu ils sont conformes à toutes les prescriptions, spécifications et conditions figurant sur la commande. Les certificats d analyse sont examinés pour confirmer que ce qui a été livré est bien ce qui a été commandé et est certifié conforme aux spécifications par le fabricant. A la réception de chaque livraison, la correspondance entre la commande, le bordereau de livraison et les étiquettes du fournisseur est vérifiée. L intégrité des emballages et des sceaux de la cargaison et l uniformité des contenants sont vérifiées. Si la livraison comporte plus d un seul lot, elle est subdivisée conformément aux numéros de lot du fournisseur. Les contenants sont nettoyés le cas échéant et, si nécessaire pourvus d une étiquette portant les données voulues, par exemple, numéro, type et quantité de lots. Chaque contenant est inspecté avec soin pour vérifier qu il n a pas été contaminé, trafiqué ou endommagé, et tout contenant suspect, ou l intégralité de la livraison, est isolé. Toute détérioration du contenant et tout autre problème susceptible de nuire à la qualité du produit est enregistré et fait l objet d une enquête. La personne responsable de la réception des marchandises est indépendante de celle qui est responsable de l achat de ces marchandises. IV.3 Contrôle de la qualité après l achat IV.3.1 Echantillonnage L échantillonnage aléatoire fait partie de la procédure de réception des fournitures pour qu une analyse indépendante en laboratoire permette de vérifier si les produits pharmaceutiques sont conformes aux normes. L échantillonnage est réglé par une procédure écrite. Des échantillons peuvent aussi être prélevés de façon aléatoire à la fin de la chaine de distribution et soumis à une analyse indépendante. Des échantillons représentatifs sont prélevés de contenants faisant partie de l expédition et sont analysés pour vérifier leur conformité aux spécifications du produit. Seul un personnel formé et qualifié dans les règles prélève les échantillons, conformément aux instructions écrites concernant l échantillonnage. Les contenants d où sont prélevés les échantillons sont étiquetés en conséquence. Après échantillonnage, les produits sont placés en quarantaine. L isolement des lots est maintenu pendant la quarantaine et tout le temps du stockage qui suit. Les matières et les produits pharmaceutiques restent en quarantaine jusqu à obtention d une autorisation qui y met fin ou jusqu à leur rejet. IV.3.2 Rebuts De strictes précautions sont prises pour empêcher que les matières et les produits pharmaceutiques refusés ne soient utilisés. Les rebuts sont clairement marqués et stockés dans un local fermé à clé accessible uniquement au personnel responsable autorisé et formé, en attendant d être détruits ou retournés aux fournisseurs. Quelle que soit la mesure prise, 50

57 Module IV: Réception et stockage des produits achetés elle doit être approuvée par le personnel autorisé et enregistrée. Les rebuts sont traités conformément à une procédure écrite. IV.4 Entreposage des matières et des produits IV.4.1 Personnel Tous les membres du personnel apprennent à observer des normes exigeantes d hygiène personnelle et de propreté des lieux. Leurs devoirs et responsabilités figurent en toutes lettres dans une description de poste écrite. Le personnel qui travaille dans une zone de stockage porte une tenue spéciale ou des vêtements de travail appropriés à leurs activités. IV.4.2 Zones de stockage Les aires de stockage doivent avoir la capacité voulue pour permettre le stockage en bon ordre des diverses catégories de matières et de produits, notamment la séparation des stocks rejetés, expirés, rappelés ou retournés. Une ventilation adéquate permet de contrôler la température et l humidité relative. Dans les cas où certaines conditions de stockage sont requises (par exemple température et humidité), elles sont assurées, vérifiées et surveillées. Les précautions voulues sont prises pour empêcher les personnes sans autorisation d entrer dans les aires de stockage. Il existe une procédure pour la lutte contre l incendie, notamment la prévention, la détection et les exercices incendie. Le matériel de détection et d extinction est régulièrement révisé. Il est interdit de fumer dans les aires de stockage. IV.4.3 Conditions de stockage Toutes les matières et les produits sont entreposés dans les conditions appropriées établies par le fabricant et de manière ordonnée afin que les lots puissent être séparés et que la rotation du stock soit conduite sur le mode premier périmé premier sorti. Le stock n est pas en contact avec le sol et l espace nécessaire est prévu pour permettre le nettoyage et l inspection. Les palettes restent propres et en bon état. La propreté des aires de stockage est scrupuleusement entretenue, il n y a ni nuisibles ni accumulation de déchets. Un programme écrit indique les méthodes et la fréquence du nettoyage et des activités de lutte antiparasitaire. Les agents antiparasitaires sont sûrs et ne contaminent ni les matières ni les produits pharmaceutiques. Tout déversement est nettoyé selon les procédures appropriées pour éliminer tout risque de contamination. Les produits pharmaceutiques et les matières sont stockés comme indiqué par les instructions inscrites sur l étiquette, qui sont basées sur les résultats de tests de stabilité. En général, les instructions qui figurent sur l étiquette ont le sens donné au tableau 1. 51

58 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Tableau 1 Signification des indications concernant la conservation données sur les étiquettes des produits pharmaceutiques Sur l étiquette Ne pas conserver à une température supérieure à 30 C Ne pas conserver à une température supérieure à 25 C Ne pas conserver à une température supérieure à 15 C Ne pas conserver à une température supérieure à 8 C Ne pas conserver à une température inférieure à 8 C Conserver à l abri de l humidité Conserver à l abri de la lumière signifie: de +2 C à +30 C de +2 C à +25 C de +2 C à +15 C de +2 C à + 8 C de +8 C à +25 C Pas plus de 60% d humidité relative dans les conditions de stockage normales; fournir aux patients dans un contenant imperméable Conserver dans un contenant opaque Dans certains cas, des vaccins sensibles au gel par exemple, des produits qui ont été conservés à une température inférieure à celle qui était spécifiée sur l étiquette doivent être détruits. Ce type de produit doit être équipé d un dispositif d alerte au gel. Surveillance des conditions de stockage Le matériel utilisé à cette fin est réglé pour se déclencher à intervalles prédéterminés et les résultats sont enregistrés et conservés. Tout ces enregistrements sont conservés pendant au moins un an après la fin de la durée de conservation des matières ou du produit stockés, ou aussi longtemps qu exigé par la législation nationale. La cartographie/répartition de la température intérieure est conçue pour assurer correctement la protection contre les influences extérieures, notamment la contamination bactérienne. Il est recommandé d installer des appareils de contrôle de la température dans les endroits les plus exposés de l entrepôt et de pouvoir étudier les données enregistrées. Les appareils de contrôle sont réglés en fonction d intervalles définis. IV.4.4 Etiquetage et contenants Toutes les matières et les produits pharmaceutiques sont stockés dans des contenants qui n altèrent pas leur qualité et offrent la protection voulue contre les influences extérieures, notamment la contamination bactérienne dans certains cas. Tous les contenants sont clairement étiquetés et portent au minimum le nom de la matière ou du produit, le numéro de lot, la date d expiration ou du renouvellement du test, les 52

59 Module IV: Réception et stockage des produits achetés conditions spécifiques de stockage et la pharmacopée pertinente lorsque nécessaire. Ne sont utilisés que les abréviations, noms et codes autorisés. IV.4.5 Matières diverses et dangereuses La manutention des matières qui représentent un risque pour d autres matières stockées à proximité obéit à une procédure écrite. Raticides, insecticides, substances fumigènes et désinfectants ne doivent contaminer ni le matériel, les matières premières, les emballages, les matières utilisées au cours des processus, ni les produits finis. Les substances toxiques et les matières inflammables sont clairement marquées comme telles et stockées dans des espaces fermés, séparés, conçus spécialement comme exigé par la législation nationale. A aucun moment des substances inflammables ne se trouvent à proximité de substances corrosives ou oxydantes. IV.4.6 Gestion des stocks Pour assurer la rotation et la gestion des stocks, le mieux est d avoir son propre système de gestion. Il faut avoir soin de choisir un système qui permet de suivre les règles strictes du contrôle des numéros de lot et de la fixation de la date de péremption qui sont des éléments essentiels de la gestion des produits pharmaceutiques. Ces éléments manquent dans beaucoup de systèmes commerciaux. En cas de doute, on demande l avis du personnel expérimenté compétent. Le niveau réel du stock est périodiquement comparé au niveau enregistré. Toutes les divergences manifestes entre ces deux chiffres donnent lieu à une enquête destinée à prévenir les confusions et/ou les livraisons incorrectes. Dans les installations de production, les contenants de matières et de produits pharmaceutiques partiellement utilisés sont solidement refermés et rescellés pour éviter le gâchis et/ou la contamination lorsqu ils sont remis en stock. On utilise les matières et produits pharmaceutiques provenant de contenants ouverts ou partiellement utilisés avant d ouvrir un nouveau contenant. Les contenants endommagés ne sont livrés que si l on est certain que la qualité du contenu est indemne. Lorsque cela est possible, on appelle l attention de la personne responsable du contrôle qualité sur les contenants endommagés. Toute mesure prise est justifiée et enregistrée. Contrôle des matières et produits obsolètes et périmés La présence de matières et de produits pharmaceutiques obsolètes et périmés est vérifiée régulièrement dans tout le stock. Toutes les précautions voulues sont prises, dans le respect d une procédure écrite, pour éviter la livraison de matériel et produits pharmaceutiques trop vieux. Matières rappelées Les matières rappelées sont traitées conformément à une procédure écrite. Les principales mesures sont toutes consignées, avec la signature de la personne responsable. Les produits rappelés sont identifiés et stockés séparément, dans un endroit sûr, jusqu à ce qu une décision les concernant ait été prise. Cette décision doit être prise le plus tôt possible. Une 53

60 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat évaluation ne peut être faite que par un membre du personnel dûment qualifié et expérimenté. Marchandises retournées Les marchandises retournées le sont conformément à une procédure écrite. Elles sont isolées jusqu à ce qu une décision ait été prise. Les produits retournés du marché doivent être détruits à moins que l on ne soit certain que leur qualité est satisfaisante. Dans ce cas, leur revente peut être envisagée. La nature du produit, les conditions spéciales requises pour son entreposage, son état et les étapes qu il a franchis ainsi que le temps écoulé depuis sa sortie, tout cela est pris en compte lors de cette évaluation. En cas de doute sur sa qualité, il est jugé impropre à une nouvelle livraison ou à la réutilisation, même si l on peut en récupérer le principe actif par un retraitement chimique de base. Toute mesure prise est enregistrée. Déchets Les déchets sont traités conformément à une procédure écrite. Un stockage approprié et sûr des déchets avant élimination est prévu. Les substances toxiques et les matières inflammables sont stockées dans des placards séparés, fermés, et conçus à cette fin, comme le veut la législation nationale. Les déchets ne doivent pas s accumuler. Ils sont collectés dans des récipients prévus à cet effet, emportés sur le lieu de collecte, à l extérieur des bâtiments, et éliminés sans risque et de façon hygiénique à intervalles réguliers et fréquents. IV.4.7 Documentation: instructions et registres écrits Des instructions et registres écrits sont tenus, qui décrivent les procédures de stockage et précisent les voies suivies par les matières, les produits pharmaceutiques et l information qui passent par la centrale d achat, y compris le traitement des stocks périmés. La traçabilité des lots est essentielle en cas de rappel d un produit. L information, écrite ou électronique concernant chaque matière ou produit est disponible en permanence pour indiquer les conditions de stockage recommandées, toutes les précautions à observer et les dates de renouvellement des tests. Les règles de la pharmacopée et autres règles nationales en vigueur concernant les étiquettes et les contenants sont respectées à tout moment. Chaque livraison est enregistrée avec la description des marchandises, leur qualité, leur quantité, le fournisseur, le numéro de lot du fournisseur, la date de réception, le numéro de lot attribué et la date de péremption. Les règlements nationaux qui fixent la période de conservation des registres sont observés. Lorsque ce type de règlement n existe pas, les registres concernant l arrivage des produits sont conservés pendant un an après la fin de leur durée de conservation. Tous les arrivages et sorties de matières et de produits pharmaceutiques sont enregistrés de façon détaillée conformément à un système spécifié, par exemple par numéro de lot. 54

61 Module V: Distribution Module V: Distribution Introduction Un système de distribution bien géré permet d atteindre les objectifs suivants (1). Maintenir un approvisionnement constant en médicaments. Maintenir les médicaments en bon état d un bout à l autre du processus de distribution. Réduire au minimum les pertes de médicaments dues au gaspillage et à la péremption. Tenir des dossiers d inventaire exacts. Entreposer les médicaments de façon rationnelle. Utiliser aussi efficacement que possible les moyens de transport disponibles. Réduire le vol et la fraude. Fournir l information voulue pour prévoir les besoins en médicaments. Le présent module porte sur les mesures à prendre pour assurer l intégrité et la qualité du produit au cours de la distribution, et en expose les points principaux dans leurs grandes lignes. Il est conseillé de suivre les principes établis dans le manuel de l OMS intitulé WHO guidelines for good trade and distribution practice (18) (voir Appendice 15). V.1 Conditions de transport Les matières et les produits pharmaceutiques sont transportés de manière à ne pas nuire à leur intégrité et à garantir le respect des conditions de stockage appropriées. Toutes les précautions propres à réduire le risque de vol et de fraude sont prises. V.2 Chaîne du froid L utilisation de glace carbonique dans la chaîne du froid exige un soin particulier. Outre le souci d assurer la sécurité, il faut veiller à ce que la matière ou le produit ne soit jamais en contact avec la glace, car la qualité du produit peut en souffrir, par exemple s il gèle. V.3 Surveillance et relevés de la température Dans certains cas, il est recommandé de disposer de systèmes de surveillance des conditions de transport, comme la température, et de pouvoir examiner les relevés. 55

62 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat V.4 Bons de livraison Les matières et les produits pharmaceutiques ne sont expédiés qu après réception d un bon de livraison qui doit être détaillé. Il doit y avoir une procédure garantissant que les produits ne sont fournis qu aux seuls destinataires autorisés. V.5 Procédures et mesures à respecter pour les expéditions Les procédures d expédition suivent des règles établies en fonction de la nature des matières et des produits pharmaceutiques expédiés et compte tenu de toute précaution particulière à prendre. Toutes les conditions spéciales requises pour l emballage des marchandises à expédier sont respectées. Des mesures de protection particulières peuvent être exigées pour certaines marchandises avant leur expédition par mer ou par air. Toute disposition législative touchant ces exigences est appliquée. V.6 Contenants des expéditions Le contenant extérieur offre une protection adéquate contre toutes les influences externes et porte une étiquette clairement formulée et indélébile. Les produits sont emballés de façon à réduire au minimum le risque de vol; par exemple ils sont enfermés à clé ou posés sur des palettes entièrement emballées sous film rétractable. V.7 Enregistrement des expéditions L enregistrement d une expédition donne au minimum les renseignements suivants: date de l expédition; nom et adresse du client; description du produit, par exemple nom, forme galénique et dosage (le cas échéant), numéro de lot et quantité; conditions de transport et d entreposage. V.8 Traçabilité Les registres de distribution contiennent assez d informations pour assurer la traçabilité du produit de son point de départ à l utilisateur final. La traçabilité des marchandises est essentielle s il est nécessaire de rappeler un produit. Elle aidera aussi à détecter les vols et les fraudes. Toute anomalie est l objet d une enquête et est suivie des mesures propres à lutter contre le non respect éventuel des mesures de sécurité. V.9 Port d entrée Toutes les conditions nécessaires au stockage doivent être réunies au port d entrée des marchandises, surtout pour tous les produits qui craignent la chaleur et sont envoyés à des ports où les températures risquent d être moins bien contrôlées. Il peut être nécessaire de 56

63 Module V: Distribution s organiser avec les services de manutention et de douane pour assurer une manutention et un passage en douane rapides. Des mesures de sécurité destinées à prévenir le vol, la fraude et la corruption sont en place pendant le stockage au port d entrée. V.10 Emballage des produits et des matières S il est nécessaire de procéder à l emballage ou au ré emballage des produits à la suite de dommages, il faut suivre à la lettre les politiques et procédures décrites dans les principes directeurs de l OMS relatifs aux bonnes pratiques de fabrication (3). 57

64 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat 58

65 Module VI: Réévaluation Module VI: Réévaluation Introduction La qualité de tous les produits et services achetés conformément au présent Modèle doit être l objet d une surveillance continue. Il sera nécessaire de la réévaluer pour s assurer que ces produits sont toujours conformes aux normes et règles définies. Le Module VI expose brièvement les principes d évaluation, régulière ou non, des fabricants, des produits et des services sous traités. VI.1 Réévaluation des fabricants Les fabricants sont réinspectés à intervalles réguliers d au moins trois ans. Ils informent immédiatement la centrale d achat de toute modification apportée au centre de production ou à son matériel qui risque d avoir des conséquences sur la présélection. Il peut être nécessaire de procéder à une resélection imprévue dans les situations suivantes: si des informations ont été omises lors de l évaluation initiale; si lors de l évaluation de suivi on soupçonne que sont données des informations fausses ou trompeuses; si des modifications sont apportées, qui risquent d avoir des conséquences sur la présélection du centre de production, comme des changements dans le personnel clé ou l organigramme, le matériel, les appareils ou les procédés de fabrication, ou encore la rénovation ou l ajout d installations qu il faut valider, mettre en service ou réinspecter; si une plainte que l on estime fondée a été reçue. La centrale d achat retire une installation présélectionnée de la liste des candidats à la présélection s il est démontré que les conditions nécessaires ne sont pas remplies. VI.2 Réévaluation des produits L information sur les produits est révisée tous les trois ans, ou plus tôt si des changements importants se produisent dans l intervalle. Lors d une réévaluation de routine, le fabricant ne sera pas tenu de retester le produit, mais selon les circonstances, cela peut être nécessaire. Les fabricants informent la centrale d achat des projets de modification du produit qui risquent de nuire à son innocuité, ses résultats, son efficacité ou sa qualité. Par exemple, un fabricant doit signaler les changements suivants: 59

66 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat modification du processus, du lieu ou du matériel de fabrication du produit; nouveaux fabricants sous contrat; nouveaux laboratoires de contrôle avant sortie des produits pharmaceutiques; nouveaux fournisseurs de matières premières ou de contenants, ou de dispositifs de fermeture; modifications apportées à la formulation ou à la composition du produit; nouvelle méthode d analyse pour les tests de la matière première, du produit intermédiaire ou du produit fini; modifications des spécifications. Le temps voulu doit être prévu pour les tests nécessaires, tests de stabilité ou de bioéquivalence, par exemple. Sur la base de l information présentée, la personne responsable de la présélection décide soit d approuver les changements, soit de demander des précisions démontrant que le produit est le même que celui qui a été présélectionné. La section ou le département responsable de la présélection des produits et des fabricants informe le bureau des achats des modifications et de leur évaluation. Il est procédé à une réévaluation ponctuelle des produits dans les cas suivants: Si à l évidence, il y a eu omission(s) de la part du fabricant lors de l évaluation initiale ou des activités de suivi, s agissant de certaines des conditions requises, notamment le respect des normes du système qualité et l obligation de signaler les plaintes. Si la centrale d achat apporte la preuve qu un ou plusieurs lots de produits fournis ne sont pas conformes aux spécifications convenues ou révèlent des insuffisances en ce qui concerne l innocuité, le résultat ou la qualité. Si l enquête qui suit une plainte aboutit à la conclusion que la qualité et/ou l innocuité du produit est douteuse. S il est évident qu il y a eu fraude ou faute de la part du fabricant. Si l on considère qu un ou plusieurs lots de produit(s) fourni(s) n est (ne sont) pas conforme(s) aux spécifications convenues. Si une plainte considérée comme grave a été reçue par l organisation. Si les produits ont subi des modifications, les directives de l OMS Marketing authorization of pharmaceutical products with special reference to multisource (generic) products: a manual for drug regulatory authorities (6) indiquent le type de réévaluation à réaliser et quand y procéder. Si, selon l organisation, les modifications apportées à l acquisition, à la formulation, à la méthode de fabrication du principe actif, aux installations ou à d autres aspects de la production exigent une réévaluation. 60

67 Module VI: Réévaluation Si les approvisionnements ont été suspendus pendant un an ou plus. VI.3 Surveillance des services sous-traités VI.3.1 Stockage et distribution Une procédure écrite est élaborée pour surveiller l exécution d un contrat et prendre les mesures voulues en cas d infraction. Cette procédure prévoit une surveillance continue, un examen périodique et le renouvellement du contrat. La surveillance continue implique que l on suive l évolution des coûts, l état des commandes et des livraisons, les temps morts et le respect des clauses du contrat. Pour cela, il faut pouvoir disposer d un système d information de gestion. La qualité des produits pharmaceutiques fournis est constamment contrôlée, y compris par l échantillonnage aléatoire et par une procédure traitement des plaintes. La centrale d achat consigne tous les problèmes de contrôle de la qualité ou de services et en informe le fournisseur. La surveillance continue implique aussi le respect des clauses du contrat par l émetteur du contrat et la correction de tous les facteurs qui empêchent le bénéficiaire du contrat de s acquitter des obligations spécifiées. L examen périodique du contrat est fondé sur une évaluation de la performance d ensemble du fournisseur. Les critères qui permettent de surveiller les produits et les fabricants présélectionnés (voir Section III.6) s appliquent aussi à l appréciation des sous traitants qui stockent et distribuent les produits pharmaceutiques. VI.3.2 Laboratoires de contrôle de la qualité Les laboratoires sous contrat doivent se conformer aux principes des bonnes pratiques de laboratoire (BPL) (19). Le fait d être accrédité ne garantit pas à lui seul le respect des BPL. L exécution des tâches sous traitées aux laboratoires est surveillée en permanence. VI.3.3 Organismes de recherche sous contrat Les organismes de recherche sous contrats (ORC) (19) sont inspectés au cours du processus d évaluation pour vérifier que les données brutes correspondent aux données soumises, et pour évaluer le respect des normes pendant les études cliniques et de bioéquivalence. La surveillance et la resélection garantissent que les principes qui gouvernent les bonnes pratiques cliniques (BPC) (20), les bonnes pratiques des laboratoires de la qualité (10) et les BPL (19) sont bien suivis. 61

68 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat 62

69 Conclusion Conclusion Les principes qui régissent un système de qualité ont été progressivement introduits dans les activités internes des organisations soucieuses de qualité pharmaceutique, ce qui a conduit à la publication du document de l OMS intitulé Quality systems requirements for national good manufacturing practice inspectorates (21), qui expose ces principes (voir Appendice 16). Ils valent pour tous les principaux aspects de l approvisionnement et il en a été tenu compte dans la conception et les essais du système d assurance qualité type décrit dans le présent document. Il est recommandé aux centrales d achat d adopter ce système type pour garantir une approche harmonisée de l assurance qualité dans toutes les principales activités d achat. L établissement et la mise en œuvre d un système de qualité sont essentiels à la reconnaissance mutuelle des résultats de la présélection. Une fois un système harmonisé mis en place, les centrales d achat pourront échanger des renseignements sur l évaluation de l information concernant un produit et sur les constatations des inspecteurs. Elles élimineront ainsi la nécessité de procéder à des présélections déjà faites. Du fait que l on pourra se fier à un système harmonisé d achat de produits répondant à des normes et des règles définies, les procédures d obtention de produits de qualité à des prix compétitifs seront plus rapides. Cette rapidité sera particulièrement avantageuse pour les médicaments objets d une forte demande, par exemple ceux qui sont nécessaires aux maladies prioritaires qui touchent une grande partie de la population mondiale dans des zones ou les capacités de réglementation des médicaments et les budgets affectés à la santé sont limités. 63

70 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat 64

71 Références Références 1. Quick JD, et al. (eds). Managing drug supply. 2nd ed. Hartford, CT, Kumarian Press, Quality assurance of pharmaceuticals: a compendium of guidelines and related materials. Volume 1. Geneva, World Health Organization, Quality assurance of pharmaceuticals: a compendium of guidelines and related materials. Volume 2, updated edition. Good manufacturing practices and inspection. Geneva, World Health Organization, Liste modèle des médicaments essentiels, 14e édition. Genève, Organisation mondiale de la Santé, ( 5. Procedure for assessing the acceptability, in principle, of pharmaceutical products for purchase by United Nations agencies. In: WHO Expert Committee on Specifications for Pharmaceutical Preparations, Thirty seventh report. Geneva, World Health Organization, 2003 (WHO Technical Report Series, No. 908), Annex 8 ( 6. Marketing authorization of pharmaceutical products with special reference to multisource (generic) products: a manual for drug regulatory authorities. Geneva, World Health Organization, 1998 (WHO/DMP/RGS/98.5). 7. Model application form for new marketing authorizations, periodic reviews and variations, with notes to the applicant. In: Marketing authorization of pharmaceutical products with special reference to multisource (generic) products: a manual for drug regulatory authorities. Geneva, World Health Organization, 1998, Annex 6 (WHO/DMP/RGS/98.5) ( int/prequal/ documents/ WHO_DMP_RGS_98_5_R.pdf). 8. WHO Certification scheme on the quality of pharmaceutical products moving in international commerce. Geneva, World Health Organization, 2000 (WHO/ EDM/QSM/2000.2) ( drugregul/certification/certifscheme.shtml). 9. Guide for a quality systems manual in a control laboratory. Geneva, World Health Organization, 1998 (WHO/VSQ/98.04) ( 10. Good practices for national pharmaceutical control laboratories. In: WHO Expert Committee on Specifications for Pharmaceutical Preparations, Thirty sixth report. Geneva, World Health Organization, 2002 (WHO Technical Report Series, No. 902), Annex Guidance on Good Manufacturing Practices (GMP): inspection report. In: WHO Expert Committee on Specifications for Pharmaceutical Preparations, Thirty seventh report. Geneva, World Health Organization, 2003 (WHO Technical Report Series, No. 908), Annex 6. 65

72 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat 12. Principes opérationnels de bonnes pratiques pour les achats de produits pharmaceutiques. Genève, Organisation mondiale de la Santé, (WHO/EDM/PAR/99.5).( 13. Standard bidding documents. Procurement of health sector goods (pharmaceuticals, vaccines, and condoms). Washington, DC, World Bank, 2000 (revised February 2001, March 2002 and March 2003) ( worldbank.org/procurement/resources/health ev4.pdf). 14. Technical note. Procurement of health sector goods. Washington, DC, World Bank, 2000 ( healthtn ev2 a4.doc). 15. Model formulary Geneva, World Health Organization, 2004 ( 16. Principes directeurs applicables aux dons de médicaments Révision Genève, Organisation mondiale de la Santé, (WHO/EDM/PAR/99.4). ( 17. Guide to good storage practices for pharmaceuticals. In: WHO Expert Committee on Specifications for Pharmaceutical Preparations, Thirty seventh report. Geneva, World Health Organization, 2003 (WHO Technical Report Series, No. 908). Annex 9 ( 18. Good trade and distribution practices for pharmaceutical starting materials. In: WHO Expert Committee on Specifications for Pharmaceutical Preparations, Thirtyeighth report. Geneva, World Health Organization, 2003 (WHO Technical Report Series, No. 917), Annex 2 ( 19. Handbook. Good laboratory practice (GLP). Quality practices for regulated nonclinical research and development. Geneva, UNDP/World Bank/WHO Special Programme for Research and Training in Tropical Diseases (TDR), 2001 (TDR/PRD/GLP/01.2). 20. Guidelines for good clinical practice (GCP) for trials on pharmaceutical products. In: WHO Expert Committee on the Use of Essential Drugs, Sixth report. Geneva, World Health Organization, 1995 (WHO Technical Report Series, No. 850), Annex Quality systems requirements for national good manufacturing practice inspectorates. In: WHO Expert Committee on Specifications for Pharmaceutical Preparations, Thirty sixth report. Geneva, World Health Organization, 2002 (WHO Technical Report Series, No. 902), Annex 8. 66

73 Appendices Appendice 1 -- Exemple d un Code de Conduite 1. Introduction Les membres du personnel en poste ainsi que toutes les personnes qui participent aux travaux doivent suivre le présent Code de Conduite. Tous les membres du personnel, y compris les conseillers et experts chargés d effectuer des évaluations et inspections au nom de l OMS doivent à tout moment garder la réputation de l OMS à l esprit. (S agissant du présent Code les mots «personnel et membre du personnel» désignent les personnes recrutées par contrat, le personnel, les conseillers et les experts recrutés à court terme pour exécuter une tâche). 2. Responsabilités clés Chaque membre du personnel, expert et conseiller temporaire a certaines responsabilités clés, mais l objectif est que tous s acquittent de ces diverses responsabilités dans le cadre du présent Code de conduite. Un système de surveillance interne est en place à l OMS depuis le début de l Organisation. Il est périodiquement nécessaire de veiller à ce que tout le personnel comprenne cette fonction. Chaque membre du personnel devrait lire la déclaration sommaire de l OMS sur son Bureau de la vérification intérieure des comptes et de la surveillance (IAO) qui décrit la raison d être de ce bureau, son autorité et ses compétences. Ce document résume les résultats attendus de l IAO et indique la ligne à suivre dans la vérification interne des comptes de l OMS. En acceptant leur poste, les membres du personnel s engagent à s acquitter de leurs fonctions et à régler leur conduite de façon à servir l intérêt supérieur de l OMS. Dans l accomplissement de leur tâche, les membres du personnel ne rechercheront ni n accepteront d instructions émanant d un gouvernement ou de toute autre autorité extérieure à l Organisation. Un membre du personnel n acceptera, ni n occupera un poste, ni n exercera une activité qui soient incompatibles avec l accomplissement correct de ses devoirs envers l OMS. Un membre du personnel aura à tout moment une conduite compatible avec son statut de fonctionnaire international. Un membre du personnel évitera tout acte, et en particulier tout type de déclaration publique, susceptible de porter atteinte à son statut. S il n est pas tenu de renier son attachement à son pays ou à ses convictions politiques et religieuses, il doit à tout moment garder à l esprit la réserve et le tact auxquels il est tenu par son statut international. 67

74 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Un membre du personnel fera preuve de la plus grande discrétion en ce qui concerne toute question relative à ses activités officielles. Il ne communiquera à personne une information dont le public n a pas connaissance et qu il détient du fait de sa position officielle, si ce n est dans le cadre de ses travaux ou avec l autorisation du Directeur général. Il ne doit jamais utiliser de quelque manière que ce soit l information qu il détient du fait de sa position officielle pour en tirer un avantage d ordre privé. La fin du contrat ne le libère pas de ces obligations. Tout membre du personnel qui fait acte de candidature à un poste de caractère politique dans la fonction publique démissionnera du Secrétariat. Les immunités et privilèges dont jouit l OMS en vertu de l Article 67 de la Constitution sont conférés dans l intérêt de l Organisation. En aucun cas les membres du personnel ne peuvent invoquer ces privilèges et immunités pour excuser un manquement à leurs obligations privées ou au respect de la loi ou des règlements de police. La décision de lever quelque privilège ou immunité que ce soit dont bénéficie le personnel appartiendra au Directeur général. Tous les membres du personnel souscriront au serment ou à la déclaration formulés dans le Règlement du personnel de l OMS. Un membre du personnel ne peut être délégué, observateur ou conseiller de son propre gouvernement. Un membre du personnel peut participer aux activités d associations internationales ou nationales lorsque cette participation n est pas en conflit avec les normes énoncées dans le Règlement du personnel de l OMS et peut, avec l autorisation du Directeur général, représenter ces associations lors d une réunion internationale. Un membre du personnel doit obtenir la permission du Directeur général avant de publier des articles dont le contenu fait état des travaux effectués pour l Organisation ou de l information qui découle de ces travaux. L Organisation sera titulaire de tous les droits, y compris le droit au titre, les droits d auteur et le droit de brevet correspondant à des travaux ou à une invention réalisés ou mis au point par un membre du personnel dans le cadre de ses activités officielles. Un «manquement» signifie : tout acte répréhensible commis par un membre du personnel dans l exercice de ses fonctions ; toute conduite d un membre du personnel, sans lien avec ses fonctions, qui tend à discréditer l Organisation aux yeux du public ; toute utilisation ou tentative d utilisation injustifiée de se prévaloir de sa position d officiel pour obtenir un avantage personnel. Toute conduite contraire aux termes de son serment ou de sa déclaration. 68

75 Appendices 2.1 Responsabilités personnelles Les membres du personnel doivent être attachés à une surveillance stricte de l environnement et coopérer pleinement avec l IAO. Ils doivent respecter les responsabilités que leur impose le poste auquel ils ont été nommés, et s en acquitter en en préservant le niveau. Ils doivent effectuer les tâches qui leur ont été confiées au mieux de leurs capacités et dans les délais prévus par l OMS. 2.2 Sécurité Le personnel, les cadres et la direction de l OMS sont responsables de la sécurité. Ils signalent les dangers possibles et les dangers éventuels, prennent les précautions nécessaires et appliquent les mesures de sécurité voulues pour réduire les problèmes de sécurité au minimum. Le personnel qui participe à des activités où des problèmes de sécurité peuvent se poser, par exemple l inspection d un centre de fabrication, doit se soumettre aux règles et règlements de sécurité recommandés par l OMS, par le fabricant et par la législation nationale. Ce personnel doit s équiper de vêtements de protection boucliers, lunettes de sécurité, bouchons d oreilles selon le cas pour se protéger le corps, les organes et les extrémités. Il doit mettre en pratique ses connaissances professionnelles pour assurer sa propre sécurité. Cela signifie que si un fabricant ne leur fournit pas les moyens de protection personnelle jugés adéquats, les inspecteurs doivent refuser d entrer dans certains lieux en raison du manque de sécurité. Le personnel doit respecter la réglementation nationale lorsqu il conduit un véhicule. Le personnel doit être au courant des précautions à prendre pour recueillir des échantillons, et s y conformer. lorsqu il inspecte des unités de production, il doit être particulièrement soucieux des exigences en matière de sécurité et notamment celles qui aux formes galéniques et aux activités observées (par exemple médicaments radioactifs, matières dangereuses, réactifs, matériel et appareils de laboratoire, explosions, ascenseurs pour le personnel, échelles, verrerie, congélateurs, vapeur, radiations, dangers d origine microbiologique, produits et déchets viraux et biologiques, et toute autre source d accident possible. 3. Compétence professionnelle 3.1 Qualifications et expérience Le personnel en poste doit avoir les qualifications et l expérience requises pour effectuer les tâches qui lui sont confiées. Si une personne est chargée par l OMS ou pour le compte de 69

76 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat l Organisation d un travail pour lequel elle n a pas les qualifications ou l expérience requises, elle doit le déclarer avant de se lancer dans ce travail ou d en être chargée. Lorsqu une personne est pressentie pour accomplir une tâche pour le compte de l OMS, elle doit apporter les preuves de ses qualifications et de son expérience en toute honnêteté. Le personnel ne doit pas induire l OMS ou les centrales d achat en erreur quant à ses qualifications et/ou son expérience. Toute déclaration inexacte sur ces points sera réputée fraude et peut aboutir à des poursuites. Elle fermera définitivement l accès à un emploi à l OMS ou à un organisme des Nations Unies, à quelque titre que ce soit. 4. Conduite Au cours de ses activités quotidiennes, le personnel doit avoir en permanence une conduite d un niveau éthique élevé. Il doit se conformer à la Constitution de l OMS et suivre le règlement et les directives de l Organisation de façon responsable. 4.1 Intégrité et comportement Pour que les activités de l OMS soient conduites avec efficacité, et en dehors de toute influence indue, tous les membres du personnel doivent être intègres et attachés aux normes les plus élevées. L OMS doit pouvoir compter sur le personnel pour se conduire comme il convient. Le personnel doit être honnête et fiable. Le personnel doit agir avec la précision, la loyauté, l objectivité et l honnêteté les plus grandes. Le personnel ne doit pas mettre au service de gains ou d intérêts privés des informations restreintes auxquelles le grand public n a pas accès. Le personnel doit signaler certaines constatations, comme par exemple les cas où une information erronée, trompeuse et frauduleuse est fournie à l OMS. Le personnel devrait toujours voir l OMS, ses politiques et ses projets d un oeil favorable. Le personnel doit se conduire avec dignité, diplomatie, tact et courtoisie. Il doit éviter la tactique de la main de fer. Le personnel ne doit pas arborer un air de supériorité ou d autorité particulière. Le personnel doit demander une information nécessaire et autorisée avec fermeté. Les membres du personnel sont les intermédiaires entre l OMS et le public, et celui ci jugera l Organisation d après leur conduite. Le personnel doit avoir un comportement exemplaire en toute occasion. 70

77 Appendices Un membre du personnel qui a des intérêts dans une entreprise et qui peut être prié, directement ou indirectement, de traiter officiellement avec elle pour le compte de la centrale d achat signalera ces intérêts au Directeur général, qui décidera s il y a lieu d appliquer le Règlement du personnel. Le personnel ne peut avoir d intérêts financiers dans des entreprises qui restent à évaluer ou à inspecter. Normalement, les parts détenues par l intermédiaire de plans de pension et autres systèmes sans lien avec la tâche à accomplir ne seront pas considérées comme un intérêt financier dans ce contexte. S il y a doute sur cette question, on demande au Bureau de vérification interne de l OMS de donner les éclaircissements voulus. 4.2 Tenue vestimentaire, santé et hygiène Pour que les relations publiques soient bonnes, il faut que tous les membres du personnel portent des vêtements appropriés à leurs activités et respectent les lignes directrices de l OMS concernant le code sur cette question. Le personnel porte normalement des vêtements de protection pour les inspections. Les inspecteurs doivent se protéger par des vêtements au moins équivalents à ceux que portent les employés des centres de fabrication (par exemple casques, ou masques, le cas échéant). Le personnel se conforme aux procédures de l entreprise à tout moment. Cependant, si ces procédures sont jugées inappropriées, le fait est consigné. Les membres du personnel qui participent aux inspections doivent informer leur supérieur hiérarchique ou leur direction de leur état de santé si celui ci peut avoir des répercussions sur les inspections, car il arrive que les personnes qui ont une maladie transmissible, des plaies ou des lésions ouvertes ne soient pas autorisées à pénétrer dans des zones où des produits et des matières sont exposés. Les membres du personnel sont responsables des précautions à prendre lorsqu ils voyagent (par exemple la vaccination appropriée). Le personnel doit avoir une bonne hygiène en toute occasion. 4.3 Cadeaux, repas et faveurs Un membre du personnel n acceptera d un gouvernement ou de toute autre source extérieure à l Organisation, ni honneur, ni décoration, ni faveur, ni cadeau, ni rémunération qui soit incompatible avec son statut de fonctionnaire international. Un membre du personnel qui se voit offrir un honneur, une décoration ou un cadeau de source extérieure à l Organisation en avertit le Directeur général qui décide s il y a lieu d appliquer le règlement du personnel. Aucun membre du personnel ne reçoit ni n accepte un objet de valeur d un fabricant en retour ou à cause d un acte officiel qui a été ou doit être accompli. Un membre du personnel ne sollicite ni n accepte directement ou indirectement aucun cadeau, aucune gratification ou faveur, aucun prêt pour frais de représentation ni aucun 71

78 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat autre article de valeur marchande offert par des membres du public avec lesquels il a des relations officielles. Lors des inspections, le personnel doit régler ses propres repas chaque fois que possible et s efforcer de le faire même lorsqu il est invité par le fabricant, à moins qu il ne se trouve dans une situation qui risque de provoquer une scène ou de mettre l OMS dans l embarras. 4.4 Relations avec la direction Le personnel doit s efforcer d instaurer de bonnes relations avec ses supérieurs hiérarchiques et la direction. 4.5 Procédures opérationnelles normalisées Le personnel doit accomplir ses tâches conformément aux procédures opérationnelles normalisées (PON). 4.6 Voyage et logement Le personnel doit suivre le règlement, les directives et les PON de l OMS lorsqu il est en déplacement. Il se conforme aux procédures prévues quand il planifie les visites, les réunions ou les inspections, ou s occupe par exemple, des réservations et du règlement des chambres. 4.7 Confidentialité et conflit d intérêts En ce qui concerne la confidentialité, le personnel doit respecter la politique de l OMS, les règles et règlements du pays et la politique de l entreprise. Il doit signer la déclaration de conflit d intérêts et de confidentialité et s y soumettre. 4.8 Documentation et registres Le personnel suit les PON et tient les registres appropriés comme le demandent les procédures. Toute l information qu il donne doit être de bonne foi et correcte, y compris les rapports et la documentation connexe. 4.9 Contrats et mandats Le personnel accomplit sa tâche comme stipulé dans le contrat ou l accord pour l exécution de travaux et dans son mandat Dossiers de produit, évaluation et inspection Le personnel remplit les dossiers de produit avec soin et considère toute information concernant la tâche à exécuter comme confidentielle. Toutes les données soumises au départ et en conclusion de l évaluation sont traitées conformément aux PON et considérées comme informations confidentielles entre l OMS et le fabricant. 72

79 Appendices Tout ce qui concerne l inspection exécutée est considéré comme confidentiel entre l OMS et le fabricant. Les membres du personnel se conforment aux prescriptions et à l engagement touchant la confidentialité et le conflit d intérêts Echantillons Les échantillons prélevés pendant les inspections le sont conformément à des PON de l OMS et avec l approbation du fabricant Rapports d évaluation et d inspection Un rapport d évaluation et d inspection écrit est établi pour chaque produit évalué et chaque centre de production inspecté. Un rapport est un compte rendu fidèle des résultats de l évaluation et de l inspection Communication d informations et d avis Le personnel ne doit pas jouer un rôle de consultant auprès d une entreprise ou d un fabricant particuliers lorsqu il a pour mandat d évaluer ou d inspecter un projet donné, si l entreprise peut tirer parti de ses avis, à moins que cette information ne soit déjà dans le domaine public ou donnée à tous les fabricants. 73

80 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Appendice 2 -- Exemple de lignes directrices concernant la confidentialité Les évaluateurs et inspecteurs traiteront toute information soumise ou observée pendant les inspections et tâches que le projet considéré leur impose, comme strictement confidentielle et propriété de l OMS ou des parties qui collaborent avec l Organisation. Ils se conformeront ainsi aux conditions énoncées ci dessous et à celles qui sont contenues dans les dispositions jointes à l intention des membres des équipes qui visitent les centres de production dans le cadre de la procédure de présélection des produits pharmaceutiques. On trouvera à l Appendice 3 un exemple d engagement de confidentialité. Les évaluateurs et les inspecteurs prendront toutes les mesures raisonnables assurant : que l information confidentielle n est pas utilisée dans un autre but que l évaluation des activités décrites dans le présent document ; que l information confidentielle n est pas révélée ou fournie à une personne qui n est pas liée par les mêmes obligations de confidentialité et de non utilisation ciincluses. Cependant, les évaluateurs et les inspecteurs ne seront liés par aucune obligation de confidentialité et de non utilisation dans la mesure où ils pourront démontrer qu une partie ou l autre de l information confidentielle : leur était connue avant toute communication par l OMS ou en son nom (y compris par les fabricants) ; ou était dans le domaine public au moment de la communication par l OMS ou en son nom (y compris par les fabricants) ; ou est tombée dans le domaine public sans qu ils y aient aucune part ; ou a été portée à leur connaissance par une tierce partie sans manquement à une obligation légale de confidentialité. Tout membre du personnel participant à une présélection et aux activités connexes et qui a accès à des informations confidentielles sur les produits et les fabricants traite comme strictement confidentielle et propriété de la centrale d achat ou des parties qui collaborent avec elle toute information soumise et constatée pendant les inspections et d autre manière à l occasion des tâches en rapport avec ces activités. 74

81 Appendices Appendice 3 -- Exemple de lignes directrices sur le conflit d intérêts Introduction Le présent document expose les mesures relatives au «conflit d intérêts» telles qu elles s appliquent aux évaluateurs externes et aux membres des comités consultatifs. Dans les présentes lignes directrices, les personnes qui appartiennent à l une ou l autre de ces deux catégories sont appelées «consultants». On trouvera à la fin du présent appendice un exemple de déclaration signée sur un conflit d intérêts. Définitions et principes Dans son acception courante, un «conflit d intérêts» est un conflit entre l intérêt privé ou personnel d un individu et son devoir, mais cette expression peut aussi s appliquer à une situation dans laquelle un individu a des devoirs de plusieurs sortes qui sont en conflit, en l absence de tout intérêt privé ou personnel. Un conflit d intérêts privé ou personnel peut être d ordre financier ou non, comme expliqué ci après. Lorsqu un décideur ou un consultant a un intérêt financier direct, même infime, à la décision à prendre, il existe une présomption irréfragable de partialité et le décideur ou le consultant est de ce fait rendu inhabile à agir. Lorsqu un décideur ou un consultant a un intérêt non financier qui suscite une présomption raisonnable de partialité, le décideur ou le consultant est inhabile à agir. Il s agit ici de se demander si un observateur raisonnable soupçonnerait une possibilité de partialité et non si cette partialité existe réellement. Par exemple, il peut y avoir un conflit d intérêts non financiers entre un décideur ou consultant mêlé personnellement ou par sa famille à une affaire et une personne dont les intérêts sont touchés par la décision ou les recommandations finales. Ce type de conflit peut aussi apparaître lorsqu il est clair qu un décideur ou un consultant a porté un jugement prématuré sur les questions à trancher du fait soit de ses préjugés, soit de son implication antérieure dans les faits d un cas sur lequel il lui a été demandé de prendre une décision ou de formuler des recommandations. Conflit d intérêts dans le cas des consultants Les consultants peuvent se trouver dans toutes sortes de situations de conflit d intérêts entre leurs activités professionnelles (par exemple préparer des évaluations objectives et indépendantes ou participer en tant que membre aux activités de comités indépendants) et leurs intérêts personnels et privés (par exemple consultations privées, subventions pour frais de voyage et de logement lors de conférences parrainées par des entreprises, détention d actions, bourses de recherche ou honoraires). Il est admis que presque tous les consultants ont un conflit potentiel d intérêts d une sorte ou d une autre du fait de leurs liens présents ou passés avec l industrie pharmaceutique. 75

82 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Certains conflits d intérêts sont simples et d autres plus difficiles à définir. S agissant d un employé ou d un consultant permanent d un laboratoire, la possibilité de conflit d intérêts est claire. Dans le cas d un employé d un organisme public qui ne travaille pas pour le compte de laboratoires, et qui ne reçoit pas de primes ou de fonds, le risque est minimal. Entre ces deux situations, il existe toute une gamme de possibilités devant lesquelles il peut être moins évident de décider s il y a conflit d intérêts. Il est peu vraisemblable que des contrats de consultant soient offerts aux personnes qui appartiennent à l une des catégories 1 à 6 dont la liste suit. 1. Travaille dans l industrie pharmaceutique, comme employé, propriétaire ou copropriétaire (par exemple détient des parts du laboratoire à évaluer). 2. Reçoit des honoraires d un ou de plusieurs laboratoires pour évaluer leurs produits ou ceux que le nouveau produit remplacera vraisemblablement. 3. A une relation directe significative avec un ou plusieurs laboratoires. Cette relation peut prendre la forme (a) d un soutien financer pour un ou plusieurs projets de recherche en cours ; (b) du parrainage d étudiants diplômés de l enseignement universitaire supérieur ; (c) de la situation d employés d un laboratoire qui sont sous la responsabilité directe du (de la) consultant(e). 4. Reçoit une aide financière substantielle ou du matériel de prix pour faire des recherches pour le compte du laboratoire. 5. Est ou a été consultant(e) auprès d un laboratoire pour le produit qu il ou elle a accepté d évaluer. A ce titre, cette personne a pu être parrainée, faire des conférences ou présider des réunions professionnelles concernant le produit, ou participer à des réunions professionnelles, nationales ou internationales concernant le produit, au nom du laboratoire parrainant. 6. A beaucoup contribué à la planification ou à la conduite d un essai clinique du produit à évaluer, par exemple en tant qu enquêteur principal, signataire du rapport sur l étude, ou auteur d un papier ou autre rapport, publié ou non, sur l étude. Si sa participation s est limitée à faire participer des patients à une étude multicentrique, elle n est pas considérée comme cause d un conflit d intérêts significatif. Les situations 7 à 10 (suivantes) sont moins susceptibles de provoquer un conflit d intérêts : le consultant 7. A occasionnellement des contrats avec une ou plusieurs entreprises pour des projets particuliers, mais n a de relation proche avec aucune d entre elles. N a pas participé directement à la fabrication du produit en question. 8. A un cabinet conseil ou travaille pour un cabinet de ce type qui ne conseille pas l industrie pharmaceutique mais peut conseiller d autres industries, comme l industrie des biens d équipement, l industrie alimentaire ou l industrie des peintures. Il est peu vraisemblable qu il ou elle ait les connaissances techniques ou l expérience l autorisant à se déclarer consultant(e) dans le domaine des produits pharmaceutiques. 76

83 Appendices 9. Conseille parfois un ou plusieurs laboratoires sur la conception des essais cliniques nécessaires avant la soumission d une demande d autorisation de mise sur le marché, mais n est en relation suivie avec aucun de ces laboratoires (voir par exemple les points 1 à 6 ci dessus). 10. A été invité à participer et à apporter sa contribution à des réunions nationales ou internationales organisées par des associations professionnelles ou universitaires. Responsabilité des consultants Une autorité de contrôle des médicaments ne peut être au courant de toutes les activités d un consultant et de leurs ramifications lorsqu un contrat est offert. Il revient donc au consultant de déclarer par écrit tout conflit potentiel ou tout ce qui peut apparaître comme un conflit potentiel à l autorité de contrôle des médicaments qui a négocié le contrat ou le statut de membre d un comité. S il y a quelque doute, le conflit potentiel doit être déclaré. Le consultant ne peut se mettre à évaluer des données ou faire partie d un comité en tant que membre qu après avoir examiné tout conflit potentiel avec l autorité de contrôle des médicaments et avoir conclu qu il était sans gravité. C est pourquoi avant tout contrat d évaluation, l évaluateur doit signer une déclaration selon laquelle il n existe pas de conflit d intérêts au moment de la signature et, si le risque d un tel conflit se présente au cours de l évaluation, l autorité de contrôle des médicaments en sera avisée immédiatement par écrit. L évaluateur est censé abandonner l étude d une candidature dès qu il se rend compte d un conflit d intérêts, et la renvoyer promptement à l autorité de contrôle des médicaments. Cette clause s applique également aux personnes qui s occupent de l inspection des installations. Confidentialité Toute donnée sur le produit d un laboratoire qui est fournie à un consultant par l autorité de contrôle des médicaments pour examen, est strictement confidentielle. Comme stipulé dans le contrat, toutes les données qui intéressent le contrat ou y sont mentionnées doivent être reçues dans la plus stricte discrétion et toujours gardées en lieu sûr. Une candidature ne peut être examinée qu avec les membres du personnel de l autorité de contrôle des médicaments. Les consultants doivent être conscients de la possibilité de divulgation indirecte d informations confidentielles. Il est évident que l on peut, consciemment ou inconsciemment, faire un usage abusif de l information acquise lors d une consultation dans des communications ou des exposés scientifiques divers sur le produit en question. En pareil cas, il y aurait aussi conflit d intérêts. Le consultant ne doit pas se servir de l information ainsi acquise dans ses papiers ou exposés scientifiques futurs sans l accord du laboratoire ou de la personne qui l a présentée. Impartialité Pour protéger l impartialité l autorité de contrôle des médicaments n informe pas le laboratoire concerné de l identité du consultant à qui les données sur les candidatures ou les documents du comité sont envoyés. 77

84 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat C est pourquoi le consultant ne doit pas communiquer directement avec le laboratoire au sujet du produit. Il ne peut lui révéler son rôle même une fois prise la décision sur la candidature. Il est clair que cela n est pas possible dans le cas d un inspecteur du centre de production. Sous-traitance de l évaluation Un consultant n est pas autorisé à sous traiter une partie ou l intégralité d une évaluation sans l autorisation écrite de l autorité de contrôle des médicaments. Si l autorité donne son accord, le consultant doit veiller à ce que le sous traitant soit pleinement informé des dispositions sur les conflit d intérêts, la confidentialité et l impartialité exposées dans les présentes notes. Si une partie quelconque d une évaluation est sous traitée, la personne qui se charge en fait de ce travail doit aussi signer tous les rapports auxquels elle a contribué. 78

85 Appendices Exemple d engagement de confidentialité et de déclaration de conflit d intérêts DISPOSITIONS DESTINEES AUX EVALUATEURS DE L INFORMATION SUR LES PRODUITS ET AUX INSPECTEURS (MEMBRES D UNE EQUIPE PARTICIPANT AUX VISITES DE CENTRES) DANS LE CADRE DE LA PROCEDURE D EVALUATION DE LA QUALITE DE PRODUITS PHARMACEUTIQUES Dans l accomplissement de vos fonctions d expert conseiller auprès de l OMS en application de l accord ci joint sur l exécution de travaux, vous aurez accès à certaines informations qui sont propriété de l OMS ou d entités collaborant avec l OMS, y compris les fabricants du ou des produits qui doivent être évalués par l OMS dans le cadre de la procédure d évaluation de la qualité. Vous vous engagez à traiter ces informations (appelées ci après «l Information») comme confidentielles et propriété des parties collaborant avec l OMS susmentionnées. A cet égard, vous vous engagez : (a) (b) à ne pas utiliser l Information dans un autre but que celui de vous acquitter des obligations que vous avez contractées ; à ne pas révéler ou donner l Information à quiconque n est pas lié par des obligations de confidentialité et de non utilisation similaires aux obligations ci incluses. Cependant, vous ne serez tenu à aucune obligation de confidentialité et de non utilisation dans la mesure où vous pourrez démontrer sans conteste qu une partie de cette Information : (ii) était connue de vous avant qu elle vous ait été communiquée par l OMS ou en son nom (y compris par le ou les fabricants) ; ou (ii) était tombée dans le domaine public au moment où elle vous a été communiquée par l OMS ou en son nom (y compris par le ou les fabricants) ; ou (iii) est dans le domaine public sans intervention fautive de votre part ; ou (iv) est mise à votre disposition par une tierce partie sans manquement aux obligations légales de confidentialité. Vous vous engagez aussi à ne communiquer à aucune tierce partie vos propres réflexions et conclusions ni aucune de celles de l équipe ou des équipes d experts avec lesquels vous travaillerez, ni aucune recommandation adressée à l OMS ou décision de l Organisation qui en résulterait, sans accord explicite de l OMS. Vous vous acquitterez des responsabilités qui vous incomberont au titre de l accord susmentionné en 79

86 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat qualité d expert conseiller de l OMS exclusivement. A cet égard, vous confirmez que l information que vous donnez dans la déclaration d intérêt est correcte, qu à votre connaissance il n existe aucun conflit d intérêts réel, potentiel ou apparent à déclarer, et aussi que vous n avez aucun intérêt financier ou autre, ni aucune relation avec une partie qui : (i) (ii) peut chercher à avoir accès à une partie de l Information susmentionnée par intérêt commercial puissant ; et/ou peut avoir un intérêt puissant à connaître le résultat de l évaluation du ou des produits à laquelle vous participerez (comme, par exemple, les fabricants de ces produits ou de produits concurrents). Vous vous engagez à prévenir promptement l OMS si la situation ci dessus décrite se modifie, notamment si un problème se pose pendant votre travail pour l OMS. Je soussigné(e) accepte les conditions et les dispositions contenues dans le présent document, et y donne mon accord. Signé Nom (dactylographié) Organisation Lieu Date 80

87 Appendices Appendice 4 -- Exemple d une procédure opérationnelle normalisée (PON) pour la rédaction d une PON 1. Titre Procédure opérationnelle normalisée pour la rédaction d une PON Signature Date Etablie par 9 mai 2005 Autorisée par 2. Principes et objectif 2.1 La centrale d achat a une PON pour chacune de ses activités. Toutes les PON ont la présentation requise et sont distribuées avec soin à une liste préétablie de membres du personnel. Les PON sont autorisées, appliquées et mises à jour. 2.2 Toutes les PON sont écrites en anglais si elles sont destinées à un usage international, ou dans la langue locale si seul le personnel local en a besoin, 2.3 La documentation est une nécessité primordiale pour l assurance de la qualité. Elle a pour objectif de définir le système de contrôle et de réduire le risque d erreur inhérent à la communication orale. Grâce à elle, le personnel est en possession d instructions détaillées et suit les procédures qui conviennent de manière logique et reproductible. 2.4 Il y a une PON écrite pour chaque activité critique ou importante de la centrale d achat. Les PON sont rédigées selon le modèle normalisé joint. 2.5 La centrale d achat tient une liste de toutes les PON requises. 2.6 Les PON ne sont distribuées et appliquées qu une fois revêtues de l autorisation de la direction. 3. Responsabilité Tous les membres du personnel suivent le présent modèle lorsqu ils établissent une PON. L administrateur du projet supervise sa mise en application. 4. Marche à suivre 4.1 N importe qui peut rédiger la première version d une PON. Les titres des différentes parties (dont la liste suit) sont conformes au modèle ci dessous et en sont repris lors de la rédaction des sections correspondantes de la PON. 4.2 Une PON comporte au minimum les parties suivantes : 81

88 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat A. Titre B. Principes et objectif C. Responsabilité D. Marche à suivre E. Additifs F. Distribution G. Date de révision H. Dates des révisions antérieures L information suivante doit être donnée dans chacune des parties. A. Titre Ecrivez dans un langage clair le titre de la procédure décrite dans la PON pour en assurer la bonne compréhension. Indiquez aussi clairement qui était responsable de l établir, de la réviser et de l approuver. B. Principes et objectif Décrivez la politique de l OMS ou de la centrale d achat concernant la question traitée dans la PON. Décrivez l objectif à atteindre en appliquant la PON. C. Responsabilité Dressez une liste descriptive des personnes responsables de l exécution des activités énumérées dans la PON. Chaque fois que possible, il est préférable de décrire l emploi ou de mentionner le poste des personnes plutôt que leur nom. Si l on mentionne le nom des membres du personnel, il faudra modifier la PON chaque fois qu il y aura un mouvement de personnel. D. Marche à suivre 4.1 Décrivez la suite des opérations nécessaires à l exécution de la tâche. 4.2 Enumérez les opérations dans l ordre où elles doivent être exécutées et numérotez les en partant de 1 pour la première et ainsi de suite. 4.3 Expliquez toutes les opérations en détail dans un langage clair et sans ambiguïté. 4.4 Mettez les initiales de la personne responsable entre crochets à côté de l opération décrite si une personne différente est responsable de chacune d elles. 4.5 Lisez la PON une fois terminée pour voir si elle décrit toutes les opérations, du début à la fin du processus. 4.6 Si une opération conduit à une autre PON, faites y référence à ce stade. 4.7 Si cette PON requiert l enregistrement de certaines données, rédigez le modèle du document à remplir et joignez le en additif à la PON. 4.8 Faites parvenir la PON au supérieur hiérarchique ou à la personne responsable de la documentation et de l assurance de la qualité. 4.9 Lisez la PON et évaluez son opportunité et son applicabilité S il faut y apporter des modifications, inscrivez les à l encre et renvoyez la PON à la personne qui l a rédigée pour observations Renvoyez la PON au supérieur hiérarchique. 82

89 Appendices 4.12 Signez et datez la PON si son contenu est satisfaisant Communiquez la PON à la deuxième personne responsable de l approbation des documents La PON n est signée et datée de la deuxième personne responsable de l approbation des documents que si elle en approuve la teneur Renvoyez la PON à la personne responsable de la documentation S il y a lieu, prenez les mesures voulues pour la distribuer et en retirer la précédente version Classez la PON originale dans le dossier PON. E. Additifs 4.18 Rédigez chaque additif de façon que la personne chargée de le remplir donne bien toute l information requise Chaque additif fait partie de la PON autorisée et est examiné en même temps que la PON ou lorsque nécessaire. F. Distribution 4.20 Un registre des PON distribuées et des PON retirées est tenu pour que les PON remplacées ne restent nulle part en usage Complétez le tableau (voir additif A, point 6) pour indiquer le nom de la personne à qui la PON sera envoyée Etablissez une copie de la PON originale et estampillez la à l encre rouge comme «copie officielle» Seules les copies officielles de PON sont contrôlées. Les PON qui ne portent pas l estampille rouge sont considérées comme PON non officielles et non contrôlées La personne responsable appose sa signature et la date (dans l espace approprié du tableau (voir additif A, point 6) sur la PON originale) comme preuve que la PON a été reçue Si la PON est révisée et amendée, les exemplaires périmés de tous ceux qui en détiennent un leur sont retirés lorsque la nouvelle version est distribuée Lorsqu elles remplacent la PON annulée, les personnes à qui elle a été retirée signent (et datent) l espace approprié sur le tableau de distribution de la PON originale La mention «annulée» est apposée sur chaque page de la PON originale, qui est classée dans le dossier «PON annulées» Détruisez les exemplaires des PON annulées qui ont été retirées. G. Date de révision Une date est fixée pour réviser la PON et déterminer s il y lieu d y apporter des modifications afin de la tenir à jour. H. Dates des révisions antérieures 4.29 Pour tenir à jour l information contenue dans la PON, remplissez le tableau concernant ses dates de modification (voir additif A, point 7) Chaque PON a une date limite de validité et est révisée avant la fin de 83

90 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat 5. Additifs la période de validité. C est là une occasion de voir si elle atteint tous ses objectifs et convient aux tâches à accomplir et aux méthodes de travail. Ce processus de rédaction et de révision s applique aussi lorsque la PON est mise à jour. On trouvera à l additif A un modèle succinct de présentation d une PON. 6. Distribution et retrait Distribution Retrait Nom Signature Date Signature Date 7. Modifications successives Date Raison de la modification Nouvelle PON 84

91 Appendices Additif A: Présentation d une procédure opérationnelle normalisée Logo de l OMS Date de la révision : 2006 Procédure opérationnelle normalisée Document N 1. Titre (Indiquez le titre) Signature Date Etablie par 9 mai 2006 Autorisée par 2. Principes et objectif 3. Responsabilité 4. Marche à suivre Additifs 6. Distribution et retrait Distribution Retrait Nom Signature Date Signature Date 85

92 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat 7. Modifications successives Date Raison de la modification 86

93 Appendices Appendice 5 -- Exemple d invitation à présenter une déclaration d intérêt SIXIEME INVITATION A PRESENTER UNE DECLARATION D INTERET Dans le cadre des efforts destinés à améliorer considérablement l accès aux soins et aux traitements liés au VIH/SIDA et à les rendre abordables, l OMS, en collaboration avec l UNICEF, l ONUSIDA et le FNUAP invite les fabricants de médicaments à présenter des déclarations d intérêt en vue de fournir des médicaments permettant la prise en charge des maladies liées au VIH. La Banque mondiale soutient cet effort.. Cette sixième invitation est publiée afin d accroître la gamme de produits et sources possibles en donnant suite à l intérêt qui s était exprimé après les première, deuxième, troisième, quatrième et cinquième invitations publiées en 2000, 2001, 2002, 2003 et Les fabricants devraient avoir à cœur d offrir ces produits à des prix préférentiels aux pays en développement. Les intéressés sont encouragés à présenter une documentation et des échantillons, comme précisé ci après, pour les produits appartenant aux catégories suivantes, dans des formes galéniques différentes et des dosages variés : I) Antirétroviraux utilisés pour adultes et adolescents en tant que formes galéniques à ingrédient actif unique : Inhibiteurs nucléosidiques/nucléotidiques de la transcriptase inverse : notamment Abacavir Didanosine Lamivudine Stavudine Ténofovir Zidovudine Inhibiteurs de la transcriptase inverse non nucléosidiques : notamment Efavirenz Névirapine Inhibiteurs de la protéase : notamment Indinavir Nelfinavir Ritonavir Saquinavir Les fabricants sont aussi encouragés à exprimer leur intérêt pour la fourniture de préparations à principe actif unique, afin de soutenir les directives internationales et/ou nationales concernant la thérapie antirétrovirale en pédiatrie. 87

94 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Comme il est préférable de prescrire des formes solides pour traiter les enfants, sauf les très jeunes nourrissons, les fabricants devraient aussi proposer des formes solides réduites ou sécables de : Zidovudine Abacavir Lamivudine Névirapine Efavirenz Sont également recherchés, les sirops, solutions ou formes galéniques nucléosidiques/nucléotidiques et non nucléotidiques solubles des produits suivants : Zidovudine Abacavir Lamivudine Névirapine Pour en savoir plus sur les formulations pédiatriques, veuillez consulter : II) Antirétroviraux sous forme de produits associés en doses fixes : On encourage aussi les déclarations d intérêt pour les produits associés en doses fixes de tout traitement thérapeutique antirétroviral de première intention décrit dans l ouvrage intitulé WHO Guidelines for Scaling Up Antiretroviral Therapy in Resource Limited Settings 2003 Revision. Pour en savoir plus, consultez : guidelines/en/ Liste des médicaments en associations fixes: Pour adultes et adolescents : Inhibitheurs de la transcriptase inverse Lamivudine + Stavudine Lamivudine + Zidovudine Lamivudine + Stavudine + Efavirenz Lamivudine + Stavudine + Névirapine Lamivudine + Zidovudine + Efavirenz Lamivudine + Zidovudine + Névirapine Lamivudine + Zidovudine + Abacavir Ténofovir + Emtricitabine Inhibiteurs de la protéase Lopinavir + Ritonavir En pédiatrie, formes galéniques solides, à dose réduite ou sécables. 88

95 Appendices Inhibitheurs de la transcriptase inverse Lamivudine + Stavudine Lamivudine + Zidovudine Lamivudine + Stavudine + Névirapine Lamivudine + Zidovudine + Névirapine Lamivudine + Zidovudine + Abacavir Inhibiteurs de la protéase Lopinavir + Ritonavir Les préparations présentées dans un même conditionnement des associations antirétrovirales standard pour adultes, adolescents et enfants sont également recherchées. Pour en savoir plus sur les médicaments associés en doses fixes et/ou les traitements en un même conditionnement utilisés en pédiatrie, consultez : Médicaments antiseptiques dont les noms suivent : Antibactériens et antimycobactériens (autres que MTB) dont les noms suivants : Azithromycine Ceftriaxone Céfixime Ciprofloxacine Clarithromycine Clindamycine Rifabutine Spectinomycine Antiprotozoaires et antifongiques Amphotéricine B Dapsone Acide folinique Fluconazole Itraconazole Pentamidine Pyriméthamine Sulfadiazine Triméthoprime/Sulphaméthoxazole Antiviraux Acyclovir Ganciclovir Anticancéreux Bléomycine Etoposide Vinblastine Vincristine 89

96 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Médicaments pour soins palliatifs Amitriptyline Codéine Chlorphéniramine Ibuprofène Lopéramide Morphine (forme buvable) Les médicaments énumérés dans la présente Invitation à soumettre une expression d intérêt sont ceux dont le département VIH/SIDA de l OMS a constaté le manque. Les produits proposés doivent être de qualité pharmaceutique garantie et les données prouvant leur efficacité doivent être communiquées. Procédure de soumission d une déclaration d intérêt 1. Joignez une lettre exprimant l intérêt que représente pour vous la participation au projet, et confirmant que l information présentée dans les dossiers de produit est correcte. 2. Présentez un dossier de produit établi conformément à la présentation recommandée,* comme spécifié dans les lignes directrices sur la soumission d un dossier de produit à demander par courrier électronique à l adresse [email protected], et disponible également sur la page web Ce dossier est accompagné d un échantillon du produit, qui peut ainsi être analysé (par exemple 1 x 100 comprimés). *Si le dossier est présenté de façon différente (par exemple UE), il peut être accompagné d une lettre donnant la référence des pages où se trouvent les données demandées conformément aux lignes directrices précitées. La documentation reçue par la Division de l approvisionnement de l UNICEF sera évaluée au cours des mois de mars, mai, juillet, septembre et novembre Elle doit être rédigée en anglais. Les fabricants intéressés devront présenter cette information à l adresse suivante : Division de l approvisionnement de l UNICEF Référence : Accès accéléré aux soins contre le VIH/SIDA SIXIEME DECLARATION D INTERET UNICEF Plads Freeport DK 2100 Copenhague Danemark Courriel : [email protected] Tél: (45) Télécopie: (45)

97 Appendices 3. Présentez un dossier maître site pour chaque centre de production figurant dans le dossier de produit, dans la forme recommandée (également disponible par courriel et sur la page web à l adresse suivante : Le Secrétariat WHO/HTP/PSM/QSM 20 Avene Appia 1211 Genève 27 Suisse Les produits et centres de fabrication évalués et déclarés acceptables et conformes aux normes spécifiées seront ajoutés à la liste publiée sur la page web du projet ( Les fabricants figurant sur cette liste peuvent être invités à soumissionner la fourniture de produits, individuellement ou collectivement, directement par les gouvernements des Etats membres, par les organismes des Nations Unies cités et/ou par des ONG associées. Il sera tenu compte des critères suivants dans l évaluation de la qualité. Licence de production valide du fabricant. Produit homologué ou autorisé conformément à la règlementation. Produits fabriqués conformément aux BPF, avec le certificat délivré par l autorité de contrôle nationale et/ou par des inspecteurs des BPF agréés. Produits agréés conformément au système de certification de l OMS sur la qualité des produits pharmaceutiques entrant dans le commerce international. Soumission de dossiers de produits de qualité acceptable et résultat de l évaluation exécutée dans le cadre de la procédure de présélection. Résultat de l inspection exécutée par les organismes susmentionnés ou pour leur compte. Situation financière manifestement saine du fabricant. Seuls les fabricants QUI PEUVENT FOURNIR LES PRODUITS APPROPRIES DE QUALITE ACCEPTABLE, CONFORMES AUX CONDITIONS DE LA REGLEMENTATION APPLICABLE, AUX LIGNES DIRECTRICES ET REGLEMENTS DE L OMS seront pris en considération. Les centrales d achat des Nations Unies se réservent le droit d imposer des conditions spécifiques, comme par exemple l exclusion d entreprises employant une main d œuvre enfantine, ou fabricant des mines terrestres ou leurs pièces. Pour en savoir plus Pour une information générale sur les médicaments entrant dans le traitement des infections opportunistes dues au VIH/SIDA, consulter Pour une information générale sur les médicaments pour soins palliatifs, consulter : care pdf 91

98 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Appendice 6 -- Questionnaire sur le produit pharmaceutique I Identification du produit Principe(s) actif(s) (DCI éventuellement): Nom générique du produit : (Approbation nécessaire de l UNICEF pour l emploi du nom de marque) Forme galénique : Comprimés Gélules Ampoules Flacons Autres : Posologie par unité de prise : Mode d administration: Orale IM IV SC Autre : Taille du contenant (ml): Autres : Description des matériaux du conditionnement primaire : Description des matériaux du conditionnement secondaire : II Fabricant du produit Nom, adresse et activités du ou des fabricants (ou fabricant(s) contractuel(s)) : Nom Adresse physique N de téléphone, télécopie et contacts par courriel Activité (par exemple conditionnement) Les établissements énumérés ci dessus sont ils tous habilités par l autorité compétente à exercer cette activité? Oui Non Le centre de fabrication du produit identifié ci dessus est il présélectionné par la centrale d achat? Oui Non Le mode de fabrication de chaque lot de taille standard a t il été validé? Oui Non Donnez la liste des quantités de lots de taille standard : III Identification du fournisseur (à remplir si les données ne sont pas identiques à celles fournies pour la question II) Nom : Adresse : Numéro de téléphone: Numéro de télécopie: Adresse courriel : 92

99 Appendices Situation quant au produit : Autorisation de mise sur le marché Distributeur Fabricant Autre : IV Situation au regard de la réglementation (licence) dans le pays de production Produit homologué et actuellement sur le marché : Numéro de licence : Produit homologué autorisé à la vente dans le pays de production mais non commercialisé actuellement : Numéro de licence : Produit homologué pour l exportation seulement : Numéro de licence : Produit non homologué (veuillez préciser) : Veuillez joindre le Certificat de produit pharmaceutique conforme au système de certification de l OMS (Série de rapports techniques de l OMS, N 863). Une version antérieure n est pas acceptée. V Situation au regard de la réglementation (licence) dans d autres pays Faites une liste des autres pays dans lesquels le produit est homologué et actuellement sur le marché : VI Spécifications du produit fini Edition de la pharmacopée britannique (BP) Edition de la pharmacopée des Etats Unis (USP) Edition de la pharmacopée internationale Autres : Veuillez joindre un exemplaire des spécifications du produit fini, si elles diffèrent de celles des pharmacopées BP, USP ou internationale. Limites en % pour le dosage en principe(s) actif(s): % % Autres : Spécifications s ajoutant à celles de la pharmacopée (par exemple dissolution, utilisation possible en injections): Veuillez joindre un exemplaire du certificat d analyse modèle pour la libération d un lot. 93

100 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Etes vous disposé à fournir l information nécessaire (méthode analytique) pour les tests à reproduire par un autre laboratoire de contrôle? Oui Non VII Stabilité Données disponibles sur le test de stabilité : Oui Non Si oui, type et conditions du test : Test accéléré 40 C/ 75 % RH/ 6 mois Autre : Dans le même emballage que spécifié au point I (page 1) : Oui Non Température du test en temps réel : ambiante 25 C 30 C Autre : Humidité relative: Non contrôlée 45% 65% Autre : Durée : 1 an 2 ans 3 ans Autre : Dans le même conditionnement que spécifié au point I (page 1) : Oui Non L envoi d un rapport sur la stabilité est il possible dans la semaine qui suit la demande? Oui Non Le test de stabilité a t il été fait sur un produit de même formule, fabriqué dans le même centre et conditionné dans le même matériau que le produit qui sera fourni? Oui Non VIII Etiquette et notice Durée de conservation (années) Autre : Conditions de stockage (par exemple «ne pas stocker à plus de 30 C Conserver à l abri de la lumière») : Langue de l étiquette : Bilingue Anglais/Français Anglais Français Autre : Notice : Oui (joindre un exemplaire) Non 94

101 Appendices IX Echantillons Est il possible de recevoir dans la semaine qui suit la demande des échantillons gratuits qui ne seront pas renvoyés? Oui Non X Equivalence thérapeutique Démontrée : Par des études de bioéquivalence in vivo : Produit de référence : Nombre de volontaires : Pays de l étude : Année de l étude : Selon une autre méthode déclarée par le fournisseur/fabricant ( veuillez donner une brève description): Par des tests de dissolution in vitro : produit de référence : Non démontrée Sans objet Inconnue Est il possible de recevoir, sur demande, un exemplaire du rapport dans la semaine qui suit la demande? Oui Non Le produit utilisé pour l épreuve ou le test est il, pour l essentiel, le même que celui qui sera fourni (mêmes matières provenant des mêmes fournisseurs, même formule, même méthode de fabrication?) Oui Non XI Principe(s) actif(s) (Si plus d un principe actif est utilisé, veuillez remplir cette section pour chacun d eux.) Y a t il des spécifications et des méthodes de test standard pour chaque principe actif et chaque excipient? Oui Non Chaque principe actif utilisé (DCI le cas échéant) : a le Certificat de conformité à la pharmacopée européenne (CEP) Certificat N : Le CEP est en notre possession (avec annexe le cas échéant) Le CEP est en possession du fabricant du produit fini (avec annexe le cas échéant) 95

102 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat a un dossier maître de médicament (drug master file) Enregistré en : (pays) N d enregistrement : l intégralité ou la partie ouverte du dossier maître est en notre possession l intégralité ou la partie ouverte du dossier maître est en possession du fabricant du produit fini Normes de qualité : BP USP EP Pharmacopée internationale Autre (par ex. «interne» ; spécifiez) : Il n existe pas de monographie d une pharmacopée* *S il n y a pas de monographie d une pharmacopée reconnue, il faut fournir l information suivante qui sera évaluée : structure chimique ; si approprié, nature isomérique du principe actif, y compris configuration stéréochimique (par ex. racémique, isomère S pur, mélange 50/50 d isomères Z et E ; solubilité du principe actif dans l eau à 25 ou 35 C; solubilité du principe actif dans d autres solvants : éther, éthanol, acétone et tampons de ph différents (selon que le principe actif est acide ou basique) ; autres caractéristiques physico chimiques pertinentes du principe actif, comme le coéfficient de partition (en général octanol/eau) et l existence de polymorphes ; copies des spectres infrarouge, de résonnance magnétique nucléaire (proton et C 13), ultraviolet et de masse ; information sur la stabilité chimique du principe actif et sur sa stabilité physicochimique le cas échéant (par exemple formation d un hydrate, modification de la forme polymorphique). Fabricant (nom, adresse physique et pays): BPF certifiée : Oui (joindre une copie du certificat de BPF) Non Ne sait pas Certifiée par : XII Engagement Je soussigné(e), (poste dans l entreprise, par exemple administrateur, personne autorisée, pharmacien responsable), faisant fonction de responsable de l entreprise : (nom de l entreprise), certifie que l information donnée (ci dessus) est correcte et conforme à la vérité. (Si le produit est commercialisé dans le pays d origine, cochez la case qui convient) : 96

103 Appendices et que le produit offert est identique en tout ce qui concerne la fabrication et la qualité à celui qui est commercialisé en : (pays d origine), y compris la formulation, la méthode et le centre de production, les sources des matières premières actives et des excipients, le contrôle de la qualité du produit et des matières premières, le conditionnement, la durée de conservation et l information sur le produit ; et que le produit offert est identique à celui qui est commercialisé en : (nom du pays), sauf en ce qui concerne : (par exemple la formulation, le mode et le lieu de fabrication, les sources des matières actives et des excipients, le contrôle de la qualité du produit fini et de la matière première, le conditionnement, la durée de conservation, les indications, l information sur le produit) Date: Signature: 97

104 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Appendice 7 -- Exemple de procédure opérationnelle normalisée pour vérifier et évaluer l information sur un produit 1. Titre Evaluation des dossiers de produit Signature Date Etabli par 9 mai 2005 Autorisé par 2. Principes et objectif 2.1 Chaque dossier de produit soumis par un fabricant intéressé est évalué dans le cadre du processus de présélection. 2.2 Chaque dossier de produit est soumis à une procédure de vérification. 2.3 Les dossiers de produit qui se révèlent conformes aux exigences de la vérification seront retenus pour évaluation. 2.4 La vérification a pour objectif de déterminer si les dossiers de produit sont conformes aux conditions requises. S ils sont incomplets, la perte d un temps précieux consacré à leur évaluation sera ainsi évitée. 2.5 L évaluation a pour objectif de s assurer que l information requise concernant l innocuité, l efficacité et la qualité du produit est confirmée par les documents voulus et soumise dans les formes exigées. Pendant les inspections si possible, et dans le cadre du processus de vérification, on s assure que les données présentées à la centrale d achat sont correctes, exactes et fiables. 3. Responsabilité Administrateur du projet Evaluateurs 4. Marche à suivre A. Vérification 4.1 Déballez chaque dossier de produit sur la surface de travail en présence d au moins deux autres personnes. Signez et datez une feuille indiquant le nom des personnes responsables de l ouverture des colis. 98

105 Appendices 4.2 Inscrivez les données utiles dans le «registre des produits reçus». 4.3 Enregistrez les données telles que le numéro de produit, la date, le nom du produit (DCI), le nom du fournisseur, le nom du ou des fabricant(s), le pays du ou des fabricant(s), le résultat de la vérification, la date à laquelle le fabricant a été informé (additif A). 4.4 Numérotez les produits par ordre numérique en commençant par Le premier numéro est celui de l année, par exemple 01 (pour 2001). 4.6 Précisez le projet pour lequel le produit a été soumis, par exemple VS pour VIH/SIDA. Le premier produit envoyé pour le projet aura donc le numéro suivant : 01VS Ouvrez un dossier OMS pour le produit. Ecrivez le nom du produit, son numéro et le nom du fabricant sur la page de couverture. 4.8 Ecrivez le numéro de produit sur le dossier de produit et le formulaire de vérification du produit. 4.9 Vérifiez que le dossier de produit est bien rempli. Confirmez que l information, les données et les formulaires requis ont tous été soumis par le fabricant/fournisseur Utilisez pour cela le formulaire joint à cet effet (Additif B) Inscrivez l information pertinente dans la colonne appropriée du formulaire Une fois la vérification terminée, faites une copie du formulaire Placez la copie du formulaire rempli dans le fichier des formulaires de vérification Placez l original du formulaire de vérification rempli sur le dessus du dossier de produit Si le dossier de produit est complet, placez le selon son numéro à l endroit prévu marqué «à évaluer» Si le dossier de produit est incomplet, placez le à l endroit marqué «dossiers incomplets» Inscrivez le résultat dans le «registre des produits reçus» Pour chaque dossier de produit reçu, envoyez une lettre au fabricant pour en accuser réception. Lorsqu un dossier est incomplet, informez en le fabricant par écrit et précisez qu il ne peut être retenu pour évaluation (voir lettre modèle à l additif C). B. Evaluation des dossiers de produit Note: Chaque dossier de produit doit être évalué par au moins trois évaluateurs. Trois évaluateurs se chargent de la Partie I (qualité) et au moins deux de la Partie II (biodisponibilité, innocuité et efficacité). 99

106 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Etape 1 (Evaluateur 1) 4.19 Prenez un dossier de produit dans la partie marquée «à évaluer» Evaluez l information sur le produit à l aide du rapport d évaluation joint (additif D) Evaluez pour chaque section la conformité aux normes requises pour la soumission de l information pertinente Enregistrez les constatations sur le formulaire de rapport Une fois l évaluation terminée, inscrivez votre nom et la date sur le formulaire de rapport et signez le Mentionnez tout problème spécifique soulevé par l évaluation du produit sur un formulaire de rapport séparé intitulé «rapport sur les problèmes spécifiques posés par le produit» (additif E). Si l évaluation porte sur la partie II, «bioéquivalence (innocuité et efficacité)» et que la partie du dossier qui traite de l efficacité n est pas jointe pour toutes les préparations par voie orale, à l exception des solutions aqueuses, informez le fabricant par écrit que le dossier de produit soumis ne mentionne pas les points qui concernent la biodisponibilité et ne peut être évalué dans l immédiat Placez les formulaires de rapport sur le dessus du dossier de produit Remettez le dossier à l endroit marqué «à évaluer». Etape 2 (Evaluateur 2) Tâches allant de 4.19 à 4.26 ci dessus. Etape 3 (Evaluateur 3) Tâches allant de 4.19 à 4.26 ci dessus. Etape Si un dossier contient les rapports d évaluation signés par trois évaluateurs (qualité) et deux évaluateurs (biodisponibilité) placez le dossier à l endroit marqué «évaluation terminée» Assurez vous que le nombre d évaluateurs voulu (3 pour la qualité et 2 pour la biodisponibilité) a évalué correctement chaque produit Rassemblez les informations données dans les rapports. Si le fabricant ou fournisseur doit donner des informations supplémentaires, rédigez votre lettre à partir des informations contenues dans les rapports Demandez l information supplémentaire, à soumettre dans des délais spécifiés. Rappelez au fabricant que s il ne donne pas l information voulue dans les délais requis, il risque que son produit ne soit plus pris en compte Consignez la recommandation des évaluateurs sur la liste relative à l inspection du 100

107 Appendices centre de production. 5. Additifs Additif A : Identification du produit Additif B: Formulaire de vérification de la qualité de la soumission d une déclaration d intérêt. Additif C : Accusé de réception de l information sur le produit. Additif D : Rapport sur l évaluation du produit. Additif E : Rapport sur les problèmes spécifiques posés par le produit. 6. Distribution et retrait Les dates de distribution et de retrait de la PON sont consignées dans un tableau ; voir le modèle ci dessous. Distribution Retrait Nom Signature Date Signature Date 7. Modifications successives Les modifications successives de la PON sont consignées dans un tableau ; voir le modèle ciaprès. Date Raison de la modification Additif A : le produit Numéro du produit Date Nom du produit (DCI) Nom du fournisseur Nom du ou des fabricants Pays de fabrication Résultat de la vérification Date d envoi de l information au fabricant Inspection prévue (Oui/Non) 101

108 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Additif B : Formulaire de vérification de la qualité de la soumission d une déclaration d intérêt. Accès aux médicaments et diagnostics de qualité acceptable Projet pilote : qualité et origine des achats Complétez le tableau suivant : Numéro de la soumission : Nom du produit Principe actif Dosage Forme galénique Taille du contenant Nom du fournisseur Adresse du fournisseur Nom et adresse du fabricant (si elle diffère de celle du fournisseur ci dessus) Nom et adresse du fabricant (et du fournisseur le cas échéant) de l ingrédient pharmaceutique actif Date de la soumission Pays d origine de la soumission Fournisseur : Fabricant : Le produit est il homologué dans les pays suivants : Japon Etats Unis UE* OUI OUI OUI NON NON NON Si «oui», passez à l appendice 1 Si «non», passez à l appendice 2 (Pays de l UE : Allemagne, Autriche, Belgique, Danemark, Espagne, Finlande, France, Grèce, Irelande, Italie, Luxembourg, Pays Bas, Portugal, Royaume Uni, Suède) Les informations suivantes sont données dans la soumission : Certificat de produit pharmaceutique (CPP) délivré par l une des autorités de contrôle des régions ICH Résumé des caractéristiques du produit (SmPC) Rapport(s) d évaluation délivré(s) par l autorité de contrôle compétente Certificat de lot de type OMS émanant du fabricant Le conditionnement du produit est le même que celui qui a été approuvé par les autorités de contrôle des médicaments des régions de l ICH OUI NON 1 L information sur le produit est la même que celle du CPP de type OMS pour au moins : La formulation 2 Le dosage 2 Les spécifications 2 102

109 Appendices 1 Les données des tests de stabilité sont soumises. 2 Les arguments et/ou données justifiant l applicabilité du ou des certificats malgré les différences sont présentés. Si les réponses à 1 et 2 sont «non», la déclaration d intérêt est rejetée. Vérifiez que la documentation soumise sur le produit dans la déclaration d intérêt donne les informations suivantes : Description détaillée du produit (Nom du produit ; nom(s) générique(s) approuvé(s) (DCI si elle existe) ; description de l apparence du produit ; description de l apparence du conditionnement ; dosage par unité de prise et forme galénique) Situation au regard de la réglementation dans d autres pays (autorisation de mise sur le marché, retiré du marché, soumission rejetée, retardée ou retirée). PRINCIPE ACTIF Propriétés Structure chimique ; solubilité dans l eau, dans d autres solvants comme l éther, l éthanol, l acétone et des tampons de ph différents ; nature isomérique, y compris configuration stéréochimique ; coéfficient de partition et existence de polymorphes ; copies de spectres infrarouge, de résonnance magnétique nucléaire (proton et C 13), ultraviolet et de masse ; informations sur la stabilité chimique et physico chimique, si pertinentes (par exemple formation d un hydrate, modification d une forme polymorphique). Centres de production Nom et adresse postale de chaque centre (synthèse, production), y compris des autres fabricants. Certificat de BPF joint (y compris pour tous les autres centres de fabrication inclus dans la soumission) Mode(s) de synthèse 1. Y compris réactifs et conditions de réaction ; spécifications des matières premières, réactifs, solvants, catalyseurs, et intermédiaires de synthèse ; sous produits de synthèse et résidus de dégradation 2. Si un certificat européen de qualité avec appendices est présenté, il suffit de donner un aperçu du mode de synthèse 3. Le fabricant du produit fini doit connaître tous les détails de la synthèse de la substance de façon à pouvoir procéder à tout un ensemble de tests. Les résultats de ces tests sont présentés pour deux lots au moins. On ne peut recourir à cette dernière option que si la qualité du principe actif est décrite dans une pharmacopée. Spécifications OUI NON 103

110 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Règles imposées par la pharmacopée : copie de la monographie et des tests, spécifications supplémentaires, certificats d analyse, deux lots, résultats concernant les impuretés. Sans référence à une pharmacopée : tests et limites, méthodes, résultats de la validation. Tests de stabilité Résultats des tests physiques et chimiques de stabilité, méthodologie utilisée (lignes directrices de l OMS ou de l ICH), validation Produit fini Formulation Unité de formulation et d administration, excipients absents de la formulation finale, composition qualitative et quantitative, excédents, fonction(s) de chaque excipient, justification et explication des divers contenus des excipients Centres de fabrication Nom et adresse postale de chaque unité de fabrication. Indiquez l activité, les autres fabricants, les principales étapes de la production les certificats délivrés, l information sur le produit approuvée, le résumé des motifs de l approbation Procédure de fabrication Principales étapes de la fabrication et du conditionnement Copie de la formule maître et copie d un compte rendu de fabrication Description détaillée de la stérilisation Etapes de l échantillonnage et tests de contrôle en cours de fabrication Spécifications des excipients Pharmacopée : exemplaire de la monographie, méthodes de test indiquées Spécifications supplémentaires Hors pharmacopée : liste des tests, et pour chaque excipient, y compris solvants, liquides pour stabiliser le ph, enrobages, coques des gélules et estampilles (sur la forme galénique), description des méthodes de test, limites microbiologiques, couleurs UE/FDA/Japon Spécifications du produit fini Deux spécifications : lors de la mise en circulation et à la fin de la durée de conservation Liste des caractéristiques générales, normes spécifiques : tests du produit fini et limites quant aux résultats sont indispensables Description des procédures des tests analytiques (propriétés physicochimiques, identité du principe actif) Détermination quantitative des tests actifs, de déviation, de pureté, tests pharmaceutiques, agents conservateurs antimicrobiens ou chimiques colorants, résultats des études de validation, observations sur le choix des tests de routine et des normes Exemplaire de la monographie de la pharmacopée et données de la vérification Résultats de l analyse des lots (avec date de fabrication, lieu de fabrication, taille des lots et utilisation des lots testés). OUI NON 104

111 Appendices Dispositif(s) de fermeture et autres éléments du conditionnement/emballage Description détaillée (y compris chemise ou rembourrage, description détaillée de la composition) ; autres éléments du conditionnement (par exemple enveloppe extérieure) : matériaux et spécifications de la partie qui est en contact avec le produit, ou qui le protège. Voie parentérale : BP, EP, JP ou USP Tests de stabilité Résultats pour chaque contenant, méthodologie, validés (exactitude et précision enregistrées) composés connexes et décomposition : sensibilité, données en accéléré et en temps réel, en accéléré 40 C et 75%HR pendant 6 mois, en temps réel 30 C et 70%HR Etiquetage des contenants Nom, principes actifs, quantité de chacun, numéro de lot, date d expiration, conditions de stockage, instructions, mises en garde ou précautions, nom et adresse du fabricant, excipients dont l innocuité pose problème Information sur le produit Exemplaire approuvé par l autorité compétente Information du patient et notices Exemplaires des notices et informations pour la distribution Justification des différences Arguments et/ou données à l appui ; données sur la validation. Seules les différences mineures peuvent être acceptables. Interchangeabilité Multisources (génériques) : étude de bioéquivalence. Bioéquivalence de toutes les préparations orales, à l exception des solutions aqueuses. Solutions aqueuses administrées par voie buccale ou parentérale : caractéristiques chimiques et pharmaceutiques. Un essai clinique comparatif s appuyant sur des points finals cliniques ou pharmacodynamiques peut être présenté. Des points finals justifiés et validés pour le composé et l essai doivent être prévus pour montrer l équivalence. Un essai montrant l absence de différence significative ne peut être accepté. Rapport sur l étude de bioéquivalence inclus Rapport Conception de l étude, enquêteurs, lieu de l étude, dates de l étude, préparations utilisées, caractérisation des sujets d étude, procédures d étude, méthodes de détermination des produits pharmaceutiques, concentrations mesurées des produits pharmaceutiques, méthode de calcul des paramètres pharmacocinétiques, méthode statistique et résultats des calculs statistiques Résumé de la pharmacologie, la toxicologie et l efficacité du produit Nouveaux principes actifs et nouvelles associations de principes actifs : innocuité et efficacité totale (UE, FDA, Japon) OUI NON 105

112 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Soumission acceptée Soumission rejetée Soumission retenue Raisons pour lesquelles une soumission est rejetée ou retenue : 106

113 Appendices Additif C : Accusé de reception de l information sur le produit Madame, Monsieur, Présélection des fabricants et fournisseurs de médicaments Nous vous remercions du dossier de produit que vous nous avez soumis après avoir exprimé l intérêt de votre entreprise pour la fourniture de médicaments dans le cadre du processus de présélection de produits destinés aux organismes des Nations Unies et aux centrales d achat intéressées. Nous accusons réception de l information sur votre produit que vous avez envoyée à notre bureau pour la présélection. Cette information a été examinée de près pour vérifier si elle est complète, conformément aux lignes directrices qui vous ont été envoyées après réception de votre Expression d Intérêt concernant la participation au programme de présélection. L évaluation complète de votre soumission est actuellement en cours. Il est possible que le ou les centre(s) de production soient inspectés en temps voulu. Vous en serez avisé, avec programme détaillé, lorsque toutes les démarches nécessaires auront été menées à bien. OU Nous vous prions de noter que votre soumission s est révélée incomplète. Nous sommes donc au regret de vous informer que votre dossier de produit ne sera pas évalué plus avant et que le fabricant ne sera pas inclus dans le processus de présélection. Veuillez prendre contact avec nous dans les trente jours qui viennent afin de nous permettre de faire les démarches nécessaires pour retourner l information que vous nous avez soumise. OU Nous vous prions de noter que votre soumission s est révélée incomplète. Il y manque les informations suivantes. Si vous nous fournissez les données manquantes dans les X jours et si elles sont de qualité satisfaisante, votre soumission sera l objet d une évaluation complète. Nous apprécions votre collaboration. 107

114 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Additif D : Rapport sur l évaluation du produit Accès à des médicaments et des diagnostics de qualité acceptable Numéro du produit Nom du produit (principe actif) Fabricant Produit fabriqué et homologué/licencié en Europe, au Japon ou aux Etats Unis OUI1 NON2 Ce rapport est composé de deux parties qui doivent être complétées l une et l autre dans le cadre de l évaluation. Ses faiblesses et les données manquantes doivent être exposées dans un langage clair et sans ambiguïté, car cette évaluation peut aboutir à un échange avec le fabricant. La partie I est complétée par trois évaluateurs au moins, venus de pays différents, responsables de l évaluation de la qualité du produit, notamment du point de vue pharmaceutique et analytique. (Le rapport ne doit pas dépasser six pages). La partie II doit être complétée par un évaluateur responsable d évaluer la biodisponibilité. (Le rapport ne doit pas dépasser deux pages). Le rapport doit être signé par la personne responsable de la vérification et de l évaluation des dossiers de produit. Partie I : la qualité 1 Produit licencié/homologué en Europe, au Japon ou aux Etats Unis. Examinez les données soumises et notez vos observations (voir aussi les lignes directrices) : Un certificat de produit pharmaceutique (CPP) de type OMS délivré par l une des autorités de contrôle des régions de l ICH (Europe, Japon, Etats Unis). Le résumé des caractéristiques du produit (RCP) Rapport(s) d évaluation délivré(s) par l autorité de contrôle compétente Certificat de lot de type OMS délivré par le fabricant Le conditionnement/emballage du produit est le même que ceux qui ont été approuvés par les autorités de contrôle des médicaments des régions de l ICH 108

115 Appendices L information sur le produit est la même que celle qui figure sur le CPP de type OMS, au moins pour : La formulation Le dosage Les spécifications 2 Produit non licencié/homologué en Europe, au Japon ou aux Etats Unis. Examinez les données soumises et notez vos observations : Le produit Situation au regard du règlement dans d autres pays Principe(s) actif(s) Propriétés du ou des principes actifs Centre de production Voie(s) de synthèse Spécifications Principe actif décrit dans une pharmacopée (précisez la pharmacopée, son édition et toute autre indication pertinente). Il faut toujours se référer à l édition la plus récente de la pharmacopée pertinente. Principe actif non décrit dans une pharmacopée Tests de stabilité 109

116 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Produit fini Formulation Centre de fabrication Procédure de fabrication Spécifications des excipients Spécifications du produit fini Système(s) de fermeture du contenant et autre conditionnement Tests de stabilité Etiquetage du contenant Informations sur le produit Information du patient et notices Justification de toute différence du produit dans le ou les pays délivrant le ou les certificats de type OM soumis Evaluateur (nom): Signature: Date:

117 Appendices 3 Partie II : Biodisponibilité (innocuité et efficacité) (Voir aussi les lignes directrices) Rapport sur l étude de la bioéquivalence Résumé de la pharmacologie, la toxicologie et l efficacité Evaluateur (nom): Signature: Date:

118 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Additif E : Rapport sur les problèmes posés par des produits spécifiques Accès à des médicaments et à des diagnostics de qualité acceptable Projet pilote sur la qualité et la source des approvisionnements Principe actif : Ce rapport sur les problèmes concernant des produits spécifiques doit signaler tout problème particulier rencontré pendant l évaluation des produits. Il n est fait nulle mention du produit de tel ou tel fabricant. L objectif est d identifier tout problème associé à un produit spécifique contenant un principe actif spécifique, ou spécifique de n importe quelle forme galénique. Forme galénique Problèmes Recommandations générales 112

119 Appendices Appendice 8 -- Questionnaire technique concernant les fabricants de médicaments 1. Informations générales sur le fabricant Nom, adresse, téléphone, télécopie, adresse internet de l entreprise : Nom Adresse postale Adresse physique N de téléphone Télécopie URL du site web Adresse courriel 2. Affiliation Si l entreprise est propriété d une autre entreprise, ou fait partie d un groupe d entreprises, veuillez décrire votre position dans cette structure : 3. Questions concernant la règlementation 3.1 Bonnes pratiques de fabrication (BPF) Indiquez les normes BPF (OMS, PIC/UE, FDA ou autre) suivies par l entreprise : Fournissez une copie du dernier rapport d inspection ou certificat en date. 3.2 Licence de fabrication de produits pharmaceutiques Etablissez la liste des formes galéniques que l autorité nationale de contrôle vous autorise à fabriquer et joignez une copie de la ou des licence(s) de fabrication : 113

120 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat 3.3 Inspection Dernière inspection en date effectuée par une autorité de contrôle des médicaments ou autre autorité compétente : Autorité de contrôle des médicaments Date Veuillez joindre un exemplaire du ou des derniers rapports d inspection ou certificats en date, qui seront examinés en toute confidentialité. 4. Fabrication 4.1 Centre de fabrication Veuillez indiquer les noms et adresses de tous les centres dans lesquels les produits pharmaceutiques à présélectionner sont fabriqués, ainsi que l année ils ont été construits. Indiquez aussi les dates auxquelles ils ont été modernisés et adaptés, et leur activité : Nom Adresse physique Années de construction et de mise à niveau récentes Activité (par exemple toutes, compression, conditionnement/emballage, etc.) 4.2 Personnel Veuillez indiquer le nom, les compétences et le nombre d années d expérience des cadres suivants : Poste Nom Compétences Expérience Directeur général Directeur technique Responsable de la production Responsable du contrôle qualité Responsable de l assurance qualité Total des effectifs : Nombre de personnes chargées de la production : Nombre de personnes chargées de l assurance/contrôle qualité : 114

121 Appendices 4.3 Système de ventilation Veuillez indiquer si les ateliers de fabrication sont équipés de systèmes de ventilation contrôlés Oui Non Si «oui», donnez une brève description du système de ventilation. (On peut présenter un diagramme pour compléter la description). Si «non», donnez les raisons : 4.4 Contrôle qualité Appareils de contrôle? Laboratoire chimique en interne externalisé Laboratoire biologique en interne externalisé Laboratoire microbiologique en interne externalisé 4.5 Fabrication en sous-traitance Exécutez vous des travaux de fabrication pour d autres entreprises? Oui Non Si «oui», indiquez le type de produit (par exemple pesticides, antibiotiques, hormones, cytotoxiques, etc.) Donnez vous des travaux en sous traitance à d autres entreprises? Oui Non Si «oui», donnez la liste des produits et/ou services qui sont sous traités 4.6 Produits stériles Fabriquez vous des produits stériles? Oui Non Donnez une brève description de la méthode de stérilisation utilisée: 4.7 Bêta-lactamines, composés hautement sensibilisants, hormones, produits cytotoxiques Fabriquez vous des pénicillines ou autres bêta lactamines, des composés hautement sensibilisants, des hormones ou des produits cytotoxiques? Oui Non Si «oui», cette production a t elle lieu dans un bâtiment séparé équipé de son propre système spécial de conditionnement de l air? Oui Non 115

122 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat 4.8 Plaintes et rappels Avez vous une procédure vous permettant de rappeler efficacement et rapidement tout produit des points de distribution ou du marché? Oui Non Avez vous une procédure de traitement des plaintes? Oui Non Vous permet elle d analyser les tendances? Oui Non Etablissez la liste des plaintes importantes concernant un produit et de tous les rappels au cours des trois années écoulées : Produit Liste des plaintes Année 1 Année 2 Année Activités de recherche - développement Indiquez le type d activité et l investissement annuel : 4.10 Capacité de production Produit Nombre d unités par an Unités produites l an passé Comprimés Gélules Ampoules Flacons, liquides Flacons, poudre sèche Flacons, lyophilisés Pommades Liquides Poudre pour préparation de suspensions buvables Suppositoires Pénicilline, comprimés/gélules Pénicilline, poudre pour préparation de suspensions buvables Pénicilline, poudre pour préparations injectables Autres, spécifiez 116

123 Appendices Les chiffres de la capacité de production sont ils basés sur celle d une ou de plusieurs opérations? (Cochez la case voulue). Une Deux Trois 4.11 Stock Avez vous un stock permanent? Oui Non 4.12 Systèmes qualité (y compris gestion et assurance de la qualité) Décrivez brièvement le système de gestion de la qualité, s agissant notamment de la centrale d achat, de l organisation de la documentation, de la validation, de la formation, de l analyse statistique et autres activités connexes : 5. Produits 5.1 Licences de produit Veuillez inclure une liste de tous les produits fabriqués par votre entreprise dont vous demandez la présélection et qui sont autorisés à la vente. Pour chaque produit licencié, complétez le tableau ci dessous. Si possible, joignez une liste indicative des prix Produit En vente sur le marché intérieur (oui ou non) Uniquement exportés (oui ou non) Licences détenues dans les pays suivants Nom et pays des fabricants sous traitants 5.2 Documentation La documentation suivante doit être disponible pour chacun des produits offerts. Veuillez indiquer si cette documentation n est disponible pour AUCUN des produits figurant sur la liste donnée sous 5.1. Composition du produit formule maître Spécifications des matières premières 117

124 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Spécifications de la fabrication et du conditionnement/emballage Spécifications et méthodes des tests exécutés en cours de fabrication Spécifications du produit fini Spécifications du conditionnement/emballage et de l étiquetage Procédures analytiques Sur demande, le «common product questionnaire» (questionnaire commun sur le produit) doit être rempli et retourné. 5.3 Echantillons Etes vous disposé à fournir sur demande des échantillons des produits et une documentation sur les lots (confidentialité assurée)? Oui Non 5.4 Matières premières Etablissez la liste des matières premières fabriquées par l entreprise ou par des entreprises apparentées, et indiquez sur le tableau ci dessous si des dossiers maitres de médicaments ou des certificats de conformité avec la Monographie de la pharmacopée européenne (CEP) sont disponibles. Matière première Dossiers maîtres médicaments (Cochez, et indiquez le nombre) CEP (Cochez) 5.5 Etudes de stabilité et durée de conservation Soumettez vous vos produits à des études de stabilité en continu? Oui Non Donnez une brève description de la procédure et du programme concernant la stabilité. Si votre réponse est «non», expliquez en les raisons : Quel(s) type(s) d étude(s) faites vous? 118

125 Appendices Type (Cochez) Etudes accélérées Etudes en temps réel Température (indiquez) Conditions des tests Humidité relative (indiquez) Expliquez si nécessaire : Comment fixez vous la durée de conservation de vos produits? 5.6 Bioéquivalence Avez vous soumis certains de vos produits à des études de bioéquivalence in vivo? Si «oui», indiquez quels produits ont été étudiés et les produits de référence : Oui Non Produit Produit de référence Pays de l étude 5.7 Echantillons de réserve Gardez vous des échantillons de réserve? Echantillons Oui Non Chaque produit fini Ingrédients actifs Excipients Période de réserve Oui Non Conditions de stockage 6. Audit Est il possible qu un audit du centre de fabrication soit effectué par nous ou par un représentant désigné par nous? Oui Non Un ou plusieurs représentants de l autorité nationale de contrôle peuvent ils participer à l audit en tant qu observateurs? Oui Non Pouvons nous communiquer le rapport d inspection à d autres centrales d achat «signataires» du présent questionnaire? Oui Non 119

126 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Peut on obtenir sur demande un dossier maître site (type PIC ou OMS)? Oui Non Fournirez vous toute information supplémentaire demandée si nous souhaitons soumettre l entreprise à un audit? Oui Non 7. Informations diverses Personne à contacter (questions commerciales) : Nom : N de téléphone Télécopie Adresse courriel Personne à contacter (questions de qualité) : Nom : N de téléphone Télécopie Adresse courriel Informations supplémentaires : Je soussigné(e) certifie que l information donnée en réponse au présent questionnaire et à ses pièces jointes est correcte. Date Nom Signature Poste dans l entreprise 120

127 Appendices Appendice 9 -- Exemple de procédure opérationnelle normalisée pour planifier les inspections 1. Titre Inspection, planification de l inspection d un centre Signature Date Etablie par 1 er juillet 2006 Autorisée par 2. Principes et objectif 2.1 Les centres de fabrication sont inspectés dans le cadre du processus de présélection. Pour que la centrale d achat puisse procéder à l inspection de façon satisfaisante, celle ci doit être correctement planifiée. 2.2 L objectif est une planification correcte des inspections pour que les produits ne soient achetés que chez des fabricants respectueux des normes internationales. 2.3 Une inspection bien planifiée évite à la centrale d achat les pertes de temps et de ressources (par exemple financières et humaines). 3. Responsabilité Chef de la section ou du département Administrateur du projet Evaluateur 4. Marche à suivre 4.1 Lors de l évaluation des informations sur les produits, dressez la liste de tous les produits reçus (voir additif A). Remplissez le tableau. 4.2 Sur la base des résultats de l évaluation des informations sur les produits, sélectionnez les fabricants à inspecter en vue d une présélection. 4.3 Un centre de fabrication qui fournit un dossier incomplet ou de qualité inacceptable, risque de ne pas être retenu aux fins d inspection. 4.4 Regroupez tous les fabricants d un même pays pour tâcher d en inspecter plusieurs pendant la tournée, le cas échéant. 4.5 Localisez les centres sur une carte et prévoyez la tournée de façon à éviter de perdre du temps en déplacements. 121

128 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat 4.6 Reportez les centres sur un tableau (calendrier) et prévoyez au moins trois jours pour l inspection de chaque centre, en fonction des formes galéniques fabriquées et des dimensions des installations. 4.7 Ecrivez une lettre à l entreprise l informant de la date provisoirement prévue pour l inspection. Demandez lui si les dates lui conviennent et priez la de vous envoyer un dossier maître site. 4.8 Désignez les inspecteurs qui feront partie de l équipe d inspection. Il faut deux inspecteurs au moins pour une équipe, y compris le représentant de l OMS. 4.9 Envoyez une lettre à l autorité nationale de contrôle invitant un inspecteur de l inspectorat à participer à l inspection Informez les inspecteurs des dates envisagées pour l inspection Lorsque le fabricant confirme les dates d inspection, confirmez la date avec l entreprise et demandez les informations sur les points énumérés à l additif B Confirmez les dates aux inspecteurs Envoyez aux inspecteurs des exemplaires des PON d inspection, et informez les de leur mission, de la clause de confidentialité, de la déclaration de conflit d intérêts et de l accord sur l exécution des tâches Procédez aux réservations voulues (transport aérien, déplacements dans le pays où l inspection aura lieu et chambres d hôtel). 5. Additifs Additif A: Liste sommaire des dossiers reçus Additif B: Informations sur le fabricant 6. Distribution et retrait Les distributions et retraits de la PON doivent être consignés sur un tableau ; voir le modèle ci après. Distribution Retrait Nom Signature Date Signature Date 122

129 Appendices 7. Modifications successives Les modifications successives de la PON sont consignées sur un tableau ; voir le modèle ciaprès. Date Raison de la modification 123

130 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Additif A: liste sommaire des dossiers reçus N Principe actif Dosage Forme galénique Fournisseur/ Fabricant Centre de fabrication Pays Echantillon 124

131 Appendices Additif B : Informations sur le fabricant 1. Informations générales Nom Adresse physique du siège Adresse postale N de téléphone Télécopie Personne à contacter Adresse courriel 2. Licence de fabrication Veuillez joindre la licence de fabrication.. 3. Liste des produits Veuillez joindre une liste des produits fabriqués par ce centre de fabrication particulier. 4. Inspections de l autorité nationale de contrôle Date de la dernière inspection de l autorité nationale de contrôle Liste des autorités nationales de contrôle d autres pays ayant inspecté le centre, avec dates des inspections 5. Fabrication et tests Adresse physique des centres de fabrication des produits indiqués dans la soumission N de téléphone N de télécopie Adresse physique des laboratoires (chimiques et microbiologiques) de contrôle de la qualité où les produits présentés ont été testés N de téléphone N de télécopie Adresse courriel Pays Date 125

132 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat 6. Rappels Veuillez établir la liste des produits rappelés au cours des cinq dernières années et les raisons de ces rappels. Produits et numéros de lot (DCI, dosage et forme galénique) Raison Date du rappel Exemple d engagement de confidentialité et de déclaration de conflit d intérêts Si l entreprise a reçu des plaintes concernant des produits au cours de l année écoulée, veuillez remplir le tableau ci après. Produits et numéros de lot (DCI, dosage et forme galénique) Plainte et source Mesures correctives prises 8. Dossier maître site Si le dossier du centre de fabrication a été soumis précédemment : Date de soumission Numéro de dossier Si le dossier n a pas encore été soumis à l OMS, veuillez le joindre au présent questionnaire.. Nous vous rappelons que le dossier doit être conforme aux conditions spécifiées précédemment. 9. Audit/inspection Par la présente, nous autorisons l OMS à inspecter le centre de fabrication pour évaluer son application des bonnes pratiques de fabrication, aux fins de présélection de ce centre et de sa production. Je soussigné(e) déclare que l information ci dessus est donnée de bonne foi et correcte. Signature: Date: Nom : Poste : 126

133 Appendices Appendice Exemple de procédure opérationnelle normalisée pour préparer une inspection 1. Titre Préparation d une inspection Signature Date Etablie par 11 mai 2006 Autorisée par 2. Principes et objectif 2.1 La centrale d achat inspecte chaque fabricant pour évaluer sa fidélité aux bonnes pratiques de fabrication. 2.2 Tous les inspecteurs préparent la ou les inspections selon la PON. 2.3 L objectif est de veiller à ce que tous les inspecteurs préparent leurs inspections selon la procédure normalisée pour éviter que différents inspecteurs ne procèdent de différentes manières et pour assurer la cohérence entre eux. 3. Responsabilités Administrateur du projet Inspecteurs 4. Marche à suivre Toutes les démarches décrites ci après sont tirées de la publication de l OMS Quality assurance of pharmaceuticals (Assurance de la qualité des produits pharmaceutiques), Volume 2, Chapitre 4, qui porte sur l inspection des fabricants de produits pharmaceutiques et l inspection des voies de distribution des médicaments. Ces lignes directrices, ou d autres systèmes comparables utilisés par les autorités nationales de contrôle des médicaments, doivent être suivies dans le détail. 4.1 Lorsqu un inspecteur a été chargé d une inspection, il ou elle en planifie l exécution selon les étapes indiquées ci après. 4.2 Vérifiez l objectif de l inspection prévue. 4.3 Assurez vous du type d inspection à exécuter, par exemple inspection de routine des BPF ou inspection de suivi. 127

134 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat 4.4 Décidez si l inspection concernera l intégralité ou seulement une partie de l établissement. 4.5 Déterminez le champ et la profondeur de l inspection pour la préparer correctement. (S agissant d une entreprise qui fabrique des produits stériles, préparez vous en étudiant les directives concernant la fabrication de produits stériles, en plus des lignes directrices générales des BPF). 4.6 Etudiez de près l information sur les produits visés par la présélection qui sont fabriqués dans le centre inspecté. 4.7 Décidez de la durée de l inspection et prévoyez en la date. 4.8 Informez le ou les fabricants de la date proposée pour l inspection. 4.9 Veillez à ce que la date proposée pour l inspection convienne à l équipe d inspecteurs Décidez quel l inspecteur sera désigné pour coordonner et diriger l opération L inspecteur chef sera le principal porte parole pendant la réunion de clôture ou de sortie à la fin d une inspection et sera responsable de l ensemble du rapport d inspection Informez d autres parties intéressées de l inspection proposée ou prévue, par exemple un bureau régional de la centrale d achat ou l autorité nationale de contrôle Prenez connaissance de la documentation sur le fabricant à inspecter, par exemple un questionnaire rempli En cas d inspection de suivi, et quand la centrale d achat dispose d un dossier sur l entreprise qui contient la correspondance générale et les rapports d inspection précédents, examinez la correspondance Si un dossier maître site existe et est disponible, étudiez le et prenez note des points à inspecter (par exemple le matériel, les PON et les registres disponibles) Etudiez le plan et la conception de l établissement et certains des systèmes mis en place par le fabricant pour assurer la qualité de la fabrication des produits Regardez l information fournie sur la licence de fabrication et la licence de produits. Prenez note des points à inspecter pour confirmer le respect des conditions de licence et pour vérifier les données Examinez les rapports sur les précédentes inspections, les rapports sur les effets indésirables et les plaintes, s il y en a, car les enquêtes et les corrections apportées par le fabricant doivent être vérifiées pendant l inspection. 128

135 Appendices 4.19 Pour une inspection spéciale, étudiez le passé de l entreprise en ce qui concerne les plaintes et les rappels, et les résultats des tests réglementaires (surveillance) si disponibles Si un rapport annuel est disponible, étudiez le à fond et notez l information sur les aspects financiers de l entreprise, les questions de personnel et les produits fabriqués S il y a eu des plaintes contre le fabricant ou des produits fournis antérieurement ont été reçues, étudiez en la teneur ainsi que l enquête, son résultat et les mesures correctives Si des rapports d audit interne ont été demandés au fabricant, examinez en la teneur. (Normalement, on ne demande pas ces rapports car certains fabricants estiment que les inspecteurs doivent évaluer le respect des BPF par eux mêmes et non prendre connaissance des résultats des inspections faites par l entreprise elle même. La demande de tels rapports dépendra de la politique de la centrale d achat) Etudiez le diagramme établi par l unité de production pour mieux comprendre le flux de matériel, de personnel et d activités Si le fabricant a présenté des manuels et/ou des procédures, examinez les et préparez des questions précises sur sa politique en ce qui concerne la qualité et la validation, et sur la procédure qu il a adoptée pour exécuter certaines activités Etablissez une liste ou un aide mémoire des points à vérifier au cours de l inspection Etablissez un programme d inspection, les grandes lignes de ce qui sera fait chaque jour, et précisez ce que chaque membre de l équipe fera chaque jour ou chaque demijournée. Indiquez aussi quelles sections ou quels départements seront inspectés, et quand (voir un exemple à l Additif A) Distribuez le programme aux membres de l équipe. Si une inspection est annoncée, informez l entreprise de ce programme. 5. Additifs Additif A : Exemple de plan d inspection. 129

136 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat 6. Distribution et retrait Les dates de distribution et de retrait de la PON sont consignées sur un tableau ; voir le modèle ci dessous. Distribution Retrait Nom Signature Date Signature Date 7. Modifications successives Les modifications successives de la PON sont consignées sur un tableau ; voir le modèle cidessous. Date Raison de la modification 130

137 Appendices Additif A : exemple de plan d inspection Fabricant Adresse Date Inspecteurs 1 ère journée Heure Activité 08:30 Arrivée 08:45 Ouverture de la réunion et présentation de l entreprise 09:15 Zone de réception et magasins 10:15 Echantillonnage 11:00 Thé 11:15 Pesage 12:00 Eléments de conditionnement/emballage 13:00 Lunch 14:00 Fabrication (organisez votre temps en fonction de la ou des forme(s) galénique(s) 17:00 Résumé des observations de la journée 2 ème journée 08:30 Fabrication, suite 10:00 Thé 10:15 Contrôle de la qualité 12:00 Chauffage, ventilation et conditionnement de l air, eau et autres services collectifs 13:00 Lunch 14:00 Documentation 17:00 Résumé 17:30 Réunion de clôture 131

138 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Appendice Exemple de procédure opérationnelle normalisée pour l exécution d une inspection 1. Titre Exécution d une inspection Signature Date Etablie par 1 er juillet 2006 Autorisée par 2. Principes et objectif 2.1 La centrale d achat inspecte chaque fabricant pour évaluer sa fidélité aux bonnes pratiques de fabrication. 2.2 Tous les inspecteurs suivent la PON relative aux inspections. 2.3 L objectif est d assurer que tous les inspecteurs se conforment à une procédure d inspection normalisée pour éviter que les inspections soient exécutées de différentes manières par différents inspecteurs, et pour assurer la cohérence de leurs activités. 2.4 Il s agit notamment de contrôler l application des normes générales de production en ce qui concerne des produits qui peuvent être achetés à la suite de la présélection. 2.5 Après l examen séquentiel de ses activités de production et de contrôle, le fabricant peut être inscrit sur la liste de présélection en tant que fabricant de médicaments susceptible de fournir des produits spécifiques aux centrales d achat et autres organismes. 2.6 Pendant les inspections, la fabrication des produits en cours d exécution et les données soumises dans les dossiers d information sur ces produits sont vérifiées. 3. Responsabilités Administrateur du projet Inspecteurs 132

139 Appendices 4. Marche à suivre Toutes les activités décrites ci après sont tirées du Volume 2, Chapitre 4 de la publication de l OMS intitulée Quality Assurance of Pharmaceuticals (Assurance de la qualité des produits pharmaceutiques) qui porte sur l inspection des fabricants de médicaments et des voies de distribution. Ces lignes directrices ou les systèmes analogues des autorités nationales de contrôle des médicaments doivent être suivis scrupuleusement. 4.1 Précisions et définitions Le texte de l OMS cité plus haut présente les différents types d inspection suivants : inspection de routine ; inspection rapide ; inspection de suivi ; inspection spéciale ; examen des systèmes qualité. 4.2 La conduite d une inspection dépend du type d inspection, mais, en principe, les éléments fondamentaux de cette procédure sont les suivants : 4.3 Une inspection de routine est l examen complet de tous les aspects et éléments des BPF. Une inspection de routine est appropriée dans les circonstances suivantes : Lorsqu un fabricant, connu ou établi de fraîche date, fait une nouvelle déclaration d intérêt. Lorsqu il est temps de renouveler la liste des fabricants présélectionnés. S il y a eu d importants changements, comme de nouveaux produits ou de nouvelles séries de produits, une modification des méthodes ou du processus de fabrication, ou des changements dans les cadres du personnel, les locaux et/ou le matériel. S il n y a pas eu d inspection au cours des trois à cinq dernières années. 4.4 Une inspection rapide consiste à évaluer un nombre limité d éléments caractérisant le respect des BPF dans une unité de production. (On l appelle «inspection abrégée» dans certains pays). L inspecteur vérifie l application d un nombre limité de règles qui lui servent d indicateurs de la conformité du fabricant aux BPF dans l ensemble. L inspecteur doit aussi détecter et évaluer toutes les modifications importantes que le fabricant a pu introduire depuis l inspection précédente L ensemble des indicateurs sélectionnés et des modifications observées donne une idée du comportement du fabricant en ce qui concerne les BPF Une inspection rapide convient dans les circonstances suivantes : Lorsque les inspections de routine effectuées antérieurement montrent que le fabricant respecte toujours les BPF. 133

140 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Lorsqu un certain nombre de constatations peuvent être considérées comme une bonne indication du niveau général de conformité aux BPF Cependant, si au cours de l inspection rapide, il devient évident que le respect des BPF est moins rigoureux, une inspection plus détaillée ou même complète des BPF est organisée peu après l inspection rapide. 4.5 Une inspection de suivi est aussi appelée réinspection ou réévaluation du fabricant Une inspection de suivi vise spécifiquement à vérifier le résultat des mesures correctives prises par le fabricant à la suite de l inspection précédente Selon la nature des points faibles et les travaux nécessaires, l inspection de suivi peut avoir lieu entre six semaines et six mois après l inspection précédente Une inspection de suivi ne vise que des manquements spécifiques aux BPF ou des insuffisances dans leur application. 4.6 Dans un certain nombre de cas, il peut être nécessaire de procéder à des visites ou inspections spéciales. Elles peuvent viser un produit, un groupe de produits corrélés, ou des opérations spécifiques, par exemple le mélangeage ou l étiquetage. S il y a eu au sujet d un produit spécifique des plaintes indiquant qu il peut y avoir des défauts, on peut organiser une inspection spéciale pour enquêter sur les défauts de qualité du produit. Une inspection peut aussi être provoquée par le rappel d un produit ou les effets indésirables d un médicament. Dans ces cas, l inspection ne vise que le produit en question ou ce qui est suspect dans la production. Une inspection spéciale peut aussi servir à recueillir des renseignements spécifiques ou à enquêter sur telle ou telle activité spécifique du fabricant. 4.7 L examen du système qualité d un fabricant vise à vérifier si son fonctionnement s est révélé satisfaisant. 4.8 Planifiez l inspection de façon que tous les domaines à évaluer le soient dans les délais prévus. La durée nécessaire à une inspection est déterminée par plusieurs facteurs, dont le type d inspection à exécuter, le nombre d inspecteurs, la taille de l entreprise et l objectif de l inspection ou de la visite. 4.9 Une inspection peut durer de quelques jours à plusieurs semaines La durée de l inspection dépendra aussi du nombre d inspecteurs. L équipe d inspection peut être constituée d un ou plusieurs inspecteurs Si nécessaire, nommez un spécialiste qui accompagnera l équipe pendant l inspection, s agissant, par exemple, de formes galéniques particulières, de chimie ou d autres questions comme la fabrication de produits biologiques. 5. Additifs Additif A : Programme d inspection. Additif B : Documentation nécessaire aux vérifications prévues. 134

141 Appendices 6. Distribution et retrait Les dates de distribution et de retrait de la PON sont consignées sur un tableau ; voir le modèle ci dessous. Distribution Retrait Nom Signature Date Signature Date 7. Modifications successives Les dates de modification de la PON sont consignées sur un tableau ; voir le modèle ci après. Date Raison de la modification 135

142 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Additif A : Programme d inspection Fabricant Adresse Date Inspecteurs 1 ère journée 08:30 Arrivée 08:35 Réunion d ouverture 08:45 Présentation de l entreprise 09:00 Atelier de réception et magasins 10:30 Thé 10:45 Atelier d échantillonnage et de pesage 11:15 Magasins et contrôle du matériel de conditionnement/emballage 12:30 Déjeuner 13:15 Ateliers de fabrication 15:30 Thé 15:45 Fabrication (suite) 16:30 Résumé des constatations de la 1 ère journée 2 ème journée 08:30 Arrivée 08:35 Ateliers de fabrication (suite) 10:30 Thé 10:45 Laboratoires 12:30 Déjeuner 13:15 Laboratoires (suite) 15:30 Thé 15:45 Réseaux de base (eau, électricité etc ) 16:30 Résumé des constatations de la 2 ème journée 08:30 Arrivée 08:35 Réseaux de base (suite) 10:30 Thé 10:45 Documentation 12:30 Déjeuner 13:15 Documentation (suite) 15:30 Thé 15:45 Préparation de la réunion de clôture 16:00 Réunion de clôture 3 ème journée 136

143 Appendices Additif B: Documentation nécessaire aux vérifications à faire pendant l inspection 1. Organigramme 2. Descriptions de poste 3. Principes fondamentaux de la qualité (par exemple manuel de la qualité) 4. Principes fondamentaux de la validation (par exemple plan ou programme type de validation) 5. Spécifications des matières premières (pour des produits spécifiques) 6. Spécifications des matériaux de conditionnement/emballage 7. Originaux de la formule et de la méthode de fabrication 8. Original des instructions sur le conditionnement 9. Registres de la fabrication des lots (vérification par référence aux documents maitres) 10. Index des PON 11. PON : Inspection en interne 12. PON : Rappels 13. PON : Plaintes plus relevés 14. PON : Attribution d un numéro de lot 15. PON : Planification de la maintenance préventive 16. PON et registre : Planification de la maintenance préventive de matériel spécifique 17. PON : Formation (plus registre du personnel) 18. PON : Surveillance de l environnement plus registres 19. PON : Echantillonnage et tests de l eau, plus registres 20. Protocole de validation et rapport concernant des produits spécifiques

144 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Appendice Exemple de liste établie pour l inspection des bonnes pratiques de fabrication Il est recommandé aux inspecteurs d établir un aide mémoire leur rappelant les points à vérifier au cours d une inspection. Un aide mémoire peut concerner un ou plusieurs points. Par exemple : la production le contrôle de la qualité les réseaux de base (eau, électricité, etc.) la lyophilisation L aide mémoire est une liste de mots clés rappelant à l inspecteur les points à inspecter. On trouvera ci après un exemple d aide mémoire. Exemple : Aide mémoire pour l inspection du processus de lyophilisation : Points à vérifier Dissolution Filtration Remplissage et bouchage Transfert Chargement Congélation Vide Chauffage Fermeture Capsulage Validation : Qualification de la conception Qualification de l installation Qualification opérationnelle Essai de mise en service Qualification du processus Remplissages média Echantillons d air Prélèvements surface Prélèvements opérateur Tenue vestimentaire quotidienne Simulation du processus avec média (sans congélation) Test de fumée (zone des véhicules) Transport Volume de remplissage fréquent Notes 138

145 Appendices Points à vérifier Refroidissement préalable des plateaux (sans glace) Congélation Cycle Vitesse (lente=cristaux, polymorphisme) Mode Température de dessication < point eutectique Déterminer le point d eutexie, (consistance) Variations du chargement des plateaux Validez : température des plateaux température du produit température du condensateur pression (chambre) pression (condensateur) temps, température, pression fuites dans contamination (fluide thermal, huile) nettoyage Cycle Détermination du point d eutexie Augmentation Taille des flacons Taille des lots Stérilisation du lyophiliseur Utilisation de chaleur humide Chaque cycle Résidus le cas échéant Indicateurs biologiques Conception : porte simple (porte double, classe de l air!) Notes 139

146 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Appendice Lignes directrices concernant les bonnes pratiques de fabrication : rapport d inspection Lignes directrices concernant les bonnes pratiques de fabrication (BPF) : Rapport d inspection. Dans : Comité OMS d experts des Spécifications relatives aux preparations pharmaceutiques, Trente septième rapport. Genève, Organisation mondiale de la Santé, 2003 (OMS, Série de rapports techniques n 908), annexe 6. Voir : html 140

147 Appendices Appendice Bonnes pratiques de stockage On trouvera un guide des bonnes pratiques de stockage des produits pharmaceutiques dans : Comité OMS d experts des Spécifications relatives aux préparations pharmaceutiques, Trenteseptième rapport. Genève, Organisation mondiale de la Santé, 2003 (OMS, Série de rapports techniques n 908), annexe 9. Voir : html 141

148 Système d assurance qualité type à l intérieur des centrales d achat Appendice Bonnes pratiques de commerce et de distribution On trouvera un guide des bonnes pratiques de commerce et de distribution des matières premières pharmaceutiques dans : Comité OMS d experts des Spécifications relatives aux préparations pharmaceutiques, Trente huitième rapport : Genève, Organisation mondiale de la Santé, 2003 (OMS, Série de rapports techniques n 917), annexe 2. Voir : 142

149 Appendices Appendice Recommandations relatives aux systèmes de qualité à l intention des inspectorats de produits pharmaceutiques On trouvera un guide des systèmes de qualité à l intention des inspectorats nationaux des bonnes pratiques de fabrication dans : Comité OMS d experts des Spécifications relatives aux préparations pharmaceutiques, Trente sixième rapport : Genève, Organisation mondiale de la Santé, 2002 (OMS, Série de rapports techniques n 902), annexe 8. Voir : 143