2- Paramétrage de la DADS U. Les données de paramétrage nécessaires à l élaboration de votre DADS U, sont détaillées dans ce paragraphe.

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1 PROCEDURE SIMPLIFIEE PERMETTANT DE PRODUIRE LA DADS-U 2012 A PARTIR DE LA DADS-U 2011 Cette documentation est destinée plus particulièrement aux structures qui ont effectué leur DADS-U 2011 avec alfagrh et qui s apprêtent à commencer celle de Elle décrit succinctement chaque étape du passage d une année DADS U à la suivante. Elle est destinée aux structures qui n ont pas modifié significativement l organisation générale de leur paie. Cependant, nous vous conseillons vivement de consulter l aide en ligne complète N4DS / Etablir la DADS U. Il est impératif d avoir - Passé la version avant de commencer le paramétrage de la DADSU. - Validé jusqu à janvier 2013 les dossiers concernés par l établissement de la DADS-U, même ceux fermés au cours de l année Nous vous proposons de suivre les étapes suivantes pour réaliser votre DADS U. Ce processus peut vous éviter d avoir à effectuer les mêmes opérations plusieurs fois, particulièrement les saisies et modifications des données calculées. 1- Vérification des paramétrages périphériques Chaque fois que vous ferez une modification, que ce soit sur les structures, les personnes, les contrats, le plan de paie ou des éléments du paramétrage général, vous devrez réinitialiser l élément correspondant dans votre DADS U si vous l avez déjà initialisée. Vous avez donc tout intérêt à bien vérifier au préalable chaque élément de paramétrage intervenant dans l élaboration de votre DADS U, avant de débuter les calculs. 2- Paramétrage de la DADS U. Les données de paramétrage nécessaires à l élaboration de votre DADS U, sont détaillées dans ce paragraphe. 3- Réalisation de la DADS U. Les étapes décrites dans ce chapitre vous indiquent comment créer l année 2012 et lancer les calculs. 4- Editions de contrôle. Tous les éléments transmis à Net Entreprise dans la DADS U peuvent être édités dans un classeur Excel selon des niveaux de détail différents. 5- Transfert. Vous pouvez réaliser autant de transferts de fichiers tests que vous le désirez. Vous devez ensuite les contrôler avec l utilitaire DADSU.CTL. 6- Recherche de rubriques N4DS Cet outil vous permet de repérer les données à corriger à partir des erreurs listées par DADSU.CTL 7- Historique des transferts Il vous permet de consulter les transferts effectués alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 1 sur 23

2 1. Vérification des paramétrages périphériques 1.1 Anomalies détectées au démarrage de l application Lors du démarrage d alfagrh d éventuelles anomalies de paramétrage empêchant la réalisation de la DADS U sont affichées. Il est indispensable de corriger l ensemble des anomalies notifiées sur cet écran avant de commencer la préparation de votre DADSU Contrôle des données N4DS Gestions \ N4DS \ Contrôle des données N4DS Ce contrôle permet de lister les données manquantes pour la réalisation de la DADS U. Il s agit généralement de codes qui n ont pas été saisis sur les contrats, qu il est indispensable de corriger avant tout traitement de la DADS U. 1.3 Types de contrats Contrats aidés Environnement \ Paramètres généraux Dans le thème IDENTIFICATION, le Code nature contrat (DADS U) doit être renseigné pour chaque type de contrat présent dans la palette. Si le code nature est égal à 01, 02, 27 ou 28, le Code intitulé contrat (DADS U) doit aussi être renseigné. Dans les deux cas, vous devez choisir parmi les codes proposés dans la liste déroulante. alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 2 sur 23

3 1.4 Organismes Environnement \ Organismes Déclaration des caisses de retraite / prévoyance Thème PARAMETRES N4DS Désormais, la déclaration des caisses de Retraite et de Prévoyance est paramétrée depuis ce nouveau thème. Vous devez vérifier que les organismes utilisés en cours d année 2012 sont déclarés et ont un code N4DS associé : Etape 1 : Vérifier la déclaration de l organisme Etape 2 : Choisir dans la liste proposée le code destinataire de l organisme Etape 3 : Rattacher les contrats affiliés à l organisme et renseigner le code de rattachement Ce cadre n apparaît que pour les organismes de retraite. Sélectionner les rubriques de paie de cotisations retraite Tranche B Sommes Isolées correspondant à cet organisme L écran des rattachements vous permet désormais de dupliquer un code de rattachement vers l ensemble des contrats de la palette en laissant la possibilité d écraser ou non les valeurs existantes. Cette fonctionnalité est accessible avec le bouton «Collage Spécial». Les codes de rattachement pour les organismes de retraite ne sont pas obligatoires. Deux nouveaux champs vous permettent de renseigner des informations propres aux organismes d assurances Code population et Code option. Ces valeurs sont fournies par l organisme. Un organisme dans alfagrh ne peut plus être à la fois organisme de retraite et organisme de prévoyance. Si tel est le cas, veuillez contacter notre service clients qui vous aidera dans le paramétrage. Pour plus d informations sur les codes N4DS à associer, vous pouvez vous reporter à la documentation de l utilitaire DADSU.CTL fourni par Net-Entreprises, l icône entourée cidessous vous permet d afficher la liste des codes valides cette année : Si vous êtes amenés à apporter une modification après avoir calculé vos IRC et/ou vos IP dans la DADS U, vous devrez les réinitialiser, puis les recalculer. alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 3 sur 23

4 1.4.2 Archivage des organismes obsolètes Thème IDENTIFICATION DADS Unifiée 2012 Vous pouvez archiver les organismes inutilisés en utilisant le bouton Nous vous conseillons de le faire pour éviter des erreurs d affectation dans votre paramétrage DADS-U. 1.5 Natures de temps Environnement \ Gestion de temps \ Natures de temps Les périodes d absence du salarié sont déclarées dans la DADS U à partir des natures de temps saisies sur les bulletins. Si vous êtes amenés à apporter une modification après avoir initialisé votre DADS-U, vous devrez la remettre à zéro pour les salariés concernés. 1.6 Structures Structures \ L ensemble des structures Thème IDENTIFICATION Le SIRET est obligatoire sur toutes les structures. Parmi vos structures, l une d entre elles doit être définie comme étant le siège. La section prud homale est une donnée indispensable même en dehors des périodes électorales. La section prud homale dérogatoire est optionnelle, et ne doit être renseignée que si elle est différente de la section prud homale Thème ADRESSES Le code postal et la ville sont obligatoires pour l adresse principale. Le code INSEE, s il est renseigné, doit l être conformément à la table de l INSEE. Vous pourrez trouver cette nomenclature sur le site de l INSEE. Les adresses postales (BP, Cedex) ne sont pas admises dans la DADS U. Seules les adresses géographiques sont traitées. Il est possible de créer une adresse de type Géographique. C est cette dernière qui est prise en compte dans la DADS U. En cas d absence de l adresse Géographique, c est l adresse principale qui est utilisée. Si vous êtes amenés à apporter une modification après avoir initialisé votre DADS-U, vous devrez la remettre à zéro pour les établissements concernés. 1.7 Plan de paie Plan de paie \ Rubriques de paie Afin de calculer automatiquement les heures exonérées de charges dans le cadre de la loi TEPA, vous devez vérifier sur les rubriques d heures le code DADS U correspondant. Liste des codes DADS U : 1 Heures supp. TEPA 2 Heures compl. TEPA 3 Jours excédant le forfait 4 Jours RTT rachetés 5 Heures repos compensateur de remplacement Pour les heures non exonérées, le champ code DADS U n est pas accessible car ce ne sont pas des heures concernées par la loi TEPA. alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 4 sur 23

5 Si vous êtes amenés à apporter une modification après avoir initialisé votre DADS-U, vous devrez la remettre à zéro pour les salariés concernés. 1.8 Personnes Personnes \ Personnes de votre structure (Tous les contrats) Thème IDENTIFICATION Les champs Nom, prénom, civilité, date de naissance, département, commune de naissance (si le salarié n est pas étranger), nationalité et situation familiale sont obligatoires. Les numéros d INSEE provisoires commençant par 7 ou 8 ne sont pas admis dans la DADS U. Ils sont modifiés automatiquement dans le fichier DADS U avec des caractères de remplacement Thème ADRESSES Le code postal et la ville sont obligatoires pour une adresse située en France. Le code INSEE, s il est renseigné, doit l être conformément à la table de l INSEE. Vous pourrez trouver cette nomenclature sur le site de l INSEE. Les adresses postales (BP, Cedex) ne sont pas admises dans la DADS U ; seules les adresses géographiques sont traitées. Il est possible de créer une adresse de type Géographique. C est cette dernière qui est prise en compte dans la DADS U. En cas d absence de l adresse Géographique, c est l adresse principale qui est utilisée. Si vous êtes amenés à apporter une modification après avoir initialisé votre DADS-U, vous devrez la remettre à zéro pour la personne concernée. 1.9 Contrats de travail Personnes \ Personnes \ Contrats de travail Thème IDENTIFICATION Sur le bouton Suite, le code régime doit être renseigné. Seuls sont traités dans la DADS U les codes Régime général - FTD Fonctionnaire territorial détaché - FMD Fonctionnaire mis à disposition - FED Fonctionnaire d état détaché MSA (si vous choisissez de les déclarer) L utilisation d un autre code régime exclut le salarié de la DADS U Thème INFOS DECLARATIONS (N4DS) Onglet Infos générales / Contrats Les champs ci-dessous notifiés en caractères gras sont obligatoires : alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 5 sur 23

6 Le champ Statut cat. AGIRC / ARRCO doit être renseigné uniquement pour les salariés affiliés à une institution de retraite complémentaire du régime AGIRC / ARRCO. Par exemple, les fonctionnaires détachés affiliés à la RAFP ne doivent pas avoir de statut catégoriel AGIRC / ARRCO. Régime local Alsace-Moselle est coché par défaut pour les contrats dépendants de structures implantées dans les départements 67, 68 et 57. VRP / Journaliste / Chauffeur-livreur : pour ces trois métiers une précision est nécessaire pour établir la DADS U. Si l une des trois options est cochée, le champ Code complément PCS-ESE doit être renseigné. Modalité de cotisation temps de travail : ce champ n est visible que pour les contrats avec un code population renseigné à 40 (Fonctionnaires et ouvriers d Etat). Les informations prud homales de la structure sont reprises ici. Elles doivent être éventuellement mises à jour, notamment pour les salariés cadres. Il n y a pas d informations prud homales pour les salariés affiliés à la MSA, et les travailleurs handicapés en ESAT. Onglet INFOS FONCTION PUBLIQUE Cet onglet concerne exclusivement les salariés ayant un code population 13, 40, ou un code régime FTD, ou un code régime FED. Les informations demandées ici concernent l administration d origine du fonctionnaire d une part, et des informations administratives sur le salarié d autre part. Le N RAFP a la forme CLLLCCLL ou C est un chiffre et L une lettre. alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 6 sur 23

7 Code statut appartenance à une fonction publique : Ce champ se rapporte à l employeur du salarié. Code emploi statutaire : Structure hiérarchique des emplois relevant de la fonction publique. Indique le corps d'appartenance de l'agent. Si vous êtes amenés à apporter une modification après avoir initialisé votre DADS-U, vous devrez la remettre à zéro pour le contrat concerné. 2. Paramétrage de la DADS U 2.1 Paramétrer votre type de déclaration Environnement \ Paramètres généraux \ N4DS \ Vos déclarations Le choix des dossiers à déclarer se fait dans cet écran : Les dossiers à exclure du calcul de la DADS U doivent être basculés dans la fenêtre de droite à l aide des flèches centrales. Les champs Nom de fichier et Répertoire sont nécessaires pour la génération du fichier qui sera transmis à Net-Entreprises. Ces données sont modifiables au lancement du transfert. Déclaration des caisses de retraite complémentaire : cette option doit être cochée si vous souhaitez déclarer dans la DADSU vos organismes de retraite complémentaire. Dans l affirmative, un paramétrage spécifique doit être mis en place sur les organismes concernés (Cf. paragraphe 1-4 de ce document pour plus de détails). Déclaration de la prévoyance : cette option doit être cochée si vous souhaitez déclarer dans la DADSU vos organismes de prévoyance, mutuelle et assurance (Cf. paragraphe 1-4 de ce document pour plus de détails). Lancement automatique DADS U CTL après transfert : Ce logiciel est téléchargeable gratuitement sur le site de Net Entreprise. Nous vous conseillons de l installer sur le répertoire paramétré précédemment, à côté de votre fichier DADS U. Pour qu il se lance automatiquement après la génération de votre fichier, vous devez cocher la boite correspondante. Prise en compte des salariés affiliés à la MSA : les salariés affiliés à la MSA (code régime 300) sont pris en charge dans la DADS U pour les données fiscales et les données destinées aux organismes de Prévoyance. Pour les prendre en compte, cocher la boite correspondante. alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 7 sur 23

8 2.2 Paramétrer votre DADS U Environnement \ Paramètres généraux \ N4DS \ DADSU Ce paramétrage de la DADS U est unique pour l ensemble de l association, et n est pas lié à une année DADS U. Il est réparti sur 3 types de groupes Groupe INFORMATIONS STRUCTURES Il est toujours composé des thèmes EMETTEUR, DEPOSANT ET DESTINATAIRE CRE, pour lesquels aucun changement n est intervenu par rapport à la norme V01X Groupe PERIODES... ET. PERIODES La plupart des thèmes nécessitant plusieurs rubriques, une sélection multiple est proposée. Le bouton Sélection des rubriques ouvre une fenêtre contenant vos rubriques de paie de Brut, de Charges et ou de Divers selon les cas : Sur chaque thème, les lignes paramétrables apparaissent sur fond orange Thème DONNEES URSSAF (PERIODE ) Ce thème permet le paramétrage des bases spécifiques d exonération URSSAF et de la CRDS. Bases spécifiques d exonération Cette liste contient les différents codes d exonération reconnus par la DADS U. Pour un code, deux cas de figure : Aucun paramétrage n est nécessaire sur cet écran, l exonération correspondante doit être saisie directement dans le thème URSSAF / CHOMAGE de la palette DADS U pour les salariés concernés ; Des taux d exonération et des rubriques de paie sont nécessaires Les rubriques de paie attendues sont celles qui permettent de connaître la base brute et la base plafonnée d exonération patronale. alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 8 sur 23

9 Taux patronal exonéré Il vous est demandé de renseigner dans la DADS U le montant des charges patronales exonérées. Pour les reconstituer, il est nécessaire de renseigner la somme des taux patronaux d exonération. CRDS Aucun changement par rapport aux années précédentes Thème EXONERATIONS / ALLEGEMENTS (PERIODE ) Ce thème permet le paramétrage de l épargne salariale, de la participation patronale à des avantages particuliers et d autres sommes exonérées. Cas particulier des titres restaurants : La participation de l employeur aux titres restaurant est saisie sur une rubrique de charges patronales Sélectionner les rubriques correspondantes. La participation de l employeur aux titres restaurant est saisie sur une rubrique de Divers Sélectionner les rubriques correspondantes et indiquer le pourcentage de participation du salarié. Le logiciel en déduira le montant de la participation patronale Thème UTT / SITUATIONS PARTICULIERES (PERIODE ) Ce thème permet le paramétrage des unités de temps de travail (UTT) et du chômage intempéries. Paramétrage des unités de temps de travail (UTT) A chaque unité de temps de travail, vous devez associer les codes situation de la personne correspondants. Nous avons affecté par défaut une situation à un code unité de temps de travail. Vous pouvez cependant modifier ce paramétrage pour l adapter à vos particularités. Le temps de travail de la majorité des salariés est exprimé en heures. alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 9 sur 23

10 Cas particulier des formateurs occasionnels : Nous avons affecté par défaut la situation Formateur occasionnel au code 12 - Journée. Cependant, leur temps de travail peut être exprimé en heures ou en jours. Dans les deux cas, il faut sélectionner la rubrique de paye sur laquelle ont été saisis les jours ou les heures travaillées. Il s agit généralement de rubriques de temps. Chômage intempéries Sélectionner les rubriques de valorisation des indemnités de chômage partiel pour cause d intempéries Thème DONNEES FISCALES ( PERIODE ) Pour chaque situation fiscale en cours dans l association, vous devez sélectionner la ou les rubriques de paie saisies dans les bulletins de salaire. Cas particulier de la base brute fiscale : la base brute fiscale est par défaut égale à la somme des salaires bruts des bulletins. Dans ce cas, aucun paramétrage complémentaire n est à renseigner. Cependant, dans certaines situations (Mutuelle prise en charge par le CE, ), des montants exclus du salaire brut des bulletins sont à inclure dans la base brute fiscale. Dans ce cas, vous devez associer les rubriques de paie correspondantes à la base brute fiscale. Fiscalisation des heures sup./comp. effectuées en Août 2012 : Sélectionner la ou les rubriques du divers ayant servi à réintégrer dans le net imposable, la rémunération des heures supplémentaires et/ou complémentaires effectuées en août (loi du 16 août 2012) alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 10 sur 23

11 Thème PRIMES / INDEMNITES ( PERIODE ) Sélectionner les primes et indemnités de fin de contrat versées au cours de l année. Cas particulier des primes avec période de rattachement de type 01, 02, 04, et 06 : Il vous faut compléter le paramétrage avec : Nombre de mois de référence : Si la prime couvre plusieurs mois et est versée en une seule fois Versement inclus dans la période de référence : Si cette prime a été versée durant la période de référence Thème IRC ( PERIODE ) Dans la liste apparaissent tous les organismes de type Retraite / Prévoyance non archivés sans code DADS U, ou avec des codes de type IRC. L option Déclaration des caisses de retraite complémentaire n est pas accessible sur cet écran. Elle est modifiable via l option du même nom située dans Environnement \ Paramètres généraux \ N4DS \ Vos déclarations. Les informations contenues dans le cadre Détails sont modifiables via le bouton Org. Paramètres N4DS. alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 11 sur 23

12 Thème PREVOYANCES / MUTUELLES ( PERIODE ) DADS Unifiée 2012 Dans la liste apparaissent tous les organismes de type Retraite / Prévoyance non archivés, sans code DADS U, ou avec des codes de type IP. L option Déclaration de la prévoyance n est pas accessible sur cet écran. Elle est modifiable via l option du même nom située dans Environnement \ Paramètres généraux \ N4DS \ Vos déclarations. Les informations contenues dans le cadre Détails sont modifiables via le bouton Org. Paramètres N4DS Thème SRE Le SRE (Service des Retraites de l Etat) est l organisme collecteur des cotisations retraite des fonctionnaires de l ETAT. Le Code indice emploi statutaire permet de déterminer le traitement servant de base au calcul de la cotisation et de la contribution SRE. Il est pré-renseigné à 02, mais peut être modifié. Dans chacun des deux cadres, sélectionner les rubriques de charges éventuellement utilisées en paie pour déterminer les cotisations et contributions SRE. alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 12 sur 23

13 2.2.3 Groupe Autres Thème FRACTIONNEMENT Le fractionnement permet de scinder les déclarations d une structure pour répondre à des cas de figure très particuliers. D une manière générale il n est pas conseillé de fractionner les structures si toutes les données sont générées depuis le même ordinateur et peuvent être envoyées depuis le même fichier Thème MODELES EDITIONS Un certain nombre de modèles d éditions sont mis à votre disposition, ceux-ci sont identifiés par le symbole Ø et ne sont pas modifiables. Vous pouvez toutefois : o Personnaliser des modèles en dupliquant ceux mis à votre disposition, o Créer vos propres modèles en utilisant le crayon Duplication d un modèle : Il est possible de dupliquer un modèle système ou un modèle utilisateur et d ajouter/supprimer des rubriques dans celui-ci. Une fois la duplication effective, utilisez les boutons «Ajouter des rubriques» et «Supprimer des rubriques» afin de finaliser la personnalisation. alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 13 sur 23

14 Création d un nouveau modèle : Un modèle est constitué de deux parties : - Une partie fixe que nous appelons «Présentation» correspondant à un ensemble de rubriques définies par défaut : o Par personne (NOM, PRENOM, NOM JEUNE FILLE) o Par période (NOM, PRENOM, NOM JEUNE FILLE, DATE DEBUT, DATE FIN, MOTIF DEBUT, MOTIF FIN) o Par IRC (NOM, PRENOM, NOM JEUNE FILLE, DATE DEBUT, DATE FIN, MOTIF DEBUT, MOTIF FIN, CODE IRC) o Par IP (NOM, PRENOM, NOM JEUNE FILLE, DATE DEBUT, DATE FIN, MOTIF DEBUT, MOTIF FIN, CODE IP) o Par périodes d inactivité (NOM, PRENOM, NOM JEUNE FILLE, DATE DEBUT INACTIVITE, DATE FIN INACTIVITE, MOTIF INACTIVITE) - Une partie variable qui est constituée de rubriques choisies par l utilisateur Le bouton Ajouter des rubriques de l écran de paramétrage des rubriques du modèle permet de définir la partie variable du tableau. Chaque rubrique DADS-U sélectionnée constitue une colonne supplémentaire : Le champ Largeur totale (cm) indique la largeur maxi du tableau. Cette dernière est liée au format de l édition (A4 ou A3). Elle ne varie pas. Le champ Largeur utilisée (cm) indique la largeur occupée par les rubriques sélectionnées, y compris celles de la présentation. Il varie au fur et à mesure que des rubriques sont ajoutées. Il apparaît sur un fond rouge lorsqu il dépasse la valeur du champ Largeur totale (cm). alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 14 sur 23

15 3. Réalisation de la DADS-U 2012 (Menu Gestions \ N4DS \ DADS U) Le mois de décembre 2012 doit impérativement être validé avant de débuter la préparation de votre DADS U. 3.1 Création d une nouvelle année DADS U Lorsqu on ouvre la palette pour une nouvelle année DADS U, il faut créer celle-ci en cliquant sur le crayon. Cette opération est à réaliser une seule fois par année DADS U pour l association concernée. Seul un utilisateur ayant accès à tous les dossiers de l association peut réaliser cette étape de création. 3.2 Gestion de la palette DADS U Le bouton fait apparaitre tous les établissements que vous avez choisi de déclarer (sur lesquels l utilisateur connecté a des droits), avec les personnes dont au moins un contrat dans l année a été rattaché à l établissement concerné. Un clic droit ouvre un menu contextuel permettant de sélectionner / désélectionner la totalité de la palette. Divers filtres que vous pouvez combiner vous permettent de sélectionner - Une ou plusieurs structure(s) - Une ou plusieurs personnes (sur identifiant ou nom) - Un ou plusieurs code(s) régime - Un organisme - Une ou plusieurs situation(s) - Un code état Personnes non initialisées Personnes Initialisées Personnes dont les données sociales et fiscales sont calculées Personnes dont les données sont contrôlées Personnes dont on a changé le code régime après initialisation Personnes ayant des contrats qui se chevauchent Personnes saisies manuellement Personnes dont le calcul des IRC a été lancé Personnes dont le calcul des IP a été lancé Etc. Quatre niveaux sont accessibles, correspondant aux différents groupes de la norme. alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 15 sur 23

16 - Etablissement (S80) - Personne (S30, S60 et S65) - Périodes d activité (S40, S44 et S45) - Contrat : ce groupe ne donne pas lieu à rubrique dans la DADS U, mais vous donne accès aux données N4DS du contrat sans avoir à sortir de la palette. Selon le niveau sur lequel vous êtes positionné, seuls sont accessibles les thèmes correspondant à ce niveau. L initialisation de la palette DADS U remonte les données S10 (Emetteur), S20 (Déclarant), S30 (Salarié) et S40 (Périodes d activité). C est la raison pour laquelle, si vous modifiez une de ces données hors de la palette DADSU, vous devrez réinitialiser les salariés concernés. Cette étape fait passer le feu à l état Rouge. Cette étape faite, le thème INFORMATIONS N4DS est accessible. Il vous donne accès en modification aux informations N4DS du contrat concerné, sans avoir à sortir de la palette. La préparation de la DADS U est modulaire. Elle se lance sur palette initialisée. La préparation des données sociales et fiscales fait passer les feux à l état orange La préparation des IRC et /ou IP va cocher les boites cidessous Le contrôle permet de passer les feux à l état vert. Un contrôle sommaire est effectué sur les anomalies les plus importantes, mais la plus grande partie des contrôles sera effectuée par DADSU.CTL. Cette étape est indispensable pour éditer des données même partielles, ou pour transférer votre DADS U. La RAZ de la DADSU est également modulaire. Combinée à la préparation modulaire, elle vous permet de gagner du temps si, par exemple vous n êtes intervenu que sur un code IRC. Dans ce cas, vous ne re-préparez que les IRC. L ajout manuel et la suppression éventuelle de cet ajout fonctionnent de façon identique aux années précédentes. alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 16 sur 23

17 La navigation dans la palette à partir d un thème : Selon le niveau sur lequel on est positionné (établissement, personne ou période), il est possible de passer d un enregistrement à un autre grâce à ces fonctionnalités : alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 17 sur 23

18 4. Editions de contrôle (Menu Gestions \ N4DS \ DADS U) Les différentes éditions proposées se font sous Excel, version 2007 minimum 4.1 Edition par modèles Les modèles éditables sont les modèles système et les modèles éventuellement conçus par l utilisateur (cf. paragraphe ). - L option «1 onglet Synthèse + 1 onglet par dossier de gestion» permet d éditer un tableau détaillé par dossier de gestion sélectionné et un tableau donnant un total par dossier de gestion - L option «1 onglet unique» permet d éditer un tableau dans lequel figurent toutes les personnes rattachées aux dossiers de gestion sélectionnés. - L option «Activer les filtres dans Excel» active automatiquement les filtres de colonnes dans Excel 4.2 Edition issue du fichier DADS-U Cette option édite pour les personnes sélectionnées les données préparées qui seront transférées dans la DADS U. - Tableau de synthèse : Edite par établissement/personne, les principales rubriques chiffrées. - Fiche entreprise : Edite le récapitulatif de toutes les données pour l entreprise. - Fiche Etablissement : Edite le récapitulatif de toutes les données établissement, un onglet par NIC / Etablissement. - Fiche salariés : Edite la liste des rubriques calculées pour chaque salarié sélectionné, un onglet par NIC / Etablissement. (Avec récapitulatif ou détail des périodes S40). alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 18 sur 23

19 Si le poste sur lequel est installée votre application ne dispose pas d une version suffisante d Excel, vous avez la possibilité d enregistrer vos données extraites pour les éditer sur un autre poste pourvu d Excel 2007 ou supérieur : Après enregistrement, vous trouverez sur le répertoire que vous avez sélectionné (D:\DADS2012 dans l exemple ci-dessus) un fichier portant le nom que vous aurez choisi (DADS_TEST.txt dans notre exemple) Pour pouvoir l éditer, vous devez copier le fichier EDITIONS_N4DS_ALFA_MANUEL.xlsm que vous trouverez à la racine de notre CD d installation GRH sur votre disque dur, puis le lancer comme suit : En cliquant sur IMPORT DADSU, vous devez chercher dans l explorateur le fichier portant le nom définit avant édition, puis sélectionner les options désirées. 4.3 Editions particulières Edition des modifications effectuées manuellement : permet d éditer les rubriques qui ont fait l objet d une modification par l utilisateur. Cette édition est particulièrement utile dans le cas où une nouvelle préparation doit être lancée après que des modifications manuelles ont été effectuées. Edition des rubriques à valeur négatives : édite toutes les rubriques ayant une valeur négative pour les éléments sélectionnés de la palette. alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 19 sur 23

20 5. Transfert (Menu Gestions \ N4DS \ DADS U) Le Transfert s effectue lorsque tous les établissements du SIREN concerné sont à l état vert. Seul un utilisateur ayant accès à tous les dossiers de l association peut réaliser cette étape de transfert. Deux contrôles sont effectués à ce niveau : - Le 1 er vérifie qu il y a bien présence d au moins une caisse de retraite(s44) si vous avez choisi de déclarer vos IRC, et d une institution de prévoyance (S45) si vous avez choisi de déclarer vos IP. Si ce n est pas le cas, vous aurez une anomalie non bloquante de type Préparation IRC non effectuée alors que vous déclarez vos caisses de retraite. - Le 2 ème compare les principales données issues de la paye avec celles calculées dans votre DADS U. Si un écart de 3 % ou plus sépare ces valeurs, un message d alerte non bloquant est affiché. Il vous revient donc de décider si cette alerte doit ou non empêcher la génération du fichier DADS U. Un outil de pré-contrôle des données (DADSU-CTL) est mis à disposition en suivant le lien Pour l installer il suffit de faire un double clic sur le fichier téléchargé. Nous vous préconisons de l installer dans le même répertoire que celui désigné pour accueillir le fichier DADSU paramétré dans AUTRES PARAMETRES. Selon le paramétrage mis en place, le lancement de cet outil est automatiquement déclenché dès la fin du transfert. Dans le cas contraire, vous devez exécuter directement ce programme que vous avez préalablement installé sur votre ordinateur. alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 20 sur 23

21 TOUTES LES ANOMALIES BLOQUANTES DOIVENT ETRE CORRIGEES, LES ANOMALIES NON BLOQUANTES DOIVENT ETRE VERIFIEES. Par ailleurs, d autres informations sont disponibles dans la notice d utilisation de l outil de contrôle DADSU-CTL. N hésitez pas à vous y référer pour consulter les listes des codes disponibles (codes convention collective, codes organisme destinataire retraite, codes organisme de prévoyance ) D autre part, nous vous invitons à modifier le seuil de regroupement des anomalies après avoir installé le DADSU CTL sur votre poste : Nous vous conseillons de saisir le seuil maximum (2000) en lieu et place du seuil proposé par défaut (200). Une fois votre fichier TEST validé (0 anomalie bloquante) par l utilitaire DADSU-CTL, vous pouvez éventuellement apporter vos modifications manuelles sur les montants et les heures. Vérifiez une nouvelle fois votre fichier avec l utilitaire DADSU-CTL et répondez OUI à la question suivante : Vous pouvez maintenant déposer votre fichier sur Net-Entreprises. alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 21 sur 23

22 6. Recherche de rubriques N4DS (Menu Gestions \ N4DS \ DADS U) Les messages d anomalies issus du DADSU.CTL se présentent sous la forme suivante : Numéro de l'erreur : 6 Numéro de ligne : Code rubrique : S60.G / Date de début de période d'inactivité ou de situation particulière Valeur rubrique : Nom du salarié : MARTIN Prénom du salarié : Anne Nom marital du salarié : LENIAU NIR / matricule du salarié : / C Libellé erreur : M570 / Valeur incohérente / L'année de début de la période d'inactivité ( ) ne doit pas être antérieure de plus de 1 an à l'année de début de la période de référence de la déclaration ( ) L icône ouvre une fenêtre vous permettant de retrouver rapidement le thème de la palette DADS U contenant une rubrique (ou un groupe de rubriques). Dans l exemple d anomalie ci-dessus, après recherche de la rubrique S60.G05*, la correction doit être apportée dans le thème SITUATIONS PARTICULIERES / INACTIVITES (S60) de la personne LENIAU Anne née MARTIN dans le menu Gestion \ N4DS \ DADS U alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 22 sur 23

23 7. Historique des transferts DADS U (Menu Gestions \ N4DS \ Historique des transferts DADSU) Vous pouvez dans ce menu : - consulter tous les transferts effectués - imprimer le contenu du fichier DADSU (bouton EXCEL), si ce dernier est toujours présent dans le dossier DADSU indiqué - ouvrir le dossier contenant le fichier DADSU alfagrh_ftp_etablir la DADS Unifiée 2012.doc Page 23 sur 23