Mise en place et exploitation du service client

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1 Préambule La Solution Crypto offre en standard la possibilité de publier vos annonces et de les diffuser sur Internet, sur votre site Web ou sur différents serveurs d annonces, comme le décrivent en détail nos note technique réf et L infrastructure technique utilisée, nommée plate-forme PagesIMMO, vous offre une autre fonctionnalité : celle de publier depuis La Solution Crypto les informations qui permettront à vos clients (propriétaires, copropriétaires, locataires) de consulter la situation de leur compte ou les événements de leur copropriété. Cette fonctionnalité, nommée Service Client, nécessite une phase de mise en place. Une fois le Service Client installé, vous publiez les informations à votre rythme, en fonction de la période de l année ou de la fréquence des événements dont vous souhaitez informer vos clients, ou bien à intervalle régulier de façon automatique. Vous pouvez consulter un exemple de Service Client à l adresse (les codes d accès sont fournis en annexe en fin de ce document). Sommaire Préambule...1 Sommaire...1 Ouverture de votre Service Client...1 Personnalisation de votre Service Client...1 Eléments graphiques...2 Intégration à votre site internet...2 Configuration de La Solution Crypto...3 Paramètres PagesIMMO...3 Activation...3 Convertir un Service Client depuis le mode de compatibilité...3 Première publication...4 Exploitation de votre Service Client...5 Information de vos clients...5 Mise à jour de votre Service Client...5 Publication de documents rattachés aux immeubles...5 Interface de publication...6 Annexe : codes d accès au service client de démonstration...8 Ouverture de votre Service Client Le Service Client fait l objet de la souscription à un abonnement auprès de Crypto, qui mettra en place les structures nécessaires lors de votre commande. Par défaut, à sa création votre Service Client présente un aspect générique et peut être testé à l aide des comptes d accès définis en annexe en fin de ce document. Personnalisation de votre Service Client Si la création de votre site Internet est réalisée par Crypto, nous nous chargerons naturellement de créer les éléments graphiques de personnalisation de votre Service Client. Dans le cas contraire, vous souhaiterez certainement communiquer les informations suivantes à votre prestataire afin qu il personnalise votre Service Client en fonction de votre site Web, ou qu il nous fasse parvenir les éléments nécessaires à cette personnalisation. Réf. : 0603c - 27/03/2009-1/8

2 Eléments graphiques Le Service Client a été conçu pour être totalement personnalisable. Tous les éléments (entête, pied, différentes zones) ont été conçus pour être visibles ou non, et positionnés librement dans la page. Cette personnalisation est réalisée par une feuille de style CSS dont vous trouverez un exemple à l adresse Les principales classes et ids définis sont les suivants. Pour personnaliser votre Service Client, votre prestataire doit nous faire parvenir la feuille de style qu il souhaite voir implantée, ou nous fournir son url. Nous pourrons ensuite lui communiquer la procédure pour qu il mette à jour lui-même cette feuille de style en fonction de l évolution de votre site. A noter : il existe des possibilités de personnalisation encore plus poussées, à base de transformation XSL. Nous consulter pour plus d informations. Intégration à votre site internet Outre la personnalisation graphique extrême présentée ci-dessus, vous pouvez intégrer le formulaire de connexion directement dans votre site web. Le code nécessaire est très simple : <form action=" <input type="hidden" name="refcabinet" value="54x99999" /> <input type="text" name="codeacces" value="" /> <input type="text" name="pwd" value="oui" /> Réf. : 0603c - 27/03/2009-2/8

3 <input type="submit" /> </form> Dans ce code, la valeur 54X99999 doit être remplacée par votre Numéro National (vous pouvez le retrouver dans Outils d administration > Administration > Paramètres de publication Annonces) Configuration de La Solution Crypto Paramètres PagesIMMO Peut-être publiez-vous déjà des annonces sur PagesIMMO ou sur votre site Web hébergé par Crypto : dans ce cas, vous pouvez passer cette section car les paramètres PagesIMMO sont déjà configurés. Dans le cas contraire, utilisez les indications qui vous ont été fournies pour configurer votre publication PagesIMMO : - Outils d administration > Administration > Paramètres publication Annonces - Remplissez les champs avec les codes de configuration figurant sur la confirmation d ouverture de compte qui vous a été transmise : Numéro national (également appelé Référence Cabinet sur la plateforme PagesIMMO), mot de passe, répertoire de publication de la forme /999/. - Cliquez sur Tester la connexion Validez votre configuration. Activation Une fois votre abonnement confirmé, vous devez réaliser les manipulations suivantes dans La Solution Crypto : - Outils d administration > Administration > Paramètres publication Service Client - Cochez la case Le service client a été activé par Crypto - Décochez la case Mode de compatibilité - Cliquez sur Tester la connexion Si cette étape se déroule avec un message de succès, n activez pas encore la publication automatisée : vous pourrez revenir sur cet écran ultérieurement. Configurez les données transférées avec en particulier les délais de calcul des soldes des comptes à publier. Validez votre configuration. Convertir un Service Client depuis le mode de compatibilité Si vous exploitiez déjà un Service Client avant la version de La Solution Crypto, vous avez été avisé que la nouvelle version de votre Service Client est désormais disponible et vous souhaitez la mettre à disposition de vos clients internautes. - Outils d administration > Administration > Paramètres publication Service Client - La case Le service client a été activé par Crypto est déjà cochée - Décochez la case Mode de compatibilité - Cliquez sur Tester la connexion Si cette étape se déroule avec un message de succès, n activez pas encore la publication automatisée : vous pourrez revenir sur cet écran ultérieurement. Configurez les données transférées avec en particulier les délais de calcul des soldes des comptes à publier. Jusqu alors, vos clients se connectaient sur avec un code d accès et un mot de passe qui étaient définis compte par compte. Ils vont désormais se connecter avec un code d accès et un mot de passe définis au niveau de l identité (en données complémentaires) et qui leur présentera l ensemble de leurs comptes propriétaire, copropriétaire, locataire. Réf. : 0603c - 27/03/2009-3/8

4 Première publication Puisque vous avez activé le Service Client dans La Solution Crypto, un nouveau bouton est apparu en pied de la liste des comptes : il se nomme Lien Internet. Comme pour les annonces, il permet d envoyer vers la plate-forme PagesIMMO les informations comptables des comptes à publier sur le Service Client. Vous pouvez définir dans l écran d un compte s il sera ou non publié sur votre Service Client : Vous pouvez également, depuis la liste des comptes, sélectionner un ensemble de comptes à publier ou dépublier, puis presser Ctrl (Pomme) tout en cliquant sur le bouton Lien Internet en pied de liste, puis sélectionner l option désirée. Les codes d accès et mots de passe des identités sont automatiquement générés (dans l onglet Plus des Identités). Vous pouvez, si nécessaire, les modifier manuellement et librement. Vous pouvez désormais utiliser le bouton Lien Internet pour effectuer votre première publication sur votre nouveau Service Client, puis vous connecter avec les informations d un de vos clients pour vérifier que la publication répond à vos attentes. Lorsque le transfert est achevé, vous avez réalisé votre première publication vers votre Service Client. Après avoir validé le fonctionnement, vous pouvez si vous souhaitez activer la publication d un plus grand nombre de comptes en réalisant les mêmes manipulations. Réf. : 0603c - 27/03/2009-4/8

5 Exploitation de votre Service Client Information de vos clients Pour que vos clients puissent se connecter à votre service client, vous devez leur communiquer leurs identifiants de connexion, qui proviennent de leur fiche Identité. Les variables à utiliser, par exemple dans un mailing réalisé depuis la liste des identités, sont : - pour afficher le code d accès : VDC(10 ; [Tiers]Idref ; "PagesIMMO:Code accès") - pour afficher le mot de passe : VDC(10 ; [Tiers]Idref ; "PagesIMMO:Mot de passe") Vous pouvez également rappeler ces variables dans tout courrier émis vers vos clients en les intégrant dans les modèles d événement correspondants. Mise à jour de votre Service Client Vous devez utiliser un poste qui possède un accès à Internet. Nous recommandons un accès relativement rapide du fait du volume d informations à transmettre (toute liaison ADSL est suffisante). Depuis la liste des comptes, quel que soit le module applicatif dans lequel vous vous trouvez, cliquez sur le bouton Lien Internet qui se trouve en pied de liste. Le logiciel prépare les informations à émettre, puis se connecte au serveur et réalise la mise à jour du Service Client. Une dizaine de minutes plus tard, la mise à jour est installée sur votre Service Client. Vous pouvez également configurer la publication automatique de votre Service Client, configurée en Administration. Notez qu il n est en général pas indispensable de publier tous les jours les relevés de compte, une fois par semaine étant une fréquence amplement suffisante Il peut néanmoins arriver que vous souhaitiez interrompre momentanément la publication, par exemple en périodes d appel de loyers ou d appels de fonds. Sans toucher à la configuration du service client, Ctrl-Lien Internet vous permet de Verrouiller la publication : aucune publication n aura lieu tant que ce verrouillage sera posé. Pour déverrouiller, il faudra connaître le mot de passe que vous avez saisi dans les paramètres de publication du Service Client. Publication de documents rattachés aux immeubles Vous pouvez publier toutes formes de documents, nommés de façon générique Informations, qui apparaîtront, dans le Service Client, lorsque votre client internaute cliquera sur un immeuble. Cette section fournit des informations détaillées qu il est bon de connaître, mais la section suivante présente une interface qui permet de générer des informations. Les informations publiées sur un immeuble proviennent : - des dossiers qui sont rattachés à cet immeuble et non rattachés à un lot - de la visite en image de ces dossiers - des images ou fichiers, dont le numéro est entre 001 et 099, qui sont cochés Internet L image ou le fichier est envoyé au Service Client, dans une section qui correspond au Type de dossier. Le titre et la description de l image ou du fichier sont également envoyés. Certaines informations n ont pas à être visibles par tous vos clients (exemple un PV d AG n a pas à être visible par un locataire). Aussi, La Solution Crypto détermine automatiquement trois catégories de niveaux d accès : - un locataire est rattaché au niveau 0 (zéro) - un propriétaire en gérance ou un copropriétaire en syndic est rattaché au niveau 1 - un membre du conseil syndical est rattaché au niveau 2 - le président du conseil syndical est rattaché au niveau 3 Réf. : 0603c - 27/03/2009-5/8

6 Pour chaque information, vous pouvez décider de quels sont les clients à qui elle sera présentée à l aide du deuxième chiffre de sa référence : - si ce deuxième chiffre est 0 (donc une référence entre 001 et 009), tout le monde pourra voir l information. - si ce deuxième chiffre est 1 (donc une référence entre 010 et 019), les locataires (dont le niveau d accès est zéro) ne pourront pas la voir. - si ce deuxième chiffre est 2 (donc une référence entre 020 et 029), les locataires et les propriétaires (dont le niveau d accès est insuffisant) ne pourront pas la voir. - etc Interface de publication Toujours en pressant Ctrl (Pomme) au moment de cliquer sur le bouton Lien Internet, vous pouvez sélectionner dans le menu déroulant qui apparaît l option Interface de publication. Cette option présente une fenêtre qui vous permet de configurer, en un seul écran, les différentes informations à publier. Cette fenêtre comporte deux onglets : Identités et Immeubles. Onglet «Identités» Réf. : 0603c - 27/03/2009-6/8

7 Cet onglet vous permet de définir un message d accueil qui sera présenté pour tous vos clients, ainsi que, client par client : - le code d accès et le mot de passe de ce client - un éventuel message personnalisé - la possibilité de cesser de publier ce client sur votre Service Client - l accès direct à son Service Client Onglet «Immeubles» Cet onglet permet de définir, immeuble par immeuble, les informations que vous souhaitez publier sur l immeuble. Les informations étant «portées» par des dossiers rattachés à l immeuble, ces dossiers doivent exister préalablement. Pour publier une information qui apparaîtra lorsque votre client consulte la page d un immeuble : - sélectionner la ligne correspondant à l immeuble - sélectionner le dossier sur lequel l information sera mémorisée. Le type du dossier sera utilisé comme regroupement ; toutes les informations sur des dossiers de même type seront présentées ensemble. - utiliser le bouton Ajouter un fichier, Ajouter une image ou Ajouter un texte. - dans la fenêtre qui s ouvre, et qui correspond à une fenêtre de «visite en images» du dossier sélectionné, charger le document ou la photo, saisir le titre et le texte qui constituent l information et valider : cette information sera désormais publiée dans votre Service Client. - vous pouvez définir qui aura la possibilité de visualiser cette information avec le menu déroulant «visible par». - vous pouvez interrompre la parution de cette information en retirant la croix à droite de la ligne correspondante. Réf. : 0603c - 27/03/2009-7/8

8 Annexe : codes d accès au service client de démonstration Vous pouvez utiliser les codes d accès suivant, avec pour tous le mot de passe «oui», pour tester le fonctionnement du Service Client : PIERREPROPRIETAIRE ALOXECORTONDENISE LAFITTEALEXIS YQUEMCHARLES LATOUR BRIONJEANNETTE CLIQUOTMATHILDE LEPITREABEL MORGONCHARLES PINOTJULES PETRUSPIERRE TRISTANLOCATAIRE MEURSAULTJEANNINE TRILLONBERNARD BROUILLYALFRED DESCHAMPSEMILE CONTANTANTOINE ROLINMARIE THIBAULTLECOSTAUD LAURADOPERA DERLONANDRE ADRIENLEMALIN Réf. : 0603c - 27/03/2009-8/8