Les comptes doivent être créés avant toute autre manipulation

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1 e-prelude.com Comptabilité générale Le module de comptabilité générale Une comptabilité générale complète intégrée aux processus de gestion Facturation et règlements clients et fournisseurs, gestion des stocks, suivi de production depuis la saisie des écritures jusqu à l édition des états de synthèse Utilisable à tous les niveaux du logiciel ainsi qu en mode Négoce Niveau A : intégration de la comptabilité Tiers Niveau B (qui comprend les valorisations en coût standard) : comptabilisation des stocks Niveau C (hors Négoce) : comptabilisation de la production 1 2 Principes Plan comptable (comptes paramétrables) Journaux comptables (paramétrables) Centres de coût pour ventilation analytique des écritures Rattachement des s à des s qui supportent des comptes Rattachement des clients / fournisseurs à des s qui supportent des comptes Journaux spéciaux pour tous les mouvements de stock et pour les A-nouveaux(créés par défaut) Comptabilité des stocks et de la production en coût standard Les exercices comptables correspondent nécessairement à des années civiles Les arrêtés sont mensuels ; on ne procède à aucune clôture d arrêté Les comptes doivent être créés avant toute autre manipulation Le plan comptable Numéro de compte Position de compte utilisé pour la clôture annuelle Nature de compte utilisé pour les liens avec les autres entités (Tiers, Centres de coût) Fonctionnement du compte utilisé pour le lettrage Possibilité de créer des comptes de regroupement pour effectuer automatiquement des totaux de comptes 3 4 La liste des comptes L arborescence des comptes 5 6 1

2 Les journaux comptables Code du journal Cadre variant selon le type de journal Permet de définir des comptes mouvementés automatiquement Permettent d éviter des erreurs de saisie d écritures Permettent de regrouper les écritures par nature et de définir les paramètres de saisie Les journaux comptables On doit créer un journal d achat (ou plusieurs par s de fournisseurs) Indiquer un numéro de compte pour recevra les escomptes obtenus [J1] On doit créer un journal de vente (ou plusieurs par s de clients) Indiquer un numéro de compte pour recevra les escomptes accordés [J2] On doit créer un journal financier (ou plusieurs par type de règlement) Indiquer un numéro de compte qui recevra les mouvements financiers [J3] Un journal STOC est créé automatiquement Indiquer un numéro de compte pour recevra le solde des compte réfléchis de la comptabilisation de la production et des stocks [J4] Indiquer un numéro de compte qui recevra les différences de valorisation des stocks lorsque l on recalcule les coûts standards [J5] Un journal ANVX (A nouveaux) est créé automatiquement ; il sert lors de la clôture annuelle Indiquer les numéros de compte qui recevront le bénéfice [J6] ou la perte de l exercice [J7] 7 8 Journaux d achat Journaux de vente [J1] [J2] On peut créer plusieurs journaux de vente selon les s de fournisseurs On peut créer plusieurs journaux de vente selon les s de clients 9 10 Journaux financiers Le journal STOC [J3] [J4] [J5] Journaux qui recevront les écritures de règlement des clients et de paiement des fournisseurs selon le mode de paiement / règlement Reçoit toute les écritures automatiques provenant de la gestion des stocks et de la production

3 Le journal ANVX Mise en place de la comptabilité clients / fournisseurs [J6] [J7] Reçoit les écritures de reprises des soldes des comptes lors de la clôture annuelle Créer les compte de TVA déductible [T1] et collectée [T2] ; ils doivent être de nature «normal» Entrer dans la table des TVA ces compte pour chaque code TVA correspondant à un taux de TVA Créer les comptes d achat [A1], de vente [A2] Ils peuvent être définis comme entrant dans un centre de coût si l option Valorisation est activée Entrer ces comptes dans la table des s d s Les comptes [A3] à [A11] seront définis plus loin La table des taux de TVA La table des modes de règlement Comptes normaux [T1] [T2] Pour calculer la date de valeur La table des s d s Mise en place de la comptabilité [A1] [A2] Créer les compte collectifs Clients [C1] et Fournisseurs [F1] avec la nature correspondante Facultativement (et si l option Valorisation est activée), créer un ou plusieurs centres de coûts pour ventiler les ventes et les achats selon les s clients et fournisseurs Les comptes [A1] et/ou [A2] doivent alors être définis comme entrant dans un centre de coût

4 La table des s de clients Ecriture de Facture Client Clients d s Si [A2] défini comme entrant dans un CC CC définit au niveau de la Clients [C1] 411 Clients / Client [A2] 700 Ventes / CC [C1] Obligatoire si le compte [A2] est défini comme entrant dans un centre de coût Montant TTC 337,81 [J2] Esc. accordés Montant escompte 6,00 niveau du journal de vente Montant HT 294,00 [T2] TVA collectée table des taux de TVA Montant TVA 43,81 Ecriture passée sur le journal défini au client Facturation Client Facture Client Plusieurs journaux de vente possibles selon les s de clients Plusieurs comptes collectifs possibles selon les s de clients Plusieurs comptes de vente possibles selon les s d s Plusieurs comptes de TVA possibles selon les taux de TVA (rattachés aux s d s) Facture Client en comptabilité Ecriture de Règlement Client de clients niveau du journal financier du mode de paiement [C1] 411 Clients / Client Montant TTC [J3] 512 Banque Montant TTC Ecriture passée sur le journal défini au niveau du mode de règlement

5 Règlement Client Règlement Client en comptabilité Les comptes clients Les comptes clients Possibilité de lettrage des écritures - manuellement - automatiquement Possibilité de lettrage des écritures - manuellement - automatiquement La table des s de fournisseurs Enregistrement facture fournisseur [F1] 401 Frns / Frn [A1] 600 Achats / CC [F1] Obligatoire si le compte [A1] est défini comme entrant dans un centre de coût de fournisseurs niveau du journal d achat Montant TTC 1172,08 [J1] Esc. accordés Montant escompte 20,00 Montant HT 980,00 table des taux de TVA [T1] TVA déductible Montant TVA 192,08 Si [A1] défini comme entrant dans un CC CC définit au Fournisseurs Ecriture passée sur le journal défini au fournisseur

6 Facturation Fournisseurs Enregistrement factures fournisseur Plusieurs journaux de vente possibles selon les s de fournisseurs Plusieurs comptes collectifs possibles selon les s de fournisseurs Plusieurs comptes d achat possibles selon les s d s Plusieurs comptes de TVA possibles selon les taux de TVA (rattachés aux s d s) Si les stocks sont gérés, des mouvements comptables sont générés (voir plus loin) Enregistrement factures fournisseur en comptabilité Ecriture de Paiement fournisseur de fournisseurs niveau du journal financier du mode de paiement [F1] 401 Frns / Frn Montant TTC [J3] 512 Banque Montant TTC Ecriture passée sur le journal défini au niveau du mode de règlement Paiement fournisseur Paiement fournisseur en comptabilité

7 Les comptes fournisseurs Les comptes fournisseurs Possibilité de lettrage des écritures - manuellement - automatiquement Possibilité de lettrage des écritures - manuellement - automatiquement Comptabilisation des mouvements de stock La table des s d s On doit disposer de l option de commercialisation B L option Valorisation doit être activée et les coûts standards des s doivent avoir été calculés Mouvements concernés : Entrée simple (non planifiée) Sortie simple (non planifiée) Ajustement d inventaire Expédition de marchandises Réception de marchandises Les écritures sont passées sur le journal STOC Les coûts standards des s doivent être à jour [A1] [A2] [A3] [A4] [A5] [A6] [A7] La table des s d s Entrée non planifiée (ES) Compléter la table des s d s [A3] : compte qui reçoit les valorisations de tous les mouvements de stock au coût standard C est un compte de bilan Actif (classe 3) On peut créer des comptes différents selon les s de produits [A4] : compte de coût de revient des marchandises vendues [A5] : compte d achats stockés [A6] : compte d écart sur achat [A7] : compte d ajustement d inventaire Les comptes [A4] à [A7] sont des comptes spéciaux On peut les regrouper dans la classe 9 Ils peuvent être ventilés en centres de coûts Si [A5] défini comme entrant dans un CC. CC saisi [A5] 9xx Achats stockés /CC au Coût std [A3] 3xx Stock au Coût std

8 Entrée non planifiée (ES) Sortie non planifiée (SS) Si [A5] défini comme entrant dans un CC. CC saisi [A5] 9xx Achats stockés /CC au Cstd [A3] 3xx Stock au Cstd Sortie non planifiée (SS) Ajustement d inventaire (IN) [A7] 9xx Ajustement /CC au Cstd Si <0 Si [A7] défini comme entrant dans un CC. CC saisi au Cstd Si >0 [A3] 3xx Stock au Cstd Si >0 au Cstd Si < Ajustement d inventaire (IN) Expéditions de marchandises Mouvement SC (sortie sur commande) Un compte de stock par d On crédite le compte de stock [A3] On débite le compte Coût de revient de marchandises vendues (par CC) [A4] Au coût standard

9 Expédition (SC) Expédition (SC) Clients [A4] 9xx CRMV* / CC au Coût std [A3] 3xx Stock au Coût std * Coût de revient des marchandises vendues Réceptions de marchandises Réception (EC) Mouvement EC (entrée sur commande) On débite le compte de stock [A3] On crédite d achats stockés (par CC) [A5] Au coût standard Si [A5] défini comme entrant dans un CC CC défini au Fournisseurs [A5] 9xx Achats stockés /CC réelle [A3] 3xx Stock au coût std Réception (EC) Réception de la facture fournisseur On débite ou on crédite le compte d achats stockés (par CC) [A5] On crédite ou on débite le compte d écart (par CC) [A6] Pour l écart de prix entre le prix payé et le coût standard

10 Réception de la facture fournisseur Comptabilisation de la production Si [A5] défini comme entrant dans un CC CC défini au Fournisseurs [A5] 9xx Achats stockés /CC Différence réelle valeur std [A6] 9xx Ecarts sur achats /CC Différence réelle valeur std Si [A6] défini comme entrant dans un CC CC défini au Fournisseurs La comptabilisation de la production suppose de définir 4 nouveaux comptes spéciaux par d [A8] Compte d en-cours (/CC) Enregistre la valeur des en-cours de production au coût standard [A9] Compte Coût de production (/CC) Enregistre les coûts réels de production [A10] Compte de Différence par rapport au coût standard (/CC) Enregistre les différences entre les coûts standards de produits fabriqués et les coûts réels de production [A11] Compte de coût des rebuts (/CC) Enregistre les coûts des rebuts de production (à leur valeur standard) Non accessible en mode Négoce La table des s d s Comptabilisation de la production [A1] [A2] [A3] [A4] [A5] [A6] [A7] [A8] [A9] [A10] [A11] Opérations donnant lieu à mouvements comptables Sortie des composants sur OF Déclarations de production Passage de pièces au poste suivant Entrée de pièces en magasin Toutes les écritures sont passées sur le journal STOC Les coûts standards des centres de coût doivent être à jour Les coûts standards des centres de coût Sortie composants Mouvement de type SR On crédite le compte de stock [A3] défini au de chaque composant On débite le compte d en-cours [A8] par centre de coût Le centre de coût est celui du poste destinataire du composant (souvent le premier poste de la gamme) Au coût standard des composants

11 Sortie composants sur OF Déclarations de production niveau de la du composant [A8] 9xx Encours / CC au Coût std CC du poste destinataire du composant niveau de la du composant [A3] 3xx Stock au Coût std On débite le compte d en-cours [A8] du CC On crédite le compte coût de production [A9] du CC Par type de coût (MO réglage, MO directe, machine) On calcule les coûts Temps déclaré * taux standard du CC pour le type de coût Déclarations de production Déclarations de production [A8] 9xx Encours / CC Temps réels * taux CC [A9] 9xx Coût de prod./ CC Temps réels * taux CC Le centre de coût est celui du poste de charge sur lequel on fait la déclaration Passage au poste suivant Passage au poste suivant On transfère au poste suivant ou dans le stock, la quantité bonne à son coût standard à l opération (cf. Tableau des coûts de la gamme) On crédite le compte d en-cours du poste origine de la quantité bonne transférée à son coût standard à l opération On débite le compte d en-cours du poste suivant de la même valeur CC du poste origine [A8] 9xx Encours/ CC Quantité transférée [A8] 9xx En-cours/ CC Quantité transférée CC du poste destinataire

12 Déclaration de rebuts On crédite le compte d en-cours [A8] On débite le compte de coût des rebuts [A11] à la valeur des s rebutés à l opération Centre de coût du poste de la déclaration [A8] 9xx Encours / CC Quantité rebutée [A11] 9xx Rebuts / CC Quantité rebutée Entrée en stock On débite le compte de stock [A3] de la quantité entrée au coût standard de l On crédite le compte d en-cours du CC [A8] de la dernière opération au coût de production Compte de différence de coût [A10] Si la production respecte parfaitement les temps standards définis dans les gammes et si les consommations de composants sont celles qui sont définies dans les nomenclatures, le compte de différence de coût est nul [A8] 9xx Encours / CC Qté entrée Entrée en stock [A3] 3xx Stocks Qté Entrée au Coût std [A10] 9xx Différence/standard Différence ou Différence Saisie d écritures On peut saisir ou modifier n importe quelle écriture La saisie est différente selon le type de journal Les zones saisies par ligne sont les suivantes : Type de pièce Numéro de pièce Libellé de la pièce Compte mouvementé Pour les comptes collectifs clients et fournisseurs, code du client ou du fournisseur (qui doit figurer dans le fichier correspondant) Pour les comptes qui entrent dans un centre de coût, code du centre de coût (qui doit figurer dans le fichier correspondant) Montant débit ou montant crédit Date d échéance ou de valeur Intervention directe dans les comptes Saisie d écritures On peut saisir et modifier n importe quelle écriture On peut ajouter des lignes aux écritures automatiques des journaux STOC et ANVX

13 Saisie d écritures Saisie différente selon le type de journal Journaux Achat / Vente On ne saisit que sur la première ligne le type de pièce, le numéro de pièce et le libellé Journaux financiers On ne saisit pas la contrepartie qui est passée automatiquement sur le compte défini au niveau du journal Journaux de type OD On saisit librement toutes les zones On ne peut enregistrer un écriture que si elle est soldée (somme des débits égale à somme des crédits) Toutes les écritures sont modifiables (sauf sur les journaux STOC et ANVX) Modèles d écritures Permettent de faciliter la saisie d écritures répétitives Entrée de formules de calcul des montant des lignes Interrogation de compte Le lettrage Le lettrage consiste à attribuer à un groupe de lignes dont le solde est nul le même code de lettrage (4 lettres affectées automatiquement) Lettrage manuel Cliquer sur les lignes à lettrer On ne peut enregistrer le lettrage que si le solde est nul Lettrage automatique Le système propose plusieurs méthodes qui recherchent des groupes de lignes dont le solde est nul (se reporter à la documentation) Cumul des comptes Interrogation des centres de coût Affiche les cumuls mensuels Pour les comptes collectifs, permet de voir les cumuls des comptes individuels

14 Cumuls des centres de coût Balance générale Clôture analytique Clôture de fin de période On solde tous les comptes spéciaux (de classe 9) par le compte de classe 6 défini au niveau du journal STOC On reprend sur le journal ANVX le solde de tous les comptes de bilan que l on reporte que le nouvel exercice On calcule le solde de tous les comptes de charges et de produits On passe ce solde soit dans le compte Bénéfice de l exercice [J6] soit dans le compte Perte de l exercice [J7] (définis sur le journal ANVX) Mise à jour des coûts standards Etats comptables Lorsque l on effectue une nouvelle implosion des coûts avec mise à jour des coûts standards, les stocks sont réévalués ce qui fait apparaître une différence de valorisation Le compte de stock [A3] est débité (si la différence est positive) ou crédité (si la différence est négative) de la différence Le compte d écart de réévaluation [J5] (défini au niveau du journal STOC) reçoit la contrepartie On peut sortir un compte de résultat par CC et global Grand Livre / Balance générale / Bilan

15 Etats comptables On peut créer des états comptables entièrement paramétrables Etats comptables Editions Editions paramétrables De la liste des écritures Des journaux Des Grands Livres et Balances des comptes collectifs Du Grand Livre et de la Balance Générale Les éditions incluent - les journaux, - les grands livres, - les balances généraux, tiers et analytiques Editions Enregistrement de la structure comptable Pour utiliser la même structure comptable dans plusieurs dossiers, on peut sauvegarder la structure comptable du dossier courant sous forme d un fichier texte que l on peut importer dans un autre dossier La structure comptable comprend : Les comptes Les journaux Les tables de TVA, de modes de règlement, de conditions de paiement, de s d s, de clients et de fournisseurs Les modèles d écritures Les définitions des états comptables (affichés à l écran) 89 15