GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

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1 Section 1 : Chapitre 1 : Achat avec avance de fonds Chapitre 2 : Achats locaux < XXX Emission du bon de Chapitre 3 :Achats locaux > XXX Marchés - Emission du bon de Chapitre 4 : Achats extérieurs Emission du bon de Chapitre 5 : Achats locaux Réception de la Chapitre 6 : Achats extérieurs Réception de la Chapitre 7 : Agrément des fournisseurs

2 Propriétaire du Processus CYCLE : 01 / Novembre 2010 Achat avec avance de fonds S'assurer que les avances de fonds sont justifiées et correctement comptabilisées Avances de fonds non justifiées Toutes les avances de fonds sont soldées et justifiées ETAPES : INTERVENANTS : TACHES : DESTINATION : OUTPUTS/DOCS SUPPORTS : 1. Demande d'avance de fond Chef de centre/ chef de service demandeur Chef du département des centres secondaires Etablir une demande d'avance de fonds Joindre le budget prévivisionnel du centre et l'état d'engagement du budget Signer la demande d'avance de fonds et la transmettre au Chef du département des centres secondaires Viser la demande d'avance de fonds et la transmettre au Directeur des exploitations Chef du département des centres secondaires / Chef de département Directeur des exploitations Fiche de demande d'avance de fonds budget prévivisionnel du centre et l'état d'engagement du budget Directeur des exploitations Contrôler la demande, la présence des visas Signer la demande d'avance de fonds et la transmettre au Département des Département des 2. Validation de la demande d'avance de fonds Service des approvisionnements et des achats Département des ressources humaines / Section comptabilité analytique et budget Contrôler l'opportunité et la conformité de la demande ainsi que la cohérence des documents transmis ( budget prévisionnel du centre et l'état d'engagement du budget) S'assurer notamment que les approvisionnements visés par la demande ne peuvent être pris en charge directement par le service des achats. Signer la demande et la transmettre au: - Département des ressources humaines - Département comptabiliét et Viser la demande d'avance de fonds et la transmettre au Directeur des exploitations Contrôler l'opportunité et la conformité de la demande ainsi que la cohérence des documents transmis ( budget prévisionnel du centre et l'état d'engagement du budget) Viser la demande d'avance de fonds et la transmettre au Directeur des exploitations Département des ressources humaines Département comptabilité et DG Fiche de demande d'avance de fonds Fiche de demande d'avance de fonds DG Vérifier la cohérence de la demande et contrôler les visas Valider la demande, signer et transmettre au Directeur des exploitations Directeur des exploitations Fiche de demande d'avance de fonds signée 4- Dépôt de la demande signée Demandeur Déposer la demande au service trésorerie Service trésorerie Fiche de demande d'avance de fonds signée Verifier les visas sur la demande et sur le budget previsionnel 5. Remise de fonds Service trésorerie Etablir le recu de decaissement Demandeur Obtenir la decharge du servide demandeur Remettre les fonds Classer la copie d'avance de fonds recu de decaissement Copie de la demande de fonds déchargée Chrono des avances de fonds Chaque fin de mois

3 des services Achats locaux < XXX Emission du bon de Service demandeur Exprimer ses besoins sur le formulaire de "Demande de matériel " ou "Demande de service " en deux exemplaires Elle comporte les informations suivantes: - le service demandeur - la désignation exacte du bien et/ou service - les caractéristiques - les quantités demandées Chef de service demandeur Demande de matériel ou "Demande de service" Chef de service demandeur Signer la demande de matériel ou demande de service et la transmettre au Service Approvisionnements Faire archiver la copie de la demande transmise Service Approvisionnements et Achats Demande de matériel ou "Demande de service" 1. Expression des besoins Transmettre la demande de matériel ou de service au service Magasins éventuellement avec une note apportant des précisions sur la demande. Service Magasins Demande de matériel ou "Demande de service" Service Magasins Vérifier: - les éléments contenus dans la demande de matériel - l'existence de biens demandés dans les stocks Indiquer son avis par un commentaire sur la demande, notamment si le niveau du stock de sécurité sera atteint après exécution de la demande Viser la demande et la transmettre au SAA Service Approvisionnements et Achats Demande de matériel ou "Demande de service" visée par le service magasin Si le matériel demandé n'existe pas dans les stocks procéder à la sélection des fournisseurs 2. Consultation des fournisseurs Consulter le fichier fournisseurs locaux agréés: Faire une préselection de 3 fournisseurs selon les critères suivants: - délais de livraison - prix moyens - notation des prestations antérieures Si la liste des fournisseurs n'offre pas assez de choix étendre la sélection à d'autres fournisseurs qui ne sont pas encore agréés. Envoyer des consultations (demande de facture proforma ou devis) en précisant la désignation du matériel, les référnces du matériel, la ou les quantité(s). La réponse du fournisseur devra indiquer les informations suivantes: - l'indication des prix (HT et TTC) - Devis des travaux à realiser - les conditions et modalités de paiement - le délai de livraison Fournisseur Fichier des fourniseurs locaux agréés Liste de fournisseurs présélectionnés Consultation factures proforma Recevoir les réponses des fournisseurs Examiner les offres des fournisseurs et élaboration de la fiche d'analyse des offres. Le choix se fait selon les critères suivants: prix, qualité, modalité de paiement, délais de règlement, etc. La fiche doit indiquer l'évaluation de chaque critère par fournisseur et expliquer le choix du fournisseur retenu. Le choix du prix devra notamment tenir compte de la mercuriale de prix de la STE. Réponse des fournisseurs Fiche d'analyse des offres PV de dépouillement

4 des services Achats locaux < XXX Emission du bon de Préparer une note de présentation de l'achat reprenant les principales infirmations et listant les documents justificatifs: - le service demandeur - la nature du matériel ou de la prestation - les quantités - le fournisseur retenu et le prix correspondant Vérifier en consultant l'état des engagements qu'il existe un budget pour la dépense à engager. Si oui, indique le code d'imputation budgétaire Si non, indiquer l'opportunité de la dépense et la necessité de dépassement budgétaire en proposant un code d'imputation Note de présentation de l'achat état des engagements budgétaires. 3- Validation du dossier d'achat Joindre les élements suivants à la note de présentation: - un exemplaire de la fiche d'analyse des offres et/ou le PV de dépouillement - L'original de la demande de matériel ou de service - les factures proforma - les devis Examiner la note de présentation et les documents justificatifs, s'assurer de leur cohérence avec la demande de matériel ou de service S'assurer que le processus de sélection est conforme Apprécier l'opportunité de la dépense Vérifier la disponibilité d'une ligne budgétaire Dossier de demande d'achat Exemplaire de la fiche d'analyse des offres et/ou le PV de dépouillement Original de la demande de matériel ou de service Factures proforma Devis Service comptabilité analytique et budget Signer le formulaire de demande d'acha t, viser la note de présentation, viser l'offre fournisseur retenue et la fiche d'analyse des offres et transmettre le dossier: 1. Au DG en cas de dépassement budgétaire 2. Au Service comptabilité analytique et budget Examiner le dossier de et effectuer les contrôles suivants: - S'assurer que le processus de sélection est conforme - Vérifier la disponibilité d'une ligne budgétaire - s'assurer de la présence de toutes les signatures et visas - Vérifie les codes d'imputation budgétaire et analytique Mettre à jour l'état de suivi des engagements Apposer le cachet "BUDGET" sur le bon de et le transmettre au service approvisionnement et achats pour émission du bon de Cas de dépassement budgétaire Examiner le dossier de demande d'achat (opportunité, régularité, existence des signatures) et signer le formulaire de demande d'achat et retourner le dossier au Service comptabilité analytique et budget Chef de service comptabilité Dossier de demande d'achat état de suivi des engagements mis à jour Bon de avec la mention "BUDGET" Dossier de demande d'achat validé Emettre le bon de et le transmettre au pour signature en y joignant le dossier d'achat validé Bon de Vérifier la cohérence du bon de avec le dossier d'achat validé Signer le bon de et le transmettre au et Achats pour ventilation Service Approvisionnements et Achats Bon de signé 4. Emission du bon de

5 des services Achats locaux < XXX Emission du bon de 4. Emission du bon de Enregistrer la dans le fichier de suivi des s en précisant notamment: le n de, le non du fournisseur et ses contacts, la date de livraison, les références, prix et quantités de matériel ou de service. Ventiler le bon de comme suit: - Original à transmettre au fournisseur - une copie à adresser au Chef de département Comptabilité et Finances - une copie à adresser au Service magasin en cas de demande de matériel ou au service demandeur en cas de demande de service Fournisseur Chef de département Comptabilité et Finances Chef Département des Affaires et Services Généraux fichier de suivi des s Bon de signé 5. Traitement du bon de Service magasin Chef Département des Affaires et Services Généraux Recevoir le bon de et intégrer la dans le fichier de suivi des livraisons Classer le bon de dans le chrono des livraisons en attente Fait suivre le bon de au service demandeur en cas de demande de service Examiner le dossier de et s'assurer que tous les contrôles ont été effectués. Service demandeur Chrono des livraisons à recevoir chef de service comptabilité Viser le bon de et le transmettre au Service des Approvisionnements et des achats Transmettre une copie pour archivage au Service comptabilité analytique et budget dans le chrono des engagements dans l'attente de son exécution Service comptabilité analytique et budget Service de approvisionnements Bon de

6 Département des Etudes Générales et des Marchés Achats locaux > XXX Marchés - Emission du bon de Service demandeur Exprimer ses besoins sur le formulaire de "Demande de matériel " ou "Demande de service " en deux exemplaires Elle comporte les informations suivantes: - le service demandeur - la désignation exacte du bien et/ou service - les caractéristiques - les quantités demandées Chef de service demandeur service" 1. Expression des besoins Chef de service demandeur Signer la demande de matériel ou demande de service et la transmettre au au Service des Appels d Offres, des Consultations et du Suivi des Commandes Faire archiver la copie de la demande transmise Service des Appels d Offres, des Consultations et du Suivi des Commandes () service" Service Magasins Transmettre la demande de matériel ou de service au service Magasins Service Magasins éventuellement avec une note apportant des précisions sur la demande. Vérifier: - les éléments contenus dans la demande de matériel - l'existence de biens demandés dans les stocks Indiquer son avis par un commentaire sur la demande, notamment si le niveau du stock de sécurité sera atteint après exécution de la demande Viser la demande et la transmettre au service" service" visée par le service magasin 2. Consultation des fournisseurs Etudes Générales et des Marchés Pour les achats locaux consulter le fichier fournisseurs locaux agréés: Faire une préselection de 3 fournisseurs selon les critères suivants: - délais de livraison - prix moyens - notation des prestations antérieures Si la liste des fournisseurs n'offre pas assez de choix étendre la sélection à d'autres fournisseurs qui ne sont pas encore agréés. Préparer un dossier d'appel d'offre : - Rédiger le cahier des charges ou les termes de référence en association avec le service demandeur - Créer les lots si applicable - Définir les critères de choix des soumissionnaires Soumettre le dossier à la validation du Etudes Générales et des Marchés Sassurer que: - que le processus de préselection des soumissionnaires est conformer - le dossier d'appel d'offres est complet - le cahier des charges comporte toutes les information s requises - les critères de choix sont pertinents Etudes Générales et des Marchés Fichier des fourniseurs locaux agréés Liste de soumissionnaires Dossier d'appel d'offres: Liste de soumissionnaires, Cahier des charges Envoyer les appel d'offres restreints ou appels d'offre en précisant la désignation du matériel, les référnces du matériel, la ou les quantité(s). La réponse du fournisseur devra indiquer les informations suivantes: - l'indication des prix (HT et TTC) - Devis des travaux à realiser - les conditions et modalités de paiement - le délai de livraison Fournisseur Consultation ou appels d'offres Dossiers de, factures proforma Désigner une commission pour le dépouillement des offres Convocation de la commission de dépouillement des offres Commission de dépouillement des offres Examiner les offres des fournisseurs et élaboration de la fiche d'analyse des offres. Le choix se fait selon les critères suivants: prix, qualité, modalité de paiement, délais de règlement, etc. La fiche doit indiquer l'évaluation de chaque critère par fournisseur et expliquer le choix du fournisseur retenu Fiche d'analyse des offres PV de dépouillement

7 Département des Etudes Générales et des Marchés Achats locaux > XXX Marchés - Emission du bon de Préparer une note de présentation du marché reprenant les principales informations et listant les documents justificatifs: - le service demandeur - la nature du matériel ou de la prestation - les quantités - le fournisseur retenu et les conditions correspondantes (prix, délais; règlement, etc.) Note de présentation de l'achat 4. Choix du fournisseur Transmet le dossier de demande d'achat pour validation au Chef Chef de Département des Vérifier qu'il existe un budget pour la dépense à engager. Si oui, indique le code d'imputation budgétaire Si non, indiquer l'opportunité de la dépense et la necessité de dépassement budgétaire en proposant un code d'imputation état de suivi des engagements budgétaires. Joindre les élements suivants à la note de présentation: - un exemplaire de la fiche d'analyse des offres et/ou le PV de dépouillement - L'original de la demande de matériel ou de service - les dossiers des soumissionnaires Examiner la note de présentation et les documents justificatifs, s'assurer de leur cohérence avec la demande de matériel ou de service S'assurer que le processus de sélection est conforme Apprécier l'opportunité de la dépense Vérifier la disponibilité d'une ligne budgétaire Signer le formulaire de demande d'achat, viser la note de présentation, viser l'offre fournisseur retenue et la fiche d'analyse des offres et transmettre le dossier des résultats d'appel d'offres Dossier de demande d'achat Exemplaire de la fiche d'analyse des offres et/ou le PV de dépouillement Original de la demande de matériel ou de service Dossier d'appel d'offre des fournisseurs SAA/ dossier des résultats d'appel d'offres Examiner le dossier des résultats d'appel d'offres (opportunité, régularité, existence des signatures) et signer le formulaire de demande d'achat dossier des résultats d'appel d'offres validé Initie une lettre de notification du marché et la transmettre pour ventilation à son secrétariat: Adresser une demande d'établissement du marché au Département des Affaires Juridiques et du Contentieux Secrétariat DG lettre de notification du marché Affaires Juridiques et du Contentieux demande d'établissement du marché 5. Notification du choix du fournisseur Secrétariat DG Transmettre au founisseur la lettre de notification du marché à laquelle sont joints les factures proformas, devis quantitatifs et estimatifs des travaux, présentation du fournisseur et autres spécification du matériel choisi: - Au fournisseur - Au Département des Etudes Générales et des Marchés - Au Département des Affaires et Services Généraux Fournisseur Département des Etudes Générales et des Marchés Département des Affaires et Services Généraux Lettre de notification du marché, factures proformas, devis quantitatifs et estimatifs des travaux, présentation du fournisseur et autres spécification du matériel choisi Affaires Juridiques et du Contentieux Rédiger le contrat de marché ou lettre de Projet de contrat 6. Rédaction du contrat de marché ou de la lettre Secrétariat DG Inviter le fournisseur à remplir les formalités administratives et fiscales d'usage cosigner le contrat ou la lettre avec le fournisseur Ventiler le contrat au lettre comme suit: - Original à transmettre au fournisseur - au Département des Etudes Générales et des Marchés - au Département des Affaires et Services Généraux Fournisseur Département des Etudes Générales et des Marchés Département des Affaires et Services Généraux Contrat de marché ou lettre

8 Département des Etudes Générales et des Marchés Achats locaux > XXX Marchés - Emission du bon de 7. Traitement du bon de Service magasin Service comptabilité analytique et budget Recevoir le bon de et intégrer la dans le fichier de suivi des livraisons Classer le bon de dans le chrono des livraisons en attente Examiner le dossier de et effectuer les contrôles suivants: - S'assurer que le processus de sélection est conforme - Vérifier la disponibilité d'une ligne budgétaire - s'assurer de la présence de toutes les signatures et visas - Vérifie les codes d'imputation budgétaire et analytique Chrono des livraisons à recevoir

9 des services Achats extérieurs Emission du bon de Service demandeur Exprimer ses besoins sur le formulaire de "Demande de matériel " ou "Demande de service " en deux exemplaires Elle comporte les informations suivantes: - le service demandeur - la désignation exacte du bien et/ou service - les caractéristiques - les quantités demandées Chef de service demandeur service" 1. Expression des besoins Chef de service demandeur Signer la demande de matériel ou demande de service et la transmettre au au Service des Appels d Offres, des Consultations et du Suivi des Commandes Faire archiver la copie de la demande transmise Service des Appels d Offres, des Consultations et du Suivi des Commandes () service" Transmettre la demande de matériel ou de service au service Magasins éventuellement avec une note apportant des précisions sur la demande. Service Magasins service" Service Magasins Vérifier: - les éléments contenus dans la demande de matériel - l'existence de biens demandés dans les stocks Indiquer son avis par un commentaire sur la demande, notamment si le niveau du stock de sécurité sera atteint après exécution de la demande Viser la demande et la transmettre au service" visée par le service magasin Pour les achats locaux consulter le fichier fournisseurs étrangers Fichier des fourniseurs locaux agréés Faire une préselection de 3 fournisseurs selon les critères suivants: - délais de livraison - prix moyens - notation des prestations antérieures Liste de soumissionnaires Si la liste des fournisseurs n'offre pas assez de choix étendre la sélection à d'autres fournisseurs qui ne sont pas encore agréés. 2. Consultation des fournisseurs Préparer une demande de consultation en indiquant désignation du matériel, les références du matériel, la ou les quantité(s). La réponse du fournisseur devra indiquer les informations suivantes: - la cotation/incoterms (FOB ou CIF) - Caractéristiques techniques - mode de trasnport - les conditions et modalités de paiement - conditionnement, transitaire - le délai de livraison Soumettre le dossier à la validation du Etudes Générales et des Marchés Etudes Générales et des Marchés Sassurer que: - que le processus de préselection des soumissionnaires est conformer - le dossier d'appel d'offres est complet - le cahier des charges comporte toutes les information s requises - les critères de choix sont pertinents Envoyer les lettres de consulations de fournisseurs Fournisseur Consultation de fournisseurs Désigner une commission pour le dépouillement des offres Convocation de la commission de dépouillement des offres Recevoir les offres des fournisseurs SAA (Service des approvisionnements et des achats) Commission de dépouillement des offres Examiner les offres des fournisseurs et élaboration de la fiche d'analyse des offres comportant une synthèse des offres recues. Le choix se fait selon les critères suivants: prix, qualité, modalité de paiement, délais de règlement, etc. La fiche doit indiquer l'évaluation de chaque critère par fournisseur et expliquer le choix du fournisseur retenu Formaliser la décision prise dans un procès verbal. Fiche d'analyse des offres PV de dépouillement Transmettre le PV au service comptabilité analytique et budget piour valider l'engagement de la dépense Service comptabilité analytique et budget 3- SIGNATURE DE LA DEMANDE PAR LE DG

10 des services Achats extérieurs Emission du bon de 3- SIGNATURE DE LA DEMANDE PAR LE DG Service comptabilité analytique et budget Examiner le dossier de et effectuer les contrôles suivants: - S'assurer que le processus de sélection est conforme - Vérifier la disponibilité d'une ligne budgétaire - s'assurer de la présence de toutes les signatures et visas - Vérifie les codes d'imputation budgétaire et analytique SAA Mettre à jour l'état de suivi des engagements Apposer le cachet "BUDGET" sur le bon de et le transmettre au pour émission du bon de command Préparer une note de présentation du marché reprenant les principales informations et listant les documents justificatifs: - le service demandeur - la nature du matériel ou de la prestation - les quantités - le fournisseur retenu et les conditions correspondantes (prix, délais; règlement, etc.) Transmet le dossier de demande d'achat pour validation au Chef Chef de Département des Vérifier qu'il existe un budget pour la dépense à engager. Si oui, indique le code d'imputation budgétaire Si non, indiquer l'opportunité de la dépense et la necessité de dépassement budgétaire en proposant un code d'imputation état de suivi des engagements mis à jour Bon de avec la mention "BUDGET" Note de présentation de l'achat état de suivi des engagements budgétaires. Joindre les élements suivants à la note de présentation: - un exemplaire de la fiche d'analyse des offres et/ou le PV de dépouillement - L'original de la demande de matériel ou de service - les dossiers des soumissionnaires Examiner la note de présentation et les documents justificatifs, s'assurer de leur cohérence avec la demande de matériel ou de service S'assurer que le processus de sélection est conforme Apprécier l'opportunité de la dépense Vérifier la disponibilité d'une ligne budgétaire Signer le formulaire de demande d'achat, viser la note de présentation, viser l'offre fournisseur retenue et la fiche d'analyse des offres et transmettre le dossier des offres fournisseurs Examiner le dossier d'offres (opportunité, régularité, existence des signatures) et signer le formulaire de demande d'achat et retourne le dossier validé au SAA pour l'établissement du bon/lettre Dossier de demande d'achat Exemplaire de la fiche d'analyse des offres et/ou le PV de dépouillement Original de la demande de matériel ou de service Dossier d'appel d'offre des fournisseurs dossier des offres forunisseurs SAA dossier fournissuer validé SAA Emettre le bon de et le transmettre au pour signature en y joignant le dossier d'achat validé Bon de Vérifier la cohérence du bon de avec le dossier d'achat validé Signer le bon de et le transmettre au et Achats pour ventilation SAA Bon de signé 4. Emission du bon de Enregistrer la dans le fichier de suivi des s en précisant notamment: le n de, le non du fournisseur et ses contacts, la date de livraison, les références, prix et quantités de matériel ou de service. fichier de suivi des s SAA Ventiler le bon de comme suit: - Original à transmettre au fournisseur - une copie à adresser au Chef de département Comptabilité et Finances - une copie à adresser au Service magasin en cas de demande de matériel ou au service demandeur en cas de demande de service Fournisseur Chef de département Comptabilité et Finances Chef Département des Affaires et Services Généraux Bon de signé Service magasin Recevoir le bon de et intégrer la dans le fichier de suivi des livraisons Classer le bon de dans le chrono des livraisons en attente Chrono des livraisons à recevoir 5. Traitement du bon de

11 des services Achats locaux Réception de la Toutes les avances de fonds sont soldées et justifiées 1. Réception Département des Affaires et Services Généraux Service demandeur Cas d'un matériel ou d'un bien (Cf. Gestion des stocks) Cas d'un service S'assurer que le service a été réalisé conformément aux normes, caractéristiques ou spécifications de la Elaborer un procès verbal de réception provisoire ou définitif signé par les parties sur les prestations de service fournies. Le procès verbal rappelle notamment la référence du bon de /.lettre de ou marché Une copie à la quelle est joint le bon/lettre de ou la marché est transmise au: - Service Magasin - Service demandeur - Service Comptabilité - Service approvisionnement et achats/ Service des Appels d Offres, des Consultations et du Suivi des Commandes Service Magasin Service demandeur Service Comptabilité Service approvisionnement et achats/ Service des Appels d Offres, des Consultations et du Suivi des Commandes Bon de Procès verbal de réception provisoire ou définitif Service approvisionnement et achats/ Service des Appels d Offres, des Consultations et du Suivi des Commandes Recevoir le bon de livraison/ Pv de réception Contrôler la présence des visas et signatures et mettre à jour la fichier de suivi des s Fichier de suivi des s 2. Contrôle et comptabilisation de la réception

12 des services Achats extérieurs Réception de la Toutes les avances de fonds sont soldées et justifiées Début: réception de l'avis d'expédition de la, du transitaire et dela banque si la est payér par crédtit documentaire 1. Reception des documents d'importation Service des approvisionnements et des achats Secrétariat du DG Se rapprocher de la banque où le crédit documentaire a été ouvert pour retirer le dossier comprenant: - la lettre de transport aérien - les factures - le certificat d'assurance - le certificat d'origine - le colisage Sila est payée par traites, chèque, virements, le secrétariat du DG reçoit le dossier et l'enregistre. DG Dossier d'importation: la lettre de transport aérien, les factures, le certificat d'assurance, le certificat d'origine, le colisage DG Prendre connaissance du dossier et le transmettre au Chef de départemement des Départemement des affaires et des services 2. Contrôle des documents Service des approvisionnements et des achats Vérifier la conformité des documents du dossier et les ventile de la manière suivante: - l'original et la copie au - une copie au service demandeur - une copie archive à la direction générale - une copie au service magasin - une copie pour le classement Dossier d'importation: la lettre de transport aérien, les factures, le certificat d'assurance, le certificat d'origine, le colisage

13 des services Agrément des fournisseurs S'assure que les fournisseurs répondent aux normes de sécurité et qualité augmentation des délais de livraison Achats non conformes Pour chaque nouveau fournisseur, obtenir les informations suivantes: Agrément des fournisseurs Service comptabilité Chef de département comptabilité et Comité d'agrément Section comptabilité générale Une demande sur papier simple indiquant le secteur d activité du postulant pour lequel il demande l agrément. C est une correspondance écrite par le fournisseur et adressée au directeur général de la STE. - Une copie certifiée conforme du registre de commerce - Une copie certifiée conforme des statuts de la société - Un certificat de non faillite - Un bordereau de situation fiscale - Une identité bancaire - Un plan de situation - Les références - Le chiffre d affaires des deux derniers exercices avec nom et adresse des deux principaux clients. Convoquer un comité d'agrément. Comité d'agrément Convocation du comité d'agrément Etudier les demandes en se basant entre autres sur les critères suivants: - la probité et la qualité du fournisseur - la compétitivité de l'offre (rabais, remises ) - les références des principaux clients Emettre un avis dans un PV du comité d'agrément En cas d'avis positif, fair signer au fournisseur la politique ou les conditions générale d'agrément Classer politique ou les conditions générale d'agrément signée par le fournisseur, lui affecter un numéro et enregistrer le fournisseur dans el fichier des fournisseurs agréés Section comptabilité générale PV du comité d'agrément la politique ou les conditions générale d'agrément signée Fichier des fournisseurs agréés Section comptabilité générale A chaque début d'exercice, initie un classement des founisseurs à partir des informations figurant le fichier des s sur la base des critères suivants: - prix moyens - délais de livraison - nombre de s - nombre de retour de marchandise ou de réclamation - niveau de satisfaction qui sera mesuré à partir d'un questionnaire transmis aux différents services demandeurs Rapport d'évaluation des fournisseurs 2. Evaluation des fournisseurs