Préparation des banques de GPI et de JADE pour la gestion des cours d'été et de la reprise des examens de la session d'août.

Transcription

1 Préparation des banques de GPI et de JADE pour la gestion des cours d'été et de la reprise des examens de la session d'août. Voici un résumé des étapes à suivre : Dans JADE : Dates de contrôle pour la transmission de la sanction du mois d'août Définition de l'école de cours d'été dans JADE Dans GPI : Vérification de la table Organismes Définition de l'école de cours d'été Définition des étapes Définition des tables Matières et autres (Importation à partir d'une école existante) Définition d'une légende de notation pour les cours d'été Choix d étapes pour la saisie des résultats Définition des modèles d'étapes (si nécessaire) Définition des modèles d'évaluation Vérification des matières Définition des intervenants Définition des matières-groupes réservées aux cours d'été GPI-Cours d été Les préparatifs Page 1

2 Connaître le module Évaluation de GPI. La gestion des cours d'été dans GPI est effectuée à partir de l'année scolaire actuelle qui se termine le 31 août. Le dossier des élèves qui ont fréquenté l'organisme scolaire peut être récupéré de JADE ou de GPI. À la récupération, le numéro d'école de provenance (dernière école fréquentée) est transféré automatiquement dans la donnée Organisme-école de provenance du dossier annuel de l'élève dans l école des cours d'été. Cette donnée sert au retour des résultats des cours d'été vers l'école de provenance de GPI. À la fin de la session d'été, les dossiers des élèves, les résultats des cours d'été et ceux de la reprise d'août sont extraits de GPI et importés dans JADE pour la transmission à Charlemagne. Lorsque souhaité, vous pouvez extraire les résultats (matières actives seulement) à partir de l'école de cours d'été afin de les importer dans les écoles de provenance de GPI. Création d'une école de cours d'été À la création d'une école de cours d'été, vous devez utiliser un code d'école fictif. Elle doit être définie aussi bien dans JADE que dans GPI. Il est suggéré d'ajuster la sécurité dans GPI afin de restreindre l'accès des utilisateurs uniquement aux écoles, données et activités relatives aux cours d'été. Préparer un onglet Cours d'été dans l'activité Dossiers afin d'y inscrire les différentes données requises pour la gestion des cours d'été. GPI-Cours d été Les préparatifs Page 2

3 ÉTAPES À FAIRE DANS JADE AFIN DE DÉFINIR LES DONNÉES DESCRIPTIVES Dates de contrôle pour la sanction du mois d'août Chemin : Tables - Organisme - Dates de contrôle Afin de permettre la transmission des déclarations de sanction et des résultats, les dates associées à la sanction du mois d'août doivent être complétées pour les onglets Déclarations Jeune et Transmission des résultats. Étant donné qu'il n'est pas obligatoire de transmettre des inscriptions aux examens (épreuves uniques) pour la session du mois d'août, les dates de l'onglet Inscriptions épreuves ne sont pas requises. Notez que les dates identifiées ci-dessus sont les dates établies par défaut. Pour l'année scolaire session d'août, la date de début de transmission est le 30 juillet 2012 et la date de fin est le 17 août 2012, selon le calendrier du MELS. Si ces dates ne changent pas, il serait préférable d'identifier dans la donnée Début transmission décl. sanction août (date de début au calendrier MELS - 1) et dans la donnée Fin transmission décl. sanction août (date de fin au calendrier MELS + 1), afin de pouvoir transmettre la première et la dernière journée au calendrier de transmission. Afin de vérifier vos dates pour les différentes transmissions, veuillez consulter le calendrier de la sanction des études du MELS. GPI-Cours d été Les préparatifs Page 3

4 Définition de l école de cours d été dans JADE Chemin : Tables Écoles/centres Paramètres à respecter : École/centre : Inscrire un code d'école fictif (exemple : 967 pour gérer les cours d'été dans l'école 067). École officielle : Inscrire le code école officielle. C'est ce code qui sera transmis à Charlemagne. Transmissible : Cette case doit être cochée. École de cours d été : Cette case doit être cochée. Compléter la description et l'adresse pour des fins de rapports. GPI-Cours d été Les préparatifs Page 4

5 ÉTAPES À FAIRE DANS GPI AFIN DE DÉFINIR LES DONNÉES DESCRIPTIVES Vérification de la table Organismes Si vous utilisez une nouvelle banque GPI réservée exclusivement aux cours d'été, il faudra s'assurer que cette banque soit en lien avec JADE, afin de pouvoir récupérer les données par le lien dynamique et s'assurer de l'unicité des numéros de fiches en cas de création des dossiers dans l'école de cours d'été. Chemin : Fichier - Ouvrir - Tables - Organismes Onglet Détails Paramètre à respecter Création interactive des dossiers d'élèves : Afin d'éviter des conflits de numéros de fiches lors de la création de dossiers dans une école de cours d'été et les écoles de provenance, assurez-vous que ce champ contienne la valeur «2 - Création simultanée Jade et GPI». Note : Lorsque GPI ne peut pas être en lien avec JADE (exemple : certaines écoles privées), vous devez inscrire la valeur 3 - Création locale et compléter les champs Prochain numéro de fiche et Numéro de fiche maximum autorisé. GPI-Cours d été Les préparatifs Page 5

6 Onglet Jade Paramètres à respecter Source de données Jade : Inscrire la source de données Jade. Utilisateur Jade : Inscrire le code d'utilisateur qui sera utilisé pour le lien dynamique avec JADE. Mot de passe Jade : Inscrire le mot de passe. Notes : Si vous utilisez une banque GPI déjà en lien avec JADE, les données de la table Organismes sont déjà complétées. Lorsque GPI ne peut pas être en lien avec JADE (exemple : certaines écoles privées), n inscrivez rien dans cet onglet. GPI-Cours d été Les préparatifs Page 6

7 Définition de l école de cours d été dans GPI Chemin : Fichier - Ouvrir - Tables - écoles Onglet Description Paramètre à respecter École : Inscrire un code d'école fictif. Ce code doit être le même que celui créé dans JADE (exemple : 967 pour gérer les cours d'été dans l'école 067). Compléter les autres données pour des fins de rapports. GPI-Cours d été Les préparatifs Page 7

8 Onglet Options Onglet Liens sentinelles Paramètre à respecter Lien sentinelle Jade : Il est important de ne pas cocher ce champ. Important! Le lien sentinelle Jade ne doit pas être activé dans une école de cours d'été, afin que les fréquentations de SANction ne soient pas transférées inutilement dans JADE avant la fin de la préparation des données de l école de cours d été. GPI-Cours d été Les préparatifs Page 8

9 Onglet Effets scolaires Paramètre à respecter Type de comptabilité : Ce champ est obligatoire. Vous pouvez inscrire une des deux valeurs. Définition des étapes Chemin : Fichier - Ouvrir - Tables - Écoles, sous-activité Étapes Afin d'exporter certaines tables (exemples : matières, légendes, modèle d'évaluation, etc.) d'une école déjà existante et de les importer dans l'école de cours d'été, la définition des codes d'étapes doit correspondre à l'école d'où viennent les tables. Si vous devez importer des tables de plusieurs écoles (exemple : une école primaire et une école secondaire), la définition des étapes doit correspondre à l'école qui en contient le plus. Exemple : GPI-Cours d été Les préparatifs Page 9

10 Définition des tables Matières et autres Afin d'éviter des erreurs à la création des matières et des objectifs, il est suggéré d'exporter les tables d'une école qui contient l'ensemble des données requises et de les importer dans l'école de cours d'été. Exemple : On veut exporter les tables de l'école 067 et les importer dans l'école de cours d'été 967. Pour exporter les tables à partir de l'école de provenance Spécifier le numéro de l'école de provenance dans la session de travail. Chemin : Fichier - Exporter des données Tables Remarque : Les tables en lien avec les matières doivent également être sélectionnées. Paramètres à respecter Exporter les données standards : oui Filtres écoles : non obligatoire lorsque le numéro d école est spécifiée dans la session de travail GPI-Cours d été Les préparatifs Page 10

11 Données à exporter : Cocher les données tel qu indiqué plus haut. Vous pouvez ajouter toute autre donnée qui pourrait vous être utile dans le cadre de la gestion de votre école de cours d été. Nom du fichier à générer : spécifier le nom du fichier Si fichier à générer : mettre à jour le fichier Saut de page : à votre choix GPI-Cours d été Les préparatifs Page 11

12 Pour importer les tables dans l'école des cours d'été Spécifier le numéro de l'école de cours d'été dans la session de travail. Chemin : Fichier - Importer des données Tables Paramètres à respecter Importer les données standards : Oui Importer les données : Pour une nouvelle année-école Nouvelle année : Inscrire l année scolaire traitée Nouvelle école : Inscrire votre code d'école de cours d'été Traitement de l'école : Ne rien modifier Sélection des données : Se référer à l'écran ci-dessous Désass. élèves au chang. d'horaire? : Non Nom du fichier à importer : Le fichier extrait précédemment GPI-Cours d été Les préparatifs Page 12

13 Saut de page par école : À votre choix Sélection des données Données à importer : La sélection des données à importer doit correspondre aux données exportées. Droits de mise à jour : Créer les données à la banque; Modifier les données à la banque Soyez conscients que si vous reprenez l'importation à partir de plusieurs écoles, vous risquez de mettre à jour des données déjà existantes. GPI-Cours d été Les préparatifs Page 13

14 Définition d'une légende de notation pour les cours d'été Chemin : Fichier Ouvrir Tables Légendes de notation Créer la légende de notation pour les cours d'été. Cette légende sera utilisée dans les modèles d'évaluation pour les cours d'été. Exemple : Légende qui permet aux enseignants d'inscrire des résultats numériques Choix d étapes pour la saisie des résultats Chemin : Fichier - Ouvrir - Tables - Écoles, sous-activité Étapes Indiquer les étapes pour la saisie des résultats et complétez les dates de début et de fin. Cocher la case Internet afin de permettre la saisie dans GPI-Internet. Exemple 1 Si vous n'avez que des résultats d'examens à inscrire dans GPI, la saisie peut s'effectuer dans une seule et même étape. GPI-Cours d été Les préparatifs Page 14

15 Exemple 2 Si vous avez des résultats de cours d'été ainsi que des résultats d'examens, définissez deux étapes : une étape pour le résultat local et une autre pour la saisie du résultat d'examen. Exemple 3 Vous n'évaluez que les épreuves d'août et vous voulez placer les résultats des épreuves dans l'étape 4, puisqu'elle représente habituellement votre étape d'examen. La définition des étapes pourrait ressembler à ce qui suit : GPI-Cours d été Les préparatifs Page 15

16 Exemple 4 Vous avez transféré massivement les résultats des étapes 1 à 8 pour les élèves en situation d'échec de vos écoles de provenance vers l'école de cours d'été ainsi que les résultats finaux et le sommaire dans l étape 9. Vous désirez réserver les étapes 10 et 11 pour la gestion des cours d'été. Note : Qu'importe l'approche utilisée, il faudra, suite à la définition des étapes, spécifier l'étape actuelle et l'étape d'examens dans l'onglet Option de la table Écoles. GPI-Cours d été Les préparatifs Page 16

17 Onglet Options Paramètres à respecter Étape actuelle : Indiquez l'étape pour la saisie des résultats. Étape d'examen : Indiquez l'étape pour la saisie des résultats d'examens. Répertoire des photos d'élèves : Afin d'afficher les photos d'élèves dans GPI-Windows pour l'école de cours d'été (facultatif). École cours d'été : Important! Cette case doit absolument être cochée pour une école de cours d'été. GPI-Cours d été Les préparatifs Page 17

18 Définition des modèles d'étapes Créer des modèles d'étapes uniquement au besoin. Exemple : Lors de la saisie des résultats, vous voulez placer les résultats dans des étapes différentes, selon la clientèle. Chemin : Fichier Ouvrir Tables Modèles d étape GPI-Cours d été Les préparatifs Page 18

19 Définition des modèles d'évaluation Il est fortement suggéré d utiliser l option «6 Résultat numérique le plus élevé» dans l évaluation du résultat sommaire pour une matière à volet (évaluée par étape) et dans l évaluation du résultat final d objectif pour une matière évaluée par objectif. Dans le cadre d une école de cours d été, GPI-Internet empêche l entrée d un résultat inférieur au résultat final d objectif. L option «6 Résultat numérique le plus élevé» permet la saisie d un résultat moins élevé mais conserve le résultat le plus élevé au final, que ce soit au résultat d objectif ou au résultat sommaire dans le cas d un volet. Traitement des résultats: Lors du traitement des résultats, le résultat numérique le plus élevé est automatiquement transféré tel quel. Une cote sera considérée comme un résultat numérique si elle a une note équivalente. Dans le cas du résultat sommaire, GPI reporte la note équivalente. Chemin : Fichier Ouvrir Tables Modèles d évaluation Créer les modèles d'évaluation qui seront utilisés pour les cours d'été. Remarque : Dans les exemples qui suivent aux pages suivantes, les modèles d'étapes ne sont pas utilisés. Vous devez ajuster chacun des exemples selon l'étape où la saisie sera effectuée et selon l'utilisation, ou non, d'un modèle d'étape, dans votre école de cours d'été. GPI-Cours d été Les préparatifs Page 19

20 Dans le scénario suivant le résultat final et le sommaire du mois de juin ont été transférés dans l étape 9 et dans le résultat final. La saisie des cours d été est effectuée au niveau des objectifs de la résultante à l étape 10 pour le résultat des cours d été et à l étape 11 pour le résultat d examen. Exemple du modèle d'évaluation des matières à volet (évaluer par étape) Début Suite-1 Suite- 2 GPI-Cours d été Les préparatifs Page 20

21 Exemple du modèle d'évaluation pour les matières par compétence (évaluée par objectif) Début Suite-1 Suite- 2 Au traitement des résultats : Le résultat sommaire est égal au résultat le plus élevé pour une matière évaluée par étape. Le résultat d examen est exclu du calcul du sommaire lorsque la matière est cochée MEQ. Le résultat final d objectif est égal au résultat le plus élevé pour une matière évaluée par compétence (objectif). La matière comportant les objectifs doit être cochée MEQ afin que le résultat d examen soit exclu du calcul du résultat final. GPI-Cours d été Les préparatifs Page 21

22 Vérification des matières Chemin : Fichier Ouvrir Tables Matières Vous trouverez la liste des épreuves uniques à correction locale pour la session du mois d'août dans les Infos/Sanctions publiées par le MELS. IMPORTANT : Lorsque la saisie du résultat d examen de l épreuve unique est effectuée au niveau des objectifs de la matière résultante, la case «Épreuve MEQ» de cette matière doit être cochée, afin que GPI puisse ignorer le résultat de l étape d examen lors du traitement du «Résultat final d objectif». Exemple : Afficher ensuite la sous activité Objectifs de la matière afin de planifier la saisie en fonction des étapes de saisie. GPI-Cours d été Les préparatifs Page 22

23 Dans l exemple ci-dessous, la saisie des résultats des cours d été est effectuée dans l étape 10 alors que la saisie du résultat d examen est effectuée dans l étape 11 (EX). Définition des intervenants Chemin : Fichier - Ouvrir - Tables - Intervenants Créer les intervenants des cours d été. Lorsque l école utilise GPI-Internet pour la saisie des résultats, vous devez associer l intervenant au code d utilisateur qu il utilisera pour accéder à GPI-Internet. Définition des matières-groupes réservées aux cours d'été Chemin : Fichier - Ouvrir - Tables - Matières-groupes À la création des matières-groupes dans l'école de cours d'été, il est recommandé d'utiliser des numéros de groupes qui facilitent la gestion de l'évaluation dans l'école des cours d'été (ex. : les numéros de groupes 90 et plus sont utilisés pour les résultats d'été). Notez que lorsque vous retournez les résultats des cours d'été dans les écoles de provenance, les numéros de groupe des matières des cours d'été seront renumérotés avec la valeur H0. Associer chaque matière-groupe au bon code d'intervenant. Vérifier que les matières-groupes sont associées au bon modèle d'évaluation. Notez que le champ Activité de la matière-groupe n'est pas considéré lors de l'extraction pour JADE dans un contexte d'école de cours d'été. Lors de l'extraction vers JADE, GPI va générer automatiquement la date de sanction de la session d'août. GPI-Cours d été Les préparatifs Page 23