Sélection, qualification et suivi Compétences des Evaluateurs/experts. PRO 06 Rév 07/ Page: 1 / 8

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1 PRO 06 Rév 07/ Page: 1 / 8 1) Objet 2) Vocabulaire et Abréviations 3) Modalités de réexamen 4) Documents en amont 5) Description de la procédure 6) Enregistrements Domaine d application : La procédure est appliquée pour sélectionner, qualifier et suivre la compétence des évaluateurs/experts dans l évaluation des OEC. Responsable de l application : Les Chefs de Département technique en collaboration avec le DAM et le CF sont responsables de l application de cette procédure. Modifications: L évolution de cette procédure Rév 07 porte sur : - La composition des membres de la commission de sélection des candidats - L évolution de l expert au statut d évaluateur Établi le : 15/11/2015 Par : Chefs Départements techniques Visa: Vérifié le : 23/11/2015 Par : Responsable qualité Visa : Approuvé le :24/11/2015 Par : Directeur Général Visa :

2 1. Objet : Sélection, qualification et suivi Compétences des Evaluateurs/experts PRO 06 Rév 07/ Page: 2 / 8 Le document ci-après a pour objet de décrire les étapes de sélection, de qualification et de suivi des compétences des évaluateurs et des experts. 2. Vocabulaire et abréviations : Qualification : Processus permettant de démontrer l aptitude à satisfaire des exigences spécifiées. Compétence : Aptitude à mettre en œuvre des connaissances et le savoir-faire. Responsable de l Equipe d Evaluation (REE) : est un évaluateur qualité qui assure la gestion de l équipe et évalue le système management d un Organisme d Evaluation de la Conformité. Evaluateur Technique (ET) : Evalue l'adéquation technique des dispositions mises en place conformément aux critères d'accréditation. Expert (EXP) : Personne apportant des connaissances ou une expertise l évaluation d un OEC. spécifiques dans le cadre de Observateur (OBS) : toute personne qui observe le déroulement d une évaluation d accréditation sans intervention Evaluateur en formation (EF): est un évaluateur stagiaire qui participe à une évaluation sous supervision. Superviseur (SUP): personne chargée d évaluer la performance d un évaluateur/expert EA : European Cooperation for Accreditation OEC : Organisme d Evaluation de la Conformité ILAC : International Laboratory Accreditation Cooperation IAF : International Accreditation Forum MLA : Multilateral Agreement MRA : Mutual Recognition Agreements RQ : Responsable Qualité : Chef de Département DAM : Directeur Administration et des moyens CF : Chargé de la formation RI : Responsable informatique RA : Responsable Accréditation REE : Responsable de l Equipe de l Evaluation ET : Evaluateur technique OBS : Observateur EF : Evaluateur en formation BD : Base de données SUP : Superviseur EXP : Expert 3. Modalité de réexamen : Le RQ procède au réexamen de cette procédure chaque fois que cela se révèle utile à l amélioration du fonctionnement du système d ALGERAC. 4. Documents en amont : -ISO/CEI :2004,«Evaluation de la conformité Exigences générales pour les organismes d accréditation procédant à l accréditation d organismes d évaluation de la conformité» -ISO : 2011,«Lignes directrices pour l'audit des systèmes de management». -Guide ILAC G11_07 : 2006 «Guide ILAC sur la qualification et la compétence des évaluateurs et des experts techniques -Manuel qualité.

3 PRO 06 Rév 07/ Page: 3 / 8 Description de la procédure 5.1 Sélection et recrutement d un expert : Flux Description Responsabilité Doc Appel à candidature Sélection d un expert : Au besoin d un profil recherché dans un domaine déterminé, le prospecte un expert à travers un appel à candidature ou par tous les moyens y compris le site WEB d ALGERAC. et RI FOR 30 Annexe (A) FOR 20 Non Oui Examen du CV et entretien oral Acceptation du candidat Etablissement Sur la base du CV répondant au profil recherché, le organise un entretien avec le candidat en faisant appel à la commission de sélection composé du, du RQ et éventuellement de toute compétence pouvant aider à l évaluation de la candidature. Le formulaire de sélection et de recrutement est renseigné et validé par la commission de recrutement, en précisant le domaine de compétence générale et spécifique. /commission FOR 20 FOR 65 FOR 65 du FOR 65 Elaboration d un contrat de recrutement Le formulaire est transmis au DAM pour élaborer un contrat de recrutement en tant qu expert. Notification de la décision au candidat par mail FOR 65 Contrat Notificati on Notification de la décision au candidat la base de données des experts est mise à jour /RA BD

4 PRO 06 Rév 07/ Page: 4 / Sélection et recrutement d un évaluateur Flux Description Responsabilité Doc Selection d un candidat Réalisation d une Formation Sélection d un futur évaluateur : Sur la base des CV(s) et des entretiens, Le sélectionne les candidats former.(*) Le en collaboration avec le CF organisent des formations au profit des futurs évaluateurs sur les référentiels et les critères d accréditation. à CF, convocatio n et confirmati on FOR 20 Oui Appréciations du formateur Analyse des appréciations Non Elaboration de la convention de stage Besoin de formati on ou à écarter Sur la base des appréciations des formations par le formateur. le statue 1 er cas : bonne appréciation du candidat qui devient évaluateur stagiaire. 2 ème cas : Besoin d une formation complémentaire. 3 ème cas : à écarter notification de la décision au candidat. Sur la base de la décision du, le DAM élabore une convention de stage de l évaluateur stagiaire. Formateur /RA DAM FOR 51 notification Par mail FOR 51 Annexe (D) (FOR 28) Convention de stage Participation de l évaluateur en formation à une évaluation Appréciation de l évaluateur par un superviseur Après signature de la convention, le mandate l évaluateur en formation à participer à des évaluations : - en tant qu observateur (*). - au minimum à une évaluation partielle - et à une évaluation complète assisté par un superviseur (**) qui va assurer son appréciation. SUP Convention FOR 18 FOR 26 Compte rendu d observati on FOR 21-1 NB : (*) L expert peut évoluer au statut d évaluateur sous réserve de suivre les étapes de sélection et de qualification, à l exception de la participation à l étape d observation sur site. (**) Le superviseur est le ou RA ou bien un évaluateur habilité ayant réalisé au moins deux évaluations satisfaisantes durant les trois dernières années.

5 PRO 06 Rév 07/ Page: 5 / Habilitation : Oui Analyse de l appréciation Flux Description Responsabilité Doc Non Etablissement d un contrat et une décision d habilitation Si le résultat de l analyse des fiches d appréciation de l évaluateur stagiaire est satisfaisant, le propose à l administration son habilitation. une décision et un contrat de trois ans sont établis. Dans le cas contraire, des actions appropriées seront mises en places, à savoir soit ; une formation supplémentaire et/ou suivi d une évaluation sous supervision. notification de la décision de rejet. DAM /DAM FOR 21-1 Contrat Annexe B,C Décision FOR Suivi de compétence dans le temps Flux Description Responsabilité Doc Actualisation du formulaire de qualification et de suivi de compétence Oui Analyse des appréciations des évaluateurs par le Décision de maintien Maintenu ou formé Radiation Actions appropriées Non Une fois par an, tous les évaluateurs et experts sont suivis à travers l actualisation du formulaire (FOR 65-1).qui peut comprendre : 1. des fiches d appréciation du rapportd évaluation 2. des observations sur site 3. la fiche d appréciation des évaluateurs/expert 4. des fiches satisfaction des clients 5. des fiches réclamation à l issu du suivi annuel, le peut prendre de décisions concernant l évaluateur/expert. Tous les trois ans, une évaluation de la compétence des évaluateurs/expert se fait à partir de l exploitation des fiches-- de qualification et de suivi de compétence et le CV FOR 20 actualisé (avec preuves nécessaires pour toutes nouvelles qualifications et/ou de compétences). /RA /RA REE SUP OEC FOR 23 Rapport d observation FOR 21-1 FOR 22 FOR 50 FOR 65-1 FOR 20 FOR 65-1 Actualisation de la base de données des évaluateurs Actualisation annuelle des dossiers des évaluateurs/experts Sur la base des résultats de l analyse (FOR 65-1), le prend la décision de : maintenir ou retirer l habilitation de l évaluateur renouveler ou mettre fin au contrat de expert. proposer des actions d amélioration des compétences. D étendre son domaine de compétence Les formulaires de suivi de compétence des évaluateurs/experts sont transmis au DAM pour établir les décisions et actualiser le dossier des évaluateurs/experts. Mettre à jour la base de données des évaluateurs et des experts. /RA FOR 65-1 Contrat Decision FOR 64 BD

6 PRO 06 Rév 07/ Page: 6 / Informations régulières ALGERAC informe régulièrement les évaluateurs/experts sur les nouvelles exigences des référentiels d accréditation et autres documents obligatoires EA.ILAC/IAF,ARAC, ainsi que tous nouveaux documents d ALGERAC par site WEB Bilan annuel des compétences : Une revue annuelle des compétences des évaluateurs qualité, techniques et experts est présentée comme élément d entrée de la revue de direction. Cette revue repose sur la synthèse des résultats relevés sur les formulaires d appréciation, l évolution des compétences de l intéressé, ainsi que sur les commentaires et les remarques associés. Cas des évaluateurs reconnus par d autres organismes : Tout évaluateur (qualité, technique), qualifié par un organisme d accréditation signataire des accords de reconnaissance mutuelle MLA/MRA EA/ILAC/IAF est considéré comme ayant les qualifications requises pour être reconnu par ALGERAC. Pour être habilité comme évaluateur auprès d ALGERAC, il doit prendre connaissance des procédures d ALGERAC, les mêmes règles pour le suivi de compétences sont appliquées. 6. Enregistrements : Curriculum vitae (FOR 20) Fiche d appréciation du formateur (FOR 51) Fiche d évaluation des prestations d un évaluateur/expert (FOR 21-1) Fiche réclamation (FOR 50) Fiche de satisfaction clients sur le fonctionnement de l'accréditation (FOR 22) Fiche d appréciation du rapport d évaluation (FOR 23) Ordre de mission (FOR 18) Liste des documents du dossier évaluateur ou expert (FOR 28) Fiche individuelle de recrutement (FOR 65) Programme de formation (FOR 64) Fiche de qualification et suivi des compétences (FOR 65-1) Convention stagiaire/contrat

7 PRO 06 Rév 07/ Page: 7 / 8 Annexe : A) Critères de sélection adoptés par ALGERAC pour les candidats: Critères de recevabilité d une candidature Exigences Formation de base Expérience récente professionnelle Formation sur les référentiels d accréditation (un plus) Formation sur la norme ISO 9001 pour le domaine certification Diplôme universitaire (BAC + 3 ans au minimum) ou équivalent Au moins 5 ans dans le domaine technique de compétence pour les experts Au moins de 3 ans le domaine technique de compétence pour les évaluateurs. ISO/CEI ISO/CEI ISO/CEI ISO/CEI ISO Au moins trois (03)jrs Activités Age Etre en activité ou avoir quitté cette activité depuis deux ans au plus. Age <= 65 ans B) Aptitudes requises pour l habilitation des évaluateurs (selon le guide ILAC G11) : Ténacité Capacité d analyse Objectivité Honnêteté Sincérité et discrétion Diplomatie Sens d observation Autonomie Confiance en soi même Aptitudes de communication verbales et écrites Compréhension et bonne interprétation des exigences des critères d accréditation C) Critères supplémentaires pour le REE : Capacité de planifier et d organiser une évaluation Capacité de conduire une équipe Capacité d accompagner les évaluateurs en formation Capacité de prévenir et de résoudre les conflits Capacité de prise de décision Capacité de synthèse.

8 PRO 06 Rév 07/ Page: 8 / 8 D) liste des documents du dossier des évaluateurs / experts : 1> DOSSIER ADMINISTRATIF lettre de motivation CV original ( FOR 20) Un (01) extrait de naissance Deux (02) photos d identité Certificat/attestation de travail Photocopie de la pièce d identité Photocopie de la carte d assurance Contrat de relation de travail 2> QUALIFICATION ET SUIVI DE COMPETENCE Fiche individuelle de recrutement (FOR 65) Attestation(s) et diplôme(s) Fiche d appréciation du formateur (FOR 51) CV actualisé ( FOR 20) Fiche de qualification et suivi de compétence (FOR 65-1) 3>DECISIONS Décision d habilitation Décision de maintien Décision de radiation