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2 1 Einleitung Website-Funktionen für den Benutzer Reiter «Dateien» Öffnen Hochladen einer Datei über die Website Herunterladen Per senden Ordner teilen Einen öffentlichen Link erstellen Umbenennen Löschen Kopieren Verschieben Versionen Vorschau Versionen Reiter «Geteilte Elemente» «Meine öffentlichen Links» «Meine geteilten Elemente» «Andere geteilte Elemente» Reiter «Ereignisse» Reiter «Konto» Funktionen des Synchronisationsagenten Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

3 1 Einleitung Die Easy Share Software erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Benutzern von IT-Services und den Leitern der Informationssysteme und sorgt damit für eine bessere Vereinbarkeit der beiden Unternehmensbereiche. Easy Share ist eine in Anlehnung an Verbraucherlösungen entwickelte Business Software. Firmen können die Software auf ihrer IT-Infrastruktur und hinter ihrer Firewall anwenden. Wie bei allen Verbraucherlösungen ist auch der Funktionsumfang von Easy Share absichtlich eingeschränkt. Das ermöglicht eine schnelle Einarbeitung und selbstständiges Arbeiten. Die Installation der Lösung erfolgt ebenfalls schnell und unkompliziert. Easy Share ist DIE Lösung für alle, die es einfach mögen und Wert auf Effizienz und Benutzerfreundlichkeit legen. Sie besteht aus zwei Teilen: - einer Website für den Zugang zu den in der Cloud abgelegten Daten sowie für die Konfiguration und Einstellung der geteilten Elemente und die Anzeige der Ereignisse. - einem Synchronisationsagenten für die lokale Speicherung der geteilten Dateien und ihre Synchronisation. 2 Website-Funktionen für den Benutzer Easy Share ist genauso einfach in der Anwendung wie «Personal Cloud Storage»-Produkte. Website Das Login erfolgt über die Website. Sie wurde so gestaltet, dass es möglichst einfach ist, sie auf einem PC, einem Tablet oder einem mobilen Endgerät zu navigieren. 3 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

4 2.1 Reiter «Dateien» Öffnen Um einen in der Cloud abgelegten Ordner (Verzeichnis im Sinne von Windows) zu öffnen, gehen Sie wie im folgenden Screenshot gezeigt vor. 4 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

5 2.1.2 Hochladen einer Datei über die Website Angemeldete Benutzer können eine oder mehrere Dateien gleichzeitig in die Cloud hochladen. Dazu werden die hochzuladenden Dateien entweder im Dialogfenster ausgewählt oder einfach mit «Drag-and-drop» verschoben. Gehen Sie dazu wie im folgenden Screenshot gezeigt vor. 5 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

6 2.1.3 Herunterladen Durch Mehrfachauswahl (Markieren mehrerer Kästchen) können mehrere Dateien gleichzeitig heruntergeladen werden. Gehen Sie dazu wie im folgenden Screenshot gezeigt vor. 6 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

7 2.1.4 Per senden Um eine Datei an eine oder mehrere Personen zu senden, die nicht bei Easy Share angemeldet sind, gehen Sie wie im folgenden Screenshot gezeigt vor. 7 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

8 2.1.5 Ordner teilen Um einen Ordner (Verzeichnis) mit einem oder mehreren bei Easy Share angemeldeten Benutzer zu teilen, gehen Sie wie im folgenden Screenshot gezeigt vor. Beim Teilen der Datei muss der Urheber der gemeinsamen Nutzung die -Adressen der anderen angemeldeten Benutzer angeben, für die er die Datei freigeben möchte. Er legt auch die Art des geteilten Elements fest: schreibgeschützt oder mit Änderungsrecht. Wichtiger Hinweis: Dank der Funktion «Versionen-Management» können geänderte und sogar gelöschte Dateien problemlos wiederhergestellt werden. Ausserdem kann der Initiant der gemeinsamen Nutzung im Reiter «Geteilte Elemente» jederzeit weitere Benutzer hinzufügen. 8 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

9 2.1.6 Einen öffentlichen Link erstellen Um nicht eingetragenen Personen den Dateizugriff über einen HTML-Link zu erlauben, gehen Sie wie im folgenden Screenshot gezeigt vor. Der Link kann auch mit einem Passwort geschützt werden. 9 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

10 2.1.7 Umbenennen Dateien können von angemeldeten Benutzern, egal, ob Urheber oder Empfänger, umbenannt werden. Gehen Sie dazu wie im folgenden Screenshot gezeigt vor. 10 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

11 2.1.8 Löschen Durch Mehrfachauswahl (Markieren mehrerer Kästchen) können mehrere Dateien gleichzeitig gelöscht werden. Mit der Funktion «Versionen-Management» lassen sich gelöschte Dateien wiederherstellen (siehe folgenden Screenshot). 11 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

12 2.1.9 Kopieren Um eine ausgewählte Datei zu kopieren und im gleichen oder einem anderen Verzeichnis zu speichern, gehen Sie wie im folgenden Screenshot gezeigt vor. Durch Mehrfachauswahl (Markieren mehrerer Kästchen) können mehrere Dateien gleichzeitig kopiert werden. 12 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

13 Verschieben Um eine ausgewählte Datei zu kopieren und im gleichen oder in einem anderen Verzeichnis zu speichern, gehen Sie wie im folgenden Screenshot gezeigt vor. Durch Mehrfachauswahl (Markieren mehrerer Kästchen) können mehrere Dateien gleichzeitig kopiert werden. 13 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

14 Versionen Um die verschiedenen in der Cloud abgelegten Versionen, einschliesslich gelöschter Versionen, einer Datei anzuzeigen, gehen Sie wie im folgenden Screenshot gezeigt vor. Die Dateiversionen werden jeweils während 21 Tagen gespeichert. Bei der Konfiguration des Systems kann diese Speicherdauer geändert werden. Angemeldete Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten können die gelöschten Dateien abrufen. Sie müssen dazu nur das Kästchen «Gelöschte Dateien und Versionen anzeigen» (siehe Screenshot oben rechts) markieren. Es werden nur die gelöschten oder geänderten Dateien mit Datum und Uhrzeit der Löschung/Änderung angegeben. Um die Cloud nicht unnötig zu belasten, werden nur Änderungen gespeichert, die mindestens 5 Minuten auseinanderliegen. 14 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

15 Vorschau PDF- oder JPEG-Dateien können direkt in der Cloud angeschaut werden. Sie müssen nicht auf ein Endgerät heruntergeladen werden (siehe folgenden Screenshot). VTX kann auf Anfrage und nach technischer Überprüfung weitere Dateiformate in die Funktion «Vorschau weiterer Dateiformate» aufnehmen. 15 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

16 Versionen Um den Dateinamen, den Zeitpunkt der letzten Änderung und den Inhaber der Datei einzusehen, gehen Sie wie im folgenden Screenshot gezeigt vor. 16 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

17 2.2 Reiter «Geteilte Elemente» Mit dieser Funktion können die im folgenden Screenshot aufgeführten Informationen abgerufen werden «Meine öffentlichen Links» Um öffentliche Links zu erstellen, über die nicht bei Easy Share angemeldete Personen Zugriff auf gewisse Dateien in der Cloud erhalten, gehen Sie wie im folgenden Screenshot beschrieben vor. Der Urheber der gemeinsamen Nutzung kann hier den Namen der Datei, ihr Erstelldatum, den Computer, mit dem die Datei erstellt wurde, sowie die Gültigkeitsdauer des Links überprüfen. Hinweis: Die Gültigkeitsdauer des öffentlichen Links kann verlängert werden. Dazu erneuert der Initiant die Gültigkeit um 1 Tag, 3 Tage, 5 Tage, 1 Woche, 3 Monate oder auf unbeschränkte Zeit. 17 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

18 2.2.2 «Meine geteilten Elemente» Mit dieser Funktion können alle geteilten Elemente angezeigt und eventuell geändert werden (siehe folgenden Screenshot). Der Urheber kann folgende Änderungen vornehmen: - Benutzer hinzufügen - Benutzer löschen - Änderung der Art des geteilten Elements für einen Benutzer (schreibgeschützt oder mit Änderungsrecht) 18 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

19 2.2.3 «Andere geteilte Elemente» Mit dieser Funktion sieht der Benutzer, welche Elemente für ihn freigegeben wurden und kann den Namen des Inhabers, die Art des geteilten Elements und dessen Status abfragen. Der Benutzer kann das Sharing nur ablehnen, andere Aktionen stehen ihm nicht zur Verfügung (siehe folgenden Screenshot). 19 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

20 2.3 Reiter «Ereignisse» Mit dieser Funktion kann der Benutzer Ereignisse in Zusammenhang mit dem von oder mit ihm geteilten Ordnern abrufen. Folgende Ereignisse werden aufgeführt: - Erstellung eines neuen Sharings - Annahme eines neuen Sharings durch einen Benutzer - Hinzufügen/Ändern/Löschen einer Datei, die Teil eines Ordners ist - Hochladen einer Datei in einem öffentlichen Link durch einen Benutzer Der Initiant eines Sharings oder eines öffentlichen Links kann sich bei Eintreten einiger dieser Ereignisse benachrichtigen lassen (siehe folgenden Screenshot). 20 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

21 2.4 Reiter «Konto» Oben links kann der Benutzer den in der Cloud belegten bzw. noch freien Speicherplatz (in GB) ablesen. Der Benutzer kann zudem verlangen, dass sein Konto gelöscht wird (siehe folgenden Screenshot). 21 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

22 3 Funktionen des Synchronisationsagenten Der Synchronisationsagent kann direkt über die Website heruntergeladen werden. Bei der Standardinstallation (nicht benutzerdefiniert) wird der Benutzer aufgefordert, die Standardsprache der Software festzulegen, seinen Benutzernamen und sein Passwort einzugeben und den Namen des Computers einzutragen. 22 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

23 Bevor der Synchronisationsagent das erste Mal ausgeführt wird, wird im «Tray» des Endgeräts ein Symbol erstellt. Es kann auch eine Desktop-Verknüpfung erstellt werden. Beim Anklicken des Symbols kann der Synchronisationsmanager aufgerufen werden. Dort hat der Benutzer die Möglichkeit, auf seinem Endgerät die Verzeichnisse auszuwählen, die er mit den Ordnern in der Cloud synchronisieren möchte (siehe folgenden Screenshot). Ausserdem kann er durch einen Klick auf den Synchronisationsagenten die Easy Share Website starten. 23 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

24 Guide Utilisateur Easy Share Février Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

25 1 Préambule Fonctionnalités site Web pour l utilisateur Onglet «Fichiers» Ouvrir Charger un fichier à partir du site Web Télécharger Envoyer par Partager un dossier Créer un lien public Renommer Supprimer Copier Déplacer Afficher versions Aperçu Versions Onglet «Partages» «Mes Liens Publics» «Mes Partages» «Autres Partages» Onglet «Evènements» Onglet «Compte» Fonctionnalités agent synchronisation Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

26 4 Préambule Le logiciel Easy Share a été conçu pour concilier les deux mondes cohabitant au sein des entreprises : celui des utilisateurs des services informatiques et celui de la direction des systèmes d information. Easy Share est un logiciel pour entreprise, inspiré des solutions «grand public». Il permet à une organisation de mettre en œuvre ce type de solution depuis son infrastructure informatique et derrière son firewall. Comme toutes les solutions «grand public», la couverture fonctionnelle d Easy Share est donc limitée pour garantir une prise en main rapide et une autonomie forte de la part des utilisateurs. Le déploiement de la solution est aussi conçu pour être rapide et peu complexe. Choisir Easy Share, c'est choisir la simplicité, l'efficacité et la garantie d'une adoption rapide de la solution par les utilisateurs. La solution se décompose en deux parties : - site Web pour accéder aux données stockées sur le Cloud, configuration et paramétrage des partages, visualisation des évènements ; - agent de synchronisation assurant le stockage local des données partagées et leur synchronisation. 5 Fonctionnalités site Web pour l utlisateur Easy Share propose une facilité d utilisation empruntée aux produits «Personal Cloud Storage». Partie Web L utilisateur peut se connecter au service en utilisant un site Web. Le site a été conçu pour que la navigation soit aisée, que l utilisateur soit sur un terminal de type PC, sur une tablette ou un terminal mobile. 26 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

27 5.1 Onglet «Fichiers» Ouvrir Pour ouvrir un dossier (répertoire au sens Windows) stocké sur le Cloud, procéder comme indiqué sur la copie d écran ci-après. 27 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

28 5.1.2 Charger un fichier à partir du site Web Tout utilisateur enregistré sur cette solution peut charger simultanément un ou plusieurs fichier/s sur le Cloud. L utilisateur peut utiliser une fenêtre de dialogue pour sélectionner les fichiers à charger ou par simple «drag and drop». Pour ce faire, procéder comme indiqué sur la copie d écran ciaprès. 28 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

29 5.1.3 Télécharger Il est possible de télécharger simultanément plusieurs fichiers en une seule opération en faisant une sélection multiple (plusieurs cases cochées). Procéder comme indiqué sur la copie d écran ci-après. 29 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

30 5.1.4 Envoyer par Pour envoyer directement un fichier à une/des personne/s qui ne sont pas utilisateurs enregistrés du service, procéder comme indiqué sur la copie d écran ci-après. 30 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

31 5.1.5 Partager un dossier Pour partager un dossier (répertoire) avec un utilisateur ou des utilisateurs enregistrés du service, procéder comme indiqué sur la copie d écran ci-après. Lors du partage, l utilisateur initiateur du partage devra fournir les adresses des autres utilisateurs enregistrés devant bénéficier du partage. L initiateur choisit le type de partage : lecture seule ou modifications autorisées. Il est important de rappeler que grâce à la fonction de gestion des versions, un fichier modifié ou même détruit peut être facilement récupéré. Enfin, à tout moment l initiateur du partage peut rajouter un ou plusieurs autres utilisateurs en allant dans l onglet «Partages». 31 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

32 5.1.6 Créer un lien public Pour permettre à des personnes non enregistrées d accéder directement par un lien HTML au fichier, procéder comme indiqué sur la copie d écran ci-après. En option, ce lien peut être protégé par un mot de passe. 32 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

33 5.1.7 Renommer L utilisateur enregistré peut renommer le nom d un fichier, qu il soit ou non l initiateur du dossier. Pour ce faire, procéder comme indiqué sur la copie d écran ci-après. 33 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

34 5.1.8 Supprimer Il est possible de supprimer simultanément plusieurs fichiers par une même opération en faisant une sélection multiple (plusieurs cases cochées). Grâce à la gestion des versions, il est possible de récupérer le fichier supprimé (voir copie d écran ci-après). 34 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

35 5.1.9 Copier Pour copier le fichier sélectionné et le stocker dans le même répertoire ou dans un autre répertoire au choix de l utilisateur, procéder comme indiqué sur la copie d écran ci-après. Il est possible de copier simultanément plusieurs fichiers par une même opération en faisant une sélection multiple (plusieurs cases cochées). 35 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

36 Déplacer Pour copier le fichier sélectionné et le stocker dans le même répertoire ou dans un autre répertoire au choix de l utilisateur, procéder comme indiqué sur la copie d écran ci-après. Il est possible de copier simultanément plusieurs fichiers par une même opération en faisant une sélection multiple (plusieurs cases cochées). 36 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

37 Afficher versions Pour afficher les différentes versions stockées dans le Cloud du fichier y compris les versions supprimées, procéder comme indiqué sur la copie d écran ci-après. Les différentes versions d un fichier sont stockées pendant 21 jours. Il est possible, lors de la configuration du système, de modifier cette durée de stockage. Les fichiers supprimés sont visibles pour les utilisateurs enregistrés et ayant accès au partage du dossier. Ils peuvent sélectionner la case «Voir fichiers supprimés et versions» (cf. copie d écran, en haut à droite). Seuls les fichiers supprimés ou modifiés sont affichés avec la date et heure de la suppression/modification. Pour éviter de surcharger inutilement le Cloud de multiples données, seules les modifications faites durant un intervalle d au moins 5 minutes sont enregistrées. 37 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

38 Aperçu Lorsqu un fichier est de type PDF ou JPEG, il est possible de le visualiser directement sur le Cloud sans avoir à le charger sur le terminal (voir copie d écran ci-après). Si d autres formats de fichiers sont souhaités, VTX pourra les intégrer, après étude technique, dans la fonction «Aperçu des formats de fichiers supplémentaires. 38 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

39 Versions Pour visualiser le nom du fichier, la date de dernière modification, le propriétaire du fichier, procéder comme indiqué sur la copie d écran ci-après. 39 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

40 5.2 Onglet «Partages» Cette fonctionnalité permet à l utilisateur de la solution de visualiser les informations mentionnées sur la copie d écran ci-après «Mes Liens Publics» Les liens publics créés par l utilisateur pour permettre à des personnes (non utilisateur enregistré de la solution) d accéder à certaines données stockées dans le Cloud, procéder comme indiqué sur la copie d écran ci-après. L initiateur du partage peut ainsi vérifier le nom du fichier, sa date de création, l ordinateur d origine ainsi que la durée de validité du lien. Il est à noter que même lorsque la durée de validité du lien public a expiré, l initiateur peut rendre à nouveau le lien public valide en lui donnant une nouvelle durée de validité (1 jour, 3 jours, 5 jours,1 semaine, 3 mois, illimité). 40 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

41 5.2.2 «Mes Partages» Cette fonction permet à l initiateur du partage de visualiser l ensemble des partages effectués et de pouvoir éventuellement les modifier (voir copie d écran ci-après). Les modifications possibles pour l initiateur sont : - ajout d un utilisateur ; - suppression d un utilisateur ; - modification pour un utilisateur du type de partage du répertoire (lecture seule ou modifications autorisées). 41 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

42 5.2.3 «Autres Partages» Cette fonctionnalité permet à l utilisateur de connaître les partages auxquels il a été convié et connaître aussi le nom du propriétaire, le type de partage et son statut. La seule action possible pour l utilisateur est, s il le souhaite, de refuser ce partage (voir copie d écran ci-après). 42 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

43 5.3 Onglet «Evènements» Cette fonction permet à l utilisateur de la solution de pouvoir visualiser les évènements relatifs aux dossiers qu il partage (initiateur ou non). Les évènements suivants sont répertoriés : - création d un nouveau partage ; - acceptation par un utilisateur d un nouveau partage ; - ajout/modification/suppression d un fichier faisant partie d un dossier ; - chargement par un utilisateur d un fichier se trouvant dans un lien public. Certains de ces évènements peuvent être notifiés par à l initiateur du partage ou du lien public (voir copie d écran ci-après). 43 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

44 5.4 Onglet «Compte» L utilisateur peut notamment visualiser son quota (en Go) sur le Cloud. Il peut aussi demander à supprimer son compte (voir copie d écran ci-après). 44 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

45 6 Fonctionnalités agent synchronisation L utilisateur peut charger l agent de synchronisation directement sur le site Web. Lors de l installation standard (non personnalisée), il est demandé à l utilisateur de choisir la langue par défaut du logiciel, puis de saisir son login, mot de passe, puis de fournir le nom du terminal (voir copie d écran ci-après). 45 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

46 Avant que l agent de synchronisation ne soit exécuté pour la première fois, une icône est créée dans le «tray» du terminal. Il est possible, en option, de créer un raccourci sur le bureau du terminal. En sélectionnant l icône, il est possible d afficher le gestionnaire de synchronisation. Il permet à l utilisateur de définir les répertoires de son terminal qu il souhaite synchroniser avec les dossiers sur le Cloud auxquels il a accès (voir copie d écran ci-après). C est aussi en sélectionnant l icône de l agent de synchronisation que l utilisateur peut lancer automatiquement le site Web de la solution. 46 Easy Share Guide Utilisateur Février 2014

Guide Utilisateur Easy Share

Guide Utilisateur Easy Share Guide Utilisateur Easy Share Février 2014 1 Préambule... 3 2 Fonctionnalités site Web pour l utilisateur... 3 2.1 Onglet «Fichiers»... 4 2.1.1 Ouvrir... 4 2.1.2 Charger un fichier à partir du site Web...

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