Notice pour compléter vos déclarations annuelles des effectifs (DAE) et de cotisation (DAC)

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1 Notice pour compléter vos déclarations annuelles des effectifs (DAE) et de cotisation (DAC) I - DECLARATION ANNUELLE DES EFFECTIFS (DAE) En cas de doute, il est conseillé de contacter l assistante de votre médecin du travail. Les nouveautés 2014 : - Indiquer la classification SMR et le motif (Fig 1) 1 Figure 1 Choix du motif de SMR (exemples) - Corriger le poste de travail si celui-ci est erroné (le document reçu reprend les données 2013, qui sont à actualiser). L employeur est responsable de l intitulé du poste de travail. (Fig 2) Figure 2 Poste de travail & données PCS (exemples) - Faire apparaître pour chaque salarié, les données PCS (code et intitulé). Ces données issues de la classification INSEE 2003 peuvent figurer sur les fiches de paies, les déclarations URSSAF et sont accessibles sur le site internet de l INSEE comme sur notre site (Fig 2)

2 La SMR? La surveillance médicale renforcée est déclarée par l employeur sur une base légale, le législateur prévoit que les : Travailleurs âgés de moins de 18 ans, Femmes enceintes, Salariés exposés à l amiante, Salariés exposés aux rayonnements ionisants, Salariés exposés au plomb dans les conditions prévues à l article R , Salariés exposés au risque hyperbare, Salariés exposés au bruit dans les conditions prévues à l article R , Salariés exposés aux vibrations dans les conditions prévues à l article R , Salariés exposés aux agents biologiques des groupes 3 et 4, Salariés exposés aux agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction (CMR) de catégories 1 et 2, Travailleurs handicapés. bénéficient d une telle classification. L ensemble des autres salariés sont à déclarer en SMS (surveillance médicale simple). 2 Le poste de travail? Il est obligatoirement déclaré par l employeur. Il correspond à une réalité dans l entreprise et ne peut être défini par le médecin du travail. Il correspond en général au poste de travail déclaré dans le contrat de travail. En l absence de poste de travail déclaré par l employeur, le médecin pourrait ne pas délivrer de fiche d aptitude. Les données PCS? Issues de la classification INSEE, ce sont des données qui nous sont indispensables. Elles sont normalement connues par l employeur, elles peuvent être connues également par le service comptable qui aide celui-ci. Elles peuvent déjà figurer sur les fiches de paie ou sur les déclarations URSSAF et sont accessibles sur le site internet de l INSEE comme sur notre site Comment déclarer? Dans toutes les situations, et en raison des nouveautés présentes pour 2014, il faut au minimum vérifier, corriger ou compléter le document envoyé par le service de santé au travail.

3 Plusieurs situations sont décrites ci-dessous, à savoir : Situation 1 : Ce qu il faut faire dans toutes les situations Situation 2 : Je souhaite retirer un salarié Situation 3 : Je souhaite ajouter un salarié Situation 4 : Je n ai plus de salarié(s) Situation 1 : Ce qu il faut faire dans toutes les situations Il faut vérifier vos coordonnées, les corriger le cas échéant sur la feuille «déclaration annuelle des effectifs 2014». (Fig 3) 3 Figure 3 Tableau des données à corriger Il faut ensuite pour chaque salarié, vérifier l intitulé du poste de travail, (Fig 4) inscrire les données PCS, (Fig 4) s assurer que la classification SMR est la bonne et s il s agit d une classification SMR indiquer le(s) motif(s) par une (des) croix dans la (les) colonne(s) correspondante(s). (Fig 4) Figure 4 Les informations à ne pas oublier Totaliser le nombre de salariés déclarés en SMS et en SMR. A titre informatif est indiqué le nombre de salarié pour chaque catégorie en (Fig 5) Figure 5 Calcul de bas de tableau

4 Situation 2 : Je souhaite retirer un salarié Barrer la ligne correspondante et indiquer en bout de ligne, une date de sortie des effectifs. (Fig 6) Figure 6 un salarié est sorti de l entreprise, la ligne correspondante est barrée et il faut indiquer une date de sortie 4 Situation 3 : Je souhaite ajouter un salarié Compléter votre liste en saisissant la globalité des éléments de la ligne pour chaque nouveau salarié. Situation 4 : Je n ai plus de salarié(s) Cocher simplement la case «Si vous n avez plus de personnel, veuillez cocher :» sur la page déclaration annuelle des effectifs (Fig 7) Figure 7 Absence de salarié en 2014 Barrer la(les) ligne(s) correspondante(s) et indiquer en bout de ligne, une date de sortie des effectifs. (Fig 6) Dans toutes les situations : Valider le document avec le tampon de l établissement (Fig 8) Figure 8 Ne pas oublier de valider avec le tampon de l établissement

5 II - DECLARATION ANNUELLE DE COTISATION (DAC) Pour tout renseignement concernant la DAC, vous pouvez contacter notre service comptabilité dont voici les coordonnées : - Comptabilité secteur Arras : Comptabilité secteur Lens Hénin : Comptabilité secteur Béthune : POUR L ANNEE 2013 (Fig 9) Reporter dans le tableau l effectif total 2013 en distinguant le nombre de salariés en SMS et SMR. (Fig 9) 5 Rappel : l effectif total 2013 à renseigner correspond au nombre total de salariés ayant figuré à l effectif au cours de l année 2013, quelque soit le temps de travail et le temps de présence dans l entreprise. Le tableau 2013 doit impérativement être renseigné même si vous n avez plus de salarié en SMS (Surveillance Médicale Simple) SMR (Surveillance Médicale Renforcée) TOTAL EFFECTIF ANNEE 2013 EFFECTIF TOTAL 2013 (y compris les apprentis) Figure 9 Tableau des effectifs 2013 à compléter Nombre total de salariés ayant figuré à l effectif au cours de l année 2013 (quelque soit leur temps de travail et leur temps de présence) POUR L ANNEE 2014 (Fig 10) Après avoir complété la déclaration annuelle d effectifs 2014, reporter dans les cases orangées de la déclaration annuelle de cotisation, le nombre de salariés en SMS, SMR et le total pour (Fig 10) Figure 10 Tableau des effectifs 2014 à compléter

6 Choisir un mode de règlement (Fig 11) CHOIX DU MODE DE REGLEMENT (Cocher la case correspondante) PRELEVEMENT SEPA (simple et rapide, avec la possibilité de paiement en plusieurs fois sans VIREMENT sur notre compte CDN ARRAS RIB : IBAN : FR CHEQUE BANCAIRE frais, lors d une première BIC : NORDFRPP souscription remplir le mandat joint) Figure 11 Choix du mode de règlement Valider le document avec le tampon de l établissement (Fig 12) 6 Figure 12 Ne pas oublier de valider avec le tampon de l établissement Une fois les documents correctement remplis, les retourner avant le 31 JANVIER 2014 au service de santé au travail à l adresse suivante : ASSOCIATION SANTE TRAVAIL RUE DE LA SYMPHORINE PARC DES BONNETTES CS ARRAS CEDEX

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