GUIDE DE L UTILISATEUR

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2 GUIDE DE L UTILISATEUR Accéder directement à la salle de visioconférence et au calendrier... 3 GO TO MEETING : comment l utiliser?... 4 Organiser une visioconférence Je veux planifier une réunion... 5 Depuis le site... 5 Depuis l application... 7 Je veux lancer ma réunion maintenant... 8 Depuis le site... 8 Depuis l application... 8 Les fonctionnalités de GO TO MEETING La webcam... 9 Le micro Le partage d écran et la vue du public Onglet participants Onglet chat Onglet outils de dessin Enregistrement de session Quelques outils complémentaires L outil est déjà réservé? Votre besoin n est pas couvert? F.A.Q. 2

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4 GO TO MEETING : COMMENT L UTILISER? Combien de participants Go to meeting peut-il accueillir simultanément? Jusqu à 50 personnes peuvent participer à votre visioconférence. Combien de personnes peuvent parler ou être vus simultanément? Avec la fonction audio par appel local et VoIP, il est possible d'activer le son pour un maximum de 25 participants. Pour la fonction vidéo, Go to meeting permet jusqu'à 6 flux vidéo à une résolution de 640p x 480p chacune, pour une résolution totale maximale de 1920p x 960p. De quoi ai-je besoin? Vous avez uniquement besoin d une connexion internet, un micro (ou un téléphone pour l option VoIP), et une webcam si vous souhaitez utiliser l option vidéo. Que faut-il avoir en tête pour ma première visioconférence? La salle virtuelle de l Avise est une salle partagée, et c est pourquoi nous vous demandons de bien vouloir systématiquement vous inscrire sur le calendrier des réservations, et de vous assurer qu une session n est pas déjà en cours avant de commencer la vôtre. Nous vous conseillons pour une première utilisation de vous connecter quelques minutes avant le début de votre réunion afin de prendre en main l outil et de vous familiariser avec. Pourquoi utiliser un outil dédié et non pas Skype ou une autre solution de ce type? Utiliser Go to meeting vous permet d échanger avec bien plus de participants que Skype, vous garantit une qualité audio et vidéo supérieure (sans coupures), et vous donne accès à d autres fonctionnalités, comme l enregistrement de votre visioconférence, le contrôle audio et vidéo des participants, le partage d écran et/ou de souris Autre différence avec Skype, il ne s agit pas d appeler votre correspondant, mais de l inviter à rejoindre votre salle de réunion! Pour l utiliser au mieux au quotidien, pensez à l intégrer à votre calendrier Outlook ou à votre Google Agenda : Cette possibilité vous permet de planifier ou d initier des réunions depuis votre interface de calendrier habituelle, si vous utilisiez déjà Outlook ou Google Agenda. 4

5 ORGANISER UNE VISIOCONFERENCE ETAPE 1 Réserver la plage horaire dans l outil de réservation MERCI DE BIEN VOULOIR TOUJOURS CONSULTER LE CALENDRIER DES RESERVATIONS AVANT D OUVRIR LA SESSION AVISE GO TO MEETING. ETAPE 2 Choisir entre les deux options PLANIFIER UNE REUNION et LANCER UNE REUNION IMMEDIATEMENT, et sélectionner ce que vous préférez entre l application et le site. JE VEUX PLANIFIER UNE REUNION : Cette option est conseillée en cas de participants nombreux, ou quand vos interlocuteurs ne sont pas familiers de Go to meeting, afin de leur permettre de mieux le prendre en main et de s organiser. DEPUIS LE SITE GO TO MEETING: Rendez-vous sur le site gotomeeting.com, cliquez sur SIGN IN et renseignez vos identifiants Puis, cliquez sur PLANIFIER dans la section PLANIFIER UNE REUNION 5

6 Une boîte de dialogue s ouvre alors, dans laquelle vous pouvez choisir la date, l heure et la durée de la session, et éventuellement ajouter des coorganisateurs et un mot de passe pour accéder à la session. En sauvegardant votre réunion, Go to meeting vous génère alors un type que vous pouvez envoyer à vos participants, ou personnaliser en n oubliant pas d inclure le lien ou le code d accès à la réunion. 6

7 DEPUIS L APPLICATION (METHODE CONSEILLEE) : Nous vous conseillons quand cela est possible d utiliser l application pour lancer et planifier vos réunions. Elle permet en effet plus de fonctionnalités que sa version web, avec une interface plus intuitive. Lancez l application, sélectionnez PLANIFIER UNE REUNION et renseignez les informations relatives à votre réunion (1 Nom de la réunion : votre département ou région de DLA par exemple ; et 2 date, heure et durée) 7

8 JE VEUX LANCER MA REUNION MAINTENANT : DEPUIS LE SITE GO TO MEETING : Rendez-vous directement sur la page (raccourci sur la première page de ce manuel en cliquant sur l icône), et cliquez sur Démarrer ma réunion. Vous avez ensuite la possibilité d inviter directement vos participants. DEPUIS L APPLICATION (METHODE CONSEILLEE) : Ouvrez l application et cliquez sur «Se réunir maintenant» 8

9 Cliquez sur Inviter pour ajouter des participants à votre session. 9

10 LES FONCTIONNALITES DE GO TO MEETING En ouvrant l application go to meeting, trois boutons en haut de l écran et quatre onglets apparaissent dans l interface. Ils vous permettent de gérer les différentes fonctionnalités de votre session : LA WEBCAM Vous pouvez choisir de mettre en pause ou de couper votre caméra : cliquez dessus pour la désactiver, et pour la mettre en pause, passez votre souris dessus, et vous verrez apparaitre un bouton pause : LE MICRO Cliquez simplement sur le micro pour désactiver votre audio : 10

11 LE PARTAGE D ECRAN ET LA VUE DU PUBLIC : A droite, le bouton ECRAN vous permet d activer le partage d écran en un clic, de le mettre en pause de la même manière que la webcam, ou de la désactiver en cliquant à nouveau dessus. Attention, la session démarre sans partage d écran, c est à vous de l activer si vous le souhaitez. En cliquant sur ECRAN en dessous du bouton, vous pouvez sélectionner et naviguer entre les différentes fenêtres que vous souhaitez montrer à vos participants. C est également là que vous pourrez permettre à un de vos participants de prendre le contrôle de votre clavier et de votre souris, et où vous pourrez déléguer le rôle de présentateur à un des participants. L onglet VUE DU PUBLIC vous permet de vous rendre compte de ce que voient vos participants. Si vous ne choisissez pas d activer le partage d écran, l image par défaut sera celle visible ci-dessous : 11

12 ONGLET PARTICIPANTS : Go to meeting vous permet en tant qu organisateur de désactiver si besoin le micro et la caméra de vos participants (en cas de problème de qualité vidéo ou audio par exemple), ainsi que les vôtres. Dans l onglet PARTICIPANTS, vous trouverez en bas à gauche un bouton permettant de couper l audio de l ensemble des participants, ou de le réactiver pour tous. Sinon, à côté du nom de chaque participant se trouve une caméra et un micro sur lesquels il vous suffit de cliquer pour l activer ou le désactiver. Vous pouvez également partager votre écran, et laisser le contrôle de la souris à un de vos participants en cliquant sur leur nom. C est également dans cet onglet que vous pourrez inviter d autres participants. ONGLET CHAT L onglet chatter vous permet d échanger par écrit avec vos participants. Vous pouvez également choisir d envoyer un message à tous ou à une personne en particulier. 12

13 ONGLET OUTILS DE DESSIN Ces outils peuvent par exemple vous servir à annoter des documents partagés. Vous pouvez choisir de les activer ou non pour les participants en cliquant sur les à droite de la barre de tâche. Il vous suffit de cliquer sur l icône de la poubelle pour effacer ce qui a été fait. ENREGISTREMENT DE SESSION GO TO MEETING vous permet également d enregistrer vos visioconférences en cliquant tout en bas de l interface sur ENREGISTRER CETTE REUNION. En cliquant à droite, vous trouverez les différentes options d enregistrement. Pour plus de détails sur les possibilités, vous pouvez vous référer à la F.A.Q. QUELQUES OUTILS COMPLEMENTAIRES L OUTIL EST DEJA RESERVE? Si le calendrier est déjà occupé pour votre session, vous pouvez : - Créer un compte Go to meeting gratuit si votre visioconférence comprend 3 participants ou moins, ou créer un compte pro en mode essai (vous disposez de 14j avec des fonctionnalités payantes similaires à celles du compte Avise) - Utiliser la solution OVH pour conference call, qui ne permet pas de vidéo mais va jusqu à 50 participants en audio, et est gratuite. - Utiliser Framatalk ou Framaestro. Framatalk est un service de visioconférence, et Framaestro comprend en plus de la visioconférence un chat et un tableau blanc participatif. Le nombre d utilisateurs possible et la qualité vidéo et audio varient selon votre bande passante, ce qui peut limiter le nombre de participants. 13

14 VOTRE BESOIN N EST PAS COUVERT? PARTAGER DES FICHIERS Wetransfer WeTransfer dans sa version gratuite ne propose pas de stocker vos documents. Il permet simplement d uploader un ou plusieurs fichiers pour les partager avec une ou plusieurs personnes. Vous pouvez uploader des fichiers pouvant aller jusqu à 2 Go. WeTransfer vous proposera soit un lien soit la possibilité d envoyer directement un mail via la plateforme aux destinataires. Sendspace Sendspace fait partie de la longue liste de petits services qui permettent l envoi et le partage de fichiers en ligne. Dans sa version gratuite, SendsSpace limite la taille du fichier transféré à 300 Mb. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs fichiers à votre envoi par simple glisser-déposer. Sendspace fournit un lien à partager par mail ou sur les réseaux sociaux. Just Beam it Just Beam it vous permet de partager un fichier en le glissant sur la page d accueil du service. Le site sécurise votre envoi en vous fournissant un lien valable une seule fois avec un seul utilisateur. Vous devez par ailleurs garder la fenêtre de votre navigateur ouverte pour que le destinataire puisse récupérer le fichier. Si vous souhaitez partager le même fichier avec un autre destinataire, il vous faudra demander un nouveau lien à Just Beam it. Une fois votre navigateur fermé, les fichiers ne sont plus disponibles. Framadrop Framadrop est un service en ligne libre qui permet de partager des fichiers de manière confidentielle. Il est particulièrement recommandé si vous êtes inquiets par rapport à la confidentialité de vos données. Vous définissez la durée de conservation en ligne, collez le fichier à transmettre, et partagez ensuite avec vos correspondants le lien qui vous est donné. AUTRES OUTILS COLLABORATIFS Pour vous permettre d aller plus loin dans le partage d informations ou la prise de décision avec vos collaborateurs ou vos prestataires, nous avons recensé plusieurs outils collaboratifs qui peuvent vous permettre de compléter l outil de visioconférence, et de faciliter vos échanges quand il n est pas disponible. 14

15 SUITE FRAMASOFT Framasoft rassemble un ensemble de services libres de droits dont certains sont particulièrement utiles pour travailler sur un mode collaboratif : - Framaestro : Framaestro vous permet d afficher sur une même page différents sites web ou outils collaboratifs en ligne. Vous pouvez ainsi présenter, communiquer et travailler à plusieurs en même temps sur différents documents. - Framanotes : Framanotes vous permet de prendre différents types de notes (texte, images, adresses web, mots de passe ). Les notes sont chiffrées et déchiffrées depuis les applications (ou l interface web) par votre mot de passe, vous assurant une confidentialité totale. En contrepartie, il n est pas possible de retrouver un mot de passe perdu. - Framavox : Framavox est un service de prise de décisions collaboratif. Il permet notamment de discuter avec son équipe (en notifiant ses collègues), et de voter sur des propositions. SLACK Cet outil vous permet de rester en contact avec votre équipe à travers un chat, d organiser vos discussions selon vos projets et vos groupes. Vous avez également la possibilité d appeler vos collaborateurs à travers cet outil. 15

16 F.A.Q. FAQ en construction, n hésitez pas à nous faire remonter les difficultés que vous rencontrez ou les questionnements qui demeurent! J ai un problème de qualité vidéo ou son La qualité audio et vidéo est liée à votre bande passante. En cas de problèmes avec l audio, désactivez les caméras si possible, et l audio des participants quand il n est pas nécessaire. Si cela n a pas assez d effet, vous pouvez également basculer sur la ligne téléphonique en cours de session en cliquant sur le menu audio, et en sélectionnant l appel téléphonique plutôt que le micro de votre ordinateur. Je souhaiterais enregistrer ma visioconférence : comment faire, quelles sont mes options? Localiser les fichiers d'enregistrement Après chaque session enregistrée, un fichier d'enregistrement temporaire est enregistré à l'emplacement spécifié au format.g2m. Vous devez ensuite convertir l'enregistrement dans un format téléchargeable :.WMV (Windows uniquement),.mov (Mac uniquement) ou.mp4. Par défaut, les enregistrements sont stockés dans C:\Users\<utilisateur>\Documents. Les fichiers.g2m d'origine, avant conversion, sont stockés dans un sous-dossier appelé «originals» une fois la conversion terminée. Toutefois, vous pouvez modifier l'emplacement dans lequel 16

17 tous les futurs enregistrements de session seront stockés (vérifiez que cet emplacement possède au moins 1 Go d'espace disponible). Modifier l'emplacement des fichiers enregistrés 1. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône en forme de marguerite dans la barre d'état système (Windows) ou la barre d'outils (Mac). 2. Sélectionnez Préférences. 3. Sélectionnez Enregistrement (Recording) dans la navigation de gauche. 4. Dans le bas de la fenêtre, cliquez sur Parcourir (Browse). 5. Sélectionnez l'emplacement souhaité et cliquez sur OK. Puis-je inclure l'audio à mes enregistrements de session? Oui. Les préférences d'enregistrement déterminent si et comment l'audio est inclus dans les enregistrements de session. Les options suivantes sont disponibles : Ne pas enregistrer le son (Don't record audio) : les enregistrements comprennent uniquement l'écran partagé du présentateur. Utiliser la fonction audio intégrée de GoToMeeting (Use GoToMeeting integrated audio) : les enregistrements comprennent la voix de tous les utilisateurs qui se sont connectés au système audio via le microphone et les haut-parleurs (VoIP) ou par téléphone (PSTN). 17

18 Utiliser votre propre service audio (Use your own audio service) : utilise un microphone pour enregistrer la voix de l organisateur, tandis qu un dispositif de raccordement téléphonique enregistre tous les intervenants (requiert un autre périphérique d entrée physique). Est-ce que je peux exclure l'audio des enregistrements de session? Oui. Vous pouvez modifier les paramètres de façon à ce que seul l'écran partagé soit inclus en sélectionnant l option «Ne pas enregistrer le son» (Don't record audio) dans les Préférences d'enregistrement. Puis-je diffuser les codes d accès de la session Go to meeting Avise? Pour des questions de sécurité et de confidentialité, il ne vous est pas possible de communiquer les codes d accès de l Avise en dehors des CM DLA. Il vous est cependant tout à fait possible d organiser une visioconférence avec des personnes n étant pas des chargé-e-s de mission (prestataires, membres des structures accompagnées, pilotes ) sans diffuser ces identifiants. Il vous suffit d inviter ces personnes directement à la réunion que vous aurez organisée. 18