Être motivé et avoir un intérêt marqué pour le festival Être très organisé et minutieux Être capable de travailler sous pression

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1 Appel de chargé(e)s de mission // Été 2014 Art Souterrain 2013, Palais des congrès de Montréal Le festival Art Souterrain est un organisme à but non lucratif dont le mandat est de promouvoir les pratiques artistiques contemporaines et de les faire découvrir à un grand public au sein du patrimoine montréalais. Art Souterrain présentera la 6e édition du festival du 1er au 15 mars 2015, dans la ville souterraine de Montréal, sur un parcours de 7 kilomètres entre le Complexe Les Ailes et la Place des Arts. Cette année encore le lancement de l événement aura lieu en association avec la Nuit Blanche de Montréal et le festival Montréal en Lumière. Pour mener à terme la prochaine édition du festival, Art Souterrain recherche actuellement des personnes intéressées à participer à l élaboration de l évènement unique en son genre. Les recrues travailleront en équipe et individuellement sur différentes facettes du festival (voir liste des postes à combler ci-dessous). 2 jours / semaine Période : mi-avril / fin août Poste non-rémunéré Les compétences et aptitudes suivantes sont recherchées : Être motivé et avoir un intérêt marqué pour le festival Être très organisé et minutieux Être capable de travailler sous pression

2 Être débrouillard et autonome Avoir autant de facilité à parler et à écrire en français qu en anglais. Poste Responsabilités Programmation (3 personnes) C est l été que toute la programmation du festival se boucle et que le parcours des 7 km commence à se dessiner. Une équipe de 3 personnes oeuvre à la communication de l appel de dossiers, la recherche d artistes et le développement de partenariats avec des consulats afin d accueillir des artistes internationaux. - Mise à jour de notre banque de contacts (artistes, organismes culturels, universités, institutions artistiques, réseaux d artistes, associations de gradués, festivals, musées, etc.) - S assurer que l appel de dossier circule bien (rsx sociaux, blogs, infolettre, etc.) - Faire de la recherche d artistes dont la démarche s apparente au thème Effectuer la correspondance avec les artistes - Archiver les conversations entretenues avec les artistes selon le système en place - Réception des propositions d artistes et création d une base de données avec les informations des propositions artistiques - Faire partie du comité de sélection. Faire le suivi auprès des artistes. - Recherche et suivi auprès des commissaires invités Communication (2 personne) - Mise à jour des documents médias 2014 (documents de partenariats) - Partenariats médias, Québec et hors-québec - Mise à jour des contacts - Rédaction des infolettres et diffusion - Préparer forfaits d échange de visibilité avec les médias - Rédaction du plan de communication Développer des partenariats entre festivals et blogs - Animation des réseaux sociaux (projets satellites, art public, nouvelles des anciens exposants, citations sur l art) Webmaster + gestionnaire de communautés + Application iphone à l année Même en dehors de la période du festival, l organisme tient à rester actif sur le web. Une personne dynamique est recherchée afin de garder vivant le site internet durant l été. - Développement du contenu internet : ajout de la cartographie des zones sur le site, développement du contenu touristique, ajouter des blogs qui parlent de

3 l actualité artistique de Montréal, mettre les infos des oeuvres permanentes sur le parcours, présenter progressivement l édition 2014 du festival, diffuser les offres de stages, parler des projets satellites du festival, etc. - Réviser l application iphone, analyser l application 2014 et voir comment c est possible de l améliorer, faire des propositions. - Faire suivi auprès des blogs afin d entretenir nos relations. Développement des activités (2 personnes) Parallèlement aux projets artistiques présentés, le festival Art Souterrain organise des Mises en Lumière durant les 15 jours du festival. Durant ces journées, plusieurs évènements se produisent afin de mettre en valeur un édifice du festival (performances, mini-visites guidées, conférences, activités interactives, rencontres d artistes, etc.). - Retravailler le rétroplanning des activités - Faire des recherches sur les activités dans les grands festivals (ex : Manif d Art, Contact, Luminato, Biennale de Mtl, Mois de la Photo, etc.). - Développer les nouveaux public pour les activités en rapport avec les angles d activités (ex : destinées aux artistes émergents, aux familles, etc.) - Établir un échéancier de la planification des activités - Dresser un budget et commencer à contacter des commanditaires pour les matériaux Responsable production (1 personne) Mettre sur pied une exposition de près d une centaine d artistes nécessite beaucoup de planification technique longtemps à l avance! L équipe est à la recherche d un candidat possédant un grand souci du détail afin d organiser la production technique dès l été. - Revoir retro planning de la production technique avec directeur technique et chargée de projet - Se mettre en contact avec écoles de techs pour développer des stages de techniciens et mettre à jour nos banques de données - Retravailler tableaux type (horaire, grille de besoins logistiques, fiche technique des projets, adresses des quais de livraison, etc.) - Mettre à jour les documents pour l équipe technique (appel d offre, contrat, facture, etc.) - Mise à jour inventaire matériel Art Souterrain, suivi de l inventaire, identification du matériel - Rechercher des partenaires pour les matériaux - Faire un partenariat avec Le Diplomate pour le matériel audiovisuel - Faire des recherches de partenariats de service - Voir à la construction des certaines structures - Responsable d équipe

4 Ressources humaines (1 personne) - Rédaction des appels de candidatures pour l équipe 2015 du festival et révision des procédés de sélection - Révision des documents de travail pour le recrutement des médiateurs culturels et des différents bénévoles du festival - Communication avec différentes instances et regroupements de bénévoles - Rédaction des type et documents type - Développement de notre base de données (photographes, vidéastes, groupes communautaires) - Organisation des documents de travail pour l équipe 2015 (mise à jour du calendrier général, création des agendas, etc.) Partenariat avec le milieu culturel / consulat (1 personne) Art Souterrain souhaite fédérer le milieu culturel en invitant des acteurs du milieu à s associer au festival. L objectif consiste à inclure dans la programmation des galeries, centres d artistes, musées, etc. En contrepartie, Art Souterrain est appelé à exposer des artistes lors d évènements artistiques organisés par des tiers. - Mise à jour des bases de données du milieu culturel - Faire le suivi auprès des artistes présentés par Art Souterrain exposant dans un évènement organisé par des tiers (Manif d Art) - Lancer des appels d offres aux instances artistiques - Suivi des ententes - Recherches d activités communes avec les musées Projet satellite (1 personne) Art Souterrain développe des activités hors du festival de manière à demeurer actif tout au long de l année. Cet été, le festival collabore à l évènement Art Du Style 3, présenté par le Complexe les Ailes. - Rédiger l appel de dossiers et en assurer la communication (réseaux sociaux, infolettre, mails personnalisés à des artistes de notre banque de données, etc.) - Classer les propositions artistiques reçues selon le classement en règle - Préparer la rencontre pour le jury (participation au premier visionnement des projets, création du power point pour le jury, assister à la rencontre et prendre des notes, faire le suivi aux artistes) - Une fois les finalistes choisis, participer à la mise en place du projet (agir en tant que personne ressource pour les artistes, recueillir les documents servant à la communication des oeuvres, préparer l horaire de montage, être présent lors des montages, etc.) Responsable du développement de l aide aux artistes Depuis sa première édition, en 2009, Art Souterrain appuie les artistes émergents qui représentent 30% de sa programmation. Avec des actions concrètes, l organisme souhaite se positionner davantage comme une véritable plateforme d aide aux artistes émergents.

5 émergents (1 personne) - Retravailler le rétroplanning des formations pour les artistes émergents (organisation de l évènement, penser à des intervenants, les approcher, etc.) - Recherche de subventions pour l aide aux artistes - Prix de la Vitrine Culturelle - Monter un document pour la Cré Visite guidée à l année Art Souterrain organise déjà des visites guidées durant la période de pointe du festival et désire bonifier son offre en présentant des visites guidées à l année longue permettant au public de découvrir les oeuvres permanentes dans la ville souterraine de Montréal. - Familiarisation avec le parcours et ses oeuvres - Création de documents de formation pour les guides - Recrutement des guides - Logistique des réservations - Communication des visites guidées à l année Graphisme - Mise en page des documents de travail de l équipe - Un atout : création vidéo et/ou photo - Travail de pair avec la graphiste sur l identité visuelle du festival Demande de subvention - Acquérir et maintenir une bonne connaissance et compréhension de l organisme. - Compiler, rédiger et écrire toutes les demandes de subvention. - Rédiger des propositions de subventions individuelles en fonction des préférence de chaque organisme d octroi et suivre, exactement, les directives de chaque organisme d octroi de subvention. - Faire le suivi des demandes de subventions auprès des organismes d octroi, fournir le matériel d appui aux demandes. - Créer les bilans des subventions et faire parvenir aux organismes d octroi. - Mise à jour du calendrier des subventions. Comptabilité - Participer à l implantation d un logiciel comptable - Effectuer l enregistrement des comptes payables et recevables - Préparer et faire autoriser les chèques - Préparer les rapports de TPS/TVQ - Classer les factures - Prévoir les besoins et sources de fonds à court terme - Préparer divers rapports utiles à la gestion financière de l organisation - Aider à la mise en place des contrôles financiers

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