Guide d'utilisation. Version 1.5. Portail Client Simplicom. Portail Yealink

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1 Guide d'utilisation Portail Client Simplicom Portail Yealink Version 1.5

2 Table des matières Exigences relatives au navigateur... 2 Comment se connecter au Portail client Simplicom?... 2 Comment faire un paiement?... 2 Comment activer les paiements mensuels automatique?... 3 Comment visualiser une facture?... 4 Comment faire un renvoi?... 4 Comment rechercher des appels (Recherche de base)?... 6 Comment rechercher des appels (Recherche avancée)?... 8 Comment changer la musique d'attente?... 9 Comment écouter vos enregistrements d'appels? Validation du navigateur Le portail web du téléphone IP Yealink Comment se connecter au Portail web Yealink? Comment programmer une numérotation abrégée (speed dial)? Comment programmer un BFL (Indicateur de présence)?... 23

3 Exigences relatives au navigateur Le portail client Simplicom est optimisé pour les navigateurs Internet Explorer 11.0 (ou version ultérieure), avec la dernière version de JAVA. Votre ordinateur peut avoir plusieurs anciennes versions de JAVA installées. Une ancienne version qui n'a pas été désinstallée peut affecter la navigation. Vous pouvez valider votre version de JAVA en allant au lien: Pour plus de détails et pour valider toutes les exigences veuillez consulter la section Validation du navigateur plus bas dans ce document. Comment se connecter au Portail client Simplicom? Pour se connecter au Portail Client Simplicom 1. Lancez l explorateur Internet, tapez le lien suivant : portail.simplicom.ca La page d identification s'affiche : Saisissez votre identifiant (login) et votre mot de passe (password) puis appuyez sur le bouton Login. Si vous ne connaissez pas votre login, envoyez un courriel à support@simplicom.ca La page de votre portail s'affiche : Si vous ne connaissez pas votre login, envoyez un courriel à support@simplicom.ca

4 Comment faire un paiement? 1. Connectez vous au portail (voir section précédente) 2. Dans le menu de haut, cliquez sur l'onglet Informations de facturation, puis cliquez sur le bouton Effectuer un paiement. 3. Sélectionnez Carte de crédit ou de débit, 4. Entrez le montant désiré dans le champs Montant. 5. Complétez les informations de paiement. 6. Cliquez ensuite sur le bouton Payer pour effectuer le paiement. 2

5 Comment activer les paiements mensuels automatique? 1. Connectez vous au portail (voir section précédente) 2. Dans le menu de haut, cliquez sur l'onglet Informations de facturation, puis cliquez sur le bouton Information de paiement. 3. Remplissez tous les champs requis puis cochez Payez vos factures automatiquement vis ce mode de paiement. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer. 3

6 Comment visualiser une facture? 1. Dans le menu de haut, cliquez sur l'onglet Informations de facturation, puis cliquez sur le bouton Factures. 2. Vous pouvez faire votre recherche soit par numéro de facture ou par intervalle de dates. 3. Ensuite, cliquez sur le bouton rechercher pour afficher la liste des factures. 4. Cliquez sur la loupe pour télécharger la facture souhaitée. Comment faire un renvoi? 1. Dans le menu du haut, cliquer sur l onglet IP Centrex puis sur Postes. 4

7 2. Appuyer sur Configurer pour l'extension sur laquelle vous voulez un renvoi. Dans l'exemple plus bas nous configurons un renvoi pour l'extension Dans le menu de haut, cliquez sur l'onglet IP Centrex, puis cliquez sur le bouton Appels entrants. 4. Choisissez un Mode par défaut du répondeur qui comprend du Renvoi. Dans l'exemple plus bas nous avons choisi le mode Ring, Renvoi, Messagerie vocale. Vous pouvez aussi choisir le mode Renvoi uniquement pour un renvoi immédiat sans sonnerie. L'idéal est de tester les 2 options afin de voir celle qui vous convient le mieux. 5

8 5. Dans le menu de droite, cliquez sur Renvoi, puis sur Ajouter un nouveau numéro. 6. Remplir les informations, dans l'exemple plus bas nous faisons un renvoi vers le numéro (Toujours mettre le 1 avant un numéro externe) Comment rechercher des appels (Recherche de base)? 1. Dans le menu de haut, cliquez sur l'onglet Facturation, puis cliquez sur le bouton Transactions. 2. Entrez un intervalle de deux dates, puis sélectionnez le service Voice Calls. Cliquez ensuite sur Show Records. 6

9 3. Votre recherche affiche un certain nombre de transactions. Dans le section Summary, cliquez sur la loupe pour voir le détail des appels 7

10 Comment rechercher des appels (Recherche avancée)? 1. Dans le menu de haut, cliquez sur l'onglet Informations de facturation, puis cliquez sur le bouton Recherche. 2. Choisissez si vous voulez trouver un numéro de téléphone qui vous a appelé (Entrant) ou un numéro que vous avez composé (Sortant) 3. Entrez un numéro de téléphone à rechercher précédé du 1 (Ex: ). Optionnel: Vous pouvez utiliser le symbole % comme variable. Donc en recherchant 1514% on obtiendra comme résultat tous les numéros commencant par 1514XXXXXXX. (Ex: ou etc..) Dans l'exemple plus bas je recherche précisément le numéro

11 4. Entrez un intervalle de deux dates, puis cliquez sur Afficher xdrs. 5. Votre recherche affiche un certain nombre d'appels. Comment changer la musique d'attente? Lorsque vous placez vos clients en attente, une musique d'attente joue. Vous pouvez modifier celle ci et la remplacer par une musique de votre choix. Vous devez parcontre utiliser une musique dont les droits d'auteurs permettent l'utilisation commerciale. 1. Dans le menu de haut, cliquez sur l'onglet IP Centrex puis cliquez sur le bouton Musique d'attente. La musique d'attente qui joue présentement a une icone de clé musicale en gras. 2. 9

12 3. Pour télécharge une nouvelle musique, cliquez sur Feuilleter puis sélectionnez votre musique. 4. Une fois la musique sélectionnée, cliquez sur Téléchargement. Assurez vous que votre nouvelle musique en attente apparait dans la liste avec un icone de clé musicale en gras. Cela peut prendre entre 20 à 30 minutes avant que la nouvelle musique en attente. Faites un appel test après 30 minutes. 10

13 Comment écouter vos enregistrements d'appels? Pour activer l'enregistrements des appels téléphoniques veuillez contacter notre équipe technique au Une fois l'enregistrement activée vous serez en mesure de télécharger les appels fait sur votre système téléphonique à partir du portail client. Nous conservons les enregistrements 1 mois. Vous pouvez donc télécharger les engregistrements si vous voulez les archiver pour une plus longue période. 1. Dans le menu du haut, cliquer sur l onglet IP Centrex puis sur Extensions. 2. Appuyer sur Configurer pour l'extension sur laquelle vous voulez consulter les enregistrements. Dans l'exemple plus bas nous voulons consulter l'extension

14 3. Dans le menu de haut, cliquez sur l'onglet Informations de facturation, puis cliquez sur le bouton Transactions. 4. Entrez un intervalle de deux dates, puis sélectionnez le service Voice Calls. Cliquez ensuite sur Afficher les relevés. 5. Votre recherche affiche un certain nombre de transactions. Dans le section Résumé, cliquez sur la loupe pour voir le détail des appels. 12

15 6. Vos appels s'affichent. Dans la colonne Lire, cliquez sur l'icone de lecture afin de télécharger un appel. Validation du navigateur Si vous avez des problèmes de compatibilité avec votre navigateur web vous ne serez pas en mesure d'utiliser pleinement le portail client. Afin de s'assurer que d'avoir la bonne version du portail, veuillez suivre la procédure plus bas. * 1) Installer et utilisez la dernière version d'internet explorer. En date d'aujourd'hui c'est Internet Explorer 11 ou + * 2) Installer la dernière version de Java pour Internet Explorer. (Rechercher sur google JAVA) 3) Valider qu'une ancienne version de Java n'est pas installée en parallèle. Pour ce faire aller sur google avec Internet Explorer et effectuer la recherche: Vérifier version de Java Lien pour atteindre la page de vérification Java: Cliquez sur Accepter pour effectuer le test Vous devriez avoir le résultat plus bas: 13

16 4) Rajouter le site dans vos sites Pour se faire, aller dans les Options Internet Cliquez sur Security - Trusted Sites - Sites 14

17 Rajoutez le site puis cliquez sur Add puis Close. 5) Redémarrer votre ordinateur * Installer la dernière version de Java pour Internet Explorer et valider qu'une ancienne version de Java n'est pas installée en parallèle 15

18 1. Ouvrir votre navigateur Internet Explorer et taper l'adresse suivante : 2. Cliquer sur le bouton Accepter et continuer 3. En bas de la page, cliquer sur le bouton Mettre à jour 4. Cliquer sur le bouton Accepter et lancer le téléchargement gratuit, puis sur le bouton Exécuter 16

19 5. Cliquer sur le bouton Installer pour accepter le contrat de licence et installer Java 17

20 6. Un message contient les versions obsolètes sera affiché, veuillez cocher les versions obsolètes et cliquer sur le bouton Désinstaller 7. Cliquer sur suivant puis sur terminer pour terminer l'installation 18

21 8. Valider qu'une ancienne version de Java n'est pas installée en parallèle. Pour ce faire, ouvrir un navigateur Internet Explorer et taper: cliquer ensuite sur le bouton Accepter et continuer, Vous devriez avoir le résultat plus bas: 19

22 Section 2: Le Portail Yealink Le portail web du téléphone IP Yealink Votre téléphone IP Yealink dispose d'un portail web différent du Portail Client Simplicom. Le portail web Yealink vous permettra d'utiliser des fonctions tel que la numérotation abrégée (speed dial), les indicateurs de présences (BLF). Comment se connecter au Portail web Yealink? Il faut tout d'abord connaitre l'adresse IP de votre téléphone physique Yealink. Pour trouver l adresse IP du téléphone, veuillez suivre les étapes suivantes : 1. Sur votre téléphone physique, appuyer sur Menu puis appuyer sur État. La page affiche votre adresse IP sur la ligne 1, dans l'exemple plus bas l'adresse IP serait le mais votre adresse IP sera différente. 2. Dans un navigateur internet, ouvrir une nouvelle fenêtre et tapez l adresse IP de votre téléphone, dans notre exemple l adresse IP est:

23 Section 2: Le Portail Yealink 3. Vous arrivez à la page de connexion. Username : admin Password : admin Puis cliquez sur le bouton Confirm. Et voilà, vous êtes maintenant dans le portail de votre téléphone via l interface web. Comment programmer une numérotation abrégée (speed dial)? Vous pouvez utiliser cette fonction pour accélérer la composition des numéros fréquemment utilisés ou difficiles à retenir. 1. Dans le menu du haut, cliquer sur le bouton DSSKey, puis sélectionnez l onglet Line Key. 21

24 Section 2: Le Portail Yealink 2. Les Line Key correspondent aux boutons programmables sur votre téléphone. Vous avez déja 1 ou plusieurs Line Key programmés pour vos extensions. Vous pouvez utiliser les Line Key non programmées. Dans l'exemple plus bas le Line Key 1 est utilisé pour l'extension 101. On peut donc utiliser les Line Key 2, 3, 4, Sous l onglet Line Key, on va utiliser les champs suivants : - Type : Dans la liste déroulante, veuillez choisir l option Speed Dial - Value : Le numéro que vous désirez composer (exemple : ou bien un extension interne comme 444 dans notre exemple) - Label : L étiquette affichée sur l'écran du téléphone (Chiffres ou caractères) La page de configuration d une numérotation abrégée : 22

25 Section 2: Le Portail Yealink 4. Cliquez ensuite sur le bouton Confirm pour appliquer les modifications Comment programmer un BFL (Indicateur de présence)? Un BLF (Busy Lamp Field) vous permet d'observer les changements d'état d'une ligne spécifique. Par exemple une réceptionniste peut configurer une touche BLF pour voir l'état de la ligne téléphonique de son patron (occupé ou libre). Selon votre appareil téléphonique, le bouton BLF restera vert, ce qui indique que la personne n est pas au téléphone, rouge, ce qui indique que le poste téléphonique est en cours d utilisation. 1. Dans le menu du haut, cliquer sur le bouton DSSKey, puis sélectionnez l onglet Line Key. 2. Les Line Key correspondent aux boutons programmables sur votre téléphone. Vous avez déja 1 ou plusieurs Line Key programmés pour vos extensions. Vous pouvez utiliser les Line Key non programmées. Dans l'exemple plus bas le Line Key 1 est utilisé pour l'extension 101. On peut donc utiliser les Line Key 2, 3, 4, 5 23

26 Section 2: Le Portail Yealink 3. Sous l onglet Line Key, on va utiliser les champs suivants : - Type : Dans la liste déroulante, veuillez choisir l option BLF - Value : Le numéro de compte de la personne que vous désirez surveiller (exemple : ). Si vous ne connaissez pas le numéro de compte, envoyez un courriel à support@simplicom.ca - Label : L étiquette affichée sur l'écran du téléphone (Chiffres ou caractères) - Line : On laisse Line 1 - Extension: Mettez *77 4. Cliquez ensuite sur le bouton Confirm pour appliquer les modifications 5. Cliquez ensuite sur Features puis sur Call Pickup. 24

27 Section 2: Le Portail Yealink 6. Configurez les champs : - Directed Call Pickup : Enabled - Directed Call Pickup Code : *77 7. Cliquez sur Confirm. 25