1/ Le dépôt des DSN sur net-entreprises

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1 FICHE TECHNIQUE Logiciel PAIE Le dépôt et le contrôle des DSN sur net-entreprises Cette fiche décrit comment déposer une DSN sur le portail «net-entreprises» et comment vérifier que les contrôles sont corrects. Un grand merci à l établissement (il se reconnaîtra) qui nous a autorisés à accéder à net-entreprises avec ses coordonnées : il nous aura permis de réaliser ce document. 1/ Le dépôt des DSN sur net-entreprises Généralités Les différentes DSN produites (test, réelle, annule et remplace, mensuelle, événementielle) sont toutes déposées de la même façon sur le portail Pour cela, il faut vous connecter au portail en indiquant les paramètres qui vous ont été fournis lors de votre inscription la 1 ère fois : SIRET, nom, prénom, mot de passe. Le mot de passe demande à être changé régulièrement. Une fois ces informations saisies correctement, vous accédez directement au menu des déclarations ; vous devez choisir l option «DSN régime général» ou «DSN régime agricole» selon que l établissement cotise au régime général de sécurité sociale ou au régime agricole. Dans le cas où l établissement a des salariés relevant du régime général et des salariés relevant du régime agricole il y a alors deux DSN à produire, une sur chaque menu. Le tableau de déclaration des DSN est composé de plusieurs parties : les informations concernant l établissement et la personne qui fait la déclaration ; l historique des échanges (DSN déjà déposées en test ou en réel) des mois passés ; le récapitulatif du mois ; le dépôt du fichier ; l accès direct aux services (URSSAF, CNAM, organismes complémentaires ). Le dépôt et le contrôle des DSN sur net-entreprises 31/05/2016 Page 1/9

2 Informations concernant l établissement et le déclarant Historique des dépôts Récapitulatif du mois Partie permettant le dépôt d une nouvelle DSN Accès direct aux services de paie Le dépôt et le contrôle des DSN sur net-entreprises 31/05/2016 Page 2/9

3 Le dépôt d un fichier DSN Lorsque l établissement veut déposer un nouveau fichier DSN il doit aller dans la partie de la déclaration DSN qui s intitule «Dépôt d un nouveau fichier». ❶ ❷ ❸ ❶ Pour sélectionner le fichier DSN à déposer, vous devez cliquer sur le bouton «Parcourir» puis retrouver celui-ci dans les différents dossiers proposés. Nous vous rappelons que le dossier des DSN est fixé par vous ; vous l avez indiqué lors du paramétrage de la DSN par le biais du menu Import/Export _ DSN _ Paramétrage _ onglet «Chemin fichier» Dans l exemple ci-dessus, le paramétrage indique que les DSN produites sont rangées dans le dossier «APLTMP» qui se trouve sur le disque C: Avant de déposer le fichier sur net-entreprises, nous vous recommandons vivement de le contrôler chez vous avec l outil de pré contrôle DSN CTL. ❷ Vérifiez l adresse mail qui figure dans cette case ; c est sur celle-ci que se fera le retour du compte-rendu d exploitation ; dans le cas où cette adresse est erronée, vous pouvez la modifier en la surchargeant ou en la remplaçant dans le menu de vos informations générales sous net-entreprises. ❸ Une fois les renseignements précédents vérifiés, vous devez appuyer sur le bouton «Envoyer» afin de valider le dépôt du fichier ; un message vous informant de la réception du fichier s affiche alors. Vous devez cliquer sur le bouton afin de revenir au menu des déclarations DSN. Le dépôt et le contrôle des DSN sur net-entreprises 31/05/2016 Page 3/9

4 Le contrôle de la DSN déposée Lorsqu un fichier DSN est déposé sur net-entreprises, il est immédiatement signalé comme contrôlé conforme ou avec anomalies. Il faut consulter les différents bilans de contrôle afin d être sûr que tout est déclaré correctement. Un fichier déclaré conforme peut très bien être déclaré «Ko» par l URSSAF ; cela n empêche pas les éléments d être traités par les différents organismes mais il peut y avoir une perte d informations dans la remontée de ceux-ci. Le contrôle des bilans est donc une étape fondamentale ; elle permet aussi de se rassurer de la bonne remontée des informations. Cette étape démarre dans l historique des dépôts. En face de chaque DSN déposée figure une loupe ; il faut cliquer sur cette loupe ; le bilan de traitement de ce fichier apparaît alors dans une nouvelle fenêtre. Une DSN peut être constituée de plusieurs établissements ; ceux-ci doivent alors apparaître à cet endroit avec le Siret et la raison sociale. Les uns seront acceptés et les autres refusés. Il y aura donc autant de loupe, à droite. C est sur celles-ci qu il faut cliquer. L œil est attiré par ligne en bleu «Afficher les certificats de conformité» ; ce n est pourtant pas sur ce lien qu il faut cliquer mais sur la loupe qui figure à droite de chaque établissement. Le dépôt et le contrôle des DSN sur net-entreprises 31/05/2016 Page 4/9

5 Dans une autre fenêtre apparaît alors le bilan complet de l établissement. Les organismes qui participent au contrôle de la DSN en phase 2 indiquent ici les anomalies qu ils ont constatées. Il s agit de net-entreprises (bilan de conformité), le régime général (bilan d identité des salariés pour la CPAM et bilan des entrées / sorties pour la DARES), l URSSAF (bilan de remontée de la DUCS), et les organismes assureurs : la prévoyance, la complémentaire santé et les retraites sur complémentaires (il ne s agit pas ici de l ARRCO et de l AGIRC qui n interviennent pas en phase 2). Les deux premiers bilans à apparaître immédiatement après le dépôt sont ceux de net-entreprises et de l URSSAF ; les autres bilans arrivent quelques jours après le dépôt. Autant le bilan de net-entreprises est peu intéressant, celui de l URSSAF est incontournable. Il renseigne sur l état de remontée de la DUCS URSSAF. Ainsi, une DSN peut être acceptée tout en étant «KO» côté URSSAF ; cela signifie que toutes les lignes de la DUCS ne sont pas remontées correctement et donc des ennuis à venir si ces éléments ne sont pas corrigés dans le mois. Bilan de conformité net-entreprises : il n apporte pas grand-chose comme informations Bilan sur le contrôle des identités : s il y a un lien cela signifie qu il y a des personnes mal identifiées Bilan inter-déclarations : on y retrouve les problèmes liés à la DARES (contrôle des entrées et sorties). Bilan de contrôle des organismes assureurs : prévoyance et mutuelle. Bilan de contrôle de l URSSAF : on y retrouve le bilan de la déclaration DUCS URSSAF ; ce contrôle est très important. Il est très important de vérifier tous ces éléments ; ceux-ci n apparaissent pas tous au même moment. Immédiatement après le dépôt et la vérification, on trouve le bilan de l URSSAF. Celui-ci est très important car il donne des informations sur la remontée de la DUCS URSSAF, sa déclaration et son règlement. Pour obtenir le bilan de contrôle de l URSSAF il faut cliquer sur le lien «Accéder au bilan de traitement». Le bilan de contrôle de l URSSAF reprend les coordonnées et les paramètres de l établissement ; il indique ensuite si le dossier est conforme «Bilan OK» ou pas «Bilan KO». Viennent ensuite les éléments de la déclaration : le montant déclaré et celui payé. Le dépôt et le contrôle des DSN sur net-entreprises 31/05/2016 Page 5/9

6 Avec le rapport ci-dessus, on apprend que l URSSAF valide le fichier ; elle indique le montant de la déclaration et le montant du télépaiement. Il n y a aucune anomalie dans les cotisations déclarées, ce qui n est pas toujours le cas. Avec ce bilan, nous avons donc une validation quant au montant déclaré en DUCS ; par contre nous n avons aucun détail sur les cotisations déclarées. Nous vous conseillons d éditer ce document ou de le conserver en pdf ; pour cela il faut faire un clic droit et choisir l option «Imprimer». Nous avons constaté que certains navigateurs (Firefox) ne proposent pas l option «Imprimer» ; vous devez alors choisir un autre navigateur, juste le temps de l impression. Le dépôt et le contrôle des DSN sur net-entreprises 31/05/2016 Page 6/9

7 Le contrôle de la DUCS URSSAF Si vous avez déposé une DSN mensuelle en réel et que celle-ci est déclarée conforme, alors la DUCS URSSAF est directement remplie par la déclaration. Pour le savoir, il nous faut revenir dans le menu des déclarations et choisir la DUCS. Il existe plusieurs types de déclarations DUCS ; celle que vous aviez l habitude de remplir manuellement s appelle DUCS EFI ; c est cette option que vous devez choisir. Vous accédez alors au tableau qui permet de saisir les DUCS de tous les organismes déclarés sur net-entreprises : l URSSAF, les organismes de retraite complémentaire ARRCO et AGIRC, les organismes assureurs : la prévoyance, la mutuelle et la retraite sur complémentaire (par capitalisation). La déclaration qui nous intéresse en phase 2 est celle de l URSSAF. Le dépôt et le contrôle des DSN sur net-entreprises 31/05/2016 Page 7/9

8 En cliquant sur la période, vous accédez à la DUCS du mois. Il faut donc vérifier cela avant de dépasser la date butoir du 5 ou du 15 du mois suivant (selon les établissements) et seulement si le paiement est mensuel ; en effet, pour les établissements qui paient trimestriellement il n est pas possible pour l instant de faire cela au mois le mois. Nous vous conseillons de vérifier la déclaration et éventuellement le télépaiement en bas de document. Nous vous recommandons aussi d éditer cette page ou de l enregistrer en pdf. Pour cela vous devez cliquer sur l icône qui représente l imprimante, ou choisir cette option dans le menu. Les contrôles de la phase 2 sont terminés ; comme vous l avez compris ils rassurent quant à la fiabilité des données déclarées et à la remontée qui en est faite. Vous pouvez donc passer au mois suivant en toute tranquillité. Si vous avez déposé une DSN réelle et qu elle est bien validée par tous les organismes vous pouvez faire une sauvegarde de la paie, clôturer et passer ainsi sur le mois suivant afin d éviter d apporter par mégarde des changements sur le mois précédent et ce après la déclaration. Le dépôt et le contrôle des DSN sur net-entreprises 31/05/2016 Page 8/9

9 Le récapitulatif du mois C est la partie qui permet de savoir où on en est dans le mois, au niveau des déclarations. Il n est pas toujours facile de se rappeler si on a déposé ou non, en réel ou pas. De plus, quand on centre d externalisation des paies, on ne sait plus forcément quels sont les établissements pour lesquels la déclaration DSN a été acceptée et ceux qui ne le sont pas. C est le rôle de cette partie du tableau : se rappeler! Sur la partie gauche figure une option : «DSN mensuelles» ou «Signalements d événements» ; leur contenu est différent bien que leur finalité restent la même : se rappeler de ce qui est fait dans le mois. Pour la DSN mensuelle, le tableau se présente avec des «jauges» de couleur. Tant que l on n est pas dans la norme DSN ces jauges restent transparentes. Pour que les couleurs apparaissent il faut sélectionner la date butoir de laquelle on est dépendant : le 5 ou le 15 du mois suivant ; on peut le faire en cliquant sur la flèche de gauche qui ramène au 5, ou celle de droite qui fait passer au 15. Comprenez bien que ce n est pas un choix qui s offre à vous ; vous ne pouvez pas décider de votre date butoir (elle fixée par votre organisme de sécurité sociale). On vous demande simplement de vous caler sur la date butoir qui vous a été imposée. Déclarations non transmises sont les établissements pour lesquels vous n avez pas encore déposé de DSN mensuelle réelle dans le mois. Vous trouvez le nombre à gauche de la jauge et une loupe à droite qui vous en donne la liste. Cette jauge est de couleur rouge. Déclarations rejetées sont les établissements pour lesquels il y a eu un dépôt en réel mais non conforme ; il faut donc déposer à nouveau une DSN mensuelle en réel (attention il ne s agit pas d une «annule et remplace»). Là encore, vous trouvez le nombre à gauche de la jauge et une loupe à droite qui vous en donne la liste. Cette jauge est de couleur rouge. Déclarations conformes sont les établissements pour lesquels il y a eu un dépôt en réel mais conforme ; si une DSN était alors à refaire suite à des erreurs constatées par l établissement, elle devrait en réel ET annule et remplace. Là encore, vous trouvez le nombre à gauche de la jauge et une loupe à droite qui vous en donne la liste. Cette jauge est de couleur verte. Pour la DSN événementielle, le tableau se présente là encore avec des «jauges» de couleur. Tant qu il n y a pas eu de DSN événementielle déposée ces jauges restent transparentes. Signalement d événements rejetés correspond aux événements déposés en réel dans le mois et rejetés. Cette jauge est de couleur rouge. Signalement d événements conformes correspond aux événements déposés en réel dans le mois et acceptés. Cette jauge est de couleur verte. Le dépôt et le contrôle des DSN sur net-entreprises 31/05/2016 Page 9/9