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1 TITRE DU DOCUMENT NOTES DE DOCTRINE DU COMITE DE SECTION INSPECTION Document INS Réf 04 Révision 01 - Décembre 2008 Section INSPECTION

2 1 - OBJET DU DOCUMENT Ce document est destiné à rendre disponible les décisions prises par le Comité de Section Inspection sur des sujets d intérêt général touchant à l accréditation. Il est constitué d une compilation de notes de doctrine sous forme de fiches individualisées par sujet. 2 - DOMAINE D APPLICATION Le document est diffusé pour information et mise en application : - aux organismes accrédités ou candidats à l accréditation relevant du Comité de Section Inspection ; - aux évaluateurs du Cofrac qualifiés pour la section Inspection ; - aux membres des instances de décision de la section Inspection. 3 - MODALITES D APPLICATION La date de mise en application figure sur chacune des notes de doctrine. 4 - MODIFICATIONS Cette révision du document intègre une nouvelle note de doctrine sur le sujet de la supervision. L indice de révision est indiqué pour chacune des notes de doctrine. Les modifications sont identifiées par un trait vertical en marge gauche. INS REF 04 - Rév décembre 2008 Page 2/9

3 SOMMAIRE DU RECUEIL NOTE DE DOCTRINE N 1 - REV CRITERES D INDEPENDANCE DES ORGANISMES DE TYPE A... 4 NOTE DE DOCTRINE N 2 - REV SUPERVISION... 7 INS REF 04 - Rév décembre 2008 Page 3/9

4 Note de doctrine n 1 - Rév. 00 Critères d indépendance des organismes de type A (3 pages) Références : - Article et annexe A de la norme NF EN ISO/CEI (mars 2005) - Guide d application international IAF/ILAC-A4 pour l article et l annexe A (2004) Date de mise en application : 1 er janvier 2006 L article et l annexe A de la norme NF EN ISO/CEI 17020, complétés par le guide d application international IAF/ILAC-A4, définissent les critères que doit respecter un organisme d inspection (et son personnel) afin de prétendre au statut de type A (tierce partie). La présente note de doctrine a pour objet de donner des exemples concrets d activités compatibles ou incompatibles (de manière générale ou pour un domaine particulier ouvert à l accréditation) et de fournir des précisions quant aux modalités d évaluation lors des audits. Elle a été établie par la commission spécifique chargée de prononcer les avis dans le cadre de l opération de réexamen du statut des organismes de type A, demandée par EA en 2004/2005, afin de faciliter les prises de décision et de garantir leur homogénéité. Elle pourra être enrichie par les instances de décision ou la structure permanente, suite à l examen de nouveaux dossiers ou lors de l ouverture de nouveaux domaines. Les instances de décision vérifient le respect par l organisme de la présente Note de doctrine, lors de l examen de la décision d attribution ou de maintien du statut de type A. Les éléments pris en compte dans ce cadre proviennent : - du dossier fourni par les organismes candidats au statut d organisme de type A, comprenant notamment le document INS Form 23 «Guide d autoévaluation des critères d indépendance des organismes de type A» (analyse de risques + moyens de maîtrise + éléments de preuve mis à la disposition du Cofrac), dont la complétude est vérifiée par la structure permanente et qui est mis à jour à chaque modification importante ou au moment de l audit de renouvellement ; - des rapports d audits transmis par les auditeurs de la section Inspection, pour les parties relatives à l évaluation de la mise en œuvre effective de la politique de maintien du statut de type A de l organisme d inspection. Nota : les auditeurs peuvent avoir accès aux dossiers relatifs aux autres missions exercées par l organisme d inspection (exemple : missions d Assistance technique / Conseil / Aide à la conception / Expertise / Diagnostics / Audits), afin de vérifier que la nature des activités réalisées reste bien compatible avec le statut de type A. Nota : le type d indépendance (A, B et C) est lié à la nature des liens de l organisme et de son personnel avec les objets inspectés et les objets similaires de la concurrence. Cette dernière pouvant être différente selon le type d objets concernés (ex : réalisation ou non d activités incompatibles par l entité juridique et son personnel ou liens éventuels avec des entités apparentées les réalisant), il est précisé qu un même organisme pourra être classé en type A pour les contrôles réalisés dans le cadre de certains Domaines / Sous-Domaines ou Familles d inspection (ex : vérification d appareils de levage) et en type C pour des contrôles réalisés dans le cadre d autres Domaines/Sous-Domaines ou Familles d inspection (ex : contrôle de certains types d installations classées). INS REF 04 - Rév décembre 2008 Page 4/9

5 1/ Exemples d activités compatibles Cette liste est donnée à titre indicatif et n est pas exhaustive : Formation Connaissance Réglementation, Qualité, Sécurité Suite à une inspection, l organisme indique à son client quelques amorces de solutions (si le cadre réglementaire relatif à ce type d inspection le demande ou le permet) Assistance technique / Conseil / Aide à la conception / Expertise / Diagnostics / Audits Lorsqu ils sont conclus en terme d exigence ou d avis, peuvent entrer dans les activités d inspection ou être liées à celles-ci : - les apports d éléments d aide à la conception / la fabrication / la fourniture / l installation / l achat / la propriété / l utilisation ou la maintenance des objets inspectés et notamment les analyses de risques ; - les diagnostics ; - les essais. Il convient de démontrer que la mission d assistance se limite à la fourniture d informations, aussi complètes et objectives que possible, sur les différentes options techniques envisageables afin de résoudre les problèmes signalés ou détectés, sans engagement réciproque pour leur mise en œuvre. ELECTRICITE : Analyse de perturbations et de dysfonctionnements / sélectivité des protections Diagnostic d installation / bilans de puissance / utilisation rationnelle de l énergie ENVIRONNEMENT : Assistance à la mise en place de systèmes de management environnemental SECURITE Audits, diagnostics, assistance à la mise en place de systèmes de management de la sécurité Aide à la mise en place du document unique BATIMENT Assistance technique aux maîtres d ouvrage pour l établissement des programmes d investissements (recueil des données, expression des besoins, définition des contraintes) 2/ Exemples d activités incompatibles Cette liste est donnée à titre indicatif et n est pas exhaustive : activités de conception ELECTRICITE Etude et dimensionnement d installations électriques activités de fabrication TRANSPORT Fabrication de matériel ferroviaire activités de fourniture INS REF 04 - Rév décembre 2008 Page 5/9

6 ELECTRICITE Vente d appareils de mesure ASSAINISSEMENT Vente de matériel d assainissement activités d installation ELECTRICITE Réalisation d installations électriques SECURITE INCENDIE Coordination SSI PRELEVEMENTS AMIANTE Maîtrise d œuvre désamiantage activités de maintenance ASSAINISSEMENT Curage de réseaux 3/ Relations entre un organisme d inspection de type A et une entité apparentée Il ne peut y avoir d activités incompatibles au sein de l entité juridique dont l organisme d inspection de type A fait partie. Lorsqu un organisme d inspection fait appel à des inspecteurs non salariés sous contrat avec lui (cf. 8.1a du guide international IAF/ILAC-A4), ces derniers ne doivent être impliqués en dehors de l organisme dans aucune activité incompatible avec son statut de type A. Par ailleurs, un organisme d inspection de type A ne peut prendre un contrat global comprenant la fourniture d une activité incompatible (même si cette dernière n en représente qu une infime partie) et la sous-traiter. Lorsqu une activité incompatible est réalisée par une entité apparentée à l organisme d inspection de type A (filiale, ) : - le dirigeant de l organisme d inspection ne peut être également le dirigeant de l entité apparentée réalisant l activité incompatible ; - la commercialisation conjointe de la prestation d inspection et de l activité incompatible est interdite ; - l organisme d inspection doit s interdire et veiller à ne pas fournir de prestation d inspection portant sur les objets du client pour lesquels l entité apparentée a fourni une prestation incompatible. Pour l application du présent alinéa, il est précisé qu un moyen reconnu consiste pour l organisme d inspection à refuser de contrôler les objets du client pour lesquels l entité apparentée a fourni une prestation «incompatible» depuis moins de 2 ans (délai entre la fin de la réalisation de la prestation «incompatible» par l entité apparentée et l établissement d une proposition de contrôle par l organisme d inspection). Les équipes d audits du Cofrac pourront vérifier ces éléments lorsque cela est possible dans les dossiers d affaires d inspection correspondants : revue d offre, contrat, revue de contrat, rapports, INS REF 04 - Rév décembre 2008 Page 6/9

7 Note de doctrine n 2 - Rév. 00 Supervision (3 pages) Références : - Article 6.4 de la norme NF EN ISO/CEI (mars 2005) - Guide d application international IAF/ILAC-A4 pour l article Document INS REF 02 Date de mise en application : 1 er janvier 2009 L'article 6.4 de la norme NF EN ISO/CEI prescrit une activité de supervision au sein de l'organisme d'inspection en ces termes : "L'organisme d'inspection doit effectuer une supervision effective, par des personnes connaissant les méthodes et procédures d'inspection, les objectifs des inspections et l'évaluation des résultats d'examen." Le guide international IAF/ILAC-A4 (repris dans le document INS REF 02 Rév. 03) précise quelques éléments relatifs à la réalisation de la supervision (modulation suivant les qualifications et l'expérience des inspecteurs, niveau de compétence des superviseurs, nature et fréquence de la supervision sur rapports et sur site, planification et enregistrements des actions de supervision,...). La partie "Guide Cofrac" du document INS REF 02 apporte des précisions dans la partie Objectifs/ Finalité en ces termes : "Des personnes désignées doivent s'assurer que le processus de réalisation des prestations ne dérive pas par rapport aux règles applicables" Les autres mentions du Guide COFRAC précisent que tous les domaines accrédités sont concernés par la supervision, que la supervision est effectuée par une personne différente de l'intervenant et que la supervision croisée entre organismes est possible. Les résultats des évaluations et les informations recueillies auprès des candidats à l'accréditation montrent que la notion de supervision mérite d être explicitée. Le présent document a pour objet de préciser les objectifs et la finalité de la supervision ainsi que de donner des exemples de dispositions pouvant être adoptées. 1. OBJECTIFS ET FINALITÉ L objectif de la supervision tel qu évoqué dans le commentaire "Guide Cofrac" du document INS REF 02 est de s assurer que le processus de réalisation d une prestation ne dérive pas. Cela place la supervision au niveau d'un moyen de maîtrise de la réalisation des prestations qui couvre l'ensemble des composantes de la qualité technique d'une prestation d'inspection c'est-à-dire : la compétence des inspecteurs ; la bonne utilisation des méthodes et outils techniques mis à leur disposition ; l'organisation qui permet d'intégrer toutes les données d'entrée d'une inspection pour sa programmation et de réaliser les revues prévues au 10.5d de la norme NF EN ISO/CEI Comme toute prestation de service, l'inspection ne peut pas faire systématiquement l'objet de contrôle en cours de réalisation. La supervision a donc pour finalité de s'assurer, en priorité, que les composantes de la qualité technique de la prestation sont maintenues conformes aux dispositions (adoptées ou imposées) et que la mise en œuvre de l ensemble de ces composantes assure en permanence un résultat (en général un rapport ou un certificat d'inspection) conforme aux exigences applicables. INS REF 04 - Rév décembre 2008 Page 7/9

8 2. CONTENU DE LA SUPERVISION L inspecteur est le seul intervenant de l organisme d inspection qui a connaissance à la fois des objets inspectés et du contenu du rapport d inspection correspondant. De ce fait la validation du rapport, quelle qu en soit la forme, par l inspecteur signifie qu il atteste que le contenu du rapport correspond pleinement aux observations réalisées sur les objets inspectés. Pour s assurer que la compétence de l'inspecteur est bien en adéquation avec son niveau de qualification/habilitation, les activités de supervision devraient comprendre : Une évaluation documentaire qui consiste à : vérifier l efficacité du processus de validation des rapports ; vérifier la cohérence et la crédibilité des informations techniques transcrites dans le rapport ; détecter d'éventuelles divergences ou des incohérences dans l'appréciation de la conformité des objets inspectés vis à vis des référentiels d inspection pris en compte ; s assurer de la bonne utilisation des outils et méthodes que l organisme a mis à sa disposition pour réaliser et pour rendre compte des résultats de l inspection ; s assurer que la mission effectuée correspond à la demande (cf. 10.5d de la norme NF EN ISO/CEI 17020) Le superviseur évalue, généralement à partir du rapport livré au client, l'efficacité de l ensemble des dispositions adoptées pour garantir la qualité des inspections. Nota : L évaluation documentaire n'est pas obligatoirement conduite en présence de l'intervenant. Une évaluation de la pratique professionnelle sur site : Pour s assurer que l inspecteur évalue correctement la conformité des objets inspectés et traduit fidèlement ses constats, la supervision sur site est centrée sur l évaluation du déroulement de l inspection et en particulier sur : la relation établie avec les représentants du client ainsi que la mise en application des consignes de sécurité ; l'utilisation de ses connaissances et savoir-faire en situation d inspection ; la maîtrise des méthodologies et des outils mis à sa disposition pour réaliser la prestation ; l enregistrement des informations recueillies en cours d'inspection en vue d établir le rapport d'inspection. La relecture par le superviseur des informations recueillies en cours d inspection peut constituer la dernière étape de la supervision sur site. Nota : La supervision sur site est, en principe, conduite par le superviseur en situation d'observateur silencieux; il ne faut pas exclure l'intervention du superviseur en cas de situation ou acte dangereux du supervisé ou dans le cas où les écarts constatés à un moment donné seraient susceptibles de compromettre les résultats de l inspection et ne pas identifier un risque de défaillance pour la santé ou la sécurité. 3. RÉALISATION DE LA SUPERVISION Etant donné que la supervision doit couvrir l ensemble des domaines objets de l accréditation (cf. commentaire "Guide Cofrac" 6.4 du document INS REF 02), les activités de supervision doivent être décrites pour tous les domaines accrédités. Désignation des superviseurs Les personnes formellement désignées pour réaliser la supervision, appartenant ou non à l organisme, doivent avoir une compétence et une expérience professionnelle, spécifiées et enregistrées, des domaines qu'ils supervisent. De plus, elles doivent connaître l ensemble du processus d inspection et les documents associés à ce dernier. INS REF 04 - Rév décembre 2008 Page 8/9

9 Planification de la supervision Les commentaires contenus dans le document INS REF 02 peuvent être complétés par les éléments suivants : Sur le cycle d accréditation, les supervisions réalisées (évaluation documentaire et évaluation de la pratique professionnelle sur site) doivent être représentatives de l activité habituelle de l intervenant supervisé ; Evaluation documentaire: L'organisme définit en fonction de l'expérience des inspecteurs, de la fréquence des inspections qu'ils réalisent par domaine et du résultat des précédentes supervisions le nombre de rapports supervisés par année pour chacun des inspecteurs concernés ; Evaluation de la pratique professionnelle sur site: les indications du 6.4e du document INS REF 02 constituent un minimum que l'organisme peut dépasser en fonction de ses besoins. Nota : Lorsqu'un superviseur a une activité opérationnelle d'inspection il doit être lui aussi supervisé. 4. PRISE EN COMPTE DES RESULTATS Analyse et traitement des résultats de la Supervision L analyse des constats d écarts consiste à repérer les défaillances et à déterminer leur origine (personnelle, collective, difficultés organisationnelles, ). L'organisme définit les dispositions prises pour traiter les résultats de la supervision et les intégrer dans son dispositif de traitement des retours d informations et actions correctives (cf. 7.8 INS REF 02 guide Cofrac). Nota : Lorsque nécessaire, des explications peuvent être fournies à l inspecteur supervisé dans une optique pédagogique. Exploitation des résultats de la Supervision A minima ces résultats sont évalués et exploités en Revue de Direction une fois par an. (cf. 7.9a - guide ILAC/IAF-A4). 5. ENREGISTREMENTS Font l'objet d'enregistrements : la liste des superviseurs désignés, associée aux enregistrements démontrant leurs compétences ; le planning prévisionnel des supervisions par domaines, par superviseurs et par supervisés ainsi que leur réalisation ; les dossiers ayant fait l'objet d'une supervision (sur rapports et sur sites) ; les constats relevés par la supervision et les actions menées si les supervisions ont détecté des dysfonctionnements, (qui peuvent comprendre des supervisions supplémentaires) ; l'exploitation des résultats de la supervision (compte rendu de revue de direction, plan d actions, ). INS REF 04 - Rév décembre 2008 Page 9/9