LIGNES DIRECTRICES POUR LE RAPPORT FINANCIER FINAL VERSION NOVEMBRE 2010 Lignes directrices pour le rapport financier final

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1 Lignes directrices pour le rapport financier final 1. INTRODUCTION Les présentes lignes directrices sont destinées à aider le partenaire à comprendre la portée du rapport financier final et son utilisation pour valider la demande de paiement. Les rapports finaux (narratif et financier) doivent permettre à la DG ECHO de formuler un double avis. Un premier avis, appelé acceptation des rapports finaux 1, lors duquel la DG ECHO examinera la réalisation de l'objectif spécifique, la réalisation des résultats de l action, la mobilisation des ressources, la mise en œuvre, la nécessité des coûts et leur caractère raisonnable par rapport à la mise en œuvre de l'action. Les informations figurant à la section du formulaire unique (informations par résultat) seront utilisés pour l'acceptation des rapports finaux. Un deuxième avis, appelé validation de la demande de paiement, qui vérifiera que les dépenses respectent le cadre financier en vigueur (Règlement financier, Conditions Générales, etc) et les règles de bonne gestion financière. Il s'agit principalement de s assurer que les coûts sont réels et répondent aux principes de bonne gestion financière, qu'ils ont été engagés pendant la période d éligibilité de l action et déterminés conformément aux normes comptables en vigueur et qu'ils sont traçables, en particulier dans le cadre des pratiques applicables en matière de rapport financier au sein de l'organisation humanitaire ou chez ses partenaires de mise en œuvre. La validation de la demande de paiement est simplement basée sur les informations fournies dans du rapport financier final. Les sections 1 à 10 du formulaire Unique peuvent cependant être prises en compte comme informations contextuelles permettant de mieux comprendre le rapport financier final. Le rapport financier final part du principe que le partenaire va utiliser son propre format de rapport financier interne pour fournir les informations requises. Cela devrait faciliter la préparation du rapport, ainsi que celle de tout autre type de vérifications ou d'audits ex-post, dans la mesure où les documents et les références internes seront les mêmes. Lorsque le format du rapport financier interne ne fournit pas le type d'informations demandées par la DG ECHO, le partenaire peut utiliser comme base de travail l'un des formats présentés en annexe. 2. STRUCTURE DU RAPPORT FINANCIER FINAL 2.1. Format du rapport Par souci de clarté, le rapport financier final sera organisé en chapitres. La structure du rapport financier final suivra les rubriques présentées dans la colonne de gauche du tableau figurant à la section 11 du formulaire unique. 1 Ref: Article 21.2 des Conditions Générales 1

2 Des exemples de rapports financiers et de rubriques pour la section 11 ont été élaborés et sont aussi disponibles (annexe 3) pour mieux comprendre la portée, le fond et la forme d'un rapport financier final. Soumettre le rapport financier sous l'un des formats présentés en Annexe 3 n'est pas obligatoire. Ces exemples donnent une idée du type de format acceptable. Les partenaires peuvent utiliser tous types de format pour les listes, les tableaux, à condition que l'information demandée dans les lignes directrices (voir section 4 ci-dessous) soit clairement identifiable. Il ne faut pas joindre au rapport financier final les originaux, ni les copies des factures, contrats ou bons de commande, à l'exception des copies des études, des évaluations ou des rapports d'audit dans le cas où leur paiement est demandé sous la rubrique des coûts directs. Cependant, lorsque jugé nécessaire pour la compréhension de l'éligibilité des coûts, la DG ECHO peut demander de plus amples informations (notamment la copie de document d'appui). Si la DG ECHO demande des copies, il n'y a pas lieu de fournir de copies certifiées; l'original ou une copie certifiée pourront toutefois être demandés au cours d'audits. Pour plus d'informations sur les audits de la DG ECHO, le partenaire peut consulter le document "DG ECHO Audit Information Paper" disponible sur le site de la DG ECHO ( ) En même temps que le rapport final, le partenaire soumettra une demande de paiement identifiant clairement le préfinancement reçu, le montant total des dépenses encourues et le montant restant à payer par la Commission. Le partenaire peut soumettre la demande de paiement sous le format qu'il désire pour autant que les trois montants mentionnés ci-dessous soient fournis Contenu et niveau de détails à fournir. Comme mentionné dans les Conditions Générales, le partenaire doit fournir suffisamment de détails dans les rapports finaux afin de permettre à la DG ECHO de se faire une opinion sur l'éligibilité des coûts. Ces lignes directrices fournissent une indication sur le niveau de détails à fournir. Toutes les sections ne s'appliquent pas à toutes les actions. Les coûts qui doivent être identifiés seront classés par chapitres: frais de personnel, coûts d'équipement, grandes quantités de biens ou consommables, contrats, frais de communication, de visibilité et d'information. Chaque chapitre contient les informations financières fournies par les outils de rapport financier du partenaire. Des informations complémentaires peuvent être fournies par le partenaire pour justifier l éligibilité des coûts en complément de l information fournie par les outils standards de rapport. Dans ce cas, il est chaudement recommandé d'utiliser des références croisées explicites pour faciliter la lecture et l'interprétation des rapports. Il est important de fournir une information cohérente et d éviter les différences. Au même titre que le rapport narratif final (basé sur le formulaire unique), le rapport financier final couvre l ensemble des coûts réels de l'action, quels que soient leur source de financement et le pourcentage de la contribution de la DG ECHO. Il n est pas nécessaire que les informations mentionnées dans le rapport narratif soient répétées dans le rapport financier. Cependant, les deux rapports doivent être complémentaires et cohérents. 2

3 Le rapport financier final doit correspondre aux déclarations, aux livres et aux comptes de l'organisation humanitaire et de son ou de ses partenaires de mise en œuvre. Dans les tableaux et les listes fournies avec le rapport financier final, les coûts doivent être exprimés dans les termes les plus clairs afin d'être compréhensibles et reconnaissables. Les termes vagues et/ou génériques (par exemple: véhicule) doivent être évités. Le partenaire doit essayer d'être le plus spécifique possible dans sa description des coûts des différentes catégories et/ou articles (ex. 4x4, camions, moto, etc.) Le niveau de détails demandé par la DG ECHO pour mener à bien son analyse d'éligibilité des dépenses au stade de la liquidation est fourni dans les sections cidessous. Pour certaines catégories de coûts, les lignes directrices indiquent un seuil qui sera utilisé par la DG ECHO lors de l'analyse de l'éligibilité des dépenses au stade de la liquidation (seuil de liquidation). Ce seuil de liquidation signifie que l'information demandée pour le type de coûts doit toujours être fournie, mais qu aucune information complémentaire ne sera demandée pour les coûts en dessous de ces seuils 2. La DG ECHO vérifiera uniquement les dépenses au dessus de ces seuils. Lorsque l'information fournie dans les rapports pour les montants au dessus de ces seuils est considérée comme insuffisante pour vérifier l'éligibilité des coûts, une demande d'information complémentaire sera envoyée au partenaire, suspendant les échéances de paiement applicables. Pour les actions multi-donateurs, des seuils plus élevés sont définis. Des accords bilatéraux avec le partenaire concerné pourront être conclus afin de faciliter l'utilisation de rapport standard et éviter ainsi des rapports volumineux. Un tableau résumant l'information à fournir (y compris les seuils applicables) est fourni en Annexe 1. L'unité de la DG ECHO en charge des finances et des questions juridiques est disponible pour toutes discussions bilatérales avec les partenaires afin de définir le meilleur moyen de fournir l'information demandée Langue du rapport financier final. Les explications et les informations contextuelles doivent être fournies dans la langue de la convention (article 10.4 des conditions générales). Si les rubriques des tableaux copiés du rapport interne sont rédigées dans une langue autre que celle de la convention, il convient de fournir une traduction dans la langue de la convention. Elle peut prendre la forme d'une annexe au rapport financier final ou être insérée dans chaque rubrique, à la convenance du partenaire et en fonction de la lisibilité du rapport. En cas de langues locales, il n'est pas nécessaire de traduire systématiquement les documents de référence (ordres d'achat, procédures d'approvisionnement ). Cependant, 2 Il est rappelé au partenaire que lors d'audits, les auditeurs peuvent demander plus de détails sur tous les coûts du projets et pas seulement sur les coûts supérieurs à ces seuils. 3

4 l absence de traduction des parties essentielles pourrait être perçue comme une faiblesse importante de contrôle interne, vu que cela diminuerai les capacités de contrôle du siège et pourrait mener à des audits. Les frais de traduction sont considérés comme des coûts éligibles. La DG ECHO ne demande pas de traductions certifiées Délais et transmission des documents. Les rapports finaux, financier et narratif, doivent être soumis dans les trois moins suivant la fin de la mise en œuvre de l'action aussi bien en version électronique qu'en version papier. Les rapports finaux seront considérés comme soumis seulement après réception des deux rapports finaux, aussi bien narratif que financier. Les rapports finaux soumis via le programme APPEL ne doivent pas être soumis en version papier. Dans les e-tools, le tableau 11 doit être mis à jour dans le e-rapport final. Les autres documents faisant partie du rapport final seront joints comme annexes (voir la fiche d'information A7) Conformément à l'article 21.2 des Conditions Générales, si le partenaire ne transmet pas les rapports finaux dans le délai établi, le délai d'acceptation des rapports finaux de la DG ECHO sera prorogé d'une période égale à la durée du retard de transmission. Si le rapport financier manque, les rapports finaux seront considérés comme non transmis. 3. QUESTIONS GENERALES CONCERNANT LES RAPPORTS ET L'ELIGIBILITE a) Dans le rapport final financier, le partenaire identifiera au moins les coûts suivants (si pas encore identifiés dans le rapport final narratif) : - frais de personnel - coûts d équipement (dotation pour équipement de faible valeur, amortissement d équipement ou équipement entièrement imputés à l action). - les consommables et les coûts de fonctionnement - les coûts de contrats de service, de travaux et de transports - les frais de communication, visibilité et information - et autres coûts éligibles b) Les coûts sont considérés comme engagés dès qu il existe un engagement juridique, tel que l émission d un bon d achat ou la signature d un contrat. Cet engagement juridique doit être conclu pendant la période d'éligibilité de la convention (et donc avant la fin de la période de mise en œuvre de l'action). Les factures doivent avoir été reçues au moment de la soumission du rapport final et enregistrées dans le système financier du partenaire ou de son ou ses partenaires de mise en œuvre. Si, pour des raisons exceptionnelles, les factures ne sont pas payées au moment du rapport final, il est conseillé de mentionner clairement quels sont les coûts encore à payer et dans quels conditions cela sera fait. Toutes les factures doivent être réglées intégralement, au moins au moment d'un audit ex-post ou d'une vérification ex-post par la DG ECHO. c) Les coûts engagés pendant l Action pour des activités mises en œuvre après l action et avant la soumission du rapport final (activités afférentes à la liquidation), comme la distribution finale du stock, de fournitures ou la préparation du rapport final, 4

5 peuvent être considérés comme éligibles pour autant que ces coûts soient raisonnables et nécessaires pour l Action. Ils ne peuvent constituer une extension des activités de l Action. Les activités afférentes à la liquidation doivent être acceptées par la DG ECHO pour être éligibles. d) Les coûts engagés après l action (coûts afférents à la liquidation) et avant la soumission des rapports finaux, comme les frais de fonctionnement (par exemple le carburant) peuvent être considérés comme éligibles dans la mesure où ces coûts sont raisonnables, qu il n a pas été possible de les engager durant la période de mise en œuvre et nécessaires à la clôture de l action. Ces coûts doivent être acceptés par la DG ECHO au moment de la liquidation. e) Il n est pas nécessaire de justifier les coûts indirects (voir article 18.7 des conditions générales) dans le rapport financier final. Si le partenaire reçoit déjà une subvention particulière pour ses frais de fonctionnement (parfois aussi appelée «subvention de fonctionnement» 3 ) d'un service de la Commission au cours de la période en question, aucun coût indirect ne peut être accepté. L information sur ces autres subventions reçues doit être reprise dans la section 3.2 du formulaire unique. f) Les coûts engagés durant la période d éligibilité mentionnée dans la convention (Art. 2.2) même avant la date de début de mise en œuvre de l Action sont éligibles dans la mesure où ils sont raisonnables et directement liés à la préparation de l'action. Les coûts engagés avant la date de début d'éligibilité des dépenses ne sont éligibles que s'ils concernent des stocks de marchandises ou équipements. (voir aussi les FI B1 et B2) g) Au cas où les coûts ont été répartis entre plusieurs actions, la DG ECHO peut demander, si jugé nécessaire pour comprendre l éligibilité de la dépense, davantage d'informations sur la clé de répartition entre les actions. h) Les coûts moyens générés par les systèmes comptables pour certaines catégories de coûts (par exemple le personnel ou les salariés, les grands stocks de marchandises de base), utilisés de la même manière (traitement égal), peuvent être considérés comme éligibles à la condition que la moyenne ne soit pas supérieure au coût réel. Le rapport financier final devra préciser quand le coût est un coût moyen, afin de les différencier des coûts réels. Les éléments de base du système seront alors décrits à la DG ECHO. i) L utilisation de coûts forfaitaires n est pas autorisée à moins que cela n ait été autorisé par la DG ECHO dans le cadre de l Action. Quoiqu il en soit, les coûts forfaitaires doivent être basés sur les coûts réels et doivent être régulièrement mis à jour. j) Dans quelles circonstances les coûts du siège sont acceptés comme coûts directs ou indirects? 3 Article 18.7 des conditions générales de l'acp 2008 applicables aux ONG et organisations internationales: «Les coûts indirects ne sont pas éligibles lorsque la convention de subvention/contribution porte sur le financement d une action réalisée par un organisme bénéficiant déjà d une subvention de fonctionnement de la Communauté européenne au cours de la période concernée». 5

6 Les coûts directs sont identifiables comme étant des coûts spécifiques directement liés à la mise en œuvre de l Action et qui peuvent donc être comptabilisés directement. Les coûts indirects représentent une proportion des coûts de frais généraux de l organisation. Les frais généraux sont les coûts de structure et d appui de nature administrative, technique et logistique qui sont transversaux pour toutes les différentes activités du bénéficiaire et qui ne peuvent pas être imputés complètement à l'action pour laquelle la convention est octroyée parce que cette convention représente seulement une partie de ces activités. Ils comprennent les coûts liés à l infrastructure et à la gestion générale de l'organisation au niveau du siège et regroupent des coûts tels que la gestion administrative et financière, les ressources humaines, la formation, le conseil juridique, la documentation, l'informatique, etc. Sur base de ces définitions, les coûts du personnel du siège peuvent être imputés comme coûts directs dans les circonstances suivantes: - Ils sont directement liés à l'accomplissement des résultats de l'action et ont en conséquence été identifiés comme une activité opérationnelle dans la section du Formulaire Unique. Exemple : la préparation d'un module de formation dans le cadre d'un renforcement de capacité ou d'une campagne de sensibilisation dans une action de DIPECHO. - Ils couvrent l'élaboration des rapports finaux. La DG ECHO accepte que le partenaire puisse facturer les coûts de salaire de 1'équivalent d'un plein temps ayant une qualification adaptée et expérience pour l'élaboration des rapports finaux (pendant 3 mois maximum), indépendamment de l'endroit où la personne rédigeant le rapport se trouve (sur le terrain ou au siège). - Ils couvrent la présence physique du personnel du siège sur le terrain (par exemple visite de monitoring, évaluation de besoins, etc.). Dans tous les autres cas, les coûts du siège ne peuvent pas être imputés à l'action dans leur entièreté ou être considérés comme coûts directs au prorata, par exemple calculés sur la base du temps que le personnel du staff passe sur l'action concernée. Les feuilles de présence ou tout autre justificatif montrant explicitement le temps consacré au projet doivent être disponibles lorsque le projet fait l'objet d'une vérification ou d'un audit. k) En clôturant l Action, il est important de veiller à ce qu'une documentation adéquate et complète soit disponible et archivée pour une éventuelle vérification par la DG ECHO. l) Le statut TVA du partenaire, que ce soit au siège ou sur le terrain, doit être expliqué à l avance dans le formulaire unique et actualisé dans le rapport financier final. Si une exonération de TVA a été demandée et refusée ou en l'absence de réponse de la part des autorités concernées, cela devra être clairement indiqué dans le rapport. m) Si l'organisation humanitaire souhaite faire état de contributions en nature, celles-ci devront être expliquées à la section du formulaire unique. 6

7 4. COUTS ET INFORMATIONS MINIMALES En plus du rapport financier final généré par le système comptable du partenaire, le partenaire doit fournir une information plus spécifique nécessaire à la liquidation concernant les coûts significatifs relatifs aux différents catégories de coûts mentionnées ci-dessous. Ces renseignements peuvent se répartir sur différents chapitres du rapport financier des partenaires. Le cas échéant, la DG ECHO pourra demander des informations supplémentaires. Une liste de vérification est fournie en annexe afin d'aider les partenaires à vérifier que les différentes informations requises ont bien été fournies. Il est fortement recommandé d'annexer cette liste au rapport final. Lorsque l'information demandée n'est pas applicable à l'action, cela doit être mentionné Coûts de personnel Les informations suivantes doivent pouvoir être clairement identifiées et correspondre à la section 10 du rapport narratif final, le cas échéant. 1. Pour chaque expatrié et membre clé du personnel d'encadrement participant à l'action: nom, fonction (par exemple directeur, responsable du projet, médecin, infirmière, spécialiste eau et assainissement), période pendant laquelle la personne est imputée à l'action (dates), coût total/personne. 2. Personnel du siège directement impliqué dans l'action (voir section 3j pour davantage d'informations): nom, fonction et type d'activités imputées, période pendant laquelle la personne est imputées à l'action (dates), coût total par personne 3. Pour les autres personnes (par exemple le personnel local, les journaliers): Fonction Nombre de personnes, Nombre total de jours/mois imputés pour cette période, Coût total par fonction 4. Les autres coûts de personnel associés comme, par exemple, les frais de recrutement, les dépenses médicales, les frais d'hébergement et de déplacement sont éligibles s'ils sont traçables et liés à la personne dans le cadre de l'action. Si ces coûts sont déjà inclus dans les coûts de personnel, ils ne doivent pas être mentionné séparément Coûts d équipement Il existe 3 catégories: - Dotation pour équipements de faible valeur, - Equipement partiellement imputé, - Equipement entièrement imputé à l'action. 7

8 4.2.1 Dotation pour équipement de faible valeur Comme indiqué à l'article 18.4 des conditions générales, le budget de l action peut inclure une dotation pour couvrir les équipements de faible valeur entièrement achetés avec le soutien financier de la Commission et pour lesquels un don aux bénéficiaires finaux et aux partenaires locaux de mise en œuvre n est ni adéquat, ni souhaitable, voire contraire aux principes de bonne gestion financière. Le coût maximum par article par dotation n excédera pas euros. Pour les actions dont le budget total est inférieur ou égal à euros, le montant de la dotation ne dépassera pas euros. Pour les actions dont le budget total excède euros, ce montant maximum passe à euros. Pour les équipements d une valeur supérieure à 500 euros inclus dans cette dotation, il faut une liste donnant une description de l'article, la date d'achat et le montant total Équipement partiellement imputé (amortissement) Les frais d amortissement peuvent être imputés à l'action pour la période pendant laquelle les équipements sont utilisés pour l'action. Ces équipements ne doivent pas l objet d une donation. (Voir aussi les FI B3 et Art des Conditions Générales) Comme indiqué à l'article 18.3 des conditions générales, les taux d'amortissement linéaire par défaut (au pro rata du nombre de mois pendant lesquels les équipements ont été imputés à l'action) sont les suivants: - jusqu à euros à amortir en 24 mois; - au-dessous de euros et jusqu à euros à amortir en 36 mois; - entre euros et euros à amortir en 48 mois; - l équipement dont le prix d'acquisition initial est supérieur à euros sera amorti en 60 mois. Les frais de fonctionnement ou d'exploitation afférents à l'équipement amorti doivent être indiqués à part et ne doivent pas figurer dans la liste des amortissements. L'utilisation des taux d'amortissement de la DG ECHO implique que les montants amortis facturés à la DG ECHO ne figurent pas forcément dans le système de rapport de l'organisation humanitaire, qui devrait cependant conserver un inventaire de ces types d'équipements/d'actifs. Lors de la liquidation, les contrôles de la DG ECHO porteront sur les articles ayant un prix d'acquisition supérieur à euros pour les subventions et les actions financées à 100% et euros pour les actions multi-donateurs (seuils de liquidation) La liste à fournir dans le rapport comprendra: - une description claire de l'article (voitures, camions, motos, téléphones, scanners, équipement informatique, matériel de déminage, etc.), - date d'acquisition ou d'achat, - montant de l'achat (par article), - nombre de mois imputés, et 8

9 - montant total amorti. Si le coût a été scindé sur plusieurs actions, cela doit être précisé et faire l'objet d'une brève description. Cas particulier: Le partenaire soumis au mécanisme de contrôle P peut demander la reconnaissance de son système d'amortissement par la DG ECHO. Si acceptée, la méthode sera utilisée pour toutes les actions par la DG ECHO pour lesquelles un paiement final n'a pas encore été fait et pour toutes les prochaines actions financées sous le CCP Équipements entièrement imputés Au stade de la liquidation, les contrôles porteront sur les articles ayant un prix d'acquisition supérieur à euros pour les subventions et les actions financées à 100% et euros pour les actions multi-donateurs (seuils de liquidation) Les renseignements à fournir sont: - une description claire (voitures, camions, motos, téléphones, scanners, équipement informatique, matériel de déminage, etc.), - le nombre d'articles achetés, - la date d'acquisition ou d'achat, - le montant total de l'achat, - la destination de l'équipement (donné, transféré, obsolète); Donation des équipements entièrement imputés - Une information plus détaillée sur les donations est disponible dans la fiche d'information B2. - Les équipements ou outils valant moins de 500 euros, tels que le petit équipement de bureau, les téléphones portables, les vélos, etc., ne sont pas sujet à donation et leur usage final ne devra pas être expliqué dans le rapport final. - Pour les articles d'une valeur supérieure ou égale à 500 euros, le partenaire devra inclure dans le rapport un tableau avec les donations, en mentionnant le montant total. Chaque reçu peut être vérifié lors des audits du siège. - De plus, pour les articles d'une valeur unitaire supérieure ou égale à euros, une copie des attestations de donation (contresignées par le bénéficiaire) devra être annexée au rapport. - Pour les équipements transférés à une autre action financée par la CE, un tableau devra être fourni dans le rapport reprenant les informations suivantes: le nom de l'organisation humanitaire responsable de l'action pour laquelle l'équipement est transféré, un inventaire de l'équipement transféré, la référence de l'action à laquelle il est transféré. 9

10 Exception aux dons aux donations: Si des équipements ont été cassés, perdus ou sont devenus obsolètes pour toute utilisation ultérieure, il convient de l'indiquer clairement et de l'expliquer dans le rapport. Si des équipements ne peuvent pas être donnés (par exemple matériel de déminage ), les raisons doivent en être exposées clairement ainsi que la manière dont l'utilisation future sera contrôlée. Cette exception doit avoir été demandée au moment de la proposition et confirmée dans un article 8.2 de la convention (si cela n'a pas été fait à ce moment, le partenaire devra soumettre une justification dans le rapport final). Le transfert devra ensuite être approuvé par échange de lettre Biens et frais de fonctionnement Les informations suivantes doivent pouvoir être clairement identifiées dans le rapport financier : Papeterie (imprimantes, fournitures de bureau, etc.). Au stade de la liquidation, les contrôles porteront sur les dépenses supérieures à euros par catégorie d'articles pour les subventions et les actions financées à 100% et supérieures à euros pour les actions multi-donateurs (seuils de liquidation). Il est demandé de fournir une description de l'article et le coût total. Frais de fonctionnement pour l'équipement: coût par type (carburant, assurance, entretien, etc.); Au stade de la liquidation, les contrôles porteront sur les dépenses supérieures à euros par catégorie d'articles pour les subventions et les actions financées à 100% et supérieures à euros pour les actions multidonateurs (seuils de liquidation). Il est demandé de fournir une description de l'article et le coût total. Les biens (médicaments, semences, tentes, couvertures, serviettes, etc.;) l'information à fournir comprendra une description des articles et les coûts totaux. Pour le stock restant d'une value égale ou supérieure à 500 euros par article à la fin de l'action, le partenaire devra fournir les quantités restantes et la valeur estimée du stock. De plus, le cas échéant, le partenaire devra fournir. Les copies signées des attestations de donation pour le stock donné en y indiquant le montant total et la destination (organisation et nom de la personne de contact responsable); L'inventaire du stock transféré à une autre action: y compris le nom de l'organisation humanitaire chargée de l'action, et les références de l'action à laquelle il est transféré. Les attestations ou lettres de donation doivent être contresignées par le bénéficiaire. En cas de donations multiples ou de plusieurs dons à petite échelle (pour un montant compris entre 500 et euros), une liste peut être fournie Marchés de services, de travaux et transport Cette section doit comprendre, par exemple, les études de faisabilité, les études nutritionnelles, les rapports d'audit, les évaluations, les contrôles et l'assurance qualité de 10

11 l'action, lorsque les coûts sont inclus dans le budget de l'action et que ces opérations sont réalisées par un contractant externe. Dans le cas d'études, d'audits, d'évaluations, mentionnées à la section du formulaire unique qui impliquent la rédaction de rapports, une copie du rapport doit être annexée au rapport final. Au stade de la liquidation, les contrôles sur les études/évaluations/audit porteront sur les dépenses supérieures à euros. Pour les multi-donateurs, ce seuil sera euros. Pour les autres types de contrats, au stade de la liquidation, les contrôles se limiteront aux dépenses supérieures à euros. Pour les multi-donateurs, ce seuil sera de euros. Les détails fournis doivent être clairement identifiables et doivent mentionner la compagnie sélectionnée, une description du service et la période ou la date de livraison (ou du transport ou des travaux) 4.5. Frais de communication institutionnelle, de visibilité et d'information 4 Le partenaire peut normalement allouer jusqu'à 0,5% des coûts directs éligibles ou un maximum de euros au financement de la communication institutionnelle et à la visibilité. Des activités de communication plus larges peuvent être autorisées après discussion d'un plan de communication à soumettre à la DG ECHO. Au stade de la liquidation, il est demandé au partenaire de fournir des preuves des activités de communication et de visibilité pour les dépenses dans la limite des 0.5% (photos, communiqués de presse, liens vers les sites internet, etc) Pour les dépenses supérieures à la limite des 0,5% et des 8000 euros, le partenaire devra fournir une description claire (y compris photos et autre preuves) et une liste des coûts par type d'activités de communication, visibilité et information. La description de ces éléments doit correspondre à la section 9 du formulaire unique. Les activités de communications ou d'information opérationnelles doivent être expliquées sous la section et ces coûts doivent être traités comme des coûts opérationnels Divers Dans ce chapitre, le partenaire peut inclure des coûts tels que frais bancaires, frais de télécommunication, frais juridiques et professionnels, location de bureau, etc. Au stade de la liquidation, les contrôles porteront sur les articles avec un coût global supérieur à euros pour les subventions et les actions financées à 100% et supérieur à euros pour les actions multi-donateurs (seuils de liquidation). 4 Voir les Lignes directrices de la DG ECHO en matière de visibilité: 11

12 5. RAPPORT SUR LES PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES 5.1. Rapport sur les procédures de passation de marchés pour des actions soumises au mécanisme de contrôle A Il n'est pas nécessaire de répéter les informations fournies à l'annexe A du formulaire unique. En cas d'action soumise au mécanisme de contrôle A, l'organisation humanitaire fournira pour toutes procédures au dessus de euros: - Description de la procédure, - Copie de la publication et/ou liste des soumissionnaires potentiels informés, - Critères de sélection et d'attribution. - et le nom du gagnant/fournisseur 5.2. Informations minimales sur les passations de marchés pour les actions soumises au mécanisme de contrôle P Afin de disposer d'un minimum de renseignements sur les procédures de passation de marchés utilisées, une liste contenant les informations suivantes est nécessaire pour les procédures au-delà de euros: - description de l'objet de la procédure, - coût total, - le type de procédure utilisée - le nom du gagnant/fournisseur Les exceptions consenties par rapport aux procédures propres des partenaires seront indiquées et justifiées. 12

13 Annexe 1: Résumé des informations nécessaires pour la validation de la demande de paiement Seuil légal Seuil de liquidation Renseignements à fournir Info Demande de paiement 1 Liste des expatriés et des membres clés du personnel d'encadrement 2 Liste du personnel du siège directement impliqué dans l'action 3 Liste des autres personnes (par exemple, personnel local, journaliers) Tous les coûts Tous les coûts Tous les coûts Tous les coûts 4 Liste des autres coûts de personnel Tous les coûts 5 Liste concernant la dotation pour équipement >500 de faible valeur < Liste concernant les amortissements d'équipement 7 Liste d'équipements entièrement imputés à l'action 8 Pièces justificatives pour les dons d'équipements entièrement imputés à l action et pour le stock restant Tous les coûts Tous les coûts Tous les coûts Tous les coûts Tous les coûts >500 <2000 > % & subv : >2000 MD : >10,000 > % & subv >2000 MD : >60,000 >500 > >< montants préfinancement - dépenses engagées par le partenaire - et le montant final demandé à la DG ECHO - nom, fonction - période durant laquelle la personne est imputée à l'action (dates), - le total des coûts par personne - nom, fonction - période durant laquelle la personne est imputée à l'action (dates), - type d'activités imputées (ex. mission, ) - le total des coûts par personnes. - Nombre de personnes par groupe de fonction - nombre total de jours/mois imputés - coût total par fonction. - type de coûts - coût total - Description de l'article - date d'acquisition - montant total - description de l'équipement - date d'acquisition ou d'achat - prix d'achat par article - nombre de mois chargés - montant total amorti - description de l équipement, - nombres d'articles achetés - date d'acquisition ou d achat, - montant total de l achat. - destination de l'achat - copie du certificat de donation (contresigné par le bénéficiaire) - un tableau des donations, comprenant le montant total Art 21.3 CG

14 9 Liste concernant les stocks ou équipements à transférer à une autre Action financée par la CE 10 Listes de fournitures de bureau et des coûts de fonctionnement > % & subv >2000 MD : >10, Liste des biens -description - coût total 12 Liste des contrats de >10, % & subv >10,000 services/transports/travaux MD : >60, Liste des études, audits, évaluations Tous les coûts 14 Liste des coûts de communication, de visibilité et d'information 15 Liste des autres coûts frais bancaires, frais de télécommunications, frais juridiques et professionnelles, location de bureau, etc. 16 Liste des procédures de marché: Actions soumises au mécanisme de contrôle A 17 Liste des procédures de marché: Actions soumises au mécanisme de contrôle P Tous les coûts >2,000 MD: > 10,000 >8000 or 0.5% <8000 or 0.5% > % & subv >2,000 MD : >10,000 - nom de l'organisation humanitaire en charge de l'action vers laquelle l'article a été transféré - inventaire des articles transférés - référence de l'action vers laquelle le transfert a eu lieu. - description - coût par type d'article - coûts total - compagnie sélectionnée - description du service - période ou date de prestation, des travaux ou des transports. - compagnie sélectionnée - description du service - période ou date de prestation - copie du rapport - description claire et liste des coûts par type de d'article - nombres et montants par article - preuve (ex photos) - preuve des activités of activités (ex. photos) - description claire - montant par type de coûts >10,000 >10,000 - Annexe A du Formulaire unique - description de la procédure - une copie de la publication et/ou liste des soumissionnaires potentiels qui ont été contactés - critère de sélection et d'octroi. - nom du gagnant et fournisseur >60,000 >60,000 - description de la nature de la procédure - coût total et type de procédure utilisée - Exception aux règles propres du partenaire à justifier - nom du gagnant/fournisseur

15 [ FIN ] Annexe 2 : Liste de vérification des informations devant figurer dans les rapports finaux pour la validation de la demande de paiement. Afin de faciliter l'évaluation des rapports, le partenaire est invité à utiliser la liste de contrôle ci-dessous et la joindre au rapport financier final. Non applicable Inclus 1 Demande de paiement Obligatoire 2 Tableau 11 mis à jour Obligatoire 3 Rapport financier détaillé cohérent avec les rubriques du tableau 11 Obligatoire 4 Liste des expatriés et des membres clés du personnel d encadrement. 5 Liste des autres personnes (par exemple, personnel local, journaliers) 6 Liste du personnel du siège directement impliqué dans l action (à l'exception des fonctions de RH et administratives) 7 Liste des autres coûts de personnel 8 Liste concernant la dotation pour équipement de faible valeur : 9 Liste concernant les amortissements d'équipement 10 Liste d'équipements entièrement imputés à l'action 11 Pièces justificatives pour les dons d'équipements entièrement imputés à l'action et pour le stock restant : 12 Listes concernant les stocks ou équipements à transférer à une autre action financée par la CE : 13 Liste des biens 14 Liste des fournitures de bureau et des coûts de fonctionnement 15 Liste des contrats de service/transports/travaux 16 Liste des études, audits, évaluations 17 Liste des coûts de communication, de visibilité et d'information 18 Liste des autres coûts 19 Liste des procédures de marché 15

16 Annexe 3: exemples de structures possibles pour les rapports financiers finals et sections 11 correspondantes du formulaire unique Vous trouverez ci-après quatre exemples de rapports financiers finals, basés sur les structures utilisées par certains de nos partenaires. Il ne s'agit, bien sûr, que d'exemples et il n'y a aucune obligation de choisir l un de ces modèles. Chaque partenaire doit adopter une structure qui respecte la structure des rapports financiers de son organisation. Ces exemples peuvent vous donner une idée du type de correspondance escompté entre la section 11 du formulaire unique et le rapport financier final ainsi que le type d'informations et le niveau de détail qui devraient figurer dans le rapport financier final. Les trois premiers exemples ne contiennent que le rapport financier final et la section 11 correspondante du formulaire unique. Le quatrième et dernier exemple contient également les différentes annexes possibles au rapport financier final. 16

17 1. Exemple Rapport financier final Compte Descriptif du compte Montant (en euros) COUTS DE PERSONNEL ,00 Personnel national , Logisticien / Asst 1 000, Stockeur / Asst , Conducteur , Gardien ,00 Animateur communautaire pour la santé , Frais de recrutement 5 000, Primes ,00 Expatriés , Gestionnaire du programme ,00 Gestionnaire du programme sanitaire , Autre personnel interne , Indemnités de logement 6 000, Indemnités d'installation ,00 Frais généraux de personnel , Indemnités de fin de contrat , Déplacements internationaux , Voyages locaux , Hébergement , Frais médicaux 9 000, Frais de visas 1 000, Formation interne , ,00 FRAIS DE BUREAU / ADMINISTRATIFS (notamment consommables) Frais de bâtiment , Eau 200, Électricité 1 400, Nettoyage 200, Loyers des bureaux 3 300, Entretien et réparation des bureaux 7 300, Groupe électrogène de bureau 300, Location d'entrepôts 1 100,00 Chauffage et éclairage des entrepôts 100, Autres frais liés aux entrepôts , Location de résidences 3 600,00 17

18 Frais administratifs , Informatique - entretien 500, Fournitures informatiques , Poste frais généraux 2 600, Courrier / frais de port Fournitures de bureau 1 900,00 Frais de télécommunications , Radio - achat , Frais d'appels sur ligne fixe 100,00 FRAIS DE TRANSPORT , Location de camions 900, Fret aérien 500, Fret maritime Fret routier , Approvisionnement en eau par camion 100, Chargement / déchargement 2 300,00 Assurance / douanes / manutention 1 200, Entretien des véhicules - Frais de fonctionnement des véhicules 1 900, Pneus de véhicule 8 600, Carburant pour les véhicules 8 200,00 SERVICES AUX BENEFICIAIRES , Réunions / expositions - salles Autres activités de santé/d'hygiène , Autres frais liés à l'eau/l'assainissement , Moyens de subsistance Autres articles du foyer ,00 VISIBILITÉ 4 500, Visibilité du projet 4 500,00 AUTRES COUTS 9 500, Frais bancaires 1 500, Dépenses - divers 8 000,00 Total des coûts directs éligibles ,00 7 % de coûts indirects ,00 Coûts totaux ,00 18

19 1.2. Section 11 du formulaire unique Dépenses éligibles de l action Budget initial Rapport intermédiaire Montant définitif Financement de l action Initial Situation engagé définitive Budget Montant engagé COUTS DE PERSONNEL , , , ,00 Recettes directes provenant - - de l action FRAIS DE BUREAU / ADMINISTRATIFS , , , ,00 Contribution du demandeur - - (notamment consommables) FRAIS DE TRANSPORT , , , ,00 Contributions d autres - - donateurs SERVICES AUX BENEFICIAIRES , , , ,00 Contribution demandée , ,00 auprès d ECHO VISIBILITÉ 5 000, , , ,00 % du financement total: 100,00 % AUTRES COUTS , , , ,00 Sous-total des coûts directs éligibles , , , ,00 Coûts indirects (maximum 7 %) , , , ,00 Coûts totaux , , , ,00 Financement total , ,00 19

20 2. Exemple Rapport financier final Cptes Cptes Sous-total Description détaillés (en euros) Total (en euros) FRAIS DE PERSONNEL Salaires des expatriés Pourcentage à appliquer au résultat 1 Résultat 1 Pourcentage à appliquer au résultat 2 Résultat 2 Pourcentage à appliquer au résultat 3 Résultat 3 Pourcentage à appliquer au résultat Coordinateur d'urgence Coordinateur d'urgence adjoint Responsable des opérations Salaires du personnel local 1201 Administration - Poste Chauffeurs - Poste Consultants 1401 Consultants internationaux Consultants nationaux Travail sous-traité 1500 localement 1501 Heures supplémentaires Travail occasionnel / Assistance temporaire 1800 Déplacements Résultat 4 Pourcentage à appliquer aux frais divers F d CONTRATS Lettres d'accord Contrats commerciaux FORMATION Formation interne Frais de formation du groupe

21 APPROVISIONNEMENTS Achats de matériel courant 3010 Instruments agricoles Autre matériel courant Engrais Cheptel Plantes et semences Autres fournitures pour le terrain Achats de matériel non 3100 consommable 3110 Matériel informatique (PC) Autre matériel informatique 3130 Véhicules Autre matériel non consommable SERVICES D'APPUI TECHNIQUE Coûts des rapports Coûts d'évaluation du projet Services techniques de contrôle DÉPENSES GENERALES D'EXPLOITATION Visibilité Divers Exploitation et entretien des véhicules Autres coûts de fonctionnement TOTAL GÉNÉRAL Total des coûts directs éligibles % de coûts indirects Coûts totaux

22 2.2. Section 11 du formulaire unique Dépenses éligibles de l action Budget initial Rapport intermédiaire Montant définitif Financement de l action Initial Situation engagé définitive Budget Montant engagé FRAIS DE PERSONNEL , , , ,00 Recettes directes provenant de l action - - CONTRATS , , , ,00 Contribution du demandeur - - FORMATION , , , ,00 Contributions d autres donateurs - - APPROVISIONNEMENTS , , , ,82 Contribution demandée auprès , ,76 d ECHO SERVICES D'APPUI TECHNIQUE , , , ,00 % du financement total: 100,00 % DÉPENSES OPÉRATIONNELLES , , , ,00 GENERALES Sous-total des coûts directs éligibles , , , ,82 Coûts indirects (maximum 7 %) , , , ,94 Coûts totaux , , , ,76 Financement total , ,76 22

23 3. Exemple Rapport financier final VENTILATION DES DEPENSES RAPPORT FINANCIER FINAL Référence comptable Intitulé TOTAL EUR Produits de base Céréales Produits laitiers Mélange général Sucre Sel Huile Légumineux secs TOTAL Transport externe Coûts des opérations portuaires Transport terrestre Transport aérien Coûts de plateforme de transbordement Frais de distribution Autres frais de transport terrestre, stockage et manutention TOTAL Frais de personnel et frais afférents Consultants internationaux Consultants nationaux Assistance temporaire Formation du personnel n'appartenant pas à l'ong Déplacements Agents internationaux Personnel national TOTAL Dépenses ponctuelles Location de locaux Eau-gaz-électricité Fournisseurs de bureau Communications et services informatiques Assurance Réparation et entretien du matériel Entretien et frais de fonctionnement des véhicules Services sous-traités Autres dépenses de bureau 321 TOTAL Dépenses d'infrastructures et d'équipement Véhicules Équipement de communication et informatique Autres instruments, matériels et équipements Équipement agricole Équipement de cuisine Équipement sanitaire Équipement scolaire Équipement pour les bâtiments Transformation alimentaire TOTAL Programmes de visibilité et de communication Autocollants/T-shirts, etc Film/Vidéo TOTAL Total des coûts directs éligibles % de coûts indirects Coûts totaux

24 3.2. Section 11 du formulaire unique Dépenses éligibles de l action Budget initial Rapport intermédiaire Montant Financement de l action Initial Situation définitif engagé définitive Budget Montant engagé Produits de base , , , ,00 Recettes directes provenant de - - l action Transport externe , , , ,00 Contribution du demandeur - - Frais de personnel et frais afférents , , , ,00 Contributions d autres donateurs - - Dépenses ponctuelles , , , ,00 Contribution demandée auprès , ,68 d ECHO Dépenses d'investissement et , , , ,00 % du financement total: 100,00 % d'équipement Programmes de visibilité et de , , , ,00 communication Sous-total des coûts directs éligibles , , , ,00 Coûts indirects (maximum 7 %) , , , ,68 Coûts totaux , , , ,68 Financement total , ,68 24

25 4. Exemple BILAN FINANCIER (section 11 du formulaire unique) Intitulé de l'action: Assistance aux communautés pastorales et agropastorales vulnérables de [Lieu] Convention de subvention: ECHO /XYZ/BUD/2008/12345 Pays: [Pays] Période de mise en œuvre: BILAN FINANCIER (section 11 du formulaire unique) Dépenses éligibles de l action Budget initial Rapport intermédiaire Montant définitif Financement de l action Initial Situation engagé définitive Budget Montant engagé Coûts du personnel , , , ,00 Recettes directes provenant de - - l action Communication, visibilité, information 3 000, , , ,00 Contribution du demandeur - - Coûts d équipement , , , ,00 Contributions d autres donateurs - - Dépenses de sous-traitance , , , ,00 Contribution demandée auprès , ,00 d ECHO Coût des biens et consommables , , , ,00 % du financement total: 100,00 % Coûts d amortissement 2 000, , , ,00 Autres coûts 5 000, , , ,00 Sous-total des coûts directs éligibles , , , ,00 Coûts indirects (maximum 7 %) 7 000, , , ,00 Coûts totaux , , , ,00 Financement total , ,00 25