Guide des avantages sociaux à l intention des employés contractuels

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1 Guide des avantages sociaux à l intention des employés contractuels EDC est heureuse d offrir aux employés contractuels un régime d avantages sociaux complet et concurrentiel. Ces avantages sociaux sont un aspect important du programme de rémunération. Le programme reflète la reconnaissance d EDC à l égard de l importance du rôle et de la contribution de chaque personne qui occupe un poste contractuel. Admissibilité Compte de frais médicaux Congé annuel Autres congés Remise sur l abonnement de transport en commun RÉSUMÉ Contrat d au moins six mois $ par année civile (calculé au prorata et accumulé mensuellement) Trois semaines par année (calculé au prorata et accumulé mensuellement) Congés de maladie, congés accordés par la Société, congés mobiles 15% de dépenses admissibles jusqu à 250 $ par année civile Programme d aide aux employés À l intention des employés et de leurs personnes à charge Assurance décès accidentel dans Couverture de $ le cadre d un voyage d affaires Centre de conditionnement physique sur place Situé au 150 Slater, ouvert en tout temps

2 Admissibilité Les exigences ci-après déterminent l admissibilité aux avantages sociaux décrits dans le présent guide : a) avoir signé un contrat avec EDC d au moins six mois, ou compter au moins six mois de service continu au sein d EDC; b) travailler au moins 15 heures par semaine sur une base régulière (ce qui correspond à 40 % de l horaire de travail habituel) ou, selon un arrangement de travail dûment approuvé par EDC, travailler un nombre d heures qui correspond à 40 % du temps de travail habituel sur une base annuelle; c) être sur la liste de paie d EDC. Les employés à la retraite d EDC qui touchent des prestations de retraite médicaux de la Société et qui reviennent travailler à EDC sur une base contractuelle ne sont pas admissibles au Compte gestion-santé. Compte gestion-santé Un Compte gestion-santé (CGS) est un «compte» individuel à votre nom, administré par la Great-West, compagnie d assurance-vie («Great-West»), aux fins du remboursement des frais médicaux. Le Compte gestion-santé est très utile en ce qu il couvre une grande variété de soins médicaux et dentaires. Participants admissibles Votre CGS peut servir au remboursement des frais engagés par les personnes suivantes : vous-même; votre conjoint en droit ou conjoint de fait; toute autre personne à charge pour laquelle vous pouvez réclamer un crédit d impôt pour frais médicaux en vertu de la Loi de l impôt sur le revenu. Frais admissibles En règle générale, sont admissibles les frais qui sont des frais médicaux admissibles en vertu de la Loi de l impôt sur le revenu fédérale. En d autres mots, les frais qui respectent habituellement les exigences aux fins de la déduction fiscale en vertu du crédit d impôt pour frais médicaux sur votre déclaration de revenus, sans égard au seuil minimal requis, notamment : les médicaments sur ordonnance; les lunettes et les verres de contact sur ordonnance, la chirurgie oculaire au laser; les frais facturés par les praticiens, comme les physiothérapeutes, et d autres praticiens paramédicaux, comme les massothérapeutes; 2

3 les frais dentaires, comme les examens préventifs et les nettoyages, les diagnostics, les services de restauration et les soins orthodontiques; les fournitures et dispositifs médicaux, comme les prothèses auditives, les orthèses du pied; les frais des établissements de santé, comme les maisons de soins infirmiers; les services ambulanciers; la franchise, la co-assurance ou les montants excédant la garantie maximale des régimes d assurance maladie ou de soins dentaires aux termes desquels vos personnes à charge ou vous-même êtes couverts; les primes d assurance maladie ou de soins dentaires, ou les deux. Les frais ne doivent pas être couverts ou remboursés aux termes d un régime d assurance maladie provincial ou d un autre régime d assurance maladie privé. Pour être admissibles au remboursement, les frais doivent avoir été engagés après la date d entrée en vigueur de votre couverture (voir ci-après) et avant la date d expiration de la couverture (voir ci-après). Date d entrée en vigueur de la couverture et accumulation de crédits Au début de chaque mois, pour toute la durée de votre contrat, un montant de 83,33 $ sera porté au crédit de votre CGS (c.-à-d $ pour un contrat d une durée de douze mois). Vous devez avoir travaillé au moins 10 jours au cours du mois pour être admissible au crédit. La couverture entre en vigueur à la date d entrée en vigueur de votre contrat. Si, au cours du mois d entrée en vigueur de votre contrat, vous avez moins de dix jours de travail, votre premier crédit au titre du CGS et votre couverture entreront en vigueur le premier jour du mois suivant (si votre horaire compte dix jours de travail ou plus pour ce mois). Si, pendant le mois au cours duquel votre contrat expire, vous avez travaillé moins de dix jours de travail, votre dernier crédit au titre du CGS est celui du mois précédent (si votre horaire comptait dix jours de travail ou plus pour ce mois). Votre couverture prend fin le dernier jour du mois précédent. Pour tirer pleinement parti de votre CGS, il importe de prévoir soigneusement les frais afin de minimiser la perte des droits aux prestations pouvant découler des dispositions imposées par l'arc à l'égard de l'administration des CGS. Pour éviter une telle perte, veuillez lire attentivement l information ci-après. 3

4 Présentation et remboursement d une demande de règlement Les montants crédités au compte (ou reportés de l année précédente) peuvent servir au remboursement des frais engagés faisant partie des demandes de règlement de l année en cours. Les demandes de règlement peuvent être présentées en tout temps, sous réserve des dates limites indiquées ci-après. Les frais admissibles inclus dans les demandes de règlement seront remboursés au moyen des montants accumulés dans votre CGS. Si les crédits ne suffisent pas à rembourser les frais de la demande de règlement, le solde des frais de la demande de règlement sera remboursé mensuellement à mesure que les crédits seront déposés dans le compte (il n est pas nécessaire de présenter la demande de règlement de nouveau). Toute tranche restante non remboursée des frais de la demande de règlement au 31 décembre ne peut être recouvrée au moyen de votre CGS, c.-à-d. qu elle ne peut être remboursée à même les fonds qui seront crédités au cours de l année civile suivante. Date limite de présentation des demandes de règlement La date limite pour présenter une demande de règlement des frais engagés entre le 1 er janvier et le 31 décembre de l année précédente est le 31 mars. Prenez note que le bureau des règlements de la Great-West doit recevoir les demandes de règlement au plus tard à cette date. Report des crédits du CGS et perte des droits aux prestations Le solde du CGS à la fin d une année civile est automatiquement reporté et ajouté au compte de l année suivante, et peut servir au remboursement des frais engagés au cours de cette même année (dans l hypothèse que votre contrat s étend sur au moins deux années civiles). À la fin de la deuxième année, tout solde inutilisé des montants reportés de l année précédente est perdu. La Great-West utilise d abord les crédits les plus «anciens» pour rembourser les demandes de règlement. De plus, tout crédit restant à la date d expiration d un contrat, et pour lequel des frais n ont pas encore été engagés ni fait l objet d une demande de règlement, est perdu. Le tableau ci-après illustre l utilisation du CGS par un employé contractuel régulier. Les montants sont présentés à titre d exemple. 4

5 Année 1 Année 2 Année 3 Solde reporté 0 $ 650 $ 500 $ Montant crédité pour l année civile $ $ $ Montant disponible pour l année civile = $ $ $ Montant des demandes de règlement pour des $ $ 400 $ frais engagés Solde au 31 décembre = 650 $ 500 $ $ Montant perdu - 0 $ 0 $ 100 $ (parce que la totalité du solde reporté de l année 2 à l année 3 n a pas fait l objet d une demande de règlement au cours de l année 3) Solde reporté = 650 $ 500 $ $ Le tableau qui suit illustre l utilisation du CGS par un employé ayant signé un contrat d un an s échelonnant du 1 er juillet au 30 juin de l année suivante. Année 1 Année 2 Solde reporté 0 $ 250 $ Montant crédité pour l année civile $ 500 $ Montant disponible pour l année civile = 500 $ 750 $ Montant des demandes de règlement pour des $ 650 $ frais engagés Solde au 30 juin = 250 $ 100 $ Montant perdu (en raison du solde existant à - 0 $ 100 $ l expiration de la couverture et de l impossibilité de présenter une demande de règlement après cette date) Solde reporté = 250 $ s.o. Conséquences fiscales Si vous résidez à l extérieur de la province de Québec, le CGS n aura aucune incidence sur votre situation fiscale, c.-à-d. que votre CGS ne constituera pas pour vous un avantage imposable. Si vous résidez dans la province de Québec, le CGS aura une incidence sur votre situation fiscale, c.-à-d. qu il constituera un avantage imposable aux termes de l impôt sur le revenu du Québec. L avantage imposable est calculé en fonction du coût moyen engagé par EDC au titre du CGS. Les employés ne sont pas assujettis à l impôt sur le revenu du Québec à la date à laquelle les fonds sont attribués au compte. Par contre, ils sont assujettis à l impôt lorsque les prestations sont versées. Les employeurs ne sont pas tenus de retenir l impôt sur le revenu sur des versements au cours de l année. Le montant imposable sera plutôt reporté au début de l année civile suivante. 5

6 Renseignements Pour des renseignements sur les frais admissibles, le solde de votre CGS, l état des demandes de règlement et autres, veuillez consulter les ressources ci-dessous : Agence du revenu du Canada : sur le crédit d impôt pour frais médicaux; La Great-West, compagnie d assurance-vie : Services en ligne Groupnet de la Great-West, site à l intention des participants du régime (les nouveaux utilisateurs devront s inscrire - vous devez fournir le numéro de votre régime et votre numéro d employé). Vous pouvez soumettre vos questions par courriel; La Great-West Life, compagnie d assurance-vie, services téléphoniques : composez le les jours de la semaine, entre 7 h et 18 h, heure du Centre. Vous devez fournir le numéro de votre régime (57608) et votre numéro d employé. Congé annuel Le congé annuel s accumule au taux de 1,25 jour par mois. Pour être admissible au cumul, l employé doit avoir travaillé au moins 10 jours dans le mois (au prorata des heures de travail pour les employés contractuels à temps partiel). Veuillez planifier votre horaire de congé annuel avec votre chef d équipe suffisamment à l avance. Les horaires de congé annuel doivent être approuvés par votre chef d équipe. À la fin du contrat, tout congé annuel inutilisé vous sera payé à la date de votre dernier jour de travail, ou vous devrez rembourser à EDC tout montant reçu au titre d un congé annuel pris à l avance. Congés mobiles Vous avez droit à deux congés mobiles par année civile. Les règles ci-dessous s appliquent également : pour le personnel contractuel à temps partiel, les congés mobiles sont calculés au prorata des heures de travail; la date d entrée en vigueur du contrat n a aucune incidence sur ce droit; les congés mobiles peuvent être pris en tout temps au cours de l année de référence où ils ont été octroyés. 6

7 Congés accordés par la Société/congés civiques Vous recevrez une rémunération égale à la rémunération pour vos heures de travail pour : a) les jours entre Noël et le jour de l An désignés par EDC comme des congés de la Société, dans la mesure où vous êtes toujours inscrit à la liste de paie d EDC à cette date; b) le congé civique du premier lundi du mois d août (ou tout autre jour qui est un congé civique ou un congé provincial dans la province où vous travaillez), dans la mesure où vous travaillez selon l horaire normal le jour suivant. Congé de maladie Vous avez droit à dix jours de congé de maladie payés au cours de l année civile. Le congé de maladie des membres du personnel contractuel à temps partiel est calculé au prorata du nombre d heures de travail. EDC se réserve le droit d exiger un document du médecin à l appui de l absence au travail, confirmant le droit au congé de maladie payé. Pour toute absence d une durée de plus de cinq jours ouvrables consécutifs, vous devez remettre à votre chef d équipe un billet du médecin. Congés spéciaux Vous avez droit à un nombre raisonnable de congés spéciaux, payés ou non, à la discrétion de votre chef d équipe et sous réserve de son approbation, en fonction de votre situation personnelle. Ces congés peuvent être demandés pour des urgences familiales, la naissance d un enfant, des examens et des examens médicaux inhabituels. Les congés spéciaux ne doivent pas remplacer les congés de maladie ou le congé annuel. Assurance décès accidentel dans le cadre d un voyage d affaires L assurance décès accidentel dans le cadre d un voyage d affaires offre une couverture d un montant fixe de $ en cas de décès accidentel lors d un voyage d affaires. Centre de conditionnement physique sur place Les employés du siège social ont accès à un centre de conditionnement physique ouvert en tout temps. 7

8 Subvention au titre des laissez-passer de transport EDC rembourse aux employés 15 % de leurs dépenses admissibles en matière de transport en commun, et ce, jusqu à concurrence de 250 $ par année civile (avantage imposable). Veuillez consulter «Lignes directrices relatives a la remise sur l abonnement de transport en commun» sur Le fil conducteur pour plus d informations. Programme d aide aux employés Chaque personne doit relever des défis uniques au cours de sa vie, y compris, pour plusieurs, l équilibre complexe entre le travail et les obligations personnelles. Ce programme vous est offert, ainsi qu à vos personnes à charge, pour vous aider à gérer efficacement une grande variété de problèmes professionnels et personnels, de la situation de crise aux préoccupations quotidiennes, y compris les soins aux personnes âgées et aux enfants, les toxicomanies, la prévention et le traitement des maladies, le stress émotionnel et les troubles de la santé mentale, les avis juridiques et les conseils financiers, la nutrition, les consultations et les ressources, les recommandations et la consultation pour les autres besoins personnels et familiaux. L aide est confidentielle et peut être adaptée au moyen d une combinaison des ressources suivantes : consultation professionnelle (au téléphone, en personne ou en ligne); ressources en ligne, y compris des articles, des autoévaluations et des recommandations; programmes et outils auto-dirigés (services offerts en tout temps) Le présent document ne constitue qu une référence sommaire. Les dispositions des contrats et des polices officiels de la société d assurance prévalent dans tous les cas. EDC se réserve le droit de modifier ou de mettre fin à une partie ou à la totalité de son programme d'avantages sociaux, en tout temps ou pour toute raison, sous réserve d une approbation législative, si requis. 8