Chapitre 4 Fax par l Internet

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1 Chapitre 4 Fax par l Internet Présentation La fonction de Fax par l Internet vous permet d envoyer et de recevoir des documents FAX en vous servant de l Internet en guise de mécanisme de transport. Les documents sont transmis par sous forme de fichiers annexés au format TIFF-F. Cela veut dire qu un PC peut aussi recevoir et envoyer des documents, à condition qu il soit doté d une application pouvant générer et afficher des fichiers TIFF-F (une application de visionneuse TIFF est fournie sur le CD-ROM d installation de la carte NC Veuillez consulter le CD-ROM de la NC-8000 pour obtenir des consignes d installation). Tous les documents transmis par le biais du FAX/MFC seront automatiquement convertis au format TIFF-F. Si vous souhaitez envoyer et recevoir des messages avec votre FAX/MFC, le logiciel de messagerie installé sur votre PC doit pouvoir prendre en charge le format MIME. Pour vous connecter Avant d envoyer ou de recevoir un fax par l Internet, vous devez configurer votre FA X/MFC Brother de manière à ce qu il communique avec votre réseau et votre serveur de messagerie. Vous devez veiller aux points suivants : une adresse IP configurée correctement pour votre FAX/MFC, une adresse électronique pour votre FAX/MFC, l adresse IP de votre ou vos serveurs de messagerie, un nom et un mot de passe de boîte aux lettres pour votre FAX/MFC Brother. Si vous avez des doutes concernant l un ou l autre de ces éléments, consultez votre administrateur de système. Pour savoir comment configurer cette information, consultez le chapitre sur la gestion à partir du Web (Paramètres Internet) dans ce Guide d utilisation. FAX PAR L INTERNET 4 1

2 Fonctions des touches du panneau avant Monotouches L emploi des monotouches en association avec la touche Maj vous permet d entrer des caractères alphabétiques standard (26 lettres) ainsi que les espace! # % & () + / et :. ; < > =? [ ] ^ $,*. Maj + Num. Abrégé Permet de modifier le mode de saisie. Vous pouvez utiliser les monotouches en guise de caractères alphabétiques ordinaire. Pavé numérique Permet d entrer des chiffres. Efface Pour effacer un caractère à droite du curseur. ou Pour déplacer le curseur de l afficheur vers la gauche ou vers la droite. Diffusion Permet d enregistrer plusieurs numéros. Marche Pour commencer la transmission d un document. Arrêt Pour effacer les données entrées et arrêter la numérisation ou la transmission en cours. Monotouche / Numéro abrégé / Tél Index / Numéro de groupe Ces fonctions marchent de la même façon qu avec un FAX/MFC classique. Toutefois, veuillez noter que vous ne pouvez pas vous servir de la fonction de la numérotation séquentielle pour les adresses électroniques. Maj + Marche Permet de recevoir un du serveur POP3 manuellement. FAX PAR L INTERNET 4 2

3 Envoi d un fax par l Internet 1. Placez le document que vous souhaitez envoyer dans le chargeur automatique du FAX/MFC Brother. Résolution Lorsque vous utilisez le FAX/MFC en réseau, les documents sont transmis et imprimés en mode standard ou fin (soit 200 x 100 / 200 x 200 ppp). Si vous sélectionnez le mode Super Fin ou le mode Photo, votre document sera tout de même transmis en mode Fin. 2. Entrez l adresse électronique de l appareil destinataire. Si vous avez déjà programmé cette information dans le FAX/MFC, contentez-vous de sélectionner la monotouche appropriée. Appuyez sur [Num. Abrégé], tout en maintenant la touche [ Maj] enfoncée pour passer au mode de composition "alphabétique". A présent, vous pouvez vous servir des monotouches pour composer l adresse électronique. Reportez-vous au tableau suivant : Table de conversion alphabétique des monotouches 01 - a 02 - b 03 - c 04 - d 17 q 18 r 19 s 20 - t 05 e 06 f 07 g 08 - h 21 u 22 v 23 w 24 - x 09 i 10 j 11 k 12 - l 25 y 26 z m 14 n 15 o 16 p 29 espace 30 [spécial] 31 [symboles] 32 a<->a Au fil de sa saisie, l adresse électronique s affichera caractère par caractère sur l afficheur à cristaux liquides. Si vous spécifiez plus de 16 caractères, l afficheur fera défiler le nom vers la gauche caractère par caractère. Vous pouvez entrer jusqu à 60 caractères. 3. Appuyez sur [Marche] pour envoyer le document. Une fois le document numérisé, il est automatiquement transmis au serveur SMTP. Vous pouvez annuler la transmission en appuyant sur la touche [Arrêt] en cours de numérisation. Une fois la transmission terminée, l appareil revient au mode prêt. Certains serveurs de messagerie ne vous permettent pas d'envoyer de gros documents par (l'administrateur du système impose souvent une taille maximum de courrier électronique). Vous pouvez activer la fonction de limite de taille du courrier envoyé. L appareil affichera le message Mémoire pleine s il tente d envoyer des documents électroniques faisant plus de 1 Moctet. Le document ne sera pas envoyé et un rapport d erreur sera imprimé. Dans ce cas, il vous faudra découper le document que vous voulez envoyer en plusieurs documents séparés plus petits pour qu ils soient admis par le serveur de messagerie. Vous pouvez activer cette fonction par le biais de l utilitaire de ges tion à partir du Web ou à partir du mode de fonction RESEAU. FAX PAR L INTERNET 4 3

4 Réception d un mail ou d un fax par l Internet Vous pouvez recevoir des courriers électroniques de deux façons : Réception POP3 à intervalle régulier Réception POP3 (lancée manuellement) Avec la réception POP3, le FAX/MFC doit interroger le serveur de messagerie pour recevoir les tâches d impression. Cette interrogation peut se produire à intervalle régulier (par exemple, vous pouvez configurer le FAX/MFC pour interroger le serveur de messagerie à 10 minutes d intervalle) ou bien vous pouvez interroger manuellement le serveur en appuyant sur Maj + Marche. Si votre FAX/MFC commence à recevoir des tâches d impression électroniques, l afficheur à cristaux liquides signalera cette opération. Par exemple, vous verrez s afficher le message "RECEPTION" sur l afficheur à cristaux liquides suivi de "xx MAIL(S)". Si vous appuyez sur Maj + Marche pour interroger manuellement le serveur de messagerie afin de voir s il présente des tâches d impression électroniques et s il n y a aucun courrier en attente d impression, le FAX/MFC affichera la mention "ERREUR RECEPTION" sur l afficheur à cristaux liquides pendant deux secondes. Si votre appareil vient à manquer de papier en cours de réception des données, les données reçues seront conservées dans la mémoire du FAX/MFC. Ces données seront imprimées automatiquement une fois que du papier sera chargé dans l appareil. Réception mémoire doit être réglé sur ON. Si le courrier reçu n est pas en format de texte ordin aire ou si le fichier annexé n est pas au format TIFF-F, le message d erreur suivant s imprime : FORMAT DE FICHIER ANNEXE NON PRIS EN CHARGE. NOM DE FICHIER : XXXXXX.doc. Si le courrier reçu est trop long, le message d erreur suivant s affiche : FICHIER MAIL TROP GROS. Si «Supprimer les mails reçus en erreur POP» est réglé sur «ON» (réglage par défaut), un message électronique avec erreur POP est effacé automatiquement du serveur . Réception d un fax par l Internet sur un PC Lorsqu un PC reçoit un document fax par l Internet, le document est annexé à un courrier électronique qui informe le PC de la réception d un document. Si le PC auquel vous souhaitez envoyer un document ne tourne pas sous Windows 95/98 ou NT4.0, veuillez indiquer au propriétaire du PC qu il lui faudra télécharger un logiciel lui permettant de visualiser les documents au format TIFF-F. Vous pouvez télécharger une visionneuse TIFF depuis le site Web de Brother en tapant La visionneuse (Pagis Viewer 2.0) figure également sur le CD-ROM d installation de la carte NC Vous pouvez également utiliser le programme Imaging qui est fourni avec Windows 95/98 ou NT4 mais certaines versions plus anciennes de Win95 ne prennent pas en charge la visualisation de documents au format TIFF-F. FAX PAR L INTERNET 4 4

5 Réadressage des mails et des fax reçus Vous pouvez réadresser un mail ou un fax ordinaire à une autre adresse électronique ou à un autre télécopieur. Les messages reçus peuvent être réadressés par vers un PC ou par Fax Internet. Ils peuvent aussi être réadressés par le biais de lignes téléphoniques conventionnelles vers un autre FAX/MFC. Vous pouvez enregistrer les adresses électroniques et les numéros de fax dans votre FAX/MFC Brother. Pour ce faire, vous pouvez vous servir de l utilitaire de gestion à partir du Web (page 2-9) ou du panneau avant. La procédure permettant de configurer la fonction de réadressage de fax depuis le panneau avant varie selon le modèle. Consultez le guide d utilisation fourni avec votre FAX/MFC pour connaître le mode de configuration depuis le panneau avant. Reroutage/diffusion Cette fonction permet au FAX/MFC Brother de recevoir un document par le biais de l Internet puis de le retransmettre à d autres télécopieurs par le biais de lignes téléphoniques traditionnelles. Si vous souhaitez utiliser votre FAX/MFC comme périphérique de reroutage/diffusion, vous devez spécifier un nom de domaine agréé, en d autres termes, la portion du domaine qui suit le Le nom d un domaine autorisé pour la fonction de reroutage/diffusion fait référence à son adresse électronique. Ainsi par exemple, si votre adresse est robert@brother.com, nous identifions le domaine comme étant brother.com. Si votre adresse électronique est ged@brother.co.uk, nous identifions le domaine comme étant brother.co.uk. Procédez avec précaution lors de la sélection des domaines agréés car tout utilisateur d un tel domaine pourra vous envoyer un message à diffuser. La fonction de reroutage/diffusion peut prendre en charge le reroutage d un document à un maximum de 48 télécopieurs par le biais des lignes téléphoniques traditionnelles. FAX PAR L INTERNET 4 5

6 Reroutage/diffusion à partir d un FAX/MFC FAX@brother.com UKFAX@brother.co.uk Internet UKFAX@brother.co.uk(fax# ) Votre FAX/MFC a pour adresse FAX@brother.com.Vous souhaitez envoyer un document depuis cet appareil à un FAX/MFC situé en Angleterre et ayant l adresse UKFAX@brother.co.uk. Ce télécopieur retransmettra ensuite le document à un télécopieur classique par le biais d une ligne téléphonique traditionnelle. Si votre adresse est FAX@brother.com, vous devez configurer brother.com en guise de nom de domaine agréé sur l appareil situé en Angleterre et chargé de rerouter le document au télécopieur traditionnel. Si vous n entrez pas les données du nom de domaine, le télécopieur intermédiaire (c est-à-dire l appareil chargé du reroutage du document) n acceptera aucune transmission Internet reçue du télécopieur FAX/MFC dans le Une fois le domaine agréé défini, vous pouvez envoyer le document depuis votre FAX/MFC [c.à.d. FAX@brother.com] en tapant l adresse du FAX/MFC [c.à.d. UKFAX@brother.co.uk] qui se chargera de transmettre le document suivi du numéro d abonné du télécopieur récepteur du document. Ci-après figure un exemple illustrant comment taper l adresse et le numéro de fax. UKFAX@brother.co.uk(fax# ) Adresse Numéro de fax Le mot fax# doit figurer devant le numéro d abonné à l intérieur des parenthèses. Reroutage à plusieurs numéros de fax : Si vous voulez que le document soit rerouté à plusieurs télécopieurs classiques, vous pouvez entrer l adresse de la façon suivante : 1. Entrez le numéro de fax du premier télécopieur UKFAX@brother.co.uk(Fax#123). 2. Appuyez sur la touche Diffusion. 3. Entrez le numéro de fax du deuxième télécopieur UKFAX@brother.co.uk(Fax#456). 4. Appuyez sur la touche Marche. Vous pouvez également enregistrer les données d adresse dans la mémoire de numérotation monotouche. Par exemple : Programmez UKFAX@brother.co.uk(Fax#123) sous la monotouche 01 et programmez UKFAX@brother.co.uk(Fax#456) sous la monotouche 02. Vous pouvez ensuite appuyer sur la monotouche qui correspond à chaque numéro au lieu d avoir à entrer tour à tour chaque numéro. FAX PAR L INTERNET 4 6

7 Reroutage/diffusion à partir d un PC Votre PC UKFAX@brother.co. uk Internet Laptop computer UKFAX@brother.co.uk(fax# ) Vous pouvez également envoyer un depuis votre PC et le rediffuser à un télécopieur traditionnel. La méthode de saisie du numéro de fax du télécopieur traditionnel destinataire du courrier électronique rerouté variera en fonction du logiciel de messagerie que vous utilisez. Ciaprès figurent quelques exemples pour différents logiciels de messagerie : Certains logiciels de messagerie ne prennent pas en charge l émission à plusieurs numéros de fax. Si votre logiciel de messagerie ne prend pas en charge l émission à plusieurs numéros, il vous faudra rerouter le message à un télécopieur à la fois. Outlook Express / Internet Explorer 4 & 5/ Netscape Communicator 4.5/ Eudora Ver 4.x et Pegasus (pour l Europe) : Entrez l adresse du FAX/MFC rerouteur et le numéro d abonné du FAX dans l encadré A suivant la même méthode que celle décrite pour la diffusion à partir d un FAX/MFC. UKFAX@brother.co.uk(fax# ) Outlook 97/98/2000 : Avec Outlook 97/98 & 2000, les données d adresse doivent être entrées dans le carnet d adresses de la façon suivante : Nom : fax# Adresse UKFAX@brother.co.uk FAX PAR L INTERNET 4 7

8 Avis d erreur S il se produit une erreur de livraison de courrier lors de l envoi d un fax par l Internet, le serveur de messagerie renverra un avis d erreur au FAX/MFC et le message d erreur sera imprimé. S il se produit une erreur lors de la réception d un mail, un message d erreur est imprimé (par exemple : The message transmis au FAX/MFC n était pas au format TIFF-F. ). Informations importantes concernant la fonction de Fax par l Internet La fonction de communication de fax par l Internet sur un réseau local est plus ou moins la même que la communication par courrier électronique. Toutefois, elle est à distinguer des échanges de fax par les lignes téléphoniques classiques. En cas d utilisation de la fonction de Fax par l Internet, il convient de tenir compte des points suivants : La fonction Fax par l Internet communique avec un serveur de messagerie par le biais d un réseau local. Vous ne pouvez pas communiquer directement avec les récepteurs. Par conséquent, un avis d erreur n est retransmis par le serveur de messagerie qu en cas d échec de transmission. Divers facteurs tels que l emplacement géographique du destinataire, la structure du réseau local ou le trafic présent sur le circuit (tel que l Internet) peuvent faire que le système mette longtemps à renvoyer un avis d erreur. (en principe 20 à 30 secondes). Dans le cas d une transmission par le biais de l Internet, du fait de son piètre niveau de sécurité, nous vous conseillons d utiliser les lignes téléphoniques traditionnelles pour envoyer des documents revêtant un caractère confidentiel. Si le système de messagerie du destinataire n est pas compatible avec le format MIME, vous ne pourrez pas lui transmettre de document. Suivant le serveur du destinataire, il peut arriver que l avis d erreur de livraison ne soit pas renvoyé. Si les données d image du document sont très volumineuses, il se peut que la transmission échoue. Vous ne pouvez pas modifier la police ou la taille de caractères des mails reçus par l Internet. FAX PAR L INTERNET 4 8