Procédure d'instruction des demandes d'aides

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Baptiste Gravel
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1 Procédure d'instruction des demandes d'aides Le Programme Pluriannuel d'interventions (PPI) de l'office de l'eau Guadeloupe permet à l'établissement d'attribuer des aides sous forme de subventions. Ces aides doivent faire l'objet d'une demande auprès des Services de l'office de l'eau. Le Service des Interventions de l Office de l Eau est chargé de l'instruction des dossiers de demandes d'aides. Les dossiers déposés suivent une procédure d'instruction qui permet dans un premier temps une évaluation du projet présenté et une vérification de son éligibilité au titre du PPI. Les dossiers complets et éligibles sont présentés à la Commission d'attribution des Aides et au Conseil d'administration de l'office de l'eau. Elles statuent sur les demandes en fonction de leurs montants. 1 / La Pré-instruction 1.1 La demande de dossier Le porteur de projet peut obtenir des renseignements sur les aides attribuées par l'office en s'adressant à l'un de ses Services ou un de ses agents. Le renseignement peut être obtenu par différents biais (téléphone, mail, fax, courriers). Le service ou l'agent sollicité oriente le porteur de projet vers le Service des Interventions qui pourra apporter au demandeur des informations complémentaires sur la procédure d'instruction des demandes, les actions et les projets subventionnables, les taux et montants des équivalents-subvention alloués. 1.2 La centralisation des demandes Le Service des Interventions recense toutes les demandes d'aides et leurs porteurs. Cette traçabilité des demandes permet d'établir des profils de demandeurs d'aides ainsi que des statistiques en fin d'année et à la fin de chaque programme pluriannuel. 1.3 L'envoi du dossier d'aide Le Service des Interventions transmet par courrier ou par voie électronique un formulaire de demande d'aide AIDOE971 accompagné ou non d'une version simplifiée du PPI. Si le demandeur est une entreprise ou un industriel un formulaire spécifique pourra être transmit en complément du formulaire type. Il est également possible de retirer un formulaire directement au siège de l'office de l'eau Guadeloupe. De plus la mise en service future du site internet de l'office permettra une mise à disposition en ligne des formulaires.

2 1.4 La réception ou le dépôt du dossier Dès leur arrivée les dossiers de demande d'aide sont enregistrés au registre des courriers arrivés (Chrono) par le secrétariat de l'office et communiqués au Service des Interventions. Le Service des Interventions adresse au demandeur un accusé réception par courrier dans un délai de 8 jours et enregistre le dossier en lui attribuant un numéro de dossier AIDXXX-YY (XXX étant le numéro du dossier et YY l'année de dépôt). 1.5 L'éligibilité du projet Le Service des Interventions, service instructeur, vérifie l'éligibilité du projet au titre du PPI grâce aux Fiches Actions et au Règlement cadre. En cas d'inéligibilité, projet hors programme opérationnel, le service instructeur envoie une notification de rejet justifiée au porteur de projet en précisant les raisons pour lesquelles le projet n'est pas éligible à une aide de l'office de l'eau. En cas d'éligibilité, l'instruction proprement dite du dossier peut débutée. 2 / L'instruction 2.1 La vérification des pièces administratives L'instruction du dossier commence par une vérification des pièces administratives demandées selon la nature de porteur de projet. Le service des Interventions s'assure que le dossier comporte l'ensemble des documents permettant l'identification du porteur et du projet : formulaire AIDO971, plan prévisionnel de financement, statuts La vérification des pièces techniques Le service instructeur vérifie que le dossier comporte les pièces techniques demandées : devis détaillé, dossier de consultation des entreprises (DCE), mémoire explicatif et justificatif détaillé (plans, schéma), cahier des charges. Une seconde vérification des pièces techniques interviendra lors de l'évaluation réalisée par le service technique consulté en fonction de la nature du projet. 2.3 L'élaboration de la fiche d'instruction Le Service des Interventions édite une fiche d'instruction pour chaque dossier enregistré. Cette fiche synthétique récapitule à travers plusieurs rubriques la nature du demandeur et l'objet du projet, les critères d'éligibilité (axes et actions), les taux et montants plafonds concernés

3 par la demande ainsi que l'avis du service instructeur. En cas de dossier complet, le Service des Interventions consulte et transmet le dossier au service technique compétent pour évaluation technique et avis sur le projet. En cas de dossier incomplet, le Service des Interventions adresse un courrier de demande de pièces complémentaires au porteur de projet avant transmission du dossier au service technique de l'office compétent en la matière (Communication, Eau et Assainissement, Milieux et Etudes, Données et SIG). En cas d'absence de pièces durant l'évaluation technique, le service instructeur adresse de nouveaux courriers de demande de pièces complémentaires aux pétitionnaires. La transmission d'un dossier incomplet pour évaluation technique permet de ne pas bloquer la procédure d'instruction. Un dossier incomplet peut être présenté à la Commission d Attribution des Aides. Cependant un dossier incomplet ne pourra pas être présenté au Conseil d'administration de l'office de l'eau conformément au Règlement cadre du PPI. 3 / Avis et décisions d'attribution 3.1 Les demandes inférieures à 6000 euros. Les dossiers de demandes d'aide inférieures à 6000 euros sont présentés à la Commission d'attribution des Aides qui émet un avis sur les projets. Un procès verbal d'avis est rédigé après chaque réunion trimestrielle de la commission et transmit à la Direction de l'office. A l'issu de cet avis la Direction de l'office après consultation de ses services prend une décision d'attribution de l'aide. En cas d'urgence de traitement les membres de la Commission d'attribution des Aides peuvent être consultés par voie électronique. Pour les cas les plus urgents la consultation, peut être réduite, à la seule consultation du Président de la Commission d'attribution des Aides. 3.2 Les demandes comprises entre 6000 et euros. Les dossiers de demandes d'aides comprises entre 6000 et euros sont présentés à la Commission d'attribution des Aides qui statue sur ces dossiers et décide ou pas de l'attribution d'une aide de l'office. 3.3 Les demandes supérieures à euros.

4 Les dossiers de demandes d'aides supérieurs à euros sont présentés à la Commission d'attribution des Aides qui émet un avis sur les projets. Un procès verbal d'avis est rédigé et transmit à la Direction de l'office. A l'issu de cet avis, les dossiers sont présentés au Conseil d'administration de l'office de l'eau qui statue et prend une décision d'attribution ou pas de l'aide. Seuls seront présentés au Conseil d Administration de l office les dossiers ayant reçu un avis favorable avec ou sans réserve des services de l Office ou une demande d arbitrage en Conseil d Administration. Le Conseil d Administration peut se prononcer favorablement à la mise en œuvre d une aide sous réserve de l accomplissement par le pétitionnaire de mesure(s) particulière(s) dans les conditions prescrites dans sa délibération. 4 / La notification de la décision A l'issu de l'attribution de l'aide ou du rejet de la demande, la notification de la décision, (de la Direction, de la Commission, ou du Conseil d'administration) est transmise par courrier au porteur ou au bénéficiaire dans un délai de 10 jours. En cas de décision défavorable, la notification de rejet est motivée. En cas de décision favorable, le bénéficiaire est informé de la décision d'attribution et de la suite de la procédure. Le bénéficiaire est invité à fournir dans un délai de 2 semaines le plan de financement définitif du projet et dans un délai de 4 semaines les éventuelles pièces manquantes du dossier. 5 / L'élaboration de la convention Une convention de partenariat est établie 1 mois après la prise de décision et après transmission des derniers éléments du dossier et complétude de celui ci. Cette convention précise les modalités de versement de l'aide, les obligations et les engagements du bénéficiaire. 6 / Le paiement de l'aide Sauf dispositions particulières fixées dans la convention ou dans la décision, la totalité des aides est versée à la fin de l opération sur présentation des pièces justificatives. Des dispositions particulières de versement de l aide peuvent être prises pour les petits porteurs de projet, les associations et les

5 établissements scolaires. 7 / Les contrôles L Office de l Eau peut être amené à effectuer des contrôles pour vérifier la bonne utilisation des aides versées et s assurer du respect des obligations et engagements du bénéficiaire de l aide attribuée.

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