GESTION ET SUIVI DES DONS ET DES PROJETS DE BAnQ SOUTENUS FINANCIÈREMENT PAR LA FONDATION DE BAnQ

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1 GESTION ET SUIVI DES DONS ET DES PROJETS DE BAnQ SOUTENUS FINANCIÈREMENT PAR LA FONDATION DE BAnQ Partage des responsabilités entre la Fondation de BAnQ et BAnQ BAnQ Orientations générales 1. Aucun soutien direct aux activités de nature administrative ou cléricale de BAnQ pour ou au nom de la Fondation de BAnQ. 2. Accomplissement au moyen de ses diverses unités administratives des tâches incombant à BAnQ dans la gestion et les suivis des projets soutenus financièrement par la Fondation à même un ou des dons ou engagements de dons, et ce, conformément à l entente administrative à cet effet intervenue entre BAnQ et la Fondation de BAnQ et en vue de respecter les engagements et obligations de BAnQ envers la Fondation et les donateurs. 3. Responsabilité pour tout projet de BAnQ dépassant le montant maximal de la contribution annuelle et globale de FBAnQ à ce projet. Présidente-directrice générale 1. La présidente-directrice générale de BAnQ siège au conseil d administration de la Fondation et elle fait régulièrement rapport de l état d avancement des projets soutenus financièrement par la Fondation. 2. Elle soumet elle-même, pour l approbation par le conseil d administration de la Fondation, le budget de tout projet soutenu financièrement par la Fondation, ainsi que tout nouveau projet de BAnQ pour la recherche d un éventuel financement, et ce, à la suite de son approbation. 3. Elle informe le président de la Fondation de tout développement de sollicitation dans la campagne continue de financement de la Fondation dont elle a connaissance. 4. Elle informe et implique directement le président de la Fondation dans toute activité de financement ou de communication concernant le lancement et la réalisation d un projet soutenu financièrement par la Fondation et / ou un don ou un donateur. 5. Elle soumet, pour l approbation par le conseil d administration de la Fondation, toute proposition de nouveaux projets préalablement approuvés par elle-même et d affectation d un ou de dons non dédiés spécifiquement à un projet par un ou des donateurs. 1

2 6. Elle contribue par le support des différentes unités administratives de BAnQ à la mise en œuvre des différentes activités bénéfices de la Fondation, au lancement de projets de BAnQ soutenus par la Fondation, entre autres. Bureau de la présidence Le Bureau de la présidence transmet à la Fondation toute correspondance que BAnQ reçoit directement d un donateur actuel ou éventuel et qui implique la Fondation, le président, la campagne de financement, de même que toute demande d information ou de contribution ou chèque d un donateur que pourrait recevoir directement BAnQ. Coordination auprès de la Fondation de BAnQ 1. La personne ressource désignée à titre d agente de liaison par BAnQ auprès de la Fondation pour tous les projets de BAnQ soutenus par la Fondation est la principale interlocutrice administrativement parlant de la Fondation et la porte d'entrée des demandes de renseignements et de documents de la part de la directrice générale ou de l adjointe-coordonnatrice ou autre personne désignée de la Fondation. Cette personne doit veiller à ce que les diverses unités administratives de BAnQ respectent les engagements et les obligations de BAnQ au regard d un projet soutenu financièrement par la Fondation; elle doit aussi veiller à ce que les rapports et états ou bilans financiers requis par la Fondation lui soient régulièrement remis après approbation de ou au nom de la présidente-directrice générale de BAnQ. 2. Cette personne doit aussi obtenir auprès du chargé ou du responsable de chaque projet les prévisions budgétaires globales de tout projet selon le formulaire en place en vue de l'approbation de la Fondation, et ce, avant tout démarrage d un projet. Cette personne achemine le projet de budget à la Fondation pour approbation, incluant une provision pour imprévus, des indicateurs de performance et les dates de versement de la contribution de la Fondation. 3. Cette personne veille également à ce que le chargé ou le responsable de projet assume les suivis financiers et budgétaires auprès des Ressources financières de BAnQ en vue de la transmission du rapport mensuel à la Fondation. 4. Cette personne veille aussi à ce que le chargé ou le responsable de tout projet produise, met à jour et dépose régulièrement un état de réalisation ou d'avancement du projet en cours d'année, de même qu'à la fin de chaque année une évaluation du projet réalisé ou en voie de réalisation avec des indicateurs de performance, le tout pour transmission à la Fondation en vue du respect des engagements de la Fondation envers un donateur ou d'une demande de renouvellement d'un don pour ledit projet ou un projet assimilé ou apparenté. 5. Cette personne achemine au sein de BAnQ les diverses demandes pertinentes d information ou de documentation de la Fondation de nature intellectuelle (projet), financière ou technologique pour suivi et traitement. 6. Cette personne adresse à son interlocuteur à la Fondation toute demande relativement à un don ou à un projet dont BAnQ n'a pas l'information ou tout enjeu d un projet qui remet en cause l objet ou la substance du projet et dont devrait être saisie la Fondation pour approbation ou validation. 2

3 Ressources financières 1. La Direction des ressources financières de BAnQ désigne une personne ressource pour la gestion et le suivi des budgets de tout projet de BAnQ accepté et soutenu financièrement par la Fondation. 2. Un fichier extra-comptable est ouvert avec un numéro de dossier pour chaque projet. La Fondation peut demander à BAnQ, qui le lui transmet diligemment, tout document pertinent ou toute pièce justificative pour des fins de vérification. 3. La Direction reçoit et encaisse les chèques émis par la Fondation et remis à BAnQ dans le cadre du soutien de la Fondation à un projet donné de BAnQ. 4. La Direction assume le suivi régulier des revenus et des dépenses affectées à un projet à même les informations transmises par le chargé ou le responsable de projet, conserve les pièces justificatives. Elle rédige et dépose par projet un rapport budgétaire mensuel qui est transmis à la Fondation. Ressources matérielles 1. BAnQ fournit gracieusement à la Fondation au 2275 rue Holt, à Montréal, un local meublé et sécurisé à l usage de la directrice générale et de l adjointe administrative de la Fondation (les représentants de la Fondation ayant accès audit local avec leur propre clé sans enregistrement à l accueil) avec les facilités de télécommunications (téléphone, télécopie et ordinateur), service de courrier, entreposage de dossiers et réservation de salles de réunion au 2275 Holt et à la Grande Bibliothèque. 2. Les postes informatiques dans ledit local donnent accès au réseau informatique de BAnQ en ce qui regarde le dossier Fondation BAnQ dans le Tous. 3. Les employés du bureau de la permanence de la Fondation peuvent prendre à distance les messages reçus dans leur boîte vocale. Communications et relations publiques (DCRP) 1. La DCRP assume sur demande les travaux de révision linguistique et de traitement graphique des documents de la Fondation qui sont versés dans le site Web de BAnQ Volet Fondation de BAnQ ou destinés à la campagne de financement de la Fondation ou aux différentes activités bénéfices mises sur pied par la Fondation. 2. La DCRP est partie prenante de tout programme de visibilité demandé par ou négocié avec un donateur dans la conception, la planification et la réalisation d un projet de BAnQ soutenu financièrement par la Fondation à même le don de cette personne. 3. La DCRP doit valider l évaluation budgétaire des sommes à investir en communications et promotion faite par les chargés de projet avant le dépôt du budget préliminaire de tout projet, pour l approbation de la Fondation, et en faire le suivi, de même que des échéanciers de réalisation tout au long du projet. 4. La DCRP veille au respect des engagements et des obligations de BAnQ lors de la mise en œuvre des projets soutenus financièrement par la Fondation relativement aux exigences du donateur concernant l utilisation de son nom ou de sa dénomination sociale, de son image ou de son logo et la consultation des documents ou outils de promotion et 3

4 de diffusions reliés à un projet de BAnQ soutenu par la Fondation à même la contribution de ce donateur. 5. La DCRP veille à la mise en œuvre du programme de reconnaissance des donateurs, incluant celui «Adoptez un livre». Technologies de l information (DGTIT) 1. La DGTIT alimente sur demande le site Web de BAnQ Volet Fondation de BAnQ : traitement et versement des documents transmis par la Fondation jusqu à ce que celui-ci migre vers le site autonome de la Fondation. 2. La DGTIT verra à héberger (ou intégrer) le site autonome (micro-site) de la Fondation qui sera développé en tenant compte des paramètres requis et exigés par la DGTIT et la structure informatique existante (le portail de BAnQ). 3. Une adresse URL permettant d accéder directement au site de la Fondation sera endossée et supportée par la DGTIT. 4. LA DGTIT met en œuvre le programme de gestion des risques TI et sécurité de l information de la Fondation en ce qui concerne les infrastructures et les ressources de BAnQ au regard des ressources informationnelles de la Fondation. 4

5 Fondation de BAnQ Orientations générales 1. La Fondation est seule responsable de sa gestion quotidienne, incluant le secrétariat, la gestion documentaire, la comptabilité et la tenue de ses livres comptables, le courrier et le traitement de demandes d information, la gestion et le suivi des dons auprès des donateurs, l émission des reçus pour dons, le dépôt des rapports et autres documents au conseil d administration de la Fondation, le contenu de ses documents de diffusion et de promotion. 2. La Fondation est la seule intervenante auprès des solliciteurs et la seule interlocutrice auprès des donateurs et elle coordonne la campagne de financement de la Fondation. 3. La Fondation s engage envers tout projet de BAnQ soutenu financièrement par elle jusqu à hauteur du budget du projet contribution de la Fondation - préalablement approuvé par la Fondation. Elle ne verse à BAnQ pour la réalisation de ce projet globalement aucun montant supérieur à celui du ou des dons affectés ou dédiés à ce projet pour la durée totale du projet et dans la mesure du respect par BAnQ de ses engagements et obligations. La contribution de la Fondation peut cependant varier d une année à l autre selon les besoins de BAnQ et l état d avancement du projet. 4. La Fondation désigne auprès de BAnQ une personne ressource à titre d agent de liaison des projets de BAnQ soutenus financièrement par la Fondation afin d en assurer le suivi et de recevoir toutes les informations pertinentes relevant des responsabilités de BAnQ énumérées précédemment et en vue de respecter les engagements et les obligations de la Fondation envers les donateurs. 5. La Fondation utilise les locaux, équipements et infrastructures de BAnQ dans le respect des politiques, règlements et normes de BAnQ. 6. La Fondation ne prend contractuellement aucun engagement qui lie BAnQ sans consultation préalable, questions de visibilité d un donateur ou autres aspects. 7. La Fondation travaille de concert avec BAnQ dans l élaboration des activités bénéfices ou des activités de financement publiques, privées et corporatives. Conseil d administration 1. Le conseil d administration de la Fondation approuve les projets déposés par BAnQ, décide de leur admissibilité et approuve le budget de tout projet. 2. Il est informé du suivi financier de tout projet soutenu par la Fondation, ainsi que de l état d avancement des projets. 3. Il décide de la recherche de financement de tout nouveau projet soumis par BAnQ. Campagne de financement 1. La Fondation est seule responsable de la planification des démarches de sollicitation dans le cadre de sa campagne continue de financement. 5

6 Présidence 1 Le président préside le conseil d administration de la Fondation et il est le porte-parole de la Fondation. Il peut également désigner la directrice générale ou tout autre membre de la Fondation, le cas échéant. 2 Il travaille de concert avec la directrice générale de la Fondation, qui relève directement de lui. Secrétaire-trésorier 1 Le secrétaire-trésorier assure les liaisons entre la direction générale ou la coordination de la Fondation, l agent comptable et le conseil d administration de la Fondation. 2 Il agit à titre de répondant auprès de la directrice générale de la Fondation dans le suivi et la gestion des dons et des projets, ainsi qu auprès de l agent de liaison de BAnQ lors d absence prolongée de la directrice générale ou de l adjointe administrative de la Fondation. Direction générale 1 La directrice générale accomplit les tâches et fonctions prévues dans les règlements généraux de la Fondation 2 Elle assure les liaisons entre la direction générale de la Fondation avec le président de la Fondation et le conseil d administration de la Fondation. 3 En matière de suivi et de la gestion des dons et des projets de BAnQ soutenus financièrement par la Fondation, elle accomplit les tâches et fonctions prévus à cette fin dans diverses politiques et procédures de la Fondation et dans sa description de tâches. Coordination / secrétariat 1 La personne ressource désignée par la Fondation agit à titre de coordonnatrice auprès de l agent de liaison des projets à BAnQ dans le suivi et la gestion des projets soutenus financièrement par la Fondation sous la supervision de la directrice générale. 2 Elle est responsable de la mise en œuvre et du respect des conventions ou ententes de donation conclues par la Fondation, que ce soit au chapitre de la visibilité ou de la reconnaissance ou sous d autres aspects, sous la supervision de la directrice générale. 3 Elle s assure du respect du programme de reconnaissance visant les donateurs en collaboration avec la directrice générale. 4 Elle prend les mesures nécessaires en vue de rendre accessibles électroniquement ou autrement les données et informations qu est tenue de rendre accessibles la Fondation conformément à ses politiques de diffusion. 5 Elle est responsable du secrétariat de la Fondation. 6 Elle collabore à la rédaction du rapport annuel d activités de la Fondation. 7 Elle effectue de plus les autres tâches et fonctions décrites dans sa description de tâches. Agent comptable 1 L agent comptable tient et met à jour les livres comptables de la Fondation. 2 Il se rapporte directement à la directrice générale. 6

7 3 Il tient le registre des dons et engagements de dons à la Fondation et des projets soutenus financièrement par la Fondation et il le met à jour. 4 Il assure le suivi des dossiers de nature financière auprès de la coordination de la Fondation et des vérificateurs de la Fondation. 5 Il est responsable de fournir les information et les suivis aux fournisseurs du service des paies pour les employés de la permanence et de faire effectuer les retenues à la source nécessaires pour toutes les charges sociales exigées selon les normes gouvernementales. 6 Il prépare et soumet annuellement le budget de la Fondation. 7 Il prépare et met à jour les états financiers de la Fondation qui sont déposés régulièrement au conseil d administration de la Fondation. 8 Il produit les divers rapports à transmettre annuellement aux autorités gouvernementales, dont l Agence du revenu du Canada. 9 À même les données, informations et rapports transmis par BAnQ, il rédige et met à jour les rapports trimestriels de suivi budgétaire de gestion des projets soutenus financièrement par la Fondation, notamment, rapports qui sont déposés au conseil d administration de la Fondation. 10 Il procède aux validations et vérifications comptable qu il estime nécessaire, s agissant des données et documents transmis par BAnQ et, à cette fin, il peut demander tout document utile et interroger l extra-comptable de BAnQ sur les projets de BAnQ soutenus financièrement par la Fondation. 11 Il est responsable des dépôts bancaires et de l émission des chèques et autres documents de nature bancaire, ainsi que des reçus. 7