''Alias-Compta pour les Présidents''

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1 ''Alias-Compta pour les Présidents'' Version 1.0 B.CLEMENT 18 juillet 2007 version 1.1 B.CLEMENT 30 juillet 2007 Version 1.2 Corrections Bruna 8 août 2007 R:\sports_loisirs\ascee\Alias-compta-instructions\livret-alias\Alias Président.odt 18/07/07 1/16

2 Table des matières 1 Préambule Principes de bases Année d'exercice Plan comptable Amortissements Caisse Pièces comptables Préparation du Bilan Le Bilan Sortie papier directe d'alias Compta A rédiger séparément A joindre également Comment vérifier un Bilan? Bilan Passif - Actif - Compte de résultat État Balance Conclusion Démarrer une compta sous Alias Analyse de l'existant Paramétrage d'alias Pour aller plus loin dans la compta Plan comptable Différences fondamentales entre les comptes de classe 1 à 5 et les comptes de classe 6 et Où saisir les opérations? C'est quoi la comptabilité ''en partie double''? Paiement d'une facture EDFde Virement de 1000 de la banque vers le livret Saisie d'une dépense de 2000 de l'arbre de Noël qui sera payée l'année suivante Conclusion...16 R:\sports_loisirs\ascee\Alias-compta-instructions\livret-alias\Alias Président.odt 18/07/07 2/16

3 1 Préambule En général les ASCEE qui utilisent Alias Compta ont des trésoriers formés par la FNASCEE (merci François et Bruna). Que ceux-ci soient débutants ou expérimentés, il est de la responsabilité d'un président de vérifier les bilans et annexes et ceci pour les raisons suivantes : Le président est responsable devant le juge et devant les adhérents de son association. une vérification sérieuse de la comptabilité rend hommage au travail précis et méticuleux accompli par le trésorier pendant toute l'année. Un bilan financier détaillé reflétant des comptes justes, sincères et donnant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'ascee est le meilleur remède pour lever toutes suspicions qui pourraient naître chez certains adhérents. Alors pour vérifier votre compta, cher président, voici quelques conseils. 2 Principes de bases 2.1 Année d'exercice En général l'exercice comptable commence le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre. L'arbre de Noël étant en décembre, les factures sont souvent payées en janvier de l'année suivante. Retenez bien ceci : le compte de résultat appelé aussi compte d'exploitation prend en compte ces dépenses même si elles sont réglées dans l'exercice suivant. On verra par la suite comment on opère. L'A.G. doit se tenir dans les 6 mois après la clôture de l'exercice. Le bilan doit donc être établi pour cette échéance. Avec le logiciel Alias-Compta, si le trésorier tient bien sa comptabilité mois par mois, le bilan peut être disponible pour le Président très rapidement en tout cas avant fin janvier. Vous pouvez demander à votre trésorier mensuellement une sortie papier de la balance ainsi qu'une sortie analytique (ventilation) pour suivre l'état des produits/dépenses par activité. 2.2 Plan comptable Le plan comptable est une norme pour codifier les n de code des comptes dans lesquels seront enregistrés les dépenses et produits. Ce plan comptable s'applique aussi bien aux entreprises qu'aux associations. Le plan comptable laisse toute liberté pour créer des sous numéro de compte, mais il est conseillé de simplifier au maximum le plan pour une meilleur utilisation. On peut comme le propose la FNASCEE (voir formation FNASCEE Perpignan) en réduire le nombre. R:\sports_loisirs\ascee\Alias-compta-instructions\livret-alias\Alias Président.odt 18/07/07 3/16

4 Par contre la mise en place de code de ventilation pour une vision analytique doit être bien étudiée, ces codes sont spécifiques à chaque ASCEE. Voici un exemple. Le poste EDF à pour compte le N il est possible de créer les comptes : pour l'ua pour l'ua 2...etc... Je conseille de ne conserver que le N principal par contre par les codes de ventilation UA1, UA2... on pourra voir les dépenses et produits de chaque UA avec la sortie analytique et notamment les dépenses EDF de chaque UA. 2.3 Amortissements Si l'ascee achète régulièrement du mobilier, des matériels sportifs..., pour ne pas avoir des résultats d'exploitation, sur plusieurs années, en dent de scie, mais aussi pour bien programmer les acquisitions, il est nécessaire d'amortir sur plusieurs années les biens acquis. Vous aurez à vérifier le tableau d'amortissement (sert aussi d'inventaire) qui doit faire partie des pièces annexes du bilan. Si actuellement ceci n'est pas fait, il est possible même avec une précédente compta faite avec Alias de réintroduire les investissements. Ceci donnera la vraie valeur du patrimoine de l'ascee. R:\sports_loisirs\ascee\Alias-compta-instructions\livret-alias\Alias Président.odt 18/07/07 4/16

5 2.4 Caisse La gestion de caisse est toujours un problème délicat et source d'ennuis. Je conseille de ne l'utiliser qu'avec beaucoup de précaution. Tout paiement sera effectué par chèque, même pour de la billetterie. Si une caisse est indispensable, le trésorier doit utiliser un carnet de reçu et y faire figurer le nom, l'activité, le code ventilation, la somme. Chaque reçu sera ensuite saisi dans le journal Alias de caisse (définition d'un journal voir en 5.2). Si une dépense est acquittée en espèce de la caisse, le bon ou facture sera également saisi dans le journal Alias de caisse. 2.5 Pièces comptables Le classeur des pièces comptables, doit être à la disposition (en consultation uniquement) de toutes personnes du bureau et notamment du président. Toutes dépenses doivent avoir une facture sur laquelle sera mentionné à la main le n de la pièce (ex: R023), ainsi que le n du chèque. Toutes entrées d'argent doivent avoir un reçu ou un bordereau de remise de chèques détaillé sur lequel sera mentionné à la main le n de la pièce (ex: D012). Le bordereau de remise de chèque comprendra le nom, le n du chèque, le montant et le code ventilation. Une remise de chèques par activité facilitera la saisie dans Alias. 2.6 Préparation du Bilan Si la compta sous Alias est vérifiée chaque mois, en fin d'année, le travail à accomplir n'en sera que plus rapide et aisé. Président, il faut savoir que la préparation du bilan final est une tâche importante et délicate à réaliser. Si celle-ci est bâclée, tout le travail accompli pendant toute l'année sera faussé et inutile. Le trésorier ayant vérifié sa balance et la concordance avec les relevés bancaires chaque mois doit, avant de clôturer l'exercice, exécuter les tâches suivantes : Dans le Journal des O.D. (Opérations Diverses) (définition d'un journal voir en 5.2) entrer les amortissements (pour ma part je saisis les amortissements dans le journal O.D. de fin d'exercice dès le début de l'exercice. Ceci à l'avantage de pouvoir faire des bilans provisoires chaque mois) Repérer les factures des prestations de l'année qui seront payées l'année suivante et les inscrire dans le journal des O.D. en classe 4 (compte Charges à payer) R:\sports_loisirs\ascee\Alias-compta-instructions\livret-alias\Alias Président.odt 18/07/07 5/16

6 vérifier que les charges payées en avance (ex: réservation de la salle pour l'a.g. de l'année suivante) figure bien dans le journal de banque en classe 4 (compte Charges payées d'avance) et non en classe 6 Vérifier que les acomptes versés par des adhérents pour le voyage de printemps figurent bien dans le journal de banque en classe 4 et non en classe 7. faire l'inventaire des stocks (billetterie, vins, champagne...) et les inscrire dans le journal des O.D. (classe 3). Établir le tableau d'amortissement définitif 2.7 Le Bilan Un bilan doit obligatoirement comprendre les pièces suivantes : Sortie papier directe d'alias Compta. le compte de résultat ou d'exploitation le bilan actif (ce que l'ascee possède) le bilan passif (ce que l'ascee doit. Le fonds associatif est bien au passif car c'est ce que l'association doit à ses adhérents) la balance le grand livre (trace de toutes les écritures tous journaux confondus) le bilan analytique (ce que chaque activité a consommé) R:\sports_loisirs\ascee\Alias-compta-instructions\livret-alias\Alias Président.odt 18/07/07 6/16

7 2.7.2 A rédiger séparément le tableau d'amortissement une synthèse des dépenses /produits par activité pour présentation à l'a.g. (en espérant que le logiciel Alias Compta le proposera un de ces jours) A joindre également photocopie des relevés bancaires 3 Comment vérifier un Bilan? Le président doit vérifier l'ensemble des documents du bilan listé au chapitre 2.7 Mais comment vérifier? Voici quelques repères. 3.1 Bilan Passif - Actif - Compte de résultat Le total en fin de tableau du bilan actif doit être égal au total du bilan passif R:\sports_loisirs\ascee\Alias-compta-instructions\livret-alias\Alias Président.odt 18/07/07 7/16

8 Le résultat Exercice en 2ème ligne du bilan passif doit se retrouver dans le compte de résultat. R:\sports_loisirs\ascee\Alias-compta-instructions\livret-alias\Alias Président.odt 18/07/07 8/16

9 Dans l'édition analytique (ventilation) on doit retrouver ce même résultat d'exercice. Si ce n'est pas le cas, dans le grand livre, on peut repérer rapidement les comptes de classe 6 et 7 non ventilés et les comptes classe 1 à 5 ventilés par erreur. 3.2 État Balance Dans la balance, les comptes de classe 5 (banque1, banque2, livret, caisse...) doivent être en concordance avec les relevé bancaires du 31 décembre de l'année. Le solde du compte (virement) doit être égal à zéro. Le solde de gestion N-1 ( ) doit être égal à zéro. Le compte (mobilier) doit se retrouver dans le tableau des amortissements joint en annexe. R:\sports_loisirs\ascee\Alias-compta-instructions\livret-alias\Alias Président.odt 18/07/07 9/16

10 Le compte Amortissement, correspondant à la dépréciation de l'ensemble des investissements, doit se retrouver également dans le tableau des amortissements. 3.3 Conclusion Si votre trésorier vous présente tous les documents désignés ci-avant et si vous savez vérifier rapidement la cohérence des chiffres, alors vous pouvez vous présenter tranquillement devant vos adhérents à l'a.g. et envisager soit de reprendre un mandat, soit de laisser la main à un autre collègue, soit de partir en retraite. 4 Démarrer une compta sous Alias Pour démarrer une compta sous Alias, il faut passer par 2 phases distinctes, qui peuvent être traitées dans un ordre quelconque. Analyse de l'existant paramétrage du Logiciel Alias 4.1 Analyse de l'existant Cette analyse doivent être menée principalement par le Président et le Trésorier. Récupérer le bilan de l'année précédente Récupérer les derniers relevés bancaires Faire le point des emprunts en cours Évaluer le patrimoine même s'il est amorti (pas d'amortissement sur les immeubles). Pour les meubles non amortis, faire un plan d'amortissement. Tous ces éléments doivent être transmis au Trésorier pour qu'il puisse les saisir dans le journal RAN.(Reports à Nouveau) 4.2 Paramétrage d'alias Le président et le trésorier doivent décider ensemble la définition des codes de ventilation. Ces codes permettent d'analyser les dépenses/produits de chaque activité. Ils R:\sports_loisirs\ascee\Alias-compta-instructions\livret-alias\Alias Président.odt 18/07/07 10/16

11 regroupés par famille (Animation, Sports, entraide, Noël, Culture, Unités d'accueil...etc... C'est bien ici que s'arrête le travail du Président. Le trésorier, après un stage d'initiation chez Bruna, pourra accomplir les taches suivantes: mise en place des comptes du plan comptable mise en place des journaux où seront saisies toutes les opérations. réglage de la maquette du bilan. 5 Pour aller plus loin dans la compta. Ce qui suit n'est pas du rôle du Président mais pour ceux qui veulent en savoir plus, voici quelques notions pratiques. 5.1 Plan comptable Le plan comptable est un classeur à 8 étages nommés «Classe de 1 à 8». IMPORTANT : quand on parle de compte (du plan comptable) on a tendance à penser à notre compte en banque, il n'en est rien. Quand par la suite on dira que les comptes de classe 6 et 7 sont remis à zéro, il ne faut pas que le doute plane car jamais et heureusement notre banquier ne remet notre compte à zéro en fin d'année. Classe 1 à 5 : Comptes de Bilan classe 1 : comptes de capitaux classe 2 : comptes d'immobilisations (les investissements amortissables) classe 3 : comptes de stocks classe 4 : comptes de tiers classe 5 : comptes financiers (banque, livret, caisse...) R:\sports_loisirs\ascee\Alias-compta-instructions\livret-alias\Alias Président.odt 18/07/07 11/16

12 classe 6 et 7 Comptes de résultat classe 6 : comptes de charges (les dépenses de fonctionnement) classe 7 : comptes de produits (les recettes) Je vous conseille de limiter au maximum, le nombre de compte à utiliser. exemple : Toutes les dépenses pour activités sont au compte , les dépenses billetterie, achats groupés, marchandies à la revente : compte R:\sports_loisirs\ascee\Alias-compta-instructions\livret-alias\Alias Président.odt 18/07/07 12/16

13 Restent quelques codes pour les assurances, fr. deplacements, entretien, réparations... Toutes les participations pour activités au compte , les produits de revente au compte Testent quelques codes pour cotisations, subventions, recettes externes, produits financiers... Par contre n'hésitez pas sur les codes de ventilation. classe 8 : sont des comptes de contribution volontaire (à développer) 5.2 Différences fondamentales entre les comptes de classe 1 à 5 et les comptes de classe 6 et 7 Les comptes de classe 1 à 5 persistent d'année en année. Les soldes de ces comptes sont basculés automatiquement dans l'exercice suivant lors de la clôture de l'exercice Les comptes de classe 6 et 7 sont remis à zéro automatiquement dans l'exercice suivant lors de la clôture de l'exercice. Pourquoi? Prenons pour exemple : l'achat d'un billard. La somme étant > à 500 c'est une dépense d'investissement et non de fonctionnement. Toutes dépenses d'investissement sont amortissables en général sur plusieurs années. Pour que l'on puisse suivre d'année en année l'amortissement de ce matériel, il faut bien laisser des traces d'une année sur l'autre. Il faut donc une inscription dans un compte perenne. On utilisera un compte de classe 2 (2184 immobilisation) pour inscrire l'acquisition et en fin d'année on utilisera un compte de classe 6 (68112 dotation amortissement) pour enregistrer le dépréciation annuelle du matériel. En fin d'année le solde du compte de classe 2 basculera automatiquement dans la compta de l'année N+1. Par contre, comme les comptes de classe 6 et 7 (comptes d'exploitation) ne représentent que les dépenses et produits de l'année en cours, la dépréciation inscrite en sera remise à zéro au basculement de l'année N+1. En résumé : Quand débute une année N, les soldes des comptes de classe 1 à 5 proviennent du basculement de l'année N-1 vers N, par contre les comptes de classe 6 et 7 sont remis à zéro. R:\sports_loisirs\ascee\Alias-compta-instructions\livret-alias\Alias Président.odt 18/07/07 13/16

14 Autre exemple: les stocks Quand on possède des stocks importants de marchandises en fin d'année, qui en principe ont été payées dans l'année N, il faut bien que la trace de cette existence persite l'année N+1 et même N+2. De même il n'est pas normal d'imputer sur l'année N des dépenses qui apporteront des produits l'année N+1. Ces marchandises seront revendues l'année suivante, il ne doivent donc pas apparaître en classe 6 qui est un compte d'exploitation propre à l'année en cours. En fin d'année on inscrira donc les stocks dans un compte de classe 3 ( ) et décharger le compte de classe 6 que l'on a implémenté lors de l'achat des marchandises. On retrouvera le solde du compte de classe 3 l'année N+1 après basculement. Il suffira, en début d'année N+1, d'extourner le stocks du compte vers le compte de classe Où saisir les opérations? Toutes les écritures comptables sont inscrites dans plusieurs journaux on trouvera : 1 journal de banque (1 par compte de banque) 1 journal de livret d' épargne (1 par livret) 1 journal de caisse. 1 journal des O.D. (Opérations Diverses) pour les opérations (dont les salaires) qui n'entrent pas dans les autres journaux. le journal S.A.N (Soldes à Nouveau) est construit automatiquement lors du basculement d'exercice. C'est dans celui-ci que l'on trouvera les soldes des comptes de classe 1 à 5. R:\sports_loisirs\ascee\Alias-compta-instructions\livret-alias\Alias Président.odt 18/07/07 14/16

15 Le Journal RAN n'est utilisé que la première année, il pourra être détruit ensuite car lors du basculement à l'année N+1 les soldes apparaitront dans le journal SAN (Soldes à nouveau).) Le principe est le suivant : Il faut inscrire une opération dans le journal de banque quand notre compte banc aire est directement crédité ou débité. Si c'est notre caisse qui est directement débitée ou créditée, on inscrira l'opération dans le journal de caisse. Si ce n'est ni l'un ni l'autre, exemple pour l'inscription de l'état des stocks vu au chap. 5.3, on utilisera alors le journal des O.D. De même, au moment de l'extourne de notre stock en début d'année, on utilisera le journal des O.D. car notre compte bancaire n'est pas affecté par cette écriture. 5.4 C'est quoi la comptabilité ''en partie double''? A tout compte débité correspond un ou plusieurs comptes crédités pour un même montant ou inversement Paiement d'une facture EDFde 200 L'écriture comptable s'effectuera dans le journal de banque avec : en débit : le compte de charge N 6061 (edf) montant 200 en crédit le compte de trésorerie N 5121 (banque1) montant 200 le solde de cette opération doit être égal à zéro Compte Intitulé Débit Crédit EDF Banque Virement de 1000 de la banque vers le livret Cette opération concerne la banque et le livret qui ont chacun un journal. Conformément au principe défini au ch. 5.3, il faudra, pour la même opération, procéder à 2 écritures, une dans le journal de banque, une dans le journal du livret. Un compte spécial est prévu pour jongler entre ces deux journaux, le compte R:\sports_loisirs\ascee\Alias-compta-instructions\livret-alias\Alias Président.odt 18/07/07 15/16

16 1) inscription dans le journal de banque Compte Intitulé Débit Crédit virement Banque 1000 la balance est égale à zéro 2) inscription dans le journal du livret Compte Intitulé Débit Crédit virement livret 1000 la balance est égale à zéro Saisie d'une dépense de 2000 de l'arbre de Noël qui sera payée l'année suivante Conformément au principe défini au ch. 5.3, cette opération n'intéresse pas notre compte bancaire, tout au moins pour cette année d'exercice, donc l'opération ne sera pas inscrite dans le journal de banque mais dans le journal des O.D. du mois de décembre. Compte Intitulé Débit Crédit Arbre de Noël charge à payer 2000 la balance est égale à zéro 6 Conclusion Maintenant, cher Président, il vous reste à encourager votre trésorier à présenter un bilan conforme, car un bilan bien détaillé est un vecteur de communication qui valorise le travail de tous les bénévoles de l'association. Si vous voulez en savoir plus, vous pouvez consulter le livret Alias-compta. Bernard CLEMENT ASCEE ENTE 13 d'aix en Provence R:\sports_loisirs\ascee\Alias-compta-instructions\livret-alias\Alias Président.odt 18/07/07 16/16