Bio Suisse SCM Mode d emploi

Transcription

1 Bio Suisse SCM général... 2 Premier login... 2 Login... 3 Recherche et exportation de transactions... 4 Régler le filtre... 5 La fonction d aide pour TRACES... 6 Feux de couleur / Statut de certification... 7 Statut de la transaction... 9 Numéros de référence Anonymisation Saisir et administrer des fournisseurs Exportateur Créer une transaction Exportateur a Correction d une transaction Exportateur Vérifier et compléter une transaction Importateur a Correction d une transaction Exportateur Préparation du contrôle annuel Entreprise certifiée Organisme de contrôle

2 général Premier login Si vous n êtes pas encore enregistré, prière de le faire ici. Vous recevrez de notre part vos identifiants de connexion dans les 2 à 3 jours ouvrables. Ouvrir le courriel «Login Bio Suisse Supply Chain Monitor SCM». Cliquer sur le lien (1) o Si le lien ne fonctionne pas ou ne vous mène pas à la page représentée ci-dessous, prière de copier le lien en entier dans la ligne d adresse (URL) de votre navigateur internet. Saisir le nom d utilisateur désiré (2). Saisir le mot de passe désiré (3). Répéter la saisie du mot de passe (4). Cliquer sur «Login» (5). 2

3 Login Entrer «scm.biosuisse.ch» dans le navigateur internet Saisir votre nom d utilisateur (1) et votre mot de passe (2). Cliquer sur «Login» (3). Avez-vous oublié votre nom d utilisateur ou votre mot de passe? Cliquer sur «Mot de passe oublié?» (4). Saisir UNE des trois informations suivantes: o Nom d utilisateur o Votre adresse de courriel o Votre numéro Bio Suisse. Cliquer sur «OK» (1). Vous recevez un courriel qui vous permettra de vous connecter de la même manière que sous «Premier login». 3

4 Recherche et exportation de transactions La fonction de recherche vous permet de trouver une ou plusieurs transactions. Cliquer sur «Recherche rapide» (1). Introduire les paramètres de recherche souhaités. Pour une date de livraison définie par l utilisateur, choisir «Définie par l utilisateur» sous «Date de livraison» (2) et définir «Date depuis» (3) et «Date jusqu à» (4). Confirmer en cliquant sur «Recherche» (5). Désactiver le filtre de recherche: Ouvrir «Recherche rapide» (1) et cliquer sur «Annuler le filtre» (6). Vous pouvez affiner votre recherche n importe quand dans les transactions affichées: Dans la colonne désirée, introduire la valeur désirée dans la ligne sous le titre (7). Toutes les transactions qui correspondent à la valeur introduite seront affichées. Pour exporter les données, cliquer sur «Exporter dans Excel» (8). Les informations peuvent ensuite être retravaillées dans le fichier Excel. 4

5 Régler le filtre Vous disposez d une fonction de filtre personnalisable pour accéder rapidement aux transactions désirées. Vous la trouvez sous la rubrique «Filtre» (1). Définir le filtre: o Cliquer sur le filtre désiré pour pouvoir le régler. Créer un filtre personnel: o Cliquer sur «Créer un nouveau filtre» (2). o Nommer le filtre (3) et définir ses fonctions. o Enregistrer et fermer (6). Modifier un filtre: o Cliquer sur la loupe près du nom du filtre (5) pour ouvrir le filtre. o Modifier les réglages désirés puis enregistrer et fermer (6). Définir un filtre comme standard: o Cliquer sur la loupe près du nom du filtre (5) pour ouvrir le filtre. o Activer «Standard» (4). o Enregistrer et fermer (6). 5

6 La fonction d aide pour TRACES TRACES remplacera en Suisse depuis janvier 2018 les actuels Certificates of Inspection (COI). Les livraisons en Suisse de marchandises BIOSUISSE ORGANIC qui proviennent de pays hors de l UE doivent donc être enregistrées dans SCM et dans TRACES. Dans le but de simplifier la coordination, SCM offre la possibilité de déclarer des transactions comme «Enregistrée dans TRACES». Cela sert soit de moyen de communication entre l exportateur, l importateur et l organisme de contrôle soit d outil de travail pour vérifier quelles sont les livraisons qui doivent encore être enregistrées dans TRACES. L utilisation de cette fonction est facultative et pas importante pour Bio Suisse. L importateur et l exportateur ainsi que leur organisme de contrôle devraient convenir entre eux comment ils l utilisent. Il est cependant recommandé que les livraisons qui doivent être déclarées dans TRACES soient assez vite enregistrées dans SCM par l exportateur pour permettre à l organisme de contrôle de l exportateur ou de l importateur d enregistrer la transaction dans TRACES en utilisant les informations contenues dans SCM. Une transaction peut être marquée dans SCM comme «Enregistrée dans TRACES» dès qu elle est effectivement enregistrée dans TRACES. Rechercher des transactions qui doivent être déclarées dans TRACES: o Ouvrir une session dans SCM. o Choisir le filtre «Enregistrer dans TRACES». o Le programme affiche alors toutes les transactions qui proviennent d un pays hors de l UE et qui ne sont pas encore enregistrées dans TRACES. Marquer une ou plusieurs transactions comme «Enregistrée dans TRACES»: o Sélectionner les transactions désirées au moyen de la sélection (2). Alternative: Sélectionner toutes les transactions affichées au moyen de la case de contrôle de la ligne d entête (3). o «Marquer comme "Enregistrée dans TRACES"» (4). o La ou les transaction(s) sont maintenant marquées avec le symbole «Enregistrée dans TRACES» (5). Enlever le marquage: o Suivre la même procédure mais «Marquer comme "Pas enregistrée dans TRACES"» (6). 6

7 Feux de couleur / Statut de certification Le SCM vérifie automatiquement à l aide des données de certification le statut de certification de chaque fournisseur. Le statut de certification est en fonction de cela indiqué par une lampe de couleur dans les transactions et dans la vue d ensemble des transactions. Une lampe de couleur est affichée sous «Supply Chain» (1) dans chaque transaction pour chaque fournisseur. Le statut de certification de l exportateur (2) est en plus visible dans la rubrique «Transaction». Le tableau ci-dessous présente les couleurs et leurs significations. La lampe «Statut de la transaction» (3) est aussi visible dans la vue d ensemble. Elle montre le résumé de toutes les autres lampes. Cette lampe vire au jaune ou au rouge si au moins une des autres lampes et au jaune ou au rouge. 7

8 Lampe Couleur Signification Action Verte Jaune Rouge Le fournisseur est correctement certifié au moment indiqué pour la production, la transformation, le stockage ou la commercialisation du produit choisi ou d une de ses matières premières. Le fournisseur est un preneur de licence suisse. Ceux-ci sont toujours signalés en jaune pour des raisons techniques. Bio Suisse s assure que la certification est correcte. Le fournisseur n est PAS correctement certifié au moment indiqué pour la production, la transformation, le stockage ou la commercialisation du produit choisi ou d une de ses matières premières. Tout est OK. Libérez la transaction. Vérifiez le certificat de votre fournisseur puis libérez la transaction. Vérifiez le certificat. Il peut arriver qu une certification doive être complétée dans le système. 1. Si le certificat montre que le fournisseur est correctement certifié, libérez la transaction comme d habitude. Bio Suisse complétera la certification dans le système pour que la lampe devienne verte. 2. Si le certificat montre que le fournisseur n est pas correctement certifié, vérifiez la possibilité de compléter la certification. Si cela n est pas possible, la marchandise ne peut pas être commercialisée avec le Bourgeon. Refusez la transaction ou laissez Bio Suisse l effacer. 8

9 Statut de la transaction Le statut actuel du suivi est mentionné pour chaque transaction. Ce statut peut être vu dans la vue d ensemble des transactions ainsi que dans la rubrique «Transaction» de la transaction elle-même. Ce statut montre à quelle étape du processus se trouve la transaction et à quelle partie revient la tâche suivante. Voici un tableau qui montre les différents statuts, leur symbole, la tâche suivante et qui en est responsable. Statut Symbole Tâche Responsabilité Exportateur Terminer Libérer pour l importateur Exportateur (renvoyée) Faire les modifications Libérer pour l importateur Importateur Vérifier Libérer pour Bio Suisse Importateur (renvoyée) Faire les modifications Libérer pour Bio Suisse Exportateur Exportateur Importateur Importateur Éliminée Aucune Aucune Bio Suisse Vérifier Terminer Bio Suisse Confirmée Aucune Bio Suisse Confirmée (reconversion) Aucune Bio Suisse Refusée Éventuellement déposer un recours Importateur 9

10 Numéros de référence Les numéros de référence utilisés par le SCM servent à l identification et à l harmonisation avec les systèmes de commande et de distribution des exportateurs et des importateurs. L exportateur et l importateur définissent ensemble quel numéro sert de numéro de référence. Cela peut être par exemple le numéro de la commande de l importateur. Le numéro de référence est affiché dans la vue d ensemble (3) ainsi que dans les courriels de rappel. Cela permet à l importateur et à l exportateur d attribuer rapidement la transaction dans leurs systèmes internes. L exportateur peut mentionner le numéro de référence lors de la création d une transaction. Créer ou ouvrir une transaction. Introduire le numéro désiré dans le champ «Numéro de référence» (1). «Enregistrer et fermer» (2). L importateur peut si nécessaire compléter ou modifier le numéro de référence dès que la transaction a le statut «Importateur». Ouvrir la transaction Introduire le numéro désiré dans le champ «Numéro de référence» (1). «Enregistrer et fermer» (2). Recherche d après les numéros de référence: Ouvrir une session et ouvrir la vue d ensemble. Saisir le numéro désiré ou des parties de celui-ci sous le titre «Numéro de référence». Toutes les transactions qui correspondent à votre saisie sont affichées. 10

11 Anonymisation Explication: voir la FAQ. Si vous souhaitez anonymiser votre filière de livraison, prière de le demander à Les coûts inhérents à cette démarche sont mentionnés dans la FAQ. Créer des transactions avec des filières de livraison anonymisées: Créer des transactions en suivant la procédure décrite sous «Créer une transaction». Votre client ne verra ni le nom ni le certificat de vos fournisseurs. Il ne verra que la lampe de couleur qui indique le statut de certification. Créer des transactions avec des préfournisseurs qui anonymisent leur filière de livraison: Vous recevez de votre fournisseur un bulletin de livraison avec une suite de codes qui correspondent aux fournisseurs de la filière de livraison. Saisir les fournisseurs sous «Supply Chain» (1). Saisir les codes des fournisseurs anonymes y.c. les années de récoltes correspondantes dans le commentaire (2). Vérification de transactions avec des filières de livraison anonymisées: Si vous êtes livré par un exportateur qui fait anonymiser sa filière de livraison, il suffit de regarder dans votre transaction sous «Supply Chain» (1) les étoiles et les lampes qui révèlent le statut de certification des entreprises correspondantes. Si votre exportateur est livré par une entreprise qui fait anonymiser sa filière de livraison, vous verrez les fournisseurs mentionnés sous forme de codes dans le champ de commentaire. Dans les deux cas Bio Suisse connaît les noms des fournisseurs et vérifie leur statut de certification. 11

12 Saisir et administrer des fournisseurs Exportateur Vous devez saisir vos fournisseurs avant de pouvoir créer des transactions. Vous ne devez pas saisir de fournisseurs dans les cas suivants: L exportateur est lui-même le producteur de la matière première. > Indiquer la ou les année(s) de récolte(s) dans le champ «Commentaire année de récolte» (14). Le produit est constitué de plusieurs ingrédients agricoles. Aucun des ingrédients ne représente plus de 95 % du poids. Ouvrir une session dans le SCM. Choisir le tableau «Fournisseurs (1). Vous voyez maintenant le secteur pour l administration des fournisseurs. Vous pouvez consulter ou modifier ici des filières de livraison existantes (2) et créer de nouvelles filières de livraison (3). La plupart des entreprises n ont besoin que d une seule filière de livraison dans laquelle figurent tous les fournisseurs. Cependant, si vous avez plusieurs produits et plusieurs fournisseurs par produit, cela peu valoir la peine de créer une filière de livraison par produit. Lorsque vous créez une transaction vous pouvez ensuite choisir chaque fois la filière de livraison souhaitée. Il va alors de soi que seuls les fournisseurs de cette filière de livraison seront disponibles. Créer une nouvelle filière de livraison: Cliquer sur «Nouvelle» (3). Laisser la catégorie sur «Supply Chain» (5). Choisir la désignation correspondante (6). (Elle sert seulement de repère pour vous y retrouver. Vous pouvez donc la choisir librement.) Si vous le désirez, saisir en plus une «Description» (7). «Enregistrer et fermer» (8). Poursuivre comme décrit sous «Ajouter des fournisseurs». 12

13 Ajouter des fournisseurs: Cliquer sur la filière de livraison souhaitée pour l ouvrir. Cliquer sur «Insérer une nouvelle ligne» (9) pour ajouter un fournisseur. Introduire le numéro Bio Suisse du fournisseur (10). Ce numéro figure sur le certificat Bio Suisse du fournisseur. Cliquer sur «Recherche» (12). Si le fournisseur n a pas été trouvé, vérifiez que le numéro est juste. Cliquer sur «Ajouter» (13). Le fournisseur apparaît maintenant comme nouvelle ligne dans la liste (14). «Enregistrer et fermer» (16). Une fois que vos fournisseurs sont enregistrés, vous pouvez n importe quand consulter en temps réel leur certificat actuel. Ouvrir la filière de livraison souhaitée, chercher le fournisseur et cliquer sur «Détails» (17). Cliquer sur le certificat désiré pour le télécharger. Effacer des fournisseurs: Cliquer sur la filière de livraison souhaitée pour l ouvrir. Chercher le fournisseur et cliquer sur «Effacer la ligne» (15). Confirmer en cliquant sur «OK». «Enregistrer et fermer» (16). 13

14 1 Créer une transaction Exportateur Ouvrir une session dans le SCM. Cliquer sur «Nouvelle (1). o Alternative: «Créer une transaction à partir d un modèle» (2). 14

15 Remplir tous les champs sous «Transaction (3). o Le numéro de référence (4) sert d identification. Des informations supplémentaires à ce sujet figurent sous «Numéros de référence». o Les champs grisés (5) seront remplis par le système. o Choisir la personne désirée sous «Interlocuteur chez l importateur» (6). La personne choisie reçoit automatiquement une communication dès que la transaction est créée. o Indiquer la date de livraison chez le client sous «Date de livraison» (7). Il est aussi possible d enregistrer plusieurs livraisons dans la même transaction. Indiquer l ensemble de la période de livraison avec les dates de début et de fin. o Activer la case de contrôle «Marchandise de reconversion» (14) seulement si la marchandise provient complètement ou en partie d un domaine agricole en reconversion. o Activer la case de contrôle «Marchandise cueillie dans la nature» (15) seulement si la marchandise provient complètement ou en partie de cueillette dans la nature. o «Supply Chain» (10): Choisir la filière de livraison désirée dans la liste déroulante. Aussi voir : Saisir et administrer des fournisseurs. La filière de livraison ne doit pas être déclarée dans les cas suivants: Activer la case de contrôle «Aucune Supply Chain: l exportateur est le producteur de la matière première» (11): L exportateur est lui-même le producteur de la matière première. > Indiquer la ou les année(s) de récolte(s) dans le champ «Commentaire année de récolte». Le produit est constitué de plusieurs ingrédients agricoles. Aucun des ingrédients ne représente plus de 95 % du poids. o Pour les marchandises de plusieurs provenances, activer la case de contrôle «Plusieurs pays de provenance» (12) et indiquer dans le champ de texte les autres pays de provenance. Enregistrer (13). 15

16 Dans la rubrique Supply Chain (1), activer la case de contrôle de la colonne «active» pour toutes les parties de la Supply Chain. o Choisir l année de récolte sous «Saison» (2) pour toutes les entreprises productrices et activer la case de contrôle «Producteur de la matière première» (3). o Pour toutes les entreprises agroalimentaires, commerciales et entrepositaires, déclarer sous «Saison» (2) l année pendant laquelle la marchandise a été transformée ou livrée. o S il y a plusieurs années de récolte, mentionner les autres années de récoltes sous «Commentaire». Si présente, vérifier la rubrique «Check-list». Des questions de vérification sont posées ici sur le produit, le pays de provenance ou les entreprises. Il faut répondre à toutes les questions. Si nécessaire télécharger des fichiers dans la rubrique «Fichiers». Télécharger seulement les fichiers exigés sous «Check-list». Cliquer sur «Ajouter des fichiers. 16

17 Cliquer sur la zone verte (3) ou y faire glisser des fichiers. Si nécessaire entrer un «Concerne» (4). «Enregistrer et fermer» (5). Vous pouvez utiliser le champ «Commentaire» pour laisser des commentaires pour vos clients ou pour Bio Suisse. Ces commentaires sont visibles par toutes les parties. Saisir le commentaire dans le champ de texte (2). «Enregistrer» (3). «Marquer comme modèle» la transaction. Si vous voulez plus tard créer une transaction semblable, vous pouvez le faire à partir d un modèle comme cela est décrit plus haut. Si toutes les étapes nécessaires mentionnées ci-dessus sont terminées, vous pouvez transmettre la transaction à l importateur. Cliquer sur «Libérer pour l importateur». Confirmer en cliquant sur «OK». Vous devriez maintenant être revenu dans la fenêtre de départ (le «tableau de bord»). Si cela n est pas le cas et que vous voyez de nouveau la fenêtre de la transaction, prière de vérifier si tout est correctement rempli dans la rubrique «Transaction» et si tous les points des check-lists ont reçu une réponse. 17

18 1a Correction d une transaction Exportateur Si votre client ou Bio Suisse ont des questions sur une transaction que vous avec créée, une transaction peut être renvoyée à l exportateur. Vous recevez alors un courriel avec le nouveau statut de la transaction ainsi qu une liste des commentaires au sujet de la transaction. Ouvrir une session dans le SCM. Chercher et ouvrir la transaction désirée. Vérifier les commentaires dans le champ des commentaires. Modifier les points nécessaires selon les commentaires. Transmettre de nouveau la transaction à l importateur. 18

19 2 Vérifier et compléter une transaction Importateur Après avoir créé ou modifié une transaction, l exportateur la transmet à l importateur pour vérification. Vous recevez alors un courriel avec les données de la transaction ainsi que les commentaires qui s y rapportent. Ouvrir une session dans le SCM. Chercher et ouvrir la transaction désirée. Vérifier si les informations enregistrées sous «Transaction» correspondent avec la commande et avec les documents de livraison. Vérifier si l information sur les fournisseurs sous «Supply Chain» est plausible. Vérifier le statut de certification de la transaction (informations supplémentaires sous «Feux de couleur / Statut de certification»). Répondre à toutes les questions qui se trouvent sous «Check-list». Si nécessaire télécharger des fichiers dans la rubrique «Fichiers». Télécharger seulement les fichiers exigés sous «Check-list». Cliquer sur «Ajouter des fichiers. Cliquer sur la zone verte (3) ou y faire glisser des fichiers. Si nécessaire entrer un «Concerne» (4). «Enregistrer et fermer» (5). Vous pouvez utiliser le champ «Commentaire» pour laisser des commentaires pour vos clients ou pour Bio Suisse. Ces commentaires sont visibles par toutes les parties. Saisir le commentaire dans le champ de texte (2). «Enregistrer» (3). «Demander l attestation Bourgeon délivrée par Bio Suisse». Confirmer en cliquant sur «OK». Vous devriez maintenant être retourné dans votre fenêtre de départ (le «tableau de bord»). Si cela n est pas le cas et que vous voyez de nouveau la fenêtre de la transaction, prière de vérifier si tous les points des check-lists ont reçu une réponse. 19

20 2a Correction d une transaction Exportateur Si Bio Suisse a des questions sur une de vos transactions, elle peut la renvoyer à l importateur. Vous recevez alors un courriel avec le nouveau statut de la transaction ainsi qu une liste des commentaires au sujet de la transaction. Ouvrir une session dans le SCM. Chercher et ouvrir la transaction désirée. Vérifier les commentaires dans le champ des commentaires (1). Modifier les points nécessaires selon les commentaires. Transmettre de nouveau la transaction à Bio Suisse. 5 Préparation du contrôle annuel Entreprise certifiée Vous ne devez entreprendre aucune préparation spécifique pour le SCM et les flux des marchandises en vue du contrôle annuel. Assurez-vous que toutes les marchandises BIOSUISSE ORGANIC importées soient enregistrées dans le SCM et si possible déjà confirmées. Les documents ne doivent pas être imprimés. Vous pouvez pendant le contrôle présenter les transactions directement dans le SCM. Votre organisme de contrôle a aussi accès au SCM et peut y examiner vos transactions. Organisme de contrôle Vous avez accès avec droit de lecture aux transactions de vos clients. Si vous n avez pas encore de login, prière de vous enregistrer ici. Vous pouvez pour le contrôle consulter et évaluer à l avance les informations de vos clients. Vous pouvez aussi accéder au SCM directement pendant le contrôle lui-même. Ouvrir une session dans le SCM. Chercher les transactions que vous désirez examiner comme c est décrit dans les chapitres «Recherche et exportation de transactions» et «Régler le filtre». Vous pouvez maintenant exporter ces transactions comme fichiers Excel et y travailler à volonté. 20