CLERICAL SUPPORT Description of minimum requirements Job family Administration

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1 CLERICAL SUPPORT Description of minimum requirements Job family Administration GENERAL DUTIES: Executing a variety of typing tasks in both official NATO languages (English and French). Executing clerical work of a responsible nature such as: maintaining a filing system, registering and distributing incoming correspondence, proofreading and ensuring the correctness and format of outgoing correspondence and assigning filing numbers, maintaining records in NSPA s corporate database. Assembling, reproducing and distributing documents. Receiving visitors and answering telephone calls. Preparing correspondence, reports and statistics as required, using office automation equipment and software. Other related functions as required. SPECIFIC DUTIES (depending on the assignment) - Finance : Assisting in maintaining approved financial accounting. Assisting in monitoring, controlling and administering customer accounts. Assisting in controlling and distributing customer billing as required. - Procurement : Assisting the Buyers and Contracting Officers in preparing materiel, services and maintenance contracts to provide contractual coverage for the support of NSPA customers. Reviewing contractor invoices for compliance with requirements. Assisting in evaluating bids. Maintaining records of contract administration and maintaining contract files.

2 - Logistics : Specific duties will be defined on a case by case basis depending on the nature of the support required; e.g. material management, transportation, supply, maintenance, warehousing, etc. QUALIFICATIONS REQUIRED: Complete secondary school or equivalent education. Personal suitability and relevant experience normally acquired in a similar organization or the private sector. Ability to operate standard office computer equipment and software. Knowledge of Systems Applications Products real-time; version 3 (SAP-R/3) would be an asset. Knowledge of PC based Microsoft Office software packages (e.g. Outlook, Word, Excel, Power Point, etc.). Good knowledge of one of the two official NATO languages (English and French) and a fair knowledge of the other. Ability and willingness to work in multi-functional teams. NOTE Specific Duties & Qualifications If specific duties and qualifications are required, they will be defined on a case by case basis depending on the nature of the support required

3 WORKER SUPPORT Description of minimum requirements Job family Worker GENERAL DUTIES: Executing manual work such as loading and unloading of vehicles, handling shipments and receipts of material. Executing other related manual tasks as required. QUALIFICATIONS REQUIRED: Secondary school or equivalent education. Physical ability and good health condition to handle semi-bulk and bulk items and boxes. Personal suitability and relevant experience normally acquired in a similar organization or the private sector. Ability to operate standard office computer equipment and software. Good knowledge of one of the two official NATO languages (English and French) Ability and willingness to work in multi-functional teams. NOTE: Specific Duties & Qualifications If specific duties and qualifications are required, they will be defined on a case by case basis depending on the nature of the support required, e.g. warehousing, workshop, guards force, etc.

4 SOUTIEN AU NIVEAU "EMPLOYÉ" Description des besoins minimums Famille d'emplois Administration RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES : réaliser divers travaux de dactylographie dans les deux langues officielles de l'otan (anglais et français) ; exécuter des travaux administratifs d'un certain niveau de responsabilité, comme par exemple : tenir un classement, enregistrer et distribuer le courrier "arrivée", relire et vérifier l'exactitude du contenu et de la présentation du courrier "départ", attribuer des numéros de classement, tenir à jour des enregistrements dans la base de données d'entreprise de la NSPA ; assurer l'assemblage, la reproduction et la diffusion de documents ; recevoir des visiteurs et répondre au téléphone ; établir, selon les besoins, de la correspondance, des rapports et des statistiques en utilisant des matériels et logiciels de bureautique ; assurer d'autres fonctions connexes selon les besoins. RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES (en fonction de l'affectation) : - Finances : aider à tenir à jour la comptabilité financière approuvée ; aider au suivi, au contrôle et à l'administration des comptes clients ; aider à contrôler et à distribuer les factures destinées aux clients, en fonction des besoins. - Achats : aider les acheteurs(-euses) et personnes responsables des marchés à établir des contrats d'approvisionnement de matériels, de services et de maintenance en vue d'assurer la couverture contractuelle nécessaire au soutien des clients de la NSPA ; vérifier que les factures envoyées par les titulaires de marché sont conformes aux exigences ; aider à évaluer des offres ; assurer la tenue de registres relatifs à l'administration des contrats ainsi que des dossiers concernant les contrats.

5 - Logistique : Les responsabilités spécifiques seront définies au cas par cas en fonction de la nature du soutien nécessaire (par exemple : gestion de matériels, transport, approvisionnement, maintenance, magasinage, etc.). QUALIFICATIONS REQUISES : Études secondaires complètes ou formation équivalente. Personnalité adaptée aux exigences de l'emploi et expérience pertinente normalement acquise dans une organisation similaire ou dans le secteur privé. Aptitude à exploiter des matériels et logiciels de bureautique standard. La connaissance du progiciel SAP-R/3 (Systems Applications Products real-time, version 3) constituerait un atout. Connaissance de progiciels Microsoft Office pour ordinateur personnel (p. ex. Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.). Bonne connaissance de l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais / français) et bonnes notions de l'autre. Aptitude et détermination à travailler au sein d'équipes multifonctionnelles. NOTE : Responsabilités et qualifications particulières Si des responsabilités particulières doivent être exercées et des qualifications spécifiques sont nécessaires, elles seront définies au cas par cas en fonction de la nature du soutien nécessaire.

6 SOUTIEN AU NIVEAU "OUVRIER" Description des besoins minimums Famille d'emplois Ouvrier RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES : exécuter des travaux manuels comme, par exemple : chargement et déchargement de véhicules, manutention de colis et réception de matériels ; exécuter d'autres tâches connexes selon les besoins. QUALIFICATIONS REQUISES : Études secondaires ou formation équivalente. Bonne santé et aptitude physique à manipuler des articles semiencombrants et encombrants ainsi que des caisses. Personnalité adaptée aux exigences de l'emploi et expérience pertinente normalement acquise dans une organisation similaire ou dans le secteur privé. Aptitude à exploiter des matériels et des logiciels de bureautique standard. Bonne connaissance de l'une des deux langues officielles de l'otan (anglais / français). Aptitude et détermination à travailler au sein d'équipes multifonctionnelles. NOTE : Responsabilités et qualifications particulières Si des responsabilités particulières doivent être exercées et des qualifications spécifiques sont nécessaires, elles seront définies au cas par cas en fonction de la nature du soutien nécessaire, comme par exemple : magasinage, atelier, service de gardiennage, etc.