Fabrication des costumes au Cirque du Soleil GED et aspects archivistiques

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Serge Poitras
il y a 8 ans
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documentaire du Québec Par: Marie-Claire Dufresne Chef

1 Fabrication des costumes au Cirque du Soleil GED et aspects archivistiques Présenté au: Congrès des milieux documentaire du Québec Par: Marie-Claire Dufresne Chef gestion documentaire d entreprise Cirque du Soleil 31 octobre

2 Plan de la présentation 1- L entreprise, Cirque du Soleil 2- Masse documentaire au Cirque du Soleil 3- SharePoint comme outil de GED (gestion électronique des documents) 3- Cycle de vie d un spectacle 4- Contexte des costumes au Cirque 5- Documentation des costumes dans SharePoint 6- Types de documents 7- Métadonnées dans SharePoint 8- Centralisation de l information Conclusion Questions? - 1 -

spectacle 4- Contexte des costumes au Cirque 5- Documentation des costumes dans SharePoint 6- Types

3 1- Le Cirque du Soleil Cirque du Soleil fondé en 1984 Compte plus de employés à Montréal (siège social ) Près de 800 à Las Vegas En tournée, sur tous les continents Spectacles et autres produits 8 spectacles résidents principalement à Las Vegas 6 spectacles en chapiteau 5 spectacles en arénas Événements, cinéma, etc

continents Spectacles et autres produits 8 spectacles résidents principalement à

4 2- Importante masse documentaire 8 millions de documents dans les espaces réseaux 6 TB de documents graphiques (dessins DAO et images) 8 TB de vidéo et autres documents non structurés Jusqu à documents créés / la production d un spectacle Outil de GED SharePoint en déploiement depuis près de 2 ans Près de 50 sites en opération pour 20 unités administratives Architecture d information corporative Mission de SharePoint: Fournir une plateforme d entreprise intégrée comme source principale d information - 3 -

GED SharePoint en déploiement depuis près de 2 ans Près de 50 sites en opération pour 20 unités administratives Architecture d

5 3- SharePoint Plateforme d entreprise intégrée Vise tous les documents produits ou reçus Tout au long de leur cycle de vie Évite les silos Navigation globale simple Recherche dans tous les sites à la fois selon les accès - 4 -

cycle de vie Évite les silos Navigation globale simple

6 4- Cycle de vie d un spectacle / costumes Création Développement des concepts Équipe de concepteurs Production Création des costumes Artisans - Unité de création préparation sur environ 2 ans Opération Présentation du spectacle Artisans des Ateliers de fabrication et les chargés du garde-robes Toute la durée du spectacle Nombreux outils inter reliés - 5 -

environ 2 ans Opération Présentation du spectacle Artisans des Ateliers de fabrication et

7 5- Contexte des Costumes au Cirque Des centaines d employés chargés de la création et de la fabrication des costumes et accessoires de tous les spectacles du Cirque Chapelier Chef d atelier Coordonnateur d essayage Coupeur Dentellière Documentaliste et technicien en documentation Graphiste Perruquier 2 groupes principaux: Unités de création et - 6 -

Chapelier Chef d atelier Coordonnateur d essayage Coupeur Dentellière Documentaliste et

5- Documentation des Costumes dans SharePoint Portail Costume -> 4 grandes activités et sous-sites Site Objectif # Item Usag. Taille Bureau de projet Gestion des projets / Costumes 1 150 88/mois 0.

8 5- Documentation des Costumes dans SharePoint Portail Costume -> 4 grandes activités et sous-sites Site Objectif # Item Usag. Taille Bureau de projet Gestion des projets / Costumes /mois 0.4 gig Création MJ 2013 / transfert Doc.Tech. Ateliers de fabrication Optimisation / des costumes Référence et outils Centraliser les doc. de création des costumes. Faciliter le transfert aux équipe d opérations Partage marches à suivre pour reproduire les costumes/opérations Améliorer la fabrication de certains costumes ou items. Centraliser les gabarits, formulaires, procédures, etc

Ateliers de fabrication Optimisation / des costumes Référence et outils Centraliser les doc. de création des costumes.

9 6- Types de documents 11 types de document seulement pour les photographies Utilisées différemment, avec différents outils et leurs propres processus Photos artistiques Photos d inspiration Photos de maquette Photos de matières semi-finies Photos de matières de base Photos de matières Achat Photos d essayage Notes costumes- Demande modification Photos d outils Moule Step by step Textile Step by step Fabrication - 8 -

Photos de matières semi-finies Photos de matières de base Photos de matières Achat Photos d essayage

10 6- Types de documents - 50 autres types pour la création des costumes! Cadre de sérigraphie Feuille de continuitée Matière Achat Cahier de patine (physique) Feuille de Teinture Matière - Semi-Fini Cahier échantillionnage autre Feuille d'extensibilité Matière de Base Cahier échantillionnage Bible Fiche ADN Moule Accessoire Cahier échantil. Patine Fiche ADN chaussure Moule Tête Cahier échantil. Textile Fiche d'entretien Note Costume Cahier d'évaluation Film Semi-Fini Textile Notes costumes (modifications) Description douanière Gabarit Accessoire Patron (Physique, 2D, 3D, etc.) Échant. présentoire Access. Gamme de Fabrication Patrons Échant. présentoire matériau. Guide de Patronage Photo d'outils : moule Échant. présentoire Semi-Fini Inspiration Résumé conceptuel Encollage et Entoilage Item Échantillion Scan 3D Essayage - liste Liste des cadres Schéma des pièces Extraction du BOM Liste des Items Semi-fini externe Feuille de calcul Maquette Sommaire MTI (fournisseur) Marche à suivre Step by Step - Fabrication - 9 -

Cahier échantillionnage Bible Fiche ADN Moule Accessoire Cahier échantil. Patine Fiche ADN chaussure Moule Tête Cahier échantil.

7- Métadonnées dans SharePoint Hub (concentrateur) central Structure de type de contenu Hiérarchique -> du général au particulier Magasin de termes utilisés au Cirque : Nom

11 7- Métadonnées dans SharePoint Hub (concentrateur) central Structure de type de contenu Hiérarchique -> du général au particulier Magasin de termes utilisés au Cirque : Nom des spectacles Nom des unités administratives Régions géographiques Pour les costumes: tous les rôles Chanteuse d Alegria Clown blanc de Corteo Apiculteur de OVO Etc

: Nom des spectacles Nom des unités administratives Régions géographiques Pour les

12 7- Métadonnées dans ShrarePoint «Ensemble de documents» Dossier amélioré: chaque document versé hérite des propriétés de «l ensemble de document» Élément de navigation repris dans la plupart des sites Formule de base: Show Rôle Modèle Item

de «l ensemble de document» Élément de navigation repris dans

13 7- Métadonnées dans SharePoint Hub (concentrateur) local Propriétés spécifiques à un site Site pour Fabrication des costumes -> Spectacle -> rôle (Apiculteur) -> modèle (féminin) -> item (combinaison) hub central -> hub local -> propriétés du document et colonne

Spectacle -> rôle (Apiculteur) -> modèle (féminin) -> item

14 8- Centralisation de l information quelque soit le site

15 Considérations archivistiques - Conclusion Vision corporative Centraliser l accès à l information Supporter les processus d affaires Développer des solutions évolutives

16 Vous avez des questions?

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