NOTICE POUR LA GESTION DES RELEVES DU PEAGE ET DES RELEVES DETAILLES REÇUS PAR COURRIER ELECTRONIQUE

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1 NOTICE POUR LA GESTION DES RELEVES DU PEAGE ET DES RELEVES DETAILLES REÇUS PAR COURRIER ELECTRONIQUE Les informations qui suivent vont vous aider à mieux gérer les données du relevé du péage et/ ou bien le relevé détaillé du péage. Capacité de votre boîte à lettres électronique La taille du fichier contenant le relevé détaillé des trajets dépend du nombre de trajets effectués et du format utilisé pour la transmission (PDF ou csv). Selon nos calculs, elle est d environ 12 KB par véhicule et par mois, soit 180 KB pour 15 camions. Plus le nombre de camions est élevé, plus le fichier sera volumineux. Vérifiez par conséquent que votre boîte à lettres dispose des capacités suffisantes. Dans le cas du relevé de péage, qui est moins détaillé, le fichier sera plus petit, mais les problèmes de réception dus à une capacité insuffisante de la boîte à lettres ne sont entièrement pas à exclure. Pour vous assurer que vous pouvez recevoir les attachements de vos s même avec le logiciel parefeu (logiciel anti-virus), vous devriez absolument modifier les réglages de votre ordinateur et introduire l adresse de l expéditeur, soit bws.protokoll@toll-collect.de. Les s de cet expéditeur seront alors reconnues et les attachements acceptés. Nous vous conseillons, si vous avez opté pour le paiement par carte de crédit, d inscrire l adresse TC_Fulfillment_Maut@toll-collect.de dans le répertoire de votre pare-feu. Parallèlement nous vous conseillons d enregistrer cette adresse s dans votre carnet d adresse de lettres électronique comme Outlook ou bien Lotus Notes ). Insertion d un nouveau contact dans Outlook Démarrez Outlook. Sur la barre de tâches choisissez fichier, cliquez «Neu (nouveau)» et ensuite «Kontakt (contact)». Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, F - Mise à jour 11/2012 Page 1 sur 8

2 Un champ de saisie s ouvre, donnez l adresse suivante bws.protokoll@toll-collect.de ou l adresse TC_Fulfillment_Maut@tollcollect.de. L adresse figure maintenant automatiquement dans le champ «Anzeigen als (Affichez comme)». Confirmez en cliquant sur «Speichern und schließen (Sauvegarder et fermer)». L adresse est maintenant enregistrée. Insertion d un nouveau contact dans Lotus Notes Pour insérer un nouveau contact, précédez de la manière suivante: Démarrez Lotus Notes et cliquez sur «Action nouveau contact». Tapez dans le champ de saisie «Prénom et Nom» le prénom et nom complet, ainsi que l adresse bws.protokoll@toll-collect.de ou TC_Fulfillment_Maut@toll-collect.de dans le champ «Adresse ». Pour terminer cliquez «Sauvegarder et Quitter». Si vous désirez entrer d autres informations, comme nom de la société, numéro de téléphone ou bien d autres adresses , vous pouvez utilisez les champs de saisie «bureau» ou bien «privé». Ouverture d un fichier joint avec le logiciel Win Zip Pour des raisons de sécurité les attachements sont normalement cryptés et comprimés avec un logiciel courant, WinZip, afin d assurer la confidentialité de vos données. Si vous ne disposez pas de ce logiciel, téléchargez le de la site Internet du fabricant ( Lorsque vous ouvrez le fichier, le logiciel WinZip vous demande d indiquer un mot de passe. Votre «Kennwort (mot de passe)» se compose de manière suivante: «TC*votre numéro de relevé du péage*». Le numéro de relevé du péage figure dans la rubrique Objet de votre . Pour vous assurez que vos entrées sont correctes, activez la coche «Kennwort verbergen (Cacher mot de passe)», afin de pouvoir visualiser l entrée des données. Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, F - Mise à jour 11/2012 Page 2 sur 8

3 Le fichier est alors décodé et vous pouvez maintenant l enregistrer sur votre ordinateur sous le format que vous avez choisi, PDF ou csv. Pour éviter tous problèmes, nous vous conseillons, de sauvegarder les fichiers sur votre disque dur avant d ouvrir WinZip avec une double-cliquer. Ouverture d un fichier PDF Vous pouvez ouvrir un fichier PDF avec le logiciel Acrobat Reader d Adobe et l imprimer. Si vous ne posséder pas ce logiciel, télécharger le site Internet du fabricant gratuitement ( Ouverture d un fichier csv Microsoft Excel Toutes les données d un fichier csv sont séparées à l aide d un virgule (csv = comma separated values). Il est recommandé d ouvrir le fichier csv avec le soutien d un programme tableur comme Microsoft Excel, afin de pouvoir traiter les données. Pour traiter les données correctement, suivez pas à pas les recommandations suivantes. Démarrez Excel et créez un nouveau fichier en cliquant à la barre de tâches «Datei (fichier)» et puis «Neu (nouveau)». Cliquez «Daten (Donnée)» ensuite «Externe Daten importieren (Importer données externes)» et «Daten importieren (Importer données)». Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, F - Mise à jour 11/2012 Page 3 sur 8

4 Choisissez dans le champ de saisie, le répertoire, où votre dossier est sauvegardé. Cliquez sur «Öffnen (Ouvrir)» quand le champ de dialogue ci-contre s ouvrira. À l aide du champ de dialogue, vous allez être assisté par assistance pour convertir le texte. Choisissez dans type de fichier «Getrennt (séparé)» et confirmez en tapant sur «Weiter (suivant)». Le pas suivant serait de cocher dans le champ de saisie police de séparation, la case «Semikolon (point virgule)» et de désactiver la case «Tabstopp (Tabulations)». Cliquez ensuite sur «Weiter (suivant)». Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, F - Mise à jour 11/2012 Page 4 sur 8

5 Pour finir, sélectionnez dans la deuxième colonne du tableau la première ligne, où le terme «Buchungsnummer (Numéro d enregistrement)» apparaît. Tout en restant sur la sélectionne de cette colonne, choisissez la case «Datenformat der Spalten (Format fichier de la colonne)» l option «Text (Texte)». Maintenant vous pouvez fermer assistance pour convertir le texte, en appuyant sur l icône «Fertig stellen (Terminer)». Cliquez sur «OK» dans le champ de saisie ci-contre. Vous pouvez maintenant, selon vos souhaits, formater le fichier, en changeant le nom ou bien le sauvegarder sous un autre format. Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, F - Mise à jour 11/2012 Page 5 sur 8

6 Ouverture d un fichier csv Microsoft Access À titre d exemple, nous vous indiquons ci-après les grandes lignes de la procédure d importation d un fichier csv dans le logiciel de base de données Microsoft Access. Vous pouvez bien entendu modifier cette procédure à votre guise pour mieux adapter l intégration des données au mode de fonctionnement de votre entreprise. Enregistrez d abord le fichier que nous vous avons envoyé sous un autre nom ne contenant pas d espaces (exemple : EFN csv), afin que le nom du fichier soit reconnu par tous les programmes. Démarrez Microsoft Access et votre base de données. Sélectionnez les options «Datei Externe Daten Importieren (Fichier Données externes Importer)» pour arriver à la fenêtre de sélection du fichier. Le fichier est de type fichier «Textdateien (texte)». Cliquez à présent sur «Importieren (Importer)». Vous arrivez maintenant automatiquement à l assistant de liaison ou d importation de texte. Sélectionnez «Mit Trennzeichen (Avec caractère de séparation)». Cliquez sur «Weiter (Suite)». Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, F - Mise à jour 11/2012 Page 6 sur 8

7 Dans cette fenêtre, Sélectionnez le caractère de séparation «Semikolon (Pointvirgule)» et cochez la case «Erste Zeile enthält Feldnamen (Nom de champ dans la première ligne)». Cliquez sur «Weiter (Suite)». Dans la fenêtre de l assistant importation de texte, sélectionnez pour le numéro de réservation : Type de fichier «Text (texte)» et indexé «Ja (Duplikate möglich) (Oui (copies possibles))». Cliquez sur «Weitere (Autres)». Définissez le numéro de réservation comme zone de «Text (texte)» et validez par la touche «OK». Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, F - Mise à jour 11/2012 Page 7 sur 8

8 Pour la dernière étape de l assistant importation de texte, sélectionnez «Kein Primärschlüssel (Pas de clé primaire)». Cliquez sur «Fertig stellen (Terminer)». L importation du fichier csv est terminée. Voici comme se présente votre relevé détaillé des trajets après importation : Toll Collect GmbH, Berlin, V 2.1, F - Mise à jour 11/2012 Page 8 sur 8