«INITIATION AU COACHING COMME PROJET POUR LES HAUTES ECOLES OUTIL DE TUTORAT»

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1 «INITIATION AU COACHING COMME OUTIL DE TUTORAT» PROJET POUR LES HAUTES ECOLES Pourquoi une formation pour les tuteurs? Pourquoi le Coaching dans le tutorat? La Formation, comment cela se passe? Qui sommes-nous? Feedback des tuteurs Réalisateurs du projet : Isabelle Wats et René Feldman 1

2 1. Pourquoi une formation pour les tuteurs? Former les étudiants des Hautes Ecoles à devenir tuteurs est devenu une nécessité depuis le décret du 18 juillet «18 juillet 2008 : Décret démocratisant l'enseignement supérieur, oeuvrant à la promotion de la réussite des étudiants et créant l'observatoire de l'enseignement supérieur (1) Art. 4. Le service d'aide à la réussite de la Haute Ecole développe un programme de tutorat des étudiants de 1ère année d'études de bachelier, identifiés comme étant en difficulté, par des étudiants inscrits à une des années d'études supérieures, sur la base d'une candidature validée par le service. Ces étudiants tuteurs bénéficient d'un défraiement forfaitaire octroyé par les autorités de la Haute Ecole. Les autorités de la Haute Ecole précisent dans le règlement des études les modalités de fonctionnement de cette opération.» Moniteur Belge Dans le cadre du décret ci-dessus, de nombreuses Hautes Ecoles désirent formaliser la mise en place d'un dispositif de tutorat pour leurs étudiants de première année par des étudiants des années supérieures. Nous proposons une formation sommaire aux techniques de Coaching destinée aux étudiants-tuteurs et aux professeurs accompagnateurs du service d aide à la réussite. 2. Pourquoi le Coaching dans le Tutorat? Coacher un individu, c est l amener à découvrir son potentiel pour le conduire vers l autonomie! C est ouvrir en lui un espace du possible en clarifiant avec lui ses objectifs personnels ou professionnels. Concrètement, cela signifie que le Coaching aborde l individu dans son contexte de vie. Ici, le tuteur va apprendre à découvrir la situation qui pose problème à l étudiant en difficulté qu il accompagne et l aider à déterminer des objectifs de progression. Par des rencontres suivies, il accompagnera son ou ses tutorés à déterminer leurs propres stratégies de réussite. Le Coaching est un outil structurant au service de celui qui le pratique et celui qui le reçoit. Lors d une formation «Initiation au Coaching comme outil de Tutorat», nous insistons sur la mise en place de relation de qualité par des règles du jeu simples incluant les valeurs humaines comme la CONFIANCE, le RESPECT, la BIENVEILLANCE et l ENGAGEMENT. 2

3 3. La formation, comment cela se passe? Formation et Coaching du Team du Service d Aide à la Réussite Le parcours de formation dans une Haute école démarre par la formation des professeurs accompagnant les tuteurs (SAR). L objectif de cette formation est de donner aux professeurs l outil de Coaching et la capacité d accompagner les tuteurs dans leurs difficultés. Formation des tuteurs Lors de cette formation nous aurons à coeur de développer le concept de l AME du Tuteur- Coach. C'est-à-dire, l ACTION, la METHODE et l EVEIL dans la pratique du tutorat. Par ACTION, nous entendons la capacité du tuteur à se mettre en Action ou de mettre en action son tutoré. La METHODE permettra d interroger le comment mettre en action ou comment effectuer un changement.tandis que l EVEIL ouvrira la conscience du tuteur ou de son étudiant sur ses différentes opportunités d apprentissage. La formation abordera les aspects suivants : - Qu est-ce que le Coaching et le tutorat? - Comment établir une relation? - Comment fixer le cadre de travail et les valeurs à respecter? - Pratique de l écoute active et le questionnement efficace - Comment fixer un objectif? - Comment faire un feedback qui motive o Outils pour déchiffrer le mode de fonctionnement de l autre o Comment adopter une attitude constructive face aux élèves en difficulté : écouter et comprendre, motiver, faire progresser Outils de support : Syllabus de travail Résumé mnémotechnique Fiches d accompagnement des tutorés - Slides 3

4 4., Qui sommes-nous Notre expérience en matière de Coaching Pour nous, le Coaching est un outil au service de tout individu en relation d aide pour lui permettre d améliorer son accompagnement mais c est surtout une attitude basée sur une meilleure connaissance de soi et des autres, une écoute active et sans jugement et également un esprit de responsabilisation de soi et des autres. a développé un programme de «Manager-Coach». Notre expérience de ce programme dans différentes entreprises privées nous a déjà montré l efficacité attendue tant au niveau de l efficacité, de la collaboration professionnelle et de la satisfaction des employés. Dans le domaine public, nous avons l expérience d accompagner par le Coaching, différents cadres à la Communauté Française. Nous avons aussi réalisé du Coaching pour des équipes en formation au FOREM de Charleroi. Nous sommes aussi responsables d une école «: Be Coach by Coaching» qui organise deux cycles par an de formation au métier de Coach. Les ateliers que nous organisons sont suivis tant par des professionnels désirant devenir Coachs que par des professeurs et des cadres d entreprise. Isabelle Wats est certifiée PCC (Professionnal Certified Coach) par l international Coach Federation depuis décembre 2005 et délivre des certificats de supervision pour des coachs désirant se faire accréditer par l organisme. René Feldman est Mentor Coach depuis En 2009, nous avons réalisé la formation au Tutorat dans la Haute Ecole De Vinci. Une évaluation se trouve en fin de dossier. Nos références principales : ACN (Association des Cadres Nursing) - AFCN - Assubel - Atelia - AXA - BSCA - Commission Européenne - Dessange - Dexia - D'Ieteren - FOPAS Forem- Fortis - Hôpital Brugmann - Hôpital Erasme ING - La Banque de la Poste - La Poste - LUXAIR - MACNASH Ministère de la Communauté Française - Sankyo Pharma - STIB - Thiran Xylos- Haute Ecole De Vinci 4

5 5. Feedback des tuteurs Formation donnée à 45 tuteurs à la Haute Ecole De Vinci Février-Mars 2009 ACTION METHODE EVEIL Quelle est la PRISE DE CONSCIENCE que vous avez faite aujourd hui? «Il faut toujours avancer, quel que soit notre niveau. Prendre le courage de faire une démarche, un pas vers l avant.» «On repart avec un bagage. La formation pour être tuteur n est pas bidon. Elle est utile avec les tutorés mais le sera aussi pour nous plus tard, pour trouver sa voie» J ai pris conscience que le tutorat c est / ce n est pas : - Le tutorat n est pas simplement une aide basée sur le vécu de l année écoulée mais bien une aide sur le comment faire pour arriver a un objectif dans un temps défini - Le tutorat ce n est pas donner des cours, mais accompagner les tutorés dans leur questionnement et les mettre en action. - Le tutorat est un vrai suivi. Le rôle du tuteur c est du soutien, de l encouragement et de la motivation, en gardant un minimum de distance. - Le tuteur sert à soutenir la plante pour qu elle pousse dans de bonnes conditions. Il est une aide aux différentes remises en question, à la motivation du tutoré et au bon déroulement du processus d apprentissage - Le tutorat n est pas simplement poser des questions au tutorés mais aussi partager notre expérience (tuyaux, résumés) - Donner des conseils n est pas utile. Il faut arriver à responsabiliser celui qu on aide J ai pris conscience que (je) : - Je fais trop vite des jugements de valeurs, mais j ai différentes balises pour affronter cela - J ai trop vite tendance à vouloir imposer ma démarche, mes solutions (2x) - D abord me coacher moi, être bien avec moi-même, avant de coacher quelqu un d autre J ai pris conscience que : - La plupart des réponses à nos questions et à nos problèmes sont en nous. Il faut juste avoir quelqu un qui nous pose les bonnes questions pour que nos solutions sortent 5

6 ACTION METHODE EVEIL Quelle est la MÉTHODE apprise que vous allez développer en particulier? Ne pas donner de solution toute faite (11x) - Ne pas trouver de solutions a la place des tutorés mais leur faire prendre conscience euxmêmes des problèmes et les guider a trouver des solutions (3x) - Ne pas donner des solutions mais aider l autre à les trouver en croyant en lui et en son potentiel - Poser les bonnes questions pour que le tutoré réalise lui-même qu il est capable de trouver les solutions Fixer un objectif SMART (6x) - Utiliser les questions sur les objectifs pour situer le plus précisément possible le problème du tutoré - La méthode qui permet de définir des objectifs SMART - Fixer des objectifs SMART au quotidien La récolte d information via les questions (9x) - Le questionnement, fil conducteur qui permet aux tutorés d exprimer ses besoins réels. - Le questionnement dans le but de déterminer un objectif, mettre en action vers un résultat - Le questionnement sur la motivation, les attentes, les pistes - Poser des questions au tutoré pour faire ressortir ce qui lui pose problème - Bien comprendre la situation, creuser! L écoute active et la reformulation de l idée pour être sur d être en accord (8x) - L écoute pour diriger mes questions et sa réflexion - L écoute active sans intervenir et sans devoir donner immédiatement les solutions - Ecouter attentivement mon tutoré pour cibler ses besoins. Je vais clarifier la situation problème Autres points : - La remise en question, la responsabilisation de quelqu un pour lui permettre de sortir du triangle de souffrance en adulte - Mettre un cadre - Lui parler de la discrétion que j aurai par rapport à ses problèmes - Faire prendre conscience au tutoré de ses compétences - Brassage de toutes les méthodes vues et prendre celle qui correspond le mieux a la situation et a la personne en face de moi - Les différents besoins, en moi et a l extérieur de moi, ce qui permet de voir les limites des choses que l on peut entreprendre - Je ne sais pas répondre à cela maintenant - Me souvenir de la démarche à entreprendre lors de la première prise de contact - Utiliser le système «Bienveillance- Indulgence -Tolérance» sans descendre plus bas que ces trois niveaux (i.e. pas dans la complaisance) 6

7 ACTION METHODE EVEIL Quelle est la première ACTION que vous allez mettre en place? Préparer la première rencontre avec les tutorés (12x) - Relire le syllabus, pour poser les bonnes questions et bien poser les limites - Prendre contact et fixer une date et un lieu de rendez vous avec les tutorés (2x) - Préparer les questions pour la première rencontre en ajoutant bien le cadre et les besoins - Organiser mon planning et ne pas trop le remplir pour pouvoir m occuper des tutorés - Mettre en place un programme avec les questions à poser, l organisation et les limites à instaurer - Faire une petite fiche de rappel avec les questions éventuelles importantes a poser au tutoré. Rencontrer le tutoré et le mettre en confiance (9x) - Présentation, connaître l autre, créer une ambiance chaleureuse de confiance - Instaurer un climat de confiance avec le tutoré pour qu il puisse se confier sans difficultés - Questionner le tutoré et parler avec lui pour établir une relation de confiance Définir le cadre de travail (15x) - Fixer des règles pour que tout se déroule correctement. Ces règles seront valables pour le tuteur et pour le tutoré - Etablir un cadre structure avec le tutoré afin de bien comprendre pourquoi il vient la et a quoi le tuteur sert - Définir dans quel cadre je souhaite que le tutorat se passe pour avoir quelque chose à présenter aux tutorés tout en mettant les points sur les i - La première chose que je mettrai en place c est le cadre. C est important et nécessaire à une bonne collaboration tuteur-tutoré. Je veillerai ensuite a une communication efficace - Mettre directement le cadre de référence pour que chacun des intervenants puisse se situer Pratiquer une écoute active (5x) - Ecouter les besoins de mon tutoré - Parler moins, écouter plus Comprendre le réel objectif du tutoré (5x) - Faire un plan dans lequel je mettrai les objectifs à atteindre par le tutoré dans le temps - Faire définir des objectifs précis aux tutorés pour comprendre leurs réelles difficultés et ce qu ils attendent de moi - Demander aux tutorés ce qu ils attendent, de quoi ils ont besoin Actions personnelles - Me fixer des objectifs a moi-même - Appliquer les connaissances obtenues a mon propre cas pour résoudre quelques problèmes - Je vais faire en sorte d avoir mes syllabi quand je vais en cours 7

8 EVALUATION GENERALE DE LA FORMATION ECAM ENCBW IPL ISEI P2A Moyenne Evaluation Générale Contenu Formateurs Utilité de la formation Support didactique Nombre d'étudiants COMMENTAIRES PERSONNELS : Une formation qui nous fait réfléchir sur nous-mêmes pour mieux aider les autres dans leurs difficultés. Une formation qui fait grandir. Une nouvelle boite à outils très intéressante pour cheminer vers la réussite. Une formation qui permet de grandir et de trouver en soi les compétences et les solutions pour dépasser un obstacle qui nous paraissait auparavant insurmontable. Cette formation m a permis de prendre conscience qu une aide à quelqu un en difficulté est surtout un accompagnement, une présence une écoute. Le reste vient naturellement lorsque la relation est bonne et que le tutoré a de la volonté. Cette formation comprend écoute, dynamisme, compréhension et questionnement. Intéressant, utile dans la joie et la bonne humeur. Une formation pour nous aider à affronter beaucoup de situations. Je partais pour donner des cours particuliers à mes tutorés, ce qui m aurait coûté beaucoup de temps et d énergie. Maintenant j ai de quoi les aider sans mettre en cause MA réussite. Une formation à avoir dans la poche absolument, pour aider à se développer au boulot comme à la maison. 8

9 6. Feedback des professeurs du SAR : EVALUATION GENERALE DE LA FORMATION 1=Insuffisant Score 4.3 /5 3=Bon 5=Excellent Nombreux outils directement utilisables Concordant et cohérent par rapport aux objectifs annoncés Richesse, ouverture, très bonne écoute. Concret, donne des outils, ancré dans la réalité, participatif Suggestion : proposer un travail (cas de coaching) à encadrer pendant les jours de formation de manière à concrétiser les acquis. CONTENU DE LA FORMATION 3.8 /5 Les concepts étaient-ils clairement exposés? 4.2 Qu avez-vous pensé du rythme? 3.0 Les exercices étaient-ils adaptés? 3.8 La formation a-t-elle répondu à vos attentes? 4.2 Qualité du matériel utilisé 4.0 «Rythme un peu lent, Analyse transactionnelle pourrait être plus creusée» FORMATEURS 4.5 /5 Evaluation globale des formateurs 4.5 Maîtrise du matériel 4.8 Dynamisme 4.3 Ecoute 4.5 «J apprécie tout particulièrement le style à la fois décontracté et centré sur l objectif» UTILITE DE LA FORMATION 4.1 /5 Avez-vous tiré des bénéfices de cette formation? - Plan personnel Professionnel 4.2 Les concepts appris sont-ils utiles? 4.0 Sont-ils applicables immédiatement? 4.0 «Démarche Coaching claire, assez rapidement applicable. Attitude (respiration, positionnement) mémorisable» LE SUPPORT DIDACTIQUE 4.4 /5 Le syllabus était-il adapté? 4.0 Le slide show vous a-t-il apporté de la clarté? 4.6 Que pensez-vous des fiches de suivis? 4.7 «Très bien le syllabus. Le syllabus peut être plus étoffé» COMMENTAIRES PERSONNELS : «Le coaching est un outil plus qu utile pour l enseignant.» «Le coach est celui qui par l humanité cherche l efficacité, en respectant quatre valeurs dont l acronyme donne BRIC, phonétiquement proche d un matériau de construction et d un vaisseau. Soit s ancrer en invitant au voyage.» «Formation très enrichissante au niveau personnel que professionnel qui devrait être généralisée à plus de personnes, proposée en écoles.» 9

10 6. CONCLUSION : Nous souhaitons construire avec les Hautes Ecoles un projet de collaboration basé sur la réussite des étudiants et l atteinte des résultats de façon efficace et structurante. Nous sommes prêts à vous partager notre passion du Coaching pour l intégrer dans votre Haute Ecole au service de la réussite de vos étudiants. Le Coaching que nous développons est plus qu un modèle, c est une façon d être, cohérente, consciente et proactive qui permet à chaque individu de devenir responsable de sa mission avec enthousiasme. Merci de nous faire confiance. Isabelle Wats et René Feldman Contacter les Coachs leaders: Isabelle Wats Professional Certified Coach, ICF Diplômée du Programme d entraînement au Coaching d affaire à l Institut de Coaching de gestion inc. Du Canada Licenciée en Biologie médicale appliquée ULB AESS Formation et Coaching en français isabelle@creacoach.be René Feldman Coach et formateur depuis 20 ans Formé en PNL, animation de groupes à l Institut de Gestalt Thérapie Manager d équipes de ventes Formation et Coaching en français rene@creacoach.be