Fiche conseil n : Documentation : Maîtrise des documents et des données : Enregistrements et gestion des enregistrements

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1 Fiche conseil n 9 SYSTEME DOCUMENTAIRE Il a été choisi de traiter dans cette partie appelée «système documentaire» les exigences des référentiels portant sur la documentation en général et celles concernant en particulier les documents, données et enregistrements. 1. Ce qu exigent les référentiels Environnement ISO : Documentation : Maîtrise de la documentation Maîtrise des enregistrements EMAS Annexe I.-A.4.4 : Documentation Annexe I.A.4.5 : Maîtrise de la documentation Annexe I.-A.5.3 : Enregistrements SST OHSAS : Documentation : Maîtrise des documents et des données : Enregistrements et gestion des enregistrements Correspondance avec ILO OSH Documentation du système de gestion de la sécurité et de la santé au travail 2. Introduction et points particuliers Pour les organismes disposant d'un système de management de la qualité, les dispositions en place en matière de gestion de la documentation répondent aux exigences des référentiels environnement et/ou SST. Il est simplement nécessaire d'adapter : si nécessaire la codification des documents, la liste des enregistrements, en ajoutant ceux relatifs à l'environnement et/ou la SST, le manuel qualité éventuellement, en le complétant ou en réalisant un ou des manuel complémentaires. Cette fiche s'adresse plus particulièrement aux organismes devant mettre en place la maîtrise de leur documentation. Il est essentiel de retenir que le système documentaire doit être le plus simple possible afin d'assurer une meilleure efficacité. Les référentiels eux même insistent sur ce point : l'ohsas en précisant "qu'il est important de maintenir la documentation au niveau minimal permettant efficacité et efficience", l'iso en indiquant en annexe "qu'il convient que la préoccupation principale des organismes soit la mise en œuvre efficace du système de management environnemental et la performance environnementale et non un système complexe de maîtrise des documents". FC9_V1 1 / 13

2 Typologie de la documentation L'appellation des différents documents rencontrés dans le cadre des systèmes de management est variable en fonction des organismes. La norme ISO 9000:2000, établit une typologie des documents utilisés dans les systèmes qualité. Il est intéressant de s'en inspirer pour retenir les principes suivants : Documents décrivant les principes de fonctionnement du SM Manuel Documents formulant des exigences Spécifications Réglementation et autres engagements Documents fournissant des informations sur la manière de réaliser des activités et des processus de manière cohérente Documents fournissant des preuves tangibles de la réalisation d'une activité ou de résultats obtenus Procédure : Descriptif d'une série d'actions et de tâches (qui fait quoi) Descriptif précis de réalisation d'une tâche (comment) Enregistrement Procédure organisationnelle : descriptif d'activité de gestion Procédure technique : descriptif d'activité de réalisation du produit ou service Mode opératoire, instruction, méthode, notice Consigne, plan d'urgence Formulaire ou imprimé renseigné, bordereau, tableau de bord, liste, donnée, rapport, compterendus A noter que l'iso et l'ohsas ne citent pas le terme "manuel", et que l'ensemble des référentiels ne parle que de "procédure", et non de "mode opératoire" ou autre "instruction". Définitions Document (ISO 9000:2000) (voir aussi ISO 14001:2004) : support d'information et l'information qu'il contient. Exemples : Enregistrement, spécification, document de procédure, plan, rapport, norme. NOTE 1 : Le support peut être papier, disque informatique magnétique, électronique ou optique, photographie ou échantillon étalon, ou une combinaison de ceux-ci. NOTE 2 : Un ensemble de documents, par exemple spécifications et enregistrements, est couramment appelé «documentation». NOTE 3 : Certaines exigences (par exemple l'exigence de lisibilité) se rapportent à tous les types de documents, il peut toutefois y avoir des exigences différentes pour les spécifications (par exemple l'exigence de maîtrise des révisions) et les enregistrements (par exemple l'exigence de récupération). Procédure (ISO 9000:2000) (voir aussi ISO 14001:2004) : manière spécifiée d'effectuer une activité ou un processus. NOTE 1 : Les procédures peuvent ou non faire l'objet de documents. NOTE 2 : Lorsqu'une procédure fait l'objet de documents, les termes «procédure écrite» ou «procédure documentée» sont fréquemment utilisés. Le document contenant une procédure peut être appelé un «document de procédure». Spécification (ISO 9000:2000) : document formulant des exigences. NOTE: Une spécification peut être liée à des activités (par exemple, document de procédure, spécification de processus et spécification d'essai), ou à des produits (telle que spécification de produit, spécification de performance et plan). Enregistrement (ISO 9000:2000) (voir aussi ISO 14001:2004) : document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d'une activité. NOTE 1 : Les enregistrements peuvent, par exemple, documenter la traçabilité et apporter la preuve que vérification, actions préventives et actions correctives ont été réalisées. NOTE 2 : En général, les enregistrements ne nécessitent pas de maîtrise des révisions. Gestion informatique ou gestion "papier" La gestion documentaire telle que définie dans les référentiels de management peut être assurée "manuellement" ou bien par l'intermédiaire de logiciels spécialisés via le réseau intranet ou internet. Ces outils informatiques présentent de nombreux avantages comme l'organisation des documents sous forme d arborescence de dossiers, une gestion unique sur plusieurs sites, l'application automatique aux documents de règles de gestion paramétrables. A noter que l'interaction entre les versions papier et informatiques des différents documents peut parfois être génératrice de confusion. FC9_V1 2 / 13

3 Procédure documentée ou non La version 2004 de l'iso 14001, en s'alignant sur la position de l'iso 9001:2000, stipule dans ses définitions, qu'une "procédure peut être documentée ou non". Sur les différentes procédures demandées, le référentiel cite seulement une fois le terme "procédures documentées" (4.4.6.Maitrise opérationnelle - a) en précisant "pour maîtriser les situations où l'absence de telles procédures pourrait entraîner des écarts par rapport à la politique environnementale et aux objectifs et cibles". Il ressort donc que le "document" procédure n'est plus exigé dans la mesure où l'organisme peut démontrer que toutes les personnes concernées sont capables d'effectuer les opérations de la façon qui a été établie. Pour cela, elles doivent justifier de la compétence de ces personnes, éventuellement guidées par des dispositions matérielles ou d'aménagement des lieux par exemple. Les exigences à satisfaire peuvent être diffusées au travers de la communication interne [Renvoi Fiche n 8], de la sensibilisation [Renvoi Fiche n 7] ou de la formation [Renvoi Fiche n 6]. 3. Vue synthétique des actions à réaliser : Procédure exigée Documents existants Décrire les éléments du système Décrire la documentation correspondante Manuel Définir les modalités de maîtrise des documents : Définir les modèles de documents Définir les modalités de : Création, Révision Communication/diffusion Conservation/archivage Modèles de procédures Modèles de formulaires Procédure de gestion documentaire Liste de diffusion des documents Liste des documents en vigueur Liste des enregistrements FC9_V1 3 / 13

4 4. Actions à mettre en œuvre ➊ DECRIRE LES ÉLÉMENTS DU SYSTÈME DE MANAGEMENT ET LA DOCUMENTATION CORRESPONDANTE En premier lieu, il convient de répondre aux exigences des référentiels en matière de description : du domaine d'application du système [Renvoi Introduction-Domaine d application du SM], des principaux éléments du système et leurs interactions, ainsi que la référence aux documents concernés. La très large majorité des organismes choississent de résumer ces informations au sein d'un manuel, lequel constitue une vue d'ensemble du système de management et peut fournir des orientations pour la documentation associée. Cependant, le manuel n'est pas une exigence des référentiels environnementaux et SST (contrairement à la qualité), il peut être remplacé par n'importe quel document (procédures, notes ) explicitant les informations en question. Le manuel est en général construit au fur et à mesure de la mise en place du système et validé en dernier lieu. La structure du manuel peut suivre la structure du référentiel auquel il répond. Dans le cas où plusieurs systèmes de management sont en place, l'organisme peut établir plusieurs manuels ou bien un unique. Dans ce dernier cas, les référentiels ayant des structures différentes, l'architecture du manuel peut être par exemple celle des processus ou bien celle de l'iso Le manuel ne décrit pas le référentiel mais comment l'organisme répond à chaque exigence du référentiel. MANUEL Par qui? Le responsable de la documentation du système effectue toutes les tâches liées à la gestion globale du système documentaire et en particulier la rédaction du manuel et des documents généraux de description de le documentation. ➋ DEFINIR LES MODALITES DE MAITRISE DES DOCUMENTS Il est préférable de définir ces modalités au début de la construction du système pour les appliquer dès la création des nouveaux documents. Bien que la gestion des enregistrements donne lieu à des paragraphes spécifiques au sein des référentiels, ils peuvent faire l'objet d'une procédure spécifique ou bien être traités au sein d'une procédure unique de gestion documentaire : PROCEDURE DE GESTION DE LA DOCUMENTATION PROCEDURE DE GESTION DES ENREGISTREMENTS Définir les modèles de documents Pour chaque type de document, il est conseillé de définir un support servant de modèle. L'utilisation de modèles permettra de garantir l'homogénéité de la documentation du système et une meilleure identification par ses utilisateurs. Ceci permettra de répondre en partie aux exigences des référentiels imposant que les documents soient lisibles et identifiables. Les documents peuvent être sur support papier (y compris photos et affiches) ou électronique, comme précisé dans les référentiels. Cas des procédures Chaque support de procédure comporte en général, en première page, les éléments suivants : le nom de l'entreprise et/ou de la direction, de la division, de l'unité ; la codification ; il est usuel de définir un système de codification alpha-numérique permettant d'identifier le type de document (PR pour procédure, FO pour formulaire, IM pour imprimé, MO pour mode opératoire / n d'incrément ) ; l'intitulé «révision», «date de révision» ou «indice de révision» ; il peut faire partie de la codification ; un emplacement permettant d'inscrire les noms, les fonctions, les signatures et les dates de signature des personnes ayant réalisé la rédaction, éventuellement la validation / vérification et l'approbation du document ; l'intitulé «pages» ou «nombre de pages» ; un emplacement pour le titre représentatif du contenu du document (non ambigu, précis, complet) et/ou son objet. Il est également possible de faire figurer : un emplacement pour réaliser un historique des révisions mentionnant notamment la nature des modifications ; la «date d'applicabilité» ; les "responsabilités" : les principaux acteurs impliqués dans la procédure peuvent être cités ; l'intitulé «documents de référence» : il s'agit, en général, des documents externes ayant exigé ou induit la création de la procédure ; Certaines informations peuvent être listées au sein de chaque procédure ou bien au sein de documents spécifiques : les «documents associés» : il s'agit, là, des documents du système documentaire en lien avec la procédure (imprimés ) ; il est possible d'établir un récapitulatif général décrivant l'ensemble des procédures et de leurs documents associés ; la liste de «diffusion» récapitulant les personnes, fonctions ou services auxquels chaque document est diffusé ; FC9_V1 4 / 13

5 des informations concernant la conservation de chaque document : «lieu», «responsable» ; des informations concernant l'archivage de chaque document : "lieu", "responsable". Les pages suivantes constituent le corps de la procédure à proprement parler. La modélisation graphique permettant de représenter tout type de processus par l'intermédiaire de logigrammes est usuellement employée. Elle est intéressante dans la mesure où il est possible de représenter de façon extrêmement synthétique un enchaînement de tâches, ainsi que les responsabilités et documents associés. Cependant, son emploi en tant que rédacteur mais surtout en tant qu'utilisateur de la procédure nécessite parfois un apprentissage. Son emploi peut être explicité au sein de la procédure de gestion documentaire ou bien par le biais de sensibilisation ou de formation. MODELES DE PROCEDURES, DE MODES OPERATOIRES, DE CONSIGNES Cas des enregistrements Les formulaires ou imprimés (fiches d'amélioration, rapports d'audits, PV de mesures ) doivent être considérés comme des documents et gérés selon des modalités définies. Ils sont le support opérationnel de réalisation de la procédure (écrite ou non) ; ils deviennent des "enregistrements" lorsqu'ils sont renseignés. Ils sont établis à partir d un support type commun à chaque besoin. Les éléments à faire figurer au minimum sont ceux permettant : l'identification : titre, intitulé du document et codification, l'utilisation de la version pertinente : indice et/ou date de révision de l'imprimé. Il peut également exister d autres supports de documents pour des enregistrements de listes (liste des AES, liste des risques SST, liste des documents du SM ), de planifications, (objectifs d'amélioration, programme d'audits, ou de données (analyse environnementale, évaluation des risques SST) par exemple. Il convient toujours de différencier l'indexation du formulaire (révision 1, 2, 3 du tableau-type par exemple), de l'indexation de son contenu enregistré (liste des AES de l'année 2005, liste des AES de l'année 2006 ). MODELES DE FORMULAIRES Définir les modalités de création Les modalités à définir dans le cadre de la création d'un document (procédure ou imprimé) concernent les étapes suivantes : - Rédaction : élaboration d'un document (original ou révision) sous forme d'une proposition qui sera soumise à la fonction responsable de son approbation. - Vérification : il est possible d'introduire une étape de vérification portant d'une part sur la forme et la terminologie, afin d'assurer une lisibilité et une cohérence de l'ensemble de la documentation, et d'autre part sur le fond, en terme de faisabilité de la mise en application de ce qui est écrit. Cette action est assurée par les services qualité, environnement ou SST, ou bien par le service documentation. - Approbation : acceptation du texte d'un document par la fonction responsable, moyennant, le cas échéant, des modifications précises et décision de mise en application du document. L'étape d'approbation des documents est imposée par les référentiels. Comment formaliser les étapes de validation? Dans le cadre d'une gestion documentaire papier, les étapes de vérification et d'approbation sont formalisées par une signature : pour les procédures, sur leur page de garde, pour les imprimés, sur la procédure dont il dépend ou sur une page spécifique, s'ils ne sont associé à aucune procédure. Les systèmes de gestion informatisée permettent d'établir un circuit de validation électronique du document. Quand? Le besoin de création d'un document peut se manifester dans divers cas : suite à audit, suite à revue de direction, à la demande d'une personne, à la création d'une nouvelle activité Par qui? Le responsable désigné (responsable du système de management) analyse le besoin et, s'il le valide, définit, en concertation avec les personnes concernées, les fonctions en charge des différentes étapes. Il est également possible d'établir un tableau générique des responsabilités en terme de création, rédaction, vérification et approbation par type de documents. Comment s'assurer de la lisibilité de la documentation? Il est bien évidemment primordial que tout document soit adapté la personne destinée à l'utiliser et ce compte-tenu de son contexte socioculturel. C'est pourquoi il est nécessaire que les étapes de rédaction/approbation/vérification permettent de valider la bonne adéquation : de la langue, de la terminologie, du choix du support (affichage de posters ou procédures littéraires), du choix de la rédaction (logigramme ou phrases) FC9_V1 5 / 13

6 Définir les modalités de revue et de révision des documents Les référentiels imposent de "passer en revue" les documents et de les "mettre à jour lorsque nécessaire". La revue consiste à examiner les documents afin de s'assurer qu'ils sont pertinents en terme de contenu, en adéquation avec le besoin et la réalité de ce qui est fait et utiles. En fonction des résultats de cette revue, l organisme décide : Quand? de leur suppression si ceux-ci ne présentent plus de valeur ajoutée, ou du maintien de ceux-ci en l état, ou de réviser les documents : la révision consiste à adapter un document existant de façon à tenir compte des évolutions. Il est nécessaire de définir une périodicité minimale de passage en revue des documents. Ainsi, chaque document n'ayant pas fait l'objet de modification depuis par exemple 2 ans doit systématiquement faire l'objet d'une revue afin de s'assurer qu'il n'est pas obsolète. Il convient également de s'assurer qu'il ne manque pas de document vis à vis des exigences du SM. La révision est mise en œuvre en fonction du besoin (mêmes cas que pour la création mais aussi en cas de modification avérée ou envisagée des pratiques). Par qui? Les responsabilités en terme de revue et de révision sont identiques à celles impliquées lors de la création des documents. Comment? Les systèmes de gestion informatisée offrent des fonctionnalités permettant de déclencher des alertes pour la revue des documents n'ayant pas été modifiés depuis une période donnée. Concernant les révisions de documents, les référentiels exigent d'identifier les modifications. Pour cela, il est possible : d'établir, en page de garde, l historique du document par une description des motifs de la révision et l'identification des parties affectées, de faire figurer une ligne verticale dans la marge à hauteur des parties modifiées, et/ou d'attribuer une police d'écriture ou une couleur différente à la partie modifiée, de résumer les modifications sur un note jointe au document lors de la diffusion. Définir les modalités de communication et de diffusion des documents A qui communiquer les documents? Les destinataires peuvent être des personnes, des fonctions ou bien des services. Les groupes de destinataires, lieux de consultation et gestionnaires de ces derniers peuvent figurer sur chaque document, sur un document associé, ou bien être rassemblés au sein d'une liste commune de diffusion des documents. LISTE DE DIFFUSION DES DOCUMENTS Comment? La diffusion peut être réalisée, selon le mode de gestion utilisé, par la mise à disposition systématique des documents valides sur le réseau informatique ou bien par diffusion d'un exemplaire papier. Dans le cas d'une mise à disposition informatique, les destinataires sont informés (par messagerie en général ). Une sensibilisation particulière sur les modifications peut également être nécessaire. Dans le cas où un même document est à destination de tout un service, il est possible, selon les cas, de le mettre en consultation au niveau d'un "point documentation", ou bien de l'afficher à proximité des points d'utilisation sur un support prévu à cet effet. Un gestionnaire du "point documentation" sera alors désigné. Certains destinataires comme les membres des instances dirigeantes ou comités, des organismes ayant introduit une demande (clients ) ainsi que les auditeurs peuvent être simplement avertis des modifications des documents qui les concernent directement. Comment s'assurer que les destinataires disposent de la version en vigueur des documents? Le responsable de la documentation peut être chargé, lors de la diffusion de nouveaux documents, d'éliminer lui-même les versions antérieures. La liste de diffusion des documents peut comporter le nombre d'exemplaires papier distribués afin de pouvoir les retirer à la péremption. Le responsable désigné peut également prévenir les destinataires que tel document est périmé, charge à ceux-ci d'éliminer les copies obsolètes. Un logiciel de gestion documentaire masque automatiquement les versions périmées. Il est par ailleurs usuel de mettre à disposition une liste des documents en vigueur régulièrement actualisée, disponible sur le réseau intranet ou sur support papier et faisant figurer l'indice de révision de chaque document. LISTE DES DOCUMENTS EN VIGUEUR FC9_V1 6 / 13

7 Définir les modalités de conservation et d'archivage des documents Il convient de conserver les anciennes versions des documents. Les documents périmés peuvent être conservés, sans risque d'utilisation erronée, sous forme : d'original papier comportant la mention "périmé", de fichier informatique, par exemple dans un répertoire "périmés" d'accès limité. Il est alors nécessaire de définir, pour chaque type de document archivé, les lieux, responsables et durée de conservation, ainsi que les responsabilités et mode de destruction. Les conditions d'archivage doivent permettre une bonne conservation des données et peuvent parfois faire l'objet de mesures spécifiques (température, humidité, protection contre l'incendie, l'inondation, les rongeurs, la malveillance, limitation d'accès pour éviter les destructions excessives par ignorance ou abusives par malveillance ). Les conditions de destruction des documents doivent assurer la protection des données confidentielles. Cas des enregistrements Les enregistrements étant les éléments de preuves du fonctionnement du système, la maîtrise de leur conservation est un élément particulièrement important. Leurs règles de gestion doivent permettre d'assurer la possibilité de les retrouver, les consulter et les utiliser aussi longtemps que nécessaire. Quels enregistrements? Il convient dans un premier temps de recenser les différents types d'enregistrements. Les référentiels, ainsi que leurs annexes ou lignes directrices fournissent de nombreux exemples en la matière (Voir 5.Compléments). Les enregistrements peuvent être des documents d'origine : interne : formulaires renseignés, imprimés, listes, recueils de données de type évaluation des risques externe : rapports d'analyses et de mesures, Bordereaux de Suivi de Déchets Dangereux, courriers de l'autorité administrative Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'effectuer une identification interne (tampon, codification. ), mais il convient de maîtriser la gestion et la diffusion du bon document à la bonne personne. Quelles modalités de gestion? Il est ensuite usuel d'établir une liste, définissant, pour chaque famille d'enregistrement : Le lieu de conservation, Les responsabilités pour le classement, la conservation, l'élimination, La durée de conservation. Certaines documents font l'objet d'une durée légale de conservation (3 ans pour les Bordereaux de Suivi de Déchets Industriels, 10 ans pour certains dossiers médicaux ). Ces éléments peuvent également être définis au sein des procédures où il est fait référence à des enregistrements associés. LISTE DES ENREGISTREMENTS RELATIFS A L'ENVIRONNEMENT LISTE DES ENREGISTREMENTS RELATIFS A LA SST Une ou plusieurs listes peuvent être établies. FC9_V1 7 / 13

8 5. Compléments Exemples d'enregistrements cités par les référentiels ISO 14001:2004 (Annexe) : - les enregistrements des réclamations, - les enregistrements relatifs à la formation, - les enregistrements de surveillance des procédés, - les enregistrements de contrôle, d'entretien et d'étalonnage, - les enregistrements pertinents sur les sous-traitants et fournisseurs, - les rapports d'incidents, - les enregistrements relatifs aux tests de préparation aux situations d'urgence, - les résultats des revues de direction, - la décision de communication externe, - les enregistrements des exigences légales applicables, - les enregistrements des aspects environnementaux significatifs, - les enregistrements des réunions environnementales, - l'information sur la performance environnementale, - les enregistrements sur la conformité réglementaire, et - la communications avec les parties intéressées. - les résultats d'audits, ISO 14004:2004 : - les informations sur la conformité aux exigences légales applicables et aux autres exigences applicables auxquelles l'organisme a souscrit, - les détails relatifs aux non-conformités et aux actions correctives et préventives, - les résultats des audits du système de management environnemental et des revues de direction, - l'information sur la composante environnementale des produits (par exemple composition chimique et propriétés), - l'information sur la participation aux formations, - les permis, licences et autres formes d'autorisations légales, - les résultats de l'inspection et des activités d'étalonnage, et - les résultats de la maîtrise opérationnelle (maintenance, conception, fabrication). - les preuves du respect des objectifs/cibles, OHSAS 18002:1999 : entre autres : - dossiers individuels de formation, - rapports d'inspections de sécurité, - rapports d'audit, - résultats de consultations, - rapports d'accident, - rapports de suivi, - surveillance médicale, - résultats de l'évaluation des risques. FC9_V1 8 / 13

9 Exemples d'enregistrements réglementaires en SST Communication de ces documents : Renvoi Fiche n 8 CdT : Code du Travail CSS : Code de la Sécurité Sociale Thème Inspection du Travail Source réglementaire CdT L Accidents CdT L Evaluation des risques Listes des postes à risques CdT R Document demandé Responsabilité Durée de conservation Registre des observations et mises en demeure formulées par l'inspecteur du travail 5 ans Registre des dangers graves et imminents CSS L441 Déclaration d'accident CSS L441-4 Registre des accidents bénins CdT R Document unique des résultats de l'évaluation des risques CdT L CdT R Liste des postes de travail présentant des risques particuliers affectés à des salariés sous contrat de travail à durée déterminée ou temporaire Liste actualisée des travailleurs exposés aux agents chimiques dangereux Fiche d'exposition des travailleurs CdT R Liste des travailleurs exposés à des agents biologiques 10 ans après cessation de l'exposition Risque chimique CdT R Fiches de données de sécurité pour les produits utilisés dans l'établissement Risque biologique Médecine du Travail CdT R Déclaration préalable d'utilisation pour la première fois d'agents biologiques pathogènes CdT R Rapport annuel du médecin du travail Médecin du Travail CdT R Plan d'activité en milieu de travail : études à entreprendre, nombre et fréquence minimaux des visites des lieux de travail Médecin du Travail CdT R Fiche d'entreprise Médecin du Travail CdT R Dossier médical par salarié Médecin du Travail Dossier médical spécial lié à l'exposition à certains risques ou nuisances, par exemple : R Travailleur susceptible d'être exposé à un agent cancérogène, mutagène ou toxique pour la reproduction R Travailleur susceptible d'être exposé à des agents biologiques pathogènes. R Travailleur susceptible d'être exposé à des rayonnements ionisants CdT R Travailleur pour lesquels exposition sonore quotidienne 85 db (A) : - Fiche d'exposition mentionnant les postes de travail occupés, les dates et les résultats des mesurages du niveau d'exposition sonore quotidienne et, s'il y a lieu, du niveau de pression acoustique de crête ; - Modèle des protecteurs individuels fournis et atténuation du bruit qu'ils apportent ; - Dates et les résultats des examens médicaux Médecin du Travail Médecin du Travail Médecin du Travail Médecin du Travail 50 ans après cessation de l'exposition 10 ans après cessation de l'exposition 50 ans après cessation de l'exposition 10 ans après cessation de l'exposition CdT R Fiche d'aptitude par salarié Médecin du Travail FC9_V1 9 / 13

10 Thème Registre de sécurité (éventuellement) Source réglementaire Document demandé Responsabilité Durée de conservation CdT R Dossier de création du service médical CdT L Rapports de vérification et contrôle Cf "Principales vérifications périodiques" -Edition INRS - ED 828, 1999, Comprend notamment : CdT R Dossier de maintenance des lieux de travail 5 ans CdT R CdT R CdT R , 12 CdT R Rapports de contrôles et mesures atmosphériques d'ambiance (si prescrit) Registre incendie (exercices et essais périodiques du matériel) Rapports de vérifications périodiques de certains équipements de travail et EPI Carnet de maintenance de certains équipements de travail Bilan HSCT CdT L236-4 Rapport du bilan HSCT CdT L236-4 CdT L236-4 Programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration de CT Avis du CHSCT concernant le Rapport du bilan HSCT et le programme 5 ans 5 ans 5 ans 5 ans CdT L236-4 PV de la réunion de discussion du rapport CHSCT CdT L236-5 Ordre du jour des réunions du CHSCT Intervention d'entreprises extérieures Chantiers clos et indépendants CdT L CdT R PV des réunions du CHSCT Registre des avis du CHSCT sur les dangers graves et imminents CdT R Descriptif des interventions d'entreprises extérieures CdT R Plan de prévention A. 26/04/96 Protocole de sécurité CdT R CdT R CdT R Courrier signalant l'ouverture des travaux pour les intervention soumises à un plan de prévention Plan général de coordination en matière de sécurité et de protection de la santé (PGCSPS) Plan particulier de sécurité et de protection de la santé (PPSPS) CdT R Plan particulier de sécurité et de protection de la santé : opérations de bâtiment ou de génie civil Sécurité Sociale CSS L Déclaration concernant l'utilisation de procédés de travail susceptibles de provoquer les maladies professionnelles Maître d œuvre Coordonnateur SST Entrepreneur FC9_V1 10 / 13

11 Exemples de consignes et procédures imposées par le Code du Travail Thème Prévention du risque chimique Article du Code du Travail Document demandé R Procédures de travail, notamment dispositions assurant la sécurité lors de la manutention, du stockage et du transport sur le lieu de travail des agents chimiques dangereux et des déchets contenant de tels agents. Procédures d entretien régulières pour le matériel impliquant des agents chimiques dangereux R Procédures à mettre en œuvre pour assurer la surveillance des installations et des appareils de protection collective, notamment pour détecter d'éventuelles défaillances R Procédures pertinentes en cas d accident, d incident ou d urgence dû à la présence d agents chimiques dangereux R Notice pour chaque poste de travail ou situation de travail exposant les travailleurs à des agents chimiques dangereux, destinée à informer les travailleurs des risques auxquels leur travail peut les exposer et des dispositions prises pour les éviter. Elle rappelle les règles d'hygiène applicables ainsi que, le cas échéant, les consignes relatives à l'emploi des équipements de protection collective ou individuelle R Procédures et méthodes de travail appropriées d utilisation d un agent cancérogène, mutagène ou toxique pour la reproduction Prévention du risque biologique Ambiance des lieux de travail Prévention des incendies et des explosions-évacuation R Procédures permettant en toute sécurité, le cas échéant, après un traitement approprié, d effectuer le tri, la collecte, le stockage, le transport et l élimination des déchets par les travailleurs R Consigne de sécurité interdisant l introduction de nourriture et de boissons, d articles pour fumeurs, de cosmétiques et de mouchoirs autres que les mouchoirs en papier R Procédure à suivre en cas d accident ou d incident grave mettant en cause un agent biologique pathogène. Procédure à suivre lors de la manipulation de tout agent biologique du groupe 4, notamment lors de l élimination de celui-ci. R Procédures et méthodes de travail et mesures de protection et de prévention correspondantes ; Plan d urgence pour la protection des travailleurs contre l exposition aux agents biologiques des groupes 3 ou 4 du fait de la défaillance du confinement physique. R Consignes de travail adaptées à la nature de l exposition à des émissions radioactives et aux opérations envisagées. R Consigne d utilisation, dispositions prises pour la ventilation et mesures à prendre en cas de panne des installations. R Règles d entretien périodique du matériel d'éclairage R Document de planification du contrôle de l exposition au bruit, si besoin R Consigne en cas d'incendie Equipements de travail R Instructions ou consignes d utilisation ou de maintenance de ces équipements de travail Equipements de protection individuelle Dispositions particulières R Procédure en cas de transport des charges au-dessus des personnes, dans le cas où cela est requis pour le bon déroulement des travaux. R Procédure lorsqu une charge doit être levée simultanément par deux ou plusieurs équipements de travail servant au levage de charges non guidées R Instructions ou consignes concernant les équipements de protection individuelle et de leurs conditions de mise à disposition. R Consigne écrite des conditions d emploi et de surveillance des jeunes travailleurs de moins de dix-huit ans effectuant des travaux en élévation sur les chantiers de bâtiment Entreprises extérieures R Consignes de sécurité Opérations de bâtiment ou de génie civil R Consignes SST Services de santé au travail R Consignes à observer pour assurer les premiers secours aux victimes d accidents et aux malades R Consigne reprenant les dispositions prises en liaison notamment avec les services de secours d urgence extérieurs à l entreprise concernant les premiers secours aux accidentés et aux malades FC9_V1 11 / 13

12 Exemples d'enregistrements réglementaires en environnement Thème Source réglementaire Document Durée de conservation Installations Classées Déchets Air Décret du 21/09/1977 Arrêté préfectoral d'autorisation d'exploiter Dossiers de déclaration Dossiers de demande d'autorisation d'exploiter Récépissés de déclaration Arrêté préfectoral d'autorisation d'exploiter Arrêté ministériel de prescriptions générales Rapports de surveillance Rapports communiqués à l'inspection des IC Agréments des organismes de contrôle Tant que l'installation est exploitée Tant que l'installation est exploitée Arrêté du 29/06/2004 Bilan de fonctionnement Tant que l'installation est exploitée Arrêté du 24/12/2002 Arrêté ministériel de prescriptions générales pour les IC soumises à déclaration Décret du 30/07/1998 Décret du 30/05/2005 LIENHYPERTEXTELIE NHYPERTEXTEArrêté du 29/07/05 Arrêté du 07/07/05 Décret du 21/09/1977 Décret du 01/04/1992 Décret du 02/02/1987 Arrêté du 28/01/1999 Décret du 07/12/1992 Arrêté du 10/02/1993 Décret du 11/09/1998 Décret du 16/09/1998 Eau Code Santé Publique - art.l Déclaration annuelle des émissions polluantes des installations classées soumises à autorisation Déclaration d'accident ou de pollution accidentelle Fiches de données de sécurité des produits dangereux Registre entrée/sortie des produits dangereux indiquant la nature et la quantité Permis de travail et/ou permis de feu Documents justificatifs de l'élimination des DIS Récépissé de déclaration en Préfecture pour les transporteurs de déchets Bordereaux de Suivi de Déchets Dangereux Registre des déchets Déclaration annuelle Arrêté préfectoral d'autorisation d'exploiter pour les installations d élimination de déchets industriels provenant d'installations classées Agréments pour les récupérateurs de ces emballages dont les détenteurs ne sont pas les ménages Récépissé de déclaration au Préfet pour les appareils contenant des PCB/PCT Agrément pour les éliminateurs Agrément pour les opérations de regroupement, collecte et transport d'huiles usagées Agrément pour l'élimination d'huiles usagées Fiche d'entretien pour les équipements frigorifiques et climatiques comportant certains fluides frigorigènes Qualification ou certification des entreprises effectuant l'entretien des équipements frigorifiques et climatiques comportant certains fluides frigorigènes Livret de chaufferie pour chaudières de puissance comprise entre 400 kw et 50 MW Agrément pour les organismes de contrôle sur chaudières de P>1MW Autorisation de rejet de la part de l'exploitant des réseaux, dès lors qu'il y a déversement d'effluents autres que sanitaires dans un réseau d'assainissement collectif (peut prendre la forme d'une convention de rejets) 3 ans 3 ans (transporteurs, éliminateurs) / 5 ans (producteurs) Tant que l'installation est exploitée FC9_V1 12 / 13

13 Exemples de consignes et modes opératoires imposés par la réglementation environnement Arrêté ministériel de prescriptions générales pour les IC soumises à déclaration : - Consignes de sécurité : interdiction d'apporter du feu sous une forme quelconque, dans les parties de l'installation concernées par le risque "incendie" et "atmosphères explosives", obligation du "permis de travail" procédures d'arrêt d'urgence et de mise en sécurité de l'installation (électricité, réseaux de fluides), mesures à prendre en cas de fuite sur un récipient ou une canalisation contenant des substances dangereuses, moyens d'extinction à utiliser en cas d'incendie, procédure d'alerte avec les numéros de téléphone du responsable d'intervention de l'établissement, des services d'incendie et de secours, etc - Consignes d'exploitation : modes opératoires, fréquence de contrôle des dispositifs de sécurité et de traitement des pollutions et nuisances générées, instructions de maintenance et de nettoyage. FC9_V1 13 / 13