L ASSURANCE COLLECTIVE

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1 SOMMAIRE Ce document a été rédigé afin de faciliter l administration quotidienne de votre contrat d assurance collective. Quelques notions générales sur l assurance collective vous sont présentée. Celles-ci vous permettront d identifier les caractéristiques de tout contrat d assurance collective. L administration de votre contrat est un processus crucial pour la viabilité de votre régime d assurance. L adhésion, la facturation, la gestion des changements et des demandes de règlements constituent vos principales responsabilités. Cette partie vous permettra de mieux comprendre votre rôle d administrateur et de fournir les documents requis par l assureur selon les circonstances. Des renseignements sur l environnement légal et fiscal ont été précisés puisque ceux-ci ont un impact sur l administration de votre régime. Ce document ne saurait répondre à toutes les questions soulevées quotidiennement par la gestion de l assurance collective. Par un survol des principales règles et pratiques qui en découlent, nous espérons en faciliter la compréhension. De plus, votre assureur (ou votre gestionnaire), quel qu il soit, met à votre disposition un guide administratif qui vous donnera plus de détails sur l administration particulière de votre régime. Pour toutes questions ou renseignements supplémentaires, n hésitez pas à communiquer avec nous. Samson Groupe Conseil Tél. : ou Courriel : sgc@samsongroupeconseil.com L assurance collective Qu est-ce que l assurance collective? Quels sont les groupes assurables? Quelles sont les caractéristiques fondamentales à tout contrat collectif? Qui est admissible? Quand un employé est-il admissible? Pourquoi la participation est-elle obligatoire? Quoi faire si un employé ne veut pas adhérer? Quels sont les avantages à détenir une assurance collective? Synthèse du rôle de l administrateur Résumé du programme actuel L administration de votre contrat est un processus crucial pour la viabilité de votre régime d assurance. Samson Groupe Conseil inc.

2 Qu est-ce que l assurance collective? L assurance collective permet de protéger sous un même contrat un nombre variable de personnes faisant partie d un même groupe. Les parties prenantes du contrat sont l assureur et l employeur et, dans certains cas, la partie syndicale. Il n y a pas de contrat entre l assureur et l employé assuré. Il s agit d un contrat d adhésion par lequel l employé admissible adhère à l assurance et reçoit, faute de contrat, une brochure et une attestation d assurance (certificat). Le but du contrat est d assurer des catégories de personnes et non pas des individus désignés. Quels sont les groupes assurables? De façon générale, il faut au moins trois personnes, liées par le travail auprès d un même employeur pour qu un groupe soit formé. Les entreprises publiques et privées ainsi que les associations professionnelles peuvent être preneurs d un contrat collectif. Le seul fait de vouloir se regrouper afin d obtenir une assurance collective ne permet pas d avoir un groupe assurable. Quelles sont les caractéristiques fondamentales de tout contrat collectif? Travail à temps plein La caractéristique la plus importante sur laquelle repose tout contrat d assurance collective exige que l employé travaille à temps plein. Ce faisant, il est permis de croire qu il est en bonne santé et par conséquent, être assuré sans preuve de bonne santé. La possibilité de s assurer sans preuve d assurabilité est donc prévue lorsque certaines conditions sont remplies ; une preuve de santé est sinon nécessaire. Choix prédéterminé des garanties Un employé doit détenir les garanties d assurance prévues par le régime. Règle générale, il ne peut choisir ni le montant d assurance vie, ni les garanties qu il désire. Seule l assurance vie facultative, lorsque disponible dans le contrat, peut être choisie à tout moment par l employé. Le fait qu un employé ne puisse ni choisir le montant de protection, ni le moment pour s assurer permet aux assureurs d éviter l anti-sélection qui apparaîtrait inévitablement puisque seuls ceux qui sont en mauvaise santé choisiraient de s assurer. Samson Groupe Conseil inc. 2

3 Déduction sur le salaire Le coût de l assurance (prime) est perçu sous forme de retenue ou déduction sur le salaire. Le montant global ainsi retenu est remis à l assureur et cette mesure élimine la nécessité de recouvrer individuellement la prime auprès de chaque individu. Il est à noter que certains contrats sont entièrement payés par l employeur sauf pour la garantie d assurance vie facultative qui est défrayée par l employé. Contribution de l employeur L employeur contribue généralement à 50% de la prime. Afin de s assurer de la viabilité d un contrat d assurance, soit de la suffisance des primes pour couvrir les risques à venir, les assureurs exigent que les employeurs contribuent au coût de l assurance. Dans certains cas, seuls les individus admissibles contribuent alors que dans d autres cas, le seul cotisant est l employeur, mais il s agit de cas particuliers. Répartition du risque L assureur vise à atteindre une répartition du risque. Il doit y avoir suffisamment d employés assurés dans le groupe pour éviter des fluctuations importantes du nombre et des sinistres. Plus le groupe est grand, plus on a une bonne répartition des risques à travers l ensemble du groupe. Qui est admissible? L employeur détermine quelles catégories d emplois seront admissibles à l assurance. De plus, l employé travaillant à temps plein, sur une base permanente et selon un nombre d heures prévues au contrat est admissible. Ainsi, les employés travaillant moins de 20 heures par semaine sont habituellement exclus. Quand un employé est-il admissible? L employé qui a complété une période d emploi à temps plein stipulée au contrat est admissible à l assurance. En général, cette période équivaut à une période probatoire ou d essai. Dans d autres cas, l employé est admissible dès son premier jour d emploi à temps plein. Le contrat stipule le délai à appliquer selon les catégories d emplois et non selon les individus. Dans tous les cas, l employé doit être au travail au moment où son assurance entre en vigueur (sauf dans les cas prévus au contrat). Samson Groupe Conseil inc. 3

4 Pourquoi la participation est-elle obligatoire? L assureur exige une participation obligatoire pour éviter que seuls les mauvais risques ne soient assurés, ce qui entraînerait une augmentation ponctuelle et astronomique des coûts des régimes. L employeur qui a un employé admissible refusant d adhérer à l assurance s expose à des risques de poursuite de la part de cet employé ou de sa succession car celui-ci pourrait devenir invalide ou même décéder en cours d emploi. De plus, avec l entrée en vigueur de la Loi sur l assurance-médicaments, c est maintenant le gouvernement qui édicte les règles de participation. Toute personne qui est admissible à une assurance collective ou à un régime d avantages sociaux non assurés (régime auto-assuré) prévoyant une garantie d assurance accident/maladie doit y adhérer, incluant ses personnes à charge. Dans un contrat d assurance collective, la couverture des médicaments fait partie de la garantie d assurance maladie complémentaire. D autres garanties comme l assurance vie, l assurance salaire et les soins dentaires composent les régimes. Ces garanties sont indissociables et à moins d avoir une couverture d assurance maladie ou dentaire avec son conjoint, l employé doit opter pour toutes les garanties prévues dans le régime. Quoi faire si un employé ne veut pas adhérer? L obligation vient de la Loi et à partir du moment où l employé est admissible, il doit être couvert. Nul ne peut se soustraire aux obligations de contribuer aux régimes d État tels que la R.R.Q. et l A.-E. ou de payer de l impôt. La même obligation s applique dorénavant à l assurance-médicaments prévue dans les régimes d assurance collective et puisque les autres garanties font partie d un même régime d assurance, l employé a l obligation d adhérer à toutes les garanties. Détenir une assurance collective fait partie des avantages sociaux et, de ce fait, de la rémunération globale dont un employé bénéficie. Elle fait partie intégrante des conditions d emploi dans l organisation. Elle a l avantage de garantir la couverture de l employé et de chacune de ses personnes à charge admissibles sans preuve médicale et à un coût moindre qu une assurance individuelle. De plus, lorsque l employé quitte son emploi, il peut se prévaloir d une assurance vie individuelle sans preuve médicale s il exerce son choix dans le délai prescrit. Samson Groupe Conseil inc. 4

5 Quels sont les avantages à détenir une assurance collective? Rémunération de l employé L assurance collective est une composante de la rémunération puisque la portion défrayée par l employeur procure à l employé une protection pour laquelle il n a pas à débourser. L employé qui aurait à payer pour une protection équivalente en assurance individuelle paierait généralement plus cher. En consacrant une partie de ses revenus après impôt à l assurance, c est encore plus d argent avant impôt qui serait requis. Sécurité financière Au cours de la dernière décennie, le gouvernement a transféré plusieurs dépenses aux assureurs. Les frais pour les examens de la vue, les services dentaires pour les enfants de 10 à 16 ans, le coût de la chambre semi-privée, les frais hors Canada ont été réduits en grande partie ou, dans certains cas, totalement transférés aux assureurs privés. Le virage ambulatoire favorisant les chirurgies d un jour et la prise en charge des patients par les ressources privées de même que l entrée en vigueur de l assurance-médicaments démontrent une fois de plus la nécessité d avoir recours à une assurance privée pour se prémunir contre des risques majeurs pouvant affecter la sécurité financière des employés et leur famille. Simplicité et rapidité L employé remplit un formulaire d adhésion. Lui et ses personnes à charge, le cas échéant, seront couverts immédiatement s ils satisfont les délais et les critères d admissibilité prévus au contrat. Facilité des paiements de primes Le coût de l assurance déduit du salaire des employés simplifie le paiement de la prime et l administration tant pour l employeur, l assureur et l employé qui, quant à lui, n a pas à se soucier d effectuer les paiements. Garantie d assurabilité Dès que l employé adhère à l assurance dans les délais prescrits, aucune preuve de santé n est nécessaire. De plus, au moment du départ de l employé, celui-ci dispose d une période de 31 jours pour transformer son assurance vie collective (et parfois celle de ses personnes à charge) en assurance individuelle sans preuve d assurabilité. Samson Groupe Conseil inc. 5

6 Garantie d exonération des primes Généralement, les garanties d assurance vie et d assurance salaire sont maintenues sans paiement de primes, après un délai de carence prévu au contrat, tant que l employé satisfait les exigences de la définition d invalidité. Couverture complémentaire hors Québec En plus de fournir une couverture complémentaire aux régimes d État, la garantie d assurance maladie procure généralement une couverture pour des soins de santé et d assistance lorsque l employé requiert des soins d urgence à l extérieur de la province de résidence. Samson Groupe Conseil inc. 6