# 07 Charte de l audit interne

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1 Politiques et bonnes pratiques # 07 de l audit Direction générale fédérale Service Redevabilité & Qualité Janvier 2015 Approuvé par le Comité des audits Juin 2013 Approuvé par le Directoire fédéral Juillet 2013 Actualisé par le Comité des audits Décembre 2014 Document Accès autorisé aux organismes partenaires

2 I. Le rattachement et l organisation de l audit La présente charte définit et précise le rôle et les mécanismes de réalisation de l audit 1 au sein de Handicap International. Les droits et les devoirs des auditeurs et des audités sont également définis afin de garantir le respect des règles éthiques, déontologiques et organisationnelles applicables au sein de Handicap International. Cette charte d audit se réfère aux normes internationales 2 pour la pratique professionnelle de l audit. Dans notre association, l audit dépend de deux entités : 1) La première entité est le Comité des audits, instance inter-directions rattachée hiérarchiquement à la Direction générale fédérale Sa composition est la suivante : Le représentant du Conseil d administration fédéral désigné par le Président du CA La Direction générale (le responsable du service Redevabilité & Qualité, qui anime le Comité) Le Directeur général adjoint Collecte et Communication La Directrice générale adjointe Finances La Directrice générale adjointe Opérations et Ressources Techniques Le Directeur des Ressources Techniques Le responsable Stratégie Financements institutionnels La Directrice des Ressources humaines Le Directeur Logistique et Système d Information 2 1. La définition de l audit donnée par l IFACI est la suivante : «L audit est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer et contribue à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle et de gouvernement d entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité.» 2. Source : Institut français de l audit et du contrôle s (IFACI), Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l audit, janvier 2011.

3 Ce comité a pour fonctions : D identifier et d analyser : les exigences des autorités, bailleurs de fonds, organismes de contrôle ; les enjeux, les priorités et les risques, les vigilances à exercer ; l'ensemble du dispositif de contrôle ; la qualité de la gestion de l organisation ; les causes de satisfaction ou de dysfonctionnements transversaux. De proposer : un programme d audits s ; des préconisations pour l amélioration des dispositifs et processus comprenant des actions préventives et correctrices ; les éléments nécessaires à l organisation annuelle de la revue de Direction sur les questions de contrôle, de gestion des risques et de redevabilité. De suivre : l avancée des différentes actions préventives ou correctrices planifiées ; la mise en œuvre des recommandations ; les audits s réalisés et leurs enseignements. 2) La seconde entité est le service Redevabilité & Qualité 3 Ce service a pour fonctions, notamment : d animer le Comité des audits ; de planifier les audits s proposés par le Comité des audits ou décidés sur la propre initiative du Directoire ; de recruter les auditeurs à qui la mission d audit sera confiée 4 ; d informer les différentes instances des résultats et enseignements des audits s ; de préparer le suivi des recommandations des différents audits pour le Comité des audits. Les rapports Le Comité des audits, à qui sont rapportés les résultats des missions d audits s, rend compte annuellement aux organes dirigeants fédéraux (Directoire, Président et Conseil d administration). Les rapports concernent le niveau global de maîtrise des opérations et les problèmes significatifs constatés au niveau du management des risques, du contrôle et de la gouvernance de l association, mais aussi les améliorations potentielles de ces processus. 3 Le responsable du service Redevabilité & Qualité communique régulièrement à la Direction générale et au Comité des audits les informations sur le degré d avancement et les résultats du plan d audit annuel, ainsi que sur le caractère suffisant des ressources de son activité. 3. Outre son implication sur la question des audits, le service conduit d autres activités relatives aux enjeux de qualité, de déontologie, d évaluation, de transparence et de redevabilité. 4. Actuellement à Handicap International, l audit n est pas organisé au sein d un service tout entier dédié à la réalisation des audits. Dans l attente de la création d un service d audit, les missions d audit sont externalisées. C est le service Redevabilité & Qualité, disposant d un budget annuel lui permettant de recruter des consultants, qui identifie et recrute l auditeur externe à qui sera confiée chaque mission.

4 II. Le périmètre de l audit III. La participation des audités Le périmètre de mise en œuvre de l audit s étend à l ensemble de l organisation fédérale et aux associations nationales, dans les pays d implantation des différentes entités du réseau fédéral et dans les pays d intervention de l organisation. Les activités d audit sont réalisées : soit sur la base d une planification annuelle, proposée par le Comité des audits, sur la base des priorités identifiées pour l'évaluation régulière des processus ; soit en réponse à des événements particuliers, sur requêtes spécifiques adressées par les dirigeants, modifiant de facto la planification annuelle élaborée par le Comité 5. Le déclenchement des audits programmés, comme ceux non prévus, font l'objet d'une approbation de la Direction générale au titre du Directoire ou a minima de l une des directions membres du Directoire 6. Les services opérationnels et fonctionnels de l organisation susceptibles d être audités doivent mettre à la disposition des auditeurs mandatés l ensemble des informations, documents, locaux, biens et personnes qui ont un rapport direct ou indirect avec l objet de la mission d audit. Les informations et documents confiés à l audit durant les missions seront traités avec le niveau de confidentialité requis. 4 L audit intervient dans tous les domaines ou processus administratifs, comptables et financiers, fonctionnels ou opérationnels. 5. La programmation annuelle des audits s, répondant aux priorités identifiées au niveau global, ne se substitue pas aux initiatives de contrôle ni aux mesures de vérification mises en œuvre par les managers à l égard des activités qu ils encadrent, cela dans le cadre des responsabilités managériales relatives au contrôle. 6. L audit d une activité ou d un service peut être décidé par l une des directions fédérales qui, selon les cas, informera le service Redevabilité & Qualité (Direction générale fédérale) à des fins de coordination, voire demandera son appui pour la réalisation de la mission.

5 IV. Le code de conduite des auditeurs V. Le déroulement d une mission d audit Il est attendu des auditeurs qu ils respectent et appliquent les principes fondamentaux suivants 7 : Indépendance Les auditeurs sont identifiés et recrutés en dehors de la structure (Fédération ou associations nationales) et ne doivent pas être impliqués dans la conception ou l accomplissement de tâches opérationnelles pour l organisation 8. Intégrité L intégrité des auditeurs est à la base de la confiance et de la crédibilité accordées à leur jugement. Objectivité Les auditeurs montrent le plus haut degré d objectivité professionnelle en collectant, évaluant et communiquant les informations relatives à l activité ou au processus examiné. Les auditeurs évaluent de manière équitable tous les éléments pertinents et ne se laissent pas influencer dans leur jugement par leurs propres intérêts ou par autrui. Confidentialité Les auditeurs respectent la valeur et la propriété des informations qu ils reçoivent ; ils ne divulguent ces informations qu avec les autorisations requises, à moins qu une obligation légale ou professionnelle ne les oblige à le faire. Compétence 9 Les auditeurs utilisent et appliquent les connaissances, savoir-faire et expériences requis pour la réalisation de leurs travaux. La réalisation d une mission d audit se décompose en plusieurs phases : 1) Une lettre de mission est établie avant toute intervention. Elle est signée par le responsable du Comité des audits. Cette lettre est adressée au responsable de l entité ou du service audité, avec information de sa hiérarchie. Elle définit le cadre de la mission et précise les éléments nécessaires à une compréhension réciproque entre l auditeur et les services audités (objet, cadre et nature des travaux, date et durée de la mission). Cette lettre permet de simplifier la mise en œuvre de la mission, et notamment de faire coïncider les plannings de travail de l auditeur et des audités. Les rencontres et réunions nécessaires à la réalisation de la mission seront ainsi plus facilement planifiables. 2) Avant toute investigation, une phase préparatoire permet de rechercher, de recueillir des informations et de prendre connaissance du domaine ou du service audité à partir d entretiens et d analyses documentaires. 3) Pendant la phase de vérification et d analyse, les auditeurs identifient les forces et les faiblesses du domaine audité et procèdent à une analyse contradictoire des causes et des conséquences identifiées. Tout au long de leur mission, les auditeurs informent régulièrement le responsable du Comité des audits Conformément au Code de Déontologie de l IIA (www.ifaci.com). 8. La création ultérieure d'un service d'audit pourra entraîner l'aménagement de cette disposition. Les auditeurs permanents qui seraient recrutés ne devront pas être impliqués dans des tâches opérationnelles pour l'organisation. 9. Les auditeurs sont sélectionnés pour leur maîtrise des techniques d audits mais aussi pour leur connaissance de l organisation et des secteurs d activités concernés.

6 4) La conduite des investigations terminée, les auditeurs établissent un rapport rendant compte de la situation constatée et des propositions d amélioration. Une version provisoire du rapport est analysée avec les audités et les services concernés qui font état de leurs remarques avant la diffusion définitive du document. 5) Les services ou entités audités valident les comptes rendus des entretiens réalisés par les auditeurs et donnent une analyse objective des conclusions de l audit qui les concernent. 6) Consécutivement aux recommandations établies dans le rapport d audit, un plan d action est défini et décidé par le responsable de l entité auditée et sa hiérarchie. Selon l importance ou la nature des recommandations, le Comité des audits décide de participer ou non à la définition du plan d action. Le plan d action définit les moyens avec lesquels les recommandations seront mises en œuvre par les responsables identifiés. 7) Le Comité des audits doit s assurer de la mise en œuvre des recommandations en s informant auprès de la direction concernée de l état d avancement des plans d actions. VI. Relation de l audit avec le contrôle et le management des risques L activité d audit fournira aux dirigeants une meilleure maîtrise de la gouvernance associative (dispositif comprenant les processus et structures mis en place afin d informer, diriger, gérer et piloter les activités de l organisation en vue de réaliser ses objectifs). L exploitation des rapports d audits s permettra au Comité des audits de formuler des recommandations appropriées en vue de l amélioration du pilotage, du contrôle et du management des risques. L audit doit aider l organisation à maintenir un dispositif de contrôle approprié, en évaluant son efficacité et son efficience et en encourageant son amélioration continue. Cette évaluation doit porter sur les aspects suivants : Fiabilité/intégrité des informations financières et opérationnelles Efficacité et efficience des opérations et des programmes Protection des actifs Respect des lois, règlements, politiques, règles, procédures et contrats. 6 De même, l audit contribuera au management des risques, en s assurant que : les objectifs de l organisation sont cohérents avec sa mission et y contribuent ; les risques significatifs sont identifiés et évalués ; les modalités de traitement des risques retenues sont appropriées et en adéquation avec l appétence pour le risque de l organisation ; les informations relatives aux risques sont recensées et communiquées en temps opportun au sein de l organisation.

7 Annexe Schéma des décisions et relations entre les différentes entités INSTANCES FÉDÉRALES Conseil d'administration Directoire Gouvernances des associations nationales et de la fondation Présidents et directeurs Contribution à la programmation Information sur le programme annuel d audits en début de cycle Transmission des résultats en fin de cycle Comité des Audits Priorisation des thèmes d'audit Analyse des résultats Suivi de mise en œuvre des recommendations d'audits SERVICE REDEVABILITÉ & QUALITÉ Programmation TDR Recrutement auditeurs Suivi et reporting 7 AUDIT Entité, service, programme audité Thème Y audité Transmission des conclusions et recommandations

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