Règlement sur les finances de la Haute école spécialisée bernoise (RFin)

Transcription

1 Règlement sur les finances de la Haute école spécialisée bernoise (RFin) Le conseil de l école de la Haute école spécialisée bernoise, vu l article, alinéa 1, lettre l de la loi du 19 juin 00 sur la Haute école spécialisée bernoise (LHESB) 1 et l article 4, alinéa 5 de l ordonnance du 5 mai 004 sur la Haute école spécialisée bernoise (OHESB), arrête : 1. Dispositions générales Objet et champ d application 1 Art. 1 Le présent règlement fixe les règles de gestion des finances de la Haute école spécialisée bernoise. Il répartit les tâches, les compétences et les responsabilités en matière financière dans le cadre de la législation sur la Haute école spécialisée bernoise. Il s applique à toutes les unités administratives et à tous les membres du personnel de la Haute école spécialisée bernoise. Financement 1 Art. La Haute école spécialisée bernoise se finance notamment par les moyens suivants : a la subvention annuelle du canton de Berne, b les subventions de base ainsi que les contributions aux investissements et les contributions aux projets de la Confédération, c les contributions qui lui sont versées par étudiant ou étudiante en vertu de conventions intercantonales, d les taxes d études, e les contributions de tiers. L ensemble des moyens financiers font partie de la fortune de la Haute école spécialisée bernoise. Principes Art. La Haute école spécialisée bernoise se laisse guider dans la gestion de ses finances par les principes suivants : a elle gère l ensemble des moyens financiers mis à sa disposition de façon responsable en les employant avec économie, mais aussi avec 1 RSB RSB Berner Fachhochschule Haute école spécialisée bernoise Bern University of Applied Sciences Page 1

2 pertinence et selon les principes de la Nouvelle gestion publique, quelle qu en soit l origine ; b les différentes unités administratives de la Haute école spécialisée bernoise et, en leur sein, les personnes compétentes en la matière gèrent les moyens financiers mis à leur disposition sous leur propre responsabilité selon la réglementation en vigueur ; c il incombe à la Haute école spécialisée bernoise d effectuer les différentes opérations financières dans les règles, en toute transparence et en pleine clarté ainsi que de les présenter de manière exhaustive et véridique (pour les opérations financières de même type, elle applique les mêmes normes) ; d la Haute école spécialisée bernoise ne tolère aucun avantage financier personnel ni aucune transaction financière illégale de la part des membres de son personnel.. Planification financière, comptabilité et reporting Principes Art. 4 Les tâches, les compétences et les responsabilités en matière financière doivent être consignées dans un tableau, qui est soumis à l approbation du recteur ou de la rectrice. Planification financière 1 Art. 5 La planification financière de la Haute école spécialisée bernoise sert à l exécution du mandat de prestations et à la mise en œuvre de la planification stratégique. L unité Services (finances et controlling) définit les mesures et cycles de planification financière tels que la planification financière à moyen terme, la budgétisation et l extrapolation selon les prescriptions du recteur ou de la rectrice. La mise en application de ces prescriptions s effectue au sein des départements. Le conseil de l école approuve le budget de la Haute école spécialisée bernoise. Comptabilité 1 Art. 6 La comptabilité prévue dans le cadre de la législation sur la Haute école spécialisée bernoise comporte notamment les éléments suivants : a la comptabilité financière, b les normes en matière de présentation des comptes, c le compte des investissements, d le calcul des coûts (comptabilité analytique) et le calcul des prestations, e la gestion des liquidités. Berner Fachhochschule Haute école spécialisée bernoise Bern University of Applied Sciences Page

3 La comptabilité analytique (lettre d), aussi bien que les clés de répartition, sont établies conformément aux règles définies par la Confédération et selon les prescriptions de la Haute école spécialisée bernoise (manuel de controlling). Reporting 1 Art. 7 Le reporting sert à la fixation des conditions de communication des résultats financiers. Il comporte notamment les éléments suivants : a le rapport de gestion et les comptes annuels, qui se composent du bilan, du compte de résultat, de l état du capital propre, du tableau des flux de trésorerie et d une annexe, b le rapport sur l exécution des prestations et les rapports intermédiaires. Les comptes annuels sont révisés par le Contrôle des finances du canton de Berne. Le conseil de l école arrête le rapport de gestion ainsi que le rapport sur l exécution des prestations et les rapports intermédiaires 4.. Contributions de tiers Définition 1 Art. 8 Sont considérées comme des contributions de tiers notamment les recettes générées au nom de la Haute école spécialisée bernoise, à savoir a les recettes provenant des projets de recherche et de développement, b les recettes provenant des prestations de services de droit public ou de droit privé, c les recettes provenant des cours de formation continue, d les recettes provenant des actions de sponsoring ainsi que les fonds et les dons alloués par des tiers, e les recettes provenant des droits de la propriété immatérielle acquis dans le cadre de l engagement de collaborateurs ou de collaboratrices à la Haute école spécialisée bernoise, f les recettes provenant des placements effectués au moyen des contributions de tiers. Parmi les contributions de tiers mentionnées à la lettre a, il y a notamment a les contributions de la Commission pour la technologie et l innovation (CTI) et celles du Fonds national suisse (FNS), les programmes de recherche de l Union européenne ainsi que d autres programmes article, alinéa 1, lettre g et article 46 LHESB. 4 article, alinéa 1, lettre h et article 46 LHESB ainsi qu article 69c OHESB. Berner Fachhochschule Haute école spécialisée bernoise Bern University of Applied Sciences Page

4 financés par les pouvoirs publics, b les recettes provenant des travaux de recherche et de développement menés en interne ou pour le compte d autrui. Les contributions de tiers font partie de la fortune de la Haute école spécialisée bernoise. Calcul des prix pratiqués à l égard de tiers 1 Art. 9 Pour la prestation de services et la formation continue, les prix doivent en principe couvrir les coûts et s aligner sur les tarifs du marché. Les taux de couverture des coûts à atteindre sont fixés à l annexe du mandat de prestations. Coûts de projet Art Les heures de travail dans la recherche appliquée et le développement, dans la prestation de services ainsi que dans la formation continue sont enregistrées par projet. Ce relevé peut se faire sur la base des heures de travail prévues ou réellement effectuées par projet. Pour le calcul des coûts de projet, ce sont les taux horaires réévalués périodiquement par l unité Services (finances et controlling) qui s appliquent. Les coûts de projet comprennent également les frais de matériel et d infrastructure engendrés directement par le projet. 4 Sur les projets financés par des contributions de tiers, il est perçu, en règle générale, une redevance pour couvrir les frais d administration. Le montant de cette redevance est fixé conformément aux prescriptions cantonales. L unité Services (finances et controlling) règle les détails par voie de directives. Rendement du projet Art Le rendement du projet s obtient en déduisant les coûts de projet des contributions de tiers. Le rendement du projet dans la recherche appliquée et le développement est imputé sur les contributions de tiers. Pour la prestation de services et la formation continue, les contributions de tiers se voient imputer en outre les coûts indirects selon une juste proportion. Utilisation des contributions de tiers Art. 1 1 Les contributions de tiers sont en principe à la disposition du département qui les a générées. Le recteur ou la rectrice décide des exceptions à cette règle. Les contributions de tiers servent à l amélioration des infrastructures, à la couverture des risques pour les projets existants ou nouveaux, au démarchage pour des projets, à la protection des droits de la propriété immatérielle ainsi qu à l entretien et à l élargissement des compétences. Berner Fachhochschule Haute école spécialisée bernoise Bern University of Applied Sciences Page 4

5 Le ou la responsable de département détermine l utilisation des contributions de tiers conformément à l alinéa. Le recteur ou la rectrice peut autoriser ou décider l affectation de ces contributions à d autres usages. 4 Si les taux de couverture des coûts prévus à l article 9, alinéa ne sont pas atteints, la différence est imputée sur les contributions de tiers. Gestion des contributions de tiers Art. 1 1 Les contributions de tiers sont gérées de manière centralisée selon une même politique de placement définie par la direction de l école. Le gain financier, aussi bien que les frais d administration, sont répartis en proportion des contributions de tiers propres à chaque département. Chaque année, l unité Services fait un rapport à la direction de l école et au conseil de l école sur la gestion des contributions de tiers. 4. Autres dispositions Compétences en matière d autorisation de dépenses Art Pour les frais d exploitation et les investissements financés par des fonds publics ainsi que ceux qui sont financés par des contributions de tiers, les compétences en matière d autorisation de dépenses s inscrivent dans le cadre de l enveloppe budgétaire. On distingue les niveaux de compétence suivants : a niveau de compétence I (plus de CHF) : conseil de l école ; b niveau de compétence II (jusqu à CHF) : recteur/rectrice ; c niveau de compétence III (jusqu à CHF) : responsable de département, directeur administratif/directrice administrative ; d niveau de compétence IV (jusqu à CHF) : domaine, responsable de division ; responsable de e niveau de compétence V (jusqu à CHF) : chef de projet/ cheffe de projet, responsable de centre de coûts, responsable de division GST. L unité Services (finances et controlling) tient un registre des personnes autorisées à signer, avec mention du niveau de leur compétence et du nom de leur suppléant ou suppléante. 4 Une autorisation de dépenses est nécessaire pour toutes les dépenses d un montant supérieur à francs. Cette autorisation doit être demandée avant que l engagement ne soit pris. 5 Pour la détermination du niveau de compétence, il y a lieu d additionner les dépenses qui sont indissociablement liées par une unité de matière et de temps. Berner Fachhochschule Haute école spécialisée bernoise Bern University of Applied Sciences Page 5

6 Droit de signature 1 Art. 15 Le droit de signature pour les courriers et les contrats à caractère contraignant s exerce dans le cadre des compétences en matière d autorisation de dépenses (à partir de francs par la signature collective à deux), exception faite pour les contrats de recherche, de développement et de prestation de services Sur les comptes bancaires ou postaux, le droit de signature s exerce uniquement par la signature collective à deux. L unité Services (finances et controlling) tient un registre des personnes autorisées à signer. Conclusion de contrats de recherche, de développement et de prestation de services Art. 16 Le recteur ou la rectrice règle la conclusion de contrats de recherche, de développement et de prestation de services telle qu elle est prévue par la législation sur la Haute école spécialisée bernoise par voie de directives. Ces directives définissent notamment les compétences. 5 Droit des marchés publics Art. 17 Les marchés envisagés par la Haute école spécialisée bernoise doivent faire l objet d un appel d offres public conformément à la législation cantonale sur les marchés publics. Gestion des risques, système de contrôle interne et gestion des assurances Art Par la gestion des risques, la Haute école spécialisée bernoise s attache à identifier et à analyser les risques qui font peser des menaces sur sa sécurité. Ces risques sont réexaminés et réévalués périodiquement par la direction de l école. Pour les besoins du système de contrôle interne (SCI), l unité Services édicte dans les domaines Finances et controlling, Ressources humaines et Services informatiques des directives en vue de préserver le patrimoine de la Haute école spécialisée bernoise et d assurer en son sein la bonne tenue de la comptabilité. Ces directives sont soumises à l approbation du recteur ou de la rectrice. Le canton assure la gestion des assurances de la Haute école spécialisée bernoise, qui s effectue via la Gestion centrale des assurances du canton de Berne rattachée à la Direction des finances. Le canton et la Haute école spécialisée bernoise concluent un contrat stipulant les prestations à fournir ainsi que leurs droits et leurs obligations. Administration des traitements Art Le canton assure le versement des traitements et l affiliation de la Haute école spécialisée bernoise aux assurances sociales. L administration des traitements s effectue au moyen du système d information sur le personnel du canton de Berne (PERSISKA) via l Office du personnel. Ce dernier fournit à la Haute école spécialisée bernoise les données salariales destinées à être saisies dans son système de gestion des finances et des ressources humaines (SAP). 5 Directives du 17 décembre 008 sur le transfert de savoir et de technologie à la Haute école spécialisée bernoise. Berner Fachhochschule Haute école spécialisée bernoise Bern University of Applied Sciences Page 6

7 Le canton et la Haute école spécialisée bernoise concluent un contrat stipulant les prestations à fournir ainsi que leurs droits et leurs obligations. Legs et fondations non autonomes Art. 0 1 Pour chaque legs et chaque fondation non autonome visés à l article 55 LHESB, le conseil de l école édicte un règlement, qui est porté à la connaissance de la Direction de l instruction publique. Les comptes annuels des legs et des fondations non autonomes font partie intégrante des comptes annuels de la Haute école spécialisée bernoise et sont tenus de manière centralisée par l unité Services (finances et controlling). Sur les fonds provenant d un legs ou d une fondation non autonome, il est perçu une redevance pour couvrir les frais d administration. Le montant de cette redevance est fixé conformément aux prescriptions cantonales. L unité Services (finances et controlling) règle les détails par voie de directives. Protection du patrimoine Art. 1 1 La comptabilité financière enregistre toutes les immobilisations d un montant supérieur à CHF dans la comptabilité des immobilisations. Pour les objets confiés aux membres du personnel pour leur usage personnel (smartphones, tablettes numériques, ordinateurs portables, clés, etc.) lors de leur engagement ou pendant la durée de celui-ci, il est tenu un registre. A charge pour les membres du personnel de signer un reçu pour ces objets et de les restituer à la fin de leur engagement. L unité Services (ressources humaines) règle les détails par de voie de directives. 5. Dispositions finales Abrogation des dispositions devenues caduques Art. Les dispositions réglementaires suivantes sont abrogées : 1. règlement sur les contributions de tiers de la Haute école spécialisée bernoise (en date du 4 juillet 007) ;. «Reglement über die Ausgabenbefugnisse der Berner Fachhochschule» (en date du 10 juin 010) ;. «Weisung für die Rechnungsgenehmigung von Legaten und unselbstständigen Stiftungen der Berner Fachhochschule durch das Rektorat» (en date du 4 septembre 009). Abrogation des dispositions contradictoires Art. Le présent règlement abroge toutes les dispositions réglementaires de la Haute école spécialisée bernoise, y compris celles de ses départements, qui sont en contradiction avec lui. Berner Fachhochschule Haute école spécialisée bernoise Bern University of Applied Sciences Page 7

8 Entrée en vigueur Art. 4 Le présent règlement entre en vigueur le 1 er janvier 014. Berne, le 8 novembre 01 Haute école spécialisée bernoise Le conseil de l école : Georges Bindschedler, président Berner Fachhochschule Haute école spécialisée bernoise Bern University of Applied Sciences Page 8